Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le Télétravail" chez PHOSFOREA (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La SAS PHOSFOREA

Siret 825 216 328 00013

Dont le siège social est situé 209 Rue Jean Bart 31670 LABEGE

Représentée par son président,

D’une part,

Les salariés de la SAS PHOSFOREA

D’autre part,

PREAMBULE :

Le présent accord s’inscrit dans une démarche collaborative entre l’équipe dirigeante de PHOSFOREA et ses collaborateurs : après plusieurs séances d’échanges et de travail, les dispositions décrites ci-après ont été convenues.

L’objectif de cet accord est de mieux mettre en œuvre le télétravail au sein de notre société qu’il soit pratiqué de façon récurrente ou ponctuelle.

Le télétravail est un moyen d’améliorer la qualité de vie au travail en levant les difficultés de déplacement au quotidien et en garantissant un cadre propice à la concentration et à la productivité. Compte tenu des moyens de communication mis en place pour travailler à distance, l’intérêt du télétravail répond aux intérêts communs de PHOSFOREA et de ses collaborateurs.

La relation de télétravail repose sur une confiance mutuelle entre l’équipe dirigeante et ses équipes ainsi que sur un contrôle qui incombe à l’équipe dirigeante.

Il est rappelé que le principe est que le client prévaut sur le télétravail. Cela signifie que le télétravailleur doit reporter son jour de télétravail dès lors qu’un client organise une réunion ou revoit le planning de l’activité.

Cet accord marque la volonté de permettre, par le développement du télétravail, une meilleure conciliation de la vie professionnelle avec la vie privée, tout en maintenant un fonctionnement optimal de la société PHOSFOREA. Sont par ailleurs réaffirmés les principes fondateurs du télétravail qui sont les suivants :

• le respect du volontariat ;

• la préservation du lien social ;

• le respect de la vie privée ;

• la réversibilité ;

• l’absence de toute différence de traitement entre les télétravailleurs et les autres salariés de l’entreprise.

Il a donc été décidé par cet accord collectif d’encadrer le télétravail mis en place au sein de la société PHOSFOREA.

ARTICLE 1 – OBJET DU PRESENT ACCORD :

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’accès et les conditions de mise en œuvre du télétravail.

ARTICLE 2 – DEFINITION DU TELETRAVAIL :

Le télétravail désigne une forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail doit être effectué au domicile déclaré du salarié.

Le télétravail ne concerne donc pas les activités nomades qui par leur nature ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’entreprise.

ARTICLE 3 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL :

1. Volontariat :

Le télétravail revêt un caractère volontaire. Le télétravail ne peut donc pas être instauré sans le volontariat du salarié et l’accord de la société PHOSFOREA. Par voie de conséquence, le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail fait une demande par courriel, auprès de la Directrice des opérations et de l’équipe administrative, au moins 5 jours avant.

Celui-ci mentionnera expressément :

• La date à partir de laquelle il souhaiterait effectuer du télétravail

• Une présentation de l’organisation envisagée, mentionnant notamment :

  • les jours de télétravail souhaités

  • une description du local qu’il prévoit de mettre à disposition à son domicile (lors de la première demande)

Chaque demande ainsi reçue fera l’objet d’une étude attentive de l’entreprise, visant à s’assurer de la compatibilité des fonctions du salarié avec ce mode d’organisation du travail. Il appartient à la direction de s’assurer que la demande de télétravail du salarié ne perturbe pas le bon fonctionnement de l’entreprise (et la primauté du client).

Un refus pourra également être opposé en cas d’absences de moyens liés à la domiciliation du salarié (tel qu’une mauvaise connexion internet).

Quelle que soit la position prise, une réponse écrite et motivée sera adressée au salarié au plus tard 1 mois suivant réception de sa demande.

En cas d’épisode de pollution tel que mentionné à l’article L223-1 du Code de l’environnement la demande de télétravail, la réponse sera donnée pour les jours concernés dans un délai réduit de 24 heures.

En cas de circonstances exceptionnelles (sont visées ici les demandes de télétravail non récurrentes) liées à un événement ponctuel (à titre d’exemple, enfant malade, obligation de présence à domicile pour des raisons liées à une réparation/intervention, grandes difficultés de circulation etc), le salarié peut faire une demande de télétravail par tout moyen écrit (courriel, par exemple) à la Directrice des opérations et de l’équipe administrative. La Directrice des opérations et l’équipe administrative formaliseront alors une réponse dans un délai réduit.

Les salariés concernés anticiperont, autant que possible, leur demande quand l’événement déclencheur peut être anticipé (à titre d’exemple : interventions planifiées).

Le salarié ne pourra pas prétendre avoir reçu une acceptation s’il n’a pas réceptionné un courriel l’autorisant expressément à être en télétravail. De même, il veillera à informer son équipe de travail de son absence physique.

De plus, le collaborateur devra également préciser, dans son agenda Outlook, les journées de télétravail.

En cas de circonstances exceptionnelles pour l’entreprise (liées à des travaux/aménagements ou à tout autre événement ne permettant pas de travailler dans les conditions habituelles), l’entreprise pourra demander à ses salariés d’être en télétravail pour la durée de ces événements.

Il convient de noter que les exemples de circonstances exceptionnelles cités ne sont pas limitatifs ni exhaustifs.

2. Salariés éligibles au télétravail :

Le télétravail est exclusivement réservé (cumulativement) :

• aux titulaires du statut cadre

• ayant terminé leur période d’essai au sein de l’entreprise

• dont l’ancienneté dans la fonction est de 2 ans (a minima)

En effet, l’entreprise considère qu’un collaborateur doit être encadré pendant son appropriation de la culture de l’entreprise.

L’ensemble des dispositions s’applique de la même manière aux travailleurs handicapés.

Les salariés en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, leur présence dans la communauté de travail étant en effet indispensable à leur formation.

Par ailleurs, ne sont également pas éligibles les salariés dont les postes et activités nécessitent par nature d’être exercés dans les locaux de l’entreprise notamment en raison des équipements, de la nécessité d’une présence physique face aux clients ou encore de l’utilisation de logiciels informatiques spécifiques. C’est le cas par exemple du personnel administratif qui doit accueillir les clients ou assurer le standard téléphonique.

Enfin, il est rappelé que les activités « nomades » (lesquelles, par nature, ne peuvent être exécutées dans les locaux de l’entreprise où est affecté le salarié) sont exclues de la définition du télétravail.

3. Durée de la période de télétravail :

La durée de la période de télétravail est indéterminée, sous réserve de la réversibilité prévue dans l’accord (point 4 et article 10).

4. Réversibilité du télétravail :

La période du premier mois de télétravail constitue une phase d’adaptation durant laquelle le salarié ou la société peut décider de mettre fin au télétravail, en adressant un courriel.

Un point de rencontre sera alors effectué.

A l’issue de ce premier mois, la résiliation du télétravail qui doit être motivée est ensuite possible par chacune des parties.

La Directrice des opérations (en collaboration avec le responsable RH) vérifie lors d’entretiens réguliers avec le collaborateur, les impacts de la pratique du télétravail sur la réalisation des objectifs personnels et de l’organisation.

En effet, de par ses activités de conseil, le sens du service client est un élément essentiel de la nature de ses missions.

Pour un collaborateur connaissant au cours de son parcours au sein de la société des changements de mission engendrant de nouveaux contextes de travail, il est convenu que le télétravail peut être suspendu de façon temporaire, sur une durée variable notamment en cas de mission devant être réalisée dans les locaux d’un client.

La réversibilité implique un retour physique du salarié dans les locaux de la société PHOSFOREA et au sein de son service (cf. article 10) ;

ARTICLE 4 – ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL :

Afin de maintenir le lien social et le bon fonctionnement de l’entreprise, le salarié télétravailleur disposera, par semaine de travail, de 2 jours ouvrés maximum (sauf accord individuel accordé et formalisé par la Directrice des opréations).

Les journées de télétravail seront déterminées par avance, par le salarié, en accord avec la Directrice des opérations au moment de la demande de télétravail initiale et de son éventuel renouvellement.

Cette organisation pourra être modifiée, notamment en fonction des contraintes projets.

La Directrice des opérations doit veiller à ce que les membres de son équipe ne soient pas en télétravail de façon simultanée ou, selon la taille de l’équipe, en nombre raisonnable afin de ne pas perturber l’équilibre et la performance de l’équipe.

Par ailleurs, il est également convenu que les salariés ne peuvent pas être en télétravail le jour où se tient le « Café Phosfo ».

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur est toujours lié à son employeur et doit se conformer au règlement intérieur.

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve d’être joignable sur les plages horaires de travail suivantes : 09h00 -12h00 /14h00 – 17h00.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par la société et/ou les clients et de consulter sa messagerie.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de la Directrice des opérations pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service ou aux réunions demandées par le client.

De même, Redmine (ou l’outil qui s’y substituerait) est un outil collaboratif permettant une consolidation et un reporting : chaque télétravailleur s’engage donc sur les tâches à réaliser et réalisées lors de sa journée de télétravail au travers de Redmine (et non via un simple courriel, par exemple).

ARTICLE 5 – CONTROLE DU TEMPS ET REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL :

Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile, dans le respect de la législation relative aux temps de travail et aux temps de repos.

Afin de s’assurer du respect de ces règles, la société PHOSFOREA veillera à ce que la charge de travail du salarié télétravailleur reste raisonnable et mettra en place des critères équivalents à ceux prévalant pour les salariés travaillant exclusivement dans les locaux de l’entreprise.

A cet effet, le salarié devra tenir un décompte hebdomadaire de son activité conformément aux termes de son contrat de travail sur l’outil mis à disposition par la société.

L’absence de saisie, par le salarié, de son décompte hebdomadaire sera de nature à provoquer la fin de la période de télétravail.

S'il résultait de ce contrôle l'existence d'une charge de travail inadaptée, un entretien serait organisé avec le salarié afin de mettre en place les mesures adaptées permettant de respecter la législation en vigueur.

