Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement de la représentation du personnel

Comité Social et Economique (CSE) et Représentants de Proximité (RP)

xxx – 2023/2027

Entre :

• Le xxx dont le siège social est situé 17 quai du Président Paul Doumer – 92400 Courbevoie, représenté par xxx, Président Directeur Général et xxx, Directrice des Ressources Humaines

D’une part,

• L’UNSA, représentée par xxx, Délégué Syndical Central,

• La Fédération Générale des Travailleurs de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Secteurs Connexes FO, représentée par xxx, Délégué Syndical Central

• La Fédération des Services CFDT représentée par xxx, Déléguée Syndicale Centrale

D’autre part,

Ci-après collectivement désignées les « Parties »,

Article 1 – Préambule

La direction et les partenaires sociaux mènent, depuis la création du xxx, un dialogue social nourri qui a abouti à de nombreux accords.

A la suite des ordonnances de septembre 2017, elles ont convenu du cadre du dialogue social et elles ont abouti à un premier accord, signé en 2019, organisant la représentation du personnel au sein du xxx.

Après quatre années de fonctionnement, les parties se sont vues à plusieurs reprises afin de faire le bilan du fonctionnement des instances de représentation du personnel et en tirer les conséquences dans le but d’en améliorer l’efficacité.

A l’issue de trois réunions de négociation qui se sont tenues les 22 mars, 12 et 19 avril 2023, et dans un souci de plus grande efficience, elles ont souhaité mettre en place une nouvelle architecture des instances représentatives du personnel.

Les enjeux de l’organisation et du fonctionnement de cette représentation du personnel sont de permettre de traiter les sujets au niveau adéquat en accord avec un principe de subsidiarité.

L’instance centrale unique traite les enjeux liés à la stratégie de l’entreprise et permet à l’ensemble des parties d’avoir un lieu de dialogue et d’échange unique ainsi qu’une vision globale de la marche de l’entreprise. Afin de renforcer ce dialogue central, les élus voient leurs moyens adaptés.

Le rôle des représentants de proximité est réaffirmé et renforcé afin de faire vivre au mieux et au plus près des réalités opérationnelles, cette institution.

A travers cet accord, les parties souhaitent donc articuler au mieux les enjeux stratégiques et les enjeux de proximité.

Elles rappellent par ailleurs être attachées aux principes de loyauté et d’efficacité dans le dialogue social.

Article 2 – Organisation de la représentation du personnel

Afin d’articuler au mieux stratégie, vision globale et proximité, les parties conviennent de l’organisation suivante :

• Un CSE et une Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) couvrant l’ensemble du GIE

• Des représentants de proximité dans les hôtels

Les parties conviennent que les sujets économiques, formation, logement et égalité professionnelle seront traitées en réunion plénière et ne nécessitent pas la constitution de commission.

1. Durée des mandats

La durée des mandats des élus du CSE est de 4 ans.

2. Date des élections

L’élection du CSE aura lieu le 9 novembre 2023 et en cas de second tour le 23 novembre 2023. Les dates seront reprécisées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Un accord négocié et signé concomitamment au présent accord, organise la prorogation des mandats actuels de quelques semaines afin qu’il n’y ait pas de période sans représentation du personnel.

3. Modalités du vote

En application de l’article R 2314-5 du code du travail, les parties s’accordent à avoir recours pour les élections du CSE au vote exclusivement électronique. Un cahier des charges est porté en annexe de cet accord. Les modalités détaillées du vote seront précisées dans le protocole pré-électoral.

4. Composition du CSE

Compte tenu des effectifs, les parties s’accordent sur l’objectif suivant qui devra être confirmé dans le cadre de la future négociation du protocole pré-électoral : 14 élus titulaires et 14 élus suppléants.

Les parties souhaitent en priorité renforcer les moyens accordés aux élus en augmentant le nombre d’heures dédiées à l’exercice des mandats.

Chaque organisation syndicale représentative dans le périmètre du CSE peut désigner un représentant syndical au CSE.

5. Mise en place de représentants de proximité (RP)

Afin d’assurer des missions de proximité, les parties conviennent de la mise en place de représentants de proximité afin que tous les salariés aient un interlocuteur dans ou proche de son hôtel.

