Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le télétravail" chez GIE NGE (Siège)

Accord d’entreprise sur le télétravail

Sommaire

Préambule

Article 1 - Champ d’application

Article 2 - Conditions d’éligibilité

Article 3 - Définition du télétravail

Article 4 - Mise en œuvre du télétravail

Article 5 – Organisation du télétravail – Fréquence et lieu

Article 6 – Condition d’exécution du télétravail

Article 7 – Equipements liés au télétravail

Article 8 – Santé et sécurité au travail

Article 9 – Droit à la déconnexion

Article 10 – Durée et date d’effet de l’accord

Article 11 – Révision de l’accord

Article 12 – Dépôt de l’accord

Préambule

Par accord à durée déterminée en date du 20 décembre 2019, il a été instauré le télétravail à titre expérimental au sein de l’UES NGE. L’accord a trouvé application dans un contexte de crise sanitaire ayant conduit à des périodes de pratique massive du télétravail par une partie des salarié.es. Les organisations syndicales et la direction ont entamé des négociations pour repenser la pratique du télétravail à la lumière de cette expérimentation, avec le souci de prendre en compte la mutation des rapports au travail et à l’environnement.

Les parties à l’accord entendent ainsi souligner les opportunités qu’offre le télétravail en termes de prévention des risques psycho-sociaux mais aussi en termes d’impact environnemental avec la réduction des temps de transport. Les discussions ont également mis en évidence l’importance de l’amélioration de la qualité de vie au travail et celle du droit à la déconnexion, qui sont ainsi spécifiquement pris en compte dans le présent accord.

Les réflexions partagées par les parties sur les risques d’isolement, l’appartenance à un collectif de travail et l’impératif de productivité les ont conduites à envisager un mode de travail hybride entre télétravail et présence au bureau. Les parties se sont rencontrées au cours de plusieurs réunions et sont parvenues à un accord dont les modalités sont définies ci-après :

Article 1

Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salarié.es de l’UES NGE, sous réserve qu’ils et elles remplissent les conditions d’éligibilité prévues ci-après.

Article 2

Définition du télétravail

L’article L 1222-9 du code du travail définit le télétravail comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un ou une salarié.e hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Les parties distinguent quatre situations de télétravail :

a/ Le télétravail régulier : Il fait partie de l’organisation structurelle du travail du ou de la salarié.e. Il concerne les salarié.es qui ont un poste télétravaillable par nature. Il s’adresse aux salarié.es qui souhaitent télétravailler de façon régulière tout au long de l’année sans pour autant qu’il soit imposé une planification figée des jours télétravaillés.

b/ Le télétravail occasionnel : Il permet de répondre à une personne ne pouvant à priori pas bénéficier du télétravail d’y accéder ponctuellement pour réaliser une tâche spécifique réalisable à distance (exemples : une formation à distance, une tâche administrative/de back-office…).

c/ Le télétravail thérapeutique : Il est décidé pour des raisons de santé, généralement temporaires et médicalement justifiées (exemple : certificat médical ou avis de la médecine du travail).

d/ Le télétravail imposé par la Direction pour circonstances exceptionnelles permet de protéger les salarié.es de l’entreprise lors de situations d’urgence (pandémie, locaux sinistrés etc.).

Article 3

Conditions d’éligibilité

Pour être éligible au télétravail, les salarié.es doivent répondre aux conditions d’éligibilité cumulatives suivantes. En cas de refus de mise en place du télétravail alors que les conditions ci-dessous semblent être remplies, le refus devra être objectivement justifié auprès du service RH.

3.1 - Confiance réciproque 

La confiance entre le ou la salarié.e et son ou sa responsable constitue le fondement même de la construction de la relation de travail et la réussite du télétravail.

3.2 - Conditions liées au contrat de travail

• Sont éligibles au télétravail, les salarié.es qui justifient d’une ancienneté minimale de trois mois sur le poste.

• Les salarié.es en contrat à durée déterminée sont éligibles au télétravail régulier en considération de la pertinence de la mise en place du dispositif (équipement, organisation) par rapport au temps contractuel restant à courir jusqu’à la fin du contrat.

• Les stagiaires et alternants sont éligibles sous réserve que le télétravail n’entrave pas leur apprentissage et soit compatible avec les objectifs pédagogiques et sous réserve de la pertinence de la mise en place du dispositif (équipement, organisation). Le mode d’organisation doit être convenu avec le ou la manager.

Par mesure d’exception, et parce que les parties conçoivent le télétravail comme un mode d’organisation flexible, basé sur la confiance, un.e salarié.e qui n’est pas strictement éligible peut être autorisé.e à télétravailler sous condition d’appréciation de son ou sa responsable selon les critères objectifs qui permettent de vérifier que cela ne remet pas en cause la bonne intégration du.de la salarié.e, la bonne exécution du travail et la cohésion de l’équipe.

3.3 - Compatibilité des tâches

Afin d’élargir l’éligibilité des salarié.es au télétravail, la compatibilité de l’activité du.de la salarié.e avec le télétravail se vérifie au niveau de ses tâches et non du poste qu’il ou elle occupe. La tâche doit pouvoir être techniquement réalisée à distance sans générer de perturbation ou de risques opérationnels. A titre d’exemple, n’est pas compatible avec le télétravail une tâche nécessitant une présence physique comme l’accueil, l’aide à la clientèle, une activité de surveillance, mais également, la manipulation de fonds, la maintenance des équipements, la représentation de la société dans certaines réunions, l’accès à des documents non dématérialisés, cette liste n’étant pas exhaustive.

3.4 - Autonomie 

Le ou la salarié.e doit être à l’aise avec ses missions, doit avoir intégré le fonctionnement de l’entreprise, maitriser les savoirs, les outils notamment informatiques et le réseau d’interlocuteurs et interlocutrices dont il ou elle a besoin pour réaliser ses missions et travailler à distance, de sorte à être suffisamment autonome pour télétravailler sans nécessité de proximité managériale.

3.5 - Compatibilité de l’équipement

Le lieu de travail doit impérativement être équipé d’une prise de terre, un disjoncteur différentiel et un équipement mobilier adapté. Le descriptif de l’équipement requis pourra être mis à jour en fonction des évolutions technologiques et porté à la connaissance des salarié.es par mail. Le ou la salarié.e doit fournir à l’employeur une attestation sur l’honneur de conformité technique et électrique dont le modèle sera mis à disposition et actualisé par l’employeur.

Le ou la salarié.e souhaitant télétravailler devra également attester sur l’honneur qu’il ou elle dispose d’un espace de travail adapté, d’une connexion internet ayant un débit suffisant et permettant un télétravail fluide (mini 4Mbits/s pour une utilisation bureautique) ainsi qu’un réseau de téléphonie accessible.

En cas de connexion internet défaillante, d’incident technique ou de dysfonctionnement empêchant la réalisation normale du télétravail, le ou la salarié.e devra prévenir son ou sa responsable dans les meilleurs délais et le.la tenir au courant de l'évolution de la situation. Son ou sa responsable prendra les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité. A ce titre, il ou elle pourra être demandé au.à la salarié.e de revenir sur son lieu de travail afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du problème technique.

Article 4

mise en œuvre du télétravail

4.1 - Volontariat

Le télétravail s’effectue sur la base du volontariat. A l’exception de la mise en œuvre du télétravail de façon imposée pour des circonstances exceptionnelles (télétravail imposé), le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de la demande de télétravail appartient au.à la salarié.e.

Ainsi, son refus de télétravailler ne peut en aucun cas faire l’objet d’un reproche ou d’une sanction disciplinaire, ni le ou la pénaliser dans son déroulement de carrière, d’évolution de sa rémunération.

4.2 - Autorisation

Le ou la salarié.e souhaitant télétravailler doit préalablement effectuer une demande auprès de son ou sa manager et lui remettre une attestation sur l’honneur de conformité de son équipement selon le modèle fourni par l’employeur.

Le ou la manager pourra autoriser ou refuser le télétravail en application de l’article 2 du présent accord. En cas de refus, il ou elle devra préalablement consulter le service des ressources humaines et motiver son refus au.à la salarié.e par écrit dans un délai raisonnable.

4.3 - Fin du télétravail

• A l’initiative du.de la salarié.e : en application du principe du volontariat, le ou la salarié.e peut décider à tout moment de ne plus télétravailler. Il ou elle doit en informer son ou sa manager par écrit (mail ou courrier), qui le.la recevra au cours d’un entretien spécifique.

• A l’initiative de l’employeur : l'entreprise se réserve le droit de mettre fin de façon temporaire ou définitive de l'activité en télétravail par l'un.e des télétravailleurs/télétravailleuses, dans le cas où un des critères d’éligibilité ne serait pas ou plus rempli ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction, en respectant un délai de prévenance d'un mois à l'issue d'un entretien spécifique.

• En cas de changement de poste du.de la salarié.e : les modalités de télétravail appliquées au.à la salarié.e prendront fin automatiquement avec le changement de poste ou de missions du ou de la salarié.e. Si il ou elle souhaite poursuivre le télétravail sur son nouveau poste, il ou elle devra être autorisé selon les modalités définies ci-dessus.

Article 5

Organisation du télétravail – Fréquence et lieu

1. - Rythme de télétravail et préavis :

Afin de maintenir un lien social de qualité y compris avec les représentant.es du personnel, la cohésion d’équipe et ne pas favoriser l’isolement des salarié.es, le télétravail (hors télétravail imposé) sera organisé par le.la manager dans le cadre suivant :

• 2,5 jours de télétravail (à distance) par semaine maximum.

Et

• 2 jours par semaine de travail (sur site entreprise) minimum

Il pourra exceptionnellement et sur demande justifiée être dérogé à cette double limite sous réserve de l’accord préalable du.de la manager.

Les actions collectives nécessitant la présence physique du ou de la salarié.e telles que la formation professionnelle, des réunions importantes, des séminaires etc. ne permettront pas au ou à la salarié.e de télétravailler ces jours-là (y compris en cas de télétravail planifié).

Afin de favoriser la cohésion d’équipe, le ou la manager pourra choisir un jour de présence défini et récurrent dans la semaine à raison de 1 jour par semaine en moyenne.

Exemple :

• Tous les lundis

• Les lundis semaine A, les mardi semaine B

• Les lundis + mardis, une semaine sur 2

Concernant le télétravail régulier (planifié ou non), les cas de modifications des jours télétravaillés s’opèrent comme suit :

• Moyennant un préavis de 7 jours calendaires minimum, le ou la manager pourra sur justification, demander au.à la salarié.e d’être présent.e en entreprise un jour normalement télétravaillé étant précisé que globalement, le ou la manager devra faciliter le recours au télétravail (mise en place de la visioconférence).

• Exceptionnellement, et dûment justifié, suppression du jour télétravaillé avec délai de prévenance de 24h.

• En cas d’urgence opérationnelle (ex : coupure du réseau informatique, virus informatique, incendie sur armoire électrique, absentéisme de l’équipe prévue en présentiel…) ou de dysfonctionnements empêchant la pratique du télétravail (article 3.5), le ou la manager pourra demander au.à la salarié.e de revenir sur le lieu de travail durant une ou plusieurs journées normalement télétravaillées.

Concernant le télétravail occasionnel et exceptionnel : de par la nature de ce type de télétravail, aucun préavis n’est nécessaire.

Exemple : A titre d’exemple, l’équipe accueil NGE occupe un poste par nature non télétravaillable (accueil physique des client.es et usagers-usagères). Pour autant, certaines tâches peuvent être télétravaillables sous réserve de l’organisation mise en place (ex : répartition quotidienne entre les chargé.es d’accueil des tâches front/back office). Si cette organisation ne peut pas fonctionner (ex : absentéisme des équipes front office), le télétravail ne pourra pas être mise en œuvre.

Quel que soit le motif de l’impossibilité ponctuelle du recours au télétravail, les jours de télétravail non effectués ne sont pas dus au. à la salarié.e dans le sens où ils ne peuvent pas donner lieu à une compensation que ce soit financière, en repos ou en jours de télétravail et ne sont pas reportables.

Les jours et rythmes choisis résultent d’un accord entre le ou la salarié.e et son ou sa manager. Ces jours et rythmes peuvent être modifiés à la hausse ou à la baisse, d’un commun accord ou pour motif légitime (augmentation du nombre de salarié.e souhaitant télétravailler, modification des missions du.de la salarié.e, télétravail thérapeutique etc.).

L’organisation de la planification du télétravail incombe à chaque service et doit être effectuée dans le respect des règles du présent accord.

5.2 – Lieu de télétravail

Par principe, le télétravail régulier ou occasionnel sera effectué au domicile du ou de la salarié.e déclaré auprès du service des ressources humaines. Le ou la salarié.e s’engage à déclarer sans délai tout changement d’adresse de sa résidence principale. Il ou elle fournira une attestation multirisque habitation couvrant l’activité de bureau à son domicile.

De façon exceptionnelle et dûment justifiée, le ou la salarié.e pourra solliciter l’autorisation de son employeur pour l’exercice du télétravail dans un lieu tiers. Dans ce cas, l’entreprise devra en connaitre précisément le lieu (adresse du tiers-lieu). Ce lieu de télétravail exceptionnel devra remplir les mêmes conditions de conformité que le lieu principal de télétravail et le ou la salarié.e devra produire autant d’attestation sur l’honneur de conformité des installations techniques et électriques que de lieux de télétravail sollicités.

Quel que soit le lieu de télétravail choisi, il n’y aura aucune prise en charge des frais de déplacement domicile – travail en dehors des cas prévus par la loi ou par les accords collectifs.

Article 6

Conditions d’exécution du télétravail

6.1 – Durée de travail des télétravailleurs et télétravailleuses

Le télétravail n’a aucune incidence sur la durée du travail du.de la salarié.e, sur le nombre d’heures et/ou de jours de travail qui continueront à s’appliquer conformément aux dispositions légales et aux accords en vigueur. La plage de joignabilité minimum correspond aux éventuelles plages fixes en vigueur. Le.la salarié.e devra être en capacité de rendre compte à son.sa manager de l’exécution de son activité réalisée en télétravail.

Pendant son temps de travail, le télétravailleur ou la télétravailleuse doit être facilement joignable par l’entreprise selon les modalités prévues : téléphone, messagerie, visio.

Si le télétravailleur/la télétravailleuse doit s’absenter de son domicile, il ou elle devra en informer préalablement son.sa manager et devra débadger afin que ce temps ne soit pas comptabilisé comme du temps de travail effectif.

Dans la mesure où le télétravailleur/ la télétravailleuse dispose d’une certaine autonomie, il est impératif qu’il ou elle respecte la durée du travail et les temps de pause. Afin de permettre à l’employeur de veiller au respect des temps de pause et du repos quotidien de 11h et hebdomadaire de 35 heures, le temps de travail sera badgé au même titre qu’en présentiel via l’outil de gestion des temps.

6.2 - Discipline

Le télétravail n’écarte pas les règles de discipline. A ce titre, le règlement intérieur de l’entreprise s’impose au.à la salarié.e, même en situation de télétravail.

6.3 - Professionnalisation du télétravail

La pratique du télétravail doit contribuer à entretenir une image professionnelle de l’entreprise. Le ou la salarié.e en télétravail devra respecter une tenue vestimentaire correcte conforme aux usages dans le cadre professionnel dans l’hypothèse où il ou elle doit se connecter avec sa webcam.

Le.la salarié.e peut être contraint.e d’adopter un fond d’écran spécifique, à la demande de l’entreprise.

Article 7

Equipements liés au télétravail

7.1 – Mise à disposition de matériel par l’entreprise

L’entreprise fournit, installe et entretient les équipements nécessaires à l’exercice de l’activité en télétravail.

Les équipements mis à disposition se composent de :

1 ordinateur portable adapté au poste et aux missions (ex : lecteur CD) avec souris et clavier

La suite logicielle

1 casque audio

1 deuxième écran à la demande du.de la salarié.e

Etant précisé que le matériel fourni par l’entreprise reste sa propriété et devra être restitué en bon état dès la fin de la période de télétravail.

7.2 – Participation de l’entreprise au mobilier

Sur demande du.de la salarié.e, l’employeur fournit, sous réserve de justifier d’une ancienneté minimum de 1 an, un fauteuil de bureau ergonomique (cette demande peut être renouvelée tous les 4 ans) ainsi qu’une subvention unique de 100 € HT (et sur présentation de facture datée de moins de 6 mois) pour l’achat d’un bureau.

Article 8

Santé et sécurité au travail

8.1 – Conformité du lieu de télétravail

Afin de ne pas être trop intrusif dans la vie personnelle du.de la salarié.e, l’employeur lui demande, préalablement à la mise en œuvre du télétravail, une attestation sur l’honneur de conformité technique et électrique de ses équipements qui devra être renouvelée chaque fois que nécessaire, à l’initiative du.de la salarié.e lorsqu’il ou elle investit un nouveau lieu de télétravail, à la demande de l’employeur lorsque les exigences évoluent.

Le service informatique mettra à jour autant que nécessaire le degré de conformité attendu et informera ou fera informer l’ensemble du personnel par mail.

8.2 – Assurance

Le ou la salarié.e doit informer son assureur multirisques habitation de sa situation de télétravail. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à son activité en télétravail, le ou la salarié.e doit demander une extension de garantie en ce sens, à ses frais.

8.3 – Obligations réciproques et accidents du travail

Le télétravailleur ou télétravailleuse bénéficie de la législation sur les accidents du travail. Ainsi, en cas d’accident à l'occasion de son travail, pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail, le télétravailleur ou la télétravailleuse doit informer dans les plus brefs délais son.sa responsable et transmettre tous les éléments d'information nécessaire à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.

Il est rappelé que, si l’employeur est soumis au respect des dispositions relatives à la santé et la sécurité du Code du travail, sa capacité de contrôle, d’ajustement et d’intervention est limitée par le caractère privé du domicile du.de la salarié.e (interdiction de fumer sur le lieu de travail, organisation des secours en cas de malaise…).

Ainsi, le télétravailleur ou la télétravailleuse est également soumis.e au respect du règlement intérieur et des règles en vigueur dans l’entreprise, et devra être particulièrement vigilant.e à en assurer le bon respect (conformité des installations, organisation et aménagement du poste de travail, respect des postures de travail et des temps de repos…).

Des supports de prévention des risques, notamment relatifs au travail régulier sur écran et l’ergonomie des postes de travail, sont mis à disposition des télétravailleurs et télétravailleuses par l’employeur sur le réseau informatique interne ou sur le site en ligne Connect’RH accessible à toutes et tous.

8.4 – Modalités d'accès au télétravail des travailleurs/télétravailleuses handicapé.es

Le télétravail pourra être mis en œuvre afin de permettre le maintien dans l'emploi de salarié.es reconnu.es travailleurs/travailleuses handicapé.es, ou pour les personnes nécessitant un aménagement particulier de leur poste de travail pour raisons de santé (télétravail thérapeutique).

Des aménagements particuliers au poste de travail pourront dans ce cadre être étudiés en lien avec les services de santé au travail.

Article 9

Droit à la déconnexion

Les parties réaffirment l'importance d'un bon usage des outils informatiques en vue d'un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l'équilibre entre vie privée et familiale, et vie professionnelle. Ainsi, afin d’assurer la protection de la santé physique et mentale des salarié.es, il est rappelé que, hors astreinte, il n'y a pas d'obligation pour le télétravailleur et la télétravailleuse de répondre aux communications téléphoniques ou aux mails en dehors des heures de télétravail convenues avec son.sa responsable, ni durant les périodes de repos, congés, maladie et l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail. En aucun cas, il ne pourra leur en être tenu rigueur en la matière.

Les salarié.es au forfait jours, au regard de la particularité de cette organisation du temps de travail - étant autonomes dans l'organisation de leur emploi du temps – devront s'assurer de respecter l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Il est également rappelé au.à la salarié.e en télétravail qu’il ou elle doit faire un usage raisonné des outils numériques mis à sa disposition. Le télétravailleur ou la télétravailleuse s’engage ainsi à ne pas se connecter aux outils numériques, en dehors de son temps de travail, et à respecter les plages horaires et temps de repos en vigueur dans l’entreprise.

Le.la manager et le.la salarié.e pourront réaliser un bilan du télétravail lors de l’entretien annuel, dans la partie « Baromètre social ». Néanmoins, le.la salarié.e est invité.e à alerter à tout moment son.sa responsable sur ses éventuelles difficultés à télétravailler et plus particulièrement si il ou elle constate une surcharge de travail anormale lors des jours au cours desquels il ou elle sont en télétravail.

S’il se révélait un non-respect récurrent des périodes de déconnexion, un entretien sera organisé entre le.la salarié.e et le.la manager et/ou le service RH et à défaut d’amélioration de la situation, il pourra être mis fin au télétravail.

Article 10

Durée et date d’effet de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 2 novembre 2023.

Il n’est pas destiné à régir le télétravail imposé en particulier lorsque des mesures spécifiques sont prises par exemple en cas d’urgence sanitaire visant à imposer le télétravail généralisé. Dans ce cas, l’application de l’accord sera suspendue et des mesures d’urgence seront prises pour assurer la santé et la sécurité des salarié.es.

L’accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de six mois. Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception. Dans ce cas, la société et les signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.

Article 11

Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé par voie d’avenant dans le respect des dispositions du code du travail.

Toute révision éventuelle du présent accord fera l’objet de la conclusion d’un avenant.

Article 12

Dépôt de l’accord

Le présent avenant sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site. Un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Nantes.

Fait à Nantes, le 15/09/2023

En 4 exemplaires originaux

Pour l’entreprise

Les sociétés NGE, NMGS et le GIE NGE

Constituant ensemble L’UES NGE

représentés par …………………….

Directeur Général Délégué de NGE et NMGS

Coadministrateur du GIE NGE

Pour les organisations syndicales

FO CFDT

……………….. ……………………….

Déléguée syndicale Délégué Syndical