Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de la société Domoti VAD" chez DOMOTI VAD (Siège)

Accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de la société XXX

Préambule

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Il s’agit d’un sujet récurrent au sein du XXX et dont la mise en œuvre a dû être accélérée. En effet, en réponse à une crise sanitaire sans précédent, le Gouvernement a imposé aux entreprises la mise en place du télétravail à toutes les activités qui le permettaient au mois de mars 2020. Cette nouvelle organisation du travail s’est donc mise en place rapidement et une Charte de télétravail a été rédigée en septembre 2020.

Un an plus tard, une enquête a été menée auprès de tous les salariés et a démontré l’envie de la majorité d’entre eux de continuer à bénéficier du télétravail de façon pérenne, cette organisation étant perçue comme une source d’amélioration de la qualité de vie au travail. Les salariés expriment un meilleur équilibre vie privée/vie professionnel, une plus grande autonomie, une meilleure concentration et apprécient l’économie de frais ou de temps de trajets.

Le télétravail permettra également une meilleure attractivité des entreprises du Groupe car c’est une organisation appréciée entre autre par la « jeune » génération et par les candidats occupants des métiers émergeants : informatique, digital, web, … Cette nouvelle organisation du travail est d’ailleurs cohérente avec la stratégie de transformation digitale de l’entreprise.

Cet accord a donc pour objectifs de fixer, avec les représentants syndicaux les modalités de mise en place de cette organisation au sein de la société XXX.

1. Conditions de passage en télétravail

1. Conditions d’éligibilité

Afin de pouvoir effectuer du télétravail, le salarié doit avoir une ancienneté d’un minimum de deux mois sur son poste. Cela permettra au nouveau salarié de pouvoir bénéficier d’une formation efficace à son nouveau poste sur site. Cette durée pourra éventuellement être adaptée en concertation avec le manager.

Le télétravail concerne toutes les formes de contrat (CDI, CDD, alternance, …). Cependant, une attention particulière devra être portée aux collaborateurs en alternance, qu’ils soient en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage. En effet, l’objectif de tels contrats est la formation de l’étudiant en entreprise. Un accompagnement de son tuteur est indispensable et il ne doit pas être biaisé par le télétravail.

2. Activités concernées

Il appartient au manager de définir les activités télétravaillables dans son service en trois étapes :

• La première consiste à lister les principales activités de chaque fonction ou métier.

• La seconde consiste à évaluer pour chacune de ces activités les freins et les difficultés éventuelles du télétravail pour l’entreprise, le client ou le collaborateur.

• La dernière consiste à identifier les moyens et conditions qui peuvent être mise en œuvre pour lever ces freins et difficultés : matériel, connexion, formation, …

Si de bonnes conditions sont réunies pour pouvoir effectuer des activités en télétravail, ce dernier pourra être organisé selon les modalités suivantes.

2. Modalités d’acceptation du salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

1. Double volontariat

La demande de télétravail émanera du salarié mais devra être acceptée également par son manager. Il faudra obligatoirement l’accord des deux parties pour que le salarié puisse bénéficier du télétravail.

2. refus du télétravail par l’employeur

L’employeur est en droit de refuser la mise en place du télétravail. Il devra motiver son choix auprès du collaborateur concerné.

Ce choix peut être lié aux activités du salarié qui ne sont pas compatibles avec le télétravail suite à l’analyse des activités concernées. Il peut également être lié à d’autres facteurs qui ne concernent que le salarié demandeur : productivité insuffisante, mauvaise communication avec l’équipe, mauvaise connexion internet, … ou tout autre motif légitime déterminé par le manager.

3. Forme de l’accord

Le salarié devra formuler sa demande par écrit (par mail ou par courrier). L’employeur devra répondre dans le délai d’un mois suivant le même formalisme.

4. Note d’information au salarié

Une fois que l’acceptation des deux parties a été donnée, le salarié recevra une note d’information qui aura pour objectif de lui résumer toutes les règles applicables en télétravail.

5. Réversibilité

A tout moment, le manager pourra décider de ne plus accorder de télétravail au salarié. Cette décision devra être justifiée au salarié lors d’un entretien. Cette décision pourra reposer notamment sur :

• Le changement des conditions de travail rendant ce dernier impossible à mettre en place.

• Le non-respect des règles applicables au télétravail.

• Les difficultés du salarié à réaliser correctement son activité en télétravail.

• Une mauvaise communication avec l’équipe en télétravail.

• Tout autre motif légitime pourra être invoqué par le manager.

Un mail ou un courrier récapitulatif sera envoyé au salarié afin d’acter cette décision.