Article 3 – Le fonctionnement du CSE

3-1 Fonctionnement du CSE

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs.

Les modalités de fonctionnement sont définies dans le règlement intérieur conformément aux principes définis ci-après.

3-2 Périodicité

Le CSE se réunit 10 fois dans l’année civile. Il peut se réunir pour une 11^ème réunion en tant que de besoin.

Quatre réunions se dérouleront en présentiel, les autres réunions se déroulant en distanciel.

Un calendrier prévisionnel est transmis, par semestre, aux membres du CSE. Il prévoit les réunions qui se dérouleront en présentiel. Ce calendrier pourra être adapté en cas de besoin. A la fin de chaque réunion du Comité Social et Economique, la date de la réunion suivante est confirmée.

3-3 Convocation, ordre du jour et déroulement de la réunion du CSE

Le CSE est convoqué par son Président au moins 5 jours ouvrés avant la tenue de la réunion, sauf urgence ou circonstances exceptionnelles.

L’ordre du jour est établi conjointement par le Président et le Secrétaire du Comité, (à l’exception de la première réunion qui suit l’élection).

Il comporte, chaque trimestre, un point sur la santé, sécurité et conditions de travail (et notamment un point spécifique sur les travaux de la Commission Santé, Sécurité et conditions de travail).

L’ordre du jour est communiqué aux membres du Comité et aux Représentants syndicaux au plus tard 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion.

Les suppléants ne siègent pas de droit aux réunions des CSE ; ils sont cependant destinataires, à titre informatif, de la convocation et de l’ordre du jour remis aux titulaires afin d’anticiper au mieux un éventuel remplacement.

3-4 Procès-Verbal

Les délibérations du CSE sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire dans un délai de 15 jours et communiqués à l'employeur et aux membres du comité.

Le procès-verbal rend compte :

• des avis émis par le comité à la demande de l'employeur, à chaque fois que la consultation du comité est prévue par la loi ;

• des résultats des votes organisés par le CSE pour l'adoption des résolutions et des désignations

• des informations communiquées par l'employeur au CSE, à chaque fois que ces informations sont prévues par la loi ;

• des décisions prises par le comité dans le cadre de ses diverses attributions ou pour les besoins de son fonctionnement interne.

Il est souhaitable que le procès-verbal retrace aussi, sommairement et en toute impartialité, l'ensemble des débats et des échanges de points de vue.

Il est possible de faire retranscrire intégralement les débats avec l'aide matérielle d'une personne extérieure au comité, ou en ayant recours à un prestataire de services chargé de retranscrire les enregistrements des débats si ceux-ci sont enregistrés. Dans ce cas, la prestation est prise en charge par le budget de fonctionnement du CSE.

Le procès-verbal est adopté lors de la réunion suivante du CSE. Le procès-verbal des réunions du CSE doit, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l'entreprise par la direction des ressources humaines, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité.

3-5 Absence d’un titulaire

Lorsqu’un titulaire ne peut participer à l’une des réunions du Comité, il informe le président et le secrétaire ; le titulaire fait appel au suppléant devant le remplacer et indique sa présence et son nom avant la tenue de la réunion au secrétaire qui l’indique sur l’ordre du jour.

Le titulaire du CSE qui serait absent est remplacé par un suppléant élu et présenté sur la même liste syndicale que lui.

Il est donné priorité au suppléant de la même catégorie. Si un tel suppléant n’existe pas, c’est un suppléant de la même organisation syndicale mais d’une autre catégorie qui suppléera à l’absence.

A défaut d’un suppléant appartenant à la même organisation syndicale, le remplacement est alors assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation syndicale dans la même catégorie. Le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

Ce n’est qu’à défaut de candidat non élu appartenant à la même organisation syndicale que les autres suppléants sont sollicités.

Sera alors choisi le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix aux précédentes élections.

Ce principe de suppléance s’applique aux élus « sans étiquette ».

Lors de la première réunion de CSE suivant l’élection, un tableau des suppléances sera remis aux élus.

