Accord AXA Partners SAS du 20 septembre 2021 relatif au Télétravail

Entre la société AXA Partners SAS, représentée par en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines et de la Communication, dûment mandaté à cet effet,

d’une part,

Et les organisations syndicales représentatives signataires ci-dessous,

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit.

Préambule

Le télétravail constitue une forme innovante d’organisation du travail s’étant fortement développée au sein d’AXA Partners SAS. Un premier accord d’entreprise relatif au télétravail a été conclu le 16 juin 2020.

L’expérience acquise dans le cadre de l’application de cet accord a permis de tester avec succès le travail à distance et renforcé la certitude que le télétravail pouvait constituer une évolution possible de l’organisation du travail ainsi qu’un moyen, pour les collaborateurs, de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

Le télétravail permet ainsi de tendre vers plus de modernité et de souplesse dans l’organisation du travail tout en faisant preuve de résilience, en participant aux enjeux d’environnement et en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni, en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles et financières de l’Entreprise.

La pandémie de la Covid-19, associée à l'évolution de la technologie ainsi que des attentes des clients et des collaborateurs, a également accéléré la tendance déjà initiée dans le monde du travail à travailler de manière plus flexible et agile.

La conclusion de ce nouvel accord a pour objectif d’accompagner la stratégie de Smart Working de l’Entreprise, à travers laquelle nous souhaitons adapter notre organisation vers une nouvelle normalité post-pandémie et offrir à nos collaborateurs un cadre équilibré qui allie la flexibilité du télétravail, une culture de confiance et de responsabilisation et le maintien d’un ancrage au bureau comme lieu d’interactions et de cohésion entre équipes. C’est une nouvelle étape dans notre stratégie globale visant à faire d’AXA l’une des meilleures entreprises où travailler.

Le présent accord s’inscrit également dans le cadre de l'accord-cadre RSG relatif au télétravail conclu le 8 novembre 2019, faisant suite aux précédents accords RSG sur le même thème ayant permis d'inscrire le télétravail dans l'environnement conventionnel du groupe AXA en France et dans le cadre du dernier ANI du 26 novembre 2020 qui donne des recommandations aux acteurs sociaux des entreprises pour favoriser une mise en œuvre réussie du télétravail.

La Direction AXA Partners SAS et les organisations syndicales représentatives se sont ainsi réunies les 2 juillet, 13 juillet, 16 juillet, 25 août et 10 septembre 2021 afin de redéfinir le cadre de recours au télétravail au sein d’AXA Partners SAS.

Au terme de ces rencontres, il a été convenu ce qui suit :

Sommaire

Article 1. Champ d’application 4

Article 2. Objet 4

Article 3. Substitution des dispositions du présent accord à toute autre disposition applicable antérieurement à son entrée en vigueur 4

Article 4. Mise en place du Télétravail 4

Article 4.1. Définition du télétravail 4

Article 4.2. Conditions d’éligibilité 4

Article 4.3. Examen de la demande et réponse 6

Article 4.4. Formalisation d’un avenant au contrat de travail 6

Article 5. Organisation du travail 6

Article 5.1. Répartition du travail et suivi 7

Article 5.2. Répartition des temps de travail respectifs entre le lieu d’exercice de l’activité en télétravail et dans les locaux de l’entreprise 7

Article 5.2.1. Répartition hebdomadaire 7

Article 5.2.2. Information/formation appropriée 8

Article 5.3. Horaires de travail, plages de disponibilité et droit à la déconnexion 9

Article 5.4. Maladie et Accident du travail 11

Article 5.4.1. Arrêt de travail 11

Article 5.4.2. Accident de travail et de trajet 11

Article 6. Equipement de travail et prise en charge des coûts et frais de repas 11

Article 6.1 Aménagement des locaux 11

Article 6.2. Equipements et prise en charge des coûts 12

Article 6.3. Attribution de titres-restaurant 13

Article 7. Engagements et accompagnements des acteurs 13

Article 7.1. Suivi par les managers 13

Article 7.2. Suivi par la DRH 13

Article 7.3. Suivi par le collaborateur 14

Article 7.3.1. Activité 14

Article 7.3.2. Santé et sécurité 15

Article 8. Autres situations de recours au télétravail 15

Article 8.1. Télétravail pour motif médical 15

Article 8.2. Motifs de recours tenant à la situation personnelle 15

Article 8.3. Activation du Plan de Continuité d’Activité (PCA) 15

Article 8.4. Autres cas 16

Article 8.4.1. Catastrophe naturelle 16

Article 8.4.2. Situation sanitaire à risque ou dégradée 16

Article 8.4.3. Paralysie durable des transports collectifs 16

Article 9. Durée, effet et suivi de l’accord 16

Article 10. Dépôt – Publicité 16

Champ d’application

Le présent accord est applicable à la société AXA Partners SAS.

Objet

Le présent accord a pour objet de définir les conditions d’exercice du télétravail au sein de la société AXA Partners SAS.

