PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORAL

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ALKERN FRANCE

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ÉLECTIONS DES COMITÉS SOCIAUX ET ÉCONOMIQUES D’ETABLISSEMENT

Entre la société ALKERN France

Dont le siège social est situé Rue A. Bigotte, Parc de la Motte au bois, 62440 HARNES

Immatriculée au Registre du Commerce d’ARRAS sous le n° 896 850 286,

représentée par Madame Sophie POMIES, Directrice des Ressources Humaines.

D'UNE PART,

ET

Les organisations syndicales

FO

représentée par Monsieur Christophe RUFFAULT, délégué syndical du Groupe ALKERN et délégué syndical et par Monsieur Julien JAMET, délégué syndical

CFDT

représentée par Monsieur Mourad HAMDANY, délégué syndical Groupe ALKERN et délégué syndical, par Monsieur Jean Pierre SCHUSTER, délégué syndical Groupe ALKERN et délégué syndical, par Monsieur Pascal GANTIER, délégué syndical et par Monsieur Jean Yves DOUDIES, délégué syndical

CFE CGC

représentée par M Bernard GOZZO, mandaté

D'AUTRE PART

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

PREAMBULE

Dans le cadre de la fusion des Sociétés ALKERN NORD, ALKERN SUD, NOVADAL, PIERRA, SAVI, BETON 06, ALKERN MLX, BIP et VIBROMAT au sein de la Société ALKERN France en date du 1^er janvier 2021, il a été négocié avec les organisations syndicales un accord de révision relatif aux Instances de Représentation du Personnel de la Société ALKERN France signé à l’unanimité en date du 13 octobre 2020.

Cet accord prévoit :

• La définition des établissements sociaux de la Société ALKERN France et la mise en place par élection des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement (CSEE) correspondants

• La mise en place d’un Comité Social et Economique Central (CSEC) ALKERN France issu des désignations effectuées par les CSEE ainsi que les Commissions affiliées

• Le fonctionnement et les attributions des instances précitées

• Ainsi que des dispositions relatives à la mise en place de ces instances dont notamment un protocole électoral Cadre et la prorogation des mandats des instances d’entreprise existantes jusqu’au 31 mars 2021 et des instances Groupe jusqu’au 30 juin 2021.

Le présent protocole électoral s’insère dans le cadre de cet accord pour la mise en place des instances de représentation du Personnel de la Société ALKERN France.

La direction souhaitant développer des modalités de vote efficace a convoqué les organisations syndicales de l’entreprise à une réunion de présentation d’un dispositif de vote électronique. Elle a ensuite convoqué par mail du 12 janvier et par courrier le 11 janvier 2021 les organisations syndicales à 2 réunions qui se sont tenues le 26 janvier et le 3 février 2021.

Article 1 - Nombre et répartition des sièges & Collèges électoraux

1.1 Décompte des effectifs 

Le décompte des effectifs est réalisé selon les modalités légales précisées dans l’accord du 13 octobre 2020 à l’article 11.1.

Il figure en annexe 1 en date du 31 décembre 2020.

1.2 Nombre de sièges à pourvoir :

Le nombre de siège à pourvoir par CSEE est défini selon les modalités légales précisées dans l’accord du 13 octobre 2020 à l’article 11.2.

Il figure en annexe 2.

1.3 Composition des collèges

La composition des collèges pour les élections est définie dans l’accord du 13 octobre 2020 à l’article 11.3.

1.4 Répartition des sièges par collège

La répartition des sièges par collèges se réalise selon les règles figurant à l’accord du 13 octobre 2020 article 11.4.

Elle figure en annexe 2.

La composition des listes de candidats de chaque collège devra, autant que faire se peut, respecter les dispositions issues de l'article de la Loi REBSAMEN (représentativité équilibré hommes/femmes).

Article 2 – Vote électronique

Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection des comités sociaux et économiques d’établissement et d’augmenter la participation des salariés, les parties ont convenu, par accord dédié et préalable à la signature du présent Protocole d’Accord Pré-électoral (PAP), d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.

