Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement de la représentation du personnel" chez GIE GRAPE HOSPITALITY FRANCE (Siège)

Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement de la représentation du personnel

Comité Social et Economique Central (CSEC), Comités Sociaux et Economiques d’établissement (CSE), Représentants de Proximité (RP)

GIE Grape Hospitality France

Entre :

• Le G.I.E. Grape Hospitality dont le siège social est situé 4 avenue Morane Saulnier – 78140 Vélizy-Villacoublay, représenté par , Président Directeur Général et Laurence Caron, Directrice des Ressources Humaines

D’une part,

• La Fédération des Services CFDT, représentée par , Déléguée Syndicale Centrale

• La Fédération Générale des Travailleurs de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Secteurs Connexes FO, représentée par , Déléguée Syndicale Centrale

D’autre part,

Ci-après collectivement désignées les « Parties »,

Préambule

La direction et les partenaires sociaux mènent, depuis la création du GIE Grape Hospitality, un dialogue social nourri qui a d’ores et déjà abouti à plusieurs accords.

A la suite des ordonnances de septembre 2017, elles se sont rencontrées à plusieurs reprises afin de convenir du cadre le plus adapté au dialogue social.

La nouvelle architecture des instances représentatives du personnel ci-dessous définie permettra de le poursuivre et de le renforcer.

Les enjeux de l’organisation et du fonctionnement de la représentation du personnel sont de permettre de traiter les sujets au niveau adéquat en accord avec un principe de subsidiarité.

Les instances centrales traitent les enjeux liés à la stratégie de l’entreprise, alors que les instances locales sont en proximité des problématiques quotidiennes des salariés.

A travers cet accord, les parties souhaitent donc articuler au mieux les enjeux stratégiques et les enjeux de proximité.

Elles rappellent par ailleurs être attachées aux principes de loyauté et d’efficacité dans le dialogue social.

Article 1 : Champ d’application de l’Accord

Les dispositions du présent Accord s’appliquent à l’ensemble des salariés du G.I.E. Grape Hospitality.

Toute entrée d’une entreprise nouvelle ou établissement dans le périmètre du GIE a pour conséquence l’extension du champ d’application du présent accord, à compter de son adhésion.

En cas de sortie d’un établissement, membre du GIE Grape Hospitality, celui-ci sortira du champ d’application du présent accord.

Article 2 – Organisation de la représentation du personnel

Afin d’articuler au mieux stratégie et proximité, les parties conviennent de l’organisation suivante :

• Un CSE central et une Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) centrale

• Quatre CSE d’établissement, dont un avec une CSSCT

• Des représentants de proximité

Les parties conviennent que les sujets économiques, formation, logement et égalité professionnelle seront traitées en réunion plénière et ne nécessitent pas la constitution de commission.

1. Nombre et périmètre des établissements distincts

Afin de conserver un dialogue social efficient, de permettre à chaque salarié d’être couvert par un CSE d’établissement, il est convenu de la mise en place de 4 établissements au sein du GIE Grape Hospitality :

• Hôtel Mercure Lille Aéroport

• Hôtel Mercure Paris Roissy Charles de Gaulle

• Hôtel Novotel Lyon Bron

• Etablissement des hôtels de moins de 50 salariés

Chacun de ces établissements aura donc un Comité Social et Economique (CSE)

2. Durée des mandats

La durée des mandats des élus des CSE d’établissement est de 4 ans.

Les mandats des élus du CSE Central prennent fin en même temps que les mandats des élus des CSE d’établissement.

3. Date des élections

Les premières élections des CSE auront lieu en juin 2019. Les dates exactes seront précisées dans le protocole d’accord pré-électoral. Les élections des quatre CSE auront lieu aux mêmes dates.

Les différents mandats en cours sont prolongés ou raccourcis en conséquence.

4. Modalités du vote

En application de l’article R 2314-5 du code du travail, les parties s’accordent à avoir recours pour les élections des CSE au vote exclusivement électronique. Un cahier des charges est porté en annexe de cet accord.