Substitution des dispositions du présent accord à toute autre disposition applicable antérieurement à son entrée en vigueur

A compter de l’entrée en vigueur du présent accord, seules les dispositions de celui-ci seront applicables au sein de la société AXA Partners SAS, dans les conditions mentionnées ci-après. Celles-ci se substituent à cette date à celle de l’accord du 16 juin 2020 ainsi qu’à toute disposition, engagement unilatéral ou usage antérieurement en vigueur.

4. Mise en place du Télétravail

   1. Définition du télétravail

Le télétravail est actuellement défini à l’article L1222 –9 du Code du Travail comme suit :

« Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci ».

Il s’agit d’une organisation du travail incluant alternativement :

• le travail à distance « en dehors des locaux de l’entreprise », depuis un lieu en France métropolitaine,

• et le travail « au sein des locaux de l’entreprise », en veillant à éviter l’isolement du collaborateur et maintenir un lien social avec la vie de l’Entreprise.

  2. Conditions d’éligibilité

• Conditions tenant aux collaborateurs

Le télétravail est soumis au double volontariat du salarié et de l’Entreprise. Il est accessible aux collaborateurs qui répondent notamment aux critères suivants :

• Volontaires ;

• Justifiant de six mois d’ancienneté dans l’Entreprise. Une ancienneté inférieure pourra être retenue en cas d’accord du responsable hiérarchique et de la DRH ;

• Occuper une fonction compatible avec le télétravail, c’est-à-dire qui ne requiert pas d’être exercée physiquement en permanence dans les locaux de l’entreprise ;

• Disposer d’une capacité d’autonomie et de compétences suffisantes dans l’exercice du métier, et de connaissance des outils et process nécessaires à son activité, ce qui implique notamment que l’activité du collaborateur ne nécessite pas un soutien quotidien rapproché de son manager/tuteur ;

La validation par le manager de ces conditions peut ainsi amener un collaborateur ayant l’ancienneté requise à ne pas pouvoir accéder immédiatement au télétravail ou d’y accéder partiellement pour réussir pleinement l’exécution de ses missions en télétravail.

• Conditions tenant à l’organisation

Les parties rappellent qu’un déploiement non maîtrisé du télétravail pourrait avoir des conséquences négatives sur le bon fonctionnement de l’entreprise mais également sur les conditions de travail des collaborateurs qu’ils soient ou non télétravailleurs. Dans ce cadre, au sein de chaque Direction, une réflexion doit être menée sur les possibilités de recours effectives au télétravail et pour déterminer les ajustements organisationnels à opérer pour y parvenir, le cas échéant.

• Le télétravail doit être compatible avec l’organisation collective du travail en équipe et des besoins de l’activité du service, tenant compte notamment :

  • des besoins des clients, qui sont prioritaires,

  • de la possibilité de suivre à distance l’activité et d’organiser le travail d’équipe (notamment en s’assurant de la présence de toute l’équipe certains jours) et les échanges nécessaires au maintien du lien social,

  • du respect des conditions de confidentialité telles qu’appréciées en considération des impératifs de la CNIL et plus généralement de la réglementation,

  • de l’équilibre du nombre de collaborateurs présents sur le lieu de travail et à distance au cours de la semaine,

  • de l’intégration et la montée en compétence des nouveaux collaborateurs : une attention particulière leur sera portée afin que leur possibilité d’accéder au télétravail ne fasse obstacle ni à leur intégration ni à la bonne compréhension de leurs missions et des résultats attendus…

Les parties signataires soulignent que les collaborateurs souhaitant exercer leur activité en télétravail considéreront comme prioritaire le bon fonctionnement du service auquel ils appartiennent pour l’organisation de leurs jours de télétravail. Ainsi certaines fonctions nécessitent une présence sur site à certaines périodes, entraînant un accès limité au télétravail à ces périodes (formations, périodes d’intégration d’un nouveau collaborateur au sein de l’équipe, déploiement de projets importants, etc…).

• Conditions tenant aux contraintes techniques et budgétaires

Le mode d’organisation en télétravail doit également répondre aux contraintes techniques et budgétaires suivantes :

• Possibilité d’exercer à distance avec une qualité au moins équivalente (fonctionnement à distance des applications informatiques…) : la présence sur site du collaborateur ne doit donc pas être requise pour exercer cette activité,

• Et dans la limite des budgets alloués au sein de chaque Direction pour la prise en charge des équipements informatiques et la prise en charge des coûts.

L’ensemble de ces critères relève de l’appréciation de l’Entreprise.

Examen de la demande et réponse

Les collaborateurs qui souhaitent bénéficier de ce mode d’organisation devront en faire la demande écrite par courrier ou courriel auprès de leur manager et de la DRH.

L’examen de la demande sera réalisé conjointement entre le manager et la DRH (les équipes informatiques pourront être sollicitées pour des questions de faisabilité technique) dans un délai d’un mois pouvant aller à deux mois en cas de difficultés techniques.

En cas de réponse négative, un retour sera effectué lors d’un entretien avec le manager (et si le collaborateur ou le manager le sollicite, en présence de la DRH) dans les 15 jours qui suivent la fin du délai d’examen de la demande, avec confirmation écrite et motivée, le partenaire RH en étant destinataire. Par ailleurs, un rendez-vous pourra être organisé ultérieurement à la demande du collaborateur avec le manager et la DRH afin de définir quelles seraient les conditions nécessaires pour que le salarié puisse exercer son activité en télétravail à l'avenir.

