Elections des

membres du Comité Social et Economique (CSE)

PROTOCOLE D'ACCORD

PREELECTORAL

ANNEE 2018

(Scrutin du 08 novembre 2018)

Dispositions retenues suite aux réunions de négociation des 10 septembre 2018.

Le présent protocole est conclu :

Entre la Société COVALYS, représentée par xxxxxxxxxxxxxxx en qualité de Directeur Général Délégué,

d'une part,

et les Organisations Syndicales,

- Syndicat CFDT, représenté par xxxxxxxxxxxxx

• Syndicat CGT, représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxx

- Syndicat FO, représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

d'autre part,

A l’issue de la réunion de négociation menée le 10 septembre 2018, les modalités particulières des élections en vue de la mise en place des institutions représentatives du personnel à organiser en novembre 2018 ont été fixées comme suit :

ARTICLE 1 – Nombre, composition des collèges, répartition des sièges dans l’instance, heures de délégation et durée des mandats

Article 1-1 – Effectif

L’effectif théorique à prendre en compte au 1^er tour de scrutin est de : 52,51 (ETP)

Le calcul de l’effectif établi est le suivant :

		exprimés en ETP
	CDI à temps plein	CDI à temps partiel	CDD en surcroît activité et étudiants	Intérimaires en surcroît activité	Salariés mis à disposition entreprise extérieure	TOTAUX
Cadres	6	0,8	0	0	0	6,8
Agents de maîtrise	10	0,8	0	0	0	10,8
Employés	2	0,91	0	0	0	2,91
Ouvriers	30	0	0	0	2	32
Total	48	2,51	0	0	2	52,51

Article 1-2 – Nombre de sièges à pourvoir et collèges électoraux

L’effectif de l’entreprise se situe dans la tranche de 50 à 74 salariés, le nombre de membres au Comité Social et Economique à élire est de : 4 TITULAIRES et 4 SUPPLEANTS.

Collège	Titulaires	Suppléants
Ouvriers / Employés	3	3
Agents de maîtrise / Cadres	1	1
Total :	4	4

Article 1-3 - Proportion d’hommes et de femmes dans chaque collège

	effectif HOMMES en ETP	Effectif FEMMES en ETP	Effectifs TOTAUX	% de femmes
			en ETP
Agents de maîtrise / Cadres	15	2,60	17,60	14,8%
Employés/ouvriers	30	2,91	32,91	8,8%
Total	45	5,51	50,51

Article 1-4 – Heures de délégation et durée des mandats

Chacun des membres titulaires du CSE bénéficie d’un crédit d’heures tel que défini légalement.

A titre informatif, les dispositions légales en vigueur à la rédaction de ce protocole créditent chaque titulaire de 18 heures (pour un effectif compris entre 50 et 74 salariés)

Les crédits d’heures légaux peuvent :

- être annualisés et mutualisés, entre élus, sans que là aussi cela conduise l’un d’eux à disposer de plus d’une fois et demie son crédit d’heures légal mensuel.

- être utilisés cumulativement dans la limite de 12 mois, sans qu’un élu puisse sur un même mois disposer de plus d’une fois et demie son crédit d’heures légal mensuel.

Dans les deux cas, les élus informent l’employeur 8 jours avant l’utilisation de ces heures ainsi cumulées ou mutualisées.

Le temps passé par les membres de la délégation du personnel du CSE aux réunions du comité et de ses commissions n'est pas déduit des heures de délégation.

La durée d’un mandat de membre de la délégation du personnel est de quatre ans.

ARTICLE 2 – Date et lieux du scrutin

2.1 - Date de scrutin

Le premier tour des élections professionnelles aura lieu le jeudi 08 novembre 2018. S’il y a lieu d’organiser un second tour, il aura lieu le 23 novembre 2018.

2.2 - Lieu

Les scrutins pour le collège ouvriers / employés et le collège cadres et agents de maîtrise se dérouleront sur le site de l’usine d’Halluin.

