Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez UNION GESTIONNAIRE CLINIQUE MUTUALISTE DE L'ESTUAIRE (Siège)

Accord collectif relatif à la mise en œuvre du télétravail

Entre

Entre l’UG Clinique Mutualiste de l’Estuaire, représentée par XXXX, Directeur de l’établissement, situé 11 boulevard Georges Charpak – CS 20252- 44606 SAINT-NAZAIRE Cedex,

D’une part,

Et,

L’organisation syndicale CFDT, représentée par XXXX en sa qualité de déléguée syndicale,

L’organisation syndicale CGT, représentée par XXXX, en sa qualité de déléguée syndicale

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Dans le cadre d’une réflexion sur une nouvelle organisation du travail et afin de répondre à des demandes individuelles des salariés et relayés dans le cadre d’une démarche Qualité de Vie au Travail, les parties signataires ont souhaité conclure un accord relatif à la mise en place du télétravail.

En effet, le télétravail doit permettre notamment de limiter les interruptions de tâches, de pallier aux contraintes qui découlent de l’allongement des temps de transport domicile-lieu de travail, de développer une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle et de réduire l’impact environnemental.

Ce nouveau dispositif vise à accompagner, de manière régulière ou occasionnelle, la réalisation du télétravail en soulignant l’importance de la responsabilisation des acteurs pour établir un rapport de confiance entre le supérieur hiérarchique et le salarié, condition sine qua none de son fonctionnement.

Article 1 – DEFINITION DU TELETRAVAIL A DOMICILE MIS EN PLACE PAR L’ACCORD

Depuis l’entrée en vigueur de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 Septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, le télétravail est défini comme étant une forme d’organisation où le travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise, est réalisé en dehors de ces locaux, de façon volontaire, régulière ou non régulière, en utilisant notamment les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise deux formes de télétravail :

• Le télétravail régulier qui est effectué à périodicité définie et qui implique une certaine durée (exemple : 1 jours par semaine)

• Le télétravail occasionnel, effectué de manière exceptionnelle, non régulière, permettant de répondre à une situation particulière tant professionnelle (préconisation du médecin du travail, tâche particulière à finaliser rapidement, missions ponctuelles, grève des transports etc.) que personnelle (maladie d’un proche, grève des écoles, etc.).

Article 2 - VOLONTARIAT

Le télétravail ne peut être instauré sans le volontariat du salarié et l’accord de la Direction de l’établissement.

La demande de télétravail ne peut émaner que du salarié ou être proposée par l’entreprise.

De même, après proposition de l’établissement, le salarié pourra accepter ou non de télétravailler à domicile. Le refus du salarié ne peut être un motif de rupture de contrat de travail, ni pénaliser le déroulement de carrière du salarié.

Article 3 – CRITERES D’ELIGILIBITE AU TELETRAVAIL

Article 3.1 – Activités éligibles

Le télétravail ne peut être ouvert qu’à des emplois ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation.

Ne sont pas éligibles, les situations de travail qui exigent d’être physiquement dans les locaux de l’établissement notamment en raison des équipements nécessaires à l’activité ou de la nécessité de relations physique avec un tiers (exemple : les activités de soins).

Les parties signataires ont identifiées les postes suivants comme étant éligibles au télétravail régulier:

• Les Technicien(ne)s de l’information médicale

• Les Technicien(ne)s de Facturation

• Les Assistant(e)s de Direction

• Les Assistant(e)s et Gestionnaires Qualité

• Les Agents de comptabilité

• Les Assistant(e)s et Gestionnaires des Ressources Humaines

Les parties signataires ont identifiées les postes suivants comme étant éligibles au télétravail occasionnel:

• Les secrétaires médicales dans le cadre d’une activité de frappe ou de prise de rendez-vous par téléphone

• Les salariés affectés à des postes de programmation de rendez-vous

• Les Référent(e)s informatiques

• Les Attaché(e)s de Recherche Clinique

• Les Cadres de Santé

• Les Cadres Administratifs

• Les Cadres de Direction

• Les Physiciens médicaux

En cas de création de nouvelles activités et de nouveaux postes, de changement ou d’évolution du poste de travail, à l’initiative du salarié ou de l’employeur, l’accès ou la poursuite du télétravail sera soumis à l’appréciation du responsable hiérarchique concerné.