A cet effet, l’accord susvisé et son cahier des charges sont annexés (annexe 3) au présent PAP et comportent notamment des dispositions relatives :

• aux modalités de vote applicables ;

• à la confidentialité des données ;

• au contrôle du fonctionnement du système.

2.1 Dispositions générales

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance pour les salariés munis d'un accès internet ou sur le lieu de travail sur le site d'appartenance des salariés qui seront munis d'un poste en libre accès selon des modalités définies sur chacun des sites qui seront portées à la connaissance des salariés dans l'affichage concernant l'organisation du vote. 

2.2 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties ont convenu, par accord dédié et préalable à la signature du présent Protocole d’Accord Pré-électoral (PAP), que le recours au vote électronique est exclusif. Le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc exclu.

2.3 Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe de l’accord autorisant le recours au vote électronique.

Le prestataire retenu est :

People Vox SAS

2 Allée du Niger – 31000 Toulouse (France)

Contact : Jérémy QUOT

Courriel : jquot@people-vox.com

Tel:+33(0)631847042

Le descriptif technique de la plateforme de People Vox figure en annexe 4 du présent PAP.

2.4 Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction de l’entreprise le logo de son organisation. Cette dernière le transmettra alors au prestataire en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

2.5 Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

2.6 Assistance

Le vote électronique sera mis en place avec une assistance

• du prestataire choisi,

• de la Direction des ressources Humaines et/ou du management de l’entreprise. Les modalités de cette assistance seront définies et affichées site par site.

Chaque site disposera d’un téléphone permettant l’accès à cette assistance.

Il est convenu que le salarié, s’il le souhaite, pourra utiliser l’assistance d’une personne de son choix appartenant à l’entreprise pour voter sur son site.

Article 3 – Calendrier du 1^er tour

3.1 Publication des listes électorales

Les listes électorales par collège seront transmises aux Organisations Syndicales le vendredi 30 janvier 2021 au plus tard et affichées le vendredi 12 février 2021, précisant pour chaque salarié électeur et/ou éligible : établissement, nom, prénom, collège, date de naissance, date d’ancienneté.

Les réclamations éventuelles devront être adressées dans les 3 jours suivant cet affichage. Une actualisation des listes électorale sera opérée au plus tard le lundi 1^er mars 2021.

3.2 Dépôt des candidatures au 1^er tour

Au premier tour, seules les organisations syndicales représentatives sont habilitées à présenter des candidatures. La date limite de dépôt de candidatures est fixée au vendredi 19 février 2021 à midi pour le 1^er tour.

Les listes de candidats en distinguant titulaires et suppléants, seront déposées contre accusé de réception au service RH à Christine DI BENEDETTO, soit :

• par courrier : EUROBETON INDUSTRIE – A l’attention de Christine Di Benedetto - ZAC du Nouveau Monde Nord - 57300 HAGONDANGE

• par e-mail : christine.dibenedetto@alkern.fr

• par courrier remis en main propre au Responsable de Site qui se chargera de scanner le courrier et l’envoyer par mail à Christine Di Benedetto

Les candidatures seront affichées le lundi 22 février 2021.

3.3 Propagande syndicale

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, précisées ci-dessous.

Ainsi, ces documents devront obligatoirement respecter les formats et dimensions suivantes :

Logo	Format JPEG ou JPG ou PNG ou SVG	Poids maximum de l’image : 500 Ko
Tract syndical	Format PDF, en couleur, sans lien hypertexte, sur une ou deux pages maximum	Poids maximum du fichier : 2 Mo

La date limite de transmission des professions de foi (tract syndical) est fixée au lundi 1^er mars 2021 en transmettant le document par e-mail à Christine Di Benedetto (christine.dibenedetto@alkern.fr), qui le fera suivre aux équipes du prestataire de vote électronique.

Par ailleurs, compte tenu du contexte particulier lié à la fusion des entreprises et à la restructuration du périmètre des instances, les membres des CSE prorogés jusqu’au 31 mars 2021 pourront se déplacer sur l’ensemble des sites constituant l’établissement social auquel ils sont rattachés pour réaliser leur campagne électorale jusqu’au mardi 2 mars 2021. Ces déplacements dérogatoires doivent s’effectuer dans le respect de la législation et la campagne s’effectuer dans les règles légales et le respect de l’organisation du travail des sites.

