Accord d’entreprise relatif à la mise en place et au fonctionnement du

Comité Social et Économique

MaxiCoffee Solutions IDF

Entre

La Société MaxiCoffee Solutions IDF, dont le siège social est situé 1 rue Jean Mermoz à GONESSE (95500), représentée par , Directeur des Relations Humaines,

D’une part ;

Et

L’organisation syndicale UNSA, représentée par , agissant en qualité de déléguée syndicale,

L’organisation syndicale CGT, représentée par, agissant en qualité de délégué syndical.

D’autre part.

Il a été convenu :

De signer un accord collectif sur la mise en place et le fonctionnement du Comité Social et Économique de la Société MaxiCoffee Solutions IDF.

PRÉAMBULE

Les mandats des membres du Comité Social et Economique arrivant à échéance, une négociation collective a été engagée afin d’établir les règles de mise en place et de fonctionnement de la nouvelle instance.

Dans ce contexte, la Direction de MaxiCoffee Solutions IDF, conformément à l’article L 2313-2, propose à la négociation un accord d’entreprise afin de déterminer le nombre et le périmètre de mise en place du CSE ainsi que les moyens qui y sont affectés.

La direction de l’entreprise et les syndicats signataires, par les dispositions du présent accord, souhaitent poursuivre le dialogue social constructif qui existe au sein de MaxiCoffee Solutions IDF.

Dans ce cadre, plusieurs réunions ont eu lieu afin d’échanger sur l’organisation sociale la mieux adaptée à MaxiCoffee Solutions IDF au regard de ses spécificités, notamment géographiques et fonctionnelles.

C’est ainsi qu’après s’être réunies les 22/05/2023 et le 13/06/2023, les parties signataires sont convenues des dispositions suivantes, concernant la mise en place du Comité Social et Economique au sein de MaxiCoffee Solutions IDF en vue des élections professionnelles à intervenir au cours de l’année 2023.

Après négociations, il a été convenu ce qui suit :

Cadre de mise en place du CSE

Périmètre CSE et Etablissements distincts

Les élections du Comité Social et Economique interviennent dans le cadre suivant : la société MaxiCoffee Solutions IDF dont l’effectif est réparti entre le siège social et 2 établissements secondaires à la date de signature du présent accord.

Ci-dessous la liste existante au moment de la négociation de cet accord :

Société	Principal / Secondaire	SIRET	ADRESSE	CODE POSTAL	VILLE
MAXICOFFEE SOLUTIONS IDF (GONESSE)	Siège social	84980717700019	1 rue Jean Mermoz ZAC Entrée Sud	95500	GONESSE
MAXICOFFEE SOLUTIONS IDF (THIAIS)	Secondaire	84980717700043	37 rue Hélène Muller Parc d’activité de Thiais	94320	THIAIS
MAXICOFFEE SOLUTIONS IDF (SORBONNE)	Secondaire	84980717700076	4 rue de la Sorbonne	75005	PARIS 05

Les parties signataires ont convenu que les différents établissements de la Société MaxiCoffee Solutions IDF n’étaient pas reconnus comme étant des établissements distincts dans la mesure où ils n’ont pas d’autonomie de gestion, et notamment pas d’autonomie de gestion en matière de gestion du personnel.

La gestion est menée au niveau de l’entreprise MaxiCoffee Solutions IDF.

Il en sera de même en cas d’acquisition future ou de création d’un nouvel établissement secondaire pendant la durée de validité du présent accord.

Par conséquent, il sera mis en place un Comité Social et Economique au niveau de l’entreprise MaxiCoffee Solutions IDF.

Public concerné

Les dispositions du présent accord bénéficient à tous les salariés de MaxiCoffee Solutions IDF dans le respect des textes en vigueur qui seraient élus et membres du Comité Social et Economique.

Le CSE devra assurer la représentation de l’ensemble des salariés des établissements de l’entreprise MaxiCoffee Solutions IDF.

