Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la durée du travail" chez KAIZEN INSTITUTE FRANCE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF A LA DUREE DU TRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société KAIZEN INSTITUTE FRANCE, n° SIRET : 831 241 807 00039, dont le siège social est situé 31 Rue Laure Diebold – 69009 LYON, représentée par agissant en qualité de .

D’une part,

ET :

L’ensemble du personnel de la société KAIZEN INSTITUTE FRANCE, ayant ratifié l’accord à la suite d’un vote qui a recueilli la majorité des deux tiers des salariés et dont le procès-verbal est joint au présent accord.

D’autre part,

PREAMBULE

La Société KAIZEN INSTITUTE FRANCE a pour activité l’accompagnement des entreprises pour leur fournir des solutions personnalisées et innovantes dans les domaines de l’organisation. Elle relève de la Convention Collective Nationale des Bureaux d’Etudes Techniques. Une discussion s’est engagée entre la Société KAIZEN INSTITUTE FRANCE et son personnel portant principalement sur les modalités d’organisation du temps de travail. Il est apparu indispensable d’assouplir le recours au forfait en jours tel qu’il est prévu par la convention collective nationale visée ci-dessus.

Le présent accord résulte de la volonté des parties d’élargir le recours au forfait en jours :

• Aux salariés disposant d’une large autonomie, d’une liberté et d’une indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail ;

• Afin de répondre aux besoins de l’entreprise ;

• Tout en garantissant le droit à la santé, à la sécurité, au repos des salariés concernés et le nécessaire équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Les négociations ont été conduites dans un souci permanent d’équilibre, avec l’objectif commun de concilier d’une part les besoins de l’entreprise et d’autre part, les attentes des salariés en terme d’équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle par une meilleure organisation du travail dans un cadre précis et structuré.

TITRE 1 – FORFAIT ANNUEL EN JOURS

Article 1 – Champ d’application – Catégories de salariés visés

Les dispositions du présent titre s’appliquent aux salariés Ingénieurs et Cadres de l’entreprise qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés, et qui relèvent au minimum de la position 2.1 jusqu’à la position 3.3 de la grille de classification des Ingénieurs et Cadres de la Convention Collective Nationale des Bureaux d’Etudes Techniques.

L’autonomie se matérialise notamment par leur capacité de fixer l’amplitude des journées de travail nécessaires à la réalisation de leurs missions et de faire face quotidiennement aux contraintes inhérentes à leur activité. En effet, leur temps de travail ne peut être précisément prédéterminé et la nature de leurs fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service, ou de l’équipe auquel ils sont intégrés. Ils disposent ainsi d’une large autonomie, de responsabilités et d’une grande latitude dans leur organisation du travail et la gestion de leur temps.

Les salariés concernés se verront proposer une convention individuelle de forfait jours conformément aux dispositions de l’article 10 du présent titre.

Article 2 – Période de référence

La comptabilisation du temps de travail du salarié se fait en journées ou demi-journées (matin/après-midi) sur une période de référence annuelle, avec un maximum de 218 jours travaillés incluant la journée de solidarité, pour un salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité de ses droits à congés payés, compte non tenu des éventuels jours d’ancienneté conventionnels et des absences exceptionnelles accordées notamment au titre des articles 23 et 29 de la Convention collective nationale applicable.

L’année complète de référence s’entend comme l’année civile, soit du 1^er janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N.

Article 3 – Nombre de jours travaillés

Le nombre de jours annuels travaillés, sur la base duquel le forfait est défini, ne peut excéder 218 jours, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité de ses droits à congés payés, compte non tenu des éventuels jours d’ancienneté conventionnels et des absences exceptionnelles accordées notamment au titre des articles 23 et 29 de la Convention collective nationale applicable.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé payé annuel complet, le nombre de jours de travail sur l’année est augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés légaux non acquis et auxquels il ne peut prétendre.

Dans le cas d’une année incomplète, le nombre de jours de travail sera proratisé compte tenu de l’alinéa précédent.

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu (dans la limite de 218 jours de travail sur l’année pour un droit à congés payés complet), les salariés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre en fonction des jours fériés chômés tombant un jour travaillé.

Le nombre de jours de repos s’acquière en fonction du temps de travail effectif ou assimilés à du temps de travail effectif.

Il est également possible, avec l’accord du salarié, de convenir d’un nombre de jours annuels travaillés inférieur à 218 jours. Le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par la convention de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.

Les dispositions relatives à l’organisation des jours de repos, au traitement des absences et aux modalités de décompte des jours travaillés s’appliquent aux salariés bénéficiant du forfait en jours réduits, à due proportion.

Les salariés ayant conclu un forfait en jours réduit bénéficient des mêmes dispositions en matière d’évolution de carrière que les salariés bénéficiant d’un forfait plein (218 jours) ainsi que des mêmes droits et avantages, à due proportion.

Article 4 - Rémunération

Le salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait en jour bénéficie d’une rémunération annuelle au moins égale à 120% du minimum conventionnel de sa catégorie sur la base d’un forfait annuel de 218 jours travaillés ou sur la base du forfait défini entre les parties.

Chaque année, l’employeur est tenu de vérifier que la rémunération annuelle versée au salarié est au moins égale à 120% du minimum conventionnel de son coefficient.

La rémunération mensuelle du salarié est lissée sur la période de référence. Ainsi, la rémunération forfaitaire mensuelle est indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois.

Article 5 - Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours de période

En cas d’entrée en cours d’année, les jours de congés payés non acquis sont ajoutés au nombre de jours travaillés sur la période. Les jours de repos sont proratisés en fonction du nombre de jours de présence sur la période.

En cas de sortie en cours d’année, sont payés les jours effectivement travaillés, les jours fériés compris dans la période de référence ainsi que les congés payés en cas de solde positif. Les jours de repos sont également proratisés.

Les absences rémunérées ou non assimilées à du temps de travail effectif pour le décompte du temps de travail sont déduites du nombre de jours travaillés dans l’année.

Pour l’application des dispositions du présent accord et notamment pour les absences non rémunérées, les parties signataires conviennent que la valeur forfaitaire d’une journée de travail est valorisée de la manière suivante :

[(salaire forfaitaire brut mensuel de base* 12 mois) / (nombre de jours prévus dans le forfait +congés payés + jours fériés + jours de repos)] x nombre de jours d’absence

Article 6 – Repos quotidien et hebdomadaire

Le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours bénéficie du repos quotidien minimum de onze heures consécutives, du repos hebdomadaire (trente-cinq heures consécutives), des jours fériés et des congés payés. Ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail, et doit donner lieu, en cas de réitération régulière, à un point sur la charge de travail lors d’un entretien supplémentaire avec le responsable hiérarchique ou la Direction. Un outil de suivi sera mis en place pour assurer le respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire.

A l’intérieur des périodes de repos, les salariés veillent à ne pas exercer leur activité professionnelle.

A ce titre, ils ne devront notamment pas avoir recours aux moyens et outils de communication, quelle qu’en soit la nature, pour exercer leur activité professionnelle.

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-62 du Code du travail, les salariés ne sont pas soumis :

• à la durée quotidienne maximale de travail effectif prévue à l'article L. 3121-18 du code du travail ;

• aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22 du code du travail ;

• à la durée légale hebdomadaire prévue à l'article L. 3121-27 du code du travail.

Article 7 – Jours de repos

Les jours de repos des salariés visés par le présent titre sont pris à l’initiative du salarié par journée entière ou demi-journée, en tenant compte du bon fonctionnement de l’entreprise et après concertation et validation avec le responsable hiérarchique.

Afin d’éviter les risques de dépassement du nombre de jours travaillés ou la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de l’année, les salariés doivent prendre régulièrement leurs jours de repos, et ce, au fur et à mesure de l’avancement de l’année civile (période de référence).

Il est convenu qu’un mécanisme de suivi sera mis en œuvre, associant chaque salarié et son responsable hiérarchique. Ce mécanisme devra permettre d’anticiper la prise des jours ou demi-journées de repos en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de l’année, des prévisions d’activité, des congés payés ou des absences prévisibles.

En cas d’accord avec l’employeur uniquement, les salariés peuvent renoncer à des jours de repos moyennant le versement d’une majoration de 20% de la rémunération jusqu’à 222 jours et 35% au-delà. Dans ce cas, un avenant au contrat de travail sera établi entre les parties, valable pour l’année en cours seulement. Ce dispositif de rachat ne pourra avoir pour conséquence de porter le nombre de jours travaillés au-delà de 230 jours.

Article 8 – Suivi du forfait en jours

Le décompte du temps de travail se fait en journée ou en demi-journée.

Le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de jours et demi-journées travaillés que le salarié s’engage à ne pas dépasser.

La Société établira un document de contrôle permettant d’indiquer le nombre et la date des jours et demi-journées travaillés ainsi que les jours de repos hebdomadaires, les jours de congés payés, les jours fériés chômés, les jours de repos au titre de la convention de forfait, les éventuels congés conventionnels ou encore tout autre absence.

A cet effet, il sera remis au salarié un document permettant d’indiquer les données susvisées ainsi qu’en fin d’année un récapitulatif annuel.

Le salarié, sous la responsabilité de l’employeur, est tenu de remplir mensuellement ce document et de l’adresser chaque mois, pour validation, à son responsable hiérarchique.

Il appartient au salarié de signaler, notamment via le relevé mensuel, toute difficulté qu’il rencontrerait dans l’organisation ou la charge de travail. Ces difficultés peuvent notamment concerner :

• La répartition de son temps de travail ;

• La charge de travail ;

• L’amplitude des journées et les temps de repos.

Dans le souci de prévenir les effets d’une charge de travail trop importante sur la santé du salarié, son responsable hiérarchique analysera les relevés mensuels transmis par celui-ci. S’il s’avère que la charge de travail et l’organisation révèlent une situation anormale, il le recevra sans avoir à attendre les deux entretiens annuels en respectant le mécanisme d’alerte.

Article 9 – Equilibre vie professionnelle / vie privée et droit à la déconnexion

• Entretiens annuels :

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation entre la vie professionnelle et la vie privée, l’employeur assure un suivi régulier de l’organisation du salarié, de sa charge de travail et de l’amplitude de ses journées de travail, qui doivent rester raisonnables. A cette fin, il est précisé que des points / réunions sont régulièrement faits sur les projets en cours.

Chaque année, au moins deux entretiens seront organisés entre le salarié et le supérieur hiérarchique pour évoquer :

• L’organisation du travail et la charge individuelle de travail,

• L’avancement des objectifs initiaux, leur réajustement éventuel, le bilan et les axes d’amélioration pour l’année suivante,

• L’amplitude des journées de travail,

• L’état des jours de repos pris et non pris à la date de l’entretien,

• L’articulation et l’équilibre entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale,

• La durée des trajets professionnels,

• Les conditions de déconnexion,

• La rémunération.

A cet effet, il est remis au salarié un document intitulé « Entretien Forfait jours » que le salarié s’engage à compléter et à remettre à son supérieur hiérarchique avant l’entretien susvisé.

Les éventuelles problématiques constatées lors de ces entretiens donneront lieu à :

• une recherche et une analyse des causes de celles-ci ;

• une concertation ayant pour objet de mettre en œuvre des actions correctives.

Par ailleurs, en l’absence même de difficultés rencontrées par le salarié, l’entretien peut être l’occasion de suggérer et, le cas échéant, de mettre en œuvre toute mesure de nature à améliorer les conditions de travail du salarié.

Un compte rendu écrit de l'entretien sera établi et remis, contre signature, au salarié. Le salarié et le responsable hiérarchique ou la Direction examinent si possible également à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

Ces entretiens sont complétés par un suivi régulier de la charge de travail tout au long de la période de référence à l’occasion des entretiens périodiques, qui se tiennent, de manière formelle ou informelle, entre le salarié et son responsable hiérarchique.

• Dispositif d’alerte :

En cas de difficulté inhabituelle constatée portant notamment sur l’organisation et la charge de travail, l’isolement professionnel du salarié, ou encore en cas de non-respect du repos quotidien et hebdomadaire, le salarié a le devoir d’alerter immédiatement son supérieur hiérarchique en transmettant par écrit des éléments sur la situation invoquée.

Un entretien sera organisé dans les plus brefs délais et dans un délai maximal de 15 jours (sauf circonstance exceptionnelle ne permettant pas de respecter ce délai), sans attendre l’entretien annuel, afin d’identifier les difficultés et de prendre des mesures correctives nécessaires.

A l’issue de l’entretien, un compte rendu écrit sera établi et annexé à l’alerte du salarié.

• Droit à la déconnexion :

Par ailleurs, les signataires réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect de l’équilibre vie privée/professionnelle.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. L’entreprise rappelle l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congés.

Ainsi, la mise à disposition de ces outils doit s’accompagner d’une véritable vigilance de la part de l’entreprise et de la part de chaque utilisateur afin de s’assurer que l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est respecté.

L’utilisation des technologies de l’information, messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphonie mobile et smartphones, etc. ne doit pas avoir pour effet d’empiéter sur le temps de repos et sur la vie privée des salariés.

Elle ne doit pas non plus entretenir les collaborateurs dans un état de stress nuisible à une bonne exécution du travail.

Ainsi, ces outils n’ont pas vocation à être utilisés notamment pendant :

• Les périodes de repos quotidien ;

• Les périodes de repos hebdomadaires ;

• Les congés et jours de repos de quelque nature que ce soit ;

• Les périodes de suspension du contrat de travail.

Les salariés disposent ainsi d’un droit à déconnexion en dehors du temps de travail et pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire. Le responsable hiérarchique veillera au respect de ce droit.

Le salarié en forfait jours s’engage à ne pas consulter sa boite mail professionnelle pendant la période concernée.

En dehors des périodes habituelles travaillées et durant les périodes visées ci-dessus, aucun salarié n’est tenu d’envoyer ni de répondre aux mails, téléphone, messages, SMS envoyés par la Société.

En outre, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance ni répondre à des messages de quelque nature que ce soit.

Les objectifs de disponibilités qui peuvent être fixés à leurs collaborateurs ne sauraient aller à l’encontre du droit à la déconnexion.

Il appartient au responsable hiérarchique de veiller au respect du droit à la déconnexion par les salariés et d’organiser un entretien avec ce dernier en cas de non-respect.

Article 10 – Caractéristiques principales des conventions individuelles

L’exécution des missions d’un salarié selon une organisation du travail en forfait jours ne peut être réalisée qu’avec son accord écrit. Une convention individuelle de forfait jours est établie à cet effet.

Celle-ci peut être intégrée au contrat de travail initial, pour les salariés nouvellement engagés, ou bien faire l’objet d’un avenant à celui-ci.

La convention individuelle de forfait doit faire référence au présent accord d’entreprise et comporte notamment :

• le nombre de jours travaillés dans le forfait ;

• la nature des missions justifiant le recours à cette modalité ;

• les modalités de décompte des jours de travail et des absences ;

• les conditions de prise des repos et les possibilités de rachat des jours de repos ;

• la rémunération forfaitaire correspondante ;

• les modalités de surveillance de la charge de travail, de l’organisation du travail et de l’articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale ;

• le nombre d’entretiens

Article 11 – Consultation des représentants du personnel

Conformément aux dispositions légales, le Comité Social et Economique, s’il existe, est consulté chaque année sur le recours aux conventions de forfait ainsi que sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés.

La Société n’est cependant pas dotée d’un Comité Social et Economique à la date de ratification du présent accord.

TITRE 2 – DISPOSITIONS DIVERSES

Le présent titre s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise, non titulaires d’une convention de forfait annuel en jours, quel que soit la nature de leur contrat de travail.

Article 12 – Contingent annuel d’heures supplémentaires

Le contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 450 heures par salariés. Il est apprécié sur l’année civile.

Article 13 – Heures supplémentaires

Le paiement des heures supplémentaires effectuées peut être remplacé par l’attribution d’un repos compensateur de remplacement majoré conformément aux dispositions légales et conventionnelles, après information préalable des salariés.

Ces heures ne s’imputeront pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.

Ce repos compensateur fera l’objet d’un compteur transmis mensuellement au personnel concerné.

Les heures de repos compensateur de remplacement acquises seront prises par journée ou demi-journées au cours de l’année civile en cours.

En fin d’année, et si le solde est positif, les heures de repos non prises pourront, par décision de l’employeur, être rémunérées en tenant des majorations afférentes ou reportées sur l’année civile suivante.

TITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES

Article 14 – Modalités de conclusion du présent accord

Le présent accord est conclu conformément aux dispositions légales.

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur.

Article 15 – Date d’effet et durée d’application

Le présent accord prend effet à compter du 1^er janvier 2022.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 16 – Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l’employeur :

• Auprès de la DDETS (anciennement DIRRECTE) en version électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail dénommée « TéléAccords » accessible sur le site Internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

• Auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de LYON

• Après de la CPPNI à l’adresse suivante : secretariatcppni@CCN-BETIC.fr

Le présent accord sera publié, dans une version anonyme, sur la base de données en ligne des accords collectifs : legifrance.gouv.fr.

Fait à LYON, Le 23 décembre 2021, En 4 originaux dont 1 pour le dépôt

Pour la Société KAIZEN INSTITUTE FRANCE

Monsieur (*)

L’ensemble du personnel de la Société ayant ratifié l’accord à la suite d’un vote qui a recueilli la majorité des deux tiers des salariés et dont la liste d’émargement et le procès-verbal sont joints au présent accord

Par les membres du bureau de vote (*) :

• ……………………………………..

• …………………………………….

(*) Faire précéder la signature de la mention manuscrite « Lu et approuvé ». Toutes les pages du présent accord devront être paraphées par les parties