Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez TREEZ (Siège)

ACCORD RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL

ENTRE

La société TREEZ, dont le siège est situé au 2 Allée Lavoisier 59650 VILLENEUVE D’ASCQ, relevant de l’URSSAF de Lille sous le n°102 128 08 03 - SIRET n° 813 592 680 00033 – NAF : 6202A, représentée par M XXXX, en sa qualité de Directeur Associé,

D’une part, Et

Le Comité Social et Économique

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit

PRÉAMBULE

TREEZ s’est engagée en faveur du travail à distance permettant ainsi de concilier performance collective et qualité de vie au travail grâce à la mise en œuvre réussie du télétravail.

Fort des dernières évolutions législatives visant à favoriser et à simplifier le recours au télétravail (ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1387 ratifiée par la loi du 29 mars 2018 n°2018-217), les parties au présent accord ont convenu qu’il était souhaitable d’harmoniser les règles en vigueur au sein de l’entreprise TREEZ pour promouvoir et sécuriser un dispositif de télétravail homogène adapté aux valeurs et aux réalités opérationnelles de l’entreprise.

Ce dispositif vise à accompagner de manière pérenne le développement du télétravail en soulignant l’importance de la responsabilisation des acteurs pour établir un rapport de confiance entre le manager et le collaborateur, condition « sine qua none » de son bon fonctionnement.

Chez TREEZ, le télétravail repose sur des valeurs, convictions et ambitions partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des collaborateurs. En effet, le télétravail peut non seulement apporter souplesse, flexibilité et efficacité à l’organisation du travail mais est également source d’autonomie et de liberté organisationnelle pour les collaborateurs, permettant ainsi une meilleure conciliation entre vie personnelle et professionnelle.

De plus, la limitation des déplacements, inhérente au télétravail, favorise à l’évidence la prévention en matière de sécurité des collaborateurs, tout en s’inscrivant dans une démarche de développement durable.

En parallèle, il est important de veiller au maintien du lien social physique dans l’application du télétravail. En réponse à cela, l’entreprise encourage des réunions en présentiel, organise des événements et incite à une présence régulière au bureau. Ces principes de télétravail ne peuvent par ailleurs être décorrélés des principes de Déconnexion.

A travers de cet accord, l’entreprise a souhaité réaffirmer sa position en termes de télétravail, en construisant un dispositif souple et flexible, en lien avec les attentes des collaborateurs.

TABLE DES MATIERES

1 DÉFINITION, CHAMP D’APPLICATION ET ENJEUX 41.1 Définition 41.2 Champ d’application 41.3 Enjeux 42 PRINCIPES DIRECTEURS DU TELETRAVAIL 52.1 Principe général : le télétravail libre et flexible 52.2 Critères d’éligibilité 62.3 Modalités d’acceptation et de mise en œuvre du télétravail par les parties 72.4 Adaptation, réversibilité et suspension 72.4.1 Période d’adaptation 72.4.2 Suspension temporaire 82.5 Accompagnement spécifique au télétravail 82.5.1 Equipements 82.5.2 Indemnisation forfaitaire 92.6 Cas d’exception 93 CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL 103.1 Lieu du télétravail 103.2 Plages de joignabilité 103.3 Modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail 113.4 Santé et sécurité du télétravailleur 113.5 Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés 113.6 Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs 123.7 Protection des données à caractère personnel 124 DISPOSITIONS FINALES 124.1 Substitution 124.2 Durée de l’accord 124.3 Révision et modification 134.4 Formalités de dépôt 13ANNEXE 1 : formulaire d’éligibilité 14

1 DEFINITION, CHAMP D’APPLICATION ET ENJEUX

1.1 Définition

Le télétravail désigne, aux termes de l’article L. 1222-9 du Code du Travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un collaborateur hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un collaborateur la qualité de télétravailleur. Ainsi, dans le cas des collaborateurs en missions (« régie »), le télétravail désigne le travail effectué hors des locaux du client et de ceux de l’entreprise.

1.2 Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise TREEZ, quels que soient leur ancienneté et leur statut, y compris les stagiaires.

Le présent accord vise à définir un dispositif commun, accessible à tous, sans remettre en cause l’application de dispositifs spécifiques tels que le télétravail pour des raisons thérapeutiques (préconisé au cas par cas par le médecin du travail) ou le « full remote », qui sont des dispositifs encadrés par avenant au contrat de travail.

Pour ces raisons, les parties conviennent d’exclure du périmètre de cet accord le télétravail pour des raisons thérapeutiques ainsi que le « full remote », sans remettre en cause la mise en place individualisée de ce dispositif.