3-6 Consultations

Le CSE est consulté à échéance régulière sur les trois thèmes et périodicité suivants :

• la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise est annuelle

• la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise est biennale. Un point d’avancement sur la déclinaison de la stratégie d’entreprise sera toutefois effectué chaque année lors d’une réunion de CSE.

• la consultation sur la politique sociale de l’entreprise est biennale. Un point d’avancement sur la déclinaison de la politique sociale sera toutefois effectué chaque année lors d’une réunion du CSE.

Les partenaires sociaux se réservent la possibilité de demander une expertise en amont de chaque consultation dans le respect des dispositions légales. Celle-ci sera soumise à discussion avec les membres du CSE qui effectueront, dans ce cas, un vote. La consultation relative aux orientations stratégiques de l’entreprise est dans ce cas, financée, à hauteur de 20% par le budget de fonctionnement du CSE.

4- Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Une commission santé, sécurité et conditions de travail est créée au sein du CSE.

Composition :

• Un président

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant qui peut se faire assister par des membres de l’entreprise sans que le nombre total (incluant l’employeur ou son représentant) soit supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.

• 9 membres représentants du personnel dont au moins un représentant du second collège ou le cas échéant du troisième collège

• Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE parmi ses membres par une résolution adoptée à la majorité des suffrages exprimés des membres titulaires présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. Des membres titulaires ou suppléants du CSE peuvent être désignés ; il doit y avoir au moins un membre titulaire. Cette désignation a lieu lors de la première réunion du CSE après son élection.

Attributions

Les missions déléguées à la commission par le CSE sont les suivantes :

Toutes ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception du recours à toute expertise et des attributions consultatives. Une attention particulière sera portée aux accidents de travail nécessitant un arrêt de travail conséquent ou ayant fait l’objet d’une situation préoccupante/particulièrement grave.

La CSSCT est notamment chargée de préparer les délibérations du CSE pour les domaines relevant de sa compétence.

Pour chacune des actions décrites ci-dessus, la commission établira par son secrétaire un rapport ou des propositions à l’attention des membres du CSE.

Modalités de fonctionnement

Secrétariat

Parmi les membres de la commission est désigné un secrétaire, nécessairement membre titulaire du CSE. La désignation est faite à la majorité des suffrages valablement exprimés des membres de la commission. En cas d’égalité, le candidat le plus âgé est élu.

Le secrétaire participe avec l’employeur ou son représentant à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions de la commission. Il établit les rapports et propositions après approbation par la majorité des membres de la commission, à destination du Président et du secrétaire du CSE.

Réunions

La commission se réunit une fois par trimestre.

En cas de situation exceptionnelle, des réunions extraordinaires peuvent être organisées si nécessaire.

Les réunions ont lieu sur convocation du chef d’entreprise ou de son représentant. Elle est envoyée aux membres de la commission trois jours calendaires avant la réunion, par mail ou par courrier. L’ordre du jour est joint à cette convocation.

Les personnes visées à l’article L 2314-3 peuvent participer aux réunions dans les conditions prévues à cet article.

Dans ce cas, sont invités aux réunions de la CSSCT :

• Le médecin du travail qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire

• Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail

• Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale

Articulation avec les missions des Représentants de Proximité

Le CSE déterminera le rôle des représentants de proximité dans les domaines de la santé et des conditions de travail.

Il s’agira notamment d’organiser la répartition des inspections périodiques dans un souci d’efficacité.

La CSSCT coordonnera le travail et les remontées d’information des représentants de proximité sur ces sujets.

5 - Représentants de proximité

Afin de maintenir un dialogue de proximité, en complément du CSE, il a été convenu de mettre en place des représentants de proximité au sein du GIE Grape Hospitality.

5-1 Périmètre de mise en place

Les représentants de proximité couvrent le ou les hôtels existant dans les sites (villes / regroupement de villes) suivants (entre parenthèses, le nombre d’hôtels) :

• Lyon (1)

• Le Coudray Montceaux (1)

• Maffliers (1)

• Lille Aéroport (1)

• Roissy (1)

• Roubaix et Tourcoing (2)

• Villeneuve d’Ascq (1)

• Valenciennes (1)

• Reims (3)

• Saint Avold (1)

• Metz (2)

• Thionville (2)

• Mulhouse (1)

• Besançon (2)

• Dijon (1)

• Macon (2)

• Grenoble (3)

• Marseille (1)

• Nîmes (1)

• Narbonne (1)

• Lourdes (1)

• Sophia (2)

• Toulouse (2)

• Bordeaux (3)

• Limoges (1)

• Niort (1)

• Le Mans (2)

• Tours (2)

• Blois (1)

• Orléans (3)

• Fontainebleau (1)

• Evry (2)

• Créteil (1)

• Villepinte (1)

• Cergy-Pontoise (1)

• Le Havre (3)

• Boulogne sur Mer (1)

• Annemasse (2)

• Annecy (1)

• Saint Gratien (1)

• Evreux (1)

• Melun (2)

• Nantes (2)

Le nombre de représentants est fixé à 43 pour 66 hôtels.

5-2 Modalités de désignation

Les membres du CSE seront les représentants de proximité des hôtels/site dans lesquels ils travaillent. En cas de pluralité d’élus CSE au sein du même site et en cas de désaccord entre eux, le représentant de proximité sera l’élu titulaire, et à défaut l’élu le plus âgé.

Par ailleurs, des représentants de proximité sont désignés pour les hôtels/villes non couverts par un membre du CSE. Un appel à candidature sera diffusé pour établir la liste des représentants, nécessairement salariés des hôtels non couverts.

Les représentants de proximité seront par la suite désignés par les membres du CSE par un vote en réunion plénière à la majorité des membres titulaires présents.

5-3 Attributions

Les représentants de proximité exercent les missions suivantes dans le périmètre de leur(s) établissement(s) :

• Faire remonter au Directeur d’établissement les questions individuelles des salariés dans le but de les traiter ;

• Participer aux/ Effectuer les inspections en matière de santé et de sécurité, ou après un accident grave, ou un accident du travail ayant révélé un risque grave sur la base d’un modèle établi par la CCSCT et validé par le CSE.

• Etre informé des accidents de travail

Le CSE fournira aux représentants de proximité un modèle leur permettant d’effectuer les inspections en matière de santé et sécurité. Ce document sera diffusé au cours du 1^er semestre 2024.

Par ailleurs, le CSE mettra en place un outil de suivi afin de s’assurer que des réunions entre les représentants de proximité et les directions locales se sont bien tenues régulièrement et que les inspections en matière de santé et sécurité sont bien réalisées.

Chaque trimestre, un point « suivi du fonctionnement des représentants de proximité » sera inscrit à l’ordre du jour d’une réunion de CSE.

Le CSE pourra, ponctuellement, confier d’autres missions aux représentants de proximité.

Enfin, un représentant de proximité, non membre du CSE, sera invité à chaque réunion du CSE. Ce sera un représentant différent à chaque réunion.

5-4 Durée du mandat et obligation de discrétion

Les représentants de proximité sont désignés pour une durée identique à celle des membres du CSE.

Les représentants de proximité sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur dont ils auraient eu connaissance dans le cadre de leurs missions.

6 – Les moyens

Accès aux informations

En début de mandature, les élus du CSE ainsi que les Représentants Syndicaux au CSE sont destinataires des identifiants et codes destinés à leur permettre d’accéder à la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE).

L’accès à la BDESE, et en conséquence aux documents qu’elle contient, fait office de remise de l’information utile aux représentants du personnel lors de la mise en place des nouvelles instances ainsi que tout au long de la mandature.

Une formation relative à l’utilisation de la BDESE sera dispensée, en début de mandature, par la Direction aux membres du CSE.

Les informations contenues dans la BDESE sont celles prévues par les dispositions légales. L’entreprise s’attachera à fournir les éléments de prospective sur deux ans dans la mesure du possible. Une alimentation au fil de l’eau sera effectuée sur ce sujet chaque fois que nécessaire. Par ailleurs, les suppléants au CSE auront accès à la BDESE.

Contribution de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles (ASC)

La contribution globale annuelle actuelle de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles est égale à 0,30% de la masse salariale brute du GIE Grape Hospitality.

