Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL" chez BOTDESIGN

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre :

La Société BOT DESIGN, Société par actions simplifiées immatriculée sous le numéro SIRET 828 737 676 00027 ayant son siège social situé 12, rue Louis Courtois de Viscose à TOULOUSE (31400), représentée par M. Jean Louis FRAYSSE dûment habilité en qualité de Président,

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

ET

Les salariés de la Société BOT DESIGN dans le cadre d’une ratification à la majorité des deux tiers (cf. procès-verbal de la consultation),

D’autre part,

Préambule

Le télétravail s'est largement déployé avec les directives des pouvoirs publics dans le cadre de l'épidémie de Covid-19.

Par ailleurs, des évolutions législatives avaient visé à favoriser et à simplifier le recours au télétravail (ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1387 ratifiée par la loi du 29 mars 2018 n°2018-217), la Direction a considéré qu'il était souhaitable de formaliser les règles pour promouvoir et sécuriser un dispositif télétravail homogène, adapté aux valeurs et aux réalités opérationnelles de l'entreprise.

Ce dispositif vise à accompagner de manière pérenne le développement du télétravail en soulignant l'importance de la responsabilisation des acteurs pour établir un rapport de confiance entre la Direction et le salarié, condition « sine qua non » de son fonctionnement.

En effet, le télétravail, qu'il soit régulier ou occasionnel, est d'une part une demande de salariés souhaitant pouvoir bénéficier de nouveaux modes de travail, et d'autre part une volonté de la Direction d'accompagner cette demande.

Cet accord veille à ce que la mise en place du télétravail n'ait pas pour conséquence de mettre à l'écart le télétravailleur de la communauté de travail et permette de préserver la continuité des activités professionnelles.

Article 1. Définitions liées au télétravail

1.1 Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant exclusivement les technologies de l'information et de la communication de l'entreprise.

Les situations de travail « nomade » avec l'utilisation des technologies de l'information et de la communication, notamment comme les déplacements professionnels, ne relèvent pas de la définition du télétravail.

Par principe, le télétravail est effectué au lieu de résidence principale du salarié.

Le télétravail est effectué par principe sur les jours ouvrés de la semaine.

Il peut être régulier ou occasionnel :

• Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées ou demi-journées entières effectuées de manière régulière, sur plusieurs mois consécutifs ;

• Le télétravail « occasionnel » est effectué de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps.

1.2 Définition du télétravailleur

Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail au sens de la définition donnée à l'article 1.1.

Article 2. Champ d'application et conditions d'éligibilité

2.1 Les salariés concernés

Sont éligibles tous les salariés qui ne sont pas en préavis de départ ni en période d'essai.

Les salariés intéressés doivent faire preuve d'autonomie professionnelle dans l'exécution de leur travail et avoir la capacité à travailler à distance et de manière individuelle. Ils doivent avoir une bonne connaissance de leur poste de travail et savoir gérer leur temps de travail. Ces critères sont appréciés par la Direction.

En cas de changement ou d'évolution du poste de travail, à l'initiative du salarié ou de l'employeur, l'accès ou la poursuite du télétravail sera soumis à l'appréciation de la Direction.

2.2 Les activités concernées

Les activités éligibles au télétravail sont de nature à être exécutées à distance, de façon partielle, et en utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail.

La Direction apprécie la possibilité ou non pour un salarié de télétravailler, en fonction des données traitées, et notamment de leur nature. A titre d'exemple, le télétravail pourra être refusé pour des raisons de sécurité des informations.

Également, le fait qu'une activité soit envisageable à distance, avec une efficacité amoindrie, ne la rend pas éligible au télétravail, du fait de cette dégradation.

2.3 Conditions d'éligibilité techniques

Le salarié doit disposer au préalable du matériel informatique nécessaire à l'exercice du télétravail (a minima ordinateur portable professionnel et moyens de connexion).

La Direction doit s'assurer de la possibilité de fournir ce matériel au salarié avant de valider sa demande.

L'accès internet (notamment son débit) et le réseau téléphonique du lieu de télétravail doivent permettre l'exécution normale du travail.