1.3 Enjeux

Les parties sont convaincues que le télétravail permet :

• De renforcer la performance organisationnelle au sein de l’entreprise en apportant, aux managers et aux membres de leurs équipes : souplesse, flexibilité et efficacité dans l’organisation du travail,

• De préserver la santé et la sécurité des collaborateurs : notamment par la limitation de leurs déplacements,

• D’améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs au travers, notamment, d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle/personnelle, d’une réduction des déplacements, de la fatigue et du stress qui peuvent en découler,

• De développer la responsabilisation des collaborateurs : la confiance entre managers et les collaborateurs dans leur capacité à mettre en œuvre des modalités adaptées de gestion et d’organisation de leur activité,

• De favoriser l’égalité professionnelle : grâce à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle pour tous les collaborateurs en télétravail,

• De renforcer l’attractivité externe,

• De s’inscrire dans une démarche de développement durable

• De limiter l’absentéisme ponctuel.

Malgré tout, les parties conviennent du besoin de vigilance accrue sur les risques liés au télétravail habituel tels que :

- L’absence de déconnexion

- La solitude et l’isolement

- La perte de repères

- Les soucis d’intégration et d’appropriation des codes de l’entreprise

- La prise de poids et autres soucis de santé liés à la sédentarité et au confort relatif du travail chez soi.

2 PRINCIPES DIRECTEURS DU TELETRAVAIL

2.1 Principe général : le télétravail libre et flexible

Les parties conviennent de proposer un dispositif de télétravail unique, libre et flexible qui s’adapte aux différentes situations de travail qui co-existent dans l’entreprise. Aussi, la fréquence du télétravail n’est pas définie sur des jours fixes ni sur un nombre maximal autorisé.

Sans que le collaborateur ne doive en faire la demande préalable, l’accord du manager est réputé acquis. Toutefois, ce dernier peut à tout moment décider de suspendre le télétravail.

Accord du client pour les situations de régie

Les collaborateurs en régie chez un client peuvent être soumis aux règles de télétravail de l’entreprise cliente et devront dès lors se conformer aux aménagements proposés par rapport à ce qui est prévu dans le présent accord.

Pour ces situations de régies, TREEZ s’engage à faire respecter au mieux les principes du présent accord, en discutant avec le client, sans pour autant remettre en cause la relation commerciale.

Aussi, si l’accord du manager TREEZ est réputé acquis, l’accord du client ne l’est pas et il convient au collaborateur dans une situation de régie chez le client de communiquer avec ce dernier pour l’organisation du travail, que ce soit en termes d’horaires comme en termes de présence en entreprise.

2.2 Critères d’éligibilité

En amont de la mise en œuvre de ce télétravail régulier et généralement à l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise, le service Ressources Humaines s’accorde avec le collaborateur sur les critères d’éligibilité définies ci-dessous.

• Principe d’une volonté commune et d’une confiance mutuelle

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur la volonté commune et double réversibilité tant du collaborateur bénéficiant du dispositif que de l’employeur. L’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le collaborateur et l’employeur, mais également sur la faculté de ce dernier d’apprécier les résultats du collaborateur par rapport aux objectifs fixés.

• Capacité du collaborateur : être autonome et capable de travailler à distance

Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité du collaborateur à travailler à distance. Cette organisation du travail requiert des aptitudes individuelles d’organisation et de gestion du temps ainsi qu’un degré d’autonomie sur le poste de travail.

Le collaborateur doit pouvoir exercer ses activités à distance, sans être systématiquement et obligatoirement présent avec ses collègues en un même lieu. Il doit savoir définir ses priorités et s’organiser pour réaliser ses activités dans les meilleures conditions possibles pour atteindre les objectifs fixés par son manager.

• Tâches compatibles avec le télétravail : exercer un métier dans des conditions et avec une organisation du service compatible.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les fonctions ou tâches qui :

• Exigent, par nature, une présence physique dans les locaux de l’entreprise ou chez le client.

• Qui impliquent l’accès ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des contraintes de sécurité, et ne pouvant être effectuées que dans les locaux de l’entreprise ou du client.

• Environnement de travail à domicile propice au télétravail

Le collaborateur doit disposer, sur le lieu où il travaille, d’un espace de travail dédié, avec une installation électrique conforme et d’une connexion internet lui permettant d’exercer son activité.

L’éligibilité du collaborateur n’est pas définitive et toute évolution dans la situation de travail du collaborateur tel qu’un changement de mission ou un déménagement, peut donner lieu à un nouvel entretien de validation des conditions du télétravail.

2.3 Modalités d’acceptation et de mise en œuvre du télétravail par les parties

Tout collaborateur ayant été évalué éligible via le formulaire d’éligibilité (annexe 1) peut bénéficier selon ses souhaits du télétravail.

Les jours de télétravail devront être déclarés par le collaborateur, sur l’ERP d’entreprise CHRONOS lors de la saisie des temps.

Le collaborateur est libre de choisir ses jours de télétravail pour chaque semaine, pouvant les faire varier d’une semaine à l’autre.