3.4 Dates et heures du premier tour de scrutin

Le premier tour des élections aura lieu du jeudi 4 mars 2021 à 8 heures au mardi 9 mars 2021 à 17 heures.

L’envoi des codes d’accès à la plateforme de vote sera réalisé par voie postale ou mail auprès des salariés, en date du lundi 22 février 2021 puis au plus tard au 1^er mars en cas de réactualisation des listes électorales.

3.5 Bureau de vote

Le bureau de vote est unique par CSEE pour l’ensemble des collèges électoraux et l’ensemble des scrutins (titulaires et suppléants). Il est composé de trois électeurs : deux électeurs les plus âgés présents dans l'entreprise et le plus jeune présent à l'ouverture et qui acceptent cette fonction. La présidence appartenant au plus âgé.

Le bureau de vote sera formé à sa mission en date du mercredi 3 mars 2021.

3.6 Dépouillement et affichage des résultats

Le dépouillement aura lieu le mardi 9 mars 2021 à 17 heures. A l’issue de ce dépouillement, un procès-verbal définitif sera établi.

Un affichage des résultats du premier tour sera réalisé le mercredi 10 mars 2021.

Article 4 – Calendrier du 2^ème tour

Le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes :

• les syndicats n’ont présenté aucun candidat ;

• le quorum n’a pas été atteint ;

• les sièges n’ont pas tous été pourvus.

4.1 Dépôt des candidatures au 2^ème tour

Les candidatures présentées par un syndicat au 1^er tour seront considérées comme maintenues au 2^ème tour (sauf modifications) sans qu’il soit nécessaire de déposer de nouveau les listes de candidatures syndicales.

Au second tour, les candidatures non syndiquées peuvent se positionner. La date limite de dépôt de candidatures est fixée au mardi 16 mars 2021 à midi pour le 2^ème tour.

Les listes de candidats en distinguant titulaires et suppléants, seront déposées contre accusé de réception au service RH à Christine DI BENEDETTO, soit :

• par courrier : EUROBETON INDUSTRIE – A l’attention de Christine Di Benedetto - ZAC du Nouveau Monde Nord - 57300 HAGONDANGE

• par e-mail : christine.dibenedetto@alkern.fr

• par courrier remis en main propre au Responsable de Site qui se chargera de scanner le courrier et l’envoyer par mail à Christine Di Benedetto

Les candidatures seront affichées le mercredi 17 mars 2021.

4.2 Dates et heures du second tour de scrutin

Le second tour des élections aura lieu du jeudi 18 mars 2021 à 8 heures au mardi 23 mars 2021 à 17 heures.

Un courrier ou un mail sera envoyé le jeudi 11 mars 2021 aux électeurs pour un rappel de l’organisation du second tour.

Les électeurs recevront le jeudi 18 mars 2021 à 8 heures un mail émanant de People Vox pour les informer de l’ouverture de ce 2^ème tour. Les codes d’accès restent identiques entre le 1^er et le 2^ème tour de scrutin.

4.3 Bureau de vote

Le bureau de vote au second tour est le même qu’au 1^er tour. Le bureau de vote sera à nouveau formé à sa mission en date du mercredi 17 mars 2021.

4.4 Dépouillement et affichage des résultats

Le dépouillement aura lieu le mardi 22 mars 2021 à 17 heures. A l’issue de ce dépouillement, un procès-verbal définitif sera établi.

Un affichage des résultats de ce second tour sera réalisé le mercredi 24 mars 2021, une copie sera par ailleurs transmise à chaque organisation syndicale ayant signé le présent protocole.

Par ailleurs, dans les quinze jours de l'élection, une communication du procès-verbal sera faite en double exemplaire auprès de l’Inspection du travail. Un exemplaire sera adressé au CTEP-TSA 79104- 76934 ROUEN CEDEX 9

Article 5 - Vote par correspondance

Compte tenu des modalités du vote électronique, accessible par internet, il n’est pas prévu de vote par correspondance.

