Accord d'entreprise "Accord d'entreprise portant sur l'organisation du télétravail" chez UFC - IDEHA (Siège)

Accord d’entreprise portant sur l’organisation du télétravail IDEHA

SOMMAIRE

Article 1 – Définition du télétravail 7

Article 2 - Champ d’application et éligibilité du salarié au télétravail 7

Article 3 – Procédure d’accès au dispositif de télétravail 8

3.1. Initiative du télétravail 8

3.2. Autodiagnostic 8

3.3. Pièces justificatives dans le cadre du télétravail au domicile déclaré 8

Article 4 – Télétravail habituel 9

4.1. Définition du télétravail habituel et postes éligibles 9

4.2. Nombre de jours en télétravail 9

4.3 – Candidature et acceptation 10

4.4 – Formalisation du télétravail par écrit 10

4.5 – Période d’adaptation 11

4.6 – Suspension du télétravail 11

4.7 – Réversibilité après la période d’adaptation 12

4.8 – Changement de situation 12

Article 5 – Télétravail occasionnel 12

5.1 – Définition du télétravail occasionnel 12

5.2 – Volume de jours de télétravail occasionnel par an 13

5.3 – Mise en œuvre du télétravail occasionnel 13

5.4 – Télétravail pour évènement exceptionnel 13

Article 6 – Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur habituel ou occasionnel 13

6.1. Durée du travail 13

6.2. Suivi du temps de travail et de la charge de travail des salariés en télétravail 14

6.3. Maintien du lien avec l’entreprise pour les situations de télétravail habituel 14

Article 7 – Equipements et frais liés au télétravail 15

7.1. Equipements - matériels 15

7.2. Frais liés au télétravail 16

Article 8 – Sécurité du lieu de travail et assurance 16

8.1. Sécurité du lieu de travail 16

8.2. Assurance 16

8.3. Accidents sur le lieu de télétravail 17

Article 9 – Autres droits et devoirs du télétravailleur 17

9.1. Droits individuels et collectifs 17

9.2. Respect du règlement intérieur et de la Charte TIC 17

9.3. Obligation de confidentialité et protection des données 17

Article 10 – Dispositions générales 18

10.1 Objet 18

10.2 Cadre juridique 18

10.3 Durée - Date d'effet 18

10.4 Commission de suivi annuel 18

10.5 Bilan de l’application de l’accord et clause de rendez-vous 18

Article 11 – Information du Personnel 20

Article 12 - Publicité de l’accord 20

Entre les soussignés :

• Société IDEHA

Société anonyme immobilière d’économie mixte à conseil d’administration au capital de 3.252.450 €

Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de BELFORT sous le numéro de SIREN 875 550 295

N° de SIRET : 875 550 295 00054

dont le siège social est 53 avenue Chabaud Latour – 25200 MONTBELIARD CEDEX

Représentée par Monsieur .................., agissant en qualité de Directeur

Ci-après dénommée « IDEHA  »

De première part,

Et :

• Monsieur .....................et Monsieur ..................agissant en qualité de membres Titulaires du Comité Social et Economique ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles dont le 2^nd tour a eu lieu le 17 décembre 2019 assistés de la délégation salariale suivante :

• Monsieur ..................

• Monsieur ..................

De seconde part,

PRÉAMBULE

IDEHA est consciente qu’il est important d’offrir un environnement de travail flexible à ses collaborateurs pour soutenir plusieurs objectifs, dont une meilleure organisation personnelle et une augmentation de l’efficacité individuelle.

Depuis le confinement et les mesures sanitaires liés au Covid-19, IDEHA s’est engagée en faveur du télétravail, au bénéfice de ses collaborateurs, et a progressivement structuré des usages et ouvert ce mode d’organisation du travail aux salariés éligibles et volontaires, tels que définis ci-après.

Au sein d’IDEHA, le télétravail repose ainsi sur des valeurs, convictions et ambitions, partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des collaborateurs :

• Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée ;

• Le télétravail participe d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet, réduction des gaz à effets de serre ;

• Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe de l’attractivité et de la fidélisation des équipes au sein de l’entreprise.

• Le télétravail participe des valeurs de développement de la performance organisationnelle comme de la souplesse et de la flexibilité de l’organisation de travail.

Au sein d’IDEHA, le télétravail repose sur un état d’esprit propre à son identité, à savoir : la confiance et la responsabilisation de l’ensemble de la collectivité de travail. La satisfaction client est l’objectif principal d’IDEHA et le télétravail intègre l’atteinte de cet objectif.

C’est ce qui a prévalu à la démarche de concertation mise en place avec le personnel et qui a abouti à la négociation du présent accord, en parallèle de celui portant sur la durée et l’aménagement du temps de travail ainsi que le compte épargne temps, la conclusion de ces 2 accords constituant un tout indissociable.

