Accord collectif relatif au télétravail

au sein de la Société DOPHARMA FRANCE

ENTRE

La Société DOPHARMA FRANCE, dont le siège social est situé 23 rue du Prieuré – Saint Herblon - 44150 VAIR SUR LOIRE, immatriculée au RCS du Greffe du Tribunal de Commerce de Nantes sous le numéro 845 292 416,

D’une part

ET

Les Organisations Syndicales représentatives :

• Force Ouvrière

• CFE-CGC

ci-après dénommées « les Organisations Syndicales ».

D’autre part

La Société et les Organisations Syndicales sont ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

Préambule

Le télétravail représente un changement de vision dans l’approche des conditions et de l’organisation du travail, et s’inscrit désormais dans la politique Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) ; il a notamment été rendu possible grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication.

C’est également une opportunité pour l’entreprise d’améliorer la qualité de vie au travail (QVT), d’attirer et de fidéliser les collaborateurs, et d’assurer un juste équilibre entre aspiration individuelle et réalité économique de l’entreprise.

Il constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondée sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines. Ce mode de travail tend à favoriser ainsi l’équilibre entre performance économique et performance sociale.

Le télétravail apparaît comme un mode d’organisation souple et efficace, complémentaire au travail en présentiel qui demeure le socle d’organisation du travail indispensable pour maintenir une dynamique collective à notre activité. Aussi, c’est un phénomène qui doit être appréhendé de manière globale et collective et qui doit être régulé pour assurer une égalité de traitement de tous les salariés en la matière, un maintien de la communauté de travail, et une prise en considération dans ce contexte des nécessités organisationnelles de l’entreprise.

Le présent accord a pour objectif de formaliser les conditions et modalités de recours au télétravail au sein de la Société DOPHARMA France.

Article 1. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société DOPHARMA FRANCE qui remplissent les conditions d’éligibilité fixées à l’article 3.

Article 2. Définition du télétravail

L’article L. 1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Article 3. Conditions d’éligibilité

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail, une bonne connaissance des modes de fonctionnement de l’entreprise et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés :

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée ou déterminée à temps plein ou temps partiel à 80% minimum. L’intégration réussie des nouveaux salariés demandant une attention et un suivi particuliers, une durée ne pouvant excéder la durée de la période d’essai (renouvellement inclus) pourra être fixée avant d’autoriser l’accès au télétravail pour ces salariés ;

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps du télétravail ;

• Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance ;

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;

• Répondant aux exigences techniques minimales requises au domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer :

  • D’un environnement de travail respectant les normes d’hygiène et de sécurité, dédié et adapté à ce mode d’organisation permettant de travailler dans de bonnes conditions, propices au travail, et à la concentration, qui doit permettre au salarié de distinguer sa zone de télétravail et sa zone de vie, afin de lui permettre de bien séparer les deux aspects tant pour lui, que pour les autres habitants de son logement ;

  • D’une connexion internet à haut débit pour assurer notamment la qualité des conversations téléphoniques, l’accès aux applications nécessaires et l’accès aux serveurs de données partagées ;

  • D’une installation électrique conforme aux règles en vigueur.

Les stagiaires et alternants ne sont par défaut pas éligibles au télétravail. Il est rappelé que leur présence physique dans l’environnement de travail et le soutien du collectif d’équipe sont indispensables à leur apprentissage. Néanmoins, si l’un d’eux venaient à en faire la demande, celle-ci sera analysée par le responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines.

Article 4. Cadre de mise en place du télétravail régulier

Le télétravail, hors circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

4.1 Modalités de demande de passage en télétravail

• A l’initiative du salarié

Le salarié éligible qui souhaiterait bénéficier de la mise en place du télétravail régulier, doit soumettre sa demande au responsable hiérarchique, par le biais du formulaire de demande de télétravail régulier, annexé au présent accord. L’employeur peut, après examen, accepter ou refuser par écrit sa demande. Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique en concertation avec la Direction des Ressources Humaines à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail. Le responsable hiérarchique doit s’assurer que la mise en œuvre du télétravail au sein de son équipe est compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Il doit pouvoir être en mesure d’apprécier et de formaliser les résultats du travail effectué par rapport aux objectifs fixés.

En cas de refus de télétravail, l’employeur doit motiver sa réponse conformément aux dispositions de l’article L. 1229 du code du travail, dans un délai n’excédant pas un mois. Cette motivation est fondée sur des éléments objectifs et justifiés par les conditions particulières d’exercice du travail.

