Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le télétravail" chez WESCALE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LE TÉLÉTRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

Président de la Société, représentant la société WeScale,

d'une part,

ET,

Le membre du CSE,

- Titulaire

d'autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, l'entreprise a souhaité mettre en place le télétravail. En effet, le télétravail doit permettre aux salariés un meilleur équilibre en rendant plus flexible leur capacité à organiser leur temps professionnel et personnel. Le but est également de pouvoir diminuer l’impact environnemental de la société en proposant de réduire les déplacements des salariés volontaires.

Article 1 - Champ d'application

Cet accord a vocation à s'appliquer à tous les collaborateurs de l’entreprise, tel que décrit dans l’article 3 de cet accord.

Les modalités fixées dans le présent accord ne concernent pas le télétravail pour raisons thérapeutiques qui pourrait être préconisé par le Médecin du travail (dans ce cas la mise en place du télétravail fera l’objet d’un accord spécifique avec le salarié concerné, en concertation avec les services de santé au travail).

Elles ne concernent pas non plus les circonstances exceptionnelles prévues par l’article L.1222-11 du Code du travail, qui font l’objet d’un rappel à la fin du présent accord.

Article 2 - Formes de télétravail concernées

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'Employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Article 3 - Critères d'éligibilité au télétravail

3.1 Activités de l'entreprise concernées

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes : conseil (lorsque le client concerné en est d’accord), recrutement, prospection. Les salariés concernés doivent également disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne pas nécessiter de soutien managérial rapproché ou un travail en équipe en présentiel.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l'un des critères suivants : accueil physique des clients, du personnel, des partenaires et candidats de la société, entretien quotidien des locaux, traitement de données confidentielles ou de données sur papier, rencontres commerciales, réunions présentielles.

3.2 Critères d'éligibilité au télétravail

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes : être titulaire d’un contrat en CDI, ou d’un contrat en CDD de plus de 6 mois. Les stagiaires et salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ne sont pas éligibles au télétravail.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.

Par ailleurs, il est précisé qu’une intégration réussie des nouveaux embauchés peut demander une attention particulière afin de garantir l’inclusion dans la communauté de travail et la bonne appréhension du poste de travail et de son contenu : dans ces circonstances, et selon les cas, l’accès au télétravail des nouveaux embauchés ne pourra être ouvert qu’à l’issue d’une période définie en concertation avec le salarié concerné (étant précisé que cette période ne pourra dépasser la période initiale d’essai de 4 mois).

Article 4 - Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique par le biais d’un mail, en incluant également le service RH. Ce dernier a un délai de 2 semaines pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé. La Direction des Ressources Humaines se réserve le droit d’accepter la demande de télétravail en cas d’absence du/de la manager.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser : le salarié devra faire part de son acceptation ou de son refus par écrit, avec copie à la Direction des Ressources Humaines, dans un délai de 2 semaines, à compter de la réception de la proposition du supérieur hiérarchique. En cas de refus, celui-ci ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Lorsque la demande de télétravail sera acceptée, la Direction et le salarié concerné formaliseront leur accord par tout moyen écrit (lettre, échange de mails, avenant au contrat). Cet accord précisera les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur, à savoir notamment :

- la fréquence du télétravail et les jours télétravaillés ;

- la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable (sauf spécificité propre au salarié et/ou à son activité, cette plage horaire sera en principe : 9h à 12h30 – et 14h à 18h) ;

- l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;

- les équipements mis à disposition ;

- les conditions de réversibilité du télétravail à domicile ;

- les droits et devoirs du salarié.

Article 5 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

5.1 Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 6 semaines. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 2 semaines.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par la Société pour les besoins du télétravail.

5.2 Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié

Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.).

L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.

La demande sera effectuée par écrit par l’envoi d’un mail.

5.3 Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d'éligibilité non remplie, réorganisation de l'entreprise ou de l’activité, déménagement du salarié. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

La fin du télétravail prendra effet sous deux mois, à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

5.4 Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur, en France ou à l'étranger ; en cas de difficulté dans la relation de travail (compétence du salarié, discipline) nécessitant un management renforcé afin de rétablir une relation de travail satisfaisante.