Cet accord a pour objectifs :

• De donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées,

• D’harmoniser les pratiques en matière de télétravail ;

• De clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail ;

• De renforcer l’engagement et l’affichage de l’entreprise en matière de télétravail.

L’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, ratifiée par la loi n° 2018-217 du 29 mars 2018, a fait évoluer les règles applicables en matière de télétravail.

Parallèlement, l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 a complété celui du 19 juillet 2005.

Ainsi, l’article L.1222-9 du Code du Travail, tel que modifié par la loi du 29 mars 2018, précise désormais que :

« …, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa du présent I.

Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du Comité Social et Economique, s'il existe.

En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen ».

Les parties signataires conviennent donc d’intégrer cette consécration et la formalisation du télétravail au sein du présent accord d’entreprise d’IDEHA en inscrivant le contenu de celui-ci dans la droite ligne des récentes évolutions du cadre législatif et réglementaire en la matière.

Dès lors, et en application de l’article L.2232-23-1 du Code du Travail, dans les entreprises dont l’effectif est inférieur à 50 salariés dépourvues de Délégué Syndical en présence d’un Comité Social et Economique, l'employeur peut proposer un tel projet d'accord qui porte sur l'ensemble des thèmes ouverts à la négociation collective d'entreprise prévus par Code du travail.

Le présent accord a fait l’objet de réunions des membres du Comité Social et Economique depuis le 23 septembre 2021, notamment au cours des réunions suivantes :

• 14 octobre 2021

• 28 octobre 2021

• 18 novembre 2021

• 08 décembre 2021

• 22 décembre 2021

• 06 janvier 2022

A cette occasion et en application des Ordonnances du 22 septembre 2017 et du 20 décembre 2017, et de l’article L.2232-23-1 du Code du Travail, il a été rappelé les objectifs et le contenu du présent accord.

La validité d’un tel accord ou d’un avenant de révision conclu en application du présent article est subordonnée à sa conclusion par un ou plusieurs élus Titulaires représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Les présentes dispositions remplacent tout usage, accord conventionnel et/ou collectif portant sur les mêmes objets, les points non traités par l'accord étant visés par les dispositions légales voire conventionnelles juridiquement opposables.

Enfin, les avantages sociaux figurant dans cet accord ne pourront se cumuler avec d'autres avantages ayant le même objet.

Article 1 – Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’entreprise.

Le télétravail nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile. Dans tous les cas, il doit donner lieu à une demande préalable au Responsable Informatique et à son accord écrit (par exemple par courriel).

Article 2 - Champ d’application et éligibilité du salarié au télétravail

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’IDEHA.

Toutefois, tous les métiers et postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

En effet, le télétravail implique que les tâches du salarié puissent être effectuées à distance et que ce dernier soit en capacité de les exercer de manière autonome, sans qu’il puisse en résulter une quelconque perturbation dans le fonctionnement des activités de l’entreprise et/ou de ses équipes. Le télétravail nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Qu’il s’agisse de télétravail habituel ou occasionnel, tels que définis ci-après, les salariés d’IDEHA remplissant les conditions suivantes sont éligibles au télétravail :

• être volontaire et en faire la demande expresse auprès de l’entreprise ;

• être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée (quel que soit le statut) ;

• travailler à temps plein ou à temps partiel à 80 % minimum  ;

• justifier d’une ancienneté minimale d’un an au sein de la société, et d’au moins 3 mois sur le poste ;

• attestation d’une maîtrise du poste et des missions confiées et disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé (capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs) ;

• occuper un poste dont les activités peuvent être exercées à distance de façon partielle, régulière et compatible avec les exigences de la fonction et du bon fonctionnement du service et de l’équipe ;

• avoir un espace de travail au sein de la résidence principale, entendue comme celle indiquée aux services des ressources humaines, qui doit être équipée d’une connexion internet ADSL ou haut débit (fibre/câble) ;

• être joignable sur une ligne fixe ou portable.

A cet effet, le salarié souhaitant être en télétravail devra préalablement tester la qualité de sa connexion et en justifier auprès de l’entreprise. Le lieu où sera exercé le télétravail devra permettre au salarié de travailler dans de bonnes conditions matérielles et doit être exempt de toute distraction pendant la période de travail.

Compte tenu des données sur lesquelles le salarié est amené à intervenir et de la nature des échanges (par téléphone et/ou visio) qu’il est susceptible d’avoir, l’espace de télétravail doit assurer le respect de la confidentialité et permettre de conserver confidentielle la teneur des échanges. 

En outre, le salarié doit justifier d’une assurance habitation multirisques, dont une copie de l’attestation doit être remise au service des ressources humaines.

Les salariés en contrat de formation par alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation, contrat d’avenir…) et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail eu égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.

Il est précisé que le télétravail d’un lieu autre que le domicile est interdit, celui-ci étant défini comme celui communiqué au service Ressources Humaines d’ IDEHA.