5. Composition des CSE d’établissement

Les parties s’accordent sur l’objectif suivant qui devra être confirmé dans le cadre de la future négociation du protocole pré-électoral :

• Hôtel Mercure Lille Aéroport : 5 titulaires et 5 suppléants (entre 75 et 99 salariés)

• Hôtel Mercure Paris Roissy Charles de Gaulle : 4 titulaires et 4 suppléants (entre 50 et 74 salariés)

• Hôtel Novotel Lyon Bron : 4 titulaires et 4 suppléants (entre 50 et 74 salariés)

• Etablissement des hôtels de moins de 50 salariés : 12 titulaires et 12 suppléants (entre 1250 et 1499 salariés)

Chaque organisation syndicale représentative dans le périmètre du CSE d’établissement peut désigner un représentant syndical au CSE. Dans les établissements de moins de 300 salariés, le délégué syndical est, de droit, représentant syndical au CSE.

6. Composition du CSE Central

Compte tenu de l’existence de quatre établissements distincts, un CSE central est mis en place. La répartition des représentants du personnel sera proportionnelle au poids de chaque établissement dans l’effectif de la société.

7. Mise en place de représentants de proximité (RP)

Afin d’assurer des missions de proximité, les parties conviennent de la mise en place de représentants de proximité afin que tous les salariés aient un interlocuteur dans ou proche de son hôtel.

Article 3 - Le Comité social et économique central (CSEC)

Compte tenu de l’existence de quatre établissements distincts ayant chacun un CSE, il est mis en place un CSE central.

1. Composition

Le CSEC est composé d’une délégation de l’employeur, d’une délégation du personnel et de personnes qualifiées.

Le nombre d’élus titulaires et suppléants et la répartition des sièges est ainsi fixé :

Composition CSEC	Ouvriers et employés	Agents de maîtrise	Cadres
	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants
Mercure Lille Aéroport		1
Mercure Paris Roissy CDG		1
Novotel Lyon Bron	1
Hôtels « moins de 50 salariés »	3	3	1		1	1

Les membres du CSE central sont nécessairement désignés parmi les élus des CSE d’établissement selon les principes suivants :

• Les membres titulaires des CSE d’établissement peuvent être désignés titulaire ou suppléant au CSEC

• Les membres suppléants des CSE d’établissement ne peuvent être désignés que suppléants au CSE central

Cette désignation aura lieu lors de la première réunion suivant la proclamation des résultats des élections professionnelles.

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant au CSE central, choisi soit parmi les représentants de cette organisation au CSE d’établissement soit parmi les membres élus de ces comités.

Sont également participants, lorsque la réunion du comité porte sur la santé, la sécurité et les conditions de travail : le médecin du travail, l’agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L. 8112-1, l’agent des services de prévention de l'organisme de sécurité sociale. Ces personnes sont celles de l'établissement du siège de l'entreprise, le responsable technique/sécurité de l’entreprise.

3-2 Fonctionnement

Le CSE central est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de quatre collaborateurs.

Le CSEC se réunit deux fois par an. Il peut se réunir plus souvent si nécessaire.

Il est convoqué par le président au moins 8 jours avant la tenue de la réunion sauf urgence ou circonstances exceptionnelles.

L’ordre du jour est établi conjointement par le président et le secrétaire du comité. Il est communiqué ensuite aux membres du Comité et aux représentants syndicaux au moins 8 jours avant la tenue de la réunion.

3-3 Procès-Verbal

Les délibérations du CSEC sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire dans un délai d’un mois et communiqué à l'employeur et aux membres du CSEC.

Le procès-verbal rend compte :

- des avis émis par le comité à la demande de l'employeur, à chaque fois que la consultation du comité est prévue par la loi ;

- les résultats des votes organisés par le CSEC notamment dans le cadre des consultations obligatoires

- des informations communiquées par l'employeur au CSEC, à chaque fois que ces informations sont prévues par la loi ;

- des décisions prises par le comité dans le cadre de ses diverses attributions ou pour les besoins de son fonctionnement interne.

Il est souhaitable que le procès-verbal retrace aussi, sommairement et en toute impartialité l'ensemble des débats et des échanges de points de vue.

Il est possible de faire retranscrire intégralement les débats avec l'aide matérielle d'une personne extérieure au comité, ou en ayant recours à un prestataire de services chargé de retranscrire les enregistrements des débats si ceux-ci sont enregistrés. Dans ce cas, la prestation est prise en charge par le budget de fonctionnement du CSEC, un accord entre les quatre CSE étant préalablement nécessaire quant au financement de ce dit budget.

Le procès-verbal est adopté lors de la réunion suivante du CSEC. Le procès-verbal des réunions du CSEC peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité.

