Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS" chez

ACCORD D'ENTREPRISE PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS

ENTRE :

• La société Urbanis Finance, SAS au capital de 61.460 €, dont le siège social est situé 117 avenue des Champs Elysées 75008 Paris, immatriculée au R.C.S de Paris sous le numéro 811 371 236, représentée par …, en sa qualité de Président,

Ci-après désigné par la « société »,

D’une part,

ET :

• Le personnel de la société statuant par référendum à la majorité des 2/3 :

Ci-après désigné par « les salariés »,

D’autre part,

PREAMBULE

Par application de l’article L. 2232-21 du Code du travail, la société, dépourvue de délégué syndical, et dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel un projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessous.

Dans la perspective de cette consultation, les salariés de la société se sont vu adresser par email et par la plateforme Yousign le projet du présent accord d'entreprise, le19 octobre 2021.

La consultation des salariés s’est tenue le 9 novembre 2021 dans les locaux de la société dans des conditions attestées par un procès-verbal établi le même jour.

Face aux difficultés particulières que soulève l’application à certains salariés de la réglementation de la durée du travail, il est apparu nécessaire pour la société de se donner les moyens d’une organisation du temps de travail adaptée à l’activité de la société.

Ainsi, les parties ont convenu de conclure un accord collectif pour la mise en place de conventions de forfait jours afin de concilier les nécessités organisationnelles de l'entreprise avec l'activité des salariés qui sont autonomes dans la gestion de leur temps de travail et qui ne peuvent suivre l'horaire collectif de travail.

L'objectif est d'allier un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et d’adaptabilité qu'impose l'activité mais également en permettant aux salariés de bénéficier d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles.

Le présent accord vise à définir les modalités de mise en place et d'application de conventions de forfait annuel en jours au sens de l'article L. 3121-58 du code du travail pour les salariés de l'entreprise remplissant les conditions requises.

Titre I. Aménagement du temps de travail sur l’année : forfait annuel en jours

Article 1. Champ d’application

1.1 Salariés visés

Conformément aux dispositions de l'article L. 3121-58 du code du travail, seuls peuvent conclure une convention individuelle de forfait annuel en jours :

1° Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

2° Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Il est rappelé que l’autonomie de ces salariés s’apprécie au regard de la mission et des responsabilités générales qui leur sont confiées et qui les conduisent en pratique à ne pas pouvoir avoir d’horaires prédéterminés de travail.

Est ainsi autonome le salarié qui, tout en étant soumis aux directives de son employeur ou de son supérieur hiérarchique dans le cadre de la réalisation de ses missions, reste maître de l’organisation de son travail et de son emploi du temps. Au regard des missions du salarié, des besoins de l’organisation collective de la vie au travail et dans le cadre d’un dialogue régulier avec le supérieur hiérarchique, ces salariés, dont les horaires de travail ne sont pas obligatoirement fonction de ceux des salariés placés sous leurs ordres, ont ainsi la faculté d’organiser par eux-mêmes leur temps de travail.

Les Parties au présent accord, après avoir procédé à une analyse de la situation au sein de la société, conviennent que des conventions de forfait en jours sur l’année peuvent être conclues avec les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• relevant du statut Cadre ;

• disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés.

Aussi, dès la signature du présent accord, tous les salariés remplissant les conditions exposées ci-dessus se verront proposer un avenant à leur contrat de travail formalisant leur passage dans la modalité concernée.

1.2 Salariés exclus

Les cadres non énumérés à l’article 1 du présent accord seront soumis à la durée légale de travail ou à celle fixée dans leur contrat de travail.

Article 2. Nombre de jours compris dans le forfait

Le forfait en jours sur l’année conduit à décompter le temps de travail effectif par journée dans la limite d’un plafond annuel. Les règles relatives au décompte horaire de la durée de travail n’ont donc pas vocation à s’appliquer.

Le nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait jours est de 218 jours sur l'année de référence. Cette durée correspond au nombre de jours travaillés, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur une année civile complète et un droit complet à congés payés.