La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L 242-1 du Code de la sécurité sociale à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

Contribution de l’employeur au titre du fonctionnement

La contribution globale annuelle de l’employeur au titre des budgets de fonctionnement est égale à 0,20% de la masse salariale brute.

La masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L 242-1 du Code de la sécurité sociale à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

Transfert des reliquats de budgets

Le CSE peut décider par une délibération à la majorité des membres présents de transférer une partie du reliquat de budget des ASC vers le budget de fonctionnement et une partie du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget des ASC dans les conditions fixées respectivement par les articles R. 2312-51, R. 2315-31-1 et L. 2315-61 du code du travail.

La libre circulation des membres élus et des représentants syndicaux du CSE

Pour l'exercice de leurs fonctions, les représentants du personnel élus et les représentants syndicaux au CSE peuvent circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés.

Les représentants de proximité qui ne sont pas membres du CSE bénéficient de cette liberté de circulation dans le périmètre de leur mandat (hôtel ou regroupement géographique d’hôtels)

Afin que ces visites se déroulent dans les meilleures conditions, il est convenu que le représentant du personnel informe par tout moyen le Directeur de l’hôtel préalablement à sa venue (et au plus tard 24h avant) sauf circonstances exceptionnelles. Une fois sur place, il prévient le responsable de l’hôtel de sa présence.

Les locaux et l’affichage

L'employeur met à la disposition des membres de la délégation du personnel du CSE le local nécessaire pour leur permettre d'accomplir leur mission et, notamment, de se réunir.

Le CSE bénéficie d’un panneau d’affichage dans chaque établissement.

Affichage

Les PV des réunions de CSE sont portés à l’affichage sur les panneaux dédiés selon des modalités prévues dans le règlement intérieur du CSE.

Crédits d’heures

Les membres élus

Les membres élus titulaires du CSE disposent d’un crédit d’heures de délégation déterminé conformément aux dispositions légales.

L’intention des parties dans le cadre de la négociation du futur protocole d’accord pré-électoral est d’aboutir au crédit d’heures global mensuel suivant à répartir entre les membres élus titulaires : 532 heures (soit 38h par titulaire)

Par ailleurs, il est rappelé qu’aux termes de l’article L2315-11 :

« Est également payé comme temps de travail effectif le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique :

1° A la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue à l'article L. 4132-2 ;

2° Aux réunions du comité et de ses commissions, dans ce cas dans la limite d'une durée globale fixée par accord d'entreprise ou à défaut par décret en Conseil d'Etat ;

3° Aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;

Ce temps n'est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique. »

Les représentants syndicaux

Ils bénéficient du crédit d’heures prévu par les dispositions légales.

Les représentants de proximité

Les représentants de proximité également membres titulaires du CSE ne bénéficient pas de crédit d'heures supplémentaires.

Les représentants de proximité qui ne sont pas membres titulaires du CSE bénéficient d'un crédit de 2 heures par mois et par hôtel de leur périmètre pour exercer leurs missions. Ces heures ne sont pas cumulables d’un mois sur l’autre ni transférables à un autre représentant du personnel.

Si un représentant du personnel est absent plus d’un mois calendaire, il est remplacé : le CSE désignera ce remplaçant en privilégiant les membres du CSE.

Information sur l’utilisation du crédit d’heures

L’utilisation de ce crédit d’heures de délégation se fait conformément aux dispositions légales.

Le représentant du personnel n'a pas à obtenir l'autorisation préalable de l'employeur avant d'utiliser ses heures de délégation et de s'absenter de son poste de travail ou même de l'entreprise en vue de l'exercice de ses fonctions représentatives.

Le crédit d’heures accordé ci-dessus est de plein-droit considéré comme du temps de travail effectif et payé à l’échéance normale.

Afin d'assurer la bonne marche de l'entreprise, et de comptabiliser les heures de délégation utilisées au cours du mois, il est convenu que le représentant du personnel informe l’employeur par mail avant de s'absenter de son poste de travail et de prendre ses heures de délégation.