Formalisation d’un avenant au contrat de travail

En cas de réponse positive à la demande d’un collaborateur, un avenant au contrat de travail du collaborateur est établi pour une durée déterminée d’au moins une année.

Le premier avenant prévoira une période d’adaptation de 3 mois à compter de l’accès au télétravail, permettant notamment de tester le bon fonctionnement des applications informatiques au domicile du collaborateur ainsi que le degré de compatibilité avéré de l’activité du collaborateur avec ce mode d’organisation du travail.

Cet avenant précisera la répartition du temps de travail du salarié, les modalités de suivi de l’activité de l’intéressé et, le cas échéant, les précautions tenant à la confidentialité des données traitées.

Chaque partie pourra dénoncer cet avenant et mettre un terme à cette organisation en télétravail à condition d’en prévenir l’autre partie avec un délai de prévenance de 7 jours, qui pourra être réduit d’un commun accord. Ce retour à une condition d'exécution du contrat de travail sans télétravail pourra notamment se faire lorsque les conditions d'éligibilité au télétravail ne sont plus remplies (environnement de télétravail non adapté, autonomie ou maîtrise du poste insuffisante, etc.) ou en cas de manquements du collaborateur à ses obligations professionnelles (notamment en matière d’assiduité, de respect des délais impartis ou d’atteinte des objectifs).

Arrivé à son terme, l’avenant pourra faire l’objet d’un renouvellement tacite dès lors notamment qu’il n’aura pas été constaté ou anticipé d’incompatibilité entre ce mode d’organisation du travail et le bon accomplissement des missions professionnelles du collaborateur dans le cadre du suivi réalisé par le manager et la DRH.

Organisation du travail

Les parties signataires du présent souhaitent élargir l’accès au télétravail afin d’améliorer la conciliation activité professionnelle - vie personnelle et contribuer ainsi à l’amélioration de la qualité de vie au travail. L’objectif recherché est de permettre d’accéder collectivement à 50% du temps de travail en télétravail en moyenne.

Ainsi que le mentionne l’ANI du 26 novembre 2020, il convient d’être attentif à ce que le développement du télétravail ne soit pas source d’une distanciation sociale accrue voire d'une perte de lien social entre des salariés et leur communauté de travail. Les parties signataires soulignent ainsi qu’une vigilance particulière doit être portée à la préservation de la cohésion sociale interne, aux conditions de maintien du lien social entre les collaborateurs au regard de la distanciation des rapports sociaux, voire de perte du lien social inhérente à l'utilisation des outils de communication à distance.

Les règles de fonctionnement du télétravail ci-après définies ont pour finalité de répondre à ce point de vigilance.

Répartition du travail et suivi

Les managers veillent à assurer une répartition équivalente de la charge de travail entre les télétravailleurs et les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Les managers concernés bénéficieront d’un accompagnement dans l'exercice du management à distance à l’égard des télétravailleurs et l’accompagnement de ces derniers dans leur activité.

Les managers rencontreront régulièrement leurs collaborateurs en télétravail pour faire le point sur les conditions d'activité des salariés et leur charge de travail, et en cas de difficultés rencontrées définir des actions correctrices. Ces points pourront être réalisés à l’initiative du salarié ou du manager. Chaque année un temps d'échange spécifique au moment de l'entretien annuel d'évaluation portera également sur les conditions d'activité du collaborateur et sa charge de travail.

Ces différents temps d'échange entre le manager et leurs collaborateurs permettront de s'assurer que le télétravail ne soit pas une source d'isolement pour ces derniers.

Les managers prévoiront également la participation en présentiel nécessaire des télétravailleurs aux réunions, entretiens individuels, éventuels séminaires de travail ou formations d’équipe.

Répartition des temps de travail respectifs entre le lieu d’exercice de l’activité en télétravail et dans les locaux de l’entreprise

L’organisation alternative de l’activité entre le lieu d’exercice de l’activité en télétravail et dans les locaux de l’entreprise s’inscrira dans les limites et formes définies ci-après.

Tous les jours de la semaine sont éligibles au télétravail.

Répartition hebdomadaire

L’ensemble du personnel, quel que soit son statut et son temps de travail, devra être présent a minima 2 jours par semaine dans les locaux de l’entreprise. Cette limite de 2 jours de présence sur site minimum par semaine contribue au maintien essentiel du lien social avec l’équipe et à éviter l’isolement du télétravail.

Les collaborateurs travaillant à temps plein pourront exercer leur activité en télétravail jusqu’à 3 jours par semaine en respectant une présence minimum de 2 jours sur site hebdomadaires, tel que rappelé ci-dessus.

Afin de contribuer au maintien essentiel du lien social avec l’équipe et à éviter l’isolement, les salariés à temps partiel devront également être présents a minima 2 jours ouvrés par semaine, dans les locaux de l’entreprise, par exemple :

• les salariés travaillant au 4/5^ème pourront exercer leur activité en télétravail jusqu’à 2 jours par semaine;

• les salariés travaillant au 3/5^ème pourront exercer leur activité en télétravail 1 jour par semaine.

