Accord d'entreprise "Accord de télétravail (avenant)" chez GB AND SMITH

Préambule

Titre I : Cadre du télétravail et principes généraux

 

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un avenant au contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux vise exclusivement le travail au domicile du salarié (soit son lieu de résidence habituelle en France sous sa pleine responsabilité, qu’il s’agisse d’une résidence principale ou secondaire déclarée).

Les parties réaffirment l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail qui doit guider la négociation et qui impose qu’au moins 3 jours entiers par semaine complète d’activité (hors CP etc.) soient travaillés dans les locaux au sein desquels le salarié bénéficiant du dispositif de télétravail exerce habituellement son activité.

Sont exclus de cet accord:

• Le télétravail à titre exceptionnel, pouvant intervenir à la demande du salarié et sous réserve de validation du manager,

• Le télétravail total et à durée indéterminée, fixé de manière contractuelle et par négociation individuelle entre le salarié et la direction.  

 

Titre II : Conditions

Article 1 : Eligibilité

 

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions. Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

 

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés :

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein (horaire ou forfait jour) ou partiel,

• Justifiant d’une ancienneté minimale d’un an au sein de l’entreprise et d’au moins 6 mois dans le poste,

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail),

• Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance,

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement,

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit (minimum 10 Mbits/secondes), et une installation électrique conforme.

 

 

Outre les salariés ne remplissant pas l’une des conditions d’éligibilité précitées, pourront être notamment refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :

• dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise;

• dont les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail ;

• dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail ;

• dont l’historique disciplinaire récent (6 derniers mois) a mis à mal le lien de confiance entre le collaborateur et la direction ;

• qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique.

 

Le Médecin du travail recevra du service RH la liste des salariés en télétravail.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires.

 

Article 2 : Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels

 

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail. L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Afin d’assurer la cohésion de la communauté de travail, la société se fixe un quota de 33% de télétravailleurs simultanés par équipe (quota qui n’inclus pas les salariés en situation de handicap ou ayant un conjoint en situation de handicap ou un enfant en situation de handicap), basé sur l’effectif de chaque équipe.  Les différentes équipes sont définies dans l’annexe n°1.

Titre III : Mise en place

Article 3 : Candidature et acceptation

 

Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et de la DRH à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail). Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

 Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

1. Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite par courrier (ou mail) auprès de son responsable hiérarchique

2. Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et organise un entretien avec le salarié notamment pour apprécier les motivations de celui-ci

3. Le responsable hiérarchique répond au salarié. Cette réponse sera délivrée par écrit, après information ou avis de la DRH, dans un délai maximum d’un mois. Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. La réponse se traduisant par un refus sera motivée.

La procédure décrite ci-dessus s’applique en dehors des cas spécifiques de recours au télétravail précisé ci-dessous :

• Situations individuelles spécifiques, en particulier les personnes en situation de handicap  pour lesquelles l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi,

• Circonstances collectives particulières, telles qu’une pandémie ou des événements climatiques ou ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif.

Dans les cas décrits ci-dessus, le recours au télétravail se fera en s’inspirant des dispositions du présent accord, à l’exception de celles prévues en matière d’éligibilité et de candidature et d’acceptation.

S’agissant du rythme du télétravail, il sera adapté pour tenir compte des caractéristiques des situations individuelles spécifiques et des circonstances collectives particulières visées ci-dessus.

 

Article 4 : Avenant au contrat de travail

 

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée maximale de 12 mois. Son éventuel renouvellement sera demandé par le salarié deux mois avant l’échéance, examiné au regard des critères détaillés au titre II ci-dessus et subordonné à l’accord du responsable hiérarchique.

Il précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail (un nouvel avenant sera nécessaire en cas de modification du lieu de télétravail)

• Les modalités d’exécution du télétravail (le/les jour(s) convenu(s), plages horaires pendants lesquelles le salarié pourra être contacté…)

• La durée de la période d’adaptation

• Les conditions de réversibilité

• Le matériel mis à disposition du salarié

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leur sanction

A la signature de son avenant de travail, le télétravailleur recevra de l’employeur les documents relatifs aux conditions d’exécution spécifiques au télétravail (accord relatif au télétravail, charte relative au bon usage des ressources d’information et de communication).

Article 5 : Période d’adaptation et réversibilité permanente

 

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année sans délai pour le salarié, moyennant un délai de prévenance minimum de deux semaines.

Une période d’adaptation de trois mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de 7 jours minimum pour l’employeur.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

 

Article 6 : Changement de fonction, de service ou de domicile

 

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

 

Titre IV : Organisation

Article 7 : Rythme de télétravail

 

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, le salarié bénéficiant du dispositif de télétravail devra travailler au moins 3 jours entiers par semaine complète dans les locaux au sein desquels il effectue habituellement son activité.

