Accord d'entreprise "Accord sur la mise en place et le fonctionnement de Comite Social et Economique" chez AUVERGNE-RHONE-ALPES ENTREPRISES (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE ET LE FONCTIONNEMENT

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre les parties :

L’Agence AUVERGNE-RHONE-ALPES ENTREPRISES

Représentée par XXXXXXXXXX

D’une part

Et

Le délégué syndical CFDT, seul syndicat représentatif au sein de l’Agence,

XXXXXXXXXXXXXXXX

D’autre part

Préambule

L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 a créé le comité social et économique, nouvelle institution représentative du personnel, destinée à se substituer aux anciens délégués du personnel, comité d'entreprise, et comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail.

La Direction et les représentants du personnel ont engagé des échanges pour appréhender cette réforme et prendre en compte les nombreuses possibilités d’adaptation à la réalité de l’Agence qu’elle permet.

Considérant qu’une représentation du personnel efficace était source de progrès pour l’Agence dans une vision de relations professionnelles individuelles et collectives collaboratives, ces échanges se sont déroulés sans à priori avec la volonté commune de déterminer la représentation du personnel la plus adaptée aux intérêts de l’Agence dont celui de ses salariés.

Direction et représentants du personnel ont ainsi arrêté des solutions qui concernent aussi bien l’organisation que le fonctionnement du CSE.

Il est convenu ce qui suit :

Article 1 — Périmètre du CSE

Compte tenu de l'organisation de l'Agence, il est observé qu’aucun site ne réunit les critères, notamment d’autonomie de gestion, d’un établissement distinct au sens de la représentation du personnel. Le CSE est donc mis en place au niveau de l'Agence.

Article 2 — Nombre de sièges et heures de délégation

2.1. Le nombre de sièges sera fixé dans le protocole d’accord préélectoral. Il est à priori déterminé sans dérogation aux dispositions légales et leur répartition par collège fixée proportionnellement à l’effectif au plus fort reste.

A ce jour en application de ces règles le nombre et la répartition des sièges ressortent comme suit :

• Collège Cadres : 5 sièges

• Collège Etam : 2 sièges

Compte tenu de l’effectif de l’Agence, le volume global des heures de délégation s’établit à 147 heures par mois.

Pour faciliter la représentation du personnel, il est convenu que si le nombre d’élus titulaires est inférieur à 7, les heures de délégation des élus titulaires seront majorées d’un nombre équivalent aux heures de délégation attachées aux sièges non pourvus, divisé par le nombre d’élus tous collèges confondus.

Cette disposition ne s’appliquera pas si le protocole préélectoral détermine un nombre de sièges différent de celui prévu par les textes auquel cas le protocole préélectoral abordera la question des heures de délégation.

La Direction maintiendra cet engagement en cas d’absence de signature du protocole préélectoral.

2.2. Par ailleurs, en raison de la diversité des implantations, il est important de veiller à ce que le CSE, en tant qu’instance, reste proche du personnel. Il est convenu que le CSE désignera parmi ses élus des interlocuteurs privilégiés par zones géographiques, ce qui facilitera leur identification par les salariés et des relations de proximité. Ces zones seront déterminées dans le règlement intérieur du CSE, de sorte que l’ensemble des salariés de l’Agence, quel que soit leur lieu de travail, aient un interlocuteur privilégié élu au CSE.

Si le nombre d’élus est inférieur au nombre de sièges, le CSE pourra désigner des non élus comme interlocuteur de zone. Cette désignation est faite pour la durée restante du mandat des élus du CSE.

Les élus titulaires pourront les faire bénéficier de tout ou partie de la majoration des heures de délégation déterminée ci-haut. Des moyens spécifiques pourront être arrêtés avec la Direction s’il ressort que cette majoration des heures de délégation est insuffisante pour permettre à ces interlocuteurs de zones de remplir correctement leur mission.