ARTICLE 3 – Horaires des scrutins et organisation matérielle du scrutin 

3.1 – Horaires d’ouverture des bureaux de vote :

Le scrutin se déroulera pendant le temps de travail.

Les bureaux de vote sont ouverts de 10 H 00 à 15 H 00 

3.2 – Organisation matérielle

Des isoloirs seront placés dans les bureaux en nombre suffisant pour limiter l’attente. Le passage des électeurs par cet isoloir est obligatoire.

Chaque bureau de vote disposera de deux urnes vides en début de scrutin. Ces urnes sont fermées au moyen d’une serrure ou d’un cadenas suivant les modèles. Les clefs des serrures et cadenas seront conservées par les présidents de bureau jusqu’au dépouillement.

Chaque urne sera marquée de la couleur correspondante aux bulletins et enveloppes qui lui sont destinés et devra indiquer lisiblement le collège concerné.

ARTICLE 4 – Electorat - Listes électorales

4.1 – Electorat

Les conditions d’électorat sont identiques quelles que soient les élections (L.2314-18). Pour être électeur, il faut remplir les 3 critères suivants :

• Etre salarié de l'entreprise

• Avoir 3 mois d'ancienneté à la date du scrutin.

• Avoir 16 ans révolus le jour du scrutin

• Jouir de ses droits civiques : Il faut que le salarié n'ait fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance, incapacité relative à ses droits civiques.

Les salariés intérimaires ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.

Pour les salariés mis à disposition qui sont comptabilisés dans les effectifs de COVALYS, la condition de présence dans l'entreprise est de 12 mois continus pour être électeur. Les salariés mis à disposition qui remplissent ces conditions choisissent s'ils exercent leur droit de vote dans l'entreprise qui les emploie ou chez COVALYS.

4.2 Affichage des listes électorales :

Les listes électorales établies par la Direction pour chaque Collège seront éditées le 08 octobre et affichées au plus tard le 12 octobre 2018.

Elles comporteront, par catégorie professionnelle (ouvrier, employé, agent de maîtrise, cadre), le nom, le prénom de chaque salarié électeur, la date de naissance ainsi que la date de prise en compte de l’ancienneté dans l’entreprise.

En cas de modification de l’effectif, ayant une répercussion sur la liste des électeurs, cette dernière sera modifiée au plus tard le 4^ème jour avant les élections soit le vendredi 2 novembre 2018 matin.

Un exemplaire des listes électorales pourra être remis contre décharge par la Direction à chaque délégué syndical ou représentant de section syndicale d’une organisation syndicale qui en fera la demande.

ARTICLE 5 – Dépôt des Candidatures

5.1 Conditions d’éligibilité :

Sont éligibles les électeurs :

• Agés de 18 ans au moins

• Ayant travaillé dans l'entreprise depuis un an au moins

• Un salarié ne peut pas être éligible s’il est le conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré de l'employeur.

• Un candidat ne peut être éligible s’il s’est vu infliger une condamnation lui interdisant d’être électeur et donc d’être élu.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice (L.2324-23).

5.2 Dépôt des listes :

Pour des raisons d’ordre matériel tenant au délai :

• d’impression des bulletins de vote.

• de transmission des matériels de vote aux salariés, de la réception de ceux-ci par le salarié et de leur envoi pour le vote par correspondance.

La date et l’heure limite de réception des listes de candidats sont fixées au lundi 15 octobre 2018 à 12 H dernier délai. Les organisations syndicales remettront dans le même délai la maquette de leur logo, qui sera portée sur les bulletins de vote.

Le dépôt des listes de candidats peut se faire par tout moyen auprès du service RH (mail, courrier).

Ces listes seront annexées des attestations de candidature confirmant que chaque candidat a donné son accord pour figurer sur une ou des liste(s) de candidats (cf. annexe 1).