Article 6 – Durée et publicité du protocole

Le présent accord n’est conclu que pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus. Il est donc valable pour toute élection à venir au cours du mandat (élections partielles) sauf dénonciation.

Le présent protocole fera l’objet d’un affichage dès sa signature, une copie sera communiquée aux organisations syndicales signataires.

Fait à Harnes, Le 3 février 2021

Pour ALKERN France

Madame Sophie POMIES

Pour les ORGANISATIONS SYNDICALES

FO Monsieur Christophe RUFFAULT

Monsieur Julien JAMET

CFDT Monsieur Mourad HAMDANY

Monsieur Jean Yves DOUDIES

Monsieur Jean Pierre SCHUSTER

Monsieur Pascal GANTIER

CFE CGC M Bernard GOZZO

ANNEXE 1

EFFECTIFS AU 31 DECEMBRE 2020

ANNEXE 2

COMPOSITION DES CSEE

ANNEXE 3

ACCORD AUTORISANT LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE ET CAHIER DES CHARGES

ANNEXE 4

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

PEOPLE VOX

1. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Article 1 – Expertise du système de vote

Le système de vote proposé par People Vox a été soumis, préalablement à sa mise en place, à une expertise indépendante réalisée par le cabinet Demaeter.

Article 2 – Intégration des caractéristiques de l’élection dans le système de vote

Dès la création du projet, le personnel du prestataire en charge de la gestion de l’élection pour le compte du client peut débuter le paramétrage du vote.

En tant qu’Administrateur, il est autorisé à définir les caractéristiques suivantes :

• Informations concernant l’entreprise : raison sociale, n° SIRET, adresse, n° IDCC, coordonnées de son représentant en charge de l’organisation des élections.

• Informations concernant les établissements, le cas échéant : nom de l’établissement, n° de SIRET, adresse, coordonnées du représentant de l’établissement en charge des élections (si différent de celui désigné au niveau de l’entreprise).

• Nombre et composition des collèges électoraux.

• Intégration de la Base électorale : civilité, prénom, nom, adresse postale, adresse mail professionnelle (le cas échéant), matricule, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, catégorie professionnelle de chaque électeur, collège électoral d’appartenance et selon le choix du client : ville de naissance, montant du salaire net perçu le mois précédant le 1er tour, 3 derniers chiffres du numéro de sécurité sociale, 4 derniers caractères du numéro IBAN.

• Liste des candidats : nom de la liste, slogan (le cas échéant), logo de la liste, civilité, nom et prénom des candidats y étant attachés.

• Composition des bureaux de vote : nom, prénom, mail professionnel ou personnel et fonction des membres au sein du bureau (président ou assesseur).

Article 3 – Cartes électorales

Avant l’ouverture du premier tour de scrutin, le prestataire procède à l’expédition, par voie postale au domicile de chaque électeur ou par envoi de mail, des cartes électorales contenant l’identifiant de connexion à la plateforme de vote.

Les identifiants propres à chaque électeur sont générés aléatoirement par la plateforme People Vox. Le prestataire et la Société n’ont jamais connaissance du contenu des cartes électorales.

Les identifiants ainsi générés sont strictement personnels et confidentiels.

Les cartes électorales comportent les informations suivantes :

• informations relatives à l’élection : dates et horaires d’ouverture et de fermeture du scrutin ;

• adresse URL du site de vote en ligne (https://www.mon-vote.fr/) ;

• code élection permettant l’identification du projet de vote de l’entreprise sur la plateforme ;

• identifiant de connexion.

Une notice d’information détaillant les étapes à respecter pour voter sur la plateforme People Vox sera intégrée à chaque carte électorale (mail ou courrier).

Article 4 – Formation sur le système de vote

Préalablement à l’ouverture du scrutin, les membres de chaque bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote People Vox.

Cette formation sera menée, à distance, par le personnel du prestataire lors de la réunion de formation, de génération des clés de déchiffrement, de tests et de scellement du système de vote (cérémonie d’ouverture du 1er tour).

Article 5 – Génération des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement des membres des bureaux de vote seront générées, préalablement à l’ouverture du scrutin, lors de la réunion de formation, de génération des clés de déchiffrement, de tests et de scellement du système de vote.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, trois clés seront générées par bureau de vote constitué.

