Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL INTEGRANT SON AVENANT N°1" chez BERNARD SERVICES (Siège)

XXXXXX

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ENTRE

La société XXXXXXX, enregistrée sous le n° SIREN XXXXXX dont le siège social est situé XXXXXXX, représentée par Monsieur XXXXXXX en sa qualité de Chef d’Etablissement, assisté de Madame XXXXXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,

ET

Les membres élus Titulaires du Comité Social et Economique de ladite société.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord définit les modalités d’exercice et d’application de la mise en place du télétravail au sein de la société XXXX.

La Direction et le Comité Social et Economique souhaitent mettre en place, tout en l’encadrant, la pratique du télétravail au sein de la société XXXX.

Le présent accord synthétise les recommandations applicables à l’ensemble des salariés afin d’assurer l’efficacité de ce mode de travail ainsi que les modalités selon lesquelles cette organisation sera possible.

Les parties prendront en outre les mesures qui s’imposent afin d’éviter tout risque de désociabilisation des télétravailleurs.

Le présent accord est d’application générale et s’inscrit dans le cadre strict du volontariat des salariés candidats au télétravail et de l’accord exprès de leur hiérarchie.

A noter que les dispositions du présent accord ne trouveront pas application en cas de force majeure, notamment en cas de confinement généralisé décidé par le Gouvernement.

Article 1

Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel Cadre et non Cadre de la société XXXX.

Article 2

Principe du volontariat

La demande de passage en télétravail est à l’initiative du salarié qui informe son responsable hiérarchique et son Responsable RH de son souhait par tout moyen.

Cette demande peut également émaner de l’employeur qui en informe le salarié, sans pour autant pouvoir le contraindre au télétravail.

Elle est suivie d’un entretien avec le supérieur hiérarchique, au cours duquel sont étudiés :

• La faisabilité d’un passage en télétravail

• les modalités et les conditions du passage éventuel en télétravail.

Que le télétravail soit possible ou non pour le collaborateur qui en fait la demande, ce dernier se verra remettre :

• soit un document actant et expliquant le refus du passage en télétravail

• soit un document actant les modalités précises du passage en télétravail

Dans le deuxième cas, les informations formalisées dans le document vaudront avenant temporaire au contrat de travail.

En aucun cas le passage au télétravail ne peut être subordonné à la modification d’autres éléments du contrat de travail.

Article 3

Principe de l’organisation du télétravail et de la cohésion d’équipe

4-1. PRINCIPE D’ORGANISATION

A une fréquence trimestrielle, chaque manager recevra les collaborateurs de son équipe qui le souhaitent, afin de définir ceux qui seront amenés à télétravailler le trimestre à venir.

En cas d’acceptation d’un mode d’organisation en télétravail, ce dernier sera possible :

• de 1 à 2 journées maximum par semaine

• de 0,5 journée à 1,5 journées maximum par semaine pour les collaborateurs dont l’organisation du travail est répartie sur 4,5 jours

Ces journées de télétravail pourront être fixes ou mobiles, à l’appréciation du manager.

Il est à noter que le télétravail n’est pas accessible :

• Aux collaborateurs qui ne travaillent qu’ 1 à 3 jours par semaine ou aux collaborateurs à temps partiel de moins de 80% pour des raisons évidentes de risque de désociabilisation.

• aux collaborateurs directement rattachés aux opérations et dont la présence physique sur les sites est indispensable.

• aux collaborateurs en contrat en alternance et aux stagiaires

Si les journées sont fixes, les jours de la semaine sont fixés par accord entre le salarié et sa hiérarchie. Ces journées devront être portées, par le collaborateur, dans son agenda électronique et dans MyRH.

Cependant, les jours ne sont pas figés et peuvent être modifiés si les besoins de l’entreprise le justifient (réunion collective, convention, urgence de travail collectif sur un dossier, remplacement, …).