Ainsi, certaines demandes de télétravail pourront être refusées si les conditions précitées ne sont pas remplies.

Le responsable concerné apprécie la possibilité ou non pour un salarié de télétravailler, en fonction des données traitées, notamment de leur nature. À titre d’exemple, le télétravail pourra être refusé s’il s’agit de travailler sur des données considérées comme sensibles/confidentielles.

Article 3 – Procédure d’accès au dispositif de télétravail

3.1. Initiative du télétravail

La demande de télétravail est formulée à l’initiative du salarié.

La mise en place du télétravail est soumise obligatoirement à un accord réciproque du salarié et d’IDEHA.

Le télétravail peut également être déclenché par l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles telles que prévues par le législateur.

3.2. Autodiagnostic

Avant toute demande écrite et afin de responsabiliser les acteurs, un questionnaire d’autodiagnostic sera mis à disposition des salariés et du responsable concerné en cas de demande de télétravail habituel.

Ce questionnaire présente un caractère obligatoire et permettra au salarié de déterminer si son profil et la nature de ses activités se prêtent au télétravail, et s’il remplit les conditions d’éligibilité.

Le responsable concerné pourra ainsi évaluer sa propre capacité et celle de son équipe à intégrer ce mode d’organisation du travail en veillant notamment à ce que la présence et le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

3.3. Pièces justificatives dans le cadre du télétravail au domicile déclaré

Pour accompagner le formulaire de demande de télétravail régulier effectué au domicile, le salarié devra fournir :

• une attestation sur l’honneur quant à la conformité des installations électriques du lieu de télétravail,

• un document justifiant d’une connexion Internet telle que répondant aux exigences de l’article 2,

• une attestation de son assurance habitation, mentionnant la connaissance de la situation de télétravailleur du salarié.

Article 4 – Télétravail habituel

4.1. Définition du télétravail habituel et postes éligibles

Les parties prenantes au présent accord conviennent que le télétravail habituel désigne tout télétravail :

• constituant un mode d’organisation structurel du travail ;

• effectué de manière régulière 1 jour par semaine, depuis la résidence habituelle du télétravailleur, les autres jours étant travaillés dans les locaux de l’entreprise. Le choix du jour de télétravail devant impérativement tenir compte de la bonne organisation de l’activité de l’équipe de rattachement du télétravailleur (autres salariés en télétravail, salariés absents ou en congés, contraintes particulières d’activité sur certains jours ou certaines périodes de l’année …)

Tous les postes ne sont pas éligibles au télétravail habituel au regard des activités d’IDEHA, excluant ainsi les postes suivants :

• Hôtesse d’accueil ;

• Commercial ;

• Technicien de maintenance ;

• Agents de Vie Quotidienne ;

• Chargés de clientèle ;

• Responsable de secteur ;

• Chargés d’opérations immobilières.

En effet, ces fonctions appartiennent à des postes en contact fréquent et récurrent avec les prospects et clients et/ou à des postes imposant des déplacements fréquents et récurrents à l’extérieur d’un bureau, excluant, en conséquence leur éligibilité au télétravail.

4.2. Nombre de jours en télétravail

Le télétravail ne peut être mis en œuvre que par journée entière.

Pour rappel, le télétravail ne pouvant être envisagé qu’à raison d’un jour par semaine. Le choix du jour de télétravail devra impérativement tenir compte de la bonne organisation de l’activité de l’équipe de rattachement du télétravailleur (autres salariés en télétravail, salariés absents ou en congés, contraintes particulières d’activité sur certains jours ou certaines périodes de l’année …)

Le jour déterminé exclut d’être accolé à une période d’absence du salarié (arrêt de travail, congé, jour férié, pont)

Pour les personnels à temps partiel, le télétravail est possible à condition que la présence dans les locaux de la société soit d’au moins de 3 jours par semaine. Ainsi, un salarié à 80 % (4/5^e) pourra effectuer une journée de télétravail par semaine.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, etc.), ainsi que pendant les périodes de repos obligatoire notamment de repos quotidien ou hebdomadaire.

Une présence du télétravailleur à hauteur de quatre jours (pour un temps complet) par semaine minimum dans les locaux de l’entreprise est obligatoire (y compris en cas d’absence pour quelque motif que ce soit, et notamment de jour férié, pont, déplacement professionnel, jours d’inactivité, temps partiel). Ces jours de présence minimum permettent de conserver un lien professionnel et social direct entre le télétravailleur, son responsable, ses collègues, son entreprise.

Le télétravailleur pourra toujours décider de venir travailler sur site lors d’une journée initialement prévue en télétravail, sous réserve de prévenir le responsable concerné par tous moyens.

L’astreinte au domicile ne constituant pas un temps de travail effectif, elle ne saurait se confondre avec du télétravail.