Article 6 - Communication et formation

Des actions de formation et de communication autour du télétravail seront organisées pour sensibiliser les salariés au télétravail. Des sessions de sensibilisation à l’organisation, à l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle, entre autres, seront organisées et proposées aux salariés.

Article 7 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir qu’il soit doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 4.

Si le télétravailleur devait ponctuellement changer de lieu de télétravail, il devra en informer sa hiérarchie, ainsi que le service RH de la Société pour obtenir l’accord de son Employeur au plus tôt, avec un délai minimum d’une semaine.
Les règles sont les suivantes :

• communication des dates de début et de fin de la période de télétravail depuis un autre lieu que son domicile

• communication de l’adresse exacte de ce lieu

• attestation sur l’honneur du salarié qu’il pourra exercer depuis ce lieu son travail dans des conditions matérielles a minima équivalentes à ce qu’il a à son domicile.

Article 8 - Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan tous les mois sur ce qui a été réalisé selon les modalités suivantes : point de synchronisation formel, rendez-vous en visioconférence ou téléphonique. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel (Code du travail, article L. 1222-10).

Article 9 - Modalités de contrôle du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant la durée du travail stipulée par son contrat de travail et notamment en respectant :

-  pour les salariés ne relevant pas d’un forfait annuel en jours : le temps de travail stipulé à leur contrat de travail, et en tout état de cause les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 48 heures par semaine ; aucune heure supplémentaire ne pourra être effectuée sans l’accord préalable et écrit de la Direction de la société ;

- pour les salariés en forfait jours annuel : le nombre de jours travaillés par an et la nécessité de renseigner les outils internes prévus pour le suivi des jours travaillés et non travaillés ;

pour l’ensemble des salarié : les durées minimales de repos, soit 20 minutes pour 6 heures travaillés, les pauses déjeuner, 11 heures consécutives de repos entre deux journées de travail, et le repos hebdomadaire (week-end).

Les outils technologiques de communication (TIC) mis à la disposition du Salarié offrant un droit à la déconnexion, le responsable hiérarchique devra veiller à ce que l’usage éventuel des TIC en dehors des horaires habituels de travail reste exceptionnel et limité, de telle sorte que le droit au repos soit respecté.

Pour prévenir les risques psycho-sociaux, il est demandé aux Salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou d’autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaires et de congés.

Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et pour que celle-ci soit efficace, elle nécessite l’implication de chacun. Chaque responsable hiérarchique s’assurera du respect de ce droit. Chaque Salarié est responsable de son utilisation des outils numériques et doit respecter ses collègues dans le cadre de l’usage de ceux-ci.

Article 10 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Les jours de télétravail seront fixés dans l’accord prévu à l’article 4 entre la Direction et le Salarié concerné, avec possibilité de les modifier par commun accord des parties moyennant un délai de prévenance d’un mois.

Article 11 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter des plages horaires de travail établies avec son Employeur en amont (confère article 4 du présent accord).

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 12 - Équipements liés au télétravail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit, installe et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation sur l’honneur de conformité, à renouveler chaque année.

Ces équipements se composent de :

• un ordinateur portable et son chargeur

• un casque audio

• un adaptateur USB

• des cahiers et crayons.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué à première demande de l’entreprise ou en tout état de cause dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

L’utilisation du matériel mis à la disposition du télétravailleur devra demeurer strictement et exclusivement professionnelle et être effectuée dans le respect des lois et règlements en vigueur.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en contactant le service administratif de la société (admin@wescale.fr).

Les interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord. L'employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par tout autre écrit avant l'intervention.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Article 13 - Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

L'entreprise met en place une allocation forfaitaire de l’ordre de 10€ par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. Par exemple, un salarié télétravaillant de façon régulière, selon accord écrit avec la Direction, 2 jours par semaine, se verra verser une allocation forfaitaire de télétravail de 20€ par mois. Cette allocation est plafonnée à un montant de 50€ par mois, pour 5 jours de télétravail par semaine. Cela sert à prendre en charge les dépenses liées à la mise en conformité du domicile au télétravail ainsi que les dépenses de fonctionnement de l'équipement bureautique et informatique nécessaire.