Si les journées sont mobiles, elles devront être fixées avec le manager d’une semaine sur l’autre et être portées, par le collaborateur, dans son agenda électronique et dans MyRH. Elles ne devront, bien évidemment, pas être positionnées sur une journée au cours de laquelle une réunion est programmée.

Il est à noter que, par principe, le télétravail s’organise en jours et non en demi-journées.

Deux exceptions à ce principe :

• les collaborateurs dont l’organisation du travail est répartie sur 4,5 jours dans la semaine, à la condition que cette ½ journée coïncide avec la ½ journée de travail (ainsi, pas de travail sur site ce jour-là)

• les collaborateurs en déplacement en demi-journée pourront bénéficier d’½ journée de télétravail au lieu de revenir au siège.

En tout état de cause, chaque collaborateur devra être présent au minimum 3 jours par semaine au siège.

Le manager a la possibilité d’annuler sans délais toute journée programmée en télétravail au regard des nécessités du service.

En outre, les journées prévues en télétravail et non réalisées comme telles, ne peuvent pas être reportées.

4-2. COHESION D’EQUIPE

Le télétravail est organisé en fonction des nécessités de chaque service.

Ainsi, chaque manager doit organiser le télétravail de ses collaborateurs en veillant à ce qu’il y ait au moins une journée par semaine permettant de réunir l’équipe au sein des locaux habituels de travail.

Cette journée pourra être l’occasion de réunions et de travail en équipe, permettant de conserver la cohésion de son équipe.

Le manager peut librement refuser ou accepter les jours proposés par le collaborateur si ceux-ci ne correspondent pas à l’organisation qu’il souhaite mettre en place pour son service.

Article 4

Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail s’effectue au lieu de résidence déclarée par le salarié. Ce lieu est sous la responsabilité pleine et entière du collaborateur et est obligatoirement déclaré au service Ressources Humaines lors du passage en télétravail. Il sera rappelé dans le document actant du passage en télétravail qui sera remis au collaborateur.

En cas de changement de résidence, ce dernier s’engage à informer préalablement le service Ressources Humaines et à respecter les conditions préalables décrites ci-après.

Article 5

Collaborateurs pouvant bénéficier du télétravail

Pour être éligible au télétravail, il faut remplir toutes les conditions suivantes :

• Être titulaire d’un contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée à temps plein ou à temps partiel de plus de 80% réparti sur 4 ou 5 jours dans la semaine

• Justifier d’une ancienneté minimale de 6 mois dans le poste

• Occuper un poste dont l’exécution en télétravail permet le bon fonctionnement du service et de l’équipe de rattachement

• Disposer d’une capacité d’autonomie suffisante au poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pour exercer le télétravail

• Occuper un poste dont l’exécution est réalisable partiellement ou régulièrement à distance,

• Occuper un poste dont la nature ne requiert pas d’être exercé au sein de l’établissement, soit en raison des équipements utilisés, soit par une présence physique nécessaire.

• Répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre du télétravail, en particulier disposer d’un espace dédié et adapté à ce mode d’organisation, doté d’installations électriques conformes, assuré, et permettant une connexion internet haut débit.

Remarque : en cas de changement de fonction, la situation de télétravail prendra automatiquement fin. Une nouvelle demande sera donc à faire.

Article 6

Les principaux motifs de refus d’une demande de télétravail

Pourront être refusées, après examen, les demandes d’un salarié :

• dont les fonctions exigent une présence physique dans les locaux de l’entreprise,

• dont les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière du lieu habituel de travail,

• dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de données à caractère confidentiel,

• dont il ne peut être assuré que ces données seront protégées au regard notamment des normes applicables dans l’entreprise et des lois relatives à la RGPD

• faisant face à une impossibilité matérielle et / ou technique,

• qui ne dispose pas d’une capacité d’autonomie suffisante au poste occupé et qui a besoin d’un soutien managérial rapproché

• dont le service atteint la proportion limite de télétravailleurs pour son bon fonctionnement,

En cas de pluralité de demandes au sein d’un même service, et dès lors que la proportion limite serait atteinte, le manager pourra refuser une demande de télétravail en l’expliquant à son collaborateur.

