ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

SUR LE TELETRAVAIL

TOKIO MARINE EUROPE

Succursale en France

Entre :

La Société TOKIO MARINE EUROPE SA. (nom commercial TOKIO MARINE HCC), dont le siège social est sis, 33 rue Sainte Zithe - L2763, Luxembourg (LUXEMBOURG) et dont la succursale est sis, 6/8 boulevard Haussmann – 75009, enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 843 295 221, représentée par , Directeur Général

ci-après la Succursale d'une part,

et

, élus titulaires non mandatés du Comité Social et Economique, représentant la totalité des suffrages exprimés lors des élections professionnelles du 11 février 2019

d'autre part,

Préambule

Le recours au télétravail s’inscrit dans la logique d’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Les parties au présent accord reconnaissent que ce mode d’organisation du travail, fondé sur le volontariat, a vocation à améliorer la qualité de vie et le bien-être au travail.

Le télétravail nécessite qu’il soit porté une attention particulière à la préservation du lien social avec l’entreprise, le déroulement de la carrière et le respect de la vie privée du télétravailleur.

Certaines activités ne peuvent être exercées hors du périmètre de sécurité constitué par les locaux de l’entreprise. Pour cette raison, l’éligibilité de ces activités au télétravail devra faire l’objet d’un examen particulier pouvant conduire à des restrictions particulières, notamment fondées sur des contraintes techniques, de sécurité, de confidentialité.

Enfin, les parties sont conscientes que le succès du télétravail résulte de l’implication conjointe du management et du personnel d’une part, de la Direction et des partenaires sociaux d’autre part.

L’autonomie du salarié, la relation de confiance mutuelle entre le salarié et son manager et la nature des activités sont des facteurs essentiels à ce titre.

Le présent accord est mis en œuvre dans le respect des dispositions légales en vigueur et notamment de l’ordonnance du 24 septembre 2017 réformant le télétravail et de la Loi sur la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018.

Article 1 : Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication (Art. L 1222-9 du code du Travail et décret n°2016-151 du 11 février 2016 et délibération du Conseil d’Administration du 25 octobre 2018).

Article 2 : Conditions d’éligibilité

L’accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs, qui remplissent des conditions cumulatives :

• Résider en France et exercer le télétravail exclusivement depuis son domicile ;

• Etre salarié en CDI ;

• Disposer d’une ancienneté effective dans l’Entreprise d’au moins un an permettant de disposer des connaissances techniques et fonctionnelles nécessaires à la maîtrise des outils et applications informatiques utilisés ;

• Avoir une ancienneté de 6 mois minimum sur le poste occupé au moment de la demande de passage au télétravail ;

• Etre capable d’exercer ses fonctions et d’organiser son travail de façon autonome (Cf. fiche d’autodiagnostic) ;

• Posséder une connexion internet haut-débit au domicile ;

• Se porter volontaire au télétravail ;

• Disposer du matériel requis, tel que défini à l’Article 10 du présent accord.

Les dispositions du présent accord excluent les stagiaires, les apprentis, les contrats de professionnalisation et les intérimaires.

Par ailleurs, ne sont pas éligibles au télétravail, les salariés :

• dont l’exercice des missions requiert une présence permanente dans les locaux de l’Entreprise;

• dont le métier impose un dispositif de sécurité particulier ;

• dont les conditions et environnement de travail ne peuvent être reproduits en tout ou partie à domicile (applications métiers non ouvertes au télétravail, équipement spécifique, mode de communication, …) ;

• qui manipulent exclusivement des documents non dématérialisés.

Le télétravail ne doit pas générer de risque particulier concernant la confidentialité et l’intégrité des données traitées par le Salarié.

Au sein d’une même équipe, il ne pourra pas y avoir plus de deux personnes en télétravail régulier le même jour.

Article 3 : Caractère volontaire du télétravail

Le télétravail est une démarche volontaire, initiée par le salarié.

La mise en place du télétravail est subordonnée à l’avis du supérieur hiérarchique puis à la validation de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction Générale.

Le salarié demandeur complète un questionnaire (Annexe - Fiche d’auto-diagnostic) qu’il adresse à son supérieur hiérarchique, en respectant un délai de prévenance de deux mois, par rapport à la date de démarrage souhaitée du télétravail.

Le supérieur hiérarchique dispose d’un délai maximal d’un mois pour se prononcer sur la demande de télétravail.

Le salarié transmet alors la demande de télétravail, complétée de l’avis du supérieur hiérarchique, à la Direction des Ressources Humaines qui dispose d’un délai maximal de deux semaines pour émettre un avis.

