Protocole d’accord pré-électoral

relatif aux elections des comites economiques et sociaux des établissements de la sas HPM NORD

entre :

La SAS HPM NORD, dont le siège social est situé 44 Avenue Marx Dormoy – 59000 LILLE immatriculé au RCS de Lille Métropole sous le numéro 886 080 282.

Composée des sites suivants :

- Clinique Ambroise Paré,

- Clinique Maison Fleurie/Parc Monceau,

- Clinique La Victoire,

- Clinique Lille Sud,

- Hôpital Privé Le Bois,

- Clinique du Sport et de la Chirurgie Orthopédique,

- Clinique du Val de Lys,

- Site Wasquehal

Représentée par le Directeur Général Mandataire Social

D’une part

ET

Les Organisations Syndicales ci-dessous désignées :

• Confédération Française Démocratique du Travail (C.F.D.T), Représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale Centrale dûment habilitée

• Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (C.F.T.C), Représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical Central dûment habilité

• Confédération Générale du Travail. (C.G.T), Représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale Centrale dûment habilité

Il est convenu ce qui suit concernant l'élection des Comités Sociaux et Economiques, en application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail.

Il est précisé que l’Accord Groupe sur le dialogue social et la négociation collective signé en date du 09 Avril 2019 s’applique aux établissements de la SAS HPM NORD.

Les articles traitant de l’organisation et/ou de la représentation du personnel au Comités Sociaux et Economiques ne feront donc pas l’objet d’une négociation ou d’une réécriture dans le protocole préélectoral.

Conformément à l’accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet signé en date du 22 janvier 2019 pour les élections des Comités Sociaux et Economiques, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des Comités Sociaux et Economiques aura lieu le 28 Novembre 2019.

Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le 12 Décembre 2019.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

2. ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES

   1. Article 2.1 : Election des Comites sociaux economiques

Conformément à l’accord d’entreprise relatif à la mise en place des Comités Sociaux et Economiques et du Comité Social et Economique central conclu le 24 juin 2019 et l’accord d’entreprise relatif à la reconnaissance des établissements distincts au sein de la société HPM NORD conclu en date du 15 Janvier 2019, les élections des CSE seront organisées dans les établissements distincts atteignant le seuil de 11 salariés qui sont les suivants :

- Hôpital Privé Le Bois

- Clinique du Sport et de Chirurgie Orthopédique

- Clinique du Val de Lys

- AMV (Ambroise Paré, Maison Fleurie/Parc Monceau, La Victoire)

- LSW (Lille Sud et Wasquehal)

La répartition des salariés des établissements se fait de la manière suivante :

3. ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

   2. Article 3.1 : Nombre de Sièges

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections des Comités Sociaux et Economiques est de :

CSEE	TITULAIRES	SUPPLEANTS
LSW	8	8
AMV	10	10
HPLB	14	14
CSCO	8	8
VDL	5	5
TOTAL	45	45

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux

CSEE	1er Collège	2ème Collège	3ème Collège
LSW	3	5	-
AMV	3	7	-
HPLB	4	8	2
CSCO	3	5	-
VDL	3	2	-
TOTAL	16	27	2

Article 3.3 : RépRESENTATION équilibrée hommes/femmes sur les listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale.

Article L 2314-30 du Code du travail

En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes.

Toutefois, lorsqu’il n’y a qu’un seul siège à pourvoir dans un collège, la règle de représentation équilibrée n’ayant pas vocation à être appliquée, la liste pourra contenir indifféremment un homme ou une femme.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante :

Répartition Effectif H/F	1er Collège	2ème Collège	3ème Collège
	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes
LSW	22%	78%	13%	87%
AMV	16%	84%	13%	87%
HPLB	29%	71%	19%	81%	25%	75%
CSCO	22%	78%	9%	91%
VDL	8%	92%	3%	97%
TOTAL	29%	71%	19%	81%	25%	75%

Conformément au texte précité, la répartition des hommes et des femmes parmi les sièges est la suivante :

Répartition Sièges H/F	1er Collège	2ème Collège	3ème Collège
	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes
LSW	1	2	1	4
AMV	1	2	1	6
HPLB	1	3	2	6	1	1
CSCO	1	2	1	4
VDL	1	2	1	1
TOTAL	5	11	6	21	1	1

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques est de 4 ans.

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES

Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour les Comités Sociaux et Economiques.

Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles.

Articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 16 octobre 2019.

Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, âge, établissement de rattachement, ancienneté, collège et éligibilité des électeurs.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

6. ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS

   5. Article 6.1 : Information des salariés

Au titre du 1er tour, la Direction adressera le 14 octobre 2019 par voie d’affichage à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le 28 octobre 2019. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour).

Les résultats du 1er tour seront affichés le 28 novembre 2019.

En cas de 2ème tour, la Direction adressera le 28 novembre 2019 par voie d’affichage à l’ensemble des électeurs un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le 02 décembre 2019 La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour).

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Article L. 2314-5 du Code du travail

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’Entreprise à l'attention de Mme DOCKWILLER, DRH, avant 25 octobre 2019 à 12h00 au plus tard par lettre recommandée ou remise contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour seront considérées comme maintenues pour le 2^nd tour si aucune nouvelle liste n’est déposée.

En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire.

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 29 novembre 2019 à 12h00.

Article 6.4 : Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au 25 octobre 2019 à 12h00.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au 29 novembre 2019 à 12h00.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 2 pages au maximum.

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

8. ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

   9. Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter les listes des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre alphabétique afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 8.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le 07 novembre 2019 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur valable pour les 2 tours ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Article 8.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral et les membres du bureau de vote, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement le 15 novembre 2019 et à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation le 28 novembre 2019 (dépouillement 1^er tour), le cas échéant le 12 décembre 2019 (dépouillement 2^nd tour).

Article R. 2314-12 du Code du travail

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 5) destinées aux membres du bureau de vote.

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

  14. Article 8.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 8.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du 21 novembre 2019 à 08h00 au 28 novembre 2019 à 10h00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 05 décembre 2019 à 08h00 au 12 décembre 2019 à 10h00

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Un bureau de vote central est constitué et composé de 5 membres (1 par établissement distinct tel que défini dans l’accord du 15 janvier 2019) dont 1 président et de 4 assesseurs.

Les membres du bureau seront communs pour les 3 collèges selon la répartition suivante

• 1 membre 1^er collège issu de VDL

• 3 membres 2^ème collège issus de AMV, LSW et CSCO

• 1 membre 3^ème collège issu de HPLB

  Les membres seront identifiées alternativement parmi les salariés les plus jeunes puis les plus âgés de l’établissement et acceptant le rôle. La présidence sera attribuée au plus âgé des cinq.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Le bureau de vote central sera constitué au Siège Social de la Société HPM NORD soit Hôpital Privé le Bois – 44 avenue Marx Dormoy 59000 LILLE – 3^ème extension Salle 1 ou 2.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de cinq dont trois d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction, Mme DOCKWILLER, DRH.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 12 : PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• carence de candidats au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail du Siège Social de l’Entreprise conformément à l’article L. 2314-12 du nouveau Code du travail.

Fait à Lille, le 26 septembre 2019

En 5 exemplaires

Pour la Direction

Par délégation,

XXX, DRH

Pour les organisations syndicales :

Pour la CFDT,

XXX, Déléguée Syndicale Centrale

Pour la CFTC,

XXX, Délégué Syndical Central

Pour la CGT,

XXX, Déléguée Syndicale Centrale

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION

Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser l’Election.

Lundi 07 octobre 2019	Information du personnel Affichage du PAP
Lundi 14 octobre 2019	Appel à candidature
Mercredi 16 octobre 2019	Affichage des listes électorales
Vendredi 25 octobre 2019 – 12h00	Date limite de dépôt des candidatures et professions de foi
Lundi 28 octobre 2019	Affichages des listes de candidats et période de vote
Jeudi 07 novembre 2019	Envoi par courrier postal des codes confidentiels
Vendredi 15 novembre 2019	Formation des membres du bureau de vote central
Jeudi 21 novembre 2019 – 08h00	Ouverture du scrutin
Jeudi 28 novembre 2019 – 10h00 1er tour	Clôture du scrutin Affichage des résultats Le cas échéant, appel à candidature pour le 2nd tour
Vendredi 29 novembre 2019 – 12h00	Date limite de dépôt des candidatures et professions de foi
Lundi 02 décembre 2019	Affichages des listes de candidats et période de vote
Jeudi 05 décembre 2019 – 08h00	Ouverture du scrutin
Jeudi 12 décembre 2019 – 10h00 2nd tour	Clôture du scrutin Affichage des résultats