Article 3. Période de référence

La période annuelle de 12 mois consécutifs de référence sur laquelle est décomptée le nombre de jours compris dans le forfait jours commence le 1^er janvier et expire le 31 décembre.

Dans le cas d'une année incomplète, le nombre de jours à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu'à la fin de l'année, selon la formule suivante, par exemple :

Forfait annuel : 218 jours, base annuelle de 47 semaines (52 semaines – 5 semaines de congés payés), soit :

Nombre de jours à travailler = 218 × nombre de semaines travaillées/47.

Dans ce cas, il sera déterminé le nombre de jours de repos à attribuer sur la période considérée.

Article 4. Temps et jours de repos

Étant autonome dans l'organisation de son emploi du temps, le salarié en forfait-jours n'est pas soumis à un contrôle permanent de ses horaires de travail. Son temps de travail fait toutefois l'objet d'un décompte tel que défini dans l’article 10 du présent accord.

L'intéressé doit veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable et répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps, sans être soumis aux durées légales maximales quotidienne et hebdomadaire mais bénéficie des temps de repos obligatoires à savoir :

-  du repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;

-  de deux jours de repos hebdomadaire consécutifs ou non, dont un le dimanche ;

-  des jours fériés, chômés dans l'entreprise (en jours ouvrés) ;

-  des congés payés en vigueur dans l'entreprise ;

-  des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés RTT forfait-jours.

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu (dans la limite de 218 jours de travail sur l'année pour un droit à congés payés complet), ces salariés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d'une année à l'autre en fonction notamment des jours chômés.

Les repos non pris ne seront pas reportés d’une année sur l’autre.

A titre indicatif, pour l’année 2021, et sur la base d’une année complète, d’une présence continue et d’un droit complet à congés payés, le calcul théorique des jours de repos serait le suivant :

365 jours – 104 jours de week-end – 25 jours de congés payés – 7 jours fériés – 218 jours travaillés = 11 jours de repos annuels soit 22 demi-journées.

Les salariés concernés sont informés en début d’année du nombre de jours de repos dont ils bénéficient au titre de l’année considérée, pour un droit complet à congés payés.

Il sera tenu compte des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles se rapportant à tout autre type d'absence.

Les jours de repos pourront être pris par journée entière ou par demi-journée au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend.

Compte-tenu du temps de présence effective au sein de l’entreprise, le nombre de jours de repos des salariés sera recalculé s’ils :

• sont embauchés en cours d’année ;

• partent en cours d’année ;

• sont absents en cours d’année sans que ces absences soient légalement assimilées à du temps de travail effectif. Ce recalcul entraînera une imputation qui viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés dus pour l'année de référence.

Le nombre de jours de repos des salariés concernés est déterminé en fonction de leur période d’activité, selon le calcul suivant :

[Nombre de jours de repos pour une année complète *(nombre de jours calendaires qui séparent la date d'entrée de la date de fin / 365).

Exemple pour un salarié qui entre le 1^er novembre 2022 :

Nombre de jours calendaires du 1^er novembre au 31 décembre 2022 : 61

Le nombre de jours de repos auquel il peut prétendre sera proratisé en fonction du nombre de jours de repos composant l’année 2020, soit : 10 jours * (61 jours/365 jours) = 1,6 arrondis à 2

En cas de départ en cours d’année, le solde négatif ou positif de jours de repos sera déduit ou ajouté au solde de tout de compte.

Article 5- Conventions individuelles de forfait en jours

La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours requiert l'accord écrit du salarié concerné.

Cet accord sera formalisé dans le contrat de travail du salarié concerné dans le cadre d'une convention individuelle de forfait ou par voie d'avenant pour les salariés déjà en poste à la date de signature du présent accord.

Chaque convention individuelle fait référence au présent Accord d'entreprise et énumère notamment :

– les caractéristiques de l'emploi occupé par le salarié justifiant qu'il puisse conclure une convention de forfait en jours ;

– le nombre de jours travaillés dans l'année ;

– les modalités de décompte des jours travaillés/de repos ;

– la rémunération correspondante ;

– le nombre d'entretiens.

