Accord d'entreprise "accord spécifique portant sur la mise en place de l'horaire individualisé" chez SPG - SOCIETE DE PRODUCTION GRAINIERE (Siège)

ACCORD SPECIFIQUE

PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DE L’HORAIRE INDIVIDUALISÉ
AU SEIN DE LA SOCIETE SPG

Entre les soussignés,

La société SPG (Société de Production Grainière), SASU au capital de 500.000 euros, immatriculée RCS d’Avignon sous le numéro 815 130 315 dont le siège est situé au 481 rue du Petit Mas 84000 AVIGNON, représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilité

Ci-après désignée « La Société »,

D'une part,

Et

Les élus titulaires de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de SPG représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, conformément à l’article L 2232-25 du code du travail :

D’autre part,

PREAMBULE

Les parties ont fait le constat de la nécessaire clarification du dispositif de gestion du temps de travail pour les fonctions au siège et certains postes en Usine soumis aux horaires.

Au vu de l’évolution des organisations des services ces dernières années d’une part, de la volonté des collaborateurs de pouvoir disposer d’une flexibilité tout en restant rattachés à un dispositif encadré d’autre part, il a donc été envisagé de recourir, avec l’intégration d’un nouveau Système d’Information RH, au système des horaires individualisés.

Toute nouvelle organisation doit permettre, dans une logique de symétrie des attentions, d’améliorer à la fois :

• la satisfaction des collaborateurs en intégrant leurs principales attentes,

• la satisfaction des clients en leur proposant des services en adéquation avec leurs besoins et attentes,

• la performance de l’entreprise, notamment l’efficacité, la responsabilisation et la proactivité.

Le système des horaires individualisés dans les services où il sera mis en place, répondra à ces objectifs.

La mise en place de l’horaire individualisé a pour objectif d’accorder une souplesse à chaque salarié dans la gestion de ses temps de présence :

• En donnant aux collaborateurs plus d’autonomie et de responsabilité dans l’organisation de leur temps de travail,

• En offrant plus de liberté aux collaborateurs pour répondre aux contraintes de la vie quotidienne,

De plus, ce système permettra d’harmoniser le système de gestion des temps pour les postes qui se trouvent être dans des situations comparables.

Enfin, ce système responsabilise les managers et leurs collaborateurs sur la gestion de leur temps de travail et celui de leurs équipes.

C’est dans ce cadre que les parties ont donc négocié et conclu le présent accord.

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-48 du Code du travail, le présent accord a donné lieu à un avis favorable sur le principe de mise en place des horaires variables de la part du Comité Social et Économique lors d’une réunion qui s’est tenue le 10 mars 2023 avant la signature de l’accord en négociation.

L’accord convenu est à durée indéterminée. Néanmoins, la 1^ère année d’application sera particulièrement examinée de telle sorte que si l’application de ce nouveau système s’avérait en définitive non pertinente ou ne répondait pas aux objectifs susmentionnés, il y serait mis fin.

Article 1 – Champ d’application

L’horaire individualisé est applicable au personnel non-cadre, des services suivants :

• Marketing,

• Administration des Ventes,

• Pilotage commercial,

• Ressources Humaines,

• Comptabilité/Finances,

• Achats,

• Laboratoire,

• Postes en Usine :

  • assistant performance industrielle

  • Toute création de poste au pôle supply chain qui ne serait pas intégrée dans un des deux services production/technique ou logistique

Ce système exclut les salariés à temps partiel.

Article 2 – Horaires et principe de fonctionnement

Le système d’horaires individualisés permet de répondre au souhait de chacun de bénéficier d’une certaine latitude dans l’organisation et la gestion de son temps de travail, en considération notamment d’aspirations et d’impératifs personnels, tout en tenant compte du bon fonctionnement des services.

Le système des horaires individualisés repose sur la confiance et sa bonne application nécessite de :

• Respecter strictement les plages fixes, pendant lesquelles chacun doit nécessairement être à son poste de travail, ainsi que les limites des plages variables ;

• Réaliser le travail normalement prévu ;

• Tenir compte des nécessités de bon fonctionnement du service et des impératifs de l’activité qui doivent rester prioritaires ;

• Collaborer et se concerter de manière étroite entre collaborateurs et managers, afin notamment d'organiser les présences minimales nécessaires sur les plages variables et d’utiliser de manière optimale le débit/crédit d’heures en tenant compte notamment des hausses et des baisses d’activité.

