Accord d’entreprise portant sur le bon usage

des outils numériques

et le droit à la déconnexion

Entre

L’Opérateur de Compétences dit « OPCO Santé », Association régie par la Loi de 1901, dont le siège social est situé 31 rue Anatole France – 92309 LEVALLOIS-PERRET CEDEX, inscrit sous le n° SIRET 85403311500015, code NAF 9499Z, représenté par M. …, agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après dénommée « OPCO Santé »

D'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise :

1. Le syndicat CFDT, représenté M. …, Délégué syndical,

2. Le syndicat CFE CGC, représenté par M. … Délégué syndical,

3. Le syndicat CFTC, représenté par M. …, Délégué syndical,

4. Le syndicat CGT, représenté par M. …, Délégué syndical,

D’autre part

il est convenu ce qui suit

Table des matières

Préambule 4

Partie 1 Périmètre 4

Article 1.1. Salariés concernés 4

Article 1.2 : Outils numériques concernés 5

Partie 2 Du bon usage des outils numériques 5

Article 2.1 : Contexte 5

Article 2.2 : Gérer l’information 6

Article 2.3 : Limiter les sources de stress 7

Article 2.4 : Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges 7

Article 2.5 : Limiter les risques d’incompréhension et de conflits 7

Partie 3 : Droit à la déconnexion 8

Article 3.1 : Affirmation et modalités du droit à la déconnexion 8

Article 3.2 : Mesures à respecter 9

3.2.1 Concernant les salariés dont le temps de travail est décompté en heures 9

3.2.2. Concernant les salariés dont le temps de travail est organisé selon un forfait jours 9

3.2.3. Concernant les salariés dont le temps de travail est organisé selon un forfait jours et qui sont soumis aux astreintes 9

3.2.4. Dispositions communes 9

3.2.5. Message d’absence 10

Article 3.3 : Actions de sensibilisation et de formation 10

Article 3.4 : Actions de suivi 11

Article 3.5 : Sanction 11

Partie 4 : Durée, révision, dénonciation et formalités 11

Article 4.1 - Durée de l'accord 11

Article 4.2 - Révision 11

Article 4.3 - Dénonciation 11

Préambule

La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités. Le texte qui en résulte doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques. Ceci, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que le nécessaire équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale, participant ainsi à l’amélioration de la Qualité de Vie au Travail.

Les parties entendent prévenir l'hyper-connexion liée à la nature possiblement addictive des outils numériques, et à préserver la santé des salariés.

Le présent texte remplace la Charte sur le droit à la déconnexion au sein d’Unifaf, publiée le 30 mars 2018. Cette Charte témoignait de la volonté de la Direction de règlementer l’usage des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) malgré l’échec des négociations avec les Organisations Syndicales, ces dernières estimant que le texte constituait une simple reproduction de la loi.

Le présent accord recense les bonnes pratiques en matière d’utilisation des TIC et met en avant le droit à la déconnexion pour chaque salarié.

Partie 1 Périmètre

Article 1.1. Salariés concernés

Les dispositions présentes et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, qu’ils soient en présentiel, nomades ou en télétravail, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.

Les parties considèrent que si l'entreprise est un acteur clé du droit à la déconnexion et doit de ce fait mettre en place des règles permettant de l'exercer et de garantir celui-ci, trois acteurs y concourent également quotidiennement :

1. Chacun doit être acteur de son propre droit à la déconnexion. Les parties reconnaissent en effet que l'organisation du droit à la déconnexion nécessite une prise de conscience de chacun sur sa propre utilisation des outils numériques à usage professionnel et sur les éventuelles conséquences de celle-ci sur le collectif de travail.

2. Pour garantir l'adhésion de tous, la Direction et les Organisations Syndicales considèrent que le rôle des supérieurs hiérarchiques est essentiel en la matière. Ces derniers s'engagent à respecter l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle de leurs équipes, à montrer l'exemple et encourager les bonnes pratiques afin que le droit à la déconnexion de chacun soit respecté, y compris le leur.

3. Les parties considèrent aussi que chaque salarié se doit de respecter le droit à la déconnexion de ses collègues, quel que soit son niveau hiérarchique ou son entité de rattachement, en vue d'assurer le respect des temps de repos et l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle.