Cette réversibilité pourra être ponctuelle ou définitive.

Le salarié pourra à tout moment renoncer au télétravail, il en informera alors son manager par écrit. Dans le cas où il souhaiterait à nouveau bénéficier de cette organisation du travail, il formulera une nouvelle demande.

6. Délai de prévenance pour retour sur site

Tout salarié en télétravail doit, à la demande de son manager, pouvoir se rendre sur site alors qu’une journée de télétravail a été initialement prévue.

Aucun délai de prévenance ne doit être respectée par le manager, même s’il est recommandé, sauf en cas d’urgence, de prévenir le salarié dans un délai raisonnable pour que ce dernier puisse s’organiser pour sa venue sur son lieu de travail.

3. Circonstances exceptionnelles de recours au télétravail

Certaines circonstances exceptionnelles pourront nécessiter la mise en place du télétravail en dehors des modalités décrites précédemment.

1. Episode de pollution

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du code de l’environnement, lorsque les normes de qualité de l'air ne sont pas respectées ou risquent de ne pas l'être, le préfet en informe immédiatement le public sous certaines modalités et prend des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets de la pointe de pollution sur la population.

Le télétravail à 100% pourra donc être rendu obligatoire pour toutes les activités télétravaillables déterminées. Le salarié ne pourra pas refuser sa mise en œuvre mais certaines circonstances particulières pourront être analysées au cas par cas.

Le manager informera les salariés concernés des modalités de mise en œuvre et notamment de la date de début et de fin de cette mesure exceptionnelle.

2. Crise sanitaire

En cas de crise sanitaire et par décision du Gouvernement, le télétravail pourra également être imposé à 100% pour toutes les activités télétravaillables déterminées. Le salarié ne pourra pas refuser sa mise en œuvre mais certaines circonstances particulières pourront être analysées au cas par cas.

L’employeur s’engage à tenir informés ses collaborateurs sur l’évolution de la crise et l’évolution des modalités de télétravail obligatoire imposées par le Gouvernement.

3. Maladie ou handicap temporaire

En cas de maladie ou de handicap temporaire, le télétravail pourra être accordé au salarié qui souhaite continuer à travailler.

Cette possibilité sera ouverte uniquement à la demande du salarié et validée par la médecine du travail afin de s’assurer que le collaborateur est apte à occuper son poste en télétravail.

Cette possibilité n’a pas vocation à être pérenne dans le temps. L’analyse de l’évolution de la situation du salarié sera effectuée régulièrement en concertation avec le manager, le service ressources humaines et les services de santé au travail.

4. Aidants familiaux

L’aidant familial apporte un soutien à une personne dépendante dans l’accomplissement des actes essentiels de la vie courante ou qui a besoin d’une surveillance quotidienne et régulière. Il peut s’agir d’un proche en situation de handicap, en fin de vie ou malade.

Il peut être :

• Le conjoint

• Le concubin

• Le partenaire pacsé

• L’ascendant (parents, grands-parents…)

• Le descendant (enfants, petits-enfants…)

• Le collatéral jusqu’au 4ème degré (frères, sœurs, neveux…)

• Toute personne qui entretient des liens étroits et stables avec l’aidé

Un justificatif d’un professionnel de santé indiquant la nécessité de la personne dépendante d’être accompagnée au quotidien par le salarié devra être fourni au service ressources humaines.

Le Gouvernement ayant défini comme une priorité nationale la préservation des aidants familiaux, l’article L1222-9 du Code du travail impose à l’employeur d’étudier avec sérieux les demandes de télétravail émanant des proches aidants et de motiver le refus de passage au télétravail si c’est le cas.

Le télétravail permet dans cette situation :

• De ne pas laisser son proche seul et ainsi limiter les risques d’anxiété du collaborateur.

• De décaler ses horaires afin d’accompagner le proche à ses examens médicaux.

• Eliminer la crainte d’être appelé à tout moment pour une urgence liée au proche.

Les modalités de télétravail seront définies en concertation entre l’employeur et le salarié et seront formalisées par écrit. Le retour à une situation de travail normale sera lui aussi formalisé par écrit.

5. Grossesse

Dès la déclaration de sa grossesse auprès de son employeur, la salariée pourra bénéficier en accord avec son manager d’un recours au télétravail renforcé. Les modalités particulières de ce recours seront déterminées d’un commun accord et formalisées par écrit.

A la suite du congé maternité, la salariée retrouvera d’office des conditions normales du télétravail.