Cependant, il est rappelé que certains jours, pour favoriser le maintien du collectif de travail et pour des besoins organisationnels, le manager peut demander au collaborateur d’être présent sur le site.

Il est également rappelé que pour les situations de régies chez un client, ce dernier peut imposer selon l’organisation de son service les jours de télétravail au collaborateur en prestation.

2.4 Adaptation, réversibilité et suspension

2.4.1 Période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 2 mois, qui débute à compter du premier jour télétravaillé et qui a lieu généralement lors de la période d’essai du collaborateur qui vient d’intégrer l’entreprise.

Cette période d’adaptation doit permettre à l’employeur de vérifier si le collaborateur à les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et que son absence des locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le collaborateur, cela lui permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Il peut être mis fin, par le collaborateur ou le manager, au dispositif de télétravail à tout moment durant cette période. La décision doit être notifiée par écrit et un délai de prévenance d’une semaine doit être respecté.

Cette période d’adaptation peut aussi avoir pour finalité d’évaluer la possibilité de télétravailler pour des collaborateurs dont il serait difficile de mesurer la compatibilité des activités avec cette forme d’organisation du travail.

2.4.2 Suspension temporaire

Le télétravail est une forme d’organisation du travail : à ce titre, il est réversible et évolutif.

Cette réversibilité est double. Elle peut être mise en œuvre à l’initiative du collaborateur ou du manager.

Le collaborateur peut décider unilatéralement de mettre fin au télétravail ou de revenir ponctuellement dans les bureaux de l’entreprise.

Le manager quant à lui peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement ou partiellement dans les locaux de l’entreprise notamment pour les raisons suivantes :

• Non-respect des règles du télétravail constaté.

• Problème de performance ou de productivité du collaborateur lié au télétravail.

• Problèmes de communication avec le collaborateur liés au télétravail.

• Changement de domicile du collaborateur rendant impossible le télétravail.

• Non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données.

De même, des circonstances tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du collaborateur sur son lieu de travail.

Le manager peut ainsi demander au collaborateur de suspendre son télétravail ou d’en changer le jour notamment dans les cas suivants :

• Contraintes liées à l’activité du service, du projet ou d’une demande du client.

• Changement de fonctions, de poste, de service, de prestation ou de client.

• Réunions client, entretiens individuels, formations, réunions d’équipe.

2.5 Accompagnement spécifique au télétravail

2.5.1 Equipements

Un ordinateur portable, un casque audio et une souris sont mis à la disposition de chaque collaborateur lors de son entrée dans l’entreprise, sauf dans le cas où le collaborateur a décidé d’utiliser son matériel personnel (BYOD). Dans les deux cas, le collaborateur dispose d’un ordinateur lui permettant de travailler en dehors des locaux de l’agence ou de ceux du client.

Le matériel fourni ainsi au télétravailleur reste l’entière propriété de TREEZ.

A la demande du collaborateur et sous réserve de l’accord de l’employeur, ce dernier pourra participer à la mise en œuvre de bonnes conditions matérielles d’exercice du télétravail (acquisition de matériel complémentaire etc.).

Le télétravailleur prend soin de l’équipement qui lui est confié, en assure la bonne conservation ainsi que des données qui y sont stockées et informe sans délai son manager ainsi que le service infra en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à sa disposition.

2.5.2 Indemnisation forfaitaire

Afin de participer aux dépenses liées à la réalisation du télétravail, le collaborateur bénéficie d’une allocation forfaitaire basée sur les critères de l’URSSAF et correspondant, à la date de signature de cet accord, à 2,50 € par journée complète télétravaillée.

Ce système d’indemnisation peut évoluer en fonction du cadre légal.

Le nombre de jours télétravaillés est relevé sur l’ERP Chronos de l’entreprise dans la saisie des temps du collaborateur. Seuls les jours déclarés en télétravail en temps et en heure peuvent donner lieu à l’allocation précitée.

2.6 Cas d’exception

Si le principe du volontariat est un principe fondateur du télétravail au sein de l’entreprise TREEZ, il peut arriver dans des situations particulières que l’entreprise ait également intérêt à y recourir.

En cas de circonstances exceptionnelles résultants de situations imprévisibles ou de situations d’urgences comme une menace d’épidémie, un épisode de pollution, des conditions climatiques exceptionnelles (tempête, intempéries), ou une grève des transports, le recours au télétravail peut être imposé par l’employeur afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des collaborateurs.

Ce dispositif de télétravail exceptionnel est alors déclenché par la direction qui communiquera sa décision par mail à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, dans les meilleurs délais possibles.

Les modalités précises de recours, de mise en œuvre et de terme du télétravail pour des situations exceptionnelles, seront précisées, au cas par cas, par la Direction de TREEZ. A l’issue, les collaborateurs retrouvent leur organisation de travail habituel.