Une convention individuelle de forfait peut être proposée à chaque salarié autonome répondant aux conditions posées aux articles 1.1. du présent accord.

Article 6 – Modalités de décomptes des jours travaillés

Le temps de travail du salarié avec lequel est signée une convention individuelle de forfait est décompté en nombre de jours travaillés, défini dans une convention écrite individuelle conclue avec lui.

Le décompte sera effectué par demi-journées.

Est considérée comme demi-journée toute période se terminant avant 14 heures ou débutant après cette heure.

Exemple :

• le salarié travaille le matin jusqu’à 14 h au plus tard = ½ journée

• le salarié travaille l’après-midi à compter de 14 h = ½ journée

Le salarié en forfait-jours gère librement son temps de travail en prenant en compte les contraintes organisationnelles de l'entreprise, des partenaires concourant à l'activité, ainsi que les besoins des clients.

Selon l’organisation de la société ou toutes nécessités commerciales et professionnelles, il est possible de demander au salarié d’être présent ou disponible à telle date, moyennant un délai de prévenance lié aux impératifs.

Aux termes de l'article L. 3121-62 du Code du travail, le salarié en forfait-jours n'est pas soumis :

• à la durée légale hebdomadaire prévue à l'article L. 3121-27 du Code du travail, soit 35 heures par semaine ;

• à la durée quotidienne maximale de travail prévue à l'article L. 3121-18 du Code du travail, soit 10 heures par jour ;

• aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues à l'article L. 3121-20 et 22 du Code du travail, soient 48 heures pour une semaine et 44 heures sur 12 semaines consécutives.

Article 7 - Rémunération

Le salarié bénéficiant d'une convention annuelle en forfait jours perçoit une rémunération mensuelle forfaitaire, indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois.

La rémunération sera fixée sur l'année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

Article 8- Conditions de prise en compte des absences sur la rémunération

Au cours de la période de référence, les absences indemnisées, les congés légaux (hors congés payés) et les absences maladie non rémunérées sont déduites du nombre annuel de jours à travailler fixés dans le forfait.

En revanche, les absences non assimilées légalement à du temps de travail effectif au cours de la période de référence réduisent proportionnellement le nombre de jours de repos annuel lié au forfait jours du salarié.

Les absences non rémunérées d’une journée seront déduites de la rémunération mensuelle sur la base d’un salaire journalier reconstitué selon la formule :

Taux horaire brut de Référence = Salaire annuel brut / Temps de travail légal (1820,04H)

Journée d'absence = Temps de travail journalier (7H) * Taux horaire brut de Référence 

Article 9 - Conditions de prise en compte des embauches ou ruptures du contrat de travail au cours de la période de référence sur la rémunération

Lorsqu'un salarié n'accomplit pas la totalité de la période de référence du fait de son entrée ou de sa sortie au cours de la période de référence, le nombre de jours travaillés est calculé prorata temporis en fonction de la date d'entrée ou de sortie sur la base du nombre de jours travaillés augmenté des congés payés non dus ou non pris.

En fin de période de référence, il est procédé à une régularisation.

En cas de rupture du contrat de travail, sauf s'il s'agit d'un licenciement pour motif économique, la rémunération sera régularisée sur la base des jours effectivement travaillés.

Le calcul de l'indemnité de licenciement et celui de l'indemnité de départ en retraite se feront sur la base de la rémunération lissée.

Article 10– Garanties et décompte

10.1 – Suivi du temps de travail

Étant autonome dans l'organisation de son emploi du temps, le salarié en forfait-jours n'est pas soumis à un contrôle de ses horaires de travail. Son temps de travail fait l'objet d'un décompte annuel en jours de travail effectif.

Néanmoins, l'intéressé doit veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable et répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps.