3-4 Consultations

Le CSEC est consulté à échéance régulière sur les trois thèmes et périodicité suivants :

• la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise est annuelle

• la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise est biennale. Un point d’avancement sur la déclinaison de la stratégie d’entreprise sera toutefois effectué lors de chaque CSEC.

• la consultation sur la politique sociale de l’entreprise est biennale. Un point d’avancement sur la déclinaison de la politique sociale sera toutefois effectué lors de chaque CSEC.

Les partenaires sociaux se réservent la possibilité de demander une expertise en amont de chaque consultation dans le respect des dispositions légales. Celle-ci sera soumise à discussion avec les membres du CSEC qui effectueront, dans ce cas, un vote. La consultation relative aux orientations stratégiques de l’entreprise est dans ce cas, financée, à hauteur de 20% par le budget de fonctionnement du CSEC. Dans ce cas, un accord entre les quatre CSE est préalablement nécessaire quant au financement de ce dit budget.

3-5 Commission santé, sécurité et conditions de travail du CSEC

Une commission santé, sécurité et conditions de travail est créée au sein du CSEC.

Composition :

• Un président

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant qui peut se faire assister par des membres de l’entreprise sans que le nombre total (incluant l’employeur ou son représentant) soit supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.

• 3 membres représentants du personnel dont au moins un représentant du second collège ou le cas échéant du troisième collège

Les personnes visées à l’article L 2314-3 peuvent participer aux réunions dans les conditions prévues à cet article.

Dans ce cas, sont invités aux réunions de la CSSCT :

• Le médecin du travail qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire

• Le responsable interne technique / sécurité

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail

• Les agents des services de préventions des organismes de sécurité sociale

Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSEC parmi ses membres par une résolution adoptée à la majorité des suffrages valablement exprimés par les membres titulaires présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. Le CSEC élira dans cette CSSCT centrale un représentant membre de la CSSCT de l’établissement regroupant les hôtels de moins de 50 salariés, sous réserve qu’il y en ait au moins un élu au CSEC.

Des membres titulaires ou suppléants du CSEC peuvent être désignés. Cette désignation a lieu lors de la première réunion du CSEC qui suivra la désignation de ses membres.

Ces membres sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres du CSE.

Attributions

Elle assure la coordination des travaux et réflexions des différents CSE d’établissement et du CSSCT dans les domaines relevant de sa compétence.

Elle prépare les propositions d’avis lorsque le CSEC est consulté dans le cadre de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail et notamment lors de la consultation relative à la politique sociale de l’Entreprise.

Modalités de fonctionnement

Secrétariat

Parmi les membres de la commission est désigné un secrétaire. La désignation est faite à la majorité des suffrages valablement exprimés par les membres titulaires présents. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé est élu.

Le secrétaire participe avec l’employeur ou son représentant à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions de la commission. Il établit les rapports et propositions après approbation par la majorité des membres de la commission, à destination du Président et du secrétaire du CSE.

Réunions

La commission se réunit une fois par an, le même jour et avant une des réunions du CSEC.

En cas de situation exceptionnelle, des réunions extraordinaires peuvent être organisées si nécessaire.

Les réunions ont lieu sur convocation du chef d’entreprise ou de son représentant. Elle est envoyée aux membres de la commission huit jours calendaires avant la réunion, par mail ou par courrier. L’ordre du jour est joint à cette convocation.

Article 4 - Les CSE d’établissement

4-1 Fonctionnement du CSE d’établissement

Les CSE d’établissement sont présidés par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs.

Les modalités de fonctionnement sont définies dans les règlements intérieurs des CSE d’établissement conformément aux principes définis ci-après.

4-2 Périodicité

Chaque CSE se réunit au minimum 10 fois dans l’année civile. Il peut se réunir pour une 11^ème réunion en tant que de besoin. C’est le cas notamment pour le CSE « Hôtels moins de 50 salariés ».

Le nombre de réunions pouvant se dérouler en visioconférence pourra atteindre le nombre de trois par année civile.

Un calendrier prévisionnel est transmis, par semestre, aux membres des CSE d’établissement. Il prévoit les réunions qui se dérouleront en visioconférence. Ce calendrier pourra être adapté en cas de besoin. A la fin de chaque réunion du Comité Social et Economique d’établissement, la date de la réunion suivante est confirmée.

