Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au vote électronique lors des élections du CSE" chez CTBR - COMPAGNIE DES TRANSPORTS DU BAS RHIN (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE LORS DES ELECTIONS DU CSE

Entre les soussignées,

La Société publique locale Compagnie des transports du Bas-Rhin sise 14, place des Halles – 67000 STRASBOURG, représentée par Monsieur, Directeur Général, en vertu des pouvoirs dont il dispose

d’une part,

et

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées respectivement par :

• Monsieur, délégué syndical CGT

• Madame, déléguée syndicale FO

• Monsieur, délégué syndical UNSA

d’autre part,

Il est convenu entre les parties signataires ce qui suit :

Préambule

En application des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE).

Le vote électronique présente plusieurs avantages. Il permet notamment de :

• Faciliter et sécuriser le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement

• Favoriser la participation des salariés par le recours à une application disponible 24h/24 depuis n’importe quel terminal informatique disposant d’une connexion Internet pendant la période de vote

• Participer à une dynamique de développement durable, limitant de manière conséquente le recours au papier.

Il est convenu entre les parties que le recours au vote électronique doit respecter les principes généraux du droit électoral et que son recours devra être prévu, pour chaque scrutin, au protocole d’accord préélectoral.

En conséquent, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités ci-après décrites.

Le présent accord se substitue de plein droit à la décision unilatérale du 01/07/2019.

Article 1 : Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral suivants :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure

Article 2 : Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CTBR appelé à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE dès l’année 2023.

Article 3 : Exclusivité du vote électronique et recours à un prestataire extérieur

Le système de vote électronique, tel que défini dans le présent accord couvre le vote par l’intermédiaire d’un site Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte pour les élections des membres de la délégation du personnel susvisés.

Il est convenu qu’afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par la Direction sur la base des dispositions légales en la matière, des procédures internes en matière d’achats ainsi que des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui lui est annexé.

Le choix du prestataire sera présenté aux organisations syndicales représentatives lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 4 : Modalités d’organisation aux opérations de vote par voie électronique

Article  4.1 : Négociation du protocole d’accord préélectoral

En application des dispositions légales et dans le cadre de chaque élection professionnelle, la Direction et les organisations syndicales engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment :

• le calendrier des élections professionnelles,

• les modalités de constitution des bureaux de vote,

• la répartition des sièges pour les élections,

• le recours au vote électronique en application du présent accord et le nom du prestataire choisi.

Article 4.2 : Protection des données - déclaration et expertise

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs. A ce titre, le prestataire choisi s’engagera à respecter l’ensemble des obligations régissant la protection des données à caractère personnel issues du Règlement européen 2016/679 du 27/04/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du Règlement européen n°2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en œuvre ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et notamment aux recommandations formulées par la CNIL.

Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions légales, les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement desdites formalités auprès de la CNIL.

Article 4.3 : Information et formation au système de vote électronique

Il est convenu entre les parties, qu’en sus de la note d’information détaillant le déroulement des opérations électorales, la Direction établira une note explicative relative au vote électronique en précisant notamment les conditions et règles de fonctionnement du vote.

En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système du vote électronique.

Article 5 : Déroulement des opérations de vote par voie électronique

Afin de favoriser la participation des salariés aux élections de leurs représentants, le vote électronique pourra s’effectuer sur le lieu de travail ou à distance. Il s’effectuera pendant une période délimitée qui sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Pour ce faire, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal permettant un accès à Internet depuis leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu équipé, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections à partir de leurs identifiants personnalisés.

Par ailleurs, pendant la période du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé des élections sera mis à disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique. Une information sera effectuée par la Direction sur l’emplacement de cet ordinateur.

Article 5.1 : Accès au serveur de vote électronique

En fonction du calendrier d’organisation des élections, et en tout état de cause avant le premier tour des élections professionnelles, chaque électeur recevra un code d’accès ainsi qu’un mot de passe générés par le prestataire, selon des modalités garantissant la confidentialité et sécurité du vote.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par les auteurs.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE, titulaires et suppléants.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant « l’urne électronique », recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant la durée du scrutin.

Article 5.2 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

En application des dispositions légales relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi décryptée et stockée dans une « urne électronique » dédiée sans lien avec « le fichier d’authentification » des électeurs.

Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

Il est convenu entre les parties signataires que le nombre de votants peut être révélé, par les administrateurs, au cours du scrutin.

Chaque liste de candidats aura la faculté de désigner un représentant qui aura accès aux mêmes informations.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être effectués dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 6 : Cellule d’assistance technique

Il est convenu entre les parties, qu’à l’initiative de la Direction, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule sera composée des membres du bureau de vote, des représentants de la Direction, des Organisations syndicales intéressées au processus électoral ainsi qu’un représentant du prestataire.

Les membres de la cellule auront notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Dispositif de secours

Les parties signataires conviennent qu’en cas de panne du système principal, un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 8 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur au lendemain des formalités de dépôt et sera applicable pour le processus des élections des membres de la délégation du personnel au CSE dès l’année 2023. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 9 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à la demande de l’une des parties, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des autres parties, et être accompagnée de la liste des points dont la révision est demandée.

La demande de révision peut concerner la totalité du présent accord ou ne viser qu’une ou plusieurs de ses dispositions. En cas de demande de révision valable, des discussions devront s’engager dans les trois mois suivant la date de la première présentation de la demande de révision.

Par ailleurs, en cas d’évolution législative susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties conviennent de se réunir à la demande de la partie la plus diligente afin d’étudier la nécessité de procéder à la révision desdites dispositions.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient, et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse selon laquelle la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.

L’avenant de révision fera l’objet du dépôt tel que visé à l’article 11.

Article 10 : Dénonciation

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les modalités prévues par les dispositions du Code du travail.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 11 : Dépôt

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 à D. 2231-7 du Code du travail, et en application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’entreprise, selon les modalités suivantes :

• en un (1) exemplaire au Greffe du Conseil de prud’hommes de Strasbourg

• sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail (accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Un exemplaire du présent accord sera remis à chaque partie signataire.

Un exemplaire sera publié sur l’Intranet de l’entreprise aux fins de publicité auprès des salariés.

Fait à Strasbourg, le 06/09/2023

Pour la CTBR, – Directeur Général
Pour le Syndicat CGT, – Délégué syndical	Pour le Syndicat FO , Déléguée syndicale
	Pour le Syndicat UNSA , Délégué syndical

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES - VOTE ELECTRONIQUE

I/ Présentation générale des besoins et fonctionnalités

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au CSE, les parties signataires du présent accord ont souhaité recourir au vote électronique par l’intermédiaire d’un site Internet.

Les électeurs devront donc pouvoir participer par le biais du vote électronique à l’ensemble des élections professionnelles pour lesquelles ils détiennent un droit de vote.

Le système de vote électronique sera hébergé chez un prestataire externe.

Il devra être accessible à tous les électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections telle que déterminée par le protocole d’accord préélectoral, via le réseau Internet.

Le système de vote électronique devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

In fine, le dispositif devra garantir que l’identité de l’électeur ne pourra pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

II/ Missions principales du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• La gestion de la préparation des élections professionnelles sous le contrôle de la Direction des Ressources humaines,

• La mise en œuvre du système de vote électronique,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire devra être conforme en tous points aux prescriptions légales relatives aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles ainsi qu’aux recommandations de la CNIL et au RGPD.

En sus, il devra avoir fait l’objet d’un rapport d’expertise, par un expert d’un organisme indépendant chargé de vérifier et valider sa conformité vis-à-vis des prescriptions légales. Le prestataire fournira à la Direction, les conclusions dudit rapport.

III/ Scénario de vote

** Etapes

Pour chaque élection le vote électronique comportera les étapes suivantes :

• Une étape d’authentification des électeurs : celui-ci devra saisir un code d’identification, un code secret et une information non triviale qui seront contrôlés avant de permettre l’accès au vote

• Une étape de présentation des listes de candidature en présence

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix d’effectuer un vote « blanc »

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• La confirmation par l’électeur du choix effectué

** Emargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection en vue de garantir l’unicité de son vote.

** Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote. Seuls les membres du bureau de vote habilités, à savoir le Président et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés.

La génération de ces clés avant l’ouverture du vote est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ses clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

1. Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections

La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la CTBR. Ces membres comprennent un Président et deux assesseurs.

La procédure comportera les étapes suivantes :

• L’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• Le contrôle du certificat serveur de l’application de vote

• Le contrôle du scellement du système de vote électronique

• Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• Le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection

• Le contrôle de la liste des émargements

• La création par les membres du bureau de vote habilités d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète.

• La programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

2. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comportera les étapes suivantes :

• L’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• La remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote

• L’édition en ligne des résultats des élections : compteurs des voix pour l’élection, par liste et par candidat

• La remise par le prestataire des procès-verbaux complétés et conformes aux modèles CERFA.

• La fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale

3. Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et assesseurs habilités de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

5. Liste des émargements

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• Les noms et prénoms des électeurs,

• Le collège de l’électeur

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.

6. Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction, les représentants des Organisations syndicales.

Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.

7. Dispositif de secours

Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des Organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote habilités possèdent les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

IV/ Préparation des élections

1. Prestations liées aux fichiers électeurs

** Constitution du fichier électeur

Les listes électorales sont constituées par la CTBR.

Elles comporteront les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections professionnelles.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du fichier électeurs.

Le fichier électeurs contiendra, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur

• Les nom et prénom de l’électeur

• La date de naissance de l’électeur

• La date d’entrée dans l’entreprise

• Le collège d’appartenance de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

** Objet du fichier électeur

Le fichier électeur sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution d’un code d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• Contrôler les accès au système de vote électronique,

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• Editer des listes d’émargement.

** Transmission du fichier électeurs

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

** Confidentialité du fichier électeurs

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire s’engage à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

** Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les indications ci-dessous.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes y compris en cas de perte du mot de passe.

** Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• Un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• Un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l’électeur devra renseigner une information non-triviale.

** Adressage des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique par courrier postal et/ou par courriel en fonction des dispositions prévues par le protocole d’accord préélectoral.  

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

** Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Direction, les représentants des Organisations syndicales et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à la Direction, à l’issue de la génération et la fourniture des codes d’accès, un document de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

** Mise à jour du fichier électeurs

Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer des codes d’accès au vote électronique.

Le protocole d’accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

2. Prestations liées aux listes de candidats

** Généralités

Les listes de candidats sont établies par les représentants de la CTBR et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations syndicales au sein de la CTBR ou par des candidats non affiliés.

Les listes des candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (titulaires ou suppléants)

• Le collège électoral concerné

• L’appartenance syndicale le cas échéant

• Le nom et prénom de chaque candidat

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes

Dans l’éventualité d’un second tour, l’ordre de présentation des listes restera inchangé et la (les) liste(e) des candidat(s) libres viendra(ont) à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

** Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

** Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, représentants des Organisations syndicales, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

3. Phase de test et de recette du système de vote électronique

** Objectifs des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.

** Période de test

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarii durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la Direction et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

4. Scrutin à blanc

** Objectifs du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

** Etapes du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc vise à tester l’application et le fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.

Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire,

• Ouverture des élections par les Président et les assesseurs du bureau de vote

• Réalisation de plusieurs votes,

• Fermeture des élections par les Président et les assesseurs du bureau de vote,

• Remise au prestataire de clés secrètes permettant le déchiffrement des bulletins de vote,

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques, édition des résultats et génération des procès-verbaux,

• Contrôles de la conformité des résultats et des états obtenus,

• Scellement de l’application de vote électronique.

5. Prestation de conseil et d’assistance de la Direction

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• La réalisation de la déclaration CNIL, respect des recommandations de la CNIL et du RGPD

• La rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• La rédaction du protocole d’accord préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• La présentation du système aux partenaires sociaux.

6. Remise des résultats

** Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront téléchargeables en ligne à l’issue des élections.

** Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables en ligne dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats en ligne.

** Procès-verbaux des élections

Les procès-verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles CERFA, seront mis à disposition de la Direction par le prestataire.

** Calcul de la représentativité syndicale

Le calcul de la représentativité syndicale sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué.

7. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

** Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.

Durant ces périodes le système sera disponible 24h/24h et 7j/7j.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

** Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la CTBR.

Le prestataire devra également être en mesure de :

• Présenter les résultats de ses derniers tests d’intrusion,

• Garantir qu’il effectue régulièrement des scans de vulnérabilités

• Mettre en place un dispositif contre les dénis de service distribués

• Communiquer à la CTBR le nom de ses éventuels sous-traitants

** Ticket d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se connectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

** Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu’à l’expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou l’épuisement des voies de recours, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.