Les listes doivent distinguer les candidats titulaires et suppléants de chaque collège.

Une liste ne peut comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir.

Un même candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et pour un poste de suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, il sera désigné automatiquement comme titulaire.

Les listes de candidats sont affichées par la Direction, le vendredi 19 octobre 2018.

5.3 Représentation équilibrée des femmes et des hommes :

Conformément aux dispositions légales applicables à la date de signature du présent protocole, les listes devront comprendre un nombre d’hommes et femmes correspondant à la part d’hommes et de femmes inscrits dans le collège électoral concerné.

ARTICLE 6 – Bulletins et enveloppes de vote :

Bulletins de vote :

Les bulletins de vote, imprimés par la Direction et de format adapté (A5), portent très lisiblement en haut et au milieu du bulletin, le logo ou le sigle de l’organisation syndicale qui présente la liste, ainsi que la mention TITULAIRE ou SUPPLEANT et la date du scrutin.

Les dimensions des bulletins, les modes d’impression, la disposition et les caractères sont d’un type uniforme pour toutes les listes d’un même collège.

Les noms et prénoms des candidats sont imprimés en majuscules, avec la mention M. pour les candidats de sexe masculin et Me pour les candidates de sexe féminin.

Enveloppes de vote :

Les enveloppes portent lisiblement la mention TITULAIRES ou SUPPLEANTS et l’année du scrutin : 2018.

Couleurs des bulletins et enveloppes :

Titulaires	Suppléants
Vert	Jaune

Aucune couleur ne différencie ni les collèges ni les listes.

Il n’y a pas de bulletin blanc, sans nom, mis à la disposition des votants.

ARTICLE 7 Bureaux de vote :

7.1 Composition des bureaux de vote:

Le droit électoral impose un minimum de 3 membres, dont un président, les deux autres membres sont désignés assesseurs.

Les salariés assesseurs feront impérativement partie de la liste des électeurs de leur collège.

La liste des assesseurs désignés est déposée par écrit ou par mail au service des ressources humaines le 29 octobre 2018 à 12h au plus tard.

Les organisations syndicales garantissent que les assesseurs sont informés des contraintes liées à l’organisation des élections et qu’ils les acceptent particulièrement :

• de se présenter au bureau de vote un quart d’heure avant l’ouverture de celui-ci.

• d’être présents en continuité pendant toute la durée d’ouverture.

Si le nombre de volontaires est insuffisant pour constituer les bureaux de vote, il est fait appel à des électeurs de ces collèges qui sont désignés parmi les prévus comme présents les jours de scrutin et conformément aux principes généraux du droit électoral :

• Des deux salariés électeurs les plus âgés

• Et du salarié électeur le plus jeune

Si le nombre de 3 n’est pas atteint, le bureau est complété par des électeurs présents et volontaires du collège pour atteindre le seuil de 3. Le (ou les) électeur(s) retenus le sont en partant du plus âgé.

Les assesseurs seront rémunérés pour la durée d’ouverture du bureau de vote, au minimum une journée normale de travail.

7.2 Dispositions générales sur le déroulement du vote :

Rôle du bureau de vote :

Le rôle des assesseurs est d’assurer la bonne organisation matérielle, de permettre la régularité et le secret du vote :

vérification de l’inscription du salarié sur la liste électorale.

respect du secret du vote (prise de plusieurs bulletins et utilisation des isoloirs par les votants).

émargement par ceux-ci de la liste électorale au moment du vote.

veiller au maintien de l’ordre dans la salle de vote.

consigner par écrit tout incident.

Désignations :

Le président du bureau de vote, est désigné par les assesseurs présents au moment de l’ouverture du bureau de vote.

Un écrit, notifiant la désignation est signé par l’ensemble des membres du bureau présents au moment de la désignation.

En cas de désaccord même partiel, la présidence revient au plus âgé des assesseurs volontaires du bureau de vote et présents au moment de cette désignation.

