Accord d'entreprise "Accord Collectif d'Entreprise" chez BOTDESIGN (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

ENTRE

La société SAS BOTDESIGN au capital de 80 000,00 € dont le siège social est situé 3 Rue Bertrand Gril à TOULOUSE (31400), immatriculée au registre du commerce et des sociétés de TOULOUSE sous le numéro 828 737 676 00019, prise en la personne de son représentant légal en exercice,

D’UNE PART

ET

L’ensemble du personnel de la société SAS BOTDESIGN

par ratification à la majorité des 2/3 du personnel (Procès-verbal de la consultation joint).

Ci-après dénommés « les salariés »

D’AUTRE PART

PREAMBULE

La société BOTDESIGN est une entreprise exerçant l'activité de conseil en systèmes et logiciels informatiques.

La société BOTDESIGN est spécialisée dans la conception de chatbot santé.

Cette activité justifie qu’une importante autonomie soit laissée aux salariés dans l’organisation de leur temps de travail.

La société BOTDESIGN est soumise aux dispositions de la convention collective nationale (CCN) des Bureaux d’études techniques (IDCC 1486) qui limite la possibilité de conclure une convention de forfait en jours aux salariés cadres relevant de la position 3 ou bénéficiant d’une rémunération annuelle supérieure à 2 fois le plafond annuel de la sécurité sociale.

Afin de permettre à des salariés autonomes, mais relevant d’une classification inférieure à celle prévue par la CCN des Bureaux d’études techniques, de bénéficier de conventions de forfaits annuels en jours, la société BOTDESIGN et ses salariés ont souhaité engager des négociations aux fins de conclure le présent accord d’entreprise.

Le présent accord a ainsi notamment pour objet de déterminer les conditions de mise en place de conventions de forfaits annuels en jours au sein de la Société, conformément aux dispositions de l'article L 3121-63 du Code du travail. Il fixe les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés.

Les périodes de référence pour l’acquisition et pour la prise des congés payés ont été redéfinies pour tenir compte de cette organisation cyclique.

Concernant les salariés soumis à un décompte horaire du temps de travail, les parties ont convenu d’augmenter le contingent annuel d’heures supplémentaires au-delà duquel la prise de repos compensateur est obligatoire.

Enfin, la convention collective nationale des Bureaux d’études techniques (IDCC 1486) comporte également des dispositions relatives :

• A la durée du préavis des ingénieurs et cadres

• A l’indemnité de licenciement des cadres

• Aux congés supplémentaires d’ancienneté pour les ETAM, ingénieurs et cadres

• Aux congés supplémentaires pour fractionnement des congés payés

• A la prime de vacances

• A la majoration de salaire relative au travail le dimanche

• Au taux de majoration des heures supplémentaires.

La direction et les salariés ont convenu que ces dispositions n’étaient pas adaptées à l’entreprise et à son fonctionnement.

Dans le respect des dispositions d’ordre public du Code du travail, il a été décidé de prévoir dans le présent accord des stipulations qui prévalent sur les stipulations des accords nationaux relatives à la durée du préavis des ingénieurs et cadres, à l’indemnité de licenciement des cadres, aux congés supplémentaires d’ancienneté pour les ETAM, ingénieurs et cadres, aux congés supplémentaires pour fractionnement des congés payés, à la prime de vacances, à la majoration de salaire relative au travail le dimanche et aux heures supplémentaires.

L’accord d’entreprise a donc pour objet les thèmes suivants :

• Le régime spécifique de forfait annuel en jours ;

• La modification des périodes de référence et d’acquisition des congés payés ;

• La définition du contingent annuel d’heures supplémentaires ;

• La durée du préavis des ingénieurs et cadres ;

• Le mode de calcul de l’indemnité de licenciement des cadres ;

• La majoration de salaire au titre des heures supplémentaires ;

• Les congés supplémentaires d’ancienneté pour les ETAM, ingénieurs et cadres ;

• Les congés supplémentaires pour fractionnement des congés payés ;

• La prime de vacances ;

• La majoration de salaire relative au travail le dimanche.

La société BOTDESIGN est dépourvue de délégué syndical et de représentant du personnel compte tenu de son effectif inférieur à 11 salariés.

En application des dispositions des articles L.2232-21 et R.2232-12 du Code du travail, la société a communiqué aux salariés le projet d’accord et les modalités d’organisation définies en application de l’article R. 2232-11 le 25 juillet 2018.

A l’issue de la consultation du personnel qui a été organisée le 20 août 2018, le projet d’accord a été approuvé à la majorité des deux tiers du personnel, il est donc considéré comme un accord valide.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel salarié de l’entreprise.

Les dispositions du présent accord sont également applicables au personnel intérimaire, dans la limite des exceptions ou adaptations rendues nécessaires par la spécificité de leur contrat et de leur employeur.

En revanche, sont exclus du champ d’application du présent accord, les salariés relevant du statut de cadre dirigeant tel que défini par l’article L 3111-2 du Code du travail, c'est-à-dire ceux auxquels sont confiées des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilitées à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués au sein de l’entreprise.

ARTICLE 2 – TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-1 du Code du travail, la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations.

Ainsi, les temps de pause ne sont pas assimilés à du temps de travail dès lors que les conditions attachées à la définition du temps de travail effectif telle qu’elle résulte des dispositions de l’article
L. 3121-1 du Code du travail précité ne sont pas satisfaites.

ARTICLE 3 – PRINCIPE ET MODALITES DE RECOURS AUX HEURES SUPPLEMENTAIRES

Il est rappelé que les heures supplémentaires sont les heures de travail accomplies au-delà de la durée du travail en vigueur au sein de l’entreprise.

Les parties conviennent que toute heure supplémentaire ne doit être effectuée qu’à la demande expresse et/ou après validation préalable du responsable hiérarchique.

A cette condition, elles sont décomptées selon les modalités d’aménagement du temps de travail applicables aux salariés concernés.

Ainsi, seules ouvrent droit à rémunération les heures de travail supplémentaires accomplies dans les conditions précitées, et au-delà de la durée du travail légale en moyenne sur période de référence.

ARTICLE 4 – REMUNERATION DES HEURES SUPPLEMENTAIRES

4.1. Majorations

L’ensemble des heures supplémentaires accomplies bénéficieront d’une majoration de 10 % y compris pour les heures supplémentaires accomplies au-delà de la huitième heure supplémentaire hebdomadaire.

4.2. Paiement des heures supplémentaires

Dans le cadre d’un décompte hebdomadaire du temps de travail, les heures supplémentaires sont réglées le mois de leur réalisation ou le mois suivant.

Dans le cadre d’une organisation du temps de travail sur un cycle supérieur à la semaine ou sous la forme d’une modulation, les heures supplémentaires sont en principe réglées à la fin du cycle ou de la période de modulation.

ARTICLE 5 – AUGMENTATION DU CONTINGENT D’HEURES SUPPLEMENTAIRES

Le contingent annuel d’heures supplémentaires prévu à l’article L.3121-30 du Code du travail est fixé à 350 heures pour tous les salariés dont le temps de travail est comptabilisé en heures, quel que soit le mode d’organisation de leur temps de travail.

Seules les heures effectuées au-delà du contingent donnent lieu à la contrepartie obligatoire en repos.

ARTICLE 6 – FORFAIT ANNUEL EN JOURS

6.1. Catégorie de salariés

Aux termes de l'article L. 3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l'année :

• les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

• les salariés dont la durée du temps de travail ne peut-être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Conformément à ces dispositions d'ordre public, sont notamment concernés au sein de l'entreprise les salariés occupant les postes suivants :

• Lead développeur

• Head of Data

• Commercial

• Gestionnaire de projet

Ils constituent des collaborateurs cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, ou non cadres dont les horaires ne sont pas pré-déterminables et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps.

6.2. Période de référence du forfait

Le décompte des jours travaillés se fera sur une période de référence correspondant à l’année civile, du 1^er janvier au 31 décembre. Cette période de référence pourra être modifiée par l’employeur.

6.3. Nombre de jours compris dans le forfait

Le nombre de jours compris dans le forfait annuel est fixé au maximum à 218 jours par an.

Ce nombre de jours est défini pour une année complète de travail et pour un droit intégral à congés payés.

A titre informatif, il est précisé que pour calculer ce plafond sont déduits d’une année type de 365 jours :

• 104 jours de week-end ;

• 9 jours fériés ;

• 25 jours ouvrés de congés payés ;

• 9 jours de repos liés au forfait.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un droit à congés payés complet, et lorsque les congés payés acquis et pris au cours de la période de référence en cours ne lui permettent pas de bénéficier de 25 jours ouvrés de congés payés, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence des jours de congés auxquels le salarié ne peut prétendre.

Pour les salariés bénéficiant de jours de congés supplémentaires, notamment en application de dispositions conventionnelles, le nombre de jours de travail est diminué à concurrence des jours de congés supplémentaires auxquels le salarié peut prétendre.

Les salariés sont libres d'organiser leur temps de travail en respectant :

• la durée fixée par leur forfait individuel ;

• le temps de repos quotidien de 11 heures consécutives,

• le temps de repos hebdomadaire de 24 heures consécutives.

6.4. Gestion des absences

Les absences indemnisées, les congés et les autorisations d'absence d'origine conventionnelle ainsi que les absences maladie sont déduites du nombre annuel de jours travaillés fixé dans le forfait.

Les absences du collaborateur qui ne sont pas assimilées à du temps de travail réduisent proportionnellement son nombre de jours de repos annuel liés au forfait. Le reliquat de jours travaillés est en conséquence augmenté du nombre de jours de repos que l’absence a fait perdre.

Par exemple, pour un salarié absent 4 mois pour cause de maladie, le nombre de jours compris dans le forfait pour les 8 mois de travail effectif est calculé de la manière suivante :

4 mois d’absence pour maladie équivalent à 88 jours de travail.

9 jours de repos / ans = 3 jours de repos par période de 4 mois.

Le forfait est recalculé à 218 – 88 + 3 = 133 jours de travail sur les 8 mois d’exécution du contrat.

6.5. Conditions de prise en compte des arrivées et départs en cours de période

En cas d'embauche en cours de période, ou de conclusion d'une convention individuelle en jours en cours de période, la convention individuelle de forfait définit individuellement pour la période en cours, le nombre de jours restant à travailler.

Pour cela, il sera tenu compte notamment de l'absence de droits complets à congés payés (le nombre de jours de travail étant augmenté du nombre de jours de congés auxquels le salarié ne peut prétendre) et du nombre de jours fériés chômés situés pendant la période restant à courir.

En cas de départ en cours de période, le nombre de jours à effectuer jusqu'au départ effectif est évalué en prenant en compte le nombre de congés payés acquis et pris.

Si le nombre de jours effectivement travaillés par le salarié n’est pas égal au nombre de jours à effectuer ainsi déterminé, le montant du solde éventuellement dû par le salarié ou par l’employeur est calculé en référence au prix d’une journée de travail déterminé de la manière suivante :

Prix de la journée = Salaire annuel / (218 jours travail + 25 jours de CP + 9 jours fériés)

La solde éventuellement dû par le salarié pourra être déduit de l’indemnité compensatrice de congés payés mentionnée dans le solde de tout compte.

6.6. Evaluation et suivi régulier de la charge de travail du salarié

Le salarié doit tenir un décompte mensuel de ses journées ou demi-journées de travail sur le formulaire mis à sa disposition par l'entreprise à cet effet.

Est considérée comme une demi-journée toute période se terminant avant 13 heures ou débutant après 13 heures.

Le salarié devra préciser s'il a, ou non, respecté le temps de repos quotidien de 11 heures consécutives et le temps de repos hebdomadaire de 24 heures consécutives. S'il n'a pas été en mesure de le faire, il devra préciser les circonstances ayant induit le non-respect de ces temps de repos, de manière à ce qu'un échange puisse s'établir pour pallier cette situation.

Le dit formulaire devra être adressé chaque mois à l’entreprise de manière à ce qu'un suivi mensuel du forfait puisse être réalisé tout au long de la période de référence par le supérieur hiérarchique.

Chaque formulaire devra être contrôlé par le supérieur hiérarchique dès sa réception. Celui-ci aura la charge de vérifier chaque mois, et pour chaque salarié sous sa direction, le respect des durées maximales de travail et de repos journaliers et hebdomadaire ainsi que le caractère raisonnable de l’amplitude et de la charge de travail.

Lorsque la société aura mis en place un logiciel de suivi de l’activité des salariés, le salarié indiquera ses informations en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail installé sur son ordinateur. Le supérieur hiérarchique prendra connaissance de ces informations au moins une fois par mois pour vérifier le respect des durées maximales de travail et de repos journaliers et hebdomadaire ainsi que le caractère raisonnable de l’amplitude et de la charge de travail.

Si le contrôle de ces informations démontrait l'existence d'une charge de travail inadaptée, un entretien serait organisé avec le salarié sous 10 jours afin de mettre en place les mesures adaptées permettant de respecter le forfait fixé.

6.7. Entretien sur l’évaluation de l’adéquation du forfait-jours

Chaque année, le salarié sera reçu dans le cadre d'un entretien ayant pour but de dresser le bilan :

• de sa charge de travail et de son adaptation au forfait-jours ;

• de l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;

• de sa rémunération ;

• de l'organisation du travail dans l'entreprise.

Lors de cet entretien, le salarié sera notamment invité à faire part de toute difficulté rencontrée dans l'organisation de son activité professionnelle et dans l'articulation de celle-ci avec sa vie personnelle.

En dehors de cet entretien, si le salarié constate que sa charge de travail est inadaptée à son forfait, qu'il rencontre des difficultés d'organisation ou d'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, il pourra demander à être reçu par son supérieur hiérarchique en vue de prendre les mesures permettant de remédier à cette situation.

6.8. Conclusion de conventions individuelles de forfait en jours

La mise en œuvre du forfait annuel en jours fera l'objet de la conclusion d'une convention individuelle de forfait entre le salarié et l'employeur.

Cette convention individuelle précisera :

• les caractéristiques de l'emploi occupé par le salarié justifiant qu'il puisse conclure une convention de forfait en jours ;

• la période de référence du forfait annuel ;

• le nombre de jours compris dans le forfait annuel du salarié, ce nombre étant plafonné au nombre de jours fixé à l'article 6.3 du présent accord ;

• la rémunération qui devra être en rapport avec les sujétions qui sont imposées au salarié.

6.9. Renonciation du salarié a une partie de ses jours de repos

Un salarié en forfait-jours a la faculté de demander à renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d'une majoration de salaire. Cette demande devra recevoir l'accord de l'employeur, auquel cas un avenant contractuel à la convention individuelle de forfait sera établi pour l'année en cours. Cet avenant n'est pas reconductible d'une manière tacite.

L'avenant détermine le taux de la majoration applicable à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire, sans qu'il puisse être inférieur à 10 %.

Le nombre maximal de jours travaillés dans l'année lorsqu'un salarié renonce à une partie de ses jours de repos est fixé à 240 jours.

ARTICLE 7 – DROIT A LA DECONNEXION

Les modalités du droit à la déconnexion visant à assurer le respect effectif des temps de repos et de congés ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale des salariés sont définies de la manière suivante :

Les salariés sont alertés sur le fait que l’utilisation des Nouvelles Technologies de l’information et de la Communication (NTIC) mis à leur disposition doit respecter la vie personnelle de chaque personne.

Chaque salarié bénéficie d’un droit à déconnexion les soirs, les week-ends et jours fériés ainsi que pendant les congés et l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail.

Il est rappelé que les salariés n’ont pas l'obligation de lire et de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés durant ces périodes, et il leur est demandé également de limiter l’envoi de courriels ou d’appel téléphonique au strict nécessaire.

A la demande de salariés, des représentants du personnel, ou à l’initiative de la direction, des alertes pourront être créées en cas de connexions récurrentes pendant des plages ne correspondant pas aux horaires traditionnels de travail, ou pouvant avoir des impacts sur la santé ou la vie familiale du salarié : tard dans la nuit, très tôt le matin, le dimanche, etc.

ARTICLE 8 – CONGES PAYES

8.1. Période d’acquisition et Période de prise des congés payés

Les périodes d’acquisition et de prise des congés payés sont modifiées de la manière suivante.

- Période d'acquisition des congés payés

Les parties au présent accord conviennent, conformément à la faculté qui leur est ouverte par l'article
L. 3141-10 du Code du travail, que la période d'acquisition des congés débutera le 1^er janvier et se terminera le 31 décembre.

- Période de prise des congés payés

Les parties au présent accord conviennent, conformément à la faculté qui leur est ouverte par l'article
L. 3141-15 du Code du travail, que la période de prise des congés sera la suivante : du 1^er janvier au 31 décembre.

Ces modifications entreront en application à compter du 1^er janvier 2019.

Les jours de congés acquis sur la période de référence d’acquisition courant du 1^er juin 2017 au 31 mai 2018, qui n’auront pas été pris avant le 31 décembre 2018, seront reportés sur la période de prise de congés débutant le 1^er janvier 2019. Le nombre de jours travaillés en 2019 sera alors diminué des congés reportés.

L’employeur peut imposer la prise de tous les congés acquis avant le 31 décembre 2018.

8.2. Fractionnement

Le fractionnement des congés payés pourra être réalisé dans les conditions suivantes :

- Une des fractions est au moins égale à douze jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire.

- La fraction continue d’au moins douze jours ouvrables est attribuée durant la période de référence pour la prise de congés payés soit du 1^er janvier au 31 décembre.

- Les jours de congé au-delà du douzième jour ne sont soumis à aucune règle de fractionnement et ne pourront donner lieu à aucun jour ouvrable supplémentaire, quels que soient les dates auxquels ils sont fixés.

ARTICLE 9 – PREAVIS

La convention collective applicable prévoit une durée de préavis de licenciement et de démission pour les ingénieurs et cadres, différente des autres catégories de salariés, qui est de 3 mois, et ce quelle que soit l’ancienneté du salarié.

Les parties signataires ont souhaité que l’ensemble des salariés bénéficie de la même durée de préavis de licenciement et de démission peu importe leur catégorie.

Les parties signataires ont convenu de définir la durée de préavis de licenciement de la manière suivante :

• 1 mois pour les salariés dont l’ancienneté est comprise entre 6 mois et 2 ans

• 2 mois pour les salariés à partir de 2 ans d’ancienneté.

La durée du préavis de démission sera de un mois pour l’ensemble des salariés de la société, et ce quelle que soit l’ancienneté du salarié.

Ce régime se substitue à tout autre ayant été applicable à la société.

Il est notamment établi que les salariés ne bénéficieront pas de la durée de préavis prévue par la convention collective nationale (CCN) des Bureaux d’études techniques.

ARTICLE 10 – INDEMNITE DE LICENCIEMENT

Les parties signataires ont souhaité harmoniser l’indemnité de licenciement pour toutes les catégories de salariés de la société.

Il a donc été convenu de définir l’indemnité de licenciement pour l’ensemble des salariés de la société de la manière suivante :

• 0,25 mois par année jusqu’à 10 ans d’ancienneté,

• puis 1/3 de mois à partir de 10 ans d’ancienneté.

Ce régime se substitue à tout autre ayant été applicable à la société.

Il est notamment établi que les salariés ne pourront pas bénéficier de l’indemnité de licenciement telle que prévue par la convention collective nationale (CCN) des Bureaux d’études techniques.

ARTICLE 11 – CONGES PAYES SUPPLEMENTAIRES AU TITRE DE L’ANCIENNETE

Le droit à jours de congés payés supplémentaires attribués au titre de l’ancienneté, tels qu’ils sont prévus par la convention collective nationale des Bureaux d’études techniques et tels qu’ils étaient attribués aux salariés jusqu’à l’entrée en vigueur du présent accord, est supprimé à compter de l’entrée en vigueur du présent accord.

Il est donc établi que les salariés ne pourront pas bénéficier des congés payés supplémentaires au titre de l’ancienneté prévus par la convention collective nationale (CCN) des Bureaux d’études techniques.

ARTICLE 12 – PRIME DE VACANCES

La prime de vacances, telle que prévue par la convention collective nationale des Bureaux d’études techniques, n’est plus à verser par la société à compter de l’entrée en vigueur du présent accord.

La Société n’a pas d’obligation de paiement de prime, sauf en application de dispositions d’ordre public.

Ce régime se substitue à tout autre ayant été applicable à la société.

Il est donc établi que les salariés ne pourront pas bénéficier de la prime de vacances telle que prévue par la convention collective nationale (CCN) des Bureaux d’études techniques.

ARTICLE 13 –MAJORATION DU TRAVAIL LE DIMANCHE

La majoration de salaire et le bénéfice d’un repos compensateur pour le travail le dimanche prévus par la convention collective nationale des Bureaux d’études techniques ne sont plus applicables à la société à compter de l’entrée en vigueur du présent accord.

Les heures de travail effectuées le dimanche sont rémunérées comme des heures normales, sous réserve des majorations pour heures supplémentaires pour les heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire.

Ce régime se substitue à tout autre ayant été applicable à la société.

Il est donc établi que les salariés de la société ne pourront pas bénéficier de la majoration de salaire et du repos compensateur pour le travail du dimanche prévus par la convention collective nationale (CCN) des Bureaux d’études techniques.

ARTICLE 14 – CONDITIONS DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Les parties conviennent qu’elles se réuniront une fois par an, à compter de l’entrée en vigueur de l’accord, pour faire le point sur les conditions de sa mise en œuvre.

ARTICLE 15 – DUREE, DENONCIATION ET REVISION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé ou révisé dans les conditions légalement prévues.

ARTICLE 16 – ENTREE EN VIGUEUR ET PUBLICITE

Le présent accord n’acquerra la valeur d’accord collectif qu’après avoir été approuvé par la majorité des deux tiers du personnel réalisée dans le cadre de la consultation prévue le 20 août 2018.

L’augmentation du contingent annuel d’heures supplémentaires sera effective pour l’année 2018.

Le présent accord fera l’objet des publicités suivantes à l’initiative de la société :

• un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de TOULOUSE,

• une version signée des parties, accompagnée du procès-verbal de consultation des salariés, et une version publiable de l’accord (anonyme) seront déposées sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Fait à TOULOUSE

Le 25 juillet 2018

Pour la société SAS BOTDESIGN Pour le personnel de la société : Procès-Verbal de consultation

Annexe :

• Procès-verbal de consultation du personnel sur le projet d’accord collectif