En tout état de cause, ce lieu dédié à l'exercice du télétravail devra être correctement aéré, éclairé et permettre d'accueillir le matériel nécessaire pour l'activité du télétravailleur. En outre, le poste de travail devra répondre aux besoins du télétravailleur, notamment en termes d'ergonomie et d'adaptation aux particularités ou fragilités physiques.

Article 3. Principes généraux

La demande de télétravail est à l'initiative du salarié. Le télétravail peut également être initié par l'employeur en cas de circonstances exceptionnelles telles que prévues par la législation.

La mise en place du télétravail implique obligatoirement un accord réciproque du salarié et de la Direction. Le cas échéant, le refus par la Direction devra être motivé.

Article 4. Procédure d'entrée dans le dispositif de télétravail

4.1 Formalisation et traitement de la demande

4.1.1. Télétravail régulier

En cas de demande de télétravail régulier, le salarié adresse à la Direction sa demande accompagnée des pièces justificatives.

La demande doit être validée par la Direction.

Cette demande sera traitée dans un délai d’un mois maximum à compter de sa transmission à la Direction (accompagnée de l'ensemble des pièces).

Dans ce délai, une réponse positive ou négative est apportée. Si la réponse est négative, elle doit être motivée.

4.1.2. Télétravail occasionnel

En cas de demande de télétravail occasionnel, le salarié transmet sa demande par écrit à la Direction, moyennant un délai de prévenance de cinq jours ouvrés qui peut être réduit d'un commun accord par écrit entre le salarié et la Direction.

Une demande de télétravail occasionnel peut être refusée par la Direction, sur motivation explicite.

4.2 Pièces justificatives dans le cadre du télétravail au domicile déclaré

Pour accompagner sa demande de télétravail régulier effectué au domicile déclaré par le salarié, ce dernier devra fournir :

• Une attestation sur l'honneur quant à l'existence d'un poste de travail adapté à la personne et à la conformité des installations électriques du lieu de télétravail ;

• Un document justifiant d'une connexion Internet ;

• Une attestation de son assurance habitation, mentionnant la connaissance de la situation de télétravailleur du salarié.

L'entreprise ne prendra en charge aucun frais lié à la situation de télétravail.

Article 5. Règles générales de fonctionnement du télétravail

5.1 Modalités de décompte du temps de travail

Pour tout télétravailleur, la journée de télétravail sera considérée comme une journée de travail « standard », ne pouvant en aucun cas donner lieu à des heures supplémentaires.

5.2 Détermination des plages horaires de « disponibilité » du télétravailleur

Les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté par l'entreprise (notamment Direction, collègues de travail, clients, partenaires extérieurs) doivent être en correspondance avec l'horaire habituel de fonctionnement de l'entreprise, savoir :

• De 9h à 12h30 et de 14h à 18h00.

5.3 La gestion du temps de travail

Le télétravailleur, en lien avec la Direction, gère l'organisation de son temps de travail, dans le respect des règles légales et conventionnelles applicables au sein de son entreprise.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du télétravailleur, ses objectifs, le nombre d'heures de travail et sa charge de travail. Le télétravailleur ainsi que son responsable respecteront les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, lorsqu'elles sont applicables.

5.4 Droits et obligations du télétravailleur et du responsable concerné

Le télétravailleur, tout en étant autonome dans son organisation du télétravail, doit autant que possible veiller à respecter les contraintes opérationnelles de l'équipe et de l'activité. Il devra être joignable sur les plages horaires définies conformément à l'article 5.2.

La Direction, tout en tenant compte des contraintes opérationnelles de l'équipe et de l'activité, doit veiller à respecter l'autonomie du télétravailleur dans l'organisation du télétravail.

5.5 Equipements

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires au télétravail.

Ces équipements se composent de :

• Un ordinateur portable.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

Le télétravailleur s'engage à respecter la réglementation en vigueur et notamment la charte informatique applicable ainsi que la règlementation relative à la protection des données.

Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause de réversibilité immédiate du télétravail.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion internet, voire en cas de destruction ou de vol, le télétravailleur devra en aviser au plus tôt son responsable ou la Direction.

