Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez
Cet accord signé entre la direction de et les représentants des salariés le 2022-03-15 est le résultat de la négociation sur le télétravail ou home office, les indemnités kilométriques ou autres, le droit à la déconnexion et les outils numériques.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés
Numero : T07522041062
Date de signature : 2022-03-15
Nature : Accord
Raison sociale : NATWEST MARKETS N.V.
Etablissement : 84535548600026
Droit à la déconnexion : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur les thèmes suivants
Conditions du dispositif droit à la déconnexion pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2022-03-15
ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL Entre les soussignés : La Société NatWest Markets N.V., dont le siège social est situé Claude Debussylaan 94, 1082 MD Amsterdam, aux Pays-Bas, représentée par XXX en sa qualité de Secrétaire Général de sa succursale en France, domiciliée au 32 rue de Monceau à Paris 75008 et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 845 355 486 ; ayant tous pouvoirs à l’effet des présents. Dénommée ci-dessous « la Société », D’UNE PART, ET Les membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (ci-après, CSE) de la société Natwest, désignés ci-après, ayant ensemble, obtenu la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections :
ayant négocié et conclu l’accord en vertu de l’article L. 2232-23-1 I du code du travail, et qui a présentement été signé par des membres du comité économique et social représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles, conformément à l’article L.2232-23-1 II. D’AUTRE PART. Dénommés ci-dessous « les Parties », PREAMBULE Dans le cadre de son engagement en faveur de la flexibilité du travail, la Société soutient le télétravail. Ce dernier favorise le potentiel et permet de faciliter un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Le télétravail permet de donner le meilleur de soi-même au travail. L’offre d’un lieu de travail dynamique, créatif et attrayant oriente la façon de travailler des collaborateurs vers un style qui offre une plus grande variété d’options et de choix. Cela contribuera finalement à la prospérité de la société. Cet accord a vocation à organiser les modalités de recours au télétravail au sein de l’entreprise dans le respect des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail. Il a par conséquent été convenu ce qui suit : TITRE I – CHAMP D’APPLICATION Article 1 : Définition du télétravail Comme défini par l'article L. 1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. Article 2 : Salariés concernés Sont éligibles au télétravail les salariés (travailleurs détachés inclus) dont les fonctions permettent l’exercice de leur activité professionnelle à distance sans qu’il n’en résulte de préjudice pour le bon fonctionnement de la société et la délivrance de ses services à ses clients et partenaires. Le télétravail est ouvert à tous les salariés (travailleurs détachés inclus) entrant dans le champ d'application du présent accord qui peuvent exercer leurs fonctions de façon autonome et dont le poste et les activités sont compatibles avec ce mode d'organisation du travail. Ne sont donc pas éligibles au télétravail :
TITRE II – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAILArticle 3 : Principe du double volontariat Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’entreprise qui l’emploie. Sa mise en place peut résulter de l’initiative du salarié ou de l’entreprise, mais repose sur le double volontariat du salarié et de son manager ainsi que sur leur accord sur les modalités d’organisation du télétravail. Il ne saurait en aucun cas être imposé au salarié qui demeure libre de le refuser sans que cela puisse entraîner de sanction à son égard, sauf en cas de circonstances exceptionnelles et notamment d’épidémie où il peut être imposé au salarié (article L 1222-11 du code du travail). Article 4 : Mise en place du télétravail régulier
Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail devra en discuter oralement avec son supérieur hiérarchique au préalable. Le supérieur hiérarchique :
Consécutivement à l’entretien oral avec le supérieur hiérarchique, le salarié souhaitant bénéficier du télétravail régulier doit formuler sa demande par courrier électronique à l’attention du responsable direct. Une réponse sera notifiée au salarié dans un délai de 5 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes formes. En cas de refus, celui-ci sera motivé.
Le salarié en situation de handicap pourra le faire savoir lors de sa demande, si sa situation n’est pas déjà connue par son manager. Le cas échéant, la Société s’engage à traiter avec une attention particulière la demande émise par ce dernier en prévoyant une procédure spécifique :
Il est toutefois rappelé que le salarié qui rencontre des difficultés de santé et qui est placé en arrêt de travail ne peut pas télétravailler : le télétravail est interdit pendant une période de suspension légale du contrat de travail. La Société s’engage également à étudier avec une attention toute particulière les demandes d’aménagements de poste sous la forme de télétravail qui seraient émises par le médecin du travail dans le cadre du suivi médical d’un collaborateur. De la même manière, et plus généralement, tout salarié en situation spécifique pourra faire état de cette situation lors de sa demande ce qui permettra à la Société de la traiter avec toute l’attention nécessaire pour favoriser la prise en charge de cette situation particulière.