Il est précisé que les jours de formation effectués en présentiel dans le cadre du plan de développement des compétences de l’entreprise, seront considérés comme des jours de présence sur site. Les collaborateurs pourront donc exercer leur activité en télétravail les autres jours de la semaine le cas échéant, dans le respect des dispositions du présent accord et sauf nécessités de service.

Par ailleurs chaque manager pourra prévoir, s’il l’estime nécessaire, 1 jour fixe dans la semaine lors duquel l’ensemble de son équipe sera présente sur site, afin de veiller au maintien d’un temps collectif en présentiel contribuant au lien social et à la préservation du collectif de travail.

Dans le cadre de la bonne organisation des équipes les jours en télétravail sont déterminés après concertation préalable et accord de la Direction, dans les conditions définies ci-après.

Les jours de télétravail non pris ne peuvent faire l’objet de report.

• Pour les salariés non soumis à une planification :

L’accès individuel au télétravail devra se concilier avec l’organisation de l’équipe et son bon fonctionnement. Ainsi, chaque équipe pourra préciser ses modalités spécifiques d’organisation du télétravail, dans le cadre des dispositions du présent accord.

De manière générale, les demandes et validations des jours de télétravail devront se faire selon les process et outils en vigueur dans l’entreprise et être renseignés dans l’outil de suivi informatisé du temps de travail.

Les jours de télétravail seront validés préalablement par le manager pour assurer le bon fonctionnement de l’équipe. Chaque manager veillera à lisser sur la semaine les jours de télétravail de ses collaborateurs.

Les collaborateurs veilleront donc à anticiper leurs demandes de jours de télétravail dans le respect le cas échéant des règles qui seront définies par le manager en charge de veiller à la bonne organisation de l’équipe.

En tout état de cause, le télétravail ne doit pas être un obstacle à l’organisation et à l’animation de l’équipe.

Ainsi pour les besoins de l’équipe et sur demande du manager, certaines journées initialement prévues et validées en télétravail pourront être reportées, à condition de respecter une présence minimale sur site de 2 jours par semaine, comme précisé ci-dessus.

• Pour les salariés soumis à planification de leur temps de travail :

L’accès au télétravail généralisé doit permettre de combiner les enjeux liés aux souhaits d'accès individuels au télétravail avec les enjeux de fonctionnement et d’efficacité du collectif.

En conséquence, la répartition sur la semaine et sur l’année des jours de télétravail sera faite par la Direction, afin d’assurer un équilibrage des collaborateurs présents sur site et ceux en télétravail et de tenir compte des contraintes de service et de gestion de l’activité (organisation de réunions, de formations, etc). De manière générale, les jours de télétravail seront renseignés dans les outils de suivi informatisé du temps de travail en vigueur dans l’entreprise.

Information/formation appropriée

Les collaborateurs en télétravail recevront une information/formation appropriée, ciblée sur les équipements techniques à leur disposition et sur les caractéristiques de cette forme d’organisation du travail, en vue de répondre aux principes de santé et de bien-être au travail. Un espace dédié à ces formations/informations et bonnes pratiques à adopter en télétravail sera mis à disposition des collaborateurs sur l’intranet ONE.

Horaires de travail, plages de disponibilité et droit à la déconnexion

• Horaires de travail et plages de disponibilité

L’exercice de l’activité à distance des télétravailleurs devra s’inscrire dans le respect des accords collectifs relatifs au temps de travail en vigueur dans l’entreprise et les dispositions légales et conventionnelles relatives aux durées maximales de travail et au repos quotidien et hebdomadaire :

• Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures exerceront leur activité à domicile dans la limite de la durée contractuelle de travail du collaborateur concerné et dans le respect des plages horaires applicables dans le cadre des dispositions conventionnelles relatives à l’organisation, l’aménagement et la réduction du temps de travail (OARTT) en vigueur. En particulier, les salariés sont soumis au même régime de décompte de temps de travail applicable, que ce soit pour les jours de travail dans les locaux de l’entreprise ou pour les jours en télétravail, ainsi les collaborateurs soumis à un décompte horaire de leur temps de travail devront, quel que soit leur statut, badger leurs horaires de travail effectifs y compris lorsqu’ils sont en télétravail au moyen du système de badgeage mis à leur disposition.

• Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours ont une grande autonomie dans l'organisation de leur temps de travail. Les télétravailleurs en forfait jours doivent en tout état de cause respecter les règles relatives aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire prévues par le code du travail.

Tant pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures que pour ceux dont le décompte se fait en jours, l’avenant au contrat de travail rappellera les modalités selon lesquelles sont fixés les créneaux horaires dans lesquels le télétravailleur pourra être joint ; en tout état de cause, le collaborateur devra pouvoir être joint dans les mêmes conditions que lorsqu’il est présent sur son lieu de travail.

La situation de télétravail est sans incidence sur les droits à congés du salarié. Elle n’a pas non plus pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l’entreprise.

