Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez SONY EUROPE B.V. (SONY FRANCE)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Au sein de XXXXX succursale de XXXXX

Entre les soussignées :

XXXXX, succursale de XXXXX, domiciliée XXXXX, représentée par Madame XXXXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après dénommée « l’Entreprise », « la Société » ou « XXXXX »,

D'une part,

Et :

L’organisation syndicale C.F.D.T., représentative au niveau de « XXXXX », représentée par Madame XXXXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale dûment mandatée,

Ci-après dénommée « l’Organisation Syndicale Représentative »,

D'autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties »

Préambule

Après un premier accord d’entreprise conclu en 2019, à titre expérimental, l’Entreprise avait souhaité marquer sa volonté de contribuer au développement d’un environnement de travail propice à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle ; le télétravail s’érigeant comme un axe essentiel de la réflexion sur « comment travailler mieux et différemment ». Sur la base des retours d’expérience, cet accord avait été reconduit pour une nouvelle année à compter du 8 mai 2020 et proposait 4 jours de télétravail par mois.

La période qui a suivi, dès mars 2020, a été marquée par une crise sanitaire majeure liée à la pandémie de la Covid-19, ce qui a conduit à des périodes de confinement et de télétravail fortement encouragé par notre Gouvernement au travers des protocoles sanitaires mis en place.

Les outils de communication à distance ont permis de confirmer qu’il est possible d’adopter de nouveaux modes d’organisation du travail en offrant, aux collaborateurs qui le souhaitent, la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle et de limiter leurs trajets en exerçant une partie de leur activité à domicile. Le télétravail vise l’adéquation d’un mode d’organisation individuelle du travail, avec les exigences de la Société en termes de continuité d’activité et de qualité de la prestation de services. Il s’agit avant tout d’une forme d’organisation de travail à valeur ajoutée pour les collaborateurs dans l’exercice de leur vie professionnelle, en favorisant la flexibilité dans la répartition de la charge de travail.

Dans ce contexte :

• la Société XXXXX a, en septembre 2020, adopté une politique européenne sur le télétravail, autorisant 2 jours maximum par semaine de télétravail ,

• un projet de réaménagement des bureaux de XXXXX, entamé en début d’année 2020, a également permis d’envisager l’organisation du travail au bureau sous de nouveaux formats. Ainsi, au cours de la même période 2020-2021, une réflexion a été menée afin de proposer des espaces bureaux qui favorisent les nouvelles méthodes de travail : collaboratives, créatives, flexibles et apportant tout le confort et le bien-être pour les collaborateurs. Une organisation en « flex offices » avec des espaces Business identifiés et espaces de co-working a ainsi été définie.

Les Parties se sont par conséquent réunies afin de négocier de nouvelles modalités d’organisation du télétravail au sein de XXXXX.

• Elles sont convenues des dispositions prévues ci-après, qui :définissent les principes de mise en œuvre du télétravail au sein de XXXXX, succursale de XXXXX notamment les droits et devoirs du télétravailleur et de l’Entreprise ainsi que l’équipement et l’environnement du télétravailleur ;

• garantissent, l’application de règles homogènes pour les collaborateurs entrant dans le dispositif de télétravail.

Les Parties :

• soulignent qu’un des facteurs essentiels du succès de la mise en place du télétravail repose sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie ;

• réaffirment l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail indispensable à la vie de l’Entreprise, c’est la raison pour laquelle elles ont souhaité limiter à 2 (deux) jours maximum par semaine calendaire le recours au télétravail.

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail issus de la Loi Warsmann du 22 mars 2012, de l’ANI sur le télétravail du 19 juillet 2005 qui l’a précédé (étendu par arrêté du 30 mai 2006 et modifié par arrêté du 15 juin 2006) et de l’ANI du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail (étendu par arrêté du 02 avril 2021).

Article 1 : Eligibilité

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de la société XXXXX, succursale de XXXXX exerçant une activité compatible au sens défini à l’article 3 du présent accord et répondant aux exigences d’autonomie dans l’exécution de leurs tâches et dans l’organisation de leur emploi du temps, à savoir :

• les titulaires d’un contrat à durée indéterminée, ou contrat à durée déterminée à temps plein (qui ont conclu une convention de forfait jours) ;

• les titulaires d’un contrat à durée indéterminée, ou contrat à durée déterminée au forfait minimum en 4/5^ème d’un forfait jour à temps plein ou au minimum à 80 % d’un temps plein seront éligibles à 1 (un) jour de télétravail par semaine ;

• les collaborateurs itinérants dits « home based » dont l’organisation du travail nécessite des déplacements réguliers et systématiques en clientèle afin d’y assurer une prestation commerciale et/ou de service et qui, pour réaliser leur mission, pour partie en clientèle et pour partie sur leur site de rattachement ou depuis leur domicile, utilisent les technologies de l’information et de communication mis à leur disposition ;

• Les collaborateurs doivent être équipés des outils permettant un travail à domicile d’une manière fiable, sans surcoût pour la Société et garantissant la sécurité informatique des données.

Inversement ne sont pas éligibles au télétravail :

• les apprentis et stagiaires, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage ;

• les salariés dont le temps de travail est inférieur à 4/5^ème d’un forfait jours temps plein, ou à 80 % d’un temps plein.

Les aménagements de poste préconisés par la Médecine du Travail n’entrent pas dans le champ de cet accord, il s’agit d’aménagements spécifiques traités individuellement. Si les dispositions de l’aménagement de poste sont plus favorables que celles résultant de l’application du présent accord, elles s’y substitueront. Les avantages issus des deux dispositifs ne sont pas cumulables.

Article 2 : Définitions du télétravail, du télétravailleur et lieu du télétravail

Conformément aux dispositions du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Est considérée comme un télétravailleur, toute personne, collaborateur de l’entreprise, qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, une prestation de télétravail telle que définie ci-dessus.

Le télétravail ne pourra être exercé qu’au domicile du collaborateur, situé en France métropolitaine. Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le lieu de domicile doit être spécifiquement mentionné au moment de la demande de télétravail, et obligatoirement déclaré à la Direction des Ressources Humaines par le collaborateur au moment de son entrée en télétravail.

A titre exceptionnel, le télétravail pourra être accompli à partir, non de la résidence principale, mais d’un autre lieu de résidence habituelle (ex : résidence secondaire), à condition que :

• le Salarié déclare au préalable cette adresse temporaire impérativement située en France métropolitaine à son manager et à la Direction des Ressources Humaines ;

• les conditions d’exécution du télétravail soient réexaminées, afin de s’assurer qu’en tout état de cause, pour des raisons de sécurité du Salarié, le lieu de résidence réponde aux exigences requises en matière de sécurité.

Article 3 : Activités compatibles

Compte tenu des spécificités de ce mode d'organisation, le télétravail ne peut être ouvert que pour des postes ou des activités compatibles avec cette forme de travail.

Le télétravail n'est possible qu'avec des activités pouvant être exercées par les collaborateurs de manière autonome et dans des conditions compatibles avec les exigences qualitatives des missions.

Pour être éligibles au télétravail, les collaborateurs doivent exercer une activité pouvant s’effectuer à distance sans que cela ne gêne le fonctionnement de leur équipe de rattachement et sans nécessiter un soutien managérial rapproché. Les critères d’éligibilité sont, entre autres : la nature du travail, la capacité du collaborateur à travailler à de façon occasionnelle à distance et en autonomie, la configuration de l’équipe, la performance du collaborateur à son poste, les possibilités techniques de sécuriser les données informatiques.

Ne peuvent dès lors pas être éligibles au télétravail :

• les postes et activités qui par nature nécessitent d'être exercés dans les locaux de l'Entreprise soit en raison des équipements/outils requis pour l’exécution du travail, soit en raison de la nécessité d'une présence physique ;

• les activités portant sur des données confidentielles ou à caractère sensible ou répondant à des impératifs de sécurité.

Article 4 : Principes fondamentaux

La Société, en accord avec les partenaires sociaux, a souhaité que l’organisation du télétravail au sein de la Société repose sur les principes fondamentaux suivants :

• la mise en œuvre d’une organisation en télétravail relève de l’intérêt conjoint des collaborateurs et de la Direction et doit tenir compte des évolutions de l’organisation du travail ;

• le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du collaborateur et après examen et accord du manager direct. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au collaborateur.

Il est cependant rappelé que le télétravail peut également être exécuté sur décision de la Société en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, en application de l’article L. 1222-11 du Code du travail. Il en est de même en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement conduisant les autorités compétentes à prendre notamment des mesures de restriction pour la circulation des véhicules. Dans ce cas, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du contrat de travail rendu nécessaire par la continuité de l’activité et la protection des salariés, ne nécessitant pas l’accord du salarié. Elle concernera l’ensemble des salariés, à l’exception de ceux dont l’activité impose une présence physique sur le lieu de travail ;

• le télétravail repose sur le principe fondamental de confiance entre la Société et les collaborateurs.

Article 5 : Organisation du télétravail - modalités de mise en œuvre du télétravail

Les Parties rappellent que le télétravail ne peut s’inscrire que dans une double démarche fondée sur le double volontariat du salarié, qui doit solliciter le télétravail, et de son manager, qui doit l’accepter.

• Formalisation de la demande du salarié : le télétravail revêt un caractère volontaire pour le collaborateur. A ce titre, le collaborateur, qui répond aux critères d’éligibilité définis dans le présent accord, peut solliciter de télétravailler de manière occasionnelle en effectuant une demande écrite au moins une semaine à l’avance, par courrier électronique adressé à son responsable hiérarchique.

Le télétravail occasionnel est possible jusqu’à 2 (deux) journées maximum par semaine calendaire. Ces jours ne sont ni cumulables ni reportables d’une période sur l’autre, quelles que soient les raisons pour lesquelles le collaborateur n’a pas été en télétravail au cours d’une semaine. Il n’y a pas de jour fixe de télétravail par salarié au cours d’une même semaine, ceux-ci variant en fonction des demandes du salarié et des réponses qui y sont apportées par les responsables hiérarchiques.

• Formalisation de la réponse du responsable hiérarchique : le responsable hiérarchique pourra accepter ou refuser la demande et devra notifier sa réponse, qu’elle soit positive ou négative par écrit. Le refus sera motivé.

Les principaux motifs de refus du passage en télétravail peuvent être :

• le non-respect des conditions d’éligibilité ; et en particulier l’autonomie insuffisante du collaborateur, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé ;

• des raisons d’impossibilité technique ;

• une désorganisation réelle au sein du service ; étant rappelé que les collaborateurs devront respecter dans tous les cas, les règles de présence sur site définies par leur « Business » respectif afin de participer aux réunions en face à face pour favoriser et renforcer la collaboration, le travail en équipes, la créativité et la qualité de la communication interpersonnelle

• la limitation du nombre de télétravailleurs, notamment en fonction des absences constatées, au sein d’une même équipe. L’absence physique des télétravailleurs sur le lieu de travail ne doit pas conduire à désorganiser une équipe.

Article 6 : Garanties et devoirs du télétravailleur de l’entreprise

Article 6.1 : Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux personnels en situation comparable et travaillant dans les locaux de l'établissement dont il dépend.

La Société doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile. Pour chaque journée de travail, le collaborateur en télétravail effectue le temps de travail qui lui est applicable.

Le collaborateur en forfait jours en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail et les temps de repos obligatoires.

Le collaborateur dont le temps de travail est décompté en heures suit les plages horaires correspondant aux horaires habituels de son service. Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf sur demande expresse de la hiérarchie.

Le télétravailleur doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'entreprise. A cet effet, il devra être connecté au système interne de chat existant (actuellement, et pour information, au travers du système Teams de Microsoft) dans le respect de l’équilibre de sa vie privée-vie professionnelle.

Le télétravailleur doit assister aux réunions auxquelles il est convié, aux formations auxquelles il est inscrit dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.

Afin d’accompagner le télétravailleur dans cette nouvelle organisation du travail en « flex offices », la Direction proposera au salarié des titres-restaurant pour les jours de télétravail au même titre que pour les jours où il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. Le collaborateur pourra choisir ou non d’en bénéficier.

Dans le cadre de l’organisation en « flex offices », le Salarié en situation de télétravail peut être conduit à engager des frais professionnels, qui seront couverts par l’allocation forfaitaire versée par la Société par jour effectivement télétravaillé. Cette allocation forfaitaire couvre l’ensemble des frais et sujétions liés au télétravail. Elle sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale définie par les règles URSSAF.

Article 6.2 : Charges de travail

L’activité exigée du télétravailleur (charge et amplitude de travail, délais d’exécution, évaluation des résultats, etc.) est équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant exclusivement dans les locaux de l’entreprise.

Le manager du télétravailleur s’assure que :

• la charge de travail et les délais d’exécution fixés permettent au télétravailleur de respecter ses plages horaires, de se déconnecter en dehors de ces plages horaires et, lorsqu’il est en forfait-jours, de respecter les durées maximales de travail et minimales de repos ;

• le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas affectés par le télétravail ;

• la qualité du travail du salarié n’est pas affectée par le télétravail.

Les conditions d’exercice du télétravail, la charge de travail du télétravailleur, le respect des plages horaires ou des durées maximales de travail et minimales de repos et la réalité de son droit à la déconnexion seront spécifiquement examinés lors de l’entretien annuel, qui se tient en principe entre les mois de Mars à Mai de chaque année.

Dans tous les cas, s’il apparaît que le télétravail n’est pas compatible avec la charge de travail du salarié, il pourra être mis fin au télétravail.

Article 6.3 : Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles fixées par la Société en matière de sécurité informatique et de protection des données, notamment fixées par le Code de bon usage des systèmes et actifs informatiques et communicationnels et disponible sur le Portail XXXXX.

Il devra tout particulièrement veiller en situation de télétravail à :

• assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations et des données qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel ;

• protéger les données qui lui seront transmises par la Société, et notamment à :

  • ce qu’aucun tiers n’utilise son poste de travail ; le télétravailleur s’engageant à verrouiller sa session de travail dès qu’il quitte son poste de travail ;

  • ne transmettre aucune information à des tiers étrangers à la Société ;

  • respecter les règles applicables en ce qui concerne les mots de passe, qui doivent demeurer strictement personnels, les codes d’accès, la sauvegarde des documents et l’accès aux données de l’entreprise via le VPN (accès protégé).

Il est rappelé que toute infraction aux politiques en vigueur sur la protection des données et sur le bon usage des outils informatiques fournis pourra entrainer des sanctions proportionnées aux faits avérés.

Article 6.4 : Santé, sécurité et conditions de travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables au collaborateur en télétravail. Elles devront être strictement respectées tant par le manager que par le Salarié, dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur doit notamment informer son responsable hiérarchique en cas d'accident ou d'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail dans les locaux de l'entreprise, i.e. au plus tard dans les 48 heures, en précisant en cas d’accident, les circonstances de celui-ci, les lésions constatées ainsi que les éventuels témoins de l’accident.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de la Société pendant le même temps de travail.

Le collaborateur en télétravail demeure soumis au règlement intérieur de la Société, et aux notes prises pour son application.

Il lui appartiendra dans l’exercice de ses fonctions de respecter les règles de prévention de santé et de sécurité au travail dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille dans les locaux de la Société, en particulier les règles d’utilisation des écrans de visualisation et les recommandations édictées en matière d’ergonomie.

Afin de préserver la santé des collaborateurs, les Parties sont en outre convenues qu’il soit proposé à chaque collaborateur du matériel de bureau, non utilisé dans les nouveaux locaux, et dont la valeur nette résiduelle (valeur nette comptable) est nulle. Les collaborateurs ont ainsi pu faire la demande de mise à disposition de ces équipements ergonomiques (bureau, chaise).

Article 6.5 : Utilisation des équipements

Le collaborateur en télétravail disposera d’un ordinateur portable mis à disposition par la Société et d’un accès VPN à distance sécurisé. Le matériel informatique ainsi mis à disposition des collaborateurs en télétravail demeure l’entière propriété de la Société, et est destiné à un usage strictement professionnel.

Pour télétravailler, le collaborateur doit disposer d’une connexion internet compatible avec l’exercice de ses fonctions en télétravail. Le collaborateur s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à prévenir sans délai son manager direct de tout vol, perte, détérioration ou de défaut de fonctionnement du matériel.

Article 6.6 : Assurances

Le collaborateur souhaitant bénéficier du télétravail devra s’assurer que les dommages qui surviendraient à son domicile dans le cadre de son activité professionnelle sont couverts au titre de son assurance multirisque habitation. Celle-ci devra notamment couvrir les risques de dommages et vol, notamment du matériel mis à disposition. Aucun éventuel surcoût de prime d’assurance ne sera pris en charge par la Société.

Article 7 : Entrée en vigueur et durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an et cessera de plein droit à l’échéance de son terme. Il entrera en vigueur à compter du 01/09/2021 sous réserve du respect des conditions de validité en vigueur à la date de sa signature.

Article 8 : Publicité et Dépôt légal

Le présent accord sera notifié à l’Organisation Syndicale Représentative. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera déposé en :

• Deux exemplaires en version électronique sur la plateforme de Téléprocédure du Ministère du travail, https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/ dont une version intégrale signée par les Parties au format .PDF et une version publiable au format Word de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques ;

Un exemplaire auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Article 9 : Interprétation, rendez-vous et suivi de l’accord

Les représentants de chacune des Parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 8 jours calendaires suivants la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord, ou en cas d’évolution législative, règlementaire ou conventionnelle rendait nécessaire son adaptation

La demande de réunion sera formalisée par écrit et consignera l’exposé précis de son objet. La position adoptée à la fin de la réunion fera l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction et remis à chacune des Parties signataires.

Si une deuxième réunion est nécessaire, elle sera organisée dans les 8 jours de la première.

Jusqu’à l’expiration de ces délais, les Parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de la présente procédure.

Article 10 : Révision – dénonciation

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail.

S’agissant d’un accord à durée déterminée, il ne pourra être dénoncé que par l’ensemble des parties signataires.

Fait à Puteaux, le 25 Août 2021

En 5 exemplaires,

Pour XXXXX Pour la C.F.D.T.

XXXXX XXXXX

Directrice Ressources Humaines Déléguée Syndicale mandatée

RECEPISSE DE REMISE DE L’ACCORD COLLECTIF AUX PARTIES SIGNATAIRES

Objet : Notification de l’accord d’entreprise relatif au télétravail au sein de XXXXX succursale de XXXXX

ORGANISATION SYNDICALE REPRESENTATIVE	NOM	DATE DE REMISE	SIGNATURE
C.F.D.T.	XXXXX