Accord d'entreprise "Avenant à l'accord Télétravail" chez OCEAN NETWORK EXPRESS (EUROPE) LTD

AVENANT A L’ACCORD TELETRAVAIL

Entre l’entreprise

Et

Le Comité Social Économique

Ci-après dénommé « les salariés »

En application des dispositions de l’article L. 2232-25 du code du travail, il a été conclu le présent accord sur le Télétravail.

PREAMBULE

Pour rappel, notre Accord Télétravail est fondé sur la notion suivante : le télétravail est conçu comme une modalité d’organisation volontaire du travail et sur une relation de confiance entre le collaborateur, le manager et l’entreprise. Dans ce cadre, le manager conserve toute latitude pour organiser le fonctionnement de son équipe dans le cadre de son pouvoir de direction.

Cette organisation doit pouvoir permettre à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail sans pour autant en modifier la charge. Le travail à distance ne saurait donc se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et / ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

Le contenu de ces dispositions s’inscrit dans le cadre des principes et des règles établis par l’Accord National Interprofessionnel du 19 Juillet 2005 et celui du 26 Novembre 2020 sur le télétravail et respecte également les dispositions des articles L.1222-9 et suivants du code du travail.

Le présent avenant, issu de discussions avec tous les salariés de xxx, l’équipe d’encadrement ainsi que notre Comité Social et Economique vise à faire évoluer les conditions de recours et de mise en place du télétravail au sein de xxx.

Pour des questions de lisibilité, les nouvelles dispositions sont en italiques et les dispositions relatives au télétravail occasionnel sont supprimées.

PARTIE A - PÉRIMÈTRE DE L’AVENANT ET DÉFINITIONS

Le télétravail est défini comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ses locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (Article L.1222-9 du Code du Travail).

Les parties rappellent que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation et s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Le présent avenant concerne les populations : Employés, Agents de Maîtrise, Cadres et Cadre dirigeant (y compris les salariés intérimaires).

La possibilité de travailler à distance est donc ouverte à l’ensemble des collaborateurs Xxx à l’exception :

• Des fonctions dont les missions ne permettent pas un travail à distance

• Des stagiaires et des apprentis 

Cet accord reste suspensif en cas d’événement pouvant conduire à un plan de continuité exceptionnel de l’activité.

PARTIE B : FREQUENCE ET CONDITIONS

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION ET ELIGIBILITE DU SALARIE AU TELETRAVAIL

Le télétravail implique que les tâches du salarié puissent être effectuées à distance et que ce dernier soit en capacité de les exercer de manière autonome, sans qu’il puisse en résulter une quelconque perturbation dans le fonctionnement des activités de l’entreprise et/ou des équipes.

S’agissant du télétravail habituel, tel que défini ci-après, les salariés de la Société remplissant les conditions suivantes sont éligibles au télétravail :

• Travailler à temps plein, à temps partiel ou dans le cadre d’un forfait annuel en jours,

• Justifier d’une ancienneté minimale de 6 mois dans l’entreprise ou d’au moins 3 mois dans le poste (sauf salarié ayant une clause de télétravail dans son contrat),

• Disposer d’un équipement de travail adapté : connexion internet haut débit sécurisé, espace de travail adapté.

ARTICLE 2 : TELETRAVAIL REGULIER 

2.1 Définition du télétravail régulier et conditions d’éligibilité :

Le télétravail habituel au sens du présent avenant désigne tout télétravail :

• Constituant un mode d’organisation structurel du travail ;

• Effectué de manière régulière plusieurs jours par mois, depuis la résidence habituelle du télétravailleur, les autres jours étant travaillés dans les locaux de l’entreprise.

2.2 Modalités d’organisation :

Avant tout départ en télétravail, le collaborateur devra saisir sa journée de télétravail dans l’outil de gestion des absences qui devra impérativement être validée.

• Le télétravail peut être mis en œuvre selon un volume de jours mensuels :

• 6 journées de télétravail par mois, sans possibilité de report d’un mois sur l’autre ;

• La pose des jours de TTV ne peut excéder deux jours par semaine consécutifs (incluant le week-end ou non) ;

• Jours de télétravail non prédéfinis de façon régulière ;

• Pour bénéficier d’une demi-journée de télétravail, une journée complète devra être posée et décomptée ;

• En cas de demi-journée posée, une journée complète sera décomptée (dans ADP, avec un commentaire précisant la demi-journée).

