Accord relatif au télétravail

Accord relatif au télétravail au sein de l’entreprise Arcane

Entre les soussignés,

Arcane Agency, SAS, au capital de 12 046 €, SIREN 822 725 925, RCS de Paris dont le siège social est situé au 142 rue Montmartre, 75002 Paris, représentée par XXXXXXXX, en sa qualité de Directeur Général

d'une part,

et

Monsieur YYYYYYYY, élu titulaire du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des élections professionnelles en faveur des membres du CSE.

d’autre part,

Il a été conclu l’accord collectif suivant :

Préambule

Durant les années 2020 et 2021, la crise sanitaire a généralisé l’adoption du travail à distance et a ancré durablement de nouveaux modes de collaboration. L’entreprise a la conviction que cette période a servi d’accélérateur pour une évolution qui était déjà en marche avant cette crise, vers de plus en plus de travail à distance en bénéficiant de la multiplicité des outils collaboratifs (qualité des connexions internet, outils de visioconférences, partage de fichiers, chat, etc....)

Dans le même temps, durant la crise sanitaire, l’entreprise a pu constater à quel point le fait de pouvoir réunir ses équipes en présentiel était important et avait parfois créé des difficultés dans une activité de conseil où le travail d’équipe est primordial. Cela a convaincu l’entreprise qu’elle tenait à conserver et à retrouver une vie d’entreprise avec un certain volume de présence au bureau des équipes.

Ainsi dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail, l'entreprise a souhaité mettre en place le télétravail de manière partielle et optionnelle, afin de favoriser un équilibre entre vie personnelle et travail.

L’entreprise a également été attentive aux attentes des collaborateurs qui ont été consultés sur le sujet et qui ont majoritairement exprimé leur souhait de mettre en place le télétravail de manière partielle.

C’est dans ces conditions que lors de la réunion du CSE du 26 mai 2021, la Direction a informé les élus qu’elle entendait négocier un accord d’entreprise sur le fondement de l’article L.2232-23-2° (entreprise de 11 à moins de 50 salariés) du code du travail afin d’organiser la mise en place du télétravail au sein de l’entreprise comme le prévoit l’article L.1222-9 du Code du travail.

Article 1. Champ d'application

Étant donné la typologie des différentes équipes et métiers qui composent l’entreprise, il a été décidé que l’ensemble des métiers d’Arcane pouvaient se pratiquer partiellement à distance.

Cet accord a vocation à s'appliquer à tous les collaborateurs d’Arcane qui composent l'entreprise à ce jour.

Afin que le recours au télétravail soit plus facilement accessible aux salariés bénéficiant d’une reconnaissance de travailleur handicapés, les parties conviennent qu’un entretien soit organisé avec chaque salarié disposant de ce statut et souhaitant télétravailler dans le cadre des dispositions prévues par le présent accord. Dans le cadre de cet entretien il sera envisagé les mesures permettant de faciliter son télétravail. Il pourra notamment être décidé la mise à disposition d’un second ordinateur afin d’éviter le transport de cet équipement entre leur domicile et le lieu de travail, la définition d’un nombre de jours de télétravail supérieur à la limite prévue par l’accord, la mise en place d’outil de travail spécifique à domicile.

Article 2. Formes de télétravail

Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Celui-ci est partiel, optionnel et est fixé à 8 jours maximum par mois.

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail de l’entreprise qui sont actuellement de 9h /9h30 à 18h/18h30.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 3. Critères d'éligibilité au télétravail

Comme préalablement évoqué dans l’article 1, il est défini que toutes les activités de l’entreprise peuvent être exercées à distance.

Tous les salariés en CDI ou en CDD sont éligibles à huit jours de télétravail par mois.

Pendant la période d’essai, la mise en place des huit jours de télétravail est soumise à la validation du manager qui évaluera si la personne a atteint l’autonomie qui le permet.

Cette condition a pour objectif de favoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs dans l’équipe, en effet ce temps est consacré à une grande part de formation et de rencontres avec de multiples interlocuteurs dans l’entreprise.

Article 3.1. Fixation et Caractère optionnel du télétravail

Pour l’ensemble des salariés, quel que soit le type de contrat qui les unit à l’entreprise, le télétravail partiel de 8 jours par mois demeure optionnel. Il est tout à fait possible de choisir de ne pas faire de télétravail.

Le télétravail repose sur la base du volontariat. Le salarié ne peut pas se voir imposer le télétravail par sa hiérarchie.

Les jours de télétravail sont à fixer librement et peuvent varier d’une semaine à l’autre.

Cependant pour une raison d’organisation, un manager peut fixer temporairement ou de manière permanente les jours consacrés au télétravail dans le mois.

Le manager peut suspendre le télétravail dans la situation ou collaborateur rencontre des difficultés dans son travail.