En cas de nécessité d'intervention des équipes du support informatique, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l'entreprise afin de poursuivre son activité dans l'attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Après avoir été informé des consignes de conformité du matériel dédié au télétravail, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, le respect de ces consignes relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Article 6. Modalités du télétravail régulier

6.1 Conditions générales

Le télétravail régulier est d’une journée par semaine.

Exceptionnellement, il pourrait être mis en œuvre sous la forme de 2 demi-journées dans la semaine.

Une présence du télétravailleur à hauteur de trois jours par semaine minimum dans les locaux de l'entreprise est obligatoire. Lorsque des absences, pour quelque motif que ce soit, et notamment de jours fériés, ponts, déplacement professionnel, jours d'inactivité, temps partiel ..., surviennent, le télétravail sera le cas échéant supprimé la semaine concernée afin de maintenir une présence de trois jours dans les locaux de l'entreprise (et a fortiori s'il y a moins de trois jours).

Ces jours de présence minimale permettent de conserver un lien professionnel et social direct entre le télétravailleur et son responsable, ses collègues, son site, son entreprise.

6.2 Planification des jours de télétravail sur la semaine

Le télétravailleur et son responsable devront déterminer ensemble le jour (ou les demi-journées) de la semaine qui seront en principe effectués en télétravail.

Le télétravailleur ou son responsable pourront modifier par un accord écrit le jour convenu de télétravail, en respectant un délai de prévenance fixé à 48h, qui pourra être réduit en cas d'accord entre le télétravailleur et son responsable par écrit.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de l’employeur, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.

Également, le télétravailleur pourra toujours décider de venir travailler sur site lors d'une journée initialement prévue en télétravail, sous réserve de prévenir préalablement son responsable par tout moyen.

La journée de télétravail non effectuée ne pourra pas être reportée.

6.3 Entretiens réguliers

Les conditions d'activité du télétravailleur régulier et l'organisation du travail doivent être abordées lors du passage en télétravail, et lors de l'entretien annuel entre le responsable concerné et le télétravailleur.

À tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le télétravailleur ou la Direction.

6.4 Principes d'adaptation et de réversibilité

Par principe, le télétravail régulier est mis en place pour une durée indéterminée, commençant par une période d'adaptation.

Toutefois, le télétravailleur comme la Direction peuvent décider d'y mettre fin, de le suspendre ou de le modifier à tout moment. Ce pourra être notamment le cas lorsque sera identifiée une modification des conditions d'éligibilité.

6.4.1. Période d'adaptation

Les trois premiers mois de télétravail constituent une phase d'adaptation durant laquelle le télétravailleur ou la Direction peuvent décider de mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance minimum de 5 jours ouvrés, qui peut être réduit par commun accord du télétravailleur et la Direction formalisé par un écrit.

En cas de décision par la Direction de mettre fin au télétravail, celle-ci devra motiver sa décision.

6.4.2. Suspension du télétravail

Le télétravailleur comme la Direction peuvent décider de suspendre le télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d'accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit.

En cas de suspension, la Direction doit motiver sa décision.

En cas de raisons liées à la sécurité de l'information, l'employeur peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance.

6.4.3. Modification du télétravail

La Direction peut décider de modifier l'un des éléments essentiels du télétravail définis en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d'accord entre le télétravailleur et son responsable par un écrit.

En cas de modification, la Direction doit motiver sa décision.

6.4.4. Cessation du télétravail

Le télétravailleur comme la Direction peuvent décider de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d'accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit.

En cas de cessation, la Direction doit motiver sa décision.

En cas de raisons liées à la sécurité de l'information, l'employeur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

Article 7. Situations spécifiques

En dehors de toutes contraintes liées à la sécurité de l'information, des dérogations exceptionnelles aux dispositions du présent accord (par exemple le nombre de jours en télétravail...) sont possibles dans les situations suivantes sous réserve que le poste soit éligible au télétravail :

• Pour raisons médicales en cas de préconisation du médecin du travail dans le cadre d'un maintien ou retour à l'emploi ;

• En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Article 8. Le statut social du télétravailleur

8.1 Egalité de traitement du télétravailleur

Le passage au télétravail ne modifie que la manière dont le travail est effectué et n'affecte en rien le statut de salarié du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés n'étant pas en télétravail.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l'entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels, et est soumis aux mêmes politiques d'évaluations que les autres salariés de l'entreprise.