Les conditions matérielles sont définies par la Direction selon les circonstances et la durée de l’événement.

3 CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

3.1 Lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise. Par exception, le télétravail peut être effectué dans un autre lieu après accord de l’entreprise.

En cas de changement de domicile, le collaborateur prévient l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le collaborateur et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail sont alors réexaminées.

Le lieu de télétravail doit être propice à la concentration et à la réalisation de son activité. Il doit également :

• Garantir la sécurité du collaborateur (notamment conformité électrique du lieu quand cela est nécessaire) et celle de ses équipements.

• Permettre d’assurer la discrétion, et le cas échéant, la confidentialité et l’intégrité des informations, des documents et données qui lui sont confiés ou auxquels il a accès. Tout collaborateur en télétravail s’engage à respecter les dispositions de la charte informatique de TREEZ.

Le collaborateur qui sollicite le télétravail atteste sur l’honneur :

• Qu’il dispose d’une ligne Internet ayant un débit adapté au télétravail et qu’il doit transmettre un relevé de test de débit au service Ressources Humaines,

• Que le système électrique de son lieu de travail est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité,

• Qu’il a informé son assureur du télétravail et souscrit à une assurance multirisques habitation dont il tient le justificatif à la disposition de l’employeur.

3.2 Plages de joignabilité

Le collaborateur en situation de télétravail doit obligatoirement être joignable sur la même plage horaire que celle fixée pour le travail en présentiel à l’agence en accord avec son manager ou chez le client pour les situations de régie (horaires d’ouverture). Le collaborateur doit être joignable sur tous les moyens mis à disposition par TREEZ (dont les logiciels de messagerie et de messagerie instantanée type Teams). Il doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

Les collaborateurs en télétravail doivent réaliser leur temps de travail théorique, sans dépassement.

3.3 Modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail

La charge de travail du collaborateur en télétravail doit être comparable à celle du collaborateur qui travaille dans les locaux de l’entreprise. Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les mêmes règles de durée du travail, de temps de repos et de déconnexion que celles qu’il applique quand il travaille dans les locaux de l’entreprise ou chez le client.

Il doit respecter les obligations déclaratives en temps de travail, jours de travail et repos en utilisant les outils de suivi mis en place dans l’entreprise.

Il est rappelé dans ce cadre que les heures supplémentaires ne sont pas autorisées en télétravail, sauf avec l’accord du manager en amont de la réalisation de ces heures supplémentaires.

Par ailleurs, lors de l’entretien annuel, les conditions d’exercice du télétravail et de la charge de travail doivent être évoquées par le collaborateur et son manager afin que des solutions concertées puissent, le cas échéant, être trouvées.

3.4 Santé et sécurité du télétravailleur

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en situation de télétravail et doivent être respectées par le responsable hiérarchique.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d’appliquer ces politiques. Le non-respect des règles par le collaborateur peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le collaborateur doit en informer le service ressources humaines et transmettre un justificatif dans un délai de 48h.

3.5 Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés peuvent, à leur demande, exercer leur activité en télétravail, dès l’embauche ou au cours de l’exécution de leur contrat, dès lors que leur poste y est éligible.

Ils bénéficient de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et la médecine du travail, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

3.6 Égalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnelles que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation professionnelle, de gestion de carrière, d’accès à l’information de l’entreprise, sont identiques à celles des collaborateurs en situation comparable et travaillant dans les locaux de son établissement de référence.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès, prévoyance que les autres collaborateurs.

3.7 Protection des données à caractère personnel

Le collaborateur en situation de télétravail reste couvert par la Charte RGPD RH et bénéficie ainsi de la même garantie de protection de ses données personnelles que lorsqu’il travaille depuis les locaux de l’entreprise.

Aussi, le télétravailleur est dans l’obligation de respecter la protection des données à caractère personnel qu’il manipule dans le cadre de son activité en télétravail. Pour cela, le collaborateur bénéficie d’une formation aux règles de base du RGPD et un accès à tous les documents et bonnes pratiques recensés dans l’Intranet RH.

4 DISPOSITIONS FINALES

4.1 Substitution

Les dispositions du présent accord se substituent, dès le 01/03/2022, à celles de même nature ou ayant le même objet, contraires ou différentes, des accords et charte de l’entreprise, usages, engagements unilatéraux.

4.2 Durée de l’accord

Le présent est accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 15 avril 2022.

4.3 Révision et modification

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales applicables.

4.4 Formalités de dépôt

Le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire original de l’accord est également remis au secrétariat greffe du conseil des Prud’hommes de Lille.

Fait à Villeneuve d’Ascq, le 12 avril 2022

Signature de l’entreprise

Signature du CSE

ANNEXE 1 : formulaire d’éligibilité