6. Intémpéries

De mauvaises conditions climatiques (épisode neigeux par exemple) peuvent entraver ou rendre dangereuse la circulation. Dans ce cas, le recours au télétravail renforcé sera étudié par la Direction. Ce recours éventuel sera applicable à l’ensemble des salariés éligible à ce mode de travail.

7. Grèves

Certaines grèves nationales ou locales peuvent amener des perturbations sur les réseaux routiers, ce qui peut entraver la venue des salariés sur leur lieu de travail. Dans ce cas la Direction pourra décider un recours exceptionnel au télétravail.

D’une façon générale, toute situation particulière pourra faire l’objet d’un aménagement occasionnel du télétravail.

4. Organisation du télétravail

1. Maintien du lien de subordination

Le lien de subordination est inhérent à tout contrat de travail et persiste en cas de télétravail. Il désigne le fait, pour un salarié, de devoir se conformer aux instructions de l’employeur et de réaliser le travail confié par ce dernier.

Toute insubordination du salarié en situation de télétravail pourra être sanctionnée de la même manière que lorsque le salarié travaille sur site.

2. Durée du travail et temps de repos

Les durées de travail et temps de repos légaux devront être respectés. Pour rappel la convention collective de la vente à distance impose une durée de travail journalier maximum de 9 heures par jour. La loi prévoit de son côté un droit de repos entre deux journées de travail de 11 heures minimum.

Ces durées doivent être respectées par les collaborateurs et contrôlées par les managers.

3. Horaires

Les horaires de travail sont fixés librement par l’employeur.

Ces derniers sont applicables même en situation de télétravail. Le manager pourra contrôler que son collaborateur respecte bien cette règle.

Exceptionnellement, le salarié pourra demander une modification d’horaire comme c’est le cas également sur site. Cette modification doit être approuvée au préalable par le manager.

4. Contrôle du temps de travail, de la charge de travail, respect du droit à la déconnexion et vie privée

Le manager, à l’aide des outils informatique qui lui sont mis à disposition, contrôle le temps de travail des salariés.

Il veille également à la bonne répartition de sa charge de travail. Ce point fera l’objet d’une attention particulière, notamment au cours de l’entretien annuel.

Le salarié et le manager respectent tous deux l’accord sur le droit à la déconnexion qui leur est applicable. Cet accord reprend toutes les bonnes pratiques permettant au salarié d’avoir un bon équilibre entre sa vie privée et sa vie professionnelle.

Enfin, le manager, même en situation de télétravail de son collaborateur, se doit de respecter la sphère privée de ce dernier.

Ces points seront abordés annuellement lors d’un entretien entre le manager et le salarié.

5. Lieu d’exercice du télétravail

Le salarié devra effectuer une attestation sur l’honneur qu’il remettra au service ressources humaines. Cette dernière devra faire mention de la conformité de son logement avec les normes de sécurité. Le salarié devra également fournir une attestation d’assurance autorisant la réalisation d’activités salariées à son domicile.

Le télétravail sera suspendu sans la présentation de ces deux documents à l’issue d’un délai d’une semaine après son démarrage.

6. Equipement et usage des outils numériques

Sécurité informatique

Les salariés en télétravail s’engagent à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise. La sécurité informatique est renforcée à l’égard des télétravailleurs par la mise à disposition d’outils d’accès à distance sécurisés (accès VPN).

Les salariés en télétravail sont seuls à maîtriser leur environnement privé au sein duquel ils accompliront leur travail. Ils devront dès lors faire toute diligence pour assurer l’intégrité et la confidentialité des informations et outils mis à leur disposition, notamment en appliquant des mots de passe non connus de leur entourage privé.

Dans le respect des prescriptions de la CNIL, l’entreprise assure la protection des données utilisées par les salariés en télétravail.

L’attention du télétravailleur est attirée sur la nécessaire déclaration des fichiers nominatifs ainsi que leur utilisation réglementée. A cet effet, il doit considérer tout fichier nominatif comme confidentiel. Le télétravailleur ne peut utiliser les fichiers mis à sa disposition par l’entreprise à d’autres fins que strictement professionnelles. Le télétravailleur n’est pas autorisé à copier les logiciels mis à sa disposition. Il ne peut installer ni utiliser des copies pirates sur l’équipement professionnel mis à sa disposition. Le télétravailleur doit être particulièrement vigilant en respectant les autorisations d’accès et ne divulguant pas ses mots de passe.

Equipements

L’employeur fournit et entretient les équipements nécessaires au télétravail.