4.3 – Candidature et acceptation

Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail doit en faire la demande par écrit (par courrier ou e-mail) à son responsable hiérarchique, qui la transmet au service des Ressources Humaines et au Directeur de service concerné.

Le salarié doit transmettre aux responsables concernés un dossier complet comprenant le formulaire de demande complété, le questionnaire d’autodiagnostic et les pièces justificatives.

Après vérification de la conformité de la demande aux dispositions du présent accord et entretien éventuel avec le demandeur, une réponse est faite, par le responsable hiérarchique, par écrit au salarié ayant formulé la demande dans un délai maximal de 1 mois, une copie de cette réponse est transmise au service Ressources Humaines et au Directeur de service concerné.

Cette réponse porte à la fois sur le principe, et en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail (notamment du choix des jours en télétravail, ou leur mode de désignation). Le choix du jour de télétravail tient compte de la bonne organisation de l’activité de l’équipe de rattachement du télétravailleur (autres salariés en télétravail, contraintes particulières d’activité sur certains jours ou certaines périodes de l’année …). Les jours de télétravail ne peuvent être positionnés sur des journées comportant un déplacement professionnel.

De plus, si le nombre de candidatures au sein d’une même équipe est trop important au regard des exigences de fonctionnement et que celui-ci s’avère incompatible avec la bonne organisation de l’équipe concernée, l’ordre de priorité suivant sera appliqué :

• salariés dont l’état de santé nécessite un aménagement des conditions de travail sur avis du Médecin du Travail ;

• temps de trajet domicile-lieu de travail par ordre décroissant ;

• ancienneté des salariés candidats par ordre décroissant.

Tout refus opposé à une demande de télétravail fait l’objet d’une réponse écrite et motivée par le responsable de service avec copie au service Ressources Humaines et au Directeur de service concerné.

4.4 – Formalisation du télétravail par écrit

La mise en œuvre du télétravail habituel fait l’objet d’un avenant au contrat de travail du salarié concerné, d’une durée de 12 mois renouvelable.

Cet avenant précise notamment :

• le lieu du télétravail ;

• le rattachement hiérarchique du télétravailleur ;

• le nombre et le positionnement des jours en télétravail ;

• les modalités de contrôle de la durée du travail et d’évaluation de la charge de travail ;

• les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise ;

• les plages fixes pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté ;

• les modalités de mise à disposition du matériel et des équipements de travail ;

• la prise en charge des coûts de fonctionnement liés au télétravail ;

• les formations spécifiques au télétravail.

Si le salarié souhaite demander le renouvellement de son avenant de télétravail, le salarié doit formuler sa demande par écrit dans les 2 mois avant l’échéance de l’avenant.

Le renouvellement est subordonné à l’accord écrit (par courriel par exemple) du responsable hiérarchique, avec copie au service Ressources Humaines et au Directeur de service concerné. L’absence de réponse ne peut en aucun cas s’interpréter comme un accord pour le renouvellement.

4.5 – Période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation de 3 mois et ce, afin de s’assurer que le télétravail est compatible avec les contraintes et attentes de chacun.

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin à l’organisation en télétravail, à condition qu’elle notifie sa décision par écrit à l’autre partie en respectant un délai de prévenance d’une semaine

Au plus tard dans les deux semaines précédant la fin de la période d’adaptation, les parties se rencontrent afin de dresser un bilan de la situation de télétravail.

Au cours de cet entretien, seront notamment abordées les questions de l’équilibre vie professionnelle/vie familiale et celle de la charge de travail.

Si celui-ci s’avère concluant, l’avenant se poursuit. En revanche si celui-ci ne s’avère pas concluant, il est mis fin à l’avenant télétravail selon la procédure visée à l’alinéa 2 du présent article.

4.6 – Suspension du télétravail

Le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider de suspendre le télétravail en respectant un délai de prévenances fixées à 15 jours, délai pouvant être réduit en cas d’accord du télétravailleur et du responsable concerné. En cas de suspension, le responsable concerné doit motiver sa décision.

En cas de raisons liées à la sécurité de l’information et des données professionnelles, l’employeur peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance.

En cas de changement ou d’évolution du poste de travail (exemple mobilité professionnelle, géographique) ou de changement ou d’évolution du domicile déclaré par le salarié la mise en place du télétravail sera suspendue.

De même, le passage d’une situation de temps partiel à temps complet, et vice-versa, entraînera la suspension du télétravail, une nouvelle demande ne pourra être effectuée avant une période de 3 mois à compter du retour à temps plein. La durée de cette période pourra être réduite à l’appréciation du responsable concerné.

4.7 – Réversibilité après la période d’adaptation

IDEHA ou le salarié, peuvent l’un et l’autre mettre fin à ce mode d’organisation du travail, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours, permettant de préparer ce changement dans l’exécution du travail.

