Protocole d’accord pré-électoral pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de XXX

Sommaire

Definition des parties 2

Préambule 2

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS 3

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE 3

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL 3

Article 3.1 : Nombre de sièges au CSE 3

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux 4

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux 4

Article 3.4 : Représentation équilibrée hommes/femmes sur les listes de candidats 5

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS 5

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES 5

ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS 6

Article 6.1 : Information des salariés 6

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour 6

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour 7

Article 6.4 : Professions de foi et propagande électorale 7

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE 7

ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE 7

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes 7

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes 8

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels 8

Article 8.4 : Communication des codes de vote 8

Article 8.5 : Scellement du système et formation 8

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique 9

Article 8.7 : Assistance aux électeurs 9

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET 9

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE 9

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT 10

ARTICLE 12 : PROCLAMATION 10

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR 10

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE 11

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION 12

Definition des parties

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique prévue en 2022, ci-après dénommé CSE, au sein de XXX.

ENTRE :

XXX représentée par Monsieur XXX, Directeur, dûment mandaté pour conclure les présentes,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

Organisation Syndicale CGT représentée par M. XXX ;

Organisation Syndicale CFDT représentée par Mme XXX ;

Organisation Syndicale CFTC représentée par M. XXX ;

Organisation Syndicale CFE-CGC représentée par M. XXX;

Organisation Syndicale FO représentée par Mme XXX.

d’autre part.

Préambule

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Economique et Social.

Conformément à la mesure unilatérale du 20/01/2022 intitulée Mesure unilatérale de l’employeur – Les modalités d’organisation, par vote électronique, de l’élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des représentants du personnel au Conseil d’Administration, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société XXX:.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2019-053 de la CNIL du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu le mardi 5 avril 2022.

Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le mercredi 20 avril 2022.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE

L’effectif global de référence au jour de l’élection est de XXX ETP, les contrats d’apprentissages et CDD avec le motif de remplacement salarié absent n’étant pas pris en compte.

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

Article 3.1 : Nombre de sièges au CSE

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :

• 16 titulaires et de 16 suppléants pour le Comité Social et Economique.

  Le fonctionnement du CSE et les moyens des représentants du personnel feront l’objet de négociations, à l’issue des élections professionnelles, avec les délégués syndicaux désignés.

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux

Collèges du Comité Social et Economique

Les parties conviennent de répartir le personnel entre les deux collèges de la façon suivante :

• Collège employés, comprenant :

  • Les agents occupant un emploi de niveau 1 à 4 de la classification des employés et cadres du 30/11/04 ;

  • Les agents occupant un emploi de niveau I à IV B de la grille informatique. 

• Collège cadres, comprenant :

  • Les agents occupant un emploi à partir du niveau 5A de la classification des employés et cadres du 30/11/2004 ;

  • Les agents de niveau V à X de la grille informatique ;

  • Les Agents de Direction à l’exception du Directeur régional.

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Collèges du Comité Social et Economique

Le personnel de XXX sera réparti en deux collèges de la manière suivante (données prévisionnelles au 05/04/2022, selon l’effectif de référence en ETP) :

• Collège employés : 242.28 ETP soit une proportion de 45.39 %.

• Collège cadres : 291.53 ETP soit une proportion de 54.61 %.

Ainsi, sur 16 sièges titulaires et 16 sièges suppléants à pourvoir, la répartition strictement proportionnelle aboutit à :

• Collège employés : 16 * 45.39 % = 7.2624

• Collège cadres : 16 * 54.61 % = 8.7376

En conséquence, la répartition des sièges entre les collèges électoraux est la suivante :

• Collège employés : 7 sièges titulaires et 7 sièges suppléants = 14 sièges au total ;

• Collège cadres : 9 sièges titulaires et 9 sièges suppléants = 18 sièges au total.

Article 3.4 : Représentation équilibrée hommes/femmes sur les listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre et de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale.

Article L 2314-30 du Code du travail

En vertu de ces dispositions, les listes présentées dans chaque collège électoral se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes pour chaque collège est la suivante, selon l’effectif (personnes physiques) faisant parti de l’électorat :

• Collège employés : 259 dont 218 femmes soit 84.17 % et dont 41 hommes soit 15.83% ;

• Collège cadres : 296 dont 195 femmes soit 65.88 % et dont 101 hommes soit 34.12 %.

Ainsi, la proportion de femmes et d’hommes à présenter sur chaque liste est la suivante :

• Collège employés : 6 titulaires femmes et 1 titulaire homme – 6 suppléants femmes et 1 suppléant homme ;

• Collège cadres : 6 titulaires femmes et 3 titulaires hommes – 6 suppléants femmes et 3 suppléants hommes.

Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de quatre ans.

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES

Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique.

Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’organisme et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’organisme depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le lundi 28 février 2022.

Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, âge, ancienneté, collège et éligibilité des électeurs.

L’ancienneté dans l’organisme sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS

Article 6.1 : Information des salariés

Au titre du 1er tour, la Direction adressera le lundi 28 février 2022 par mail, affichage et via l’intranet de l’organisme à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures fixées aux articles 6.2 et 6.3 ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction, trois jours ouvrés après la date limite de dépôt, soit le vendredi 18 mars 2022. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

Les résultats du 1er tour seront affichés le mardi 5 avril 2022 et diffusé sur l’intranet de l’organisme.

