Accord d'entreprise "1.21 Politique de Travail à Distance v1.0" chez MANAGEMENT SOLUTIONS FRANCE (Siège)

Management Solutions

Politique de Travail à Distance

CONTRÔLE DES VERSIONS 3

0. OBLIGATION DE CONNAÎTRE ET DE SE CONFORMER 4

1. OBJECTIF ET PORTÉE 5

2. PROCÉDURE D’APPROBATION 5

3. CONDITIONS APPLICABLES AU TRAVAIL À DISTANCE 6

4. PRÉVENTION DE RISQUES AU TRAVAIL 6

5. MOYENS DISPONIBLES 7

5.1 Moyens sous la responsabilité du professionnel 7

5.2 Moyens facilités par la Société 7

6. MESURES DE SÉCURITÉ 8

DISPOSITIONS SPECIFIQUES COMPLEMENTAIRES…………………………………………………………………………8

7. APPLICATION EXCEPTIONNELLE DE LA POLITIQUE DE TRAVAIL À DISTANCE DANS DES CIRCONSTANCES DÉTERMINÉES 8

1. En cas d’épisode de pollution 9

2. En cas de circonstances exceptionnelles 9

3. Régulation de la charge de travail 9

4. Plages horaires 9

5. Modalités de contrôle du temps de travail 10

6. Egalité de traitement 10

7. Santé et sécurité 10

8. Dispositions finales 11

CONTRÔLE DES VERSIONS

Contrôle des Versions
Version	Auteur	Date	Description	Révisée et approuvée par:
1.0	Légal	18/06/2021	Première version consolidée	Country Head 14/09/2021 Administrador y QA 02/07/2021

1. OBLIGATION DE CONNAÎTRE ET DE SE CONFORMER

Tout professionnel de la Société est tenu de connaître la présente Politique et d’agir conformément aux principes y définis et de signaler à son responsable direct ou à la Direction des Ressources Humaines tous les doutes rencontrés lors de son application ou tout indice d’acte contrevenant à ladite Politique.

Dans le double but de procéder à cette prise de connaissance et de s’y conformer, tous les professionnels de MS sont tenus de signer le Code de Conduite lors de leur embauche. Par ailleurs, toutes les politiques et procédures de l’entreprise sont régulièrement mises à jour sur l’Intranet et peuvent être consultés toutes les fois que nécessaire.

Tous les chefs sont tenus de faire respecter la Politique par les membres de leur équipe, de veiller à son observance, d’éclaircir les doutes et les questions que leurs posent les professionnels et de mettre en place les mécanismes visant à assurer l’observance du Code de Conduite, en consultant pour ce faire Conformité.

 

L’inobservance des règles énoncées dans la présente politique est passible du pouvoir disciplinaire et de sanctions de la Société, encadré dans les principes et règles posés par la réglementation en vigueur. Par conséquent, tous les doutes significatifs ou non-conformités s’y rapportant sont à porter directement à la connaissance du QA Global de la Société ou sur la boîte de réception compliance@managementsolutions.com. Les non-conformités seront gérées en respectant scrupuleusement les principes d’indépendance et de confidentialité et en préservant l’anonymat afin d’éviter aux dénonciateurs de bonne foi d’éventuelles représailles.

1. OBJECTIF ET PORTÉE

L’objectif du présent document est de refléter la Politique de Travail à Distance que la Société met à la disposition de tous ses professionnels de MS France.

On entend par Travail à Distance les prestations fournies à partir d’un lieu différent des installations de Management Solutions ou du client, le lieu étant généralement le domicile de chaque professionnel, pendant une durée inférieure à 30 % de la journée de travail, selon un calcul de 3 mois. Dans le but de le réglementer, un programme de Travail à Distance a été défini et mis en marche, lequel, pour certains cas, permet de développer à distance une partie de l’activité professionnelle.

La priorité sera toujours, dans le cadre réglementaire applicable, celle de garantir le meilleur service à nos clients ; la possibilité de faire partie de ce programme étant conditionnée à cet objectif. Le but de cette implantation est de faciliter le travail à domicile de manière partielle et volontaire aux professionnels dont les fonctions peuvent se dérouler selon cette modalité sans nuire à leur qualité et efficacité.