En cas de raisons liées à la sécurité de l’information, l’employeur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue son activité à nouveau et en totalité sur son site de rattachement, selon les conditions antérieurement applicables, et s’engage à restituer le matériel qui lui aurait été confié dans le cadre de l’exécution de ses fonctions en télétravail.

IDEHA donnera priorité au salarié en télétravail pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail correspondant à ses qualifications et ses compétences professionnelles, IDEHA portant à sa connaissance tout poste de cette nature.

4.8 – Changement de situation

En cas de changement de fonctions ou de service, le télétravail prend fin et l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail devient caduc.

Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail sur son nouveau poste de travail ou au sein de son nouveau service doit en faire la demande par écrit (par courrier ou e-mail) à son responsable hiérarchique, conformément à la procédure décrite à l’article 4.4 du présent accord.

Article 5 – Télétravail occasionnel

5.1 – Définition du télétravail occasionnel

En application du présent accord, est considéré comme étant du télétravail occasionnel, tout exercice du télétravail ponctuel et ne constituant pas un mode d’organisation structurel du travail.

Le télétravail occasionnel revêt un caractère ponctuel, irrégulier et doit répondre à un besoin exceptionnel du salarié, notamment de nature personnelle (panne de véhicule, grève des transports, présence nécessaire pour un descendant ou ascendant sans empêchement de travailler, situation de handicap, état de grossesse, etc.).

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail occasionnel peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité d’IDEHA et garantir la protection des salariés.

De même, il peut être recouru au télétravail occasionnel en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’Environnement, en vue de limiter les déplacements domicile / lieu de travail.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, etc.).

Le télétravail occasionnel nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile. Dans tous les cas, il doit donner lieu à une demande préalable au Responsable Informatique et à son accord écrit (par exemple par courriel).

5.2 – Volume de jours de télétravail occasionnel par an

Le télétravail occasionnel est limité à 10 journées sur une année calendaire. Ces journées de télétravail occassionel peuvent être prises par journée entière ou demi-journée.

5.3 – Mise en œuvre du télétravail occasionnel

Tout salarié qui souhaite recourir au télétravail occasionnel et qui remplit les critères d’éligibilité détaillés à l’article 2 du présent accord, doit formuler une demande écrite auprès de son responsable hiérarchique, avec copie au Directeur de service concerné, dans la mesure du possible et sauf circonstance imprévisible, au moins 48 heures avant la journée de télétravail envisagée.

L’accord du responsable informatique, dans le cadre de la mise à disposition de matériel est un préalable obligatoire.

Lorsque le salarié et son responsable hiérachique conviennent de recourir de manière occasionnelle au télétravail, ils formalisent leur accord par écrit.

Cet écrit peut se matérialiser notamment par un échange d’e-mails entre le salarié et son responsable hiérarchique précisant à minima : durée, fréquence hebdomadaire ou mensuelle, lieu du télétravail, plages fixes pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté. Le service ressources humaines et le Directeur de service concerné seront en copie des écrits de formalisation.

5.4 – Télétravail pour évènement exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité d’IDEHA et garantir la protection des salariés.

Le télétravail pour évènement exceptionnel ne fait pas l’objet d’un avenant au contrat de travail. Il peut être imposé par l’employeur.

Sa mise en place est organisée par un échange d’e-mails entre le salarié et son responsable hiérarchique précisant à minima : durée, fréquence hebdomadaire ou mensuelle, lieu du télétravail, plages fixes pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté ….. Le service ressources humaines humaines et le Directeur de service concerné seront en copie des écrits de formalisation.

En fonction des circonstances, la mise en place de ce télétravail pourra être organisé par l’employeur via une note générale.

Article 6 – Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur habituel ou occasionnel

6.1. Durée du travail

• Gestion du temps de travail

La durée du travail et les congés du salarié en situation de télétravail sont identiques à ceux applicables à l’ensemble des salariés d’IDEHA.

Le salarié en télétravail, bien que travaillant à distance, est tenu par la durée du travail applicable au sein d’IDEHA, conformément aux dispositions légales et conventionnelles.

Le salarié en télétravail demeure donc soumis au régime de durée du travail qui lui est habituellement applicable pour sa catégorie et/ou sa fonction.

Les télétravailleurs en forfait jours organisent eux-mêmes leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire. Ils s’assurent d’être suffisamment et facilement joignables pour permettre la bonne exécution de leur mission.

• Les plages horaires de disponibilité

Conformément à l’article L. 1222-9 II, 4° du code du travail, le salarié en télétravail doit respecter des plages horaires de disponibilité, c'est-à-dire des périodes pendant lesquelles IDEHA et ses partenaires (clients, fournisseurs…) peuvent contacter le salarié en télétravail.