• Droit et devoir de déconnexion

Le droit à la déconnexion, instauré par la loi dite « Loi Travail », s’applique depuis le 1er janvier 2017 et est consacré à l’article L. 2242-17 du Code du travail. Ces textes n’en proposent aucune définition précise mais l’objectif poursuivi est d’accorder aux salariés le droit de ne pas être en permanence joignables par leur employeur, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que de la vie personnelle et familiale et de protéger la santé des salariés. En effet, l’équilibre entre les temps de vie professionnelle et de vie privée est fondamental pour le bien-être des salariés et la qualité de vie au travail.

Ainsi, le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas répondre à des sollicitations professionnelles en dehors de son temps de travail habituel. Le télétravailleur, comme tout salarié, bénéficie d'un droit à la déconnexion afin d'assurer le respect de ses temps de repos et de congés et le respect de sa vie privée. En dehors de leurs horaires de travail, les salariés sont réputés être déconnectés des outils de travail.

C’est pourquoi les parties à l’accord :

• rappellent les droits et devoirs de déconnexion en direction des différents acteurs de l’entreprise, et du respect associé des règles relatives au temps de travail en vigueur dans l’entreprise qui doivent s’appliquer sur site et à distance. La hiérarchie s'assurera du respect de ces mesures lors du suivi de l’activité de son équipe ;

• soulignent la nécessité d’encourager une culture du numérique respectueuse de la vie privée de tous les salariés et intégrant leurs contraintes personnelles, en promouvant des bonnes pratiques à adopter au plus haut niveau de l’entreprise ;

• estiment utile de rappeler les règles de bon usage des modes de communication (courriels, SMS, etc.) qui s’appliquent quel que soit l’outil (poste fixe, ordinateur portable, tablette, smartphone), pour ménager le temps de vie privée en évitant une éventuelle addiction, tout en permettant une certaine liberté de connexion.

A cet égard, il y a lieu de souligner que si les sollicitations sont à éviter en dehors des périodes d’activité, le week-end et pendant les congés, les collaborateurs n’ont en aucun cas l’obligation d’y répondre immédiatement et ne peuvent être sanctionnés à ce titre.

Néanmoins, en cas de circonstances ou évènements particuliers, les parties admettent que les sollicitations de ce type peuvent exister au regard du caractère continu et international de l’activité de l’entreprise. En cas de circonstances exceptionnelles et imprévisibles nées de l'urgence et de l'importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être mises en œuvre.

Consciente que mieux gérer et maîtriser les technologies d’information et de communication (courriel, SMS notamment) est gage d’une meilleure gestion de l’ambiance de travail, de la conciliation du temps professionnel et personnel et d’une plus grande efficacité, l’entreprise mettra en place des actions de sensibilisation, information et formation sur la promotion de la qualité de vie au travail et notamment sur les droits et devoirs de déconnexion.

L’attention des managers et de leurs collaborateurs sera portée sur la nécessité de prendre de la distance avec l’hyper-sollicitation numérique dont les salariés peuvent faire l’objet et qui peuvent être perçues comme des injonctions alors qu’elles ne présentent en réalité aucun caractère d’urgence, et invités à mettre en œuvre des actions visant à équilibrer temps de connexion et de déconnexion :

• notamment via l’utilisation des outils numériques et de leurs possibilité de désactivation en dehors des horaires de travail (désactivation des notifications sur smartphone, déconnexion des outils de communication ou de partage du statut de disponibilité/indisponibilité…) qui peuvent représenter une partie de la solution ;

• mais aussi dans le cadre de l’organisation du travail et de la hiérarchisation des tâches et/ou projets. Le rôle du management est alors essentiel pour que les salariés soient en mesure de différencier ce qui est important de ce qui est urgent. Dans cette optique, il sera notamment porté attention au choix des canaux de communication : ceux pour l’important – qui laissent une trace, ceux pour l’urgent, ceux pour ce qui n’est ni important, ni urgent.

• Afin de gagner en efficacité et limiter une éventuelle surcharge informationnelle, il sera recommandé avant l’envoi d’un courriel, de :

  • s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles, et favoriser si possible d’autres vecteurs de communication entre le manager et son équipe et plus généralement entre les collaborateurs, la communication verbale directe, par téléphone ou de visu, devant, dans la mesure du possible, être privilégiée;

  • s’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel, éviter toute diffusion systématique à un grand nombre de personnes et utiliser avec modération les fonctions « Cc » (copie) ou « Cci » (copie cachée) en ne mettant en copie que les personnes directement concernées ;

  • s’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels, éviter l’envoi de fichiers trop volumineux et en tout état de cause limiter les pièces jointes au strict nécessaire ;

  • indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ;

  • indiquer le délai de réponse souhaité ou le caractère non impératif d'une réponse immédiate.

• En outre, afin d’éviter les risques sur la santé liés à l’utilisation des outils numériques professionnels et favoriser une meilleure coopération, il est également recommandé, avant l’envoi d’un courriel de :

  • veiller à respecter les règles élémentaires de courtoisie, écrire intelligiblement, même pour un message court ;

  • veiller à être compris au plan linguistique par le destinataire du message ;

  • ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie, gérer les priorités, se fixer des plages pour répondre, se déconnecter pour pouvoir traiter les dossiers de fond ;

  • s’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS/appel téléphonique et les limiter aux seules urgences professionnelles hors des périodes d’activité, le week-end et pendant les congés ;

  • privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des périodes d’activité ;

  • ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

  • définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ou une boite mail de service.