4-3 Convocation, ordre du jour et déroulement de la réunion du CSE d’établissement

Le CSE d’établissement est convoqué par son Président 5 jours ouvrés avant et au plus tard 3 jours avant la tenue de la réunion, sauf urgence ou circonstances exceptionnelles.

L’ordre du jour est établi conjointement par le Président et le Secrétaire du Comité, (à l’exception de la première réunion qui suit l’élection).

Il comporte, chaque trimestre, un point sur la santé, sécurité et conditions de travail (et notamment un point spécifique sur les travaux de la Commission Santé, Sécurité et conditions de travail pour le CSE des hôtels de moins de 50 salariés).

L’ordre du jour est communiqué ensuite aux membres du Comité et aux Représentants syndicaux au moins 5 jours ouvrés avant et au plus tard 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion.

Les suppléants ne siègent pas de droit aux réunions des CSE ; ils sont cependant destinataires, à titre informatif, de la convocation et de l’ordre du jour remis aux titulaires afin d’anticiper au mieux un éventuel remplacement.

4-4 Procès-Verbal

Les délibérations du CSE sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire dans un délai de 15 jours (ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion) et communiqués à l'employeur et aux membres du comité.

Le procès-verbal rend compte :

- des avis émis par le comité à la demande de l'employeur, à chaque fois que la consultation du comité est prévue par la loi ;

- les résultats des votes organisés par le CSE pour l'adoption des résolutions et les désignations ;

- des informations communiquées par l'employeur au CSE, à chaque fois que ces informations sont prévues par la loi ;

- des décisions prises par le comité dans le cadre de ses diverses attributions ou pour les besoins de son fonctionnement interne.

Il est souhaitable que le procès-verbal retrace aussi, sommairement et en toute impartialité, l'ensemble des débats et des échanges de points de vue.

Il est possible de faire retranscrire intégralement les débats avec l'aide matérielle d'une personne extérieure au comité, ou en ayant recours à un prestataire de services chargé de retranscrire les enregistrements des débats si ceux-ci sont enregistrés. Dans ce cas, la prestation est prise en charge par le budget de fonctionnement du CSE concerné.

Le procès-verbal est adopté lors de la réunion suivante du CSE. Le procès-verbal des réunions du CSE peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité.

4-5 Absence d’un titulaire

Lorsque le titulaire ne peut participer à l’une des réunions du Comité, il fait appel au suppléant devant le remplacer ; il informe ensuite le président et le secrétaire de cette absence et indique sa présence et son nom avant la tenue de la réunion.

Le titulaire du CSE qui serait absent est remplacé par un suppléant élu et présenté sur la même liste syndicale que lui.

Il est donné priorité au suppléant de la même catégorie. Si un tel suppléant n’existe pas, c’est un suppléant de la même organisation syndicale mais d’une autre catégorie qui suppléera à l’absence.

A défaut d’un suppléant appartenant à la même organisation syndicale, le remplacement est alors assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation syndicale dans la même catégorie. Le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

Ce n’est qu’à défaut de candidat non élu appartenant à la même organisation syndicale que les autres suppléants sont sollicités.

Sera alors choisi le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix aux précédentes élections.

Ce principe de suppléance s’applique aux élus « sans étiquette ».

Lors de la première réunion de CSE suivant l’élection, un tableau des suppléances sera remis aux élus.

4-6 Commission santé, sécurité et conditions de travail

Une commission santé, sécurité et conditions de travail est créée au sein du CSE des hôtels de moins de 50 salariés.

Composition :

• Un président

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant qui peut se faire assister par des membres de l’entreprise sans que le nombre total (incluant l’employeur ou son représentant) soit supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.

• 4 membres représentants du personnel dont au moins un représentant du second collège ou le cas échéant du troisième collège

Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE parmi ses membres par une résolution adoptée à la majorité des suffrages exprimés des membres titulaires présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. Des membres titulaires ou suppléants du CSE peuvent être désignés ; il doit y avoir au moins un membre titulaire. Cette désignation a lieu lors de la première réunion du CSE après son élection.

Attributions

Les missions déléguées à la commission par le CSE sont les suivantes :

Toutes ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception du recours à toute expertise et des attributions consultatives.

La CSSCT est notamment chargée de préparer les délibérations du CSE d’établissement pour les domaines relevant de sa compétence.