Dans le cas où il n’y aurait pas de volontaire, la présidence revient par défaut au plus âgé des assesseurs présents.

Déroulement des opérations de vote :

L’émargement des électeurs est obligatoire et a lieu préalablement au vote. Une liste des électeurs par bureau de vote, fournie par la Direction, est tenue par un assesseur et sert à cet effet.

Que ce soit pour l’élection des titulaires, comme celle des suppléants, les votants devront prendre une enveloppe de vote et un exemplaire d’au moins deux listes différentes, se rendre ensuite dans l’isoloir, et enfin se présenter à la table du bureau de vote.

L’assesseur chargé de vérifier l’émargement du salarié annonce à haute voix le nom du votant avant signature de celui-ci.

Il est rappelé qu’aucune enveloppe ne doit être préparée à l’avance. Les électeurs doivent se servir eux-mêmes.

Les personnes étrangères à l’entreprise ne peuvent assister aux opérations de vote, sauf s’il s’agit :

• d’un huissier, intervenant à la demande de l’entreprise ou d’une organisation syndicale suite à un problème,

• d’un représentant d’une organisation syndicale qui présenterait des candidats et qui n’aurait pas d’adhérent, ni d’élu dans l’entreprise.

• d’un salarié d’une entreprise extérieure mis à disposition dans nos locaux et à la condition d’être électeur pour les élections professionnelles COVALYS 2018.

Une réunion d’information des assesseurs sera programmée le lundi 05 novembre 2018 (sous réserve) et une fiche pratique sera remise.

ARTICLE 8 – Vote par correspondance

En vertu des principes généraux du droit électoral, il est rappelé que le vote par correspondance ne peut être utilisé que pour des circonstances exceptionnelles et que le vote physique doit être la règle générale.

Il est convenu que tous les salariés recevront le kit de vote par correspondance.

Les salariés, recevront à leur adresse connue du service des ressources humaines à la date d’envoi, le matériel de vote correspondant au vote des titulaires, au vote des suppléants.

Seront envoyés les documents suivants :

• Une note explicative, qui précisera au salarié sa possibilité de voter physiquement dans son bureau de vote prévu à l’article 2.3 (cf. annexes 2 et 3)

• Les professions de foi des organisations syndicales remises à la direction des ressources humaines dans les conditions prévues à l’article 10.1 du présent protocole.

• Les bulletins de vote des Candidats TITULAIRES et / SUPPLEANTS des différentes Organisations Syndicales de leur Collège électoral.

• Une enveloppe de couleur verte destinée à recevoir le bulletin pour les TITULAIRES, et/ou une autre enveloppe de couleur jaune destinée à recevoir le bulletin pour les SUPPLEANTS.

• Une ou deux grandes enveloppes, vides et timbrées en lettre prioritaire, portant sur le devant l’adresse de la boite postale destinée à recevoir les enveloppes de vote, les mentions TITULAIRES ou SUPPLEANTS et le Collège (ouvrier/employé, agents de maîtrise ou cadre). Au dos sont indiqués les NOM – PRENOM du salarié, son lieu de vote initialement prévu et la mention « signature obligatoire ».

Pour que le vote par correspondance soit valable, le salarié doit faire parvenir par voie postale les bulletins avant le jeudi 08 novembre 2018.

Il est convenu que les salariés, qui voteront par correspondance, gardent la possibilité de voter sur site.

ARTICLE 9 - Bureau de dépouillement 

9.1 Composition des bureaux de dépouillement :

Lorsque le scrutin est clos, il revient au bureau de vote de procéder au dépouillement. Les électeurs peuvent être présents, ainsi que l'employeur ou son représentant.

Les dépouillements ont lieu séparément par collège, et, pour chaque collège, on doit procéder aux dépouillements successifs des scrutins relatifs aux titulaires puis aux suppléants, en commençant par les votes par correspondance.

