Accord collectif relatif à la mise en place du forfait annuel en jours

au sein de la société IHS

Entre

La Société IHS

Siège Social: 145 Rue de Billancourt - 92100 Boulogne Billancourt,

N° SIRET: 844 858 837 00017

Représentée par

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de la société IHS

CGT

CFDT

D’autre part,

Ci-après dénommées « les Organisations syndicales représentatives ou les O.S.R»

Ci-ensemble dénommés « les Parties»,

PREAMBULE

La société IHS a bénéficié d’un apport partiel d’actifs de la société Initial. Conformément aux dispositions de l’article L1224-1 du code du travail, les salariés ont été transférés de la société Initial vers la société IHS à compter du 1er janvier 2021.

Les salariés cadres (hors cadres dirigeants) transférés bénéficiaient d’une convention de forfait jours. Afin de continuer de bénéficier de cette convention, un accord de transition relatif au temps de travail a été signé le 29 juillet 2020.

Les parties se sont rapprochées pour conclure un accord collectif pour la mise en place de conventions de forfaits jours afin de permettre aux salariés nouveaux embauchés et aux salariés transférés à l’issue de l’accord de transition, de continuer à en bénéficier.

En effet, la mise en place d’un forfait annuel en jour concilie les nécessités organisationnelles de l'entreprise avec l'activité des salariés qui sont autonomes dans la gestion de leur temps de travail et qui ne peuvent suivre l'horaire collectif de travail. L'objectif est d'allier un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu'impose l'activité mais également en permettant aux salariés de bénéficier d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités.

Les parties se sont rencontrées le 30 avril 2021.

Le présent accord vise à définir les modalités de mise en place et d'application de conventions de  forfait  annuel en  jours  au sens de l'article L. 3121-58 du code du travail pour les salariés de l'entreprise remplissant les conditions requises.

Par ailleurs, le CSE central a été consulté sur le projet d’accord en date du 21 mai 2021.

Sommaire

PREAMBULE 2

Article 1 – Convention de forfait en jours 4

1. Situation des salariés en forfait jours 4

- Catégories de salariés concernés 4

- Convention individuelle de forfait 4

2. Durée du travail des salariés en forfait jours 4

- Nombre de jours travaillés sur l’année 4

- Durées maximales de travail 5

3. Modalités du forfait en jours 5

- Modalités de décompte des jours travaillés 5

- Incidence d’une période annuelle incomplète sur la rémunération ou droit à congés payés insuffisant 6

- Modalités de prise des jours de repos supplémentaires 6

4. Modalités de contrôle et de suivi de la charge de travail 7

- Principes 7

- Modalités de décompte des jours travaillés 7

- Entretien de suivi : « entretien qualité de vie au travail » 7

5. Droit à la déconnexion 8

Article 2 - Suivi de l’accord 8

Article 3- Durée 8

Article 4 - La publicité / le dépôt 9

Article 5 - Annexes 10

Article 1 – Convention de forfait en jours

Situation des salariés en forfait jours

- Catégories de salariés concernés

Le présent accord s’applique aux salariés de la société, quelle que soit leur date d’embauche, remplissant les conditions suivantes de l’article L. 3121-58 du Code du travail :

« Peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l'année, dans la limite du nombre de jours fixé en application du 3° du I de l'article L. 3121-64 :

1° Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ; »

Les salariés concernés sont ceux au statut cadre de la convention collective de la propreté et services associés (échelon CA), à l’exception des cadres dirigeants.

- Convention individuelle de forfait

Chaque salarié concerné dispose d’un contrat de travail ou le cas échéant, d’un avenant à son contrat de travail, formalisant la convention individuelle de forfait jours sur l’année.

Cette convention précise a minima :

• l’accord qui la régit

• Le nombre de jours travaillés compris dans le forfait,

• Les modalités de décompte de ces jours et des absences

• Les conditions de prises de repos

• La rémunération

• Les modalités de surveillance de la charge de travail, de l’organisation du travail dans l’entreprise et de l’articulation entre les activités professionnelles et la vie personnelle et familiale du salarié

Durée du travail des salariés en forfait jours

- Période de référence

La période de référence est l’année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre.

- Nombre de jours travaillés sur l’année

Le nombre annuel de jours fixé par la loi est de 218 jours maximum, sauf dispositions dérogatoires.

Néanmoins, à titre plus favorable, les parties conviennent de fixer le nombre annuel de jours travaillés à 216 jours maximum, en ce compris la journée de solidarité.

Ce nombre de jours est fixé pour une année civile complète (du 1er janvier au 31 décembre) et tenant compte d’un droit intégral à congés payés.

Afin d’assurer le respect de ce plafond, les salariés bénéficieront de jours de repos dont le nombre variera selon la configuration des jours fériés sur l’année.

En pratique, ce nombre de jours – dits jours de repos supplémentaires (JRS) - sera donc différent selon l’année en fonction du calendrier. Un exemple de calcul au titre de l’année 2021 est joint en annexe du présent accord.

- Durées maximales de travail

En application des dispositions légales, les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours ne sont pas soumis aux dispositions relatives :

• à la durée légale du travail fixée à 35 heures par semaine ;

• au régime des heures supplémentaires ;

• aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire.

Toutefois, les parties conviennent que la durée maximale hebdomadaire de travail des salariés concernés ne devra pas dépasser 55 heures.

L’amplitude journalière sera au maximum de 13 heures.

Les salariés concernés bénéficient en tout état de cause du repos minimal quotidien et hebdomadaire, des jours fériés chômés dans l’entreprise, des congés payés et le cas échéant, des congés d’ancienneté et des congés spéciaux appliqués dans l’entreprise.

La rémunération annuelle des salariés signataires d'une convention de forfait en jours est forfaitaire et fait l’objet d’un lissage sur l’année, le montant mensuel étant indépendant du nombre de jours réellement travaillés dans le mois.

Modalités du forfait en jours

- Modalités de décompte des jours travaillés

Les collaborateurs bénéficient d’un décompte en journées et en demi-journées  de leur temps de travail, lequel peut seul permettre de maintenir la souplesse d’organisation indispensable à l’accomplissement de leur mission.

La journée entière se définit comme la présence au travail le matin et l’après-midi. La demi-journée correspond à une présence au travail le matin ou l’après-midi. Les parties s’accordent pour considérer qu’une demi-journée de travail peut-être décomptée comme telle lorsque le salarié a travaillé un minimum d’une demi-journée horaire, soit 4 heures.

Dans les cas spécifiques où le salarié pourrait avoir une journée de travail décalée, il est entendu que la notion de matin et d’après-midi ne pourra pas s’appliquer.

Il est rappelé que le forfait en jours ne dispense pas le collaborateur d’être présent dans les plages horaires lui permettant de rencontrer ses collègues, ses supérieurs hiérarchiques, ses interlocuteurs dans les filiales de la société, et ses équipes, notamment pour les réunions de service.

Dans ces conditions, et compte tenu de son rôle, le collaborateur s’efforcera de tenir compte, dans l’organisation de son temps de travail, d’une présence minimum au cours des plages horaires de ses collègues et de ses équipes.

- Incidence d’une période annuelle incomplète sur la rémunération ou droit à congés payés insuffisant 

Le plafond de 216 jours s’applique au collaborateur pour une période de référence complète, justifiant d’un droit à congés payés annuel intégral et qui utilise l’intégralité de ceux-ci dans la période de référence.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet, le plafond de 216 jours est proratisé en fonction du nombre de jours travaillés.

Il s’agit des salariés qui ne seraient pas présents durant la totalité de la période de référence du fait de leur embauche et/ou leur départ en cours d’année. Le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés payés et de jours fériés chômés auxquels ils ne peuvent prétendre.

En cas d’embauche en cours d’année

Le nombre de jours à travailler par le collaborateur au cours de l’année de son embauche – soit sur la période de référence en cours - sera fonction du nombre de jours séparant sa date d’entrée dans l’entreprise de la fin de ladite période de référence.

En cas de départ en cours d’année

Une régularisation sera effectuée à la date de la rupture du contrat au prorata du temps de présence sur la période annuelle du salarié.

S’il apparaît que le salarié a travaillé un nombre de jours supérieur à la durée correspondant au salaire lissé, il est accordé au salarié un complément de rémunération équivalant à la différence de rémunération entre celle correspondant aux jours réellement effectuées et les sommes déjà versées.

Ce complément de rémunération serait versé lors de l’établissement du solde de tout compte.

S’il apparaît en revanche que le salarié a travaillé un nombre de jours inférieur à la durée correspondant au salaire lissé, une compensation de la différence sera le cas échéant opérée sur les sommes versées dans le cadre du solde de tout compte selon le même calcul.

A cet égard, il est précisé que la valeur d’une journée entière de travail sera calculée en divisant le salaire mensuel de base par 22 et la valeur d’une demi-journée par 44.

Prise en compte des absences

Les absences d'un ou plusieurs jours (maladie, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) sont déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait.

- Modalités de prise des jours de repos supplémentaires

Les jours de repos liés au forfait-jours sont à prendre impérativement au cours de la période de référence à savoir l’année civile.

Ces jours ne sont pas reportables. Les jours de repos supplémentaires ne peuvent être accolés aux congés payés sauf en cas de solde du compteur de congés payés à zéro.

Afin de faciliter la gestion des absences, les jours de repos seront pris après information et validation du manager. Cette information devra être présentée préalablement à la prise dudit jour, en respectant un délai de prévenance minimal de 10 jours ouvrés apprécié à la date prévue pour la prise du repos de façon à assurer la bonne organisation et la continuité du service. La hiérarchie devra faire un retour au salarié dans les 48 heures.

La hiérarchie pourra, à titre exceptionnel, solliciter du collaborateur le report de la prise du ou de ces jours de repos en raison des nécessités de service, notamment en cas d’absences trop nombreuses de collaborateurs au même moment. 

Modalités de contrôle et de suivi de la charge de travail

- Principes

L’amplitude et la charge de travail doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

Ils veilleront notamment à respecter une amplitude de journée de travail qui n’excède pas 13 heures.

Les parties rappellent que la durée maximale hebdomadaire de travail des salariés concernés ne devra pas dépasser 55 heures.

Les salariés ont l’obligation de respecter toute procédure en vigueur dans l’entreprise, destinée à récapituler périodiquement, le nombre de jours ou demi-journées travaillées et le respect des repos quotidiens et hebdomadaires. La direction s’assurera du respect de cette obligation.

Les parties conviennent que les moyens mis en place par la Société pour le décompte du temps de travail sont les suivants :

• auto-déclaration du temps de travail

• organisation d’un entretien exceptionnel dans l’éventualité où le relevé mensuel fait apparaître un dépassement des amplitudes maximales quotidiennes et hebdomadaires fixées par le présent accord et/ou un non-respect des minimas légaux de temps de repos quotidien et hebdomadaire.

Compte tenu de la latitude d’action dont ils disposent dans la détermination de leur temps de travail, il est précisé que les collaborateurs concernés par le présent article sont directement tenus de veiller eux-mêmes au respect des amplitudes susvisées ainsi qu’à leurs temps de repos quotidiens et hebdomadaires.

En aucun cas le dépassement de l’amplitude quotidienne ou hebdomadaire qui est laissée à l’initiative du salarié, dans les limites susvisées, pour les besoins de l’accomplissement de sa mission, ne pourra donner lieu au paiement d’heures supplémentaires.

- Modalités de décompte des jours travaillés

Le nombre de jours travaillés est enregistré par le collaborateur au moyen d’un relevé auto-déclaratif, dont un exemple est annexé au présent accord, par lequel seront indiqués mensuellement le nombre de jours travaillés par semaine dans le mois ainsi que le nombre de jours de repos pris et l’ensemble des jours de congés en précisant leur nature. Ce relevé mensuel sera remis, en fin de mois, au responsable hiérarchique - qui en accusera réception - et transmis aux Ressources Humaines.

Le salarié indiquera sur ce formulaire s’il n’a pas été en mesure de respecter les amplitudes maximales quotidiennes et hebdomadaires fixées par le présent accord et/ou les temps de repos minimaux quotidiens et hebdomadaires et dans ce cas, un entretien individuel sera organisé avec son supérieur hiérarchique dans les quinze jours suivant la remise du formulaire aux Ressources Humaines afin d’apprécier la charge de travail et de discuter de l’organisation du travail.

- Entretien de suivi : « entretien qualité de vie au travail »

Conformément aux dispositions du code du travail, un entretien individuel de suivi doit être effectué chaque année avec le salarié dont le temps de travail est organisé en jours sur l’année afin de discuter de la charge de travail, de l’organisation du travail, de l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, ainsi que de la rémunération du salarié concerné.

Chaque collaborateur visé par le présent article bénéficiera dudit entretien individuel de suivi à l’occasion de son entretien annuel de progrès avec son manager.

Quinze jours avant la date prévue pour l’entretien, sera remis au salarié un questionnaire relatif aux cinq thèmes suivants :

• le repos ;

• le temps de travail ;

• la charge de travail ;

• l’articulation vie privée/vie professionnelle ;

• la rémunération.

Ce questionnaire, servira de support à l’entretien, dont le compte-rendu sera établi sous la responsabilité du manager et signé par les deux parties.

En cas de difficultés rencontrées au niveau de l’organisation et de la charge de travail, un plan d’action devra alors être établi par le responsable hiérarchique avec le concours du service Ressources Humaines.

Droit à la déconnexion

Tout collaborateur a droit au respect de son temps de repos et de sa vie privée, notamment par un usage limité à son initiative des moyens de communication technologique.

Afin de veiller à la prise de repos effective des salariés, la Société réaffirme qu’elle ne souhaite pas que ses collaborateurs utilisent des matériels informatiques permettant de travailler à distance (smartphone, PC, téléphone portable, iPad etc) pendant les jours de congés et de repos.

Il est rappelé que les collaborateurs s’abstiennent, sauf urgence avérée, d’utiliser la messagerie et de manière générale les moyens de communication technologique entre 21 heures et 6 heures ainsi que pendant les week-ends.

Chacun doit veiller, dans la mesure du possible, à ne pas céder systématiquement à l’instantanéité de la messagerie professionnelle voire à une forme de compulsion.

Chaque collaborateur, et plus particulièrement les managers, doit apprendre à discerner la réactivité souhaitée et requise de la compulsion.

Il est demandé aux utilisateurs de s’interroger sur la pertinence d’un accusé de réception en regard de la nature du contenu du message.

La société IHS prévoit d’ouvrir des négociations sur le droit à la déconnexion.

Article 2 - Suivi de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un suivi par une commission nationale, composée des parties ayant participé à sa négociation, qui se réunira en cas de difficulté majeure d’application et d’interprétation du présent accord.

Article 3- Durée 

Le présent accord d’entreprise s’applique à tous les établissements de la société IHS. Il est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1^er janvier 2021.

Il pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties sous réserve de respecter les formalités requises et un préavis de six mois.

Article 4 - La publicité / le dépôt

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives, dans le périmètre de l'accord, à l'issue de la procédure de signature.

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plate-forme en ligne « TELEACCORDS » et sera transmis au greffe du conseil de prud’hommes de Boulogne-Billancourt.

Le personnel est informé du présent accord par tout moyen (par exemple, affichage dans l’Entreprise sur les emplacements réservés à la communication avec le personnel, courriel, courrier, intranet…).

Fait à Paris, le 21 mai 2021

En 4 exemplaires originaux

Pour IHS

Pour les organisations syndicales

CGT

CFDT

Pièces jointes en annexes :

Exemple de calcul du nombre de jours de repos supplémentaires des cadres en 2021

Relevé autodéclaratif – décompte mensuel des jours travaillés

Article 5 - Annexes

Exemple de calcul du nombre de jours de repos supplémentaires des cadres en 2021

Ce calcul est donné à titre indicatif pour l’année 2021, sous réserve d’une présence sur l’année 2021 entière.

RELEVE AUTODECLARATIF - DECOMPTE MENSUEL DES JOURS TRAVAILLES

Récapitulatif concernant le décompte des jours travaillés et la prise des jours de repos

Forfait en jours

REMETTRE EN FIN DE MOIS A SON RESPONSABLE / TRANSMISSION AU PLUS TARD LE 5 DU MOIS SUIVANT A LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Nom : _______________________ Service : _______________________

Prénom : ______________________

Période concernée : du ______ au ______ 20__

Nombre de jours ouvrés dans le mois
Nombre de jours ou demi-journées travaillés par semaine	Sem 1 :
	Sem 2 :
	Sem 3 :
	Sem 4 :
	Sem 5 :
Nombre et dates des jours fériés chômés
Nombre et date des jours ou demi-journées de CP
Nombre et dates des jours de congés conventionnels
Nombre de jours ou demi-journées de repos découlant du forfait en jours

Total des jours travaillés	Total des jours ou demi -journées de repos ou congés

Je certifie que, pendant la période du _____ au _______, j’ai respecté les temps de repos minimal quotidien (11 heures) et hebdomadaire (35 heures consécutives dont le dimanche). OU Je n’ai pas été en mesure au cours du mois de _________ de respecter les temps de repos minimal quotidien (11 heures) et hebdomadaire (35 heures consécutives dont le dimanche) pour les raisons suivantes : Dans ce second cas, un entretien individuel sera organisé dans les quinze jours avec le supérieur hiérarchique afin d’apprécier la charge de travail et de discuter de l’organisation du travail. En cas de dépassement exceptionnel de la durée maximale de travail de 55 heures hebdomadaires fixée par l’accord d’entreprise, le salarié en informera son manager qui devra prendre les mesures nécessaires. La DRH devra être informée également et veillera à l’application effective des mesures.

Fait en double exemplaire, à _________, le ___________

Signature du collaborateur :

Accusé réception par le supérieur hiérarchique