Il est donc important de noter que, dans une même équipe, il pourra y avoir des collaborateurs qui ne bénéficieront d’aucun jour de télétravail, et d’autres qui pourront télétravailler jusqu’à 2 jours par semaine, selon les critères définis ci-dessus et l’appréciation du manager.

Article 7

Le télétravail en situation de force majeure

Pour mémoire, l’article L.1222-11 du Code du Travail introduit le recours ponctuel au télétravail : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l‘entreprise et garantir la protection des salariés ».

C’est la situation dans laquelle s’est trouvée la société XXXX lorsque la Gouvernement a annoncé, en urgence, le confinement total de la population, face à la crise sanitaire liée au COVID-19.

Dans ce cadre très particulier, le télétravail pourra s’exercer à 100%, en fonction des protocoles sanitaires nationaux et des postes occupés.

Chaque manager sera amené à définir les postes qui ne sont pas 100% télétravaillables.

Le manager pourra refuser la présence sur le lieu de travail, notamment :

• si le collaborateur est reconnu comme « personnes à risque »

• le niveau de contagion et de développement du virus

Article 8

Statut, droits et devoirs du télétravailleur

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent en permanence dans les locaux de l’entreprise.

Il a un accès identique aux informations, le même droit à la formation et au déroulement de carrière.

Le télétravailleur conserve son poste de travail au sein de l’établissement auquel il est rattaché.

Pour autant, le télétravailleur ne pourra se voir attribuer d’indemnité de transport pour les journées télétravaillées, celle-ci étant sans objet puisqu’il ne se déplacera pas.

Il est bien entendu que, pendant toutes les plages dédiées au télétravail, le salarié s’interdit de vaquer à des occupations personnelles, notamment de gérer la garde de ses enfants.

Article 9

Formalisation du télétravail

SIGNATURE COMMUNE D’UN DOCUMENT DE FORMALISATION VALANT AVENANT TEMPORAIRE AU CONTRAT DE TRAVAIL

Ce document, d’une durée de 3 mois, précise le nombre et les jours télétravaillés sur chaque semaine pour le trimestre à venir.

Il est, sur le principe, renouvelable pour 3 mois sous réserve de l’accord du manager.

Le renouvellement fera l’objet de la signature d’un nouveau document de formalisation.

Au moment de ce renouvellement, il est possible, tant à la demande du collaborateur qu’à celle du manager, si tant est qu’il y ait accord, de modifier les jours de télétravail. En cas de désaccord, les journées de télétravail sont fixées par le manager.

Ce document de formalisation précise également les plages de disponibilité professionnelle, l’adresse du télétravail, les conditions de réversibilité et le matériel mis à disposition.

MISE EN ŒUVRE ET TEMPS DE TRAVAIL

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans les mêmes conditions que s’il l’exerçait au sein de l’entreprise. Il inscrit son activité dans le cadre de la législation en vigueur, de la convention collective et, le cas échéant des accords ou chartes en vigueur au sein de la société.

Le travail à effectuer dans le cadre de télétravail est équivalent à celui attendu durant les périodes de travail au sein de l’entreprise.

Ainsi, le télétravail ne modifie en rien l’horaire habituel du collaborateur, ni son amplitude.

Ainsi, les plages horaires de disponibilité professionnelle sont précisées dans le document de formalisation.

Les journées télétravaillées ne peuvent pas donner lieu à des horaires excessifs : les dispositions relatives au temps de travail, temps de repos et droit à la déconnexion s’appliquent pendant les jours télétravaillés. La hiérarchie veille au strict respect de la durée maximale du travail.

REVERSIBILITE

Avant l’échéance trimestrielle prévue, l’employeur peut mettre fin à cette organisation, notamment si celle-ci affecte le service concerné ou si elle s’avère, à l‘usage, inadaptée aux fonctions du salarié, en respectant un délai de prévenance de 15 jours. Toutefois, si l’urgence ou une situation grave le justifie, un délai de prévenance de 48 heures pourra également être appliqué.