A l’issue des opérations de dépouillement, le bureau de vote proclame les résultats et signe le procès-verbal. La Direction transmet aux organisations concernées, la copie des procès-verbaux.

Les opérations de dépouillement seront réalisées de la manière suivante :

Contrôle de la validité des votes par correspondance :

• Avant validation du vote, il sera vérifié que le salarié n’a pas voté physiquement dans aucun des sites.

• Le vote par correspondance est considéré comme nul : si le salarié a voté physiquement (cette vérification est faite par le biais des listes électorales de chaque bureau de vote), s’il n’a pas signé l’enveloppe renfermant celles contenant les bulletins de vote.

• 2 urnes vides et fermées (Titulaires CSE, Suppléants CSE,) reçoivent chacune les enveloppes contenant les bulletins de vote lui correspondant, sous réserve de la validité du vote.

• Les enveloppes pour lesquelles le vote n’est pas validé sont conservées dans une enveloppe dédiée.

9.2 Validité des bulletins :

Bulletins nuls :

Sont considérés comme NULS, les bulletins suivants :

1. BULLETINS différents dans la même enveloppe.

2. BULLETINS différents de l’élection en cours de dépouillement.

3. BULLETINS trouvés dans l’urne sans enveloppe ou dans des enveloppes différentes de celles prévues pour le dépouillement en cours.

4. BULLETINS contenus dans une enveloppe portant des signes de reconnaissance, quelqu’ils soient.

5. BULLETINS comportant d’autres noms étrangers à la liste (panachage).

6. BULLETINS comportant des commentaires ou des signes de reconnaissance, seul le soulignement ou le surlignement (stabilo) d’un nom est toutefois possible.

7. BULLETINS déchirés :

Seuls les bulletins complètement déchirés seront considérés comme nuls.

Bulletins blancs :

Seront considérés comme blancs, les enveloppes sans bulletin, les bulletins complètement rayés (crayon, stabilo, stylo, …)

Bulletins considérés comme valables :

BULLETINS exprimant un vote préférentiel

• Les bulletins comportant un ou plusieurs noms barrés seront considérés comme valables.

• Les bulletins ayant un ou plusieurs noms soulignés seront considérés comme valables. Si le nom est touché par le trait, il est considéré comme barré.

• Un nom entièrement surligné au stabilo sera considéré comme exprimant un vote préférentiel et sera valable.

Enveloppes

• Si une enveloppe contient plusieurs bulletins de la même liste, le vote est valable mais les bulletins ne comptent que pour un seul.

REMARQUES : La prise en compte des ratures est de règle pour la détermination du nombre des voix obtenues par chacune des listes.

Pour l’ordre de présentation dans les listes : les candidats sont déclarés élus dans l’ordre de présentation de la liste sauf si le nombre de ratures faites sur le nom d’un candidat est égal ou supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle il figure.

Les personnes étrangères à l’entreprise ne peuvent assister aux opérations de dépouillement sauf s’il s’agit d’un représentant d’une organisation syndicale qui a présenté des candidats et qui n’aurait pas d’adhérent, ni d’élu dans l’entreprise.

ARTICLE 10 - Propagande électorale

10.1 Vote par correspondance et professions de foi

Afin de permettre aux salariés absents d’être pleinement informés et de voter par correspondance dans les meilleures conditions, les organisations syndicales sont invitées à remettre à la direction des ressources humaines leurs professions de foi, qui seront transmises en même temps que le matériel de vote par correspondance.

Les organisations syndicales s’engagent à remettre les professions de foi au plus tard le 23 octobre 2018 à 9h à la Direction des Ressources Humaines à Lezennes.

L’organisation syndicale qui ne remet pas de profession de foi, en nombre suffisant ou qui la remet hors du délai fixé, rendant ainsi impossible de la joindre au matériel de vote, en est seule responsable et ne peut s’en prévaloir pour contester le résultat des élections professionnelles.