Les clés de déchiffrement seront générées de la façon suivante :

• Le président du bureau de vote et un des assesseurs se connectent à la plateforme People Vox et accèdent à l’interface de création des clés de déchiffrement ;

• Ils génèrent les codes permettant le dépouillement de l’urne et les déplacent sur chacune des clés USB qui auront été préalablement transmises par People Vox au responsable de la Société en vue de la réunion ;

• Une fois les clés USB de déchiffrement générées, trois parmi elles sont remises à chacun des membres du bureau vote tandis que la dernière, comportant la clé de sauvegarde, est placée sous scellés par le responsable de la Société dans l’enveloppe sécurisée destinée à cet effet et préalablement transmise par le prestataire.

La clé de sauvegarde devra être conservée et placée sous la surveillance du responsable de la Société, ou de la personne en charge des élections qu’il aura désigné à cet effet.

Les clés de déchiffrement générées avant l’ouverture du premier tour de scrutin seront réutilisables en cas de survenance d’un second tour. Ainsi, elles pourront déchiffrer les résultats des deux tours des élections. En revanche, les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu’une fois les votes clos et le scellement du système de vote contrôlé par la cellule d’assistance technique. Ainsi, il ne sera pas possible de déchiffrer le contenu de l’urne avant que le scrutin ne soit terminé et donc accéder à des résultats partiels.

Article 6 – Tests du système de vote

Au cours de la réunion de formation, de génération des clés de déchiffrement, de tests et de scellement du système de vote, la cellule d’assistance technique procèdera à des tests dits à blanc :

• test de la plateforme de vote ;

• test du logiciel de dépouillement.

A l’issue de ces deux contrôles, la cellule d’assistance technique vérifiera que l’urne est bien vide. Le système de vote électronique sera alors scellé. Des empreintes numériques sont alors prises sur l’ensemble des éléments de l’élection : listes électorales, listes de candidats, liste d’émargement et code source de l’application. Elles seront comparées lors de la réunion de dépouillement afin de prouver l’intangibilité du système de vote et de ses données pendant l’élection.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, seront libres d’assister à ces tests les représentants des listes de candidats. Ils devront avoir été expressément désignés comme tels au moment du dépôt des listes auprès de la Direction. Le représentant de la Direction présent à la réunion devra s’assurer de l’identité des représentants de liste ayant décidé d’y participer. Ces derniers seront alors tenus d’émarger le procès-verbal de réunion certifiant de la réalisation des contrôles précités.

Article 6 – Contrôle des opérations électorales

Au cours du processus électoral, divers acteurs internes et externes à l’entreprise seront amenés à s’assurer du bon déroulement des élections.

Article 6.1 – Bureau de vote

Le bureau de vote est compétent pour s’assurer de la régularité et du secret du vote. Il est également chargé de proclamer les résultats.

Au titre de leurs différentes missions, les membres du bureau de vote seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition des listes d’électeurs, composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi), liste d’émargement, journal des événements intervenus pendant le scrutin et empreintes numériques attestant d’intégrité du système de vote.

Article 6.2 – Représentants de liste

Les représentants des listes de candidats ne bénéficient pas d’un accès privilégié à la plateforme de vote au même titre que les membres du bureau de vote. Cependant, sur leur compte électeur, ils sont en mesure de contrôler les informations mises à disposition de tous les électeurs, soit : la liste électorale correspondant à leur collège électoral, les listes de candidats et les documents rattachés aux listes de candidats (profession de foi).

Les représentants de listes de candidats pourront également assister aux tests à blanc effectués sur le système de vote par la cellule d’assistance technique.

Article 6.3 – Représentant du prestataire

Le représentant du prestataire s’assure, pendant toute la durée des élections, du bon fonctionnement du système de vote électronique.

A ce titre, il a accès aux informations suivantes : données contenues dans la Base électorale, listes électorales, listes de candidats, documents attachés aux listes de candidats (logo, professions de foi), composition du bureau de vote, documents liés à l’élection (protocole d’accord préélectoral, affichages…).