Article 14 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Article 15 - Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui seront portées à sa connaissance par l’Employeur au moyen de communications officielles, de publications de chartes informatiques internes, ou de consignes spécifiques liées à son activité ou client, et de les respecter scrupuleusement. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Article 16 - Droit à la déconnexion et à la vie privée

Les parties signataires rappellent que les salariés bénéficient d'un droit individuel à la déconnexion et que les mesures afférentes à ce droit sont mises en œuvre dans l'entreprise.

Le télétravailleur se voit appliquer toutes les dispositions de la Charte relative à la déconnexion, en vigueur dans la société depuis le 25 juin 2018.

Article 17 - Santé et sécurité au travail

Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables. Elles concernent principalement la prévention des risques pesant sur le salarié, dans le cadre de son activité professionnelle. Sont concernés, sans que la liste ne soit exhaustive : le travail régulier sur écran, l’ergonomie du poste de travail (aération, surface minimale, adaptation du mobilier de bureau).

Afin de veiller au respect de ces règles, l’accès au domicile du salarié peut être demandé par l’employeur, les représentants du personnel (CSE, membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail), le médecin du travail ou bien l’agent de contrôle de l’inspection du travail. Il reste toutefois subordonné à l’accord du salarié.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai de deux (2) jours. L'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.

Article 18 - Modalités d'accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, définies en amont entre le télétravailleur et l’Employeur lors d’un échange formel. Cet échange peut être réalisé en présence de la Mission Handicap de la société.

Article 19 - Modalités d'accès au télétravail des salariées enceintes

Les salariées enceintes qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, définies en amont entre la salariée et l’Employeur lors d’un échange formel.

Article 20 – La mise en œuvre du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure

En application des dispositions de l’article L. 1222-11 du Code du travail, il est rappelé qu’en cas de circonstances exceptionnelles (comme une pandémie) ou en cas de force majeure, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Pour faire face par exemple à des situations de pandémie, de catastrophes naturelles, de destruction accidentelle des locaux de l’entreprise, il peut en effet être indispensable de recourir au télétravail dans l’entreprise pour permettre la continuité de son activité et la protection des salariés.

Face à l’urgence imposant le recours immédiat au télétravail et pour répondre rapidement à une situation exceptionnelle ou un cas de force majeure, la direction pourra s’appuyer prioritairement sur le fondement de l’article L. 1222-11 du code du travail pour décider unilatéralement le recours au télétravail pour tout ou partie des salariés. En effet, le télétravail sera alors considéré comme un aménagement du poste de travail permettant la continuité de l’activité de l’entreprise et la protection des salariés.

Dans ce cas, la direction procèdera à une information des salariés par tout moyen, si possible par écrit, en respectant, autant que faire se peut, un délai de prévenance suffisant. Cette information pourra par exemple comporter les éléments suivants : période prévue ou prévisible de télétravail, informations relatives à l’organisation des conditions de travail individuelles, informations relatives à l’organisation des relations collectives de travail.

Article 21 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 1er avril 2022.

Article 22 - Suivi - Interprétation

Afin d'assurer le suivi du présent accord, il est prévu qu’il soit suivi par les Parties chaque année.

En outre, les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 30 jours suivant la première réunion.

Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

Article 23 - Révision

À la demande des représentants du personnel en cours de mandat, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

Article 24 - Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la DIRECCTE dont relève l’entreprise.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 25 - Publicité

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions de l’article D.2231-2 du Code du travail :

• En deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la DIRECCTE dont relève l’entreprise.

• En un exemplaire au greffe du conseil de prud’hommes compétent.

• Sera publié sur le site LegiFrance.

Les éventuels avenants à cet accord seront publiés selon les mêmes modalités.

Fait à Paris, le 30 mars 2022, en double exemplaire de 10 pages.

Président Membre titulaire du CSE