En cas de 2ème tour, la Direction adressera le mardi 5 avril 2022 par mail, affichage et via l’intranet de l’organisme à l’ensemble des électeurs un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction, le jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le lundi 11 avril 2022. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

La veille de la clôture du scrutin du 1er tour, soit le lundi 4 avril 2022, et, le cas échéant, la veille du scrutin du second tour, soit le mardi 19 avril 2022, un mail de relance émis par le système sera automatiquement adressé aux salariés non-votants.

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que seules les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'organisme ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Article L. 2314-5 du Code du travail

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’organisme à l'attention de Madame Elise BERTUCCI – Sous-Directrice, le mardi 15 mars 2022 à 14 heures au plus tard, par lettre recommandée, ou remise en main propre contre récépissé ou par mail avec accusé de réception.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est admise, conformément aux dispositions légales. Cependant, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

A défaut de dépôt d’une nouvelle liste, les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire et portera à sa connaissance la clé de répartition des suffrages entre chaque organisation constituant la liste commune.

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au vendredi 8 avril 2022 à 14 heures.

Article 6.4 : Professions de foi et propagande électorale

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au mardi 15 mars 2022 à 14 heures.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au vendredi 8 avril 2022 à 14 heures.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant quatre pages au maximum.

Pour le 1^er tour, la campagne électorale se déroulera entre le vendredi 18 mars (affichage des listes) et le lundi 28 mars 2022 (veille de l’ouverture du scrutin).

Pour le 2^nd tour, la campagne électorale se déroulera le lundi 11 et le jeudi 14 avril 2022.

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des deux scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'organisme.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’organisme.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 8.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera à partir du mardi 22 mars 2022 deux courriers distincts par voie postale au domicile de chaque électeur, sur deux jours différents.

Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Article 8.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par le prestataire le lundi 28 mars 2022 à 10h30.

Article R. 2314-12 du Code du travail

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement destinées au membre du bureau de vote.

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Les représentants des listes de candidats sont invités par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L’opération de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’organisme prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les organisations syndicales signataires, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 8.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur en situation de handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’organisme, les suivantes :

Du Mardi 29 mars 2022 à 10 heures au Mardi 5 avril 2022 à 14 heures.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du vendredi 15 avril 2022 à 10 heures au Mercredi 20 avril 2022 à 14 heures.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Un bureau de vote unique est constitué pour les deux collèges.

Il est constitué, parmi les électeurs, d'un représentant de chaque organisation syndicale ayant déposé une liste acceptant le rôle et étant en mesure de pouvoir se connecter en télétravail si le contexte sanitaire ne permet pas de faire le dépouillement en présentiel. Au sein du bureau ainsi constitué, la présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués au second plus âgé et ainsi de suite jusqu’au plus jeune.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Le bureau sera constitué au Siège Social de XXX à Rouen.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Il y aura autant de clefs que de membres du bureau. Il en faudra au minimum deux pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En l’absence d’au minimum deux clefs, le dépouillement ne pourra pas avoir lieu. Il sera possible avec l’accord des organisation syndicales, de reporter le dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 12 : PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• carence de candidats au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail du Siège Social de l’organisme, s’il le demande, conformément à l’article L. 2314-12 du nouveau Code du travail.

Fait à XXX, le 28/01/2022

En 6 exemplaires

Pour la Direction, Les Organisations Syndicales,

Monsieur XXXXX Pour la CGT : M. XXX

Pour la CFE-CGC : M. XXXX

Pour la CFDT : Mme XXX

Pour la CFTC : M. XXX

Pour FO : Mme XXX

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION

Dates de scrutin :

PREMIER TOUR DE SCRUTIN	SECOND TOUR DE SCRUTIN
Ouverture
Mardi 29 mars 2022 à 10h	Vendredi 15 avril 2022 à 10h
Clôture
Mardi 5 avril 2022 à 14h	Mercredi 20 avril 2022 à 14h
Dépouillement
Mardi 5 avril 2022 à partir de 14h	Mercredi 20 avril 2022 à partir de 14h

Echéances préélectorales :

PREMIER TOUR DE SCRUTIN Du Mardi 29 Mars au Mardi 5 Avril 2022	SECOND TOUR DE SCRUTIN Du Mercredi 13 Avril au Mercredi 20 Avril 2022
Information des salariés
Lundi 28 février 2022	Mardi 5 avril 2022
Dépôt des candidatures et professions de foi, logo
Mardi 15 mars 2022 à 14h	Vendredi 8 avril 2022 à 14h
Affichage des candidatures
Vendredi 18 mars 2022	Lundi 11 avril 2022
Communication par courrier des codes d’accès + notice explicative
Mardi 22 mars 2022
Réunion de scellement du système de vote + test à blanc + formation	Réunion de scellement du système de vote – A DISTANCE
Lundi 28 mars 2022 à 10h30	Mardi 12 avril 2022 à 10h30
Fin de la campagne électorale
Lundi 28 mars 2022 à 17h00	Jeudi 14 avril 2022 à 17h00