En cas d’acceptation du télétravail, le salarié doit s’assurer de la faisabilité technique du télétravail notamment via un test de débit internet dont les résultats de performance sont à valider par le service informatique. En complément, le salarié doit également fournir :

• Une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant sa présence au domicile pendant les journées de télétravail (à fournir une fois par an) ;

• Une attestation sur l’honneur dans laquelle il confirme disposer d'un espace de travail dédié et adapté et en conformité avec les normes en vigueur et en particulier, électriques.

La mise en œuvre du télétravail régulier est formalisée par un avenant au contrat de travail.

• A l’initiative de l’employeur

La Direction de l’entreprise a la faculté de proposer à un salarié d’exercer ses missions sous forme de télétravail dans les conditions prévues par le présent accord.

La proposition est formulée par écrit et le salarié peut faire part de son refus ou de son acceptation du recours du télétravail. Ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Changement de fonction ou de service

Si le salarié bénéficiant du télétravail change de poste ou de service au sein de l’entreprise, il doit faire une nouvelle demande de télétravail. Le télétravail n’est en effet pas transférable d’un poste à un autre, ou d’un service à un autre.

4.2 Fréquence du télétravail

Tout au long de l’année, le salarié éligible peut bénéficier d’une organisation régulière de son activité en télétravail à hauteur de :

• 2 jours par semaine maximum dans le cadre d’un temps plein

• 1,5 jours par semaine maximum dans le cadre d’un temps partiel à 90%

• 1 jour par semaine maximum dans le cadre d’un temps partiel à 80%

L'utilisation des jours de télétravail peut se faire dans la limite d’une présence minimale de trois jours par semaine sur site, quel que soit la durée du temps de travail hebdomadaire. En cas d’éventuels jours d’absence (exemples : congés payés, RTT, récupération, jours fériés…), cette présence minimale de trois jours par semaine sur site doit également être respectée.

Les journées ou demi-journées prévues en télétravail non réalisées comme telles ne peuvent être reportées d’une semaine sur l’autre. Il est entendu que le salarié qui souhaite bénéficier de cette organisation a la possibilité de ne pas l'exercer de façon systématique sur la semaine.

Le décompte des jours s’effectue par journée entière ou par demi-journée. Les jours de télétravail peuvent être fixés par le responsable hiérarchique selon l’organisation et les nécessités de chaque service. Les demandes de jours de télétravail doivent être posées dans le système de GTA et ne peuvent être prises qu’avec l’autorisation du responsable hiérarchique.

Le salarié ne saurait opposer des contraintes personnelles et/ou familiales pour s’opposer à la suspension ou réversibilité du télétravail. A titre d’exemple, des motifs tels que la garde d’enfant, l’aide apportée à des personnes âgées ne peuvent pas être opposés au responsable hiérarchique qui refusent ou annulent des jours de télétravail.

En cas de nécessité du service, une formation, une réunion importante ou des tâches nécessitant la présence du salarié concerné, il est entendu que le salarié doit donner priorité à sa présence au sein de l’entreprise.

Le télétravail ne doit pas être pratiqué pendant les congés et les périodes de suspension de contrat de travail et notamment l’arrêt maladie, périodes au cours desquelles il est strictement interdit de travailler.

4.3 Période d’adaptation

La période d’adaptation de 3 mois permet de s’assurer que le mode d’organisation en télétravail est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Jusqu’à l’issue de cette période, chacune des parties peut mettre fin à cette organisation, par écrit motivé, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois. Le responsable hiérarchique qui met fin au télétravail dans ces conditions doit motiver sa décision lors d’un entretien de bilan avec le salarié. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance peut être réduit.

4.4 Période de suspension

Le responsable hiérarchique peut, dans le respect d’un délai de 7 jours sauf urgence opérationnelle du service, demander au salarié de suspendre l’activité en télétravail ou d’en changer le jour, en cas de contraintes fortes liées à l’activité du service, et ce même si ce jour a déjà fait l’objet d’une validation dans le système de GTA.

Le responsable hiérarchique peut également décider de suspendre le télétravail en cas de non-respect des règles du télétravail constaté ou en cas de baisse de performance constatée, altérant de fait la qualité du travail du salarié. Cette demande de suspension est formalisée par écrit et transmise à la Direction des Ressources Humaines.

4.5 Réversibilité

Après la période d’adaptation, en cas de nécessité ou si le télétravail régulier ne répond pas aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique peuvent mettre fin à la situation de télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance peut être réduit.

Le responsable hiérarchique qui met fin au télétravail dans ces conditions doit motiver sa décision lors d’un entretien de bilan avec le salarié.

Enfin, lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement, et restitue le matériel mis à sa disposition pour l’exercice du télétravail.

Article 5. Cadre de mise en place du télétravail occasionnel

Tout au long de l’année, le salarié éligible au télétravail et n’ayant pas recours au télétravail régulier peut demander à bénéficier d’une journée de télétravail pour notamment répondre à des circonstances particulières d’ordre personnel ou liées à des évènements extérieurs ponctuels. La mise en œuvre du télétravail occasionnel est formalisée par mail entre le responsable hiérarchique et le salarié. Le responsable hiérarchique en concertation avec la Direction des Ressources Humaines répond au salarié par retour de mail.

Article 6. Organisation et moyens du télétravail

Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique assure un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail.

Parallèlement, le salarié en télétravail maintient le lien de travail avec l’équipe à laquelle il est rattaché, ainsi que ses clients internes et externes.

Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Temps de travail et contrôle du temps et de la charge de travail

L’activité exigée du salarié en télétravail doit être équivalente à celle des salariés à poste comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Les résultats attendus en situation de télétravail sont donc équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’entreprise.

A ce titre, le salarié en télétravail doit déployer le même niveau d’efficacité et de visibilité sur ses activités, qu’un employé travaillant sur site.

L’activité du salarié en télétravail s’exerce dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise.

Le salarié en télétravail doit par ailleurs être joignable et à son poste durant les plages horaires collectives habituelles en vigueur dans la Société, et s’engage à respecter la durée du travail prévue à son contrat de travail, au même titre que lorsqu’il exerce son activité sur site.

L’amplitude horaire des plages définies doit impérativement permettre au salarié en télétravail de respecter les durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail ainsi que les durées minimales règlementaires de repos quotidien et hebdomadaire. Le responsable hiérarchique s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter ces durées.

Suivi du télétravail

Lors de l’entretien annuel concernant la qualité de vie au travail, le salarié en télétravail et son responsable hiérarchique doivent échanger sur les conditions de l’activité, la charge de travail, et la conciliation vie professionnelle/vie personnelle.

Droit à la déconnexion

Dans cette nouvelle forme d’organisation du travail, les techniques de l’information et de communication doivent être maîtrisées et le salarié en télétravail bénéficie d’un droit à la déconnexion en dehors des horaires habituels de travail ou d’ouverture de la Société dans lequel il accomplit régulièrement son activité.

Il est rappelé que conformément aux dispositions règlementaires, le droit à la déconnexion est décrit comme le droit pour le salarié de ne pas répondre aux sollicitations pendant les temps de repos, d’activité partielle et de congé, permettant de préserver ainsi sa vie personnelle et familiale. Si chacun doit être en capacité et en mesure de se connecter et se déconnecter quand il le souhaite, il doit être encouragé à ne pas céder à l’instantanéité des messages reçus, notamment lorsqu’ils lui sont adressés en dehors de son temps de travail. Ainsi, sauf mention contraire ou situations d’astreintes établies, chaque salarié n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des courriels ou de répondre aux sollicitations téléphoniques qui lui sont adressés en dehors des heures habituelles de travail ou d’y répondre.

Matériel mis à disposition

L’équipement listé ci-dessous et appartenant à la Société sera fourni au salarié en télétravail :

• Un ordinateur portable (dans le mesure où le salarié n’en disposerait pas dans les locaux de l’entreprise)

• Un accès à distance via le VPN permettant de se connecter au réseau de la Société

• Un écran, sur demande du salarié.

Il est rappelé qu’il ne peut être envisagé de dupliquer l’ensemble du poste de travail des personnes éligibles au télétravail.

Le salarié en télétravail bénéficie du service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans l’entreprise. Si malgré l’intervention service d’assistance technique les équipements ne fonctionnaient plus, le salarié en télétravail devra apporter son matériel au bureau du service d’assistance technique de son établissement. Il ne sera procédé à aucune intervention directe au domicile des intéressés.

Le salarié en télétravail doit prendre soin des équipements qui lui sont confiés et respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixé par la société. En cas de détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition il doit immédiatement prévenir son responsable hiérarchique, ainsi que le service informatique.

Le matériel mis à la disposition du salarié en télétravail à usage strictement professionnel par la Société reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail ou en cas de départ de l’entreprise.

Prise en charge des frais professionnels liés au télétravail

Si le salarié souhaite s’équiper de matériel supplémentaire, la Société prendra en charge ses dépenses dans la limite de 200 € TTC, sous réserve de présentation de factures correspondantes.

Ce remboursement pourra être versé en une seule fois pour les salariés éligibles bénéficiant du télétravail régulier, en CDI uniquement, et ayant validé leur période d’essai et leur période d’adaptation.

Article 7. Environnement de travail, santé et sécurité

Lieu du télétravail

Le télétravail se déroule au domicile du collaborateur connu et déclaré auprès du service Ressources Humaines.

Pour offrir une plus grande souplesse dans l’organisation du télétravail, il est admis que le télétravail puisse être exercé dans une seconde résidence en France à condition qu’elle respecte les exigences minimales techniques citées dans l’article 3 du présent accord. Le salarié doit alors en faire la demande auprès de son responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines. Dans tous les cas, le lieu d’exercice du télétravail doit rester compatible avec un retour dans les 24h sur site en cas d’impératif majeur de la société.

En cas de changement du lieu de résidence, il appartient au salarié de fournir les attestations nécessaires.

Assurance

Le salarié qui opte pour le télétravail doit déclarer sa nouvelle situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance. Il devra informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité de bureau sans accueil de public et s’assurer que sa couverture multirisque habitation / garantie responsabilité civile couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Avant la signature de son avenant, le salarié doit fournir une attestation provenant de cet assureur. Le salarié s’engage à renouveler cette information tous les ans et à adresser à la Direction des Ressources Humaines l’attestation correspondante.

Droit collectif et individuel du salarié

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Il bénéficie également des mêmes droits individuels que les autres salariés dans l’entreprise notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation et de rémunération.

Ainsi, il doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable, au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de télétravail, les délais de l’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats.

Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Il bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise, fait l’objet du même suivi par le service de santé, et a accès aux mêmes acteurs de santé et sécurité.

Le salarié en situation de télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu à domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière obligatoire de présence, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail. Par ailleurs, il est précisé que le salarié en situation de télétravail est couvert au titre des accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Dans ces cas, le salarié en situation de télétravail doit informer son responsable hiérarchique de l’accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

En cas de maladie pendant les jours de télétravail, le salarié en situation de télétravail doit en informer son responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines, dans les délais applicables aux salariés présents dans l’entreprise, soit un délai de 48 heures.

Obligation de discrétion et de confidentialité

Il incombe à l’employeur de prendre, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

Tout salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise et à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données de l’entreprise et leur confidentialité.

Le salarié doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur

Article 8. Situations spécifiques

Circonstances exceptionnelles ou force majeure

L’article L.1222-11 du Code du travail prévoit qu’« en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».

Dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de l’entreprise pour la seule durée des évènements occasionnels pour tout ou partie des salariés dont les activités sont éligibles au télétravail. Les dispositions du présent accord ne sont alors pas applicables aux salariés.

Modalités d'accès au télétravail des travailleurs en situation de handicap et des femmes enceintes

Les parties conviennent que pour certaines situations spécifiques, hors cas de force majeure ou circonstance exceptionnelle, le télétravail peut être mis en œuvre avec une souplesse supplémentaire, uniquement sur justificatif d’un certificat médical. Cette disposition s’applique aux salariés éligibles au mode d’organisation en télétravail reconnus en situation de handicap ou aux femmes enceintes.

Article 9. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prend effet le 4 juillet 2022 pour une durée indéterminée.

Il se substitue par conséquent aux accords, usages et engagement unilatéraux afférents au mode d’organisation en télétravail antérieurs applicables au sein de la Société DOPHARMA France.

Article 10. Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les Organisations Syndicales signataires de l’accord à l’occasion de la négociation annuelle sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.

Article 11. Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 3 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 12. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à la demande de l’une des parties signataires dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail, sous réserve d’un préavis de trois mois.

La demande de révision devra être notifiée aux autres parties signataires par lettre recommandée avec avis de réception.

Article 13. Dénonciation de l’accord

Conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail, les parties signataires du présent accord pourront dénoncer le présent accord moyennant un préavis de 3 mois. La dénonciation par l’une des parties signataires devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt.

Les partenaires sociaux se réuniront dans un délai de deux mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord d’adaptation par anticipation ou d’un accord de substitution à l’issue du délai de préavis de 3 mois.

L’accord dénoncé continuera de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui sera substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de 3 mois.

Article 14. Notification de l’accord

Conformément à l’article L.2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Article 15. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nantes.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Vair sur Loire, le 4 juillet 2022 en 4 exemplaires

Pour la Société DOPHARMA FRANCE

Et

Les Organisations Syndicales représentatives :

• Force Ouvrière

• CFE-CGC