Accord relatif au recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de la société BRAMMER France

Entre les soussignées :

La société BRAMMER France, dont le siège social est situé 5 rue Pauling, Techniparc - 91240 SAINT-MICHEL-SUR-ORGE, immatriculée au RCS d’Evry sous le numéro 815 048 954, représentée par ……………………………………….., agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales :

Le syndicat CGT représenté par ………………………………………..,

Le syndicat FO représenté par ………………………………………..,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

De signer un accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par voie électronique, conformément aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les Parties souhaitent recourir au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, conformément aux dispositions légales.

Les Parties instituent ainsi par le biais de cet accord collectif, l’autorisation de recourir au vote par voie électronique uniquement pour les élections professionnelles, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges joint en annexe.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont également précisées dans le Cahier des charges du prestataire de vote par voie électronique.

Le présent document a pour objet de préciser les informations relatives au vote électronique.

ARTICLE 1 : Dispositions générales

Les Parties conviennent d’aménager le processus des opérations de vote dans le but de recourir exclusivement à un vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de la Société BRAMMER.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le nom du prestataire de service et fera référence à cet accord autorisant le recours au vote électronique.

Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Parallèlement au présent accord, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique relève du protocole d’accord pré-électoral.

ARTICLE 2 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’entreprise et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent document.

Le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité : le secret du vote.

ARTICLE 3 : Information du personnel et des membres du bureau de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentant du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4 : Conformité du système de vote

Un expert indépendant dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système du prestataire et a garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences éditées par la CNIL, et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport est tenue à la disposition de la CNIL.

Le dernier certificat d’expertise date du 27 février 2019.

ARTICLE 5 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

A cet effet, le prestataire dispose d’un Cahier des charges établissant des mesures prises en vue d’assurer la conformité du scrutin aux principes du droit électoral.

Ce Cahier des charges figure en annexe du présent document.

Le cahier des charges en annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail par affichage sur le panneau de la Direction réservée à la communication avec le personnel relatif aux élections professionnelles et sur le serveur intranet.

Article 5.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article 5.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• leur date d’entrée dans l’entreprise ;

• leur date de naissance ;

• le collège d’appartenance.

Ce fichier est établi par la Direction.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées, le prestataire de vote électronique et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• Les civilités, noms, prénoms des électeurs ;

• leur collège d’appartenance ;

• leur moyen d’authentification ;

• leurs coordonnées postales pour la transmission des codes de vote ;

• leur matricule ;

• leur date de naissance.

Ce fichier est établi par la Direction, et alimentera les moyens d’authentification que délivrera le prestataire.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’identification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification doit lui permettre :

• de s’identifier et de voter ;

• de compléter la liste d’émargement.

Ces données sont uniquement accessibles aux électeurs pour les informations les concernant personnellement et aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

• le collège des électeurs ;

• leurs noms et prénoms ;

• Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.

Seuls les membres du bureau de vote et les agents habilités du service des ressources humaines ont accès à cette liste à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

• le collège des candidats ;

• la mention « titulaires » ou « suppléants » ;

• leurs civilités, noms et prénoms ;

• leur date de naissance en cas d’égalité de voix ;

• leur rang au sein de la liste ;

• le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente ;

• le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Ce fichier est établi par le Service des Ressources Humaines sur la base des candidatures reçues des organisations syndicales intéressées et, le cas échéant, des candidats libres dans le cadre d’un éventuel deuxième tour.

Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités des services des ressources humaines.

Article 5.3. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions légales en vigueur.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

Les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne électronique sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 5.4. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée. Cette période sera précisée dans le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 5.5. Modalités d’accès au site de vote

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

En cas de non-réception ou perte des codes d’accès, l’électeur aura à sa disposition les solutions décrites dans le cahier des charges pour permettre son identification en ligne.

Article 5.6. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées.

L’électeur pourra émettre un vote blanc.

Les professions de foi au format PDF seront accessibles par tous les électeurs par simple accès au site de vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Article 5.7. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement, générées lors du scellement.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distinctes.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 5.8. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par le Code du travail.

A l’expiration des délais de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.

Article 5.9. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis, avant sa mise en place ou avant toute modification substantielle, à une expertise indépendante destinée à assurer le bon fonctionnement du système de vote électronique notamment avant le jour de scrutin et de contrôler a posteriori le résultat dans le respect des dispositions légales et réglementaires.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 5.10. Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 6 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à compter du jour de sa signature.

Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une demande de révision par l’une des organisations syndicales habilitées à former une telle demande en application de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée aux autres parties et, le cas échéant, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise par lettre recommandée avec accusé de réception et devra être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction concernant les articles soumis à révision.

Les discussions portant sur la révision devront s’engager dans les trois mois suivant la date de la demande. Le présent accord restera en vigueur jusqu’à la conclusion d’un éventuel avenant. Les parties signataires ou adhérentes au présent accord sont tenues de participer à ces discussions.

La dénonciation totale ou partielle du présent avenant par une ou plusieurs parties signataires ou par les organisations syndicales habilitées en application de l’article L.2261-10 du Code du travail peut intervenir à tout moment et devra être portée à la connaissance des autres parties intéressées par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être motivée. Elle respectera un préavis de trois mois pendant lequel le texte continuera à s’appliquer.

ARTICLE 7 : Dépôt et publicité

La Direction de l’entreprise s’engage à accomplir, dès la signature du présent accord les démarches suivantes :

• Déposer un exemplaire du présent accord auprès du greffe du Conseil de Prud'hommes compétent ;

• Remettre un exemplaire du présent accord aux Représentants du Personnel, aux signataires et à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;

• Déposer l’accord sur la plateforme nationale de télé-procédure conformément aux articles D.2231-6 et D.2231-7 du Code du travail.

Fait à Saint-Michel-sur-Orge, le 16 mai 2019.

En 5 exemplaires

Pour la Direction de la société BRAMMER France

………………………………………..

Pour l’organisation syndicale représentative CGT,

………………………………………..

Pour l’organisation syndicale représentative FO,

………………………………………..