Article 3.2. Accès au télétravail durant un stage de niveau Master 1 ou 2

De par la typologie des métiers de l’entreprise, Arcane recrute en permanence des stagiaires de niveau Master 1 ou 2 issus de parcours Universitaires ou grandes écoles.

Les stagiaires sont des collaborateurs peu ou pas expérimentés et donc moins autonomes dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes.

Pour permettre un meilleur apprentissage et favoriser leur montée en compétence, le télétravail ne sera pas mis en place pour cette catégorie de collaborateurs.

Néanmoins, l'entreprise laissera à l’appréciation du manager de mettre en place le télétravail en cours de stage s’il juge qu’ils ont atteint un niveau de compétence suffisant et qu’ils souhaitent bénéficier de la flexibilité du travail à distance. (dans la limite de 8 jours par mois, selon les mêmes règles que pour un collaborateur en CDI ou CDD).

Article 3.3. Accès au télétravail durant un stage de niveau Licence, Bachelor ou inférieur

L’entreprise ne fait généralement pas appel à ce type de stage, cependant si cela devait arriver à l’avenir, l’entreprise considère que le faible niveau d’autonomie des stagiaires ne permettra pas la mise en place du télétravail.

Article 3.4. Accès au télétravail durant un contrat d’alternance. (professionnel ou apprentissage)

L’entreprise ne fait actuellement pas appel à ce type de contrat, cependant si cela devait arriver, la mise en place du télétravail serait possible à partir du niveau Master 1 et serait conditionnée par le rythme de l’alternance.

Si l’alternance est sur un rythme hebdomadaire (ex 2 jours école / 3 jours entreprise) la présence en entreprise doit être favorisée. Ils ne pourront donc pas bénéficier du télétravail.

Si l’alternance est sur un rythme mensuel (ex 1 semaine école, 3 semaines entreprise) la mise en place du télétravail sur la base d’un jour par semaine pourra se faire après validation du manager.

Article 3.5. Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur, en France ou à l'étranger.

En cas de suspension du télétravail, il est entendu que la notion de rattrapage des jours de télétravail non effectués n’intervient pas.

Le salarié n’a pas non plus de droit à un report de ses jours de télétravail en cas d’arrêt de travail ou de toute autre absence, rémunérée ou non, au cours d’un mois.

Le télétravail est possible 8 jours par mois si cela est compatible avec les impératifs et l’organisation de travail du collaborateur.

Article 4. Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Le salarié donne son accord concernant le principe de mise en œuvre du télétravail et les modalités de son organisation prévues au présent accord par la pose de ces jours de télétravail sur le planning de présence au bureau & Télétravail dans les conditions prévues à l’article 10 du présent accord.

Article 5. Modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise.

En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise, notamment le logiciel Harvest ou toute autre solution adoptée dans le futur pour le suivi du temps de travail.

Le télétravail ne doit pas, a fortiori, avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement à la Direction de l’entreprise et au télétravailleur, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des dispositions légales ou conventionnelles relatives au temps de travail et de repos

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors d’un entretien annuel

Article 6. Droit à la déconnexion et respect de la vie privée

Les parties signataires rappellent que les salariés bénéficient d'un droit individuel à la déconnexion.

Le télétravailleur se voit appliquer toutes les dispositions réglementaires relatives à la déconnexion.

Plus précisément les mesures suivantes sont mises en œuvre pour assurer le droit à la déconnexion des télétravailleurs :

• Ne pas répondre aux e-mails ou au téléphone en dehors des heures de travail.

• Plages horaires de travail fixes définies en article 2

• Désactivation des alertes sonores et visuelles d’arrivée d’un nouvel e-mail ou appel téléphonique.

Par ailleurs les mesures suivantes seront mises en œuvre pour assurer le respect de la vie privée des télétravailleurs :

• l’entreprise ne diffusera pas les coordonnées personnelles du télétravailleur,

• Lorsqu'est organisée une réunion à distance au moyen de l’outil informatique, le télétravailleur n’est pas dans l’obligation de faire fonctionner sa webcam. Il peut, s’il le souhaite, n’utiliser qu’un moyen de diffusion audio.

Article 7. Lieu du télétravail

Le télétravailleur devra affecter un espace à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance.

Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir notamment que :

• cet espace soit conforme aux règles d’hygiène et de sécurité applicable à tout travailleur,

• qu’il lui permettre de se consacrer à son activité lors de son temps de travail,

• que ce lieu possède une connexion internet de qualité suffisante pour effectuer des vidéoconférences et toute tâche nécessaire à son travail

• et que le salarié atteste la conformité des installations électriques de son domicile.