La Direction des Ressources Humaines transmet dès lors la demande à la Direction Générale pour avis définitif, dans le respect du délai précité des deux mois.

En cas de refus, une réponse devra être motivée par écrit.

Article 4 : Avenant au contrat de travail

En cas d’accord, les conditions d’exécution et d’organisation du travail sont formalisées dans un avenant au contrat de travail.

Cet avenant est conclu :

• pour une durée d’un an maximum ;

• jusqu’au 31 décembre ;

• renouvelable par demande écrite à son supérieur hiérarchique avant le 31 octobre précédent.

L’avenant précise :

• La répartition des jours ;

• Le matériel nécessaire ;

• La période d’adaptation ;

• Les conditions de réversibilité ;

• Le lieu de télétravail ;

• La date de prise d’effet et la durée.

Article 5 : Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif, il est prévu une période d’adaptation de 3 mois.

Cette période d’adaptation n’est effective qu’une seule fois et ne s’applique pas si le télétravail est renouvelé.

A l’issue de cette période, un entretien entre le salarié et son responsable est organisé afin de faire un bilan sur la situation de télétravail.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance de deux semaines.

Article 6 : Suspension du télétravail

A titre exceptionnel, sur demande du responsable hiérarchique et moyennant un délai de prévenance de 48 heures, le télétravail peut être suspendu pour raison de service.

Les jours de télétravail non effectués ne sont pas reportés.

Article 7 : Réversibilité

L’accord des parties de passer en télétravail est réversible, tant à l’initiative de l’employeur que du salarié.

Le salarié doit informer par écrit son responsable hiérarchique de sa volonté de mettre fin au télétravail, dans un délai d’un mois avant la date de fin souhaitée.

Le responsable hiérarchique doit respecter un délai d’un mois s’il souhaite mettre fin au télétravail. Ce délai peut être réduit à deux semaines en cas de nécessité de service dûment motivée.

La DRH est immédiatement informée par le Responsable hiérarchique quelle que soit l’origine de la demande. Un avenant au contrat de travail formalisera alors cette décision.

Article 8 : Changement de fonction ou d’affectation

En cas de changement de fonction ou d’affectation, la situation du télétravailleur est remise en question. Le télétravailleur devra faire une nouvelle demande après 6 mois d’exercice de ce nouveau poste, à son supérieur hiérarchique et un nouvel avenant sera signé, si les conditions d’éligibilité sont remplies.

Article 9 : Organisation – Durée du travail

9.1 - Durée du travail :

Le télétravailleur reste soumis à la durée et à l’organisation du travail en vigueur au sein de TME France qui lui est applicable. En aucun cas, le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, le nombre d'heures de travail et sa charge de travail.

A ce titre, pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail.

Le télétravailleur s'engage à respecter les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur au sein de TME France, que ce soit tant en matière de temps de travail qu’en matière de temps de repos quotidien et hebdomadaire.

A cet égard, le télétravailleur respecte particulièrement le droit à la déconnexion dont les bonnes pratiques sont rappelées dans l’Accord sur le droit à la déconnexion.

Chaque année, l'entretien annuel permet au manager d'aborder notamment les conditions d'activité et la charge de travail du salarié télétravailleur.

9.2 - Organisation du télétravail régulier :

Le télétravail régulier sera accordé dans la limite d’un jour toutes les deux semaines, non fractionnable (le télétravail ne peut pas s’effectuer sur des demi-journées mais uniquement sur des journées entières).

Par dérogation, le télétravail peut être porté à un jour par semaine pour les femmes enceintes déjà en télétravail, à compter du 4ème mois de grossesse et jusqu’au début du congé maternité.

Le télétravail ne pourra en aucun cas être exercé le mercredi.

Un jour de télétravail régulier ne peut pas être accolé à un jour de temps partiel.

Le report des jours de télétravail non pris n’est pas possible.

9.3 - Dispositif d’alerte :

Le salarié qui, du fait du télétravail, rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail, dans la prise de ses congés ou temps de repos ou estime que sa charge de travail est trop importante, a le devoir d’alerter immédiatement sa hiérarchie, en transmettant des éléments sur la situation invoquée.

Un entretien sera organisé dans les plus brefs délais afin que la situation soit analysée.

Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail, de l’amplitude de ses journées d’activité, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

Article 10 : Equipements de travail

10.1 - Equipements :

Le salarié doit justifier d’une connexion internet personnelle haut débit. Il devra fournir un justificatif au service Ressources Humaines.

En cas de dysfonctionnement de sa connexion internet, il en est seul responsable et doit obligatoirement venir travailler sur son lieu habituel de travail, jusqu’à la résolution du problème.

Le télétravailleur devra utiliser un ordinateur personnel, techniquement conforme aux prérequis nécessaires (cf. fiche d’autodiagnostic).

De plus, afin d’être joignable selon les conditions de l’Article 9-1, le télétravailleur utilise :

• soit son téléphone portable à usage professionnel dont il est doté au titre de ses fonctions ;

• soit son téléphone personnel fixe ou mobile, dont il s’engage à communiquer le numéro dans le respect de l’article 13-2.

En situation de télétravail régulier, le salarié s’engage à renvoyer sa ligne téléphonique professionnelle vers la ligne téléphonique qu’il utilisera pendant sa journée de Télétravail, afin d’être joignable.

TME France fournit les connexions nécessaires pour l’accès au réseau, indispensables à la bonne exécution de ses missions.

La liste du matériel nécessaire devra figurer dans l’avenant au contrat de travail.

En cas d’incident technique, le télétravailleur informe immédiatement son Responsable hiérarchique et le service informatique. Ce dernier pourra se connecter à distance, si nécessaire, afin de résoudre le problème.

Si le problème ne peut être résolu rapidement, le Responsable hiérarchique prendra les mesures appropriées et décidera en fonction des circonstances du retour temporaire du salarié sur le lieu de travail habituel.

10.2 – Assurances :

Le salarié doit déclarer sa situation auprès de sa compagnie d’assurance. Il devra informer celle-ci qu’il exerce une activité de bureau un jour toutes les deux semaines, sans accueil du public à son domicile.

Il devra fournir à la Direction des Ressources Humaines une attestation d’assurance multirisque habitation le précisant.

Article 11 : Protection des données et confidentialité

L’Entreprise prend, dans le respect des dispositions du Règlement général sur la protection des données à caractère personnel et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi que des prescriptions édictées par la Commission nationale de l'informatique et des libertés et de la réglementation européenne, les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le salarié en situation de télétravail dans le cadre de son activité professionnelle.

Le Salarié en télétravail, s'engage à respecter les règles définies en matière de sécurité de l’information et de la protection des données, en particulier celles prescrites par la procédure relative à la sécurité de l’information et la procédure relative à la protection des données toutes deux annexées à l’actuel règlement intérieur en vigueur au 1er avril 2019.

II doit suivre en conséquence les mêmes règles relatives à la sécurité des données que celles en vigueur au sein des locaux de l’Entreprise.

Le lieu de télétravail doit garantir la confidentialité et la sécurité des données en application des règles en vigueur au sein de l’Entreprise.

Le Salarié en télétravail doit également veiller à assurer la confidentialité et l’intégrité des informations qui lui sont confiées, ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports notamment sur papier, oralement et électroniquement. II doit notamment veiller à ne pas jeter de documents confidentiels et les rapporter à l’Entreprise en vue de leur destruction. Enfin, Il est attentif au respect de la politique d’archivage telle que prescrite par la procédure relative à la sécurité de l’information.

Aucun tiers n’étant autorisé à utiliser la session informatique professionnelle, le salarié s’engage à verrouiller sa session pendant les temps de pause et à se déconnecter dès lors qu’il a terminé son temps de travail.

Le salarié pourra emporter à son domicile certains documents papiers nécessaires à la bonne exécution de son travail, après autorisation préalable de son supérieur hiérarchique notifiée par courriel. Toute perte ou fuite de données constatée au domicile du salarié ou pendant le transport de celui-ci des locaux de l’entreprise vers son domicile et réciproquement, sera soumise aux mêmes règles en vigueur en ce qui concerne la déclaration des incidents dans les délais impartis par les procédures annexées au règlement intérieur.

En cas de non-respect de ces règles, le salarié s’expose à des sanctions disciplinaires (cf. règlement intérieur et les annexes précitées) et pénales conformément à la réglementation en vigueur, notamment au regard des articles 226-16 à 226-24 du code pénal.

Article 12 : Santé, sécurité

Le salarié en situation de télétravail demeure soumis au Règlement Intérieur de TME France.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Elles doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique et le salarié, dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’Entreprise.

12.1 - Hygiène et sécurité du domicile :

Le domicile du Télétravailleur doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène et de sécurité.

Le salarié fournit à la Direction des Ressources Humaines une attestation sur l’honneur que le lieu d’exécution du télétravail est aux normes électriques et qu’il dispose d’un espace dédié à son activité professionnelle (cf. Annexe – Fiche d’autodiagnostic).

L’employeur se réserve la possibilité de demander au salarié de visiter son logement.

12.2 - Accident de travail :

Le télétravailleur bénéficie de la même législation en matière d’accident de travail.

Un accident survenu au domicile, pendant les heures de télétravail et dans la plage journalière définies dans l’avenant, est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’Entreprise.

Le télétravailleur doit informer la Direction des Ressources Humaines de l’accident au plus tard dans les 24 heures.

Article 13 : Maintien du lien social – Egalité de traitement – Respect de la vie privée

13.1 - Egalité de traitement :

Le passage au télétravail n’a aucune incidence en termes de formation professionnelle ou gestion de carrière.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que les autres salariés notamment en termes d’accès aux communications de la Direction relatives à la vie de l’entreprise.

Le télétravailleur demeure soumis aux mêmes règles de gestion applicables en termes de congés telles qu’elles en résultent de l’accord collectif sur le temps de travail.

13.2 - Respect de la vie privée :

L’employeur s’engage à ne pas diffuser les coordonnées personnelles du salarié télétravailleur.

Le responsable hiérarchique s’assure que les plages horaires de travail sont comparables à celles d’un travailleur dans les locaux de l’entreprise et, qu’en conséquence, l’équilibre vie privée/vie professionnelle est respecté.

Article 14 : Télétravail occasionnel

14.1 - Modalités générales :

Le télétravail occasionnel concerne des pratiques de télétravail irrégulières.

En ce qui concerne l’éligibilité et les modalités d’organisation et d’application, le télétravail occasionnel se conforme aux articles 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9.1, 9.3, 10, 11, 12 et 13 ci-dessus.

14.2 - Forfaits de jours :

Le télétravail occasionnel fait l’objet d’une demande annuelle et se décompte en forfait :

• soit en avril, le télétravailleur bénéficie alors de 5 jours pour la période de juillet à décembre ;

• soit en octobre, le télétravailleur bénéficie alors de 10 jours pour l’année N+1.

Ce forfait est limité à 3 jours par an pour les salariés bénéficiant déjà d’un dispositif de télétravail régulier.

Les jours non pris ne sont pas reportables.

Un salarié ne pourra pas prendre plus de deux jours de télétravail occasionnel successifs.

Les jours de télétravail occasionnels ne peuvent pas être accolés à des jours de congés payés ou des RTT, sauf accord expresse de la Direction des ressources humaines (après concertation avec le responsable hiérarchique du salarié).

Les motifs de demandes de télétravail occasionnel sont : les grèves, les intempéries, les épidémies et des contraintes personnelles exceptionnelles (non liées à la garde d’un enfant ou d’un adulte).

Le télétravail occasionnel est accepté sans délai de prévenance. Le télétravailleur informe par appel téléphonique ou message son supérieur hiérarchique de son souhait de solliciter une journée de télétravail, en indiquant le motif.

Le supérieur hiérarchique doit ensuite informer immédiatement par courriel la Direction des Ressources Humaines afin que la journée puisse être comptabilisée.

A titre dérogatoire, au titre de l’année 2019, les salariés pourront demander à bénéficier du télétravail occasionnel jusqu’au 31 décembre 2019 et dans la limite de 5 jours.

Article 15 : Suivi du télétravail et clauses de rendez-vous

Un bilan annuel est remis au Comité Social et Economique et la liste des télétravailleurs est transmise aux médecins du travail.

Les parties conviennent de se réunir, au plus tard 12 mois après la signature du présent accord, afin de dresser un état des lieux :

• des évolutions techniques et des outils déployés au sein de TME France permettant de favoriser le télétravail ;

• du niveau d’appropriation par les managers de la gestion des contraintes, notamment organisationnelles, liées au passage des équipes en télétravail ;

• du niveau de responsabilisation des collaborateurs pratiquant le télétravail (régulier ou occasionnel).

A l’issue de ce rendez-vous, des adaptations au présent accord pourront éventuellement être envisagées et formalisées dans le cadre d’un avenant de révision conformément à la procédure de révision.

Les Parties conviennent que dans l’hypothèse où une disposition réglementaire ou légale venait à rendre inapplicable une des dispositions du présent accord, des négociations s’engageront dans les 3 mois de l’entrée en vigueur de ladite disposition.

Article 16 : Dépôt et Publicité

Le présent accord est établi en 8 exemplaires originaux et déposé auprès de la DIRECCTE et au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris.

Il est porté à la connaissance de chaque membre du personnel par voie électronique.

Article 17 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est applicable au 1^er juillet 2019 jusqu’au 31 décembre 2021.

Fait à Paris, le 14 juin 2019

Pour Tokio Marine Europe SA Succursale en France Directeur Général

Les élus titulaires non mandatés du Comité Social et Economique, représentant la totalité des suffrages exprimés lors des élections professionnelles du 11 février 2019 :

ANNEXE 1