La Politique pourra faire l’objet de modification et, le cas échéant, d’élimination par Management Solutions ; et elle ne constitue pas une condition plus avantageuse ni un droit acquis par les professionnels de la Société.

2. PROCÉDURE D’APPROBATION

Le programme de Travail à Distance (le « Programme ») est d’accès volontaire, et, de manière générale, tous les professionnels de la Société peuvent le demander dans les conditions établies par la présente Politique, exception faite de ceux pour qui leurs fonctions soient critiques ou essentielles à leur présence physique dans les bureaux de la Société ou du client. Ladite présence physique peut être requise de par la nature desdites fonctions, des projets développés, des besoins spécifiques du client ou de la Société, des exigences d’un support spécifique de nature technologique ou relatif à la communication, etc.

Pour pouvoir participer dans ce programme, le professionnel devra saisir les données requises dans l’application Demande de Travail à Distance, garantissant ainsi le contrôle nécessaire de tout le matériel de travail par le département des Ressources Humaines. Au moyen de ladite demande, le professionnel concerné donne son consentement volontaire à sa participation dans le présent Programme, il confirme qu’il a lu et compris la présente Politique et que, par conséquent, celle-ci lui sera appliquée.

L’approbation d’une demande correspond, en premier lieu, à l’associé responsable du projet/département auquel est assigné le professionnel concerné, et en dernier lieu, au département des Ressources Humaines. La Société se réserve le droit d’approuver ou de refuser chaque demande, en considérant les principes régissant les activités de la Société qui sont celles de garantir la prestation du meilleur service à ses clients.

Les demandes se feront, de manière générale, pour un maximum d’un jour par semaine ; si bien une distribution plus flexible sera également acceptable, si toutefois les demandes sont pour un temps inférieur à 30% de la journée selon un calcul de 3 mois, sauf pour les situations exceptionnelles décrites à la section finale du présent document « Régime exceptionnel d’application de la Politique de Travail à Distance ». En aucun cas, le professionnel ne pourra être obligé d’accepter une approbation conditionnée à une quantité de jours ou à une durée supérieure à celle demandée.

La participation du professionnel dans ce programme pourra être modifiée, suspendue ou annulée par la Société à tout moment, pour des motifs justifiés. De même, le professionnel pourra se détacher du Travail à Distance à tout moment, moyennant l’approbation préliminaire du responsable, avec un délai minimum d’une semaine.

L’approbation de la demande adressée par le professionnel et la souscription du Programme, conformément à la Politique de Travail à Distance en vigueur à chaque moment, constitue une novation du contrat de travail en ce qui concerne les conditions établies dans ladite Politique, que le professionnel s’engage à respecter, en conservant le reste des conditions de travail dans les mêmes termes.

La suspension ou la finalisation de cette modalité de Travail à Distance par l’une quelconque des parties, implique pour le professionnel le retour à son lieu de travail habituel au cours de 100% de sa journée de travail et dans les conditions en vigueur avant la demande de Travail à Distance.

3. CONDITIONS APPLICABLES AU TRAVAIL À DISTANCE

La prestation des services à distance n’affectera pas les conditions de travail du professionnel qui ne soient pas comprises dans la Politique, lesquelles demeurent en vigueur à tous les effets, y compris l’horaire et la disponibilité au cours de celui-ci, ainsi que toutes les règlementations, les politiques et les procédures appliquées au sein de la Société.

Suivant la description contenue dans la Politique concernant la déconnexion numérique prévue dans la politique des Ressources Humaines, la Société reconnaît le droit à la déconnexion numérique de tout son personnel; ce droit comprenant celui de ne pas répondre aux courriers électroniques professionnels au cours des périodes de repos, une fois finalisée la journée de travail, ainsi que pendant les congés, sauf pour des raisons de force majeure ou des situations exceptionnelles.

Pendant la durée du Travail à Distance, le professionnel doit être disponible à une distance ne dépassant pas 2 heures de trajet, et toujours au sein du cadre territorial de son bureau (sauf autorisation expressément donnée par l’associé responsable) afin de pouvoir se rendre au bureau et/ou assister à des réunions présentielles, en cas de nécessité, soit pour une adéquate prestation de services au client, soit pour le déroulement d’une fonction interne exigeant une présence physique. En tous les cas, il est obligatoire d’assister aux séances présentielles si le professionnel y est convoqué conformément à un plan de formation.