Le télétravailleur a le même accès à la formation, et aux possibilités de développement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l'entreprise.

Ainsi, une demande de télétravail à l'initiative du salarié qui serait refusée ne pourra pas être un motif de rupture du contrat de travail et ne pourra pas avoir d'influence sur son évolution de carrière. L'entreprise reste le lieu de travail de référence pour les télétravailleurs.

8.2 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s'appliquent aux télétravailleurs, qui s'engagent à les respecter.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise lorsqu'il effectue son activité professionnelle sur le lieu de télétravail agréé.

Le télétravailleur doit donc informer dès que possible la Direction de la survenance d'un accident, dans les mêmes conditions que l'ensemble des salariés dans les locaux de l'entreprise.

Article 9. Protection des données et de la vie personnelle du télétravailleur

9.1 Protection des données propres à l'entreprise

Le salarié s'engage à respecter les mesures de sûretés et de confidentialité de l'entreprise, à savoir notamment:

• La non-divulgation des mots de passe à des tiers ;

• Le respect du matériel informatique fourni par l'entreprise ;

• D'une manière générale, le respect des dispositions prévues par la charte informatique.

9.2 Protection des informations personnelles au télétravailleur

L'entreprise ne communiquera à l'extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie personnelle du télétravailleur, notamment son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel, etc.

9.3 Protection du domicile privé du télétravailleur

L'entreprise s'interdit tout accès intempestif au domicile privé du télétravailleur.

Toutefois, le télétravailleur doit autoriser l'accès à son domicile afin de permettre le contrôle de la sécurité, du respect des normes et engagements. Dans ce cas, il sera informé au moins 48 heures à l'avance, par écrit.

Article 10. Portée et date d’effet de l’accord

Le présent accord prend effet à la date de sa ratification par la majorité des deux tiers du personnel de la Société, dont le procès-verbal de ratification sera établi.

Dans l’hypothèse où l’accord ne serait pas approuvé par la majorité requise des salariés, celui-ci sera réputé non écrit.

Le présent accord prend effet à compter du 1er juillet 2021 et est conclu pour une durée indéterminée.

Article 11. Révision et Dénonciation

Chaque partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord conclu à durée indéterminée, sous réserve des dispositions suivantes :

La Société BOT DESIGN pourra proposer aux salariés un projet d’avenant de révision soumis aux mêmes règles de validité que l’accord initial.

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les modalités mentionnées par les dispositions du code du travail aux articles L.2261-9 à L.2261-13 et L.2232-22 :

• Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires.

• La dénonciation à l’initiative de l’employeur, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.

• La dénonciation à l’initiative des salariés devra être écrite et notifiée par des salariés représentant les deux tiers du personnel à la Société, et qu’elle ait lieu pendant le délai d’un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l’accord.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse où la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.

Article 12. Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera affiché dans les locaux de la Société BOT DESIGN, sur les panneaux réservés aux communications de la Direction.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la Société (D.2231-4 et suivants du Code du travail).

Ce dernier déposera le présent accord sur la plateforme nationale « Téléaccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire du présent avenant au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse en un exemplaire original.

Les salariés seront collectivement informés du présent accord précité et conclu par voie d’affichage sur les panneaux réservés aux communications destinées au personnel, et il figurera sur la notice d’information remise à l’embauche sur les textes conventionnels applicables dans l’entreprise, conformément aux articles L. 2262-5, R.2262-1 et R.2262-3 du Code du travail.

Fait à TOULOUSE, le …………………………….

Les Salariés M. Jean-Louis FRAYSSE

(cf. procès verbal de la consultation) Pour la Société

Les trois membres du bureau de vote

Signatures Signature

Signature des parties précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé »

En outre, chaque page de chaque exemplaire devra être paraphée par chacune des parties.