La société PHOSFOREA par ailleurs a défini les modalités du droit à la déconnexion en vue d'assurer le respect effectif des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale des salariés : elle demande aux collaborateurs d’exercer le droit à la déconnexion de la façon suivante :

• Le travail est interdit avant 7 h le matin et après 20 h le soir sauf exception liées à des situations exceptionnelles ou missions effectuées à l’étranger engendrant un décalage horaire.  Dans tous les cas les temps de repos devront être impérativement respectés. 

• La période de repos journalière de 11 h doit donc impérativement comprendre la tranche horaire de 20 h à 7 h (sauf circonstances exceptionnelles).

Il est enfin prévu que durant les repos quotidiens et hebdomadaires, les périodes de congés, de repos et de jours fériés, les salariés se déconnecteront des outils de communication à distance mis à leur disposition, de sorte qu’ils n’auront aucune obligation de répondre au téléphone ou de lire et répondre aux courriels.

ARTICLE 6 – MOYENS ET EQUIPEMENTS MIS A DISPOSITION :

Le télétravail s’effectue au domicile déclaré du salarié.

Le salarié :

• aménage un espace propice au travail chez lui et dispose d’un accès internet

• demande l’installation du VPN et s’assure qu’il fonctionne

• doit être muni d’un téléphone

• devra veiller à l’inclusion de son activité de télétravailleur dans la police d’assurance qu’il aura contractée pour assurer son domicile.

La société PHOSFOREA met à disposition des outils efficaces pour le travail de chacun. En cas de moyen non fonctionnel, l’employé est tenu de venir travailler dans les locaux.

Ces mêmes outils doivent être utilisés lors du télétravail :

• PC portable équipé de logiciels (outlook, skype, redmine, VPN ou les logiciels qui y seraient éventuellement substitués) ;

PHOSFOREA fournit et entretient le matériel informatique nécessaire au télétravail, et elle demeure propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du salarié, lequel s’engagera à le maintenir en état et à le restituer à l’issue de la période de télétravail.

La conformité des installations électriques du domicile, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, il doit en aviser immédiatement l'entreprise.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes et de les respecter scrupuleusement. Il est rappelé que la politique de sécurité de l’entreprise est remise lors de l’embauche.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction.

Hormis la fourniture du matériel indiqué ci dessus, l’entreprise ne financera pas les autres coûts éventuels liés au télétravail (tel que la connexion internet, l’achat d’un bureau… cette liste n’étant pas limitative).

ARTICLE 7 – STATUT DU TELETRAVAILLEUR :

Le télétravailleur bénéficiera des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant exclusivement dans les locaux de l’entreprise.

Par ailleurs, les règles applicables notamment en matière de rémunération, de fixation des objectifs et d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, à la gestion des carrières sont identiques à celle des salariés placés dans une situation comparable et travaillant exclusivement dans les locaux de l’entreprise.

ARTICLE 8 – OBLIGATION DE DISCRETION :

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur (cf. politique de sécurité).

ARTICLE 9 – SANTE, SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL :

Les télétravailleurs bénéficient, comme les autres salariés de l’entreprise, des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la Directrice des opérations et l’équipe administrative dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise.

ARTICLE 10 – CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT SANS TELETRAVAIL :

• Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié :

Le télétravailleur est prioritaire pour reprendre son poste sans télétravail : il en fera la demande auprès de la Directrice des opérations et de l’équipe administrative, par tout moyen, au moins une semaine avant la date de reprise sans télétravail souhaitée.

• Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l’employeur :

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons liées aux nécessités de service (contraintes liés à l’organisation du travail, à la nécessité de présence dans les locaux, chez un client, manquement aux engagements en termes de délai etc).

Cette décision sera notifiée par tout moyen.

La fin du télétravail prendra effet 24 heures à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

L’arrêt du télétravail peut également être temporaire en fonction d’une mission particulière.

En effet, il est une nouvelle fois rappelé que du fait de son activité de conseil, le sens du service client est un élément essentiel de la nature des missions de la société.

ARTICLE 11 – DISPOSITIONS FINALES :

1. Commission de suivi :

Une commission de suivi sera chargée du suivi du présent accord : cette Commission sera paritaire et composée de la manière suivante :

• Au moins un salarié volontaire

• Le président de la société et/ou le responsable des ressources humaines

La Commission de suivi se réunira au moins une fois par an et si nécessaire à la demande de l’un des représentants des salariés.

Pour réaliser leur mission, les membres de la Commission de suivi se verront remettre dans un délai raisonnable tous documents nécessaires au débat en amont de la réunion de la Commission.

Les délibérations rendues par la Commission de suivi feront l’objet d’un procès verbal.

2. Durée de l’accord :

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du jour suivant son dépôt.

Il pourra être révisé pendant la durée de son application par accord des parties ou à la demande d’une des parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. La demande de révision devra être accompagnée d’un projet sur les points révisés.

L’accord pourra également être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

3. Dépôt et publicité :

Le présent accord sera déposé en double exemplaire à la DIRECCTE de Toulouse, et au Conseil de prud’hommes de Toulouse.

Fait à Toulouse le 03/06/2019

Pour la société PHOSFOREA	Les salariés