En plus de sa mission de surveillance du système de vote électronique, le représentant du prestataire accompagne le représentant de l’entreprise en charge des élections dans le déroulement de son scrutin (conseil, rédaction des documents légaux, gestion de la communication interne et externe à l’entreprise…).

Article 7 – Conservation et destruction des fichiers supports

Le prestataire conservera dans une archive scellée, jusqu’à l’expiration d’un délai de 30 jours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de 30 jours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à

la destruction des fichiers supports et transmettra une attestation de destruction des données au représentant de l’entreprise en charge des élections.

Article 8 – Accessibilité du système de vote électronique

Le système de vote électronique People Vox est accessible sur tout ordinateur équipé d’une connexion Internet.

Les navigateurs Internet compatibles avec la plateforme de vote sont les suivants :

• Chrome : v37.0 (2014) et suivantes

• Safari : v10.1 (2017) et suivantes

• Mozilla Firefox : v34.0 (2014) et suivantes

• Opera : v24.0 (2014) et suivantes

• Edge : v12 et suivantes

• Android : v37.0 et suivantes

• Chrome for Android : v37.0 et suivantes

• Firefox for Android : v34.0 et suivantes

• Opera for Android : v24.0 et suivantes

• Safari on iOS : v10.3 et suivantes

• Samsung Internet : v3.0 et suivantes

Dès réception de leur identifiant, les électeurs pourront se connecter à la plateforme de vote :

• avant l’ouverture du vote afin de consulter les informations mises à leur disposition (date et heure d’ouverture du scrutin, liste électorale d’appartenance, listes de candidats déjà paramétrées) ;

• pendant la période de vote définie dans le protocole d’accord préélectoral afin d’exprimer leur vote ;

• dès le dépouillement réalisé afin de consulter les résultats de l’élection à laquelle ils ont participé.

2. DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 1 – Authentification et connexion à la plateforme de vote

Pour pouvoir voter, les électeurs doivent saisir dans la barre d’adresse de leur navigateur Internet l’URL indiqué dans le courrier (ou dans le mail).

Les électeurs sont d’abord invités à renseigner dans un champ dédié le « code élection » qui leur aura été communiqué avec leur identifiant personnel. Ce code est nécessaire à l’identification du projet d’élection rattaché à leur entreprise et permet ainsi de rediriger les électeurs sur une page d’authentification dédiée et personnalisée.

Une fois redirigé à l’aide du « code élection », l’électeur doit saisir son identifiant de connexion confidentiel dans le champ correspondant du cadre d’authentification.

A chacune de ses connexions, l’électeur devra répondre à une ou plusieurs questions-défis d’authentification non triviales, issues de données personnelles communiquées par la société au sein de sa Base électorale. Un numéro de téléphone portable sera demandé à l’électeur. Il recevra alors un mot de passe temporaire qui, une fois renseigné, lui permettra d’accéder à son panel de vote.

Article 2 – Procédure de réédition des codes

En cas de perte ou de non-réception de son identifiant, l’électeur pourra regénérer de nouveaux codes d’accès selon une procédure sécurisée.

La demande de réédition des codes d’accès se fait par le biais d’un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion du site de vote (https://www.mon-vote.com/). Il faudra cependant que l’électeur ait connaissance de son code élection, ou bien qu’il le demande à une personne de la cellule d’assistance technique (membre des bureaux de vote, gestionnaire RH, prestataire People Vox).

Pour récupérer ses codes, l’électeur devra renseigner son nom, son prénom et les questions-défis d’authentification afin de permettre son identification par le système de vote électronique. Il recevra alors un nouvel identifiant sur le numéro de téléphone renseigné lors de sa première connexion.

Si l’électeur n’a jamais reçu sa carte électorale ou s’il a égaré son identifiant avant sa première connexion à la plateforme, il devra se rapprocher du gestionnaire de l’élection de son entreprise pour lui communiquer un numéro de téléphone portable, qui sera transmis au prestataire People Vox et sur lequel il pourra recevoir son nouvel identifiant.