Ces non élus qui peuvent être amenés à faire part à la hiérarchie et la direction de difficultés rencontrées par les salariés, bénéficieront de la même protection contre le licenciement que les élus, de manière à ce qu’ils puissent exercer pleinement leurs missions de représentation. Ils pourront demander à participer exceptionnellement aux réunions de CSE, ou bien être invités à la demande de la direction ou d’un élu du CSE, sur des thèmes précis concernant spécifiquement les salariés qu’ils représentent.

Sauf accord express de la direction le nombre d’interlocuteurs de zone non élus ne sera pas supérieur à deux.

Article 3 — Réunions

3.1 Première réunion : règlement intérieur du CSE

La direction et les élus s’attacheront à la rédaction du règlement intérieur du CSE dès la réunion de mise en place du CSE qui aura lieu dans les 15 jours qui suivent la proclamation des résultats. 

3.2 Nombre de réunions

Il est convenu que le CSE se réunira au moins six fois par an. Ces réunions se dérouleront à priori environ tous les deux mois mais ce rythme pourra varier selon l’actualité de l’Agence. La Direction soumettra au CSE en début d’année un planning prévisionnel de ces réunions.

Au moins quatre de ces réunions porteront en totalité ou partiellement sur les attributions du comité social et économique en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

D’autres réunions pourront être convenues d’un commun accord en fonction de l’actualité de l’Agence ou à la demande des élus aux conditions prévues par les dispositions légales.

3.3 Participation des suppléants aux réunions

Les élus suppléants ne participent aux réunions qu’en cas d’absence d’un ou plusieurs élus titulaires. Toutefois, afin d’impliquer les élus suppléants et de leur permettre d’accéder à l’information, un élu suppléant (et un seul) pourra participer à la réunion du CSE, même si tous les titulaires sont présents, chaque élu suppléant participant à son tour en cas de présence de tous les titulaires. Un élu suppléant ne remplaçant pas un titulaire absent n’a pas de droit de vote.

3.4 Utilisation de la visioconférence et vote électronique

Compte tenu de l’éclatement géographique de l’Agence et pour faciliter la tenue des réunions, notamment de celles non prévues au prévisionnel annuel, il est convenu que les réunions peuvent se tenir en visioconférence. A cet effet la Direction soumettra au CSE un dispositif qui permette de procéder aux consultations en visioconférence conformément aux exigences légales. La possibilité de voter électroniquement pour les consultations du CSE sera traitée dans le futur règlement intérieur du CSE.

Les signataires déclarent toutefois qu’ils attachent une importance particulière aux réunions physiques qui facilitent les échanges et renforce souvent leur pertinence et qu’ils souhaitent par conséquent les privilégier.

Article 4 — Commissions ad-hoc / Groupes de travail

Le CSE aura la possibilité de décider de la création de commissions ad-hoc/groupes de travail lors de ses réunions régulières.

Ces commissions ad-hoc/groupes de travail devront traiter des sujets spécifiques d’ordre social ou économique relevant des attributions du CSE. La durée de la mission de ces commissions/groupes de travail sera déterminée, et à la fin de la mission, les membres du groupe de travail ou de la commission ad-hoc présenteront des propositions d’actions en séance.

Cette décision sera prise à la majorité des 2/3 des membres titulaires présents (ou suppléant remplaçant un titulaire) et avec l’accord de la direction pour les moyens particuliers qui devraient être mis à disposition pour le fonctionnement de ces commissions, comme les réunions pendant le temps de travail ou les frais de déplacement.

Article 5 — Consultations périodiques, nombre d’avis

Pour faciliter l’information du personnel et la prise en compte de ses interrogations et observations sur la marche générale de l’Agence, le CSE est informé et consulté régulièrement sur les orientations stratégiques, la politique sociale et les conditions d’emploi, et la situation économique et financière. Aussi, s’il est important que les représentants des salariés soient informés et consultés fréquemment sur la situation économique et financière de l’Agence, la stabilité des orientations stratégiques et de la politique sociale dans le contexte particulier de l’organisation de l’Agence fait que des consultations trop rapprochées n’ont pas d’intérêt.

Il est donc convenu que le CSE sera consulté sur la situation économique et financière chaque année, et sur les orientations stratégiques et la politiques sociale tous les trois ans. La première consultation sur les orientations stratégiques et la politique sociale aura lieu en 2020.