En conséquence, l’activité exercée en télétravail à domicile ne pourra excéder :

• une journée complète par semaine travaillée pour les salariés à temps partiel éligibles au télétravail ;

• deux journées complètes par semaine travaillée pour les salariés à temps plein éligibles.

Il est cependant convenu que pour certains travailleurs en situation de handicap ce rythme pourra être revu et adapté. A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié avec l’accord du management ou à la demande du management.

Dans cette situation le jour de télétravail sera annulé et non reporté.

A l’inverse, des jours supplémentaires de télétravail pourront être accordés au salarié de manière exceptionnelles et pour des raisons dument justifiées. Ces demandes devront être faites via l’outil de gestion des absences FIGGO.

 

Article 8 : Maintien du lien avec l’entreprise

 

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail, et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions. L’ensemble de la politique RH lui reste applicable.

L’entretien annuel avec le salarié, portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail. De plus, GB&SMITH s’engage à ce que les salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leurs managers dans les mêmes conditions et suivant le même rythme que les autres salariés, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs tâches.

 

Article 9 : Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

Article 9.1. Organisation de l’activité du télétravailleur

 

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

 

Article 9.2. Contrôle et gestion du temps de travail

 

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le management, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles et du règlement intérieur en vigueur.

L’amplitude horaire des plages définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos quotidien (11 heures) et hebdomadaire (35 heures) pour tous les salariés, ainsi que les durées maximales quotidiennes (7 heures) et hebdomadaires (35 heures) de travail pour les salariés soumis à un régime en heures.

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les parties reconnaissent que les TIC devront être maîtrisées et dans ce cadre il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement dans lequel il accomplit régulièrement son travail, ou à défaut, à tout le moins pendant la durée légale de repos quotidien.

Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise (TIC). Le management veillera au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas envoyer de courriel pendant la période concernée.

Afin de s’assurer de la bonne appréhension du télétravail et du respect du droit de déconnexion susvisé, il est prévu :

• La réalisation d’actions d’accompagnement de type alertes informatiques …

• Le soutien par des actions de sensibilisation des salariés et du management concernés par l’utilisation des TIC et sur le télétravail ;

• Le règlement intérieur et la Charte Informatique, mis à disposition de tous et plus spécifiquement du télétravailleur et de son manager dès la signature de l’avenant de passage en télétravail.

 

Article 10 : Environnement et équipement de travail

 

Préalablement à son passage en télétravail, le salarié s’assure de la conformité de l’installation électrique de son lieu en télétravail à la réglementation en vigueur, et en certifie la conformité à la société par la remise d’une attestation sur l’honneur certifiant que son installation électrique lui permet l’utilisation des TIC (micro-ordinateur…) en toute sécurité.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

L’entreprise s’engage à fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail :

• une connexion haut-débit à distance pour un accès sécurisé au réseau de l’entreprise ;

• un ordinateur portable dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise ;

• si le salarié n’en dispose pas, un téléphone portable professionnel pour les besoins de l’activité en télétravail.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés.

Le télétravail est une possibilité offerte par l’entreprise et sa mise en œuvre résulte d’une demande exclusive du salarié, la société accepte néanmoins de prendre à sa charge les frais réels de fonctionnement (notamment abonnement Internet de l’opérateur choisi par le salarié pour la fourniture de la connexion internet – hors options complémentaires) dans la limite de 30 euros par mois.

Le salarié tiendra à la disposition de l’entreprise les justificatifs de ses frais. L’employeur fournira également au télétravailleur un service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans l’entreprise.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable.

 

Titre V : Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement

Article 11 : Droits collectifs

 

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment concernant les élections professionnelles.

Cependant, les salariés en télétravail ne bénéficieront pas des tickets restaurants pour les jours effectués depuis leur domicile.

 

Article 12 : Droits individuels

 

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du salarié et fixe en concertation avec le télétravailleur, les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail. En outre, dans le cadre d’une réunion organisée à distance, le salarié n’a aucune obligation d’utiliser la webcam de son ordinateur portable lors de cette même réunion. De la même manière l’employeur veillera à ne pas imposer l’utilisation de la ligne privée pour les communications téléphoniques professionnelles.

 

 Article 13 : Santé et sécurité

 

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

L’employeur et les Délégués du Personnel peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence. Le télétravailleur à domicile pourra demander des conseils en ergonomie auprès de son établissement.