En aucun cas, le Travail à Distance ne pourra nuire aux standards de qualité qui caractérisent les prestations professionnelles de la Société. Quoiqu’il en soit, le professionnel s’engage à soumettre son activité à la supervision exigée, et à notifier à ses responsables hiérarchiques toute incidence pouvant se produire, conformément aux politiques générales de qualité de la Société ; ainsi qu’à respecter à tout moment la confidentialité de l’information traitée.

4. PRÉVENTION DE RISQUES AU TRAVAIL

Le professionnel optant pour la modalité de Travail à Distance a le droit à une protection adéquate en matière de sécurité et santé au travail, dans les termes prévus par la règlementation en matière de prévention de risques au travail en vigueur à tout moment. Il devra également respecter toutes les directives dans ce domaine établies par la Société. À ces effets, la demande de Travail à Distance implique le besoin pour le professionnel de souscrire une déclaration responsable de conformité aux exigences en la matière pour la prestation de services à distance concernant son lieu de travail.

5. MOYENS DISPONIBLES

   1. Moyens sous la responsabilité du professionnel

Conformément à la déclaration responsable mentionnée à la section 4, le professionnel garantit également qu’il dispose à son domicile des moyens matériels adéquats pour développer la prestation de services avec la sécurité et la diligence exigées (chaise et table de travail, éclairage, ventilation, conditions environnementales, etc.). Sous sa responsabilité, le professionnel devra se doter et entretenir les moyens nécessaires pour garantir la conformité avec le règlement en vigueur à tout moment, exception faite des moyens mentionnés au point 5.2 ci-dessous.

Il sera entendu que la rémunération convenue avec le professionnel comprend les frais inhérents au déroulement du Travail à Distance.

2. Moyens facilités par la Société

Le professionnel disposera des moyens suivants, facilités par la Société :

• Ordinateur portable.

• Connexion VPN au réseau corporatif.

• Option de connexion par vidéo-conférence (Webex, Zoom, Teams, etc., et toute option décidée par la Société à chaque moment).

• Système de téléphonie corporative (généralement par logiciel).

• Pour le personnel dirigeant, téléphone portable.

En cas de panne de l’un de ces éléments, le professionnel devra le notifier à la Société (Département de Technologie), qui s’occupera de sa réparation ou de son remplacement.

Le professionnel est responsable de se doter d’une connexion internet stable, dont le support sera celui facilité par son fournisseur particulier ; en aucun cas, par le Help Desk de la Société.

6. MESURES DE SÉCURITÉ

Le professionnel doit respecter la Politique de Sécurité de la Société, ainsi que les mesures de sécurité indiquées par son Département de Technologie et, par conséquent, il devra être attentif auxdites indications. Concrètement, et sans que l’énumération soit exhaustive, il devra tenir compte des lignes de conduite ci-dessous :

• Utiliser exclusivement l’ordinateur corporatif, ou, le cas échéant, celui facilité spécifiquement pour le service au client.

• Se connecter par VPN pour accéder aux contenus corporatifs (intranet, applications corporatives, contenus internes). Le courrier électronique corporatif (Outlook) peut s’utiliser de manière sûre sans avoir besoin d’accéder par VPN.

• Utiliser les moyens fournis par les clients pour se connecter à leurs systèmes : les clients doivent fournir les méthodes de connexion (clients de VPN ou similaires) pour accéder aux ressources utilisées dans leur plateforme.

• Utiliser les moyens facilités pour les différents types de connexion : Webex, Zoom, Teams, etc.

• Échanger de manière sûre l’information : pour l’échange d’information massive avec nos clients ou entre les membres d’une équipe de travail, il faut utiliser DVR (disque réseau virtuel). Il n’est pas permis d’utiliser des outils non autorisés, gratuits ou similaires permettant l’échange massif d’information.

• Respecter un environnement de travail sans support papier : aucun document confidentiel physique ne peut être emporté en dehors de zones où nos mesures de sécurité sont appliquées. De même, les documents confidentiels ne doivent pas être imprimés dans l’espace de travail à distance, ledit espace n’étant pas considéré comme une zone de travail sûre.