A compter de 2020 sera organisée tous les trois ans une consultation portant sur les trois thèmes. Les trois thèmes étant liés, le CSE rendra un avis unique. Cet avis pourra être nuancé par thème.

Toutefois, sans attendre l’échéance des trois années, la direction ou le secrétaire du CSE pourra inscrire à l’ordre du jour d’une réunion une consultation spéciale sur la politique sociale ou les orientations stratégiques en cas de changement majeur dans les conditions d’exercice de la mission de l’Agence. Sont considérés par exemple comme des changements majeurs :

• Les modifications des orientations stratégiques ou du rôle de l’Agence qui seraient adoptées par le conseil de surveillance.

• Le changement de gouvernance

• Les variations importantes à la baisse ou à la hausse des effectifs, de plus de 10% de l’effectif salarié

Article 6 — Formations des membres du CSE

6.1. Les membres titulaires du CSE bénéficient en début de mandat d'un stage de formation économique d'une durée maximale de cinq jours prise en charge par le budget de fonctionnement du CSE. Il est convenu d’ouvrir cette formation aux élus suppléants.

6.2. Les membres titulaires bénéficient également d’une formation d’une durée de trois jours en santé sécurité et conditions de travail, prise en charge par la direction. Il est convenu que participeront également à cette formation la Présidente du CSE et le DRH ainsi que les élus suppléants. Pour les élus suppléants le coût pédagogique et les éventuels frais sont pris en charge par le budget fonctionnement du CSE et les heures passées en formation sont prise en charge par la direction.

6.3. S’il s’avérait que le budget de fonctionnement du CSE était insuffisant à la mise en œuvre d’une formation de qualité, un budget spécifique pourra être convenu avec la direction dans le cadre d’un choix commun du prestataire et de l’action de formation.

Article 7 — Enquêtes et inspections

7.1. Les enquêtes sont décidées par délibération du CSE dans le cadre d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle. En cas d’urgence suite à un accident du travail, le Secrétaire du CSE et la direction peuvent convenir d’une enquête sans réunir le CSE, la délibération intervenant lors de la prochaine réunion du CSE.

Les enquêtes sont réalisées conjointement par un ou deux élus au CSE et un ou deux membres de la direction.

Trois élus dont au moins un titulaire seront spécialement formés à la réalisation d’enquêtes sécurité. Cette formation est prise en charge et organisée par la direction. Le nom des trois élus est communiqué par le Secrétaire du CSE à la direction dans les deux mois qui suivent les élections. S’il est mis fin au mandat d’un de ces élus, le Secrétaire communique à la direction le nom de son remplaçant pour organiser sa formation.

7.2. En début d’année le CSE détermine dans le cadre d’une délibération le programme des inspections, qui précise le périmètre, les dates prévisionnelles, les participants.

Article 8 — Moyens de communication du CSE

Compte tenu de la dispersion géographique, et tous les salariés ayant un accès numérique, les outils numériques sont préférés à l’affichage physique auquel il se substitue, aussi bien pour le CSE que pour les syndicats.

Les représentants élus du personnel utiliseront pour leur communication à destination des salariés l’espace intranet qui leur est dédié. Un espace est également réservé aux syndicats disposant d’une section syndicale au sein de l’Agence. Les messages d’alerte annonçant aux salariés sur leur messagerie professionnelle le partage de communications déposées par les représentants élus du personnel ou par les représentants syndicaux seront neutres et devront uniquement mentionner la mise à disposition d’une nouvelle communication, sans mentionner son contenu.

La mise à disposition par l’employeur de ce dispositif est considérée suffisante par les signataires, aussi la communication directe des élus du personnel et des représentants syndicaux sur les adresses mail professionnelles des salariés pour des contenus ou messages non individuels n’est pas autorisée.

Article 9 — Information du CSE et Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

La Base de Données Economiques et Sociales ne participe au bon fonctionnement du CSE que si les informations qu’elle comporte sont utiles et compréhensibles. Il est convenu que la direction organisera dans les trois mois suivant l’élection du CSE un groupe de travail en vue de la préparation d’un accord pour une présentation simple et pédagogique de la BDES.