Article 1.2 : Outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et leur maitrise est indispensable au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés les outils numériques permettant d’être connectés sur et en dehors de son lieu habituel de travail tels que messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet au moyen d’ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, outils collaboratifs.

Partie 2 Du bon usage des outils numériques

Article 2.1 : Contexte

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance rendant, notamment, ainsi possible, le télétravail. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel quel que soit le lieu à partir duquel le salarié travaille.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des salariés de l’OPCO Santé.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information, en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs tels que sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches et l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement.

Pour l’ensemble de ces raisons, l’OPCO Santé a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

La liste des principes ci-dessous n’est pas exhaustive et résulte des conclusions du diagnostic interne qui a été mené au sein de l’OPCO Santé dont voici les chiffres clés au jour de la signature :

• Les équipements :

  • Nombre de PC portables

    • 490 PC

  • Nombre de téléphones mobiles avec abonnement

    • 66 lignes sur le contrat à venir (environ 200 sur le contrat actuel)

  • Messagerie instantanée

    • Teams pour l’ensemble des personnes équipées d’un PC OPCO Santé

  • Boites mail

    • Pour l’ensemble des collaborateurs

    • Accès possible à des boites mails partagées

    • Boite mail mandat pour les représentants du personnel

  • Softphone (Téléphone Internet)

    • Pour l’ensemble des personnes équipées d’un PC OPCO Santé

• Volume de mails entrées/sorties sur 6 mois  

  • Mails reçus en provenance de l’interne ou de l’externe : 1 500 000 mails reçus (boite réception)

  • Mails envoyés à destination des internes ou des externes : 300 000 mails envoyés (boite d’envoi)

Article 2.2 : Gérer l’information

Au regard des impacts potentiels ou avérés liés à la généralisation des TIC dans l’espace de travail de chaque salarié de l’OPCO Santé, une gestion performante de l’information est un enjeu-clé pour améliorer la qualité de vie au travail. En termes de gestion de l’information, les recommandations ci-dessous s’imposent donc à chacun :

Afin de faciliter les échanges et d’éviter de nombreux malentendus, chacun doit être rigoureux et précis dans sa communication :

• Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

• Traiter d’un sujet par message

• Eviter la multiplication des messages sur le même sujet

• S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement

• Eviter l’usage systématique de listes de diffusions qui ont pour effet d’augmenter le sentiment d’urgence et le besoin de réactivité pour des personnes qui ne sont pas directement concernées par l’objet du message.

Chacun doit s’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé :

• La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté - compte tenu du sujet - par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier… ?

• Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

  • les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés

  • il existe un risque de mauvaise interprétation

  • le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel

  • il peut s’agir d’une remise en cause de la tache

Il est entendu qu’il est parfois nécessaire de formaliser des éléments tels que des consignes, des évaluations ou des appréciations par écrit.

Chacun doit s’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message :

• Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

• Ne mettre en destinataire que les personnes devant effectuer une action concrète

• N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires doivent être informés

• Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

• Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

Chacun doit gérer les pièces jointes

• Limiter l’envoi de pièces jointes. Privilégier les liens vers les documents ou le partage dans les outils collaboratifs.

• S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

Article 2.3 : Limiter les sources de stress

Chacun doit veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message.

Certains salariés négligent cet aspect pourtant important de la communication. L’OPCO Santé n’entend pas à ce jour utiliser de moyens contraignants. Afin d’éviter d’y avoir recours, il est expressément demandé de :

• Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail

• Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail

• Limiter l’usage des accusés de réception aux seuls messages comportant des délais à respecter ou des actions à effectuer

Chacun doit éviter de créer un sentiment d’urgence :

• Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

• Eviter les réponses « réflexes »

• Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire

• Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu

Nul n’est tenu de répondre à ses mails ou ses messages textes (SMS) durant les réunions.