L’entreprise peut être amenée à proposer des jours de télétravail à un salarié. La demande de l’entreprise devra être formulée par courrier électronique à l’attention du ou des salariés concernés. Cette demande devra lui être adressée avec un délai de prévenance de 5 jours calendaires avant la date de prise d’effet du passage en télétravail. Le salarié dispose de 5 jours calendaires à compter de la date de réception de la demande pour accepter ou refuser cette demande par courrier électronique. En cas de refus du salarié, celui-ci poursuivra son activité sur site dans les conditions habituelles.
La mise en œuvre du télétravail régulier doit donner lieu à un accord écrit des parties par tout moyen (échange de courriels, etc.) précisant notamment la date de mise en place du télétravail. Le salarié sera informé par écrit des conditions de mise en œuvre du télétravail conformément aux stipulations du présent accord.
Lorsque les parties décident au cours de l’exécution du contrat de recourir au télétravail régulier, il est prévu une période d’adaptation d’une durée de 1 mois dont l’objectif est de permettre à l'employeur de vérifier si le salarié remplit l’ensemble des conditions permettant le recours au télétravail (assurance, conformité électrique, etc.) et a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l'absence du salarié des locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement du service. Pour le salarié, cette période lui permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient. Durant cette période, les parties peuvent mettre fin au télétravail de manière unilatérale et, en respectant un délai de prévenance de 5 jours. S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les conditions d’exercice antérieures. La période d’adaptation s’entend de la période de travail effectif. En conséquence, toute suspension du contrat pendant cette période entraine sa prolongation pour une période de même durée.
La situation de télétravail répond au principe de réversibilité/ d’acceptation du télétravail impliquant l’acceptation de la réversibilité. Le salarié et l’entreprise peuvent, à l’initiative de l’un ou de l’autre, mettre fin à tout moment au télétravail moyennant un délai de prévenance de 1 mois. Dans le cas où il est mis fin au télétravail à l’initiative du salarié après la période d’adaptation, ce dernier ne peut formuler de nouvelle demande de passage en télétravail pendant un délai 1 mois à compter de la fin du délai de prévenance mentionné au présent article. En tout état de cause, l’entreprise peut organiser les conditions du retour ponctuel du salarié en télétravail dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin particulier, de sa propre initiative ou à la demande du salarié.
Il est convenu que le salarié pourra exercer ses fonctions en télétravail à raison de 2 jours minimum et 4 jours maximum par semaine selon la nature des fonctions exercées et des nécessités de services. Les jours travaillés le lieu de travail et le lieu de travail à distance convenu en accord avec le manager direct peuvent varier d'une semaine à l'autre pour répondre aux besoins des salariés et de la société. La détermination d’un nombre de jours de télétravail ne fait pas obstacle à la possibilité pour l’employeur ou le salarié d’organiser les conditions d’un retour ponctuel du télétravailleur dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin particulier, sous réserve d’un délai de prévenance de 1 jour sauf urgence / nécessité impérieuse. Article 5 : Recours au télétravail occasionnel En cas de circonstances particulières, il peut être recouru au télétravail de manière ponctuelle, notamment en cas de grève des transports, de contrainte familiale ou personnelle du salarié. Ce télétravail occasionnel peut intervenir en complément d’un télétravail régulier. Dans ces circonstances, le salarié en informe l’employeur par tout moyen écrit. En cas de difficultés tenant aux nécessités de service, l’employeur en informe immédiatement le salarié. Article 6 : Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure Par exception, l’entreprise pourra imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles, conformément aux dispositions légales en vigueur, notamment lors de menace d’épidémie, de pic de pollution ou de cas de force majeure tels qu’un accident industriel ou une panne rendant les locaux inaccessibles. Il sera dès lors considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Lorsque l’entreprise fait usage de cette option, elle informe les salariés concernés par tout moyen écrit dans les meilleurs délais de la date du passage en télétravail, de ses modalités d’exercice et de sa durée prévisible. Article 7 : Organisation du télétravail
Les parties conviennent que le lieu principal du télétravail est le domicile du salarié en France métropolitaine. Cependant, le salarié est autorisé à télétravailler dans tout autre lieu en France (tiers lieu, lieu public, etc.) dès lors qu’il en informe expressément son manager direct et que les conditions de son activité respectent les prérequis techniques et permettent de garantir la confidentialité et la sécurité des données. Aucun télétravail hors de France métropolitaine ne sera toléré. Le salarié s’engage à informer son supérieur hiérarchique le plus tôt possible en cas de changement de son adresse de télétravail. En tout état de cause, le lieu d’exécution du télétravail doit disposer d’une connexion téléphonique et internet de qualité permettant effectivement le télétravail.
Pour les salariés dont la durée du travail est décomptée en heures, il est précisé que le télétravail n’entraine aucune modification de la durée effective de travail du salarié, celle-ci étant identique à la durée de travail effectif du salarié dans les locaux de l’entreprise. En conséquence, le télétravailleur s’engage à organiser son travail dans le respect des conditions légales, conventionnelles et réglementaires en vigueur. Par ailleurs, sa charge de travail et les critères d’évaluation de sa performance restent inchangés et comparables à ceux d’un salarié exerçant une activité similaire dans les locaux de l’entreprise. Le salarié s’engage à établir un contact régulier avec son supérieur hiérarchique ainsi qu’à l’informer de toute difficulté qu’il rencontrerait dans l’exercice de ses missions. La charge de travail ainsi que les objectifs du salarié en télétravail feront l’objet d’un bilan lors de l’entretien annuel. En outre, le salarié et son supérieur hiérarchique doivent s’entretenir régulièrement sur les conditions du télétravail, et au moins tous les 6 mois, afin de déterminer si le télétravail convient toujours au salarié et au bon fonctionnement de la Société. Dans le cadre de cet examen, la Société se réserve le droit de modifier, de changer ou d’arrêter le télétravail, par exemple, en raison d’un changement des besoins de l’entreprise, de problèmes de performance ou si les missions du salarié changent de telle sorte que le télétravail ne convient plus, tout en respectant le délai de prévenance fixé dans le présent accord. L’activité en télétravail s’effectue dans le respect du temps de travail, des temps de repos, des durées maximales de travail. Le suivi de ces temps est assuré via le logiciel de gestion de temps utilisé dans l’entreprise. Pour les salariés en forfait-jours, ce suivi est assuré conformément à l’accord collectif d’entreprise sur l’aménagement du temps de travail du 13 février 2020.
Pour le salarié dont le temps de travail est décompté en heures, les plages horaires au cours desquelles il peut être contacté correspondent aux horaires de travail qui lui sont applicables. Il s’engage en conséquence à respecter :
Pour le salarié en forfait jours, les plages horaires auxquelles le salarié peut être joint pour les besoins de son activité, sont définies en concertation avec son manager direct pour assurer le bon fonctionnement du service et l’exécution des fonctions du salarié dans des conditions normales. La définition de ces plages horaires ne remet pas en cause l’autonomie dont disposent les salariés dans l’organisation de leur temps de travail. Article 8 : Equipements de travail et fournituresChaque salarié bénéficiera des équipements appropriés dont le Salarié a raisonnablement besoin pour travailler depuis son lieu de travail à distance et pour assurer un environnement de travail à distance sûr et sain. La Société reste propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui doit s’engager à l’utiliser de manière exclusive à des fins strictement professionnelles, à en prendre soin et à le conserver en bon état de marche. Le salarié s’engage à ne permettre à aucune autre personne que lui-même et les représentants autorisés de la Société à utiliser le matériel. Le matériel mis à disposition constitue un prêt de la Société et doit, au moment de la cessation effective de la situation de télétravail, être restitué par le salarié. Le cas échéant, la Société pourra être amenée à organiser une visite sur le lieu de télétravail pour récupérer l’équipement. Dans ce cas, la Société contactera le salarié pour prendre les dispositions nécessaires. Toute panne ou mauvais fonctionnement des équipements professionnels de travail doit être reporté immédiatement au service compétent au sein de l’établissement. En cas de problème technique empêchant le salarié d’accomplir son activité (coupure d’électricité, de réseau informatique, travaux au domicile, etc.), celui-ci doit immédiatement en informer son manager. Tout achat de matériel complémentaire qui serait opéré par le collaborateur pour réaliser du télétravail ne sera pas pris en charge par l’entreprise. Article 9 : Indemnité spécifique de télétravailAfin de couvrir les dépenses inhérentes aux frais professionnels générés par l’activité professionnelle exercée à son domicile, le télétravailleur bénéficie d’une indemnisation forfaitaire mensuelle brute d’un montant de 20 euros pendant la durée du télétravail. Cette indemnité inclut la prise en charge des frais fixes et variables (quote-part du loyer, taxes, charges, frais d’électricité et de chauffage, …) générés par la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel, ainsi que les frais de connexion et d’abonnement internet et téléphonique. Le bénéfice d’une indemnité d’occupation du domicile est exclu dans la mesure où le salarié dispose d’un espace de travail dans les locaux de l’entreprise. TITRE III- DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAILArticle 10 : Droits collectifs et individuelsLe salarié bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le salarié bénéficie également des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’établissement, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation. Il doit également être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’établissement, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution et l’évaluation des résultats. Article 11 : Santé et sécuritéLes salariés bénéficient des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité. En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le télétravailleur doit, comme les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, informer son manager direct et adresser son certificat d’arrêt de travail conformément aux dispositions en vigueur au sein de l’entreprise. Il bénéficie de la législation sur les accidents de travail et de trajet dans les mêmes conditions