Les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté par l’entreprise (notamment responsable, collègues, autre service,…) sont déterminées dans le respect des conditions cumulatives suivantes :

• elles doivent correspondre avec l’horaire habituel de fonctionnement du service,

• elles doivent se situer impérativement entre les horaires d’ouverture et de fermeture de l’établissement, soit 8 heures à 12 heures et 13 heures à 17 heures 30 du lundi au vendredi ;

• le cas échéant, elles doivent tenir compte de la catégorie professionnelle du salarié.

Le télétravailleur devra être joignable sur les plages horaires définies.

Pour les salariés en télétravail régulier, ces plages horaires peuvent être adaptées par avenant à leur contrat de travail, dans le respect des durées maximales et des temps de repos.

En dehors de ces plages horaires, le salarié peut exercer son droit à la déconnexion tel que prévu par la clause de l’Accord sur la Durée et l’Aménagement du Temps de Travail.

Dans ce cadre, il est rappelé que les télétravailleurs ne sont pas tenus de répondre au téléphone ou aux e-mails en dehors de ces plages horaires réputées être les heures de travail habituelles.

6.2. Suivi du temps de travail et de la charge de travail des salariés en télétravail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective applicable et des règles applicables au sein d’IDEHA.

Le suivi du temps de travail est assuré de la même manière qu’au sein des locaux d’IDEHA. En cas d’impossibilité technique, ce suivi est réalisé par auto-déclaration du télétravailleur.

La charge de travail et les objectifs exigés du télétravailleur sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficie d’un entretien annuel avec son responsable hiérarchique portant notamment sur les conditions d’activité et sa charge de travail. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifie que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur l’atteinte des objectifs fixés au salarié, ni sur le fonctionnement du service/de l’équipe.

6.3. Maintien du lien avec l’entreprise pour les situations de télétravail habituel 

L’intégration du salarié à la communauté de travail et à la vie de la société est facilitée par l’utilisation des moyens de communication à distance mais aussi par des rencontres physiques régulières.

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail habituel et organise les réunions d’équipe, dans la mesure du possible, de façon à permettre la présence dudit salarié.

Sauf accord exprès de son responsable hiérarchique, le salarié en télétravail est tenu, nonobstant les jours de télétravail fixés :

• d’effectuer tout déplacement professionnel non prévisible rendu nécessaire pour les besoins de sa mission ; étant ici rappelé que les jours télétravaillés ne peuvent être positionnés sur des jours comportant un déplacement professionnel programmé (cf 4.3) ;

• d’assister aux réunions et aux formations en présentiel pour lesquelles il est convoqué.

Par ailleurs, le télétravailleur bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés et est soumis aux mêmes systèmes et politiques d’évaluation.

Article 7 – Equipements et frais liés au télétravail

7.1. Equipements - matériels

Le salarié doit veiller à disposer d’un espace de travail dédié, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement du poste de télétravail. L’environnement doit, en outre, être propice au travail.

Le télétravailleur devra aviser le responsable concerné ainsi que le service informatique de toute panne, ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion Internet, dans les meilleurs délais.

En cas de nécessité d’intervention des équipes du support informatique, il pourrait être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques

IDEHA met à la disposition du salarié les équipements nécessaires au télétravail.

Dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, IDEHA s’engage à lui fournir :

• un ordinateur portable avec sacoche ;

• un accès à distance à ses applications de travail ;

• pour les postes définis comme éligibles à l’attribution d’un téléphone portable : un téléphone portable avec un abonnement (appels, sms et internet).

Le salarié prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié en avise immédiatement IDEHA.

Le salarié respecte en outre l’ensemble des politiques d’IDEHA quant à l’utilisation des équipements.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur par l’entreprise et pour un usage strictement professionnel reste la propriété de celle-ci et doit lui être restitué en fin de situation de télétravail.

Le télétravailleur s’engage à respecter la réglementation en vigueur et notamment les dispositions du Règlement Intérieur, les dispositions de la charte TIC (informatique) applicable ainsi que la réglementation relative à la protection des données. Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause de réversibilité immédiate du télétravail.

En cas d’arrêt du télétravail, de la suspension du contrat de travail pour une durée de 2 mois ou de la rupture de la relation contractuelle, le salarié restitue dans les plus brefs délais, et sans qu’IDEHA n’ait besoin de le mettre en demeure, tous biens matériels et technologiques que l’entreprise a mis à sa disposition pour les besoins du télétravail.

7.2. Frais liés au télétravail 

Le salarié percevra une indemnité forfaitaire de 2,50 euros par jour télétravaillé sur le mois ayant pour objet de compenser les frais liés à la réalisation par le salarié de la prestation de travail à domicile (frais de connexion Internet et téléphonie le cas échéant).