Le nouvel identifiant est alors envoyé par SMS. Une fois celui-ci saisi dans le formulaire, l’électeur recevra un mot de passe temporaire sur le même numéro de téléphone renseigné.

A défaut d’identification par la plateforme, l’électeur sera invité à se rapprocher du représentant de la société en charge des élections, ou à People Vox, afin que ce dernier procède à la vérification de sa demande.

Article 3 – Ouverture et fermeture du scrutin

A la date et aux heures fixées dans le protocole d’accord préélectoral, le vote est clos et il n’est alors plus possible pour un électeur, qui n’aurait pas encore participé à l’élection, de voter.

Article 4 – Consultation des listes d’émargement

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux seuls membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les listes d’émargement, distinctes par scrutin et par collège électoral, mentionneront la date et l’heure de chaque vote enregistré dans le système de vote électronique.

Article 5 – Dépouillement du scrutin

Les membres du bureau de vote, le représentant de l’entreprise, le représentant du prestataire et, s’ils souhaitent être présents, les représentants de listes se réunissent afin de procéder au dépouillement des urnes.

Pour pouvoir dépouiller l’urne, les membres du bureau de vote se connectent à la plateforme de vote et insèrent deux des trois clés USB de déchiffrement détenues en leur possession.

Une fois les clés reconnues par le système, la cellule d’assistance technique vérifie que les différentes empreintes numériques relevées à l’issue du scrutin sont identiques à celles constatées lors de la réunion de formation, de génération des clés de déchiffrement, de tests et de scellement du système de vote. Si tel est le cas, le bureau de vote autorise le descellement de l’urne et les résultats s’affichent immédiatement à l’écran.

Pour chaque collège électoral, il sera d’abord procédé au dépouillement de l’urne des titulaires avant celle des suppléants.

Article 6 – Affichage des résultats

Une fois l’urne déverrouillée par l’insertion des clés de déchiffrement, les résultats s’affichent instantanément à l’écran. Pour chaque collège électoral, apparaissent les informations suivantes :

• dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin ;

• nombre d’électeurs inscrits ;

• nombre de votants ;

• nombre de bulletins blancs ;

• nombre de suffrages valablement exprimés ;

• quorum atteint ou non ;

• nombre de listes de candidats présentées ;

• nombre de sièges à pourvoir ;

• quotient électoral ;

• nom et prénom de chaque candidat ;

• nom du syndicat ou de la liste commune auquel le candidat est rattaché ;

• nom de l’organisation syndicale d’affiliation du syndicat ;

• nombre de bulletins recueillis par chaque liste ;

• nombre de voix obtenues par chaque candidat ;

• total des voix recueillies par les candidats de chaque liste ;

• nombre de candidats présentés par chaque liste ;

• moyenne des voix de chaque liste ;

• nombre de sièges attribués à chaque liste ;

• identification des candidats élus ;

• nombre de candidats élus par liste.

Article 7 – Edition des procès-verbaux

Une fois les résultats du scrutin consultés et approuvés par les membres du bureau de vote, les procès-verbaux sont édités numériquement par People Vox à partir des informations précédemment listées. Les membres du bureau de vote procèdent alors à la vérification de leur contenu.

Les procès-verbaux sont ensuite imprimés en trois exemplaires et signés par l’ensemble des membres du bureau de vote.

Dès l’établissement des procès-verbaux, le président du bureau de vote proclamera publiquement les résultats au cours de la réunion de dépouillement.

Article 8 – Signature de la liste d’émargement

Parallèlement à la génération des procès-verbaux, les membres du bureau de vote téléchargent la liste d’émargement mise à leur disposition sur la plateforme People Vox. Ils l’impriment et y apposent leur signature.

Article 9 – Archivage des résultats

A l’issue du processus électoral, le contenu des urnes, les listes d’émargement, les résultats des élections, le paramétrage des élections et l’intégralité des programmes sources de la plateforme de vote électronique seront archivés par People Vox au sein de ses serveurs. Ces éléments seront figés, horodatés et scellés.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, à l’expiration du délai de recours ou, en cas de contestation, au jour où la décision juridictionnelle sera devenue définitive, l’ensemble des archives conservées par People Vox seront détruites.