Article 2.4 : Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

Chacun s’identifie et identifie son destinataire :

• S’identifier avec clarté

• Se montrer respectueux vis-à-vis de son interlocuteur sur la forme et sur le fond

Chacun prend soin de personnaliser l’échange :

• Faciliter les échanges informels plutôt que tenter de tout régler par mail

• Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

Article 2.5 : Limiter les risques d’incompréhension et de conflits

Il appartient à chacun de :

• Ne pas écrire en majuscule ou en gras car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Être vigilant sur le contenu du message

• Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie

• Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers tels que ceux contenant des reproches, une sanction, une demande d’entretien.

Partie 3 : Droit à la déconnexion

Article 3.1 : Affirmation et modalités du droit à la déconnexion

Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise.

Le droit à la déconnexion peut se définir comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures complémentaires ou supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit tels que notamment les absences pour maladie ou pour maternité.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, y compris en télétravail, d’utiliser pour des motifs professionnels, les TIC mises à sa disposition par l’entreprise ou encore celles qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles d’amplitude de travail, en vigueur au sein de l’OPCO Santé et en dehors de :

• la pause déjeuner,

• les temps de transport domicile-travail,

• les temps de conduite,

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT, JNT, …) ou des cas de suspension du contrat de travail.

En dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux messages textes (SMS) adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes, aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreinte, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.

Les situations d'urgence visées sont :

• Sécurité des locaux

• Sécurité des personnes

• Sécurité et dysfonctionnement des systèmes d’information

• Situations de crise

La règle édictée ci-dessus est valable dans le cas où un salarié utiliserait son téléphone personnel pour communiquer avec un salarié de l’OPCO Santé.

Les supérieurs hiérarchiques se doivent de montrer l‘exemple : ils veillent à inciter les salariés de leurs équipes à se déconnecter en dehors des heures de travail et à ne pas les solliciter pendant les congés, week­ends et jours fériés.

Article 3.2 : Mesures à respecter

3.2.1 Concernant les salariés dont le temps de travail est décompté en heures

Ces salariés sont tenus de respecter les règles ayant trait au début et à la fin de la journée de travail.

L’OPCO Santé met en place un message d’avertissement 15 minutes avant la fin des horaires de travail.

3.2.2. Concernant les salariés dont le temps de travail est organisé selon un forfait jours

L’OPCO Santé rappelle la règle des 11 heures de récupération journalière et les 35 heures de repos hebdomadaire.

Ces salariés disposent d’une certaine autonomie dans l’organisation de leur temps de travail. Le cas échéant, ils sont invités à préparer leurs mails en utilisant la fonction située dans « Options » et intitulée « Différer la livraison ».

3.2.3. Concernant les salariés dont le temps de travail est organisé selon un forfait jours et qui sont soumis aux astreintes

Il n’est pas possible de les assimiler aux salariés mentionnés en 2.2.2. En conséquence :

• Ils doivent respecter les 11 heures de récupération journalière et les 35 heures de repos hebdomadaire.

• Lorsqu’ils sont d’astreinte, ces salariés doivent respecter les règles en vigueur.

3.2.4. Dispositions communes

Les responsables hiérarchiques encouragent les collaborateurs à ne pas utiliser leurs outils numériques à usage professionnel en dehors du temps de travail.

Par ailleurs, la Direction s'attache à ce qu’ils :

• montrent l'exemple quant à l'exercice du droit à la déconnexion

• n'utilisent pas le courriel comme mode unique de management

• n'imposent pas à leurs collaborateurs d'emporter leurs outils numériques à usage professionnel en congés ou en week-end 

• ne contactent pas leurs collaborateurs sur leur téléphone personnel sauf situations exceptionnelles visées à l'article précédent 

• abordent au moins une fois par an l'exercice du droit à la déconnexion lors des réunions de service

• n’imposent pas des délais obligeant le collaborateur à travailler le soir, le week-end ou durant les congés

• s'assurent que la charge de travail et les objectifs fixés n'impliquent pas un non-respect des dispositions relatives à la durée du travail et sont compatibles avec le droit à la déconnexion

• établissent un dialogue avec leurs collaborateurs en cas de difficultés sur l'exercice du droit à la déconnexion

• favorisent un échange sur l'exercice du droit à la déconnexion lors de l’entretien annuel d’évaluation.