Enfin, ce délai peut être réduit et la réversibilité peut s’exercer sans attendre l’échéance de l’avenant au contrat de travail, sous condition d’un accord entre les deux parties.

Il est à noter qu’en cas de changement de poste, les conditions du télétravail telles que définies dans l’avenant devront être réexaminées et le télétravail pourra prendre fin, en respectant un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord entre les parties.

PRISE EN CHARGE DES COUTS DECOULANT DE L’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Les journées de télétravail étant limitées dans la semaine, le télétravailleur devra s’efforcer de faire certains travaux (notamment d’impression de documents) lorsqu’il sera sur son lieu de travail habituel, afin de limiter l’utilisation de son matériel personnel.

Pour autant, lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de :

• 5 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine.

• 10 € par mois pour un salarié effectuant deux journées de télétravail par semaine

Si à titre exceptionnel, un collaborateur est amené à télétravailler plus de 2 jours par semaine, le montant mensuel de l’allocation forfaitaire reste plafonné à 10€ par mois.

Il en est de même dans le cas de nouvelles mesures gouvernementales imposant le recours à plus de 2 jours télétravail par semaine.

Remarque : le télétravail ne s’effectue que sur la base du volontariat : cela signifie que le salarié a la possibilité de venir travailler dans les locaux de l’entreprise mais qu’il choisit lui-même de travailler à son domicile.

En conséquence de quoi, le présent accord exclut tout droit à une indemnité dite d’occupation du domicile.

Article 10

Entretien annuel

La situation de télétravail est examinée au cours de l’entretien annuel ; un bilan synthétique sur les conditions d’activité et la charge de travail est dressé. Il fait l’objet d’une formalisation écrite signée des deux parties.

Article 11

Organisation matérielle du télétravail

CHOIX ET MISE A DISPOSITION DE L’EQUIPEMENT INFORMATIQUE

Chaque télétravailleur est équipé soit d’un ordinateur portable, soit d’un boîtier PC fourni par l’entreprise, dont l’usage doit rester strictement professionnel. Personne d’autre que le salarié ne doit y avoir accès et les téléchargements d’applications non professionnelles sont strictement interdits.

Il dispose de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie décidée par l’employeur (téléphone portable ou Soft Phone sur le PC ou toute autre solution technique équivalente).

Il bénéficie d’une assistance technique adaptée de la part de la Direction des Systèmes d’Information du Groupe.

A ce titre, le collaborateur pourra être tenu de laisser l’accès à son domicile dans le cas où une intervention technique ne pouvant être réalisée autrement s’avérerait nécessaire.

En cas d’incident technique l’empêchant d’exercer normalement son activité, il doit en informer immédiatement sa hiérarchie qui décide des mesures appropriées pour la poursuite de l’activité.

Il doit faire les mises à jour, s’assurer que l’antivirus est actif, et signaler tout dysfonctionnement qui pourrait endommager le matériel mis à sa disposition.

Le choix de l’abonnement internet (ADSL, câble ou autre nouvelle technologie adaptée) et la conclusion du contrat avec le fournisseur d’accès relève de la responsabilité du salarié.

Le passage en télétravail est d’ailleurs subordonné à l’existence d’une installation internet offrant une fiabilité et un niveau de performance compatibles avec l’utilisation des applications dont le salarié a besoin dans le cadre de son activité. Le cas échéant, un test technique préalable pourra être effectué.

Enfin, le télétravailleur doit s’assurer que le matériel est entreposé dans un endroit sécuritaire (température, lieu de positionnement) et en est le garant.

CONFIDENTIALITE, PROTECTION DES DONNEES ET ARCHIVAGE

Le télétravailleur doit respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par le Groupe, notamment la charte d’utilisation des systèmes informatiques et les politiques de sécurité.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, s’interdire toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

Le télétravailleur s’engage à ne pas conserver, au lieu de résidence, de documents confidentiels, ni y entreposer de la documentation professionnelle.