Article 3.2 – Les critères d’éligibilité au télétravail :

• Le contrat de travail

Sont éligibles au télétravail, les salariés à temps plein et à temps partiel au-delà de 50% ayant accompli une période de 6 mois effective de travail. Les salariés en contrat d’alternance, en contrat d’apprentissage ou tout autre contrat spécifique, ou encore les stagiaires, sont exclus du dispositif.

Le télétravail ne peut intervenir qu’à l’issue de la période d’essai.

Les salariés intéressés doivent faire preuve d’autonomie

• L’aptitude du salarié

Le télétravail exige du salarié une bonne maîtrise des compétences liées à son poste, une autonomie dans la gestion de son temps de travail, ainsi qu’une autonomie dans l’utilisation des technologies de l’information et de la communication.

Article 4 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

4.1- Télétravail régulier

La mise en place du télétravail résulte d’un accord entre le télétravailleur et la Direction. Toutes les demandes feront l’objet d’une réponse écrite sous un délai d’1 mois.

L’instauration du télétravail s’accompagne de la signature d’un avenant au contrat établissant les règles et les procédures du télétravail pour le poste et la personne concernée.

Cet avenant précisera notamment les informations suivantes :

• Intitulé du poste occupé au moment de la mise en œuvre du télétravail

• Lieu d’exercice du télétravail : résidence principale du salarié

• Durée et fréquence (jour(s) travaillé(s) à distance)

• Plage horaire durant lesquelles le salarié pourra être joignable, telles que définies entre le salarié et son responsable hiérarchique

• Période d’adaptation de 6 semaines

• Modalité de suspension et de réversibilité de l’organisation en télétravail à l’initiative soit du salarié, soit de la Direction de l’établissement

• Moyens mis à disposition

L’avenant au contrat de travail est valable et applicable uniquement pour le poste que le salarié occupe à la date de signature de celui-ci. En cas de changement de poste, l’avenant devient automatiquement caduc. Le salarié concerné s’engage à avoir à son domicile un espace de travail compatible à l’exercice du télétravail.

4.2- Télétravail occasionnel

Le télétravail ponctuel peut-être initié soit à la demande de l’employeur avec accord préalable du salarié, soit à la demande du salarié avec accord préalable de la Direction.

Le salarié amené à demander à télétravailler occasionnellement depuis son domicile doit y disposer de tout le matériel nécessaire pour cela. Il doit formuler sa demande dans les meilleurs délais, par mail, à son responsable hiérarchique qui lui répond par la même voie. Le télétravail peut s’engager dès lors que cette réponse est formellement positive.

Article 5 : CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL

La situation de télétravail est réversible. Il est ainsi prévu une période d’adaptation permettant à l’employeur et au salarié d’évaluer le télétravail.

5.1 Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 6 semaines. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 8 jours.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.

5.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié

En dehors de la période d’adaptation de 6 semaines, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours, le salarié pourra être amené, soit à sa demande motivée, soit à la demande motivée de la Direction, à regagner les locaux de l’établissement.

La demande sera effectuée par écrit soit par remise de la lettre en mains propres, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par envoi d'un mail.

Article 6 : LE LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’effectue au domicile principal du salarié tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 6.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail.

L’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.

Article 7 : CONDITIONS D’EMPLOI, DROITS COLLECTIFS ET DISPOSITIFS D’ALERTE

La charge de travail à domicile doit être comparable au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise.

En conséquence, le télétravail ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, le supérieur hiérarchique organisera chaque année un entretien avec le salarié en situation de télétravail, afin d’examiner ses conditions d’activité et sa charge de travail.

Le salarié travaillant à domicile disposera du même accès à la formation et aux possibilités d’évolution que les salariés travaillant au sein de l’établissement.