L’OPCO Santé prépare l’évolution des signatures de mails. Ces signatures indiqueront que les mails seront traités uniquement durant les heures de travail.

La Direction des Ressources Humaines et des Services Généraux procèdera au contrôle mensuel d’un échantillon aléatoire des rapports horaires de connexion d’accès. En cas de connexion en dehors des horaires indiqués, elle organisera un échange avec le salarié et son manager pour examiner ce dysfonctionnement et rechercher des solutions.

De plus, tout salarié s’estimant empêché d’exercer son droit à la déconnexion se doit de contacter son responsable hiérarchique sans tarder pour examiner ce dysfonctionnement et rechercher des solutions.

3.2.5. Message d’absence

Un salarié qui ne peut pas avoir accès à ses mails durant une journée ou plus doit utiliser la fonction « Réponse automatique, absence du bureau ».

Les réponses automatiques permettent de signaler aux autres utilisateurs qu’il ne sera pas disponible pour répondre aux mails durant un laps de temps à indiquer et de désigner un autre interlocuteur.

Article 3.3 : Actions de sensibilisation et de formation

En outre, il est mis en place des actions de formation et de sensibilisation relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.

L’entreprise organisera des actions de formation et à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, l’entreprise s’engage notamment à :

• Sensibiliser et informer les salariés à un usage mesuré et responsable du courrier électronique, de l’intranet et de tout autre outil numérique de communication (notamment à l’occasion de l’entretien annuel)

• Former chaque manager à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques

• Désigner au sein de l’entreprise des interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l’évolution numérique des postes de travail, ceci sur la base du volontariat

• Mettre à disposition de l’ensemble des salariés une note ou un guide pour rappeler les bonnes pratiques à respecter pour préserver un équilibre vie personnelle/vie professionnelle.

La Direction des Ressources Humaines, quant à elle, contacte les services de médecine du travail dans les cas où on lui signalerait des comportements addictifs.

Article 3.4 : Actions de suivi

Les mesures et engagements pris par l'entreprise dans le présent document sont susceptibles d'évolution pour tenir compte des demandes et besoins des salariés.

A cette fin, l'entreprise s'engage à :

• Etablir, sur demande du salarié, un bilan individuel de son utilisation professionnelle des outils numériques

• Etablir, sur demande du manager, un bilan collectif de l’utilisation professionnelle des outils numériques pour l’ensemble de son équipe

• Procéder à un bilan collectif de l’utilisation professionnelle des outils numériques, afin d’identifier les éventuelles dérives une fois par an et ainsi permettre une meilleure compréhension des besoins individuels et collectifs

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à les mentionner dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels et à mettre en œuvre toutes les actions de prévention et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque, en relation avec la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail.

Article 3.5 : Sanction

Le cas échéant, en cas de non-respect des principes énoncés ici tels que, par exemple, l’envoi massif et de manière injustifiée de mails envoyés au-delà des heures de travail indiquées ci-dessus ou l’injonction fréquente de répondre immédiatement au courriel envoyé, des sanctions pourront être prononcées conformément aux dispositions du règlement intérieur.

Partie 4 : Durée, révision, dénonciation et formalités

Article 4.1 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu le 21 décembre 2021 pour une durée indéterminée.

Article 4.2 - Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.

Article 4.3 - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois.

La dénonciation se fera dans les conditions prévues par l’article L.2261-9 du code du travail.

Article 4.4 - Formalités

Le présent accord fait l’objet des procédures de publicité prévues par le code du travail.

En application des dispositions du code du travail, le dépôt est opéré en deux exemplaires sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail. Le présent accord est par ailleurs déposé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Cet accord sera mis en ligne sur l’intranet de l’OPCO Santé pour pouvoir y être consulté par le personnel.

Fait à Levallois, le 21 décembre 2021, en sept (7) exemplaires originaux sur douze (12) pages, dont un pour chaque partie signataire.

Pour l’OPCO Santé M. … Directeur Général
Pour la CFDT M. … Délégué Syndical	Pour la CFE-CGC M. … Délégué Syndical
Pour la CFTC M. … Délégué Syndical	Pour la CGT M. … Délégué Syndical