Les parties signataires réitèrent par ailleurs leur intérêt pour les outils mis en place au sein de l’entreprise relatifs aux bonnes pratiques dans le cadre de l’activité en télétravail tel que notamment :

• le « Guide du bon sens numérique », diffusé auprès des collaborateurs via l’intranet ONE. Ce guide, élaboré par AXA Prévention, énonce 20 conseils indispensables pour faire preuve de Bon Sens Numérique sur les Médias et les réseaux sociaux, et permet de mieux discerner les risques liés à la diffusion des données et de trouver le juste équilibre entre l’information, la discrétion/confidentialité et le souci de transparence,

• Le guide essentiel du télétravail.

  4. Maladie et Accident du travail

     3. Arrêt de travail

Il est expressément rappelé qu’un collaborateur en arrêt de travail, fut-il en télétravail, ne doit exercer aucune activité professionnelle.

Accident de travail et de trajet

Les collaborateurs en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et de trajet.

Ils sont couverts par la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution du travail à domicile.

Equipement de travail et prise en charge des coûts et frais de repas

Après validation par le manager et la DRH, la demande de mise à disposition du matériel informatique sera effectuée au sein de chaque Direction par le collaborateur concerné et le manager.

Article 6.1 Aménagement des locaux

Le collaborateur en situation de télétravail doit prévoir dans le lieu d’exercice de son activité un espace de travail adapté dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par l’Entreprise.

L’espace de travail devra obéir aux règles de sécurité électrique et permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

L’espace de travail s’entend principalement comme le lieu de résidence du collaborateur, situé en France Métropolitaine.

Le lieu de télétravail doit faire l’objet d’une déclaration auprès du service RH, et tout changement d’adresse devra être signalé à ce même service.

A titre exceptionnel, le télétravail peut s’effectuer depuis un lieu d’hébergement temporaire occupé par le collaborateur à titre privé, en France Métropolitaine.

Une attestation d’assurance « Multirisques Habitation » (MRH) n’excluant pas la possibilité d’exercice d’une activité en télétravail établie par l’assureur du salarié devra être produite par ce dernier pour le lieu d’exercice de son activité, s’il est légalement tenu de l’assurer.

Article 6.2. Equipements et prise en charge des coûts

Les équipements mis à disposition des collaborateurs, en vue d’un usage exclusivement professionnel, sont fonction de l’environnement métier du salarié accédant au télétravail.

L’Entreprise mettra à la disposition des télétravailleurs un ordinateur portable, un écran, une souris, un clavier et un casque audio compatible avec la solution de téléphonie mise en œuvre dans l’entreprise.

Les collaborateurs souhaitant être équipés d’un fauteuil ergonomique pour télétravailler pourront également bénéficier, pour son acquisition, d’une participation de l’entreprise à hauteur de 50% du prix du fauteuil sélectionné et négocié à tarif préférentiel par l’Entreprise, à compter de l’entrée en vigueur du présent accord.

En cas de nécessité, l’Entreprise assurera une assistance téléphonique et la maintenance du matériel informatique.

Le collaborateur en télétravail, et déclaré comme tel, bénéficie d’une prise en charge des dépenses professionnelles liées à l’accomplissement du télétravail, à hauteur d’une allocation forfaitaire mensuelle d’un montant de 20€ pendant la période de télétravail, exonérée de cotisations et de contributions sociales, selon la réglementation en vigueur.

Les collaborateurs pourront bénéficier de cette allocation forfaitaire à effet rétroactif du 1^er janvier 2021, exception faite des périodes pour lesquelles un remboursement de frais professionnels liés à l’exercice du télétravail aura déjà été effectué.

Le versement de cette prise en charge est subordonné au respect du processus de formalisation de l’accès au télétravail prévu ci-dessus (cf. infra article 4.4) sauf dans le cadre d’une décision de l’employeur d’appliquer l’article 8.4. du présent accord en cas de circonstances exceptionnelles et à l’accomplissement d’au moins 4 jours de télétravail par mois.

Le collaborateur en situation de télétravail doit veiller à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s’engage à respecter l’ensemble des dispositions légales et les règles propres à l’Entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité.

L’ensemble des systèmes informatiques mis à la disposition du télétravailleur doit être utilisé pour un usage exclusivement professionnel et le télétravailleur doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l’accès d’un tiers à ces systèmes.

AXA Partners SAS, en tant qu’employeur, prend en charge, dans le cadre de son contrat RC exploitation, les risques, dommages et responsabilité civile liés au matériel informatique fourni au télétravailleur. Toutefois, le télétravailleur s’engage à prévenir son assureur de son activité professionnelle dans le lieu d’exercice de son activité, s’il est légalement tenu de l’assurer (cf. supra article 6.1).

Le salarié s'engage de son côté à prendre soin des équipements qui lui sont confiés, à prévenir sans délais la société et plus particulièrement son manager et le support informatique de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement de ce matériel. Le non-respect par un collaborateur de ces engagements pourra constituer une cause de cessation anticipée du télétravail.