Les élus titulaires et suppléants auront accès à la base de données économiques et sociales dès sa mise en place. Par ailleurs, les membres du CSE seront destinataires une fois par an (idéalement le dernier trimestre de l’année) d’un tableau d’information complémentaire comprenant les informations suivantes :

INFORMATION CSE 20XX
ORIENTATIONS STRATEGIQUES	SITUATION ECONOMIQUE ET FINANCIERE	POLITIQUE SOCIALE
Missions de l’Agence définie par le Conseil de surveillance  Nouvelles attributions ou missions complémentaires ou cibles	Répartition des sources de financements de l’organisation : pourcentage région, cotisations des adhérents, départements, métropoles et agglo, Europe, Etat, etc.	Liste des entrées / sorties des effectifs l’année 20XX Evolutions des rémunérations salariales (global) par population (ETAM, cadres)
Résultats opérationnels ; principales actions décidées par le directoire et mises en œuvre par l’Agence ; Principales actions prévues pour 20XX+1	Création de nouvelles antennes / absorption de nouvelles organisations	Nombre d’arrêts maladie dans l’année : Durée courte (1 semaine ou moins) // Durée longue (+ d’1 semaine) Nombre de travailleurs handicapés
Liste des conventions de partenariats de l’Agence avec des institutions (département, cluster, pôle, …)	Evolution de la masse salariale	Evolution répartition femmes-hommes par population -fonctions (ETAM, cadres, chargé d’affaires, supports, COMEX) Nombre de femmes aux postes clé : direction + management
Evolution de la proportion chargé d’affaires / mission support estimée	Evolution des sources de financement	Nombre d’évolutions professionnelles  Liste de formations suivies par les salariés. Montant de la contribution aux ASC

Il pourra être convenu dans le cadre de l’accord de mise en place de la BDES de modifier ou supprimer cette information complémentaire.

Article 10 — Budget

10.1 Fonctionnement

Le budget de fonctionnement annuel du CSE est équivalent à 0,2% de la masse salariale conformément à la loi en vigueur.

10.2 Actions sociales et culturelles

Le budget pour la mise en œuvre des actions sociales et culturelles est établi à 35 840 € par an, il pourra être révisé dans les conditions déterminées par la loi.

Article 11— Date de mise en place du CSE

En application de l’Ordonnance du 22 septembre 2017 le CSE doit être mise en place avant le 31 décembre 2019, quelle que soit la durée des mandats en cours.

Il est convenu que sera proposé dans le cadre de la négociation du protocole préélectoral un premier tour des élections du CSE début octobre 2019.

Les mandats des élus en cours, quelle que soit l’instance, prendront fin le jour de la proclamation des résultats définitifs au terme du premier tour des élections du CSE ou au terme du deuxième tour si un deuxième tour est nécessaire.

Article 12 — Dispositions diverses

12.1. Durée de l’accord

Le présent accord est à durée indéterminée. Il prendra effet au jour de son dépôt.

12.2. Notification

Le seul syndicat représentatif au sein de l’Agence étant la CFDT, signataire du présent accord, il n’y a pas lieu de notifier la signature.

12.3. Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement par notification par lettre recommandée, aux parties signataires.

12.4. Suivi de l'accord, révision

Les signataires se rencontreront une fois par an pour faire un bilan de l’application de l’accord et le cas échéant décider de son adaptation.

Seules sont mentionnées au présent accord les mesures dérogatoires aux mesures supplétives actuellement en vigueur. Si ces dernières venaient à être modifiées les signataires continueraient d’appliquer les mesures en vigueur à ce jour sauf signature d’un avenant mettant en œuvre d’autres dispositions.

12.5. Dénonciation de l'accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de trois mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec avis de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

12.6. Dépôt de l'accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords »;

• et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Lyon.

Il est convenu que la direction se chargera des formalités de dépôt.

Fait à Lyon,

Le 25-06-2019

Pour la Direction XXXXXXXXXXXXXXXXX

Pour la CFDT XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX