Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le vote électronique pour les élections professionnelles d'octobre 2019" chez FMD - FUTUROSCOPE MAINTENANCE ET DEVELOPPEMENT (Siège)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

- La société Parc du Futuroscope, dont le siège social est situé 86130 JAUNAY-MARIGNY ;

Par l’intermédiaire de son représentant légal, , agissant en sa qualité de Président du Directoire

D’UNE PART

ET

- L’organisation syndicale CFDT, représentée par, déléguée syndical représentative de la société FMD au sens de l’article L.2143-3 du Code du travail, élisant domicile au siège social de l’entreprise,

- L’organisation syndicale CFDT, représentée par, délégué syndical représentatif de la société PARC DU FUTUROSCOPE au sens de l’article L.2143-3 du Code du travail, élisant domicile au siège social de l’entreprise,

- L’organisation syndicale SUD, représentée par, délégué syndical représentatif de la société PARC DU FUTUROSCOPE au sens de l’article L.2143-3 du Code du travail, élisant domicile au siège social de l’entreprise,

- L’organisation syndicale UNSA, représentée par, délégué syndical représentatif de la société PARC DU FUTUROSCOPE au sens de l’article L.2143-3 du Code du travail, élisant domicile au siège social de l’entreprise,

D’AUTRE PART

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Il a été convenu de signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l’UES d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique afin :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

L’accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés électeurs compris dans le périmètre de l’UES.

Article 2 : Principe généraux

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société VOXALY DOCAPOSTE (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-10 à R. 2324-15 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Dans le cadre des élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Article 3 : Respect de la loi Informatiques et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès du DPO et sera intégré au registre RGPD.

Article 4 : Modalités de vote

Afin de garantir un taux de participation optimum, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Un PC sera mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Article 5 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF de 2 Mo au maximum, 1 page A4 recto verso, Couleur ou Noir et Blanc.

Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format png, taille de 200 pixels x 200 pixels.

Les listes par syndicat sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet et affichée afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran aura lieu en présence de la direction, des organisations syndicales et du prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

- par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote à son adresse professionnelle, un mail contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé ou par courrier à leur domicile pour les salariés n’ayant pas d’adresse mail professionnelle (dernière adresse enregistrée dans le logiciel de gestion des ressources humaines).

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix en choisissant une liste complète, en ayant la possibilité de raturer ou de voter blanc. Une fois le vote effectué, le choix de l’électeur lui est alors rappelé et il peut le modifier.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

Une assistance téléphonique 24h/24 sera mise en place par le prestataire.

Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant : les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde…

Les présidents des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel

Article 9 – Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 11 – Révision de l’accord

Les dispositions du présent accord à durée déterminée peuvent être révisées, conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail.

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

• toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre (à chacune des autres) partie(s) signataire(s) et comporter en outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement ;

• dans un délai de 3 mois, la Direction ouvrira une négociation de révision ;

A défaut de révision, les dispositions initiales de l’accord resteront en vigueur dans la limite de la durée précitée.

Conformément aux dispositions légales précitées, les parties conviennent de se rencontrer dans un délai suffisant avant la date d’échéance du présent accord pour le reconduire, le cas échéant. A défaut, l’ensemble des stipulations du présent accord cesseront de produire effet au terme prévu.

Article 12 - Dispositions finales

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé :

• en deux exemplaires (dont l’un sous forme papier et l’un sous forme électronique) à la DIRECCTE dont relève le Siège Social de la Société ;

• en un exemplaire au Secrétaire Greffe du Conseil de Prud’hommes dont relève le Siège social de la Société.

Le présent accord sera publié sur la base de données nationale des accords d’entreprise (https://www.legifrance.gouv.fr/initRechAccordsEntreprise.do) conformément à la législation en vigueur, dans une version anonymisée ne comportant pas l’identité des négociateurs et des signataires. A cet effet, la version ainsi rendue anonyme de l'accord à des fins de publication est déposée en même temps que l'accord et les pièces mentionnées aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail.

Fait à Jaunay-Clan, le 21 juin 2019. En 7 exemplaires originaux dont un pour chaque organisation syndicale signataire Pour la CFDT Date et signature Déléguée Syndical FMD Pour la CFDT Date et signature Délégué Syndical FUTUROSCOPE Pour SAF / UNSA Date et signature Délégué Syndical FUTUROSCOPE Pour SUD Date et signature Délégué Syndical FUTUROSCOPE Pour les sociétés PARC du FUTUROSCOPE, FMD et Futuroscope Destination

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOST (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur :

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est également généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin :

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat :

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

1.2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOST chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

1.3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

1.4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOST.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY-DOCAPOST met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test).

1.5. Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOST est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOST avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins. La dernière expertise a été réalisée en 2019 par M. Dimitri MOUTON- Expert Informatique ayant suivi la formation CNIL le 24/01/11.

4. Déclaration CNIL

Le système de vote de VOXALY DOCAPOST est déclaré à la CNIL. La CNIL dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique, la gestion de la sécurité de la solution ainsi que l’ensemble des rapports d’expertise réalisés. De plus, VOXALY-DOCAPOST dispose de la certification RGS 2.0 (Référentiel Général de Sécurité) et respecte l’ensemble des recommandations de l’ANSSI.

5. Respect du Référentiel Générale de Protection des Données personnelles (RGPD)

La solution VOXALY-DOCAPOST prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Les traitements mis en œuvre sont nécessaires au respect des obligations légales du Code du Travail. Ils sont donc licites, au vue des conditions de licéité décrites à l'article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD.

En complément, VOXALY-DOCAPOST a mis en œuvre les différentes actions suivantes :

• Désignation d’un Délégué à la protection des données,

• Mise en place d’un registre des traitements avec une cartographie précise des applications

• Actualisation des études d’impacts sur la protection des données

• Sensibilisation des salariés à la conservation des données, à la collecte de nouvelles données et du consentement associée

• Revue des contrats avec nos différents sous-traitants dans le but d’ajouter les contraintes opérationnelles et les délais de conservation

• Mise en place d‘une procédure en cas de violation des données.

• Dans un délai maximum de trois mois à l’issue du scrutin, remise des données personnelles collectées au client et destructions totale des données personnelles relative à l’opération.

6. Respect des exigences de la loi Rebsamen N°2015-994 du 17 août 2015

Notre solution de vote est en conformité avec la loi Rebsamen (n°2015-994) relative au dialogue social et à l'emploi. Cette loi prévoit que les listes de candidats doivent respecter une composition sexuée équilibrée ainsi qu'une alternance de femmes et d'hommes en tête de liste.