Composition du CSE et prérogatives de ses membres

Membres et personnes siégeant au CSE / composition

Le nombre de représentants élus titulaires et suppléants au sein du CSE sont définis, ainsi que ses modalités d’élections, par le protocole d’accord préélectoral conformément aux dispositions de l’article R2314-1 du code du travail.

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de deux collaborateurs au maximum, qui ont voix consultative conformément aux dispositions de l’article L2315-23 du code du travail.

Le CSE désignera parmi ses membres titulaires, au cours de la première réunion suivant sa mise en place ou son renouvellement, par un vote à la majorité des membres présents, les membres du bureau du CSE qui comprendra le secrétaire et le trésorier et qui pourra être complété utilement d’un secrétaire adjoint voire d’un trésorier adjoint notamment pour pallier leur remplacement.

Rôle respectif des membres titulaires et des membres suppléants

Comme le prévoit le Code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en cas d’absence des titulaires.

Les suppléants ont accès aux mêmes informations que les titulaires et, afin de pouvoir participer aux réunions en cas d’absence des titulaires, reçoivent les convocations accompagnées de l’ordre du jour à titre indicatif.

Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque titulaire informe de son absence lors d’une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance, directement ou à défaut par le biais d’un représentant de son organisation syndicale ou d’un autre membre de sa liste, le suppléant de droit, le secrétaire ainsi que le président du CSE.

Le titulaire absent est remplacé par le suppléant pour toute la durée de la réunion.

Il est précisé que, dans le cas où un titulaire absent n’aurait pu être remplacé par un suppléant lors d’une réunion du CSE, les votes et délibérations réalisés par l’instance à la majorité des membres présents sont réputés valides.

Attributions du CSE

Conformément à l’article L2312-8 du Code du travail, le comité social et économique a pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Le comité est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise.

Le comité social et économique mis en place dans les entreprises d'au moins cinquante salariés présente également les réclamations individuelles et collectives des salariés, et représentation des autres travailleurs occupés dans l'entreprise.

Le CSE aura à sa charge les sujets entrant dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.

Ces trois parties différentes de la réunion auront lieu à la suite l'une de l'autre.

Représentants syndicaux au CSE

Sous réserve des dispositions applicables dans les entreprises de moins de 300 salariés, prévues à l'article L. 2143-22 du Code du travail, chaque Organisation Syndicale Représentative dans l'entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE qui assiste aux réunions du CSE et a une voix consultative.

Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au Comité Social et Economique.

Il s'agit d'une faculté à laquelle les syndicats peuvent renoncer et qui peut être exercée à tout moment.

Représentants de proximité

Les parties ont fait le choix de ne pas mettre en place de représentant de proximité pour la durée de cet accord estimant que la volonté commune est de permettre à chaque élu du CSE de remplir pleinement ses fonctions à l’échelle de la région et de maintenir le lien avec les salariés sur le terrain.

Organisation et fonctionnement du CSE

Nombre et fréquences des réunions

Le CSE tiendra 6 réunions ordinaires par an, soit une réunion tous les deux mois.

Parmi ces 6 réunions mensuelles de plein exercice, les quatre réunions prévues à l'article L.2315-27, alinéa 1 portant sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail se tiendront à raison d'une par trimestre.

Les 3 consultations récurrentes d’ordre public

L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 maintient les trois grandes consultations suivantes :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise
• La situation économique et financière de l’entreprise
• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Les délais de consultation du CSE

Les délais doivent être suffisants et permettre au CSE d’exercer utilement sa compétence, en fonction de la nature et de l’importance des questions qui lui sont soumises.

Le CSE sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s’il ne s’est pas prononcé à l’expiration d’un délai d’un mois.

Ce délai sera porté à deux mois en cas d’intervention d’un expert.