• Afin de préserver le lien social, chaque équipe de Xxx s’engage à être présente physiquement ensemble au bureau une journée minimum tous les 15 jours, le jour choisi étant à la discrétion du manager ou team leader

• Tous les télétravailleurs devront assister aux réunions et formations pour lesquelles leur présence physique est requise par la hiérarchie ou l’organisateur de la réunion ou formation

• Le nombre de journées télétravaillées pourra se voir augmenté, compte tenu de certains critères :

• État de grossesse, sous réserve que celui-ci soit compatible avec une activité professionnelle, sous réserve d’avis médical ;

• État de santé, sur avis médical et sous réserve que celui-ci soit compatible avec une activité professionnelle.

2.3 Modalités de l’avenant télétravail

Lorsqu’un salarié souhaite bénéficier de l’avenant télétravail, il adresse une demande écrite (par courrier ou mail) au service Ressources Humaines.

La Société étudiera la compatibilité de cette forme de travail avec l’emploi exercé par le salarié, notamment, sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de sécurité des données et les modalités de réalisation de la prestation fournie aux clients internes et externes.

Après vérification de l’éligibilité de la demande aux dispositions du présent Accord, une réponse est faite par écrit au salarié ayant formulé la demande, dans un délai maximal de 1 mois. 

2.4 Contenu de l’avenant télétravail

Cet avenant précise notamment :

• Le lieu du télétravail

• Période d’adaptation 

• Organisation du télétravail

• Maintien du lien avec l’entreprise 

• Equipements de télétravail 

• Assurance et réversibilité

2.5. Période d’adaptation

Pendant une période de trois mois après signature de l’avenant, la Société comme le salarié pourra mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance de cinq jours ouvrés.

L’objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties.

L’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit avec accusé de réception ou lettre remise contre décharge.

2.6 Réversibilité

• La situation de télétravail est réversible. Après cette période d’adaptation, chacune des parties peut y mettre fin, sous réserve du respect d’un délai de préavis dont la durée est d’un mois, l’arrêt effectif pouvant intervenir plus tôt avec l’accord des deux parties.

• Le télétravail pourra être notamment remis en cause par l’entreprise, après un premier rappel à l’ordre par le manager ou la DRH, pour les raisons suivantes :

• Le télétravail nuit à la qualité de travail, et notamment la sous-performance par rapport à une présence en entreprise ;

• Sur avis du médecin du travail (sans délai de prévenance) ;

• En cas de non-respect de l’avenant signé et des règles et procédures de l’entreprise, des règles de sécurité ou de non-respect des règles de confidentialité et de protection des données, sans que cette mesure puisse être considérée comme relevant d’une procédure disciplinaire ;

• En raison de problèmes techniques récurrents.

• Le télétravail pourra être également suspendu, à l’initiative de l’employeur, pour une période déterminée, notamment pour :

• Absence de collaborateurs (maladie, vacances …) au sein du service auquel le télétravailleur est rattaché,

• En raison du risque durable de désorganisation du service, et après avis de la DRH,

• La sous-performance, par rapport à une présence en entreprise.

Si, en revanche, le télétravail faisait partie des conditions d’embauche, la Société doit alors lui donner priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles. La Société s’engage à informer régulièrement ces salariés, ayant fait connaître leur volonté d’abandonner le télétravail, des disponibilités d’emploi.

De même, lorsque le télétravail constitue une condition d’embauche que le salarié a expressément acceptée dans son contrat de travail, l’employeur n’a pas le pouvoir de revenir, sans l’accord du salarié, sur un mode d’organisation qu’il a accepté.

ARTICLE 3 MODALITES D ACCES DES TRAVAILLEURS HANDICAPES OU PROCHE AIDANT A UNE ORGANISATION DE TELETRAVAIL

Si une demande de recours au télétravail est formulée par un travailleur handicapé ou un proche aidant, l’employeur doit motiver sa décision éventuelle de refus.

Afin de garantir le respect d’égalité de traitement à l’égard des travailleurs handicapés, l’employeur doit prendre les mesures appropriées pour leur permettre d’accéder à une organisation en télétravail.

Ainsi, la Société étudiera au cas par cas les modalités pratiques adaptées à mettre en place pour les travailleurs handicapés avec lesquels un avenant à leur contrat de travail a été signé pour exercer leur activité professionnelle en partie en télétravail.

ARTICLE 4 TELETRAVAIL POUR EVENEMENT EXCEPTIONNEL

En cas de circonstances exceptionnelles graves, notamment de menace d'épidémie ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la Société et garantir la protection des salariés. L’avenant à l’accord télétravail sera alors suspendu sur la période déterminée et la Société pourra imposer un plan de continuité du travail qui se substituera donc à tout télétravail régulier.

PARTIE C : DISPOSITIONS COMMUNES

ARTICLE 1 : LIEU DE TELETRAVAIL

Par principe, le télétravail sera effectué à la résidence habituelle du salarié. L’adresse du lieu de télétravail est indiquée sur l’avenant au contrat de travail du salarié.

Une deuxième adresse régulière pourra être déclarée au service Ressources Humaines, le salarié s’engage dans ce cas à fournir une attestation d’assurance couvrant celui-ci.

Le télétravail pourra exceptionnellement, en cas de force majeure, s'effectuer dans un lieu non identifié à l’avenant au contrat de travail.

Dans ce cas, le collaborateur devra obtenir l’accord de l’équipe Ressources Humaines après lui avoir précisé l’adresse exacte du lieu où s’exécutera le télétravail ainsi qu’une attestation d’assurance couvrant celui-ci.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse.

ARTICLE 2 : PROTECTION DES LIBERTÉS INDIVIDUELLES ET DE LA VIE PRIVÉE

2.1 Respect de la vie privée

L’exercice de l’activité en télétravail ne doit pas interférer avec la vie privée des salariés.

Ainsi, la Société se doit de respecter la vie privée du télétravailleur et fixe avec celui-ci les plages horaires pendant lesquelles il peut le contacter.

La Société s’interdit, par conséquent, de solliciter le salarié directement ou indirectement en dehors des plages de travail fixées entre les parties, sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service.

La Société s’engage à ce que ne soit communiquée à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie privée des télétravailleurs.

Ainsi, les documents de la Société et les cartes de visite du télétravailleur ne mentionneront que des coordonnées professionnelles excluant toute référence au domicile privé du télétravailleur.

2.2 Accès au domicile du salarié

Sauf accord du salarié, l’accès à son domicile est par principe interdit. Cependant, l’accord du salarié sera demandé pour une éventuelle visite de sécurité effectuée par toute personne ayant un mandat ou par la Société elle-même, notamment pour l’installation et/ou la maintenance du matériel.

2.3 Surveillance

Toute mise en place d’un système de surveillance et/ou de contrôle de l’activité des télétravailleurs donnera lieu à une information préalable des représentants du personnel et des salariés concernés. Cette information précise les moyens utilisés ainsi que la finalité de la surveillance et/ou du contrôle.

ARTICLE 3 - PROTECTION DES DONNÉES PROFESSIONNELLES

Il incombe à la Société de prendre, dans le respect de la législation, les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans la Société et, notamment, celles précisées dans la charte informatique de la Société.

La sécurité sera renforcée par la mise à disposition des télétravailleurs d’outils d’accès à distance sécurisés et par la prise en compte des règles de sécurité adaptées aux télétravailleurs dans les formations dispensées.

Le télétravailleur sera particulièrement attentif pour veiller à l’intégrité et le maintien de la confidentialité des informations relatives à la Société dans son environnement privé qu’il est le seul à maîtriser.

ARTICLE 4 : Respect de la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 Janvier 1978 modifiée en dernier lieu par la loi n°2018-493 du 20 Juin 2018 (LIL) et du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD)

Pour rappel :

• Ce sujet est traité dans la charte informatique de la Société

• Toute précision complémentaire peut être obtenue en adressant un mail à l’adresse suivante :

xxx

ARTICLE 5 - ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL

5.1 Organisation matérielle du poste de télétravail

• Conformité des installations et des lieux

Conformément à l’Accord Interprofessionnel sur le télétravail, le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son domicile principal et de son lieu de travail.

Le salarié s’engage en signant son avenant télétravail à ce que toutes ses installations électriques soient aux normes.

Il est entendu que le télétravailleur disposera d’un espace de travail dans son domicile exempt de toute distraction pendant la période de travail. Il s’engagera à aménager un poste de travail conforme aux prescriptions de la Société notamment en termes d’ergonomie et d’utilisation de l’écran d’ordinateur.

• Mise à disposition de l’équipement du télétravailleur par l’employeur

La Société fournit et entretient les équipements nécessaires aux salariés pour la réalisation de leurs missions en télétravail.

En prérequis, tout futur télétravailleur doit justifier d’un abonnement personnel à une connexion internet.

Le salarié aura à disposition le matériel nécessaire à la bonne exécution du travail à domicile (ordinateur portable et casque téléphonique). Une validation formelle préalable de la direction sera requise avant toute mise en place de matériel. Une fiche de remise de matériel sera signée par le salarié lors de toute mise à disposition.

En outre, les télétravailleurs sont tenus :

• D’aviser immédiatement et sans délai, la Société en cas de panne et de mauvais fonctionnement des équipements de travail. Si nécessaire, un nouveau matériel sera fourni dans les meilleurs délais

• De prendre soin, de façon constante, de ce matériel

• D’utiliser ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l’entreprise. Un usage raisonnable dans le cadre des nécessités de la vie courante et familiale est toléré (voir charte informatique)

• De rendre, sur demande, tout l’équipement fourni par la Société en cas d’absence supérieure à 6 mois ou de départ de l’entreprise.

• Prise en charge des coûts liés au télétravail

Il est à noter qu’aucun remboursement de frais ne sera engagé par xxx pour le salarié dans le cadre de l’exercice de sa fonction en télétravail dès lors qu’il dispose de tout le matériel fourni par la Société et de sa connexion internet personnelle. Ainsi, les frais de connexion internet, de téléphonie fixe, d’assurance, d’électricité, chauffage … restent à la charge du salarié.

5.2 Conditions de travail, temps et charge de travail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de repos prévus par la loi, des dispositions de l’accord relatif à la durée et à l’aménagement du temps de travail applicable au sein de la Société, les dispositions conventionnelles et, le cas échéant, des horaires prévus dans son contrat de travail.

La charge de travail et les objectifs exigés du télétravailleur sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en télétravail régulier bénéficie d’un entretien annuel avec son responsable hiérarchique portant notamment sur les conditions d’activité et sa charge de travail. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifie que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur l’atteinte des objectifs fixés au salarié, ni sur le fonctionnement du service/de l’équipe.

5.3 Maintien du lien avec l’entreprise

L’intégration du salarié à la communauté de travail et à la vie de la Société est facilitée par l’utilisation des moyens de communication à distance mais aussi par des rencontres physiques régulières.

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail habituel et organise les réunions d’équipe, dans la mesure du possible, de façon à permettre la présence dudit salarié.

Sauf accord exprès de son responsable hiérarchique, le salarié en télétravail est tenu, nonobstant les jours de télétravail fixés :

• D’effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire pour les besoins de sa mission ;

• D’assister aux réunions et aux formations en présentiel.

Par ailleurs, le télétravailleur bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés et est soumis aux mêmes systèmes et politiques d’évaluation.

ARTICLE 6 - PRINCIPE DE L'ÉGALITÉ DE TRAITEMENT

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l’entreprise pour le bénéfice et l’exercice :

• Des droits individuels (rémunération, tickets restaurants, gestion des carrières, formation…)

• Droits collectifs (avantages collectifs, élections des représentants du personnel…)

ARTICLE 7 - ASSURANCE

Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur.

Dans les trois mois suivant la prise d’effet de l’avenant de passage en télétravail, le salarié remettra à son employeur une attestation d’assurance “multirisque habitation” couvrant son domicile.

A titre d’information, l’assurance de la Société couvre les dommages qui pourraient être causés au matériel professionnel utilisé par le salarié, dans le cadre du télétravail, si et seulement si, le matériel a été utilisé dans des conditions normales d’utilisation.

ARTICLE 8 - SANTÉ AU TRAVAIL

Le service de santé au travail disposera de la liste des télétravailleurs et les préconisations médicales seront prises en compte comme pour tout salarié de la Société travaillant sur site.

8.1 Accidents de travail et de trajet

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Le télétravailleur est, bien sûr, couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de la Société ou dans le cadre de tout autre déplacement professionnel qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Il est rappelé que le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l’accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident de travail ou de trajet.

8.2 Arrêt de travail

En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais qu’un salarié n'exerçant pas son activité professionnelle en télétravail.

ARTICLE 9 - DISPOSITIONS FINALES

9. 1 Durée et suivi de l’avenant

Le présent avenant a une durée indéterminée et prendra effet à compter du 1er mai 2023.

Elle pourra être modifiée en respectant les conditions légales.

Le présent avenant a été présenté au Comité Social et économique lors de la réunion du 30 mars 2023 qui a donné un avis favorable sur celle-ci.

Chaque année, la Société transmettra un document de synthèse sur le déroulement du télétravail au sein de l’entreprise au CSE, qui comportera notamment.

• Le nombre de télétravailleurs réguliers et exceptionnels

• Les problèmes éventuels rencontrés par les télétravailleurs et/ou la hiérarchie

Cette synthèse permettra de discuter de cet avenant en cours.

Le présent avenant sera disponible à tout moment dans le drive de la Société. Il pourra également être remis sur demande aux salariés intéressés. Le cas échéant, il pourra également être communiqué par voie dématérialisé.

9.2 Dépôt :

Le présent avenant sera, conformément aux exigences légales, déposé auprès de la DIRECCTE xxx, en double exemplaire, accompagné de l’avis du Comité Social et Économique ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes xxx en un exemplaire.

Fait le 30 mars 2023

En quatre exemplaires originaux