Le télétravailleur bénéficiera des mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent au sein de l’établissement, il bénéficiera des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel.

Article 8 : MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

La durée de la journée de télétravail sera considérée comme la durée de la journée de travail initiale et ne donnera lieu ni à des heures supplémentaires, ni à des heures complémentaires.

Les horaires de travail du télétravailleur seront définis en amont par concertation entre le salarié et son responsable hiérarchique.

La durée de la journée de télétravail sera saisie et validée au préalable par le supérieur hiérarchique dans le logiciel des temps utilisé au sein de l’établissement.

Article 9 : FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES

Afin d’éviter l’isolement des salariés, les parties conviennent que le temps au cours duquel le salarié pourra être en situation de télétravail à domicile devra être au maximum de 2 jours par semaine pour le télétravail régulier et de 2 jours par mois pour le télétravail occasionnel. La semaine de travail est définie entre le Lundi et le Vendredi.

Le télétravailleur reste tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son supérieur hiérarchique pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service et qui interviendraient un jour normalement télétravaillé.

La journée de télétravail doit être posée entière et non en demi-journée.

Article 10 : DETERMINATION DES PLAGES HORAIRES PERMETTANT DE JOINDRE LE TELETRAVAILLEUR

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail définies avec son responsable hiérarchique, pendant lesquelles il doit être possible de le joindre, comprises impérativement entre 7h00 et 21h00.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 11 : EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL

L’établissement s’engage à fournir les accès de connexion et le matériel informatique nécessaires au télétravail, sous réserve que l’installation électrique du domicile du salarié soit conforme.

Le matériel mis à disposition du télétravailleur par l’établissement doit être utilisé à des fins exclusivement professionnelles. Le télétravailleur est tenu de prendre toutes les dispositions en son pouvoir, afin d’empêcher l’accès par des tiers à ce matériel et aux données qu’il contient.

Le matériel fourni par l’établissement fera l’objet d’un suivi contre signature au moment de sa mise à disposition et de sa restitution.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat. Il est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. Pour des raisons de sécurité, l’équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié doit aviser immédiatement son supérieur hiérarchique et contacter la hotline informatique sur l’adresse mail : support.informatique@hospigrandouest.fr

L’établissement souscrit une assurance couvrant les dommages pouvant être causés à l’occasion ou par le fait du télétravail.

L’établissement s’engage à ne pas diffuser les coordonnées personnelles des télétravailleurs en interne ou en externe. L’établissement s’engage à ne pas imposer au télétravailleur la diffusion de son numéro de téléphone personnel.

Article 14 : OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Le télétravailleur s’engage, notamment, à respecter la charte informatique de l’établissement au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de la Clinique.

Article 15 : SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

L’employeur doit s’assurer avant la mise en place du télétravail, que le télétravailleur dispose à son domicile des équipements nécessaires au télétravail, dans de bonnes conditions et avec une bonne ergonomie.

Les salariés en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et ils font l’objet du même suivi par le service de santé au travail.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer sans délai son supérieur hiérarchique et justifier de son absence auprès de la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai maximal de 48 heures.

L’accident du travail en situation de télétravail, suspend le télétravail jusqu’au passage des personnes compétentes pour évaluer la situation (médecine du travail, CPAM, etc.). Un refus par le salarié induira la fin de son télétravail.

Les dispositions légales et conventionnelles relative à la santé et à la sécurité sont applicables au télétravailleur qui doit les respecter.

Pour ce faire, l’entreprise informera le télétravailleur notamment sur les règles relatives à l’utilisation des écrans et du positionnement ergonomique du matériel.

La mise en œuvre du télétravail dans cette période de crise peut générer des atteintes à la santé et la sécurité des salariés et être source de risques tels que :

• Le risque d’isolement

• Le risque lié à l’hyper-connexion au travail

• La gestion de l’autonomie

• L’équilibre entre vie professionnelle et personnelle

Pour prévenir des risques professionnels, il est recommandé au télétravailleur :

• De s’installer, dans un espace de travail dédié afin de ne pas être dérangé.