Le domicile est bien un lieu de travail selon les jours et horaires convenus par avenant au contrat de travail entre le salarié et l’employeur. Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Compte tenu des aménagements dont le télétravailleur dispose à son domicile et des équipements qui lui sont fournis, le salarié en arrêt maladie, en congés payés ou en RTT, et son manager devront veiller à ce que le télétravailleur n’utilise pas les moyens qui lui ont été octroyés, pendant l’arrêt prescrit ou pendant la prise des congés payés/RTT.

Article 14 : Protection des données, confidentialité

 

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la « Charte relative au bon usage des ressources d’information et de communication » qui lui sera communiquée lors de la conclusion de l’avenant télétravail et qui est également disponible en ligne à l’adresse suivante :

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin …) qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées

 

Article 15 : Assurances

 

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens. Le surcoût éventuel de cette prime sera pris en charge par le salarié.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant. Le télétravailleur tiendra à la disposition de l’employeur les documents attestant de sa couverture d’assurance. Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

 

Titre VI : Dispositions finales

Article 16 : Mise en œuvre de l’accord

 

Le présent accord pourra être adopté par les sociétés membres du groupe GB&SMITH, soit par consultation de leurs instances représentatives du personnel, soit par ratification au deux tiers de ses salariés.

 

Article 18 : Suivi de l’accord

 

Une commission est constituée pour s’assurer de la bonne application du présent accord. Elle est composée des représentants du personnel, et des représentants de la direction. Elle se réunit chaque année à l’initiative de la Direction dans le mois qui suit la date anniversaire de signature de l’accord, afin d’effectuer un bilan sur la base des indicateurs suivants :

• Répartition femmes / hommes,

• Nombre de demandes acceptées / refusées,

• Problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs et/ou les managers,

• Réponses ou solutions apportées à ces problèmes ou difficultés,

• Eventuels accidents intervenus en télétravail,

• Quotas dans le service, l’établissement et/ou l’entreprise,

• Nombre de sessions de formation et actions d’accompagnement et de sensibilisation réalisées,

• Raisons des refus de mise en œuvre du télétravail en entreprise.

Au vu de ce bilan elle pourra proposer des aménagements à apporter au présent accord. La commission examinera également les conséquences de la mise en œuvre du quota de 33% au sein des différentes équipes. Cette commission pourra être saisie, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties en fonction de situations particulières qui pourraient se présenter.

 

Article 19 : Durée de l’accord

 

Le présent accord cadre est conclu pour une durée déterminée de cinq  ans. Il entrera en vigueur au lendemain de sa signature par les délégués du personnel.

Toutefois, les avenants aux contrats de travail en cours à la date d’échéance de l’accord se poursuivront jusqu’à l’échéance de ces avenants.

Les Délégués du Personnel : La Direction :

ANNEXE 1 : Composition des équipes

Etablissement de Grenoble :

Compte tenu du nombre de salariés présents dans l’établissement, ce dernier constituera une équipe unique.

Etablissement de Lille :

• Equipe Commerciale & avant-vente

• Equipe Marketing

• Equipe Finance/RH

• Equipe technique (développeurs, rédaction technique, support)

Les salariés dotés d’un contrat en télétravail sont exclus des calculs d’effectifs.

Objet : Liste d’émargement des salariés en vue de la ratification de l’accord de télétravail.

La présente liste d’émargement a pour objet de constater l’accord de la majorité des deux tiers des salariés de l’Entreprise pour la ratification directe de l’accord de télétravail. Cet accord a été adopté par la société GB&SMITH SAS, filiale de la société GB&SMITH Associates, par ratification de ses délégués du personnel en date du 10 juillet 2017.

NOM Prénom	VOTE	SIGNATURE
	OUI	NON
VACHET Charlotte
JARZEMBOWSKI Claire
GASPARD Emilie
GALANT Martine
CHRISTORY Olivia
CARLIER Laurent
BOCQUET François-Xavier
ROBIN Yoann
PELTIER Brice
FLAMEIN Emilien

+ Tony

+ Ailsa

+ Marine ?

+ Pauline ?

Effectif de l’entreprise au moment de la ratification de l’accord	14 Salariés
Condition de majorité requise	10 salariés
Nombre de salariés en faveur
Nombre de salariés contre
Abstention

En conséquence, au regard de l’ensemble de l’effectif de l’Entreprise au moment de la ratification, les salariés ont, à la majorité des deux tiers, ratifié l’accord instituant le télétravail. La présente liste d’émargement sera adressée à l’Unité Territoriale de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) du lieu de conclusion en même temps que l’accord.

Fait à Lille, le 17 juillet 2017

Monsieur François-Xavier BOCQUET

DRH