L’information est transmise selon un délai de prévenance de 48 heures sauf cas d’urgence. Préalablement à l’absence, le collaborateur envoie donc un mail à son responsable hiérarchique et ce, sans que cela constitue pour autant une demande d’autorisation préalable.

Les déplacements des représentants du personnel

Lorsque le temps de déplacement nécessaire pour se rendre à une réunion organisée à l’initiative de la Direction dépasse le temps de trajet habituel, ce dépassement est considéré comme du temps de travail effectif.

Les frais de déplacements sont remboursés comme suit :

• Les déplacements les moins onéreux et les plus écologiques sont à privilégier.

• Les réservations pour le train et l’avion sont effectuées par le directeur de l’hôtel via l’outil de réservation mis à sa disposition

• Les véhicules personnels ne peuvent pas être utilisés au-delà d’un déplacement de 50 km. Au-delà, une location de véhicule doit être effectuée et le co-voiturage est impérativement à privilégier.

Afin de limiter les déplacements, les représentants de proximité sur les sites multi hôtels utiliseront prioritairement les outils numériques mis à leur disposition. En cas de déplacement nécessaire, les frais seront pris en charge par l’entreprise selon les modalités précisées ci-dessus.

La formation

Le temps consacré aux formations des membres du CSE (formation économique et formation santé et sécurité) est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.

La direction s’engage à maintenir le salaire pendant la durée de la formation. En outre, la direction prend en charge les frais de déplacement et d’hébergement/restauration des élus dans les limites réglementaires ou conformément à la politique de l’entreprise.

La formation économique des membres titulaires du CSE

Elle sera organisée au plus tard en mai 2024.

Les membres titulaires du CSE élus pour la première fois ou qui, élus une seconde fois, n’ont pas encore bénéficié de ce stage, bénéficient, dans les conditions et limites prévues à l'article L. 2145-11, d'un stage de formation économique.

Le stage de formation économique des titulaires du CSE est d'une durée maximale de 5 jours. En outre, la durée de cette formation est imputée sur la durée du congé de formation économique, sociale, environnementale et syndicale prévu aux articles L. 2145-5 et suivants du Code du Travail.

Le financement de la formation est pris en charge par le comité social et économique.

La formation santé/sécurité des membres du CSE

Par ailleurs, les membres de la délégation du personnel du CSE et le référent harcèlement bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, dans des conditions déterminées par les articles R. 2315-9 et suivants du Code du Travail. La formation est d'une durée minimale de 5 jours lors du premier mandat des membres de la délégation du personnel. En cas de renouvellement de ce mandat, la formation est d'une durée minimale :

• de 3 jours pour chaque membre de la délégation du personnel, quelle que soit la taille de l'entreprise

• de 5 jours pour les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail dès lors que le GIE emploie au moins trois cents salariés.

Le financement de la formation santé et sécurité est pris en charge par l'employeur dans des conditions prévues par les articles R. 2315-20 et suivants du Code du Travail.

La formation des Représentants de proximité

Enfin, la Direction s’engage à ce que les représentants de proximité soient formés sur leurs rôles et responsabilités avant le 31 mai 2024.

7. Modalités d’application de l’Accord

Entrée en vigueur – Durée – Opposabilité

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et prendra fin à l’échéance des mandats des membres du CSE sans aucune formalité et sans renouvellement tacite.

Dans les six mois précédant cette date, le G.I.E. Grape Hospitality et les organisations syndicales représentatives se rencontreront afin de négocier un éventuel renouvellement du présent accord et les adaptations nécessaires.

Révision de l’Accord

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un éventuel nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie sous réserve de remplir les conditions de validité posées par les articles L 2261-7-1 et suivants.

Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues par le code du travail.

Dépôt – Publicité de l’accord

Conformément aux dispositions des articles L.2231-5, L.2231-6, L.2261-1, L.2262-8 et les articles D.2231-2 à D.2231-8 du Code du travail, l’Accord et ses annexes feront l’objet, après signature et notifications aux Organisations Syndicales signataires et non signataires, d’un dépôt au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent et à la DRIEETS du lieu de signature de l’accord, dans les conditions fixées par la loi et par décret.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Action en nullité

Conformément aux dispositions de l’article L.2262-14 du Code du travail, toute action en nullité de tout ou partie de l’Accord doit, à peine d’irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :

- de la notification de l’accord aux organisations disposant d’une section syndicale dans l’entreprise ;

- de la publication de l’accord prévue à l’article L.2231-5-1 dans tous les autres cas.