En cas de cessation du télétravail, ou du contrat de travail, le collaborateur s’engage à restituer sans délai le matériel qui lui a spécifiquement été confié pour sa mise en œuvre, à l’exception du fauteuil ergonomique acquis par le salarié dans le cadre du présent accord, qui demeure sa propriété.

Article 6.3. Attribution de titres-restaurant

Les collaborateurs en télétravail sont éligibles à l’attribution de titres-restaurant dans le respect des conditions légales et réglementaires en vigueur.

7. Engagements et accompagnements des acteurs

   5. Suivi par les managers

Le suivi objectif du salarié en télétravail et de son activité, requiert de la part du manager :

• L’identification des activités en télétravail ;

• Le suivi d’une sensibilisation adaptée concernant la mise en œuvre du télétravail et son suivi, recouvrant : définition des objectifs des télétravailleurs qui tiennent compte de l’alternance site de l’entreprise / lieu d’exercice de son activité en télétravail et qui permettent d’assurer l’équité au sein de l’équipe ;

• Une répartition équivalente de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés qu’ils soient télétravailleurs ou autres ;

• Des entretiens réguliers avec les collaborateurs en télétravail, spécifiquement, avant la fin de la période d’adaptation ;

• Les managers traiteront de façon identique l’ensemble des salariés de leurs équipes, qu’il s’agisse des éléments de rémunération ou des classifications / promotions, sans différenciation d’aucune sorte pour le télétravail.

  6. Suivi par la DRH

La DRH s’engage dans le suivi du télétravail au travers :

• des moyens d’accompagnement des managers adaptés au télétravail,

• une sélection et une aide dans l’appréciation de la triple autonomie nécessaire au collaborateur pour accéder au télétravail : gestion du temps, organisation et métier,

• une intervention avant la fin de la période d’adaptation puis en vue du renouvellement de l’avenant du télétravailleur.

  7. Suivi par le collaborateur

     1. Activité

Le collaborateur en télétravail prend l’engagement de fournir la prestation prévue à son contrat de travail de manière identique quel que soit le lieu d’exécution de celle-ci.

Il s’engage à utiliser les moyens mis à sa disposition par l’entreprise pour informer largement ses collègues et clients internes de son état de télétravailleur les jours concernés (accessibilité de la planification des jours, message d’absence spécifique, notification du statut dans les outils de communication).

En cas de constat d’impossibilité d’exécuter sa prestation de travail à distance (défaillance matérielle, panne réseau, oubli de casque, nuisances extérieures, …) d’une durée supérieure à 1h, le collaborateur devra rejoindre sans délai son lieu de travail afin d’y poursuivre son activité professionnelle. Il en sera toutefois dispensé si son temps de trajet aller/retour habituel ne lui permet pas de fournir une durée de travail effectif d’au moins 2 heures au sein de l’entreprise.

Si la cause de l’impossibilité d’exécuter la prestation de travail n’est pas du fait de l’entreprise, le temps de travail non effectué des collaborateurs soumis à un suivi horaire sera décompté comme suit :

• Pour le personnel administratif, le compteur horaire diminué affecté de la durée de travail qui n’aura pu être effectuée,

• Pour le personnel soumis à une planification, le temps ne sera pas rémunéré mais pourra être rattrapé.

A titre très exceptionnel le collaborateur pourra être autorisé à télétravailler une demi-journée s’il a demandé l’autre demi-journée en absence autorisée. Il devra, dans ce cas, informer son responsable hiérarchique de son intention au moment de la formulation de sa demande de demi-journée d’absence autorisée.

De même, en cas de survenance de difficultés dans les transports collectifs, le collaborateur pourra être dispensé par accord express -et préalable si la difficulté est connue à l’avance- de se rendre sur son lieu de travail pour une demi-journée voire toute la journée par substitution avec une autre journée de télétravail.

Le collaborateur pourra demander la suspension temporaire de son avenant de télétravail pour quelque motif que ce soit selon les modalités prévues par l’avenant de télétravail. La durée de cette suspension sera conjointement arrêtée avec le responsable hiérarchique de l’intéressé qui en informera la DRH.

Le suivi de la bonne exécution de sa prestation en situation de télétravail sera assuré par le manager et pourra s’avérer déterminante dans la possibilité, en concertation avec la DRH, de reconduire l’avenant de télétravail.

Il est précisé qu’en cas de changement de poste, la situation de télétravail sera de facto mise en cause et l’avenant conclu avec le collaborateur privé d’objet. Si le collaborateur en exprime le souhait, les modalités d’une éventuelle reconduction d’une situation de télétravail seront alors étudiées avec le nouveau manager et la DRH. Dans le cadre de son nouveau métier et sous réserve de la compatibilité de celui-ci avec le télétravail, le collaborateur, dès lors qu’il aura acquis l’autonomie requise dans ses nouvelles fonctions, pourra demander à exercer son activité dans le cadre du télétravail, nonobstant la condition de durée de l’article 4.2 ci-dessus.

Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs, en particulier celles relatives à l’utilisation des écrans informatiques.