Pour chacune des actions décrites ci-dessus, la commission établira par son secrétaire un rapport ou des propositions à l’attention des membres du CSE

Modalités de fonctionnement

Secrétariat

Parmi les membres de la commission est désigné un secrétaire, nécessairement membre titulaire du CSE. La désignation est faite à la majorité des suffrages valablement exprimés des membres de la commission. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé est élu.

Le secrétaire participe avec l’employeur ou son représentant à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions de la commission. Il établit les rapports et propositions après approbation par la majorité des membres de la commission, à destination du Président et du secrétaire du CSE.

Réunions

La commission se réunit une fois par trimestre.

En cas de situation exceptionnelle, des réunions extraordinaires peuvent être organisées si nécessaire.

Les réunions ont lieu sur convocation du chef d’entreprise ou de son représentant. Elle est envoyée aux membres de la commission trois jours calendaires avant la réunion, par mail ou par courrier. L’ordre du jour est joint à cette convocation.

Les personnes visées à l’article L 2314-3 peuvent participer aux réunions dans les conditions prévues à cet article.

Dans ce cas, sont invités aux réunions de la CSSCT :

• Le médecin du travail qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire

• Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail

• Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale

Articulation avec les missions des Représentants de Proximité

Le CSE de l’établissement regroupant les hôtels de moins de 50 salariés déterminera le rôle des représentants de proximité dans les domaines de la santé et des conditions de travail.

Il s’agira notamment d’organiser la répartition des inspections périodiques dans un souci d’efficacité.

La CSSCT coordonnera le travail et les remontées d’information des représentants de proximité sur ces sujets.

5 - Représentants de proximité

Afin de maintenir un dialogue de proximité, en complément des CSE, il a été convenu de mettre en place des représentants de proximité au sein de l’établissement regroupant les hôtels de moins de 50 salariés.

5-1 Périmètre de Mise en place

Les représentants de proximité couvrent le ou les hôtels existant dans les sites (villes / regroupement de villes) suivants :

• Roubaix et Tourcoing (2)

• Villeneuve d’Ascq (1)

• Valenciennes (1)

• Reims (2)

• Saint Avold (1)

• Metz (2)

• Thionville (1)

• Mulhouse (1)

• Besançon (2)

• Dijon (1)

• Macon (2)

• Grenoble (3)

• Marseille (1)

• Nimes (1)

• Narbonne (1)

• Lourdes (1)

• Sophia (2)

• Toulouse (2)

• Bordeaux (3)

• Limoges (1)

• Niort (1)

• Le Mans (2)

• Tours (2)

• Blois (1)

• Orléans (3)

• Fontainebleau (1)

• Evry et Le Coudray-Montceaux (3)

• Créteil (1)

• Villepinte (1)

• Cergy-Pontoise (1)

• Maffliers (1)

• Le Havre (1)

• Boulogne sur Mer (1)

• Annemasse (2)

• Annecy (1)

Le nombre de représentants est fixé à 35 pour 53 hôtels.

5-2 Modalités de désignation

Les membres du CSE seront les représentants de proximité des hôtels/site dans lesquels ils travaillent. En cas de pluralité d’élus CSE au sein du même site et en cas de désaccord entre eux, le représentant de proximité sera l’élu titulaire, et à défaut l’élu le plus âgé.

Par ailleurs, des représentants de proximité sont désignés pour les hôtels/villes non couverts par un membre du CSE. Un appel à candidature sera diffusé pour établir la liste des représentants, nécessairement salariés des hôtels non couverts.

Les représentants de proximité seront par la suite désignés par les membres du CSE par un vote en réunion plénière à la majorité des membres présents.

5-3 Attributions

Les représentants de proximité exercent les missions suivantes dans le périmètre de leur(s) établissement(s) :

• Faire remonter au Directeur d’établissement les questions individuelles des salariés dans le but de les traiter ;

• Participer/ effectuer les inspections en matière de santé et de sécurité, ou après un accident grave, ou un accident du travail ayant révélé un risque grave sur la base d’un modèle établi par le CSE

Le CSE pourra, ponctuellement, leur confier d’autres missions.

5-4 Durée du mandat et obligation de discrétion

Les représentants de proximité sont désignés pour une durée identique à celle des membres du CSE.

Les représentants de proximité sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur dont ils auraient eu connaissance dans le cadre de leurs missions.

5-5 Bilan et aménagements

La mise en place des représentants de proximité constitue une nouveauté, tant pour l’entreprise que pour les organisations syndicales.