Cette indemnité forfaitaire correspondra aux nombres de jours effectivement télétravaillés par semaine et sur le mois. Le télétravailleur devra, chaque mois, établir un relevé de jours télétravaillés réels, qui sera validé par sa hiérarchie puis transmis au service Ressources Humaines pour traitement.

Article 8 – Sécurité du lieu de travail et assurance

8.1. Sécurité du lieu de travail 

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables au télétravailleur.

A ce titre, l’espace de travail du salarié en situation de télétravail doit obéir aux règles de sécurité, notamment de sécurité électrique.

A cet égard, le salarié en situation de télétravail doit fournir une attestation sur l’honneur quant à la conformité des installations électriques.

En outre, l’espace de travail du télétravailleur doit permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

La société et le CSE peuvent être amenés à accéder au lieu sur lequel s’exerce le télétravail afin de vérifier que l’espace dédié permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité. Une telle démarche est effectuée sur rendez-vous avec l’accord écrit préalable du télétravailleur, et en sa présence. Le refus du salarié de permettre l’accès à l’espace de télétravail met fin immédiatement à la situation de télétravail.

8.2. Assurance 

Le salarié en télétravail doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de la société de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à son activité en télétravail, le salarié doit demander une extension de garantie en ce sens.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail (soit avant la signature de l’avenant ou avant son premier jour de télétravail occasionnel). Le salarié tient également à la disposition d’IDEHA, une attestation d’assurance à jour de l’année en cours. A défaut, le télétravail ne pourra entrer en vigueur.

8.3. Accidents sur le lieu de télétravail 

Si un accident survient au domicile pendant le jour de télétravail, le salarié en avise son responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux d’IDEHA.

Le domicile du salarié constitue son lieu de travail :

• en cas de télétravail habituel : les jours et horaires convenus par avenant au contrat de travail entre le salarié et IDEHA.

• en cas de télétravail occasionnel : les jours et horaires pour lesquels le salarié et son supérieur hiérarchique sont convenus en amont que le salarié serait en télétravail, selon l’horaire habituel de travail.

• en cas de télétravail exceptionnel : les jours pour lesquels le salarié et son supérieur hiérarchique sont convenus en amont que le salarié serait en télétravail, selon l’horaire habituel de travail.

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les temps de télétravail sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise.

Article 9 – Autres droits et devoirs du télétravailleur

9.1. Droits individuels et collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs et individuels que les autres salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l'accès à la formation.

IDEHA veille au respect de la vie privée des salariés en télétravail, notamment en contactant les salariés uniquement durant les plages horaires préalablement définies.

9.2. Respect du règlement intérieur et de la Charte TIC

Les dispositions du Règlement Intérieur et de la Charte Informatique de la société s’appliquent également au salarié en situation de télétravail. Il peut donc être sanctionné en cas de non-respect de ces derniers.

Le salarié en situation de travail sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein d’IDEHA, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées pour la confidentialité (charte informatique). Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et avertir son Responsable de toute anomalie constatée.

9.3. Obligation de confidentialité et protection des données 

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur est réservé à un usage strictement professionnel et demeure la propriété d’IDEHA.

Du fait de la grande autonomie dont bénéficie le salarié en situation de télétravail, son obligation de confidentialité est renforcée.

Il doit prendre toutes les précautions utiles pour qu’aucune personne tierce à IDEHA ne puisse avoir accès aux données, mots de passe, et plus généralement à toutes informations concernant la société, ses fournisseurs et/ou ses clients.

Tout vol, toute perte de données confidentielles de la société et/ou de ses fournisseurs et clients, ainsi que tout accès non-autorisé par une tierce partie doivent être immédiatement notifiés par le salarié à l’entreprise pour que les mesures appropriées puissent être prises sans délai.

Article 10 – Dispositions générales

10.1 Objet

Le présent accord d’entreprise a pour objet de rappeler, voire d’intégrer les modalités d’organisation du télétravail au sein d’IDEHA.

10.2 Cadre juridique

Le présent accord s’inscrit dans le cadre du dispositif légal, tout en intégrant les dispositions des Ordonnances du 22 septembre 2017 et du 20 décembre 2017 ratifiées par la Loi du 29 mars 2018 sans compter le Décret d'application du 28 décembre 2017 fixant les modalités de consultation des Représentants du Personnel dans les entreprises de moins de 50 salariés pourvues d’un Comité Social et Economique.

En outre, il s’inscrit également dans le cadre de tout accord de branche étendu qui pourrait être applicable à IDEHA concernant cet accord, dès lors qu’il ne contrevient pas aux présentes dispositions.

10.3 Durée - Date d'effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du 1er mai 2022.

10.4 Commission de suivi annuel

L’application du présent accord sera suivie par une Commission comprenant les membres titulaires du Comité Social et Economique et le Chef d’entreprise ou son Représentant assisté d’un membre du CODIR.