L’accès au lieu d’exercice habituel du salarié demandé par la direction de l’entreprise, les représentants du personnel ou les autorités administratives compétentes pour s’assurer du respect de l’ensemble de ces dispositions est subordonné à l’accord préalable de l’intéressé.

Autres situations de recours au télétravail

Les parties constatent que d’autres situations tenant aux collaborateurs ou à des facteurs propres ou externes à l’Entreprise peuvent nécessiter le recours au télétravail. Les parties conviennent que les dispositions relatives aux modalités de télétravail telles qu’envisagées au sein du présent accord et notamment par son article 5.2 ne sont pas nécessairement adaptées aux cas de recours décrits ci-après.

Les parties admettent que, nonobstant le respect de toute procédure d’information et/ou consultation requise devant les Instances Représentatives du Personnel compétentes, les modalités d’organisation ad hoc du télétravail devront être arrêtées pour la durée nécessaire dans le cadre de la conclusion d’un avenant au contrat de travail des collaborateurs concernés ; modalités qui seront fonction de la situation ayant motivé le recours au télétravail.

Ce recours ne sera possible que sous réserve de disposer des équipements et/ou solutions technologiques permettant de proposer cette modalité d’organisation de son temps de travail aux collaborateurs.

Télétravail pour motif médical

Lorsque le télétravail est préconisé par le médecin du travail pendant une période limitée à titre d’aménagement des modalités d’exécution du contrat de travail, et dès lors que l’Entreprise aura agréé cette préconisation, un avenant au contrat de travail spécifique sera établi et ne relèvera pas du présent accord sur le télétravail.

Motifs de recours tenant à la situation personnelle

La mise en place d’une situation de télétravail temporaire pourra également faire l’objet d’une étude par les Partenaires RH à la demande des salariés concernés en vue de favoriser l’accès et le maintien dans l’emploi, tels que par exemple :

• Les femmes enceintes ayant procédé à la déclaration administrative de leur état de grossesse à la DRH,

• Les collaborateurs ayant la qualité de travailleurs handicapés,

• Les salariés “proche aidant” assistant un enfant ou un parent (au sens de l’article L113-1-3 du code de l’action sociale et des familles),

• Les salariés considérés comme séniors selon les dispositions conventionnelles en vigueur dans l’entreprise.

  10. Activation du Plan de Continuité d’Activité (PCA)

Le télétravail pourra être généralisé en raison de la survenance d’une situation de crise nécessitant l’activation d’un Plan de Continuité d’Activité.

11. Autres cas

    3. Catastrophe naturelle

Le recours au télétravail pourra également résulter de la survenance d’une situation de catastrophe naturelle rendant impossible tout ou partie de l’activité sur un ou des sites de l’Entreprise.

Situation sanitaire à risque ou dégradée

Le recours au télétravail pourra également être proposé à titre de mesure préventive dès lors que le maintien à leur domicile des collaborateurs permettrait de limiter des risques d’ordre sanitaire.

Paralysie durable des transports collectifs

Le recours au télétravail pourra également être envisagé et proposé aux collaborateurs empêchés de se rendre sur leur lieu de travail en cas de paralysie d’une durée supérieure à 3 jours des transports collectifs.

6. Episode de pollution

Le recours au télétravail pourra également être organisé, conformément aux dispositions de l’article L. 223-1 du code de l'environnement.

Durée, effet et suivi de l’accord

Le présent accord sur le télétravail est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur le 1^er octobre 2021 et cessera de produire tout effet au 31 décembre 2022, sans autre formalité.

Le présent accord pourra être révisé par avenant dans les conditions prévues par la loi ; en cas de caducité de certaines de ses dispositions ou de son intégralité, lui seront immédiatement substituées les règles prévues par les textes en vigueur.

Dans ce cadre, les parties signataires conviennent de se réunir après 6 mois d'utilisation d’un outil de réservation de places sur site et au plus tard en juin 2022, à l’initiative de la partie la plus diligente afin d’envisager la possibilité de modifier la répartition des jours de télétravail sur un cycle plus long que la semaine, et notamment sur un cycle de quinze jours.

Il est mis en place une commission de suivi du présent accord composée de représentants de la Direction et de 2 membres par organisation syndicale représentative signataire qui pourra se réunir chaque année à l’initiative de l’une ou l’autre des parties. La commission sera informée des éléments suivants :

• le nombre d'avenants relatifs à la mise en œuvre du télétravail signés ainsi que la répartition

Hommes Femmes, par service et cadres / non-cadres.

• le nombre de mise en œuvre de la clause de réversibilité et les motifs.

• le nombre de refus de mise en place du télétravail, précisant les motifs de ce refus 

Dépôt – Publicité

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt conformément aux dispositions légales en vigueur :

• auprès de l’Unité Territoriale des Hauts-de-Seine et des Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS),

• auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Il fera, par ailleurs, l’objet d’une diffusion sur l’intranet, destinée à l’information de l’ensemble du personnel.

SIGNATURES

Fait à Nanterre,

Le 20 septembre

Pour la Direction AXA Partners SAS

Directeur des Ressources Humaines

et de la Communication,

Pour la CFE-CGC

Délégué Syndical

Pour la CFDT

Déléguée Syndicale