Il est donc convenu de faire un bilan de la mise en place et du fonctionnement des représentants de proximité au cours du 1^er trimestre 2020.

En fonction des constats partagés suite à ce bilan, des aménagements relatifs au fonctionnement de l’institution pourront être apportées par la négociation et un éventuel avenant à cet accord.

6 – Les moyens

Accès aux informations

En début de mandature, les élus des CSE et du CSE central ainsi que les Représentants Syndicaux au CSE et au CSEC sont destinataires des identifiants et codes destinés à leur permettre d’accéder à la Base de Données Economiques et Sociales (BDES).

L’accès à la BDES, et en conséquence aux documents qu’elle contient, fait office de remise de l’information utile aux représentants du personnel lors de la mise en place des nouvelles instances ainsi que tout au long de la mandature.

Une formation relative à l’utilisation de la BDES sera dispensée, en début de mandature, par la Direction aux membres des Comités Sociaux et Economiques et du CSE Central.

Les informations contenues dans la BDES sont celles prévues par les dispositions légales. L’entreprise s’attachera à fournir les éléments de prospective sur deux ans dans la mesure du possible. Une alimentation au fil de l’eau sera effectuée sur ce sujet chaque fois que nécessaire. Par ailleurs, les suppléants au CSE et CSE central auront accès à la BDES.

Contribution de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles

La contribution globale annuelle de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles est égale à 0,30% de la masse salariale brute du GIE Grape Hospitality.

La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L 242-1 du Code de la sécurité sociale à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

Cette contribution est répartie entre les CSE d’établissements au prorata de leur masse salariale.

Contribution de l’employeur au titre du fonctionnement

La contribution globale annuelle de l’employeur au titre des budgets de fonctionnement est égale à 0,20% de la masse salariale brute.

La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L 242-1 du Code de la sécurité sociale à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

La libre circulation des membres élus et des représentants syndicaux des CSE

Pour l'exercice de leurs fonctions, les représentants du personnel peuvent circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés.

Afin que ces visites se déroulent dans les meilleures conditions, il est convenu que le représentant du personnel informe par tout moyen le Directeur de l’hôtel préalablement à sa venue (et au plus tard 24h avant) sauf circonstances exceptionnelles. Une fois sur place, il prévient le responsable de l’hôtel de sa présence.

Les locaux et l’affichage

L'employeur met à la disposition des membres de la délégation du personnel du CSE le local nécessaire pour leur permettre d'accomplir leur mission et, notamment, de se réunir.

Le CSE bénéficie d’un panneau d’affichage.

Affichage

Les PV des réunions de CSE et du CSEC sont portés à l’affichage sur les panneaux dédiés selon des modalités prévues dans le règlement intérieur du CSE et du CSEC.

Crédits d’heures

Les membres élus

Les membres élus titulaires des CSE d’établissement disposent d’un crédit d’heures de délégation déterminé conformément aux dispositions légales.

L’intention des parties dans le cadre de la négociation du futur protocole d’accord pré-électoral est d’aboutir aux crédits d’heures globaux mensuels par établissement à répartir entre les membres élus titulaires :

• Hôtel Mercure Lille Aéroport : 100 heures (soit 20h par titulaire)

• Hôtel Mercure Paris Roissy Charles de Gaulle : 80 heures (soit 20h par titulaire)

• Hôtel Novotel Lyon Bron : 80 heures (soit 20h par titulaire)

• Etablissement des hôtels de moins de 50 salariés : 432 heures (soit 36h par titulaire)

Par ailleurs, il est rappelé qu’aux termes de l’article L2315-11 :

« Est également payé comme temps de travail effectif le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique :

1° A la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue à l'article L. 4132-2 ;

2° Aux réunions du comité et de ses commissions, dans ce cas dans la limite d'une durée globale fixée par accord d'entreprise ou à défaut par décret en Conseil d'Etat ;

3° Aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;

Ce temps n'est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique. »

Les représentants syndicaux

Ils bénéficient du crédit d’heures prévu par les dispositions légales.

Les représentants de proximité

Les représentants de proximité également membres titulaires du CSE ne bénéficient pas de crédit d'heures supplémentaires.

Les représentants de proximité qui ne sont pas membres titulaires du CSE bénéficient d'un crédit de 2 heures par mois par hôtel pour exercer leurs missions. Ces heures ne sont pas cumulables d’un mois sur l’autre ni transférables à un autre représentant du personnel.