De son côté, la société veillera à prendre toute disposition afin que la charge de travail, le temps de travail effectif et les amplitudes des journées de travail demeurent adaptés et raisonnables et assurer une bonne répartition dans le temps du travail des intéressés.

Pour ce faire, le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de jours travaillés.

A ce titre, la société établira un document de contrôle sous format papier ou numérique faisant apparaitre le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ainsi que la qualification des jours de repos en repos hebdomadaires, congés payés, jours fériés chômés, jours de repos liés au forfait, autres jours non travaillés.

Chaque salarié concerné devra renseigner le formulaire de contrôle mis à sa disposition à cet effet, sous format papier ou numérique, et le transmettre toutes les deux semaines à son supérieur hiérarchique qui effectuera une consolidation pour contrôler la durée de travail.

Ce système auto-déclaratif est mis en place afin de permettre le suivi des journées et demi-journées travaillées, de l’amplitude des journées d’activité, du respect du repos quotidien et du repos hebdomadaire ainsi que le suivi de la prise des journées de RTT. Par ailleurs, il a pour objectifs de concourir à préserver la santé du salarié et ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie.

L’outil offre la possibilité au salarié en forfait jours de faire connaître à tout moment ses commentaires et ses observations sur son temps de travail / de repos, l’articulation vie privée / vie professionnelle et sur sa charge de travail.

10.2 – Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail du salarié au forfait-jours – Garantie individuelle

Tous les six mois, sur la base du décompte des jours travaillés et des jours non travaillés déclarées par le salarié dans le cadre du système auto-déclaratif évoqué ci avant, le salarié au forfait-jours et son supérieur hiérarchique font le point sur la charge de travail des mois écoulés.

A cette occasion, le supérieur hiérarchique s’assure que :

• le salarié a bénéficié de ses droits à repos quotidiens et hebdomadaires, tels que mentionnés à l’article 4 ci-dessus ;

• l’amplitude des journées travaillées et la charge de travail du salarié en forfait jours restent raisonnables et assurent une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

Si les conditions ci-dessus ne sont pas remplies, le supérieur hiérarchique adapte sans délai la charge de travail du salarié.

Par ailleurs, le supérieur hiérarchique organise, au moins une fois par an, un entretien avec le salarié pour évoquer :

- sa charge de travail, qui doit être raisonnable ;

- l’amplitude des journées de travail ;

- l’organisation de son travail ;

- l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;

- sa rémunération ;

- l’organisation du travail dans l’entreprise.

Ces entretiens sont distincts de l’entretien annuel d’évaluation.

L’objectif est de vérifier l’adéquation de la charge de travail au nombre de jours prévu par la convention de forfait et de mettre en œuvre des actions correctives en cas d’inadéquation avérée. Dans un tel cas, le responsable hiérarchique du salarié adressera des propositions d’actions correctives au salarié, puis les Parties donneront leur appréciation sur l’efficacité des actions correctives mises en œuvre lors d’un nouvel entretien.

À l'issue de l'entretien, un formulaire d'entretien annuel sera rempli par le supérieur hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après qu'il ait porté d'éventuelles observations dans les encadrés réservés à cet effet.

Il est rappelé que tout salarié qui le souhaite peut également solliciter un entretien auprès de la Direction pour évoquer sa charge de travail s’il est constaté notamment que sa charge de travail est inadaptée à son forfait ou qu'il rencontre des difficultés d'organisation ou d'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle.

10.3 – Dispositif d’alerte en complément des mécanismes d’évaluation et de suivi

À tout moment, par l’outil de décompte du temps de travail (évoqué à l’article 10.1) ou par tout autre moyen (par email par exemple), le salarié peut alerter son responsable hiérarchique ou la Direction de la société des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail, ou de ce qu’il pense ne pas pouvoir, de par sa charge de travail, respecter ses temps de repos quotidien ou hebdomadaire.

Ce devoir d’alerte est le corollaire de l’autonomie dont bénéficient les salariés bénéficiaires d’une convention de forfaits-jours.