que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, que le télétravail soit effectué au domicile du salarié ou sur un autre site. Ainsi, un accident survenu au salarié à son domicile, pendant les jours de travail et au sein de la plage quotidienne de travail convenue, sera déclaré par l’employeur comme survenu dans le cadre de la législation sur les accidents de travail. Par ailleurs, il est rappelé que le salarié est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’établissement. En tout état de cause, il doit informer son manager direct de l’accident ou de l’arrêt de travail dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail. Pendant un arrêt de travail, le salarié n’est pas autorisé à travailler depuis son domicile. Il incombe au salarié de compléter tous les modules de formation en ligne sur la santé et la sécurité conformément aux principes de fonctionnement des modules GPL et de s’assurer que son dispositif de télétravail répond aux critères de santé et de sécurité. Article 12 : Contrôle du temps de travail et droit à la déconnexionIl doit être veillé au strict respect des dispositions légales relatives notamment à la durée quotidienne et à l’amplitude de travail, au repos quotidien, et au repos hebdomadaire. Le télétravail ne doit modifier ni à la hausse, ni à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire. Dans le cadre de cette modalité d’exécution du travail, le temps d’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication doit être maîtrisé afin de ne pas interférer avec la vie privée du salarié en télétravail. Dans ce cadre, il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des plages horaires de travail habituel convenues avec son manager direct où il doit être joignable, sauf urgence ou situation exceptionnelle liée aux impératifs de bon fonctionnement du service. En tout état de cause, ce droit à la déconnexion doit être strictement appliqué pendant la durée légale de repos minimum quotidien. La Société encourage le salarié en télétravail à prendre des pauses régulières Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à sa disposition par l’établissement, et peut alerter si nécessaire son manager direct de toute problématique y afférente. En tout état de cause, le manager direct doit veiller au respect de ce droit et échanger régulièrement avec le salarié à ce sujet. Article 13 : Environnement du travail et assuranceLe salarié exerçant son activité en télétravail doit disposer d’un espace de travail dédié. Cet espace doit être propice au travail et à la concentration. Le salarié doit prendre les dispositions nécessaires pour être en mesure d’exercer son activité professionnelle avec toute l’attention requise. Le salarié doit également disposer d’une connexion internet à haut débit, opérationnelle et adaptée. Le salarié doit s’assurer de la compatibilité de son installation électrique à la réglementation en vigueur et remplir une attestation sur l’honneur en ce sens. Cette conformité des installations est une condition impérative que le salarié doit vérifier préalablement à la mise en œuvre effective du télétravail. Le salarié doit enfin déclarer sa situation de télétravailleur à sa société d’assurance, et souscrire le cas échéant une assurance multirisque habitation incluant une garantie responsabilité civile. En ce sens, une copie du contrat d’assurance sera remise à la Société. Si son assurance ne couvre pas tous les dommages aux équipements professionnels mis à disposition par l’établissement, le salarié doit impérativement obtenir une extension de garantie en ce sens. Les conditions de couverture d’assurance doivent être remplies préalablement à la mise en œuvre effective du télétravail. La maintenance et le remplacement éventuel du matériel professionnel mis à disposition sont effectués dans le respect des procédures habituellement applicables au sein de la Société. L’établissement n’assure pas le matériel personnel du collaborateur et n’en garantit pas la maintenance. Le salarié doit respecter toutes les exigences règlementaires supplémentaires qui pourraient s’appliquer à son emploi. Si le lieu de travail à distance est l'adresse de du domicile du Salarié, il doit le cas échéant vérifier les conditions de son prêt hypothécaire, de son bail ou contrat de location avant de commencer à travailler à domicile afin de s’assurer que cette modalité de travail n'enfreint aucune condition. Article 14 : Confidentialité et protection des donnéesLe télétravailleur doit, au même titre que les salariés travaillant dans les locaux de la Société, se conformer strictement aux directives applicables dans l’entreprise en matière de règles de confidentialité et d’utilisation des outils mis à disposition. En particulier, le salarié doit : - S'assurer que son terminal informatique est verrouillé lorsqu'il est laissé sans surveillance ; - S'assurer que son réseau sans fil est sécurisé. - Veiller à ce que tous les papiers contenant des informations confidentielles soient conservés en toute sécurité dans des rangements verrouillés lorsqu'ils ne sont pas utilisés. Le télétravailleur doit assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens, même en cas d’absence du domicile. TITRE IV – DISPOSITIONS FINALESArticle 15 : Durée en entrée en vigueur Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, entre en vigueur à compter du jour de l'envoi de la lettre pour le dépôt de l'accord à la DREETS compétente conformément aux dispositions de l'article L. 2261-1 du Code du Travail. Article 16 : Modification et dénonciation Le présent accord pourra être modifié, à tout moment au cours de son application. La révision du présent accord donne lieu à un avenant de révision subordonné à la signature par des membres titulaires du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections du professionnelles en faveur des membres du CSE jusqu’à la fin du cycle électoral et, à l’issue de cette période par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans le champ d’application de l’accord. L’accord peut par ailleurs être dénoncé soit par l’employeur conformément aux articles L. 2222-6 et L. 2261-9 et suivants du Code du Travail. Article 17 : Formalités et dépôt de publicité de l’accord Conformément à la réglementation, le présent accord fait l’objet d’un dépôt à la DREETS compétente, par voie dématérialisée via la plateforme de télé-procédure du ministère du travail. L’accord est également remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion de l'accord. Il est porté à la connaissance de l’ensemble des salariés de la Société conformément aux dispositions légales réglementaires en vigueur. Le présent accord fait par ailleurs l’objet d’une publication dans une base de données nationale. Fait à Paris, le 15 mars 2022 En 3 exemplaires Nom, qualité et signature des parties (Faire précéder les signatures de la mention manuscrite « Lu et approuvé »)
XXX
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REMOTE WORK AGREEMENT Between the undersigned: The Company NatWest Markets N.V., whose head office is located Claude Debussylaan 94, 1082 MD Amsterdam, in the Netherlands, represented by XXX in his capacity as Secretary General of its French branch, located 32 rue de Monceau in Paris 75008 and registered in the Trade and Companies Register of Paris under the number 845 355 486; having all powers for the purpose of the present. Hereinafter referred to as "the Company”, ON THE ONE HAND, AND The titular members of the Social and Economic Committee (hereafter CSE) of the company Natwest, designated below, having together obtained the majority of the votes cast in the last elections:
having negotiated and concluded the agreement pursuant to Article L. 2232-23-1 I of the French Labor Code, and which has now been signed by members of the social and economic committee representing the majority of the votes cast for the members of the social and economic committee at the last professional elections, in accordance with Article L.2232-23-1 II. ON THE OTHER HAND. Hereinafter referred to as "the Parties", PREAMBLE As part of its commitment to flexible working, the Company supports remote working arrangements. Remote working champions potential and supports families through facilitating a healthy work life balance and helps us bring the best of ourselves to work. Offering a dynamic, creative, and engaging workplace drives the way employees work in a style that gives greater variety of options and choice. This will ultimately help the Company to thrive. This agreement aims at organizing the terms and conditions of remote work within the Company in compliance with the provisions of articles L.1222-9 and following of the Labour Code. It has therefore been agreed as follows: TITLE I - SCOPE Article 1: Definition of remote work As defined by Article L. 1222-9 of the French Labour Code, remote work refers to any form of work organization in which work that could also have been performed on the Company's premises is performed by an employee outside these premises on a voluntary basis using information and communication technologies within the framework of an employment contract or an amendment to it. Article 2: Employees concerned Those who are eligible to remote work are employees (including secondees) whose functions allow the exercise of their professional activity from a distance without any prejudice to the good functioning of the Company and the delivery of its services to its customers and partners. Remote work is open to all employees (including secondees) falling within the scope of this agreement who can perform their duties independently and whose position and activities are compatible with this method of work organization. The following employees are unlikely to be eligible to remote work:
TITLE II - IMPLEMENTATION OF REMOTE WORK Article 3: Principle of double voluntary work Remote work is voluntary for the employee and for the Company employing him/her. Its implementation can be initiated by the employee or by the Company, but it is based on the double volunteering of the employee and his/her manager, as well as on their agreement on the organization of remote work. It can in no way be imposed on the employee, who remains free to refuse it without this leading to any sanction, except in the case of exceptional circumstances, and in particular an epidemic, where it can be imposed on the employee (article L 1222-11 of the Labour Code). Article 4: Implementation of regular remote work a. At the employee's request An employee who wishes to remote work must discuss this verbally with his or her line manager beforehand. The line manager:
Following the oral interview with the line manager, the employee wishing to benefit from regular remote work must make his/her request by e-mail to the attention of his/her line manager. A reply will be sent to the employee within 5 days of receiving the request, according to the same forms. Reasons will be given for any refusal. b. Employees in special situations regarding remote work An employee with a disability may indicate this at the time of his or her request, if his or her situation is not already known by his or her manager. In this case, the Company undertakes to process the request made by the latter with particular attention by providing for a specific procedure:
It is however reminded that an employee who has health problems and who is on sick leave cannot remote work: remote work is forbidden during a period of legal suspension of the employment contract. The Company also undertakes to study with particular attention any requests for job adjustments in the form of remote working made by the work doctor in the context of an employee's medical monitoring. In the same way, and more generally, any employee in a specific situation will be able to state this situation when making his/her request, which will enable the Company to process it with all the attention necessary to encourage the handling of this particular situation. c. At the request of the company The Company may propose remote working days to an employee. The Company's request must be made by e-mail to the attention of the employee(s) concerned. This request must be sent by the Company with a notice period of 5 calendar days before the effective date of the change to remote work. The employee has 5 calendar days starting from the date of reception of the request to accept it or refuse it by e-mail. If the employee refuses, he/she will continue to work on site under the usual conditions.
The implementation of regular remote work must be formalized by a written agreement between the parties by any means (exchange of e-mails, etc.) specifying in particular the date of implementation of the remote work. The employee will be informed in writing of the conditions of implementation of remote work in accordance with the provisions of this agreement.
When the parties decide during the execution of the contract to use regular remote work, an adaptation period of 1 month is foreseen, the objective of which is to allow the Company to verify that the employee meets all the conditions allowing the use of remote work (insurance, electrical compliance, etc.) and has the personal and professional abilities to work remotely, and that the employee's absence from the Company's premises does not disrupt the operation of the service. For the employee, this period allows him/her to check if the remote work activity suits him/her. During this period, the parties may unilaterally terminate the remote work, with a notice period of 5 days. If the remote work situation is terminated, the remote worker will return to his/her position under the previous conditions. The adaptation period is a period of actual work. Consequently, any suspension of the contract during this period will result in its extension for a period of the same duration.
The remote work situation is based on the principle of reversibility/ acceptance of remote work implies acceptance of reversibility. The employee and the Company can, at the initiative of either of them, terminate the remote work at any time with a notice period of 1 month. If remote work is terminated at the initiative of the employee after the adaptation period, the employee may not make a new request to move to remote work for a period of 1 month starting from the end of the notice period mentioned in this article. In any case, the Company may organize the conditions for the occasional return of the remote work to the Company's premises in case of particular need, on its own initiative or at the employee's request. g. Number of days of remote work It is agreed that the employee may work remotely for a minimum of 2 days a week and a maximum of 4 days a week, depending on the nature of the role performed and needs of the service. The days worked, the place of work and the location of remote work agreed with the direct manager may vary from week to week to accommodate both the needs of the employee and the Company. The determination of a number of days of remote work does not prevent the Company or the employee from organizing the conditions for a punctual return of the remote worker to the Company's premises in case of particular need, subject to a notice period of 1day except in case of emergency / imperative necessity. Article 5: Occasional remote work In case of particular circumstances, remote work may be used occasionally, in particular in case of a transport strike, family or personal constraints of the employee. This occasional remote work can be done in addition to regular remote work. In these circumstances, the employee must inform the Company in writing. In case of difficulties due to service requirements, the Company will immediately inform the employee. Article 6: Remote work in case of exceptional circumstances or force majeure As an exception, the Company may impose remote work in case of exceptional circumstances, in accordance with the legal provisions in force, in particular during the threat of an epidemic, a pollution peak or a case of a major force, such as an industrial accident or a breakdown making the premises inaccessible. It will then be considered as a workstation adjustment made necessary to allow the continuity of the Company's activity and to guarantee the protection of employees. When the Company makes use of this option, it informs the employees concerned by any written means as soon as possible of the date of the change to remote work, the terms of its exercise and its foreseeable duration. Article 7: Organization of remote work a. Location The parties agree that the main place of remote work is the employee's home in metropolitan France. However, the employee is authorized to remote work in any other place in France (third place, public place, etc.) as long as he/she expressly informs his/her line manager and that the conditions of his/her activity respect the technical prerequisites and make it possible to guarantee the confidentiality and security of data. No remote working outside metropolitan France will be tolerated. The employee agrees to inform his/her line manager as soon as possible in the event of a change of remote working address. In any case, the place where the remote work is carried out must have a good quality telephone and internet connection allowing remote work to be carried out effectively. b. Control of working hours and workload For employees whose working time is counted in hours (including secondees), it is specified that remote work does not entail any change in the employee's effective working hours, which are identical to the employee's effective working hours on the Company's premises. Consequently, the remote worker undertakes to organize his or her work in accordance with the legal, conventional and regulatory conditions in force. In addition, his or her workload and performance evaluation criteria remain unchanged and comparable to those of an employee carrying out a similar activity on the Company's premises. The employee undertakes to establish regular contact with his or her line manager and to inform him or her of any difficulties encountered in the performance of his or her duties. The workload and the objectives of the remote working employee will be assessed during the annual interview. In addition, the employee and his/her line manager must meet regularly to review the remote work arrangement, and at least every 6 months, to determine whether remote work continues to be appropriate for the employee and the Company. As part of this review, the Company reserves the right to modify, change or discontinue remote work, for example, due to changing business needs, performance issues or if the employee's assignments change such that remote work is no longer appropriate, while respecting the notice period set forth in this agreement. The performance of the remote work activity is carried out in compliance with working hours, rest periods and maximum working hours. The monitoring of these times is ensured via the time management software used by the Company. For employees not subject to a collective schedule and whose working time is defined in days/year, this monitoring is carried out in accordance with the company collective agreement on working time dated February 13th, 2020. c. Time slots for availability For employees whose working time is counted in hours, the time slots during which they may be contacted correspond to the working hours applicable to them. He/she therefore undertakes to respect:
For employees not subject to a collective schedule and whose working time is defined in days/year the time slots to which the employee can be reached for the needs of his/her activity are defined in consultation with his/her line manager to ensure the proper functioning of the department and the performance of the employee's duties under normal conditions. The definition of these time slots does not call into question the autonomy of employees in the organization of their working hours. Article 8: Work equipment and supplies Each employee will be provided with the appropriate equipment that is reasonably required to work from the remote working location and so as to ensure a safe and healthy remote working environment. The Company remains the owner of all the equipment made available to the remote worker, who must undertake to use it exclusively for strictly professional purposes, to take care of it and to keep it in good working order. The employee agrees not to allow any person other than the employee and authorized Company representatives to use the equipment. The equipment made available is a loan from the Company and must be returned by the employee at the time of the effective termination of the remote work situation. If necessary, the Company may need to arrange a visit to the remote work location to pick up the equipment. In this case, the Company will contact the employee to make the necessary arrangements. Any breakdown or malfunction of professional work equipment must be reported immediately to the appropriate department within the Company. In the event of a technical problem preventing the employee from carrying out his/her activity (power cut, computer network cut, renovation work at home, etc.), the employee must immediately inform his/her manager. The Company will not pay for any additional equipment purchased by the employee in order to remote work. Article 9: Specific remote work allowance In order to cover the expenses inherent to the professional costs generated by the professional activity carried out at home, the remote worker benefits from a monthly gross fixed allowance of 20 euros during the remote work period. This allowance includes the fixed and variable costs (share of the rent, taxes, charges, electricity and heating costs, etc.) generated by the provision of private premises for professional use, as well as the costs of internet and telephone connection and subscription. The benefit of a home occupation allowance is excluded insofar as the employee has a workspace in the Company's premises. TITLE III- RIGHTS AND DUTIES OF THE EMPLOYEE IN REMOTE WORK Article 10: Collective and individual rights The employee benefits from the same collective legal and conventional rights as those applicable to employees in a comparable situation working in the Company's premises. The employee also benefits from the same individual rights as the other employees of the Company, in particular as regards professional training, career development, professional interviews and evaluation policy. They must also be placed in the same situation as employees carrying out a comparable activity within the premises of the Company, in particular with regard to workload, deadlines and the evaluation of results. Article 11: Health and safety Employees benefit from the legal and conventional provisions relating to health and safety. In the event of sick leave or accident, the remote worker must, like employees working on the Company's premises, inform his/her line manager and send in his/her certificate of sick leave in accordance with the provisions in force within the Company The employee is covered by the legislation on work and commuting accidents under the same conditions as employees working on the Company's premises, whether it’s at the employee’s home or at another location. Thus, an accident occurring to the employee at home, during the working days and within the agreed daily working hours, will be declared by the Company as having occurred within the framework of the legislation on accidents at work. Furthermore, it is reminded that the employee is covered by the legislation on commuting accidents as soon as he/she travels to the Company's premises. In any event, they must inform their line manager of the accident or work stoppage within the legal timeframe and provide all the information required to draw up a work accident declaration. During a sick leave, the employee is not allowed to work from home. It is the employee's responsibility to complete all online health and safety training modules in accordance with GPL's operating principles and to ensure that their remote work arrangement meets health and safety criteria. Article 12: Control of working hours and right to disconnect Strict compliance with legal provisions must be ensured, in particular about daily working hours and weekly working hours, daily rest, and weekly rest. Remote work must not modify, either upwards or downwards, the employee's usual missions and activities, his or her objectives, the number of working hours and the respect of the rules concerning daily and weekly rest. In the context of this work performance method, the time spent using new information and communication technologies must be controlled so as not to interfere with the private life of the remote working employee. In this context, the remote worker has a right to disconnect outside the usual working hours agreed with his or her line manager, where he/she must be reachable, except in case of emergency or exceptional situation linked to the good functioning of the service. In any case, this right to disconnect must be strictly applied during the legal minimum daily rest period. The Company encourages the remote working employee to take regular breaks. The remote working employee has the possibility to disconnect from the equipment provided by the Company and can alert his or her line manager of any related problem if necessary. In any event, the line manager must ensure that this right is respected and discuss this matter with the employee on a regular basis. Article 13: Work environment and insurance The employee working from home must have a dedicated workspace. This space must be conducive to work and concentration. The employee must make the necessary arrangements to be able to carry out his or her professional activity with the required attention. The employee must also have a high-speed Internet connection that is operational and suitable. The employee must ensure that his or her electrical installation is compatible with the regulations in force and fill out a certificate to this effect. This conformity of the installations is an imperative condition that the employee must verify before the effective implementation of the remote work. Finally, the employee must declare his or her remote work situation to his or her insurance company and, if applicable, take out comprehensive home insurance including civil liability coverage. A copy of the insurance contract will be given to the Company. If the employee's insurance does not cover all damage to professional equipment provided by the Company, the employee must obtain an extension of coverage in this regard. The insurance coverage requirements must be met prior to the actual implementation of remote working. The maintenance and replacement of professional equipment made available are carried out in accordance with the procedures usually applicable within the Company. The Company does not insure the employee's personal equipment and does not guarantee its maintenance. The employee must comply with any additional regulatory requirements that may apply to his/her job. If the remote working location is the home address of the employee, the employee should check the terms of any mortgage, lease, or rental agreement before commencing working from home to ensure this does not breach any of the terms. Article 14: Confidentiality and Data Protection The remote worker must, in the same way as employees working on the Company's premises, strictly comply with the directives applicable in the Company regarding rules of confidentiality and the use of the tools made available. In particular, the employee must:
The remote worker must ensure the confidentiality, integrity and availability of the information and documents entrusted to him/her or to which he/she has access in the course of his/her work, on all media and by all means, even in case of absence from home. TITLE IV - FINAL PROVISIONS Article 15: Duration and entry into force The present agreement, concluded for an indefinite period, comes into force as from the day of the sending of the letter for the deposit of the agreement to the competent DREETS in accordance with the provisions of article L. 2261-1 of the Labour Code. Article 16: Modification and denunciation The present agreement may be modified at any time during its application. The revision of the present agreement gives rise to a revision amendment subject to the signature of the titular members of the CSE representing the majority of the votes cast during the last professional elections in favour of the members of the CSE until the end of the electoral cycle and, at the end of this period, by one or several representative trade unions in the field of application of the agreement. The agreement can also be denounced either by the Company in accordance with articles L. 2222-6 and L. 2261-9 and following of the Labor Code. Article 17: Formalities and filing of the agreement In accordance with the regulations, the present agreement is filed with the competent DREETS, by dematerialized means via the tele-procedure platform of the Ministry of Labor. The agreement shall also be submitted to the secretariat of the labour court of the place where the agreement was concluded. It is brought to the attention of all the Company's employees in accordance with the legal and regulatory provisions in force. This agreement is also published in a national database. Done in Paris, on 15 March 2022 In 3 copies Name, capacity and signature of the parties (Precede the signatures with the handwritten mention " Read and approved ")
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