Le délai de consultation du CSE court à compter de la communication par l’employeur des informations prévues pour la consultation concernée par courrier ou mail (documents joints à l’ordre du jour d’une réunion du CSE).

Périodicité des consultations

La périodicité des consultations sera annuelle pour les 3 consultations récurrentes.

Les modalités de consultation

Le CSE se prononcera par des avis séparés organisés au cours de consultations propres à chacun de ces thèmes.

Chaque consultation du CSE doit donner lieu à formulation d'un avis motivé de l'instance.

Lorsqu'au terme du processus de consultation, le CSE refuse et/ou ne rend pas d'avis malgré l'accomplissement par le président du CSE de toutes les diligences requises, cette absence d'avis est assimilée à un avis négatif et le CSE est réputé avoir été valablement consulté.

Le contenu des documents permettant les consultations

Les éléments contenus dans la base de données économiques et sociales permettront de consolider les avis à l’occasion des consultations récurrentes de l’instance.

Les autres consultations éventuelles feront l’objet de rédaction de documents qui seront soumis à l’instance dans un délai raisonnable permettant une lecture attentive.

Expertises

Dans le cas où les membres du CSE souhaiterait recourir à une expertise concernant les consultations récurrentes, les partenaires sociaux conviennent que le nombre d’expertise serait fixée à 1 au maximum sur un des trois thèmes.

Ce recours sera possible tous les deux ans au moment de la consultation.

La remise du rapport par l'expert se fera au plus tard 8 jours avant l'expiration des délais de consultation

Les conditions de financement des expertises seront fixées par les textes légaux.

La Base de Données Economiques et Sociales (BDESE)

Conformément aux dispositions du code du travail, l'entreprise a mis en place et met à jour une Base de données économiques et sociales et environnementales (BDESE).

Cette base regroupe toutes les informations récurrentes dont le CSE est destinataire au titre de ses prérogatives économiques, financières et sociales. 

La base de données se présente sous la forme suivante : Format PDF sous GOOGLE DRIVE.

Les données sont mises à jour par l'entreprise et selon les périodicités prévues par le code du travail pour, d'une part, garantir le caractère récurrent et pertinent des informations dont le CSE est destinataire au titre de ses prérogatives économiques, financières et sociales, d'autre part, assurer et permettre la bonne fin de ses consultations et l'émission de ses avis à ce titre.

Les élus titulaires et suppléants du CSE ainsi que les représentants syndicaux au CSE ont accès à la base dans les conditions et selon les modalités suivantes : drive prévu à cet effet avec des identifiants et mot de passe prévus pour chaque membres élus.

Les élus titulaires et suppléants du CSE ainsi que les représentants syndicaux au CSE doivent utiliser la base dans les conditions suivantes : Mode lecture uniquement – Les enregistrements, photos, impressions, modifications ou autres sont strictement interdites sans validation écrite de la Direction.

A ce titre, ils sont tenus aux obligations de discrétion et de confidentialité précitées.

Ils ne peuvent, par ailleurs, communiquer à un tiers leur code d'accès personnel (identifiant et mot de passe) à la BDESE.

Fixation et communication de l’ordre du jour

L’ordre du jour du CSE est établi conjointement par le président et le secrétaire.

Les réclamations individuelles et collectives, visées par l’article L. 2312-8 du Code du travail, seront envoyées au secrétaire et au président du CSE au minimum 5 jours ouvrables avant la date de la réunion et seront inscrites à l’ordre du jour afin d’être traitées le cas échéant par la direction.

Les thèmes relevant de la santé, sécurité et des conditions de travail devront être transmis au Secrétaire afin d’être intégrés à l’ordre du jour au moins 8 jours ouvrables avant la date de la réunion.

La convocation à cette réunion accompagnée de l’ordre du jour sera transmise par mail avec accusé de réception ou de lecture par le président du CSE au moins trois jours ouvrables avant la date de la réunion prévue.