7. APPLICATION EXCEPTIONNELLE DE LA POLITIQUE DE TRAVAIL À DISTANCE DANS DES CIRCONSTANCES DÉTERMINÉES

Conformément à la section « Objectif et portée » ci-dessus, la présente Politique de Travail à Distance sera appliquée aux régimes de prestation de services effectués dans un lieu différent de Management Solutions ou du client pour une durée inférieure à 30 % de la journée de travail, selon un calcul de 3 mois.

Nonobstant ce qui précède, dans des circonstances exceptionnelles (sanitaires ou de toute autre nature) impliquant des restrictions qui empêchent ou entravent significativement le déroulement du travail dans les bureaux de la Société ou des clients, il sera possible d’approuver, de manière extraordinaire et pour les cas qui soient nécessaires, le travail à distance pour un durée égale ou supérieure à 30 % de la journée de travail.

Les conditions d’application de ce régime exceptionnel, ainsi que leur durée, seront communiquées aux professionnels concernés, après avoir obtenu l’approbation du Comité de Continuité.

DISPOSITIONS SPECIFIQUES COMPLEMENTAIRES

1. En cas d’épisode de pollution

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du code de l’environnement, le recours au télétravail est facilité. La société examinera dans les meilleurs délais les demandes des salariés répondant aux critères d’éligibilité et souhaitant travailler ponctuellement depuis lors domicile durant l’épisode de pollution. A la fin de cette période, les salariés reprendront l’exercice de leur activité au sein des locaux de la société, dans les conditions habituelles.

2. En cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou en cas de force majeure, la société pourra imposer aux salariés le recours au télétravail, dès lors que cet aménagement du poste de travail est rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

3. Régulation de la charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution s’apprécient de la même manière que pour le travail réalisé dans les locaux de la société, et les résultats attendus sont équivalents.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever certains travaux qui lui sont confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin que des solutions appropriées soient rapidement trouvées.

Le télétravailleur bénéficie une fois par an d’un entretien avec sa hiérarchie, au cours duquel sont abordées ses conditions d’activité en télétravail, sa charge de travail et son impact personnel et professionnel.

4. Plages horaires

Le télétravailleur ne pourra pas être contacté à son domicile en dehors de plages horaires de disponibilité définies en concertation avec sa hiérarchie ou, à défaut, ses horaires de travail habituels.
Pendant ces plages horaires, le salarié s'engage à consulter régulièrement sa messagerie professionnelle et à répondre dans les meilleurs délais aux sollicitations formulées par la société (par le biais du téléphone et/ou de la messagerie).

5. Modalités de contrôle du temps de travail

Le télétravailleur est soumis à la durée du travail applicable dans la société.

Il s’engage à respecter les durées maximales de travail et les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Le télétravailleur s’engage à procéder à un relevé de ses horaires de travail deux fois par mois en utilisant le logiciel de gestion des temps dont il dispose.

6. Egalité de traitement

La Direction s’engage à veiller à ce que le passage en télétravail soit sans incidence sur la situation du salarié qui continue à bénéficier des mêmes droits individuels et collectifs qui ceux applicables aux salariés se trouvant dans une situation comparable et travaillant dans les locaux de la société.

7. Santé et sécurité

Le télétravailleur bénéficie de l'ensemble des dispositions légales et conventionnelles applicables aux salariés de la société relatives à la santé et à la sécurité.

En cas de maladie pendant les jours de télétravail, rendant impossible l’exercice de son activité professionnelle, le salarié en justifie auprès de sa hiérarchie dans le même délai que celui applicable aux salariés présents dans la société, soit un délai de 48 heures.

En cas d'accident du travail, le salarié informe sans délai l’employeur, par tous moyens. Le traitement de cette déclaration par la société se fera de la même façon que pour un accident ayant lieu dans les locaux de la société. La société se réserve le droit de contester cet accident.

8. Dispositions finales

Entrée en vigueur

Le présent politique est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1 octobre 2021.

Révision

Le présent politique pourra faire l’objet d’une demande motivée de révision à la demande de l’une des parties signataires.

Toute révision éventuelle du présent politique fera l’objet de la conclusion d’un avenant.

Notification et Dépôt

Le présent politique sera déposé, à la diligence de l'employeur, en deux exemplaires, dont une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Communication, du Travail et de l’Emploi. Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléPolitiques et remis au greffe du conseil de prud'hommes.

Le présent politique sera affiché aux emplacements réservés aux communications du personnel.