• D’aménager son poste de travail de manière à pouvoir travailler dans de bonnes conditions et de façon à limiter les risques de troubles musculosquelettiques

• D’organiser son travail en :

  • Se fixant des horaires de travail

  • S’octroyant des pauses régulières afin de permettre des phases de repos visuel et d’éviter de maintenir une posture assise trop longtemps

  • Anticipant et planifiant tant que faire se peut leur charge de travail sur la semaine pour organiser les tâches à réaliser selon les priorités et le temps nécessaire. Des points réguliers avec le manager sont par ailleurs indispensables pour aider à la gestion des priorités au travail

  • Gardant le contact avec son équipe par des discussions par mail, des échanges téléphoniques ou des visioconférences

Pour les managers, il convient :

• D’assurer un contact régulier avec chaque télétravailleur de son service

• De respecter de façon accrue le droit à la déconnexion en respectant notamment les horaires de travail lors des communications téléphoniques ou des échanges de mails

• D’adapter les objectifs et le suivi de l’activité des télétravailleurs à leurs conditions de travail particulières

• De définir des moyens de rencontre virtuelle de l’équipe et d’établir des « rites »

Pour la Direction, il convient :

• D’accompagner les managers et les aider à assurer leur mission de soutien et de coordination des équipes dans cette situation particulière

• D’organiser une assistance à distance pour l’usage des outils informatiques et de communication sur lesquels s’appuie le télétravail, ainsi qu’une mobilisation des équipes de maintenance des systèmes d’information de l’établissement

Enfin, la pratique du télétravail rend encore plus nécessaire de respecter le bon usage des moyens de communication en particulier :

• Arbitrer selon le sujet, son importance et sa sensibilité, entre téléphone ou mail

• Concentrer ses mails à un même destinataire plutôt que de les lui envoyer au fil de l’eau

• Relire les mails avant de les envoyer pour en évaluer l’impact

• Réfléchir à l’utilité ou à la pertinence de multiplier les destinataires en copie

Lors de sa visite médicale périodique, le télétravailleur signalera sa situation au Médecin du Travail.

Article 16 - DUREE – REVISION - DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée de 1 an. Il sera reconduit par tacite reconduction chaque année s’il n’est pas renégocié dans les 2 mois précédent son échéance ou si aucun accord plus favorable n’est signé. Il entrera en vigueur à compter du 1^er Janvier 2021.

Sa révision ainsi que sa dénonciation, se feront en application des dispositions en vigueur par l’une ou l’autre des parties.

Article 17 : SUIVI DE L’ACCORD

Conformément aux dispositions légales, les parties conviennent de se réunir chaque année afin d’examiner l’application du présent accord en réunion de Comité Social Economique où il sera évoqué dans le cadre du Bilan Social.

En cas d’évolution législative, réglementaire ou conventionnelle contraire au contenu de l’accord, de nouvelles négociations seraient engagées sans délai.

Article 18 : NOTIFICATION, PUBLICITÉ ET DÉPÔT DE L’ACCORD

Le présent accord est notifié par la Direction de la Clinique à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de sa signature.

Le présent accord est déposé en 2 exemplaires auprès de la DIRECCTE :

- Un exemplaire complet sur support papier signé et un exemplaire sur support électronique ;

- Un exemplaire sur support électronique ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires en application de l’article 2 du décret n° 2017-752 du 3 mai 2017 pour diffusion dans la base nationale de données en ligne.

Un exemplaire du présent accord sera adressé au greffe du Conseil de prud’hommes de Saint-Nazaire.

Il sera annexé au Règlement Intérieur de l’établissement.

Fait à Saint-Nazaire, le 18 Février 2021

en 5 exemplaires originaux, dont un remis à chacune des Parties signataires.

Pour la Direction de la CLME,

XXXX

Pour l’organisation syndicale CFDT, Pour l’organisation syndicale CGT,

XXXX XXXX

ANNEXE – POSITION ERGONOMIQUE