Cette Commission de suivi se réunira une fois par an en vue de recevoir toutes informations sur les modalités d’application de l’accord.

A cette occasion pourront être évoquées toutes situations voire difficultés rencontrées dans l’application de l’accord et nécessitant un éventuel arbitrage voire une révision de telle ou telle disposition de celui-ci.

10.5 Bilan de l’application de l’accord et clause de rendez-vous

Parallèlement à la commission de suivi annuelle, un premier bilan de l’application de l’accord sera dressé à l’issue d’une période de 3 ans, date de mise en œuvre, puis tous les 5 ans avec les élus titulaires du Comité Social et Economique.

A cette occasion, seront évoquées les éventuelles difficultés d’application ainsi que les mesures d’ajustement et le cas échéant, la révision de l’accord.

Ce bilan pourra être provoqué exceptionnellement à la demande de 50% au moins des membres élus du Comité Social et Economique ou sur convocation du Chef d’entreprise ou de son représentant.

10.5 Clauses d'adaptation – Révision

Les dispositions du présent accord seraient caduques en cas de disparition des dispositions législatives et réglementaires ayant présidé à sa conclusion.

Conformément au dispositif légal et en cas de changement interférant sur l’une ou l’autre des clauses du présent accord, les parties prenantes au présent accord pourront procéder à la signature d’un avenant portant révision en tant que de besoin.

Pour ce faire, la Direction soumettra un projet d’avenant de révision du présent accord aux membres du Comité Social et Economique Titulaires afin d’adapter ce dernier aux nouvelles exigences légales et conventionnelles.

10.6 Dénonciation de l’accord

Le présent accord ainsi conclu pourra être dénoncé :

• soit à l’initiative d’IDEHA dans les conditions déterminées par le dispositif légal ;

• soit à l’initiative des Représentants du Personnel dans les conditions déterminées par le dispositif légal.

10.7 Interprétation

Le présent accord fait loi entre les parties qui l'ont signé.

Toutefois, s'il s'avérait que l'une des clauses du présent accord pose une difficulté d'interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation.

A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur un litige d'ordre collectif, la Direction d’IDEHA convoquera, dans un délai maximum d'un mois suivant la date à laquelle elle aura connaissance du différend, les membres Titulaires du Comité Social et Economique d’IDEHA dûment habilités à l’effet des présentes.

L'interprétation sera donnée sous forme d'une note explicative adoptée par les parties signataires du présent accord, accord auquel elle sera annexée.

Les parties contractantes s'engagent, pendant toute la durée du présent accord, à ne pas remettre en cause l'ensemble des dispositions prévues.

Au cas où des conflits naîtraient de l'application des dispositions du présent accord, les parties soussignées s'engagent à se rencontrer dans la semaine suivant immédiatement les conflits pour étudier toutes les possibilités de solution, celle-ci devant intervenir dans le délai de 15 jours suivant l'ouverture de la discussion.

En cas d'échec de ces négociations à l'expiration de ce délai, les contractants conviennent de s'en remettre à un arbitrage.

A cet effet, les deux parties s'engagent à désigner d'un commun accord, dans les 15 jours suivant le délai précédent, un arbitre, amiable compositeur, ayant compétence en droit social, et qui devra rendre sa proposition dans le mois suivant la date à laquelle il aura été saisi du différend.

Si les deux parties n'arrivent pas à se mettre d'accord dans les délais impartis sur le choix d'un arbitre, ou si ce dernier ne rend pas sa proposition dans le délai ci-avant fixé, les signataires du présent accord pourraient faire appel à tout arbitrage extérieur ou exercer tout recours prévu par la loi.

Les parties auront toujours la possibilité de déférer la disposition d'arbitrage à la juridiction compétente.

Les parties contractantes s'engagent à ne pas déboucher sur des solutions extrêmes tant que les différentes procédures conciliatoires ou d'arbitrage n'auront pas été épuisées.

Article 11 – Information du Personnel

Le personnel est tenu informé par voie d'affichage sur les panneaux prévus pour les communications avec le personnel du contenu du présent accord.

Article 12 - Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé selon les modalités définies par le dispositif légal à la DREETS DE BOURGOGNE FRANCHE-COMTE sur la plateforme de téléprocédure dédiée du Ministère du travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Il sera parallèlement déposé en 1 exemplaire au Secrétariat du Conseil de Prud’Hommes territorialement compétent d’IDEHA, à savoir actuellement le Conseil de Prud'hommes de MONTBELIARD.

Fait à Montbéliard

en 3 exemplaires originaux

le 06 janvier 2022

Pour IDEHA

Les membres Titulaires Le Directeur

du Comité Social et Economique M. .................. ¹

M.²

M. ..................¹

Assistés de la délégation salariale :

• M. ..................

• M. ...................

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1. ¹ Signature précédée de la mention manuscrite « Lu et approuvé – Bon pour accord »↩