L’équipement mis à disposition est destiné à un usage professionnel uniquement, dans le cadre du télétravail ou de déplacement professionnel

Le salarié bénéficiant du télétravail se verra confier à minima: un ordinateur portable, une souris et une sacoche de transport. Un formulaire de mise à disposition du matériel confié sera à remettre au service Ressources humaines lors du prêt.

En cas de problème technique, le salarié contacte les services d’assistance technique de l’entreprise pour un dépannage à distance.

En cas d’impossibilité, le salarié informe son supérieur hiérarchique pour convenir des modalités de poursuite du travail (suspension temporaire du télétravail et retour dans les locaux de l’entreprise). Si le matériel doit être remplacé, il le sera dans les meilleurs délais.

L’ordinateur portable requiert des mesures de sécurité particulières que le télétravailleur doit respecter (rangement au domicile en dehors du temps de travail, déconnexion en cas d’orage, non exposition sans surveillance pendant les déplacements …). Le télétravailleur s’engage à apporter le plus grand soin au matériel fourni.

Il est précisé que le matériel appartenant au Groupe et utilisé par les salariés en situation de télétravail est couvert par l’assurance dommages souscrites par XXX en cas de perte, vol, destruction ou dommages collatéraux comme la dégradation de biens occasionnée par ce dernier. Néanmoins le salarié est tenu d’informer son assureur de son activité à domicile pour partie.

Cas particuliers

Les éventuelles situations particulières, en lien avec le matériel, seront étudiées au cas par cas avec le service IT et le service Ressources humaines.

Période de transition

Il est précisé que tous les télétravailleurs ne pourront être équipés du matériel dès la première année de la mise en place du télétravail.

Les salariés qui ne le sont pas se verront soit reporter la mise en place de cette organisation de travail, soit pourront, sur la base du volontariat, continuer à utiliser leur matériel personnel

7. Obligation de discrétion et de confidentialité

Pour rappel, le collaborateur en télétravail doit respecter la clause de discrétion et de confidentialité inscrite dans son contrat de travail. Cette dernière précise que le salarié s’oblige expressément :

• A observer la plus entière discrétion sur tout ce qui concerne les activités de l'entreprise et à ne communiquer aucun renseignement, de quelque nature que ce soit dont la divulgation serait susceptible de porter préjudice au XXX.

• A ne pas utiliser les données, informations et documents auxquels il/elle peut accéder à des fins autres que celles prévues par ses attributions.

• A ne divulguer ces données, informations et documents qu’aux personnes dûment autorisées en raison de leurs fonctions.

• A ne faire aucune copie de ces données, informations et documents, sauf en cas de nécessité dans le cadre de ses fonctions.

• A prendre toutes les mesures nécessaires afin d’éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse de ces données, informations ou documents.

• A prendre toutes les précautions pour assurer la sécurité des donnés, information et documents en sa possession.

• A assurer le transfert de ces données, informations et documents par le biais de moyens de communication sécurisés.

De façon générale, le salarié reconnaît expressément être lié par une obligation de discrétion absolue en ce qui concerne toutes les données, informations et documents, quelle que soit leur forme et leur nature, relatives au Groupe et à ses partenaires économiques ou prestataires.

5. Fréquence du télétravail

Un forfait de 8 jours maximum mensuels (mois civil) sera accordé aux salariés ayant été autorisés à effectuer du télétravail.

La prise de ces jours mobiles sera planifiée en concertation avec le manager.

Une procédure de demande d’utilisation de ces jours sera transmise aux salariés par leur manager si besoin.

Ces jours ne seront pas cumulables et donc pas reportables d’un mois sur l’autre. Ainsi si le salarié n’utilise pas son forfait maximum mensuel, les journées ne seront pas utilisables ultérieurement. Un nouveau forfait de 8 jours maximum sera autorisé le mois suivant.

De même, ce forfait de 8 jours maximum n’est pas un droit acquis pour le salarié mais bien une possibilité qui lui est offerte. Ainsi le salarié ne pourra pas se prévaloir d’un droit à utiliser obligatoirement ces journées auprès de son manager.

En accord avec le manager, les 8 jours seront fractionnables en demies-journées.

Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes au sein de l’entreprise, certaines situations requièrent un aménagement de ce forfait :

Salariés à temps partiels

Le nombre de jours en télétravail sera proratisée comme suit, selon la durée du travail :

• Entre 90% et 100% : pas de prorata

• Entre 60% et 80% : application d’un prorata du nombre de jours, arrondi au nombre supérieur, soit 60% = 5 jours / 70% = 6 jours / 80% = 7 jours

• Inférieur à 60% : pas de télétravail

Interruption du travail

Dans le cas d’un mois où le salarié est absent du site 5 jours consécutifs (congés, maladie…), la durée du télétravail sera réduite de 2 jours par semaine d’absence (de date à date).

Jours fériés et « ponts »

En fonction du calendrier et du nombre de jours fériés dans un même mois, la Direction pourra décider de modifier la durée du télétravail de façon à l’adapter à l’activité.

6. Frais professionnels

Les frais éventuellement engagés par le salarié dans le cadre du télétravail ne seront par principe pas pris en charge par l’employeur, le télétravail ne trouvant pas son origine dans un besoin de l’entreprise mais étant considéré comme un avantage offert au salarié, sur la base du volontariat

Les dépenses engagées exceptionnellement par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise pourront faire l’objet de demandes d’indemnisations auprès du service ressources humaines. Ces dépenses doivent avoir été au préalable validées par le manager. Aucune dépense effectuée par le salarié sans validation préalable de son manager ne sera remboursée.

7. Accompagnement des collaborateurs

1. Communication

Afin d’accompagner au quotidien les collaborateurs en télétravail et dans un cadre plus large de digitalisation de l’entreprise, l’outil collaboratif Talkspirit a été choisi. Le salarié en télétravail devra se connecter à l’outil dès sa prise de poste afin de se rendre disponible auprès de son manager et de son équipe pour communiquer.

Pour faciliter la communication avec ses collègues, il précisera son statut « en télétravail ».

2. Formations

Les collaborateurs et les managers qui le souhaitent pourront bénéficier de formation afin de les aider à gérer ce nouveau mode d’organisation du travail. Des sessions seront organisées régulièrement par le service ressources humaines.

3. Fixation des objectifs

Les managers devront fixer des objectifs clairs aux collaborateurs en télétravail afin de leur donner toutes les clés de la réussite de leurs missions.

4. Mise à disposition d’un guide

Un guide des bonnes pratiques en télétravail sera mis à disposition de tous les collaborateurs concernés.

8. Santé et sécurité en télétravail

Les dispositions légales et conventionnelles ainsi que celles figurant dans le règlement intérieur de la société portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation de télétravail. Ce dernier se doit de les respecter.

1. Evaluation des risques professionnels

L’évaluation annuelle des risques professionnels prendra en compte les risques inhérents au travail à distance.

2. Accidents du travail

Comme tout salarié, le salarié en situation de télétravail bénéficie de la législation relative aux accidents du travail et de trajet et aux maladies professionnelles. En application de l’article L. 1222-9 du Code du travail, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale.

Le salarié victime d’un accident doit informer l’entreprise par tous moyens dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 24 heures par écrit. Une enquête sera alors réalisée par le service Ressources Humaines.

3. Maintien du lien social et procédure d’alerte

Le manager doit garantir le lien social avec le salarié tout au long de sa mission en télétravail. Pour cela, il lui est fortement recommandé d’utiliser l’outil collaboratif à sa disposition : Talkspirit.

En cas de sentiment d’isolement du salarié en télétravail, ce dernier peut lancer l’alerte auprès de son manager ou des ressources humaines via n’importe quel moyen de communication à sa disposition : mail, Talkspirit ou téléphone.

4. Modalités d’accès au télétravail des travailleurs en situation de handicap

Conformément à l’article L.5213-6 du Code du Travail, l’employeur veillera au respect du principe d'égalité de traitement à l'égard des travailleurs handicapés.

L’employeur pourra prendre, en fonction des besoins dans certaines situations, les mesures appropriées pour permettre aux travailleurs handicapés d’accéder au télétravail, sous réserve que ces mesures ne soient pas disproportionnées.

5. Environnement de travail

 Le salarié s’engage à aménager un espace de travail adapté à son domicile qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un travail à distance dans des conditions normales. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

6. Assurance

Le salarié s’engage à déclarer sa situation de télétravail avec des équipements appartenant à l’entreprise auprès de sa compagnie d’assurance.

9. Date d’entrée en vigueur et durée

Le présent accord entrera en vigueur à la date du 1er janvier 2022.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

10. Bilan annuel et modalités de révision de l’accord

Chaque année, un bilan sur le recours au télétravail sera présenté aux partenaires sociaux lors des négociations annuelles obligatoires.

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L2261-7 à L2261-8 du Code du travail.

11. Publication

La publicité du présent accord se fera dans les conditions prévues à l’article D2231-2

A La Chapelle d’Armentières, le 16 décembre 2021,

Pour la Direction XXX :

Pour l’organisation syndicale CGT :