Information sur l’utilisation du crédit d’heures

L’utilisation de ce crédit d’heures de délégation se fait conformément aux dispositions légales.

Le représentant du personnel n'a pas à obtenir l'autorisation préalable de l'employeur avant d'utiliser ses heures de délégation et de s'absenter de son poste de travail ou même de l'entreprise en vue de l'exercice de ses fonctions représentatives.

Les crédits d’heures accordé ci-dessus est de plein-droit considéré comme du temps de travail effectif et payé à l’échéance normale.

Afin d'assurer la bonne marche de l'entreprise, et de comptabiliser les heures de délégation utilisées au cours du mois, il est convenu que le représentant du personnel informe l’employeur par mail avant de s'absenter de son poste de travail et de prendre ses heures de délégation.

L’information est transmise selon un délai de prévenance de 48 heures sauf cas d’urgence. Préalablement à l’absence, le collaborateur envoie donc un mail à son responsable hiérarchique et ce, sans que cela constitue pour autant une demande d’autorisation préalable.

Les déplacements des représentants du personnel

Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajets habituel, ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif.

Les frais de déplacements sont remboursés comme suit :

• Les déplacements les moins onéreux sont à privilégier.

• Les réservations pour le train et l’avion sont effectuées par le directeur de l’hôtel via l’outil de réservation mis à sa disposition

• Les véhicules personnels ne peuvent pas être utilisés au-delà d’un déplacement de 50 km. Au-delà, une location de véhicule doit être effectuée.

Afin d’éviter les déplacements, les représentants de proximité sur les sites multi hôtels utiliseront prioritairement les outils numériques mis à leur disposition.

La formation

La formation économique et santé/sécurité des membres des CSE d’établissement

Les membres titulaires des CSE d’établissement, élus pour la première fois, peuvent bénéficier d’une formation économique et santé/sécurité d’une durée maximale de 5 jours imputable sur le congé de formation économique, sociale et syndicale prévu par le Code du Travail ; elle intègre les connaissances nécessaires à la bonne gestion du CSSCT.

La direction s’engage à maintenir le salaire pendant la durée de la formation. En outre, la direction prend en charge les frais de déplacement et d’hébergement/restauration des élus. Le coût pédagogique de la formation est pris en charge sur le budget de fonctionnement des CSE d’établissement selon les règles et à hauteur des montants éventuellement définis par ces comités.

Les autres membres élus et représentants syndicaux des CSE peuvent également suivre cette formation au titre du congé de formation économique, sociale et syndicale dans les conditions prévues par la loi.

7. Modalités d’application de l’Accord

Entrée en vigueur – Durée – Opposabilité

Le présent Accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et prendra fin à l’échéance des mandats des membres du CSE sans aucune formalité et sans renouvellement tacite.

Dans les six mois précédant cette date, le G.I.E. Grape Hospitality et les organisations syndicales représentatives se rencontreront afin de négocier un éventuel renouvellement du présent accord et les adaptations nécessaires.

Révision de l’Accord

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un éventuel nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie sous réserve de remplir les conditions de validité posées par les articles L 2261-7-1 et suivants.

Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues par le code du travail.

Dépôt – Publicité de l’Accord

Conformément aux dispositions des articles L.2231-5, L.2231-6, L.2261-1, L.2262-8 et les articles D.2231-2 à D.2231-8 du Code du travail, l’Accord et ses annexes feront l’objet, après signature et notifications aux Organisations Syndicales signataires et non signataires, d’un dépôt au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent et à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi du lieu de signature de l’Accord, dans les conditions fixées par la loi et par décret.

Le présent Accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Action en nullité

Conformément aux dispositions de l’article L.2262-14 du Code du travail, toute action en nullité de tout ou partie de l’Accord doit, à peine d’irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :

- de la notification de l’Accord aux organisations disposant d’une section syndicale dans l’entreprise ;

- de la publication de l’accord prévue à l’article L.2231-5-1 dans tous les autres cas.

Fait à Vélizy-Villacoublay, le <date>

Pour la CFDT Pour FO

Pour le G.I.E Grape Hospitality

Annexe 

Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• Faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• Obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

1. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

2. Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote ;

  • L’expression du vote par les électeurs ;

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

  • L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

6. Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

8. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

9. Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :

• L'adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.

L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

10. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

11. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

5. Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service :

1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie

2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation

3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.