Dans le cadre d’une telle alerte, le responsable hiérarchique doit immédiatement informer la Direction et un entretien sera organisé rapidement, entre le salarié concerné et un interlocuteur de la Direction.

Cet entretien fera l’objet d’un compte-rendu formalisé et signé des deux Parties.

Par ailleurs, si la société est amenée à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, un rendez-vous avec le salarié pourra être organisé afin de remédier à une charge de travail éventuellement incompatible avec une durée raisonnable, de nature à garantir que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables et assurent une bonne répartition dans le temps, du travail du salarié.

10.4 – Droit à la déconnexion

Les moyens de communication, qui permettent d’être joignable en permanence et facilement, et même mis à disposition par l’entreprise ou pris en charge par elle, constituent de simples outils dont le salarié conserve la maîtrise d’utilisation.

Le présent article rassemble des recommandations applicables aux salariés, visés dans le présent accord, afin de garantir le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale et, plus largement, protéger la santé des salariés.

10.4.1 Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels (messagerie, application, logiciel, internet, intranet, etc).

Le temps de travail correspond aux jours de travail du salarié pendant lesquels il se tient à la disposition de l'employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à des occupations personnelles.

En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres congés, les jours fériés non travaillés et les jours de repos.

10.4.2 Exercice du droit à la déconnexion

Aucun salarié n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.

Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des jours habituels de travail, jours fériés non travaillés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

En cas de circonstances exceptionnelles tenant à l'urgence ou à l'importance de la situation, des dérogations au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.

10.4.3 Bonnes pratiques d'utilisation des outils numériques

Les parties conviennent d'inviter les salariés à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :

- s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;

- ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer ne requièrent pas de réponse immédiate » ;

- s'interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ;

- pour les absences, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;

Des règles similaires peuvent être respectées concernant l'utilisation des appels téléphoniques.

Titre 2- DISPOSTIONS FINALES

Article 1. Modalités de suivi, révision et renouvellement de l’accord et dénonciation :

1.1 Suivi :

Le suivi de l’application du présent accord sera organisé de la manière suivante : une commission de suivi sera mise en place comprenant les salariés consultés pour l’adoption du présent accord sous réserve de leur présence aux effectifs de l’entreprise et, en l’absence, de deux salariés désignés par la Direction.

La commission de suivi se réunira une fois par an afin de dresser un bilan de son application et s’interroger sur l’opportunité d’une éventuelle révision.

La première réunion se tenant après le terme de la période de référence fixée au 31 décembre de l’année N+1.

Elle sera chargée de :

• suivre l’état d’avancement de la mise en œuvre du présent accord,

• de proposer des mesures d’ajustement au vu des difficultés rencontrées.

1.2 Adhésion :

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de 8 jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

1.3 Interprétation de l’accord :

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivants la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 15 jours suivant la première réunion.

Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

1.4 Révision :

Pour réviser le présent accord, la société pourra soumettre à ses salariés un avenant de révision qui sera communiqué par la société à tous les salariés et organisera une consultation dans le mois à compter de cette communication.

Conformément à l'article L.2232-22 du Code du travail « Lorsque le projet d'accord ou d'avenant de révision mentionné à l'article L. 2232-21 est approuvé à la majorité des deux tiers du personnel, il est considéré comme un accord d'entreprise valide ».

1.5 Dénonciation :

La convention et l'accord à durée indéterminée peuvent être dénoncés par les parties signataires. La durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de la convention ou de l'accord, selon les dispositions légales applicables à son auteur.

Article 2. Conditions de validité :

Le présent accord est valide à la condition d'être ratifié à la majorité des deux tiers du personnel conformément à l'article L.2232-22 du Code du travail.

Article 3. Date d’entrée en vigueur et publicité :

Le présent accord est applicable à partir du 10 novembre 2021.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « Téléaccord » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l'article  D. 2231-7 du code du travail par Monsieur Marc Payan représentant légal de l'entreprise.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Paris.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.

Fait à Paris, le 9 novembre 2021

(2 exemplaires originaux)

Pour La société