Le salarié en situation de télétravail doit ainsi respecter l’ensemble des principes prévus dans la « Charte de bonne conduite pour l’usage des ressources informatiques et « le guide des bonnes pratiques sur les réseaux sociaux » en vigueur au sein de l’entreprise, ainsi que les règles de confidentialité fixées par l’entreprise, notamment en matière de RGPD (Règlement Européen sur la Protection des Données).

Le salarié en situation de télétravail portera également une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin…) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le salarié en situation de télétravail s’engage à n’utiliser le matériel mis à sa disposition qu’à des fins professionnelles dans le cadre de l’exercice de ses fonctions professionnelles.

A l’inverse, il est expressément rappelé que l’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur.

A ce titre, et notamment, la société s’engage à ne pas utiliser ni diffuser les coordonnées personnelles des télétravailleurs en interne ou en externe sans son autorisation expresse.

CONFORMITE DES INSTALLATIONS

Le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son poste de télétravail aux normes de sécurité.

ASSURANCES

Le salarié qui choisit de télétravailler doit déclarer sa nouvelle situation auprès de la compagnie d’assurance qui assure le lieu de résidence déclaré.

A la signature du document de formalisation, il fournit au service RH une attestation provenant de cet assureur, au titre de son assurance Multi Risques Habitation, indiquant la prise en compte de l’activité professionnelle au lieu de résidence.

Le cas échéant, le salarié s’engage à renouveler cette attestation auprès du service RH.

SANTE ET SECURITE

La société s’engage à ce que toutes les dispositions légales, conventionnelles et le cas échéant, celles prévues par un accord ou une charte d’entreprise, relatives à la santé et à la sécurité s’appliquent aux télétravailleurs.

Le télétravailleur doit travailler dans de bonnes conditions : température, ergonomie, bruit ambiant. Il s’engage à ce que les installations, câbles et autres n’entravent pas son passage.

COUVERTURE SOCIALE

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture sociale que s’il travaillait au sein de l’entreprise (maladie, accidents, remboursement frais de santé, prévoyance…).

Les accidents qui surviendraient aux télétravailleurs seront présumés d’origine professionnelle et déclarés comme tels, s’ils se produisent sur le lieu de résidence déclaré mentionné sur le document de formalisation, pendant les horaires de travail également mentionnés sur ledit document, et s’ils résultent de l’exercice de l’activité professionnelle habituelle.

Dans un tel cas, le salarié s’engage à fournir immédiatement au service RH les éléments nécessaires à l’établissement de la déclaration d’accident du travail.

Article 12

Suivi du dispositif de télétravail

Le suivi de la mise en application du présent accord sera fait avec le CSE de la société.

Le point sera fait au bout de 6 mois d’expérience.

Article 13

Durée – Date d’effet – Dénonciation – Révision – Dépôt et publicité

Le présent accord prend effet à compter de sa signature.

Il est conclu pour une durée de 3 ans.

Un avenant de reconduction pourra éventuellement être signé.

Sans signature d’avenant de reconduction, le télétravail ne sera plus autorisé.

Dans le cas où la législation relative à l’objet de cet accord serait modifiée, les signataires pourront se réunir pour envisager toute modification de celui-ci qui leur paraîtrait nécessaire et induite par ces modifications.

En outre, il pourra être dénoncé à tout moment par chacune des parties signataires (c’est-à-dire par l’employeur ou par un membre titulaire du CSE), sous réserve d’un préavis de 3 mois.

La dénonciation devra être notifiée à l’autre partie signataire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Un exemplaire du présent accord sera remis à chaque membre élu titulaire du CSE.

Il sera ensuite déposé sur le site teleaccord.

Fait à Bourg en Bresse, le ……….. en …. exemplaires

Pour la Direction

XXXXX XXXXXX

Chef d’Etablissement Directrice Ressources Humaines

Pour le Comité Social et Economique

Membres titulaires du CSE

Noms et prénoms	Signatures