Recours à la visio-conférence

L’employeur aura la possibilité d’imposer la visioconférence pour au plus 3 réunions plénières du comité sur une année civile. Les élus ne pourront pas s’opposer à ce choix de l’employeur.

La période de pandémie liée à la covid 19 a, par la force des choses, développée le recours à la Visio conférence pour les réunions CSE. La direction comme les membres élus du CSE ont apprécié d’y recourir.

Ainsi, si les élus et l’employeur sont d’accord, alors il sera possible de tenir plus de 3 réunions plénières du CSE en visioconférence.

Aucun enregistrement visuel ne sera effectué.

Procès-verbal des réunions

Les réponses de la Direction aux réclamations individuelles et collectives sont communiquées au secrétaire du CSE pour transmission aux membres du CSE dans les 6 jours calendaires suivants la réunion correspondante.

Il reviendra au secrétaire du CSE d'établir le procès-verbal des réunions plénières sous forme de projet en vue de son adoption ultérieure.

Dans le cadre de ses travaux d'établissement du procès-verbal, le secrétaire du CSE peut faire appel à un prestataire extérieur pour retranscrire et rédigé le procès-verbal de séance.

Le projet de procès-verbal est rédigé par le secrétaire dans les 15 jours calendaires suivant la réunion plénière du CSE. Les délais seront raccourcis à 3 jours en cas de PSE et 1 jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire.

Si une nouvelle réunion est prévue, le PV est établi et transmis avant cette réunion et est approuvé lors de la réunion extraordinaire.

Le secrétaire transmet le PV sans délai pour relecture à tous les membres du CSE y compris au président. Les éventuelles remarques et demandes de rectification, de suppression ou d'ajout doivent lui parvenir le plus rapidement possible, et au plus tard dans les 3 jours qui suivent.

Il incombe ensuite au secrétaire d'établir un PV définitif et de le transmettre au président du CSE au plus tard la veille de la séance plénière ordinaire suivante qui suivent la réunion à laquelle il se rapporte.

Le procès-verbal est soumis pour approbation définitive au CSE. Il fait l'objet d'une adoption par la majorité des membres présents au début de la réunion qui suit celle pour laquelle il a été établi.

L'adoption du procès-verbal en réunion plénière doit donner lieu à inscription à l'ordre du jour et le projet de procès-verbal doit figurer parmi les informations et/ou documents joints à la convocation.

Une fois adopté et signé, le procès-verbal a force probante.

Le procès-verbal définitif sera signé par le secrétaire du CSE en deux exemplaires (1 exemplaire original pour archivage au bureau du CSE et un exemplaire pour le président) et scanné pour diffusion aux différentes agences, dépôts, cafétérias ou tout autre lieu appartenant à la Société MaxiCoffee Solutions IDF.

Les moyens mis en place

Les heures de délégation

Chaque membre titulaire de la délégation du personnel du comité social et économique disposera d’un crédit mensuel et individuel d’heures de délégation pour exercer ses fonctions conformément à l’article R2314-1 du Code du travail.

Le temps passé en réunion plénière de CSE étant décompté comme temps de travail effectif et payé comme tel par l'entreprise, il n'est donc pas imputé sur le crédit d'heures de délégation.

Est également payé comme temps de travail effectif et n'est pas décompté du crédit d'heures de délégation, le temps passé par les membres du CSE à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité notamment lors de la mise en œuvre de la procédure légale de danger grave et imminent ainsi que le temps nécessaire aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave.

Le temps passé par l'élu en réunion préparatoire est déduit du crédit d'heures.

Le temps passé à effectuer le trajet pour se rendre en réunion plénière de CSE étant décompté comme temps de travail effectif et payé comme tel par l'entreprise, il n'est donc pas imputé sur le crédit d'heures de délégation.

Mutualisation

Les membres de la délégation du CSE pourront chaque mois répartir entre eux et avec les suppléants, le crédit d’heures dont ils disposent.

La répartition ne peut toutefois conduire l’un d'eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il devrait disposer en application des dispositions réglementaires.

En cas de mutualisation, les membres titulaires doivent en informer l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation dans un écrit précisant l’identité et le nombre d’heures mutualisé pour chacun d’eux (art. R. 2315-6).

Le représentant syndical au CSE ne bénéficie pas quant à lui d’heure de délégation et ne peut également pas bénéficier du dispositif de mutualisation.

Annualisation et cumul des heures de délégation

Les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de 12 mois. Toutefois, la possibilité donnée aux membres du comité social et économique de « reporter » leurs heures de délégation ne peut conduire l’un deux à disposer dans le mois de plus de une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Le membre élu du comité social et économique doit informer l’employeur de l’utilisation cumulée de ses heures de délégation au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation (art. R.2315-5).

Les bons de délégation

Les crédits d’heures accordés en vertu de dispositions légales et conventionnelles sont, de plein droit, considérés comme du temps de travail effectif et payés à l’échéance normale.

Toutefois, afin de permettre à chaque leader d’organiser l’activité de son service, de pallier aux absences, et de faciliter les déplacements des élus, des bons de délégation sont utilisés pour toutes les absences, qu’elles soient imputables ou non sur le crédit d’heures.

Le circuit de signature et de diffusion de ces bons permet :

• D’informer la hiérarchie et le planning afin d’anticiper l’organisation de l’activité,
• D’informer le Responsable des Relations Humaines, chargé de suivre l’utilisation du crédit d’heures.

Ils sont établis par l’ensemble des représentants du personnel de l’entreprise qui s’absentent dans le cadre de leur mandat selon un délai de prévenance de :

• 8 jours en cas d’annualisation ou de mutualisation,
• 48 heures, sauf cas d’urgence.

Préalablement à l’absence, le collaborateur remet ce bon à son responsable hiérarchique qui le vise à son retour, et ce, sans constituer pour autant une demande d’autorisation préalable, dans le strict respect de la liberté de déplacement dont bénéficient les représentants du personnel.

Pour les détenteurs de mandats bénéficiant d’un décompte du temps de travail en forfait jours, le barème de conversion ci-après est retenu :

• Une demi-journée : 4 heures de délégation,
• Une journée : 8 heures de délégation.

Formation des membres du CSE

L’ensemble des membres de la délégation du personnel du CSE bénéficie de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, quel que soit l’effectif de l’entreprise et y compris lorsqu’existe une commission santé, sécurité et conditions de travail (art. L. 2315-18).

La formation est d'une durée minimale de 5 jours lors du premier mandat des membres de la délégation du personnel. En cas de renouvellement de ce mandat, la formation est d'une durée minimale de 3 jours pour chaque membre de la délégation du personnel, quelle que soit la taille de l'entreprise.

Le temps consacré aux formations est pris sur le temps de travail et rémunéré comme tel.

Le parcours professionnel des représentants du personnel

Le mandat s’exerce conjointement à une activité professionnelle dans la recherche d’un équilibre.

L’expérience acquise par les collaborateurs qui s’engagent dans un mandat de membres du Comité Social et Economique participe à leur développement professionnel.

La Direction veille à ce que les représentants du personnel bénéficient des dispositions en matière de rémunération, de formation, d’évolution professionnelle dans les mêmes conditions que l’ensemble des collaborateurs.

Le budget alloué au CSE

Le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles

Le CSE disposera de deux budgets distincts :

• Un budget de fonctionnement qui doit servir à couvrir les dépenses courantes de fonctionnement et permettre au CSE d’exercer ses attributions économiques : l’argent de cette subvention pourra être notamment être utilisé pour la documentation, la formation, assistance juridique, et pourra également, après délibération, financer la formation des délégués syndicaux : 0.2% de la masse salariale brute.
• Un budget des activités sociales et culturelles (ASC), destiné à financer des activités sociales et culturelles au profit des salariés et de leurs familles : 0.6% de la masse salariale brute plafonnée.