La durée hebdomadaire de travail est de 35 heures en moyenne par semaine répartie sur cinq (5) jours de travail, du lundi au vendredi.

Une journée de travail normale correspond à 7 heures et une demi-journée à 3,50 heures.

L’existence d’un système d’horaire individualisé permet au personnel d’organiser son temps de travail, en choisissant quotidiennement et sans préavis ses heures d’arrivée et de départ à l’intérieur de plages variables, dans la limite de la durée légale du travail en vigueur.

A la date de signature du présent accord, les durées légales maximales sont les suivantes :

• 10 heures par jour maximum

• 48 heures par semaine maximum

• Respect d’une moyenne de 44 heures par semaine maximum sur 12 semaines consécutives

La journée de travail est ainsi découpée en cinq parties

• La plage mobile du matin pendant laquelle le personnel arrive à l’heure de son choix et qui permet à chacun de gérer son heure de prise de travail

• La plage fixe du matin pendant laquelle la présence de l’ensemble du personnel est obligatoire

• La plage mobile du repas de midi avec une interruption obligatoire du travail de 1 heure de pause déjeuner et d’une durée de 1 heure 30 maximum

• La plage fixe de l’après-midi pendant laquelle la présence de l’ensemble du personnel est obligatoire

• La plage mobile du soir pendant laquelle la personne quitte son travail à l’heure de son choix, ce qui permet à chacun d’arrêter son activité au moment qui lui convient.

Il est donc rappelé que, dans le cadre de ces plages, le personnel doit être présent à son poste, chaque jour, sur les deux plages fixes de la journée.

Légende :

Plages variables

Plages fixes

Pause déjeuner

Service Marketing/Administration des ventes (ADV)/Pilotage commercial/RH / Comptabilité-finances /Achats

8h30-9h 12h30-12h45 13h45-14h 16h30-18h00

9-12h30 12h45-13h45 14h-16h30

Attention : pour les services ADV et Pilotage, le personnel ne pourra recourir à l’horaire individualisé que d’avril à août inclus.

Pour la période de septembre à mai inclus, les salariés des services ADV et Pilotage resteront soumis à l’horaire collectif applicable (à savoir 9h -12h30 - 13h30-17h00 ).

Service Laboratoire + postes en Usine définis à l’article 1

8h-8h30 12h-12h15 13h15-13h30 16h-17h30

8h30-12h 12h15-13h15 13h30-16h00

Chaque salarié peut faire varier journellement son temps de travail au-delà ou en deçà du temps de travail journalier de référence, à condition de respecter la présence obligatoire pendant la plage fixe, déduction faite de la plage déjeuner et sous réserve que son cumul hebdomadaire atteigne la durée de l’horaire hebdomadaire de référence, augmentée ou diminuée par un crédit ou un débit (voir § 3 et suivants).

Cette souplesse de gestion des horaires n’a aucune influence sur la rémunération ; les heures comptabilisées en crédit d’heures sont considérées comme des heures normales et ne donnent pas lieu à majoration ni à repos compensateur. Il ne s’agit pas d’heures supplémentaires.

Article 3 – Comptabilisation du temps de présence

3.1 – Période de référence

Pour les services Marketing, RH, comptabilité/finances, achats, laboratoire et usine (pour les postes cf. supra), le décompte est mis en œuvre du 1^er septembre de l’année N au 31 août de l’année N+1. Pour ces services, il est demandé au Manager de vérifier régulièrement l’utilisation par les salariés de leurs compteurs afin d’éviter que des retards ou avances trop importants ne s’installent. A minima, un point sera effectué par le Manager fin juin de l’année N.

Pour les services ADV et Pilotage commercial, le décompte est mis en œuvre du 1^er avril de l’année N au 31 août de l’année N. S’agissant de ces services, deux points seront effectués par le Manager fin mai de l’année N et fin juillet de l’année N.

3.2 - Système de gestion et pointeuses

Afin d’assurer le contrôle de la répartition du temps de travail et d’éviter toute erreur dans le calcul des rémunérations liées au temps de présence journalier et mensuel, et de permettre à chacun de gérer au mieux son propre horaire, un dispositif de gestion des temps par pointage sera mis en place.

Le pointage s’effectuera chaque jour :

• A l’arrivée le matin

• Au départ pour la pause déjeuner

• Au retour de déjeuner

• Au départ le soir

Le pointage s’effectuera sur son ordinateur pour l’ensemble de services. Pour l’usine, un système de badgeage sera mis à disposition également.

3.3 – Décompte des heures effectuées

Les heures effectuées par chacun au cours de la semaine sont enregistrées et cumulées quotidiennement dans un compteur individuel.

Le décompte démarre en début de semaine (la semaine débutant le lundi à 0h et se finissant le dimanche à minuit), les heures effectuées au-delà ou en deçà de l’horaire de référence sont cumulées et gérées sous forme de crédit ou de débit dans un compteur dénommé « compteur crédit/débit », ceci dans le respect du cadre de l’horaire individualisé.

3.4 – Crédit / débit d’heures

Lorsque le décompte hebdomadaire des heures de travail effectuées est supérieur ou inférieur à l’horaire de référence, le montant correspondant est comptabilisé sous forme de crédit ou débit d’heures à raison de 3 heures maximum de report par semaine, et un total global maximum en crédit ou débit de 12 heures, ce, sans que cela ne donne lieu à supplément de rémunération.

Article 4 - Utilisation des crédits d’heures

Les récupérations doivent être faites en principe sur les plages variables.

Dès lors que le salarié souhaite récupérer des heures sur une plage fixe, il doit en faire la demande à son manager, en respectant un délai de prévenance tel que défini ci-dessous.

Chaque salarié bénéficiant de l’horaire individualisé dispose de la possibilité de prendre en une seule fois jusqu’à 3,5 heures de crédit (soit une demi-journée), ce, deux fois par mois au maximum, soit deux demi-journées séparées.

Il est possible d’accoler cette ou ces demi-journées avec les congés payés du salarié.

En cas de prise d’une demi-journée sur un jour J, le salarié devra travailler 3,5 heures sur l’autre demi-journée de ce jour J.

Les absences sur les demi-journées de l’après-midi seront décomptés pour 3,5 heures

La demande d’absence se fait directement via le « compteur crédit/débit » après en avoir avisé préalablement son Manager en respectant un délai de prévenance suffisant, à savoir deux jours ouvrés pour toute récupération sur plage fixe de moins de deux (2) heures et une (1) semaine calendaire pour toute récupération sur plage fixe de deux heures et plus.

Le Manager aura accès à la situation du temps de travail réalisé par chacun de ses collaborateurs. Dans l’hypothèse où un écart serait constaté entre des horaires enregistrés par le collaborateur ou la situation de débit/crédit d’une part et les horaires observés par le manager d’autre part, un entretien sera organisé par le manager afin de régulariser la situation. De même, un entretien sera réalisé si l’écart devait dépasser les 12 h mentionnées comme étant la limite maximale d’écart acceptée (cf. article 3.4 ci-dessus).

Dès lors que des heures de travail seraient réalisées à la demande du Manager, au-delà du crédit de 12 heures, ces heures constitueront des heures supplémentaires et seront traitées comme telles.

Au 1^er septembre de chaque année civile, le compteur individuel de crédit d’heures annuel est remis à zéro.

Pour les services ADV et Pilotage commercial, le compteur individuel de crédit d’heures annuel est mis à zéro également fin juin.

En cas de compteur positif au 1^er septembre, le salarié ne pourra prétendre à aucun règlement des heures de crédit non utilisées, sauf s’il a été dans l’impossibilité de pouvoir régulariser du fait d’une absence pour maladie d’origine professionnelle ou non, et accident de travail. Dans ce dernier cas, les heures seront payées sur la base du taux normal ou régularisées dans le mois suivant la reprise du salarié.

Les compteurs négatifs feront quant à eux l’objet d’une retenue sur la rémunération du mois de septembre, sauf s’il a été dans l’impossibilité de pouvoir régulariser du fait d’une absence pour maladie d’origine professionnelle ou non, et accident de travail. Dans ce dernier cas, les heures seront retenues sur la base du taux normal ou régularisées dans le mois suivant la reprise du salarié.

Article 5 - Oublis de pointage

Le personnel soumis à l’horaire individualisé devra veiller à ce que les différents pointages respectent le cadre de l’horaire variable.

Les oublis ou impossibilité matérielle de pointage en entrée ou sortie doivent être signalés au Manager afin qu’il valide l’heure d’arrivée ou de sortie pour correction, faute de quoi, le temps de présence ne sera pas pris en compte.

Les oublis de pointage trop fréquents ou non signalés ainsi que les corrections trop fréquentes feront l’objet d’un suivi et d’un courrier de la Direction des Ressources Humaines, et le cas échéant, seront sanctionnés.

Article 6 - Retards

En l’absence d’autorisation préalable du Manager, toute arrivée pendant la plage fixe est considérée comme un retard et traité en tant que tel. Ce retard pourra donc faire l’objet d’une retenue sur salaire, sauf accord du Manager pour le compenser à titre exceptionnel, par l’utilisation du crédit d’heures du salarié concerné.

Article 7 - Absences justifiées

Toute journée d’absence assimilée à du temps de travail effectif est valorisée forfaitairement sur la base de l’horaire journalier de référence, soit 7 heures pour une journée et 3 heures 50 pour une demi-journée.

Article 8 - Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires doivent garder leur caractère exceptionnel. Ce sont celles demandées expressément par le Manager.

Elles font l’objet d’un décompte spécifique et sont gérées directement par l’outil de gestion des temps.

Par conséquent, le salarié ne peut pas, de sa propre initiative, sortir du cadre fixé par le présent Accord.

Un suivi des heures sera fait régulièrement par le Manager afin d’éviter tout dépassement des débits / crédits autorisés et afin de revenir à « 0 » à l’échéance du 1^erseptembre pour tous auquel s’ajoute le 1^er juin pour l’ADV et le pilotage commercial.

Sont considérées comme heures supplémentaires les heures effectuées au-delà de 35 heures demandées par le Manager et validées par la Direction des Ressources Humaines ou demandées par le Manager au-delà du crédit de 12 heures (cf. art. 3.4 et 4 supra). En aucun cas, les heures supplémentaires ne viendront alimenter le « compteur crédit/débit ».

Article 9 - Régularisation de compteur

En cas de départ de la Société ou de rupture du contrat de travail, l’écart cumulé dans le « compteur crédit/débit » devra être compensé pendant la période restante de façon à être nul au moment du départ.

S’il existe un écart positif ou négatif qui n’aurait pu être régularisé avant la rupture du contrat de travail, la régularisation s’effectuera sur le solde de tout compte :

• Pour un débit, sous forme de retenue équivalente,

• Pour un crédit, par le paiement au taux normal des heures comptabilisées restant dues.

Article 10 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à effet au 1^er septembre 2023, sous réserve de l’effectivité de la mise en service du système d’information RH relatif à la gestion des temps.

Article 11 – Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Une commission se tiendra au mois de juin de l’année 2024 au cours de laquelle les parties décideront d’une éventuelle révision de l’accord.

Un PV de la réunion sera établi à la clôture de la réunion et diffusé à l’ensemble des collaborateurs concernés par le dispositif.

Il est convenu entre les parties qu’un bilan de l’accord sera présenté au cours du la commission du mois de juin 2024 présentant les résultats et statistiques des 9 mois écoulés.

Pour les années ultérieures, la commission de suivi se réunira chaque année au mois de juin afin d'échanger sur les éventuelles difficultés liées à l’application du présent accord ou sur les nécessités d’aménagement du dispositif d’horaires individualisés.

Article 12 – Publicité 

12.1- Information des salariés

Une information sera faite sur le présent accord à l’ensemble des salariés de l’entreprise. Le présent accord sera notamment transmis par messagerie électronique d’entreprise et par affichage.

12.2- Formalités de dépôt

Le présent accord sera déposé :

Sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail via le site internet « www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr », accompagné des pièces prévues aux articles D 2231-6 et D 2231-7 du Code du travail, conformément à l’article D 2231-4 du même code ; et en un exemplaire original au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes d’Avignon

Fait à Avignon, le 10 mars 2023

Pour La Société SPG :

Les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE :