Accord collectif relatif à la mise en place du forfait annuel en jours

Entre :

……….,

,

Ci-après désignée par la Société,

ET

L’ensemble du personnel concerné de la ........... ayant ratifié l’accord, à la suite d’un vote (dont le procès-verbal est joint au présent accord) qui a recueilli la majorité des deux tiers.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Les missions spécifiques de certains salariés de la ........... nécessitent la mise en place d’une organisation du travail particulière.

Afin d’adapter au mieux ces situations de travail, il est convenu d’instituer une organisation du travail dite de « convention de forfait annuel en jours de travail » au sein de la ............

Le présent accord a pour objectif, dans le respect des dispositions légales, de définir les modalités de mise en œuvre des conventions des forfaits jours tout en veillant à respecter un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en faveur de ces salariés.

Enfin, les Responsables et Managers, en collaboration avec les Ressources Humaines, seront attentifs à la répartition de la charge de travail des collaborateurs et travailleront dans le souci d’optimiser l’organisation des équipes.

* *

*

Catégories de salariés concernés

Les parties conviennent que les conventions de forfait en jours ne peuvent être conclues qu’avec les salariés de la ........... relevant du statut « agent de maîtrise assimilé cadre » et « cadre » et qui disposent d'une grande autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.

Il est ainsi convenu que sont considérés comme autonomes au sens du présent accord, les salariés « agents de maitrise assimilés cadres » et « cadres » qui ont la responsabilité d’un service et/ou qui exercent une mission nécessitant des connaissances et des compétences spécialisées, et qui disposent d’une large autonomie d'initiative et une grande latitude dans l'organisation de leur emploi du temps ne les intégrant pas dans l’horaire collectif du service qu’ils dirigent ou auquel ils sont affectés.

Dans la mesure où ils disposent d’une autonomie significative dans l’organisation de leur emploi du temps, la durée du travail de ces salariés est définie dans le cadre du présent accord et dans une convention individuelle de forfait, sur une base annuelle en forfait jours.

Les salariés ayant le statut de cadre dirigeant ne sont pas concernés par les dispositions de ce présent accord.

Nombre de journées de travail sur l’année

Les agents de maîtrise assimilés cadres et les cadres autonomes tels que définis ci-dessus bénéficient de conventions individuelles de forfait intégrées dans leur contrat de travail prévoyant que le nombre de jours travaillés est fixé à 218 jours en année complète travaillée. Ce nombre de jours est applicable aux salariés ayant acquis la totalité de leur droit à congés payés et inclut la journée de solidarité.

A l’exception des salariés entrant en cours de période auxquels un calcul spécifique est appliqué, pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel intégral, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés payés auxquels le salarié ne peut prétendre.

Dans le cadre d’une activité réduite, il pourra également être convenu, par convention individuelle, des forfaits portant sur un nombre inférieur au forfait plein de 218 jours prévu ci-dessus.

Afin de ne pas dépasser le nombre de jours à travailler convenu, les salariés bénéficient chaque année de Jours de Repos Supplémentaires (dits « JRS ») dont le nombre peut varier d'une année sur l'autre en fonction, notamment, du nombre de jours fériés chômés.

Exemple de calcul des JRS pour l’année 2021 (365 jours) :

• Nombre de jours travaillés par le salarié : 218 jours (journée de solidarité comprise)

• Nombre de jours de congés payés : 25 jours ouvrés,

• Nombre de samedis : 52

• Nombre de dimanches : 52

• Nombre de jours fériés chômés dans l’entreprise tombant sur un jour ouvrés : vendredi 1er janvier, lundi 5 avril (Pâques), jeudi 13 mai (Ascension), lundi 24 mai (Pentecôte), mercredi 14 juillet, lundi 1er novembre, jeudi 11 novembre : 7 jours.

Le nombre de jours travaillés en 2021 est de 229, ce qui génère 11 Jours de RTT pour un forfait de 218 jours.

En chaque début de période annuelle (mois de janvier de chaque année), les salariés concernés seront informés du nombre de jours de repos (JRS) théorique attachés à leur forfait au titre de l’année civile.

Le calcul des JRS n’intègre pas les congés supplémentaires légaux rémunérés (exemple : congés pour évènements familiaux : mariage) qui viendront en déduction du forfait.

Le calcul des JRS est opéré sur la base des jours de travail effectif au sein de l’entreprise. En cas d’absence pour maladie non professionnelle ou autre absence n’étant pas considérée comme du travail effectif (ex : jour enfant malade, absence autorisée), une réduction des JRS sera donc opérée au prorata du temps de travail effectif du salarié, selon les mêmes modalités de calcul que pour un salarié arrivé en cours d’année (cf. article II-I).

Article II-I : Embauche en cours d’année

En cas d’entrée du salarié en cours d’année, la méthode repose sur un nombre de journées de travail dû annuellement à l’entreprise. Le calcul est effectué en jours ouvrés afin d’être conforme aux pratiques de l’entreprise.

Il convient de procéder au calcul suivant :

218 jours + 25 jours ouvrés de congés payés + nombre de jours fériés tombant un jour ouvré = b

Nombre de jours calendaire entre la date d’entrée et le 31/12 – nombre de jours de repos hebdomadaires – nombre de jours fériés tombant un jour ouvré = y

Nombre de jours ouvrés sur l’année civile complète = z

b x y / z = Nombre de jours dû par le salarié

Article II-II : Départs en cours d’année

Dans le cadre du solde de tout compte et de la dernière rémunération à reverser au salarié, il conviendra de déterminer le prix de la journée de travail étant entendu qu’il conviendra de distinguer :

• Le salaire annuel correspondant aux 218 jours travaillés,

• La part correspondant aux congés payés,

• La part correspondant aux jours fériés chômés coïncidant avec un jour ouvré.

Et ceci selon la méthode suivante :

Salaire annuel / b = valeur de la journée de travail

Valeur de la journée de travail x 218 jours = Rémunération correspondant aux 218 jours travaillés

Nombre de jours travaillés du 1er janvier à la date de départ = a

Rémunération correspondant aux 218 jours travaillés x a /218 jours = Rémunération à recevoir

Rémunération perçue – rémunération à recevoir = solde à reverser au salarié

Période de référence

La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait jours est l'année civile, elle commence le 1er janvier et expire le 31 décembre.

Dépassement du forfait annuel - Renonciation à des jours de repos

Le plafond annuel de 218 jours ne constitue en aucun cas une durée maximale de travail.

Conformément aux dispositions de l'article L. 3121-59 du Code du travail, le salarié qui le souhaite, en accord avec la société, peut en effet travailler au-delà de ce plafond, en renonçant à une partie de ses jours de repos dans les conditions suivantes :

• L’accord individuel entre le salarié et la société devra être établi par écrit et n’est valable que pour l’année en cours ou écoulée ;

• Le nombre de jours travaillés dans l’année ne pourra pas excéder un plafond maximal de 235 jours ;

• La rémunération de ce temps de travail supplémentaire donnera lieu à une majoration de 10%, fixée par un avenant à la convention individuelle de forfait.

Forfait jours réduit

Des forfaits annuels en jours « réduits » pourront également être conclus avec des salariés en deçà de 218 jours par an (journée de solidarité incluse).

Dans ce cas, la rémunération forfaitaire du salarié sera fixée proportionnellement au nombre de jours de travail fixés par les parties dans le cadre de la convention individuelle de forfait.

Sans que cela ne remette en cause l'autonomie et l'indépendance dont dispose le salarié dans l'organisation de son temps de travail, et afin de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et la continuité de service, les parties pourront, en cas de forfait en jours réduits, convenir de fixer un nombre précis de jours qui ne seront pas travaillés par semaine.

Il est rappelé que conformément aux règles légales, le forfait en jours réduit ainsi convenu entre les parties n'entraîne pas application des dispositions légales et conventionnelles relatives au travail à temps.

Temps de repos des salariés en forfait jours

Les salariés en forfait annuel en jours doivent bénéficier des temps de repos obligatoires à savoir :

• du repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;

• de deux jours de repos hebdomadaire consécutifs ou non, dont un le dimanche ;

• des jours fériés, chômés dans l'entreprise (en jours ouvrés) ;

• des congés payés en vigueur dans l'entreprise ;

• des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés Jours de Repos Supplémentaires (JRS).

Eu égard à la santé du salarié, le respect de ces temps de repos est impératif et s’impose, même s’il dispose d’une large autonomie dans l’organisation de son emploi du temps.

Caractéristiques de la convention de forfait annuel en jours conclue avec le salarié

La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours requiert l'accord écrit du salarié concerné.

Cet accord sera formalisé dans le contrat de travail du salarié concerné dans le cadre d'une convention individuelle de forfait ou par voie d'avenant pour les salariés déjà en poste à la date de signature du présent accord.

Cette convention ou avenant fixera notamment :

• le nombre de jours travaillés dans l'année ;

• la période annuelle de référence ;

• le respect de la législation sociale en matière de durée de travail et de repos ;

• le bilan individuel obligatoire annuel conformément à l'article L. 3121-60 du Code du travail ;

• les modalités d'évaluation et de suivi de la charge de travail du salarié ;

• le droit à la déconnexion,

• la rémunération.

Rémunération

Le salarié bénéficiant d'une convention annuelle en forfait jours perçoit une rémunération mensuelle forfaitaire, indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois.

La rémunération sera fixée sur l'année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

A cette rémunération s'ajouteront les autres éléments de salaires prévus par la législation en vigueur ou la convention collective, dès lors qu'ils ne sont pas intégrés dans le calcul de la rémunération lissée tels que notamment les primes diverses et les avantages en nature éventuels.

Conditions de prise en compte des absences sur la rémunération

Les journées ou demi-journées d'absence non assimilée à du temps de travail effectif au sens de la législation sur la durée du travail, par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle (c'est-à-dire congé sans solde, absence autorisée, congé parental d'éducation, maladie, maternité, etc.), s'imputent sur le nombre global de jours travaillés de la convention de forfait. Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés dûs pour l'année de référence.

Pendant l'absence donnant lieu à indemnisation par l'employeur, cette indemnisation est calculée sur la base de la rémunération lissée.

En cas d'absences non rémunérées, la rémunération est réduite proportionnellement au nombre de jours d'absence.

Modalités d'évaluation et de suivi régulier de la charge de travail du salarié

Le temps de travail des salariés visés par le présent accord fait l’objet d’un décompte annuel en jours ou demi-journées de travail effectif.

Pour le décompte des journées et demi-journées de travail, il est retenu la règle selon laquelle est considérée comme demi-journée, la matinée de travail commençant au plus tard à 9 heures et se terminant au plus tard à 14 heures ou l’après-midi débutant au plus tôt à 14 heures et se terminant au plus tard à 20 heures.

Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées ou demi-journées travaillées au moyen d’un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place et contrôlé par la société.

Le contrôle des journées ou demi-journées de travail effectif ainsi que le contrôle du repos obligatoire s’effectuera de façon régulière tout au long de l’année.

Les salariés sous convention de forfait annuel en jours bénéficieront des dispositions légales applicables en matière de repos quotidien et hebdomadaire tels que définis à l’article VI.

La société veillera tout au long de l’année à garantir le caractère raisonnable de l’amplitude et de la charge de travail du salarié au forfait annuel en jours ainsi qu’une bonne répartition de son travail dans le temps.

Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, les parties considèrent que le respect des dispositions contractuelles et légales sera suivi au moyen d’un système auto-déclaratif.

A cet effet, le salarié renseignera au moyen du logiciel de gestion de temps existant au sein de l’entreprise ou un document écrit, en indiquant chaque mois le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, la répartition du nombre d’heures de repos au sein de chacune d’entre-elles, ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours fériés chômés, jours de repos (JRS), etc.

Ce document est ensuite transmis tous les mois au responsable hiérarchique. Au moment de l’établissement du document déclaratif, le salarié a la possibilité de faire part, par tout moyen, à sa hiérarchie des difficultés éventuellement rencontrées dans les domaines :

• de la répartition de son temps de travail ;

• de la charge de travail ;

• de l’amplitude de travail et des temps de repos.

Modalités de suivi de la charge de travail des salariés au forfait jours et entretien d’adéquation

Afin que l’amplitude et la charge de travail demeurent raisonnables, d’une part, et dans le but d’assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des salariés employés selon une convention de forfait en jours, d’autre part, les parties au présent accord conviennent des dispositions suivantes :

Article XI.I : Amplitude de travail

L’amplitude quotidienne de travail doit rester raisonnable et ne peut être supérieure à 13 heures compte tenu du temps de repos obligatoire.

La limite ainsi fixée ne constituant qu’une limite maximale, les salariés sont encouragés, dans le cadre de l’organisation de leur temps de travail, à réduire la durée d’amplitude à un niveau inférieur à cette limite.

Article XII.II : Suivi de l’organisation du travail et de la charge de travail

La charge de travail des salariés doit être raisonnable.

L’organisation du travail et la charge de travail des salariés doivent faire l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail et que l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.

Pour assurer ce suivi, les responsables hiérarchiques étudieront notamment les décomptes déclaratifs visés à l’article X du présent accord.

Le responsable hiérarchique organisera un entretien dans les plus brefs délais avec le salarié, s’il constate :

• que les durées maximales d’amplitude ou minimales de repos ne sont pas respectés ;

• qu’une bonne répartition du travail, dans le temps, n’est pas assurée ;

• que le salarié fait l’objet d’une surcharge de travail.

Au cours de cet entretien, le responsable hiérarchique et le salarié concerné rechercheront et analyseront conjointement les causes des problématiques rencontrées et envisageront ensemble les solutions et actions à y apporter.

Article XI.III : Entretien périodique

Un entretien annuel, est organisé, en fin d’année, entre le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année et son supérieur hiérarchique.

L’entretien aborde :

• la charge de travail du salarié ;

• l’adéquation des moyens mis à la disposition du salarié au regard des missions et objectifs qui lui sont confiées ;

• le respect des durées maximales d’amplitude ;

• le respect des durées minimales des repos ;

• l’organisation du travail dans l’entreprise ;

• l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

• les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.

• La rémunération du salarié.

En complément de l’entretien précité, chaque salarié pourra demander l’organisation d’un entretien, à tout moment en cours d’année, en vue d’aborder les thèmes précédemment visés à l’exclusion de la rémunération qui est abordée au cours d’un seul entretien par période de référence.

Les problématiques constatées lors de ces entretiens donneront lieu à :

• une recherche et une analyse des causes de celles-ci ;

• une concertation ayant pour objet de mettre en œuvres des actions correctives.

Par ailleurs, en l’absence même de difficultés rencontrées par le salarié, l’entretien peut être l’occasion de suggérer et, le cas échéant, de mettre en œuvre toute mesure de nature à améliorer les conditions de travail du salarié.

L’entretien fera l’objet d’un compte-rendu conjointement signé par le salarié et son supérieur hiérarchique.

Article XI.IV : Devoir d’alerte

En cas de difficulté inhabituelle portant sur les aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de non-respect du repos quotidien ou hebdomadaire du salarié bénéficiaire d'une convention de forfait annuel en jours, celui-ci a le devoir d’en alerter immédiatement sa hiérarchie. Un entretien sera organisé dans les plus brefs délais afin que la situation soit analysée.

Le cas échéant, si l’alerte est fondée, la hiérarchie prendra les mesures nécessaires pour que cesse la situation constatée.

Modalité de prise des jours de repos (JRS)

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu (dans la limite de 218 jours de travail sur l’année pour un droit à congés payés complet), les salariés concernés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d’une année à l’autre en fonction notamment des jours chômés.

Le positionnement des jours de repos par demi-journée ou par journée entière du salarié au forfait en jours se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service et de la société dont il dépend. Les jours de repos (JRS) sont à prendre au cours de l’année civile de référence et ne peuvent pas être reportés d’une année sur l’autre.

En cas de départ du collaborateur en cours de période, les jours de repos (JRS) pris en trop à la date du départ du collaborateur feront l’objet d’une compensation soit sous forme monétaire (compensation via le salaire) soit par l’octroi de congés payés.

Modalités d'exercice du droit à la déconnexion

Les parties signataires au présent accord réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.

Par ailleurs, l’effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos indiquées à l’article VI du présent accord implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.

Dans ce cadre, l’entreprise recommande à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

Procédure de conciliation

Les parties conviennent que les litiges pouvant naître du présent accord seront examinés aux fins de règlement, par les signataires.

Si toutefois aucune solution n’était trouvée, les parties consulteront le Directeur de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS). Pendant toute la durée du différent, l’application de l’accord se poursuit conformément aux règles qu’il a énoncées.

En cas d’échec de cette tentative de règlement amiable, les différends seront portés devant les juridictions de l’ordre judiciaire compétentes.

Conclusions, durée, révision et dénonciation de l'accord

Le présent accord a été soumis à référendum et a été approuvé à la majorité des 2/3 du personnel de l’entreprise.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

L’employeur pourra soumettre aux salariés un avenant de révision dans les mêmes conditions que le présent accord et conformément aux dispositions légales et règlementaires.

Il pourra, moyennant un préavis de 3 mois, être dénoncé dans les conditions légales et règlementaires, notamment prévues à l’article L. 2232-22 du Code du travail.

Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble du personnel de l’entreprise par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

Lorsque la dénonciation est à l’initiative des salariés, elle doit être notifiée collectivement et par écrit à l’employeur par les salariés représentant les deux tiers du personnel. Cette dénonciation ne peut avoir lieu que pendant un délai d’un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l’accord.

Formalités de dépôt

Cet accord sera déposé en deux exemplaires signés, dont un en version électronique, à la DREETS de ………., via la plateforme en ligne TéléAccords, et en un exemplaire signé au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu du Siège Social de l’entreprise selon les formes requises par la loi.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et publié dans une version anonyme sur la base de données nationale créée par la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 et accessible via le site Legifrance.fr.

Par ailleurs, l’existence du présent accord sera mentionnée aux emplacements réservés à la communication avec le personnel et un exemplaire sera transmis à chaque collaborateur.

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Fait à ………….

Modalités d’organisation de la consultation

Lettre remise en main propre contre décharge

Objet : Négociation d’un accord d’entreprise sur la mise en place du forfait annuel en jours

Madame, Monsieur,

Je vous informe que j’ai l’intention d’engager, au sein de l’entreprise, une négociation relative à un accord d’entreprise portant sur les modalités de la mise en place du forfait annuel en jours.

Cet accord, dont vous trouverez le texte en pièce jointe, nécessite, pour son application, votre approbation.

Vous êtes est ainsi invité(e) à vous présenter ……….., de …… heures à ….. heures, au siège de notre société situé …………….., afin de vous prononcer sur la mise en place d'un accord relatif à la mise en place du forfait annuel en jours, qui fait l’objet de l’information jointe.

Le …………….., nous organiserons donc un référendum portant sur l’approbation de ce texte, la question qui vous sera posée sera la suivante :

« Approuvez-vous l’accord relatif à la mise en place du forfait annuel en jours signé le ……………… ? »

Question à laquelle, vous devrez répondre par « Oui » ou par « Non ».

Je vous prie de recevoir, l'expression de mes salutations respectueuses.

P.J. : Projet d’accord d’entreprise

Procès-verbal des résultats du référendum

Le ……….., à …………. heures,

Objet : Résultat du référendum organisé le …………………… en vue de l'approbation de l'accord du même jour relatif à la mise en place du forfait annuel en jours

Les électeurs étaient invités à répondre par « Oui » ou par « Non » à la question suivante :

« Approuvez-vous l'accord relatif à la mise en place du forfait annuel en jours signé le ………….. ? »

Le scrutin a été ouvert de … heures à …. heures.

Le dépouillement du scrutin a donné les résultats suivants :

• Nombre d'électeurs inscrits : ..

• Nombre de votants : ..

• Nombre d'enveloppes ou de bulletins sans enveloppes trouvés dans l'urne : ..

• Bulletins blancs ou enveloppes vides : ..

• Bulletins considérés comme nuls : ..

• Suffrages valablement exprimés : ..

  • OUI : ..

  • NON : ..

L'accord est approuvé.

Lettre de notification du procès-verbal de résultats du référendum

Objet : Résultat du référendum organisé …………. en vue de l'approbation de l'accord du …………… relatif à la mise en place du forfait annuel en jours

Vous avez été consulté(e) ce jour en vue de l'approbation de l'accord relatif à la mise en place du forfait annuel en jours signé le …………….

Cet accord a été approuvé par la majorité absolue des salariés.

Je vous prie de recevoir, l'expression de mes salutations respectueuses.