Passage aux nouveaux élus

Le CSE de la Société MaxiCoffee Solutions IDF reversera au nouveau CSE l’ensemble de ses biens.

Transfert de l’excédent annuel d’une subvention

Le CSE pourra opérer un transfert de l’excédent annuel de son budget de fonctionnement à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles, et vice et versa.

Une faculté symétrique est prévue, permettant le transfert des reliquats budgétaires des activités sociales et culturelles vers le budget de fonctionnement du CSE.

Le CSE aura la faculté de transférer :

• Tout ou partie de l’excédent annuel du budget destiné aux ASC au budget de fonctionnement ou à des associations, dans la limite de 10% de son excédent.
• Tout ou partie de l’excédent du budget annuel de fonctionnement au financement des ASC, dans la limite des plafonds qui seront adoptés dans les décrets.

La décision d’un tel transfert est prise par une délibération des membres du CSE.

Le président ne pourra pas participer au vote.

Lorsque l’excédent du budget destiné aux ASC est transféré à une ou plusieurs associations humanitaires reconnues d’utilité publique afin de favoriser les actions locales ou régionales de lutte contre l’exclusion ou des actions de réinsertion sociale, la délibération autorisant le transfert doit préciser les destinataires des sommes et, le cas échéant, la répartition des sommes transférées.

En cas de transfert d’un reliquat d’un budget vers l’autre, la somme transférée et ses modalités d’utilisation doivent être inscrites :

• Dans les comptes annuels ou le livre de compte du CSE
• Dans le rapport d’activité du CSE présentant les informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière.

Local

L’employeur met à disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions, notamment l’ensemble des moyens techniques (Mobilier, informatique, téléphonie).

Les membres élus du CSE ont la possibilité d’utiliser une salle de réunion pour l’exercice de leur mandat dans les conditions de réservation en vigueur au sein de l’entreprise.

Les représentants du personnel peuvent utiliser le matériel de reprographie, situé à proximité de leur local, comme les autres services de l’entreprise. Le coût des consommables (toner papier) est à la charge de l’entreprise.

Frais de déplacements

Les déplacements des membres du CSE dans le cadre de leurs missions sont remboursés sur la base des justificatifs de dépenses par le budget de fonctionnement CSE excepté les réunions faisant déjà l’objet de remboursement par l’entreprise : convocations CSE ordinaires ou extraordinaires, négociations, déplacements professionnels qui sont obligatoires et demandées par la Direction.

La politique déplacement en vigueur dans l’entreprise est applicable aux élus du CSE.

En cas d’utilisation du véhicule personnel, le remboursement des frais kilométriques se fera sur la base du barème fiscal dans la limite de 7 chevaux fiscaux et de 5000 km par an. Les points de départs et d’arrivée doivent être indiqués.

Enfin, dans la mesure du possible, il convient d’utiliser les véhicules de service appartement à la flotte automobile de la Société MaxiCoffee Solutions IDF.

Dispositions finales

Application de l’accord

Les dispositions du présent accord ne pourront être modifiées ni par le protocole d'accord préélectoral ni par le règlement intérieur du Comité Social et Economique de la Société MaxiCoffee Solutions IDF.

Tous les accords, usages et engagements unilatéraux antérieurs au présent accord et portant sur les mêmes dispositions cessent de s'appliquer à la date d'entrée en vigueur du présent accord.

Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et applicable à toute la durée des mandats des élus du CSE.

Révisions et dénonciation

Le présent accord pourra faire l'objet de révisions ou d'une dénonciation conformément aux dispositions légales régies par le Code du travail.

Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site internet dédié accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail par la Direction de MaxiCoffee Solutions IDF.

Conformément à l’article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Montmorency (95160) (conseil de prud’homme du lieu de conclusion).

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Gonesse, le 05/07/2023