Fait à Courbevoie, le 4 mai 2023

Pour l’UNSA

xxx

Pour la CFDT Pour FO

xxx xxx

Pour le G.I.E xxx

xxx xxx

Annexe 

Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique

1. Fonctionnalités attendues du système électronique 15

1.1. La phase pré-électorale 15

1.2. La phase électorale 17

1.3. La phase post-électorale 18

2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique 19

2.1. Obligations de confidentialité et de sécurité 20

2.2. Obligations relatives aux traitements informatiques 20

2.3. Expertise indépendante 20

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique 21

3.1. Documentation fournie et formation dispensée 21

3.2. Cellule d'assistance technique 21

Fonctionnalités attendues du système électronique

Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :

• La phase pré-électorale ;

• La phase électorale ;

• La phase post-électorale.

  1. La phase pré-électorale

Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.

Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système.

Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :

• La gestion du calendrier électoral

• La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1^er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2^nd tour de l’élection le cas échéant ;

• Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE.

• Le paramétrage des éléments clés de l’élection

Ce qui recouvre notamment :

• Les renseignements administratifs relatifs à l’entreprise ;

• La définition du cadre de l’élection (unité économique et sociale, entreprise, établissement distinct) ;

• Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;

• La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;

• La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;

• La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;

• Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ;

• Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.).

• La génération d’un projet de Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après désigné « PAP »)

• La génération par le système d’un projet de PAP tenant compte des éléments renseignés par l’organisateur de l’élection sur la plateforme de paramétrage ;

• La mise à jour automatique du projet de PAP en fonction des éléments modifiés sur la plateforme de paramétrage.

• La gestion de la liste électorale

• L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;

• Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ;

• Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;

• L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.

• La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.

• La gestion des listes de candidats 

• La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents propagandes électorales ;

• Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;

• Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son ancienneté à la date du 1^er tour ;

• La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ;

• Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat, le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants. 

• La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;

• Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande.

• La gestion des bureaux de vote

• La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ;

• Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;

• Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;

• Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.

• Contrôle des listes électorales par les électeurs

Chaque salarié figurant dans la liste électorale recevra un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie.

• Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables

• Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;

• Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;

• Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;

• La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible est précisée dans le paramétrage de l’élection.

  2. La phase électorale

Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

• Connexion sécurisée des électeurs

• A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;

• Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;

• Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».

• Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur.

• Information et relance des électeurs au cours de l’élection

Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :

• Les informant des dates des élections ;

• Les informant de l’ouverture du vote ;

• Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.

• Vote de l’électeur

• Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.

• Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :

  • L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ;

  • Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;

  • L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ;

  • L’électeur pourra voter blanc.

• Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;

• Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;

• L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.

• Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote

• Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;

• Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;

• Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.

  3. La phase post-électorale

Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir :

• Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats

Plus précisément, il permettra :

• D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;

• Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;

• Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :

  • Au calcul du quorum ;

  • L’attribution des sièges aux différentes listes ;

  • La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;

  • Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2^nd tour ;

  • Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1^er tour.

• Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ;

• D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;

• L’accès à la feuille d’émargement.

• Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote

L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.

• Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme WeChooz

• Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;

• Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.

• Initialisation du 2^nd tour si nécessaire :

Le système devra permettre :

• L’initialisation automatique du 2^nd tour dans les cas prévus par la loi.

• De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2^nd tour.

• Communication des résultats à l’administration

  Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme WeChooz.

Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote doit assurer le respect de l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.

Obligations de confidentialité et de sécurité

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement ;

• La sécurité du dépouillement.

  5. Obligations relatives aux traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Il est précisé par ailleurs que :

• Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;

• La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;

• Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;

• L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :

• Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;

• Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;

• Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). 

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :

• Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;

• Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;

• Les échanges réseau ;

• Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;

• Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;

• L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;

• La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique

   7. Documentation fournie et formation dispensée

Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant notamment les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.