Ces professions de foi doivent respecter les exigences suivantes :

• Profession sur feuille A4.

• Une feuille par organisation syndicale recto/verso.

10.2 Date de fin de la propagande électorale

Les organisations syndicales s’engagent à cesser toute propagande électorale que ce soit par distribution de tract, nouvel affichage ou prise de parole dès le 06 novembre 2018 à minuit.

ARTICLE 11 - Deuxième tour de scrutin

Au cas où le quorum (soit la moitié du nombre d’électeurs inscrits) n’est pas atteint pour un ou plusieurs collèges et pour l’un des scrutins (titulaires ou suppléants,) ou s’il reste des sièges à pourvoir au premier tour, il y a lieu de procéder à un 2^nd tour. Ce dernier est fixé le 23 novembre 2018 dans les mêmes conditions que visées plus haut. Ce second tour est organisé pour pourvoir aux sièges restés vacants.

Les dispositions prévues pour le premier tour s’appliquent également au second tour.

L’organisation du second tour sera portée à la connaissance des salariés par voie d’affichage dès le 12 novembre 2018. Cette information précisera les scrutins concernés par ce second tour et le nombre de sièges vacants.

Les candidatures présentées par les organisations syndicales sont considérées comme maintenues, hormis les éventuels candidats élus au 1^er tour. Les organisations syndicales ont toutefois la possibilité de modifier leurs listes de candidats, sous réserve de les communiquer avant la date de forclusion de réception des candidatures fixée le 14 novembre 2018 à 12H00.

Les candidatures libres, donc autres que syndicales, sont possibles, elles peuvent constituer une liste ou être individuelles.

Sur les bulletins des candidatures libres la mention « candidature libre » ou « liste candidatures libres » sera portée, en lieu et place du logo syndical.

ARTICLE 12 – Calendrier

Premier tour

Edition des listes électorales	8 octobre 2018
Affichage des listes électorales	12 octobre 2018
Dépôts des listes de candidats	15 octobre 2018
Affichage listes de candidats	19 octobre 2018
Mise sous pli vote par correspondance+ dernier délai dépôt professions de foi	23 octobre 2018
Remise listes des assesseurs	29 octobre 2018
Formation des assesseurs	05 novembre 2018
Fin de la propagande électorale	06 novembre 2018 à minuit
Retour des votes par correspondance + jour de scrutin	08 novembre 2018

ARTICLE 13 - Information et affichage 

Un exemplaire du présent protocole préélectoral sera affiché. De même les listes électorales et les listes de candidats seront affichées.

Un exemplaire sera également envoyé à l’Inspecteur du Travail et aux organisations syndicales.

Après les élections, les résultats définitifs et les noms des élus seront affichés.

ARTICLE 14 - Validité

Le présent protocole vaudra pour l’élection dont le premier tour est fixé le 08 novembre 2018 et pour le second tour éventuel fixé le 23 novembre 2018.

FAIT à HALLUIN, le 10 septembre 2018

Pour la DIRECTION,

xxxxxxxxx

Directeur Général

Pour la CFDT,

xxxxxxxxxxx

Pour la CGT,

xxxxxxxxxxxxxx

Pour FO,

xxxxxxxxx

ANNEXES

Annexe 1 : Attestation de candidature

Annexe 1

ATTESTATION DE CANDIDATURE

Je soussigné(e), …………………………………………………………………………………………………

Qualification : …………………………………………………………………………………………………….

Statut : ouvrier/employé agent de maîtrise / cadre

atteste avoir donné mon accord pour figurer sur la ou les listes de candidats, présenté(es) par l’organisation syndicale ……………………………………………………….., dans le cadre des élections professionnelles du 08 novembre 2018, en vue de la mise en place du Comité Social et Economique (CSE) en tant que :

membres titulaires du CSE

membres suppléants du CSE

(merci de cocher la ou les listes concernées)

Le :

Signature :