Le rythme de travail impose une présence au bureau de Paris. Les collaborateurs qui feraient le choix de résider en dehors du bassin d’emploi de l’entreprise doivent donc prendre leurs dispositions pour assurer ce temps de présence au bureau.

Article 8. Frais de déplacement

Dans le cas de figure où un collaborateur décide de vivre en dehors de la région Ile de France, il s’agit d’un choix personnel du salarié qui ne justifie pas le remboursement, par l’entreprise, des frais de déplacement, IDF<=> Région, occasionnés.

Le bassin d’emploi de l’entreprise étant l’Ile de France, l’entreprise ne prendra donc à sa charge que le remboursement à hauteur de 50% des transports en commun de cette zone, durant toute la semaine de travail.

En revanche, si un collaborateur résidant en région est amené à effectuer un déplacement pour un motif professionnel (visite de client, participation à un événement) dans une autre région, les frais de déplacements seront, bien sûr, pris en charge selon les règles du contrat de travail.

Article 9. Santé et sécurité au travail

Le télétravailleur est informé des règles de santé et de sécurité applicables et doit appliquer à son domicile les règles de santé et sécurité au travail qui s’appliquent en entreprise.

Si le salarié est victime d’un accident du travail, il doit en informer l’entreprise dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard, dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

En cas d’arrêt de travail prescrit par un médecin, le salarié doit informer sans délai l’entreprise et transmettre l’arrêt de travail dans un délai maximum de 48 heures.

Il est rappelé que l'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.

Article 10. Organisation du travail au bureau et visibilité sur la présence des équipes.

Afin de favoriser et faciliter la rencontre entre les collaborateurs et d’éviter l’isolement des collaborateurs, il est important pour chacun de savoir qui sera présent en temps réel afin de pouvoir collaborer ensemble, organiser des réunions, etc…

Chaque semaine les collaborateurs devront informer au préalable leurs jours télétravaillés. Au jour de la signature du présent accord, cette information sera réalisée via le planning de présence au bureau & télétravail.

L’entreprise peut cependant modifier unilatéralement cette modalité d’information, notamment par la mise en place d’une solution de gestion de la présence au bureau plus élaborée.

Article 11. Retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Dès lors que le télétravail au sein de l’entreprise repose sur le principe du volontariat de chaque collaborateur, (sous réserve des circonstances exceptionnelles prévues à l’article 14 du présent accord,) chaque collaborateur est libre de ne plus exécuter ses fonctions dans le cadre du télétravail.

Article 12. Équipements liés au télétravail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit, installe et entretient l’ordinateur portable nécessaire à l'exercice de l'activité en télétravail.

La conformité des installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité.

Le matériel fourni par l'entreprise restant la propriété de l’entreprise, il devra être restitué si le collaborateur cesse de télétravailler ou bien quitte l’entreprise.

Pendant la période de télétravail, le télétravailleur est tenu de travailler exclusivement sur l’ordinateur mis à disposition par la société. En dehors de l’usage de l’ordinateur, le télétravailleur pourra également utiliser son propre matériel.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement de son équipement de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise.

Article 13. Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation multirisque habitation couvrant son domicile.

Article 14. Circonstances exceptionnelles

Des circonstances exceptionnelles (telles que, notamment, une menace d'épidémie, un cas de force majeure, des intempéries, difficultés de transport, épidémie de pollution) peuvent temporairement rendre le télétravail nécessaire afin de permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de l’entreprise pour la seule durée des événements exceptionnels. Cet aménagement du poste de travail ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant l’accord du salarié.

Les modalités de recours au télétravail (durée, salariés concernés, matériel mis à disposition, etc.) sont fixées par la Direction de l’entreprise au regard de la situation rencontrée.

Les salariés sont informés par tout moyen de la mise en œuvre du télétravail au moins 3 jours à l’avance. Néanmoins, si la situation l’exige, l’entreprise ne sera pas dans l’obligation de respecter ce délai.

Article 15. Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Article 16. Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à le 6 septembre 2021 et conformément aux dispositions légales au plus tôt au lendemain de son dépôt à l’autorité administrative.

Article 17. Révision et dénonciation de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 1 an suivant sa prise d’effet.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent.

Article 18. Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires

Article 19.  Communication de l’accord

Le texte du présent accord sera tenu à disposition du personnel dans les locaux de l’établissement. Son existence figurera aux emplacements réservés au CSE sur le Drive HR.

Article 20. Dépôt de l’accord

Conformément aux articles L.2232-29-1 ; D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé :

• Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords », accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• Et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Paris

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Fait à Paris le 1er septembre 2021

En 2 exemplaires originaux

Pour l’entreprise Arcane

Monsieur XXXXXXXX

Pour le CSE

Monsieur YYYYYYYY

Elu titulaire du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles en faveur des membres du CSE