Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux moyens des instances représentatives du personnel" chez URSSAF DE NORMANDIE - UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE NORMANDIE (Siège)

Protocole d’accord relatif aux moyens des instances représentatives du personnel

Entre d’une part,

• L’Union de Recouvrement de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales Normandie représentée par son Directeur, XXX.

Et d’autre part,

• Les organisations syndicales soussignées, représentées par :

  • XXX - CFE CGC ;

  • XXX - XXX – CGT ;

  • XXX - FEC FO - XXX - SNFOCOS.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

L’URSSAF Normandie a été créé le 1^er janvier 2022.

La création de l’URSSAF Normandie le 1^er janvier 2022 a entraîné l’obligation de renégocier l’ensemble des accords collectifs applicables antérieurement dans les ex URSSAF de Basse et Haute Normandie.

Le dialogue social constitue l’un des éléments clés du bon fonctionnement de l’URSSAF Normandie.

En conséquence, les parties signataires affirment, au travers de cet accord, leur volonté de faire fructifier ce dialogue social dans une optique constructive, dans le respect de leurs prérogatives respectives et de la liberté syndicale.

L’exercice des mandats syndicaux fait partie intégrante de la vie de l’organisme. Cet exercice doit être considéré comme tel et s’inscrire dans le respect des dispositions de l’article L. 2141-5 du code du travail et des principes conventionnels. La Direction s’engage à en faciliter l’exercice au sein de l’organisme, notamment en accordant une attention particulière à la conciliation entre l’activité professionnelle des représentants du personnel au sein de leur service et l’exercice de leurs missions de représentation. Les représentants du personnel s’engagent à planifier le plus en amont possible leurs absences syndicales afin de faciliter la gestion de leur service d’appartenance.

Article 1 – HEURES SYNDICALES ET MOYENS MATERIELS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

Article 1.1 – Temps accordé pour l’exercice des missions syndicales au sein de l’organisme

Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’organisme peut désigner un délégué syndical.

De plus, l’effectif de l’organisme étant supérieur à 500 salariés, il convient d’appliquer notamment les dispositions de l’article L. 2143-4 du Code du travail : « Dans les entreprises d'au moins cinq cents salariés, tout syndicat représentatif dans l'entreprise peut désigner un délégué syndical supplémentaire s'il a obtenu un ou plusieurs élus dans le collège des ouvriers et employés lors de l'élection du comité social et économique et s'il compte au moins un élu dans l'un des deux autres collèges. Ce délégué supplémentaire est désigné parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants. »

Les délégués syndicaux bénéficient du fait de l'effectif actuel de l'URSSAF Normandie, de 24 heures par mois en vertu du code du travail et 50 heures par an selon l’article 12.7 de la CCN.

A ces dispositions légales et conventionnelles s’ajoutent les dispositions prévues à l’article 8.21 du protocole de 2008 consacré à la participation au fonctionnement des organisations syndicales. Les agents utilisant le crédit d’heures devront poser cette absence dans le portail RH et devront également en informer leurs managers.

Les heures de délégation des délégués syndicaux devront être posées via le workflow sans délai de prévenance.

Article 1.2 – Moyens matériels mis à disposition pour les déplacements en région des représentants du personnel

Pour les réunions plénières du CSE, les réunions des membres des commissions obligatoires ainsi que les réunions des délégués syndicaux à l’initiative de l’employeur, il conviendra de privilégier les transports en commun ou l’utilisation d’un véhicule de service sous réserve de disponibilité et conformément aux règles définies dans le cadre de l’utilisation des véhicules de service.

Il convient de favoriser le co-voiturage dans une démarche éco-responsable et de maitrise budgétaire.

Pour les réunions préparatoires du CSE, les membres du CSE participant à la réunion pourront utiliser un véhicule de service une fois par mois, sous réserve de disponibilité de ce dernier. Une priorité de réservation est donnée aux réunions organisées par l’employeur hors instances représentatives du personnel.

Un déplacement par trimestre et par département du secrétaire du CSE ou à défaut d’un secrétaire adjoint, et du trésorier, ou à défaut d’un trésorier adjoint, sera pris en charge par l’employeur pour faciliter l’exercice du mandat particulier dont disposent ces élus.

Un déplacement par trimestre par délégué syndical et par site sera pris en charge par l’employeur pour faciliter l’exercice du mandat des délégués syndicaux dans le périmètre géographique de l’organisme.

La prise en charge s’entend par la prise en charge des frais de transport et des repas. Quel que soit le mode de déplacement, les déplacements devront faire systématiquement l’objet d’un ordre de mission dès lors qu’une prise en charge est assurée par l’employeur.

Les membres du CSE et les délégués syndicaux qui disposeraient de véhicule de fonction déclareront les kilomètres réalisés dans le cadre des dispositions précédentes en kilomètres réalisés à titre professionnel. Leurs frais seront déclarés selon les modalités habituelles.

Article 1.3 – Moyens matériels mis à disposition pour les représentants du personnel au sein des sites

Au siège de l’organisme à Rouen :

Un local spécifique au CSE et aux organisations syndicales est mis à leur disposition.

Il comprend une salle de réunion en mesure d’accueillir tous les élus avec des armoires fermant à clé. Le local sera équipé du réseau et du mobilier courant : bureaux, chaises en nombre suffisant, placards fermant à clé, de ligne téléphonique et de téléphone. Les fournitures courantes de bureau seront mises à disposition lors de l’installation.

Dans les autres sites :

Un local fermant à clé, commun à l’ensemble des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales est mis à disposition. Il sera, dans la mesure du possible, de taille suffisante pour que les représentants du personnel du site puissent s’y réunir.

Tous ces locaux seront équipés du réseau et du mobilier courant : bureaux, chaises en nombre suffisant, placards fermant à clé, de ligne téléphonique et de téléphone. Les fournitures courantes de bureau seront mises à disposition lors de l’installation.

Sur le site de Caen Isigny, trois bureaux sont à la disposition des représentants du personnel : deux bureaux syndicaux sont affectés aux organisations syndicales et un bureau est affecté au CSE.

Les membres du CSE pourront réserver une salle de réunion pour leurs besoins si celle-ci est disponible.

Modalités d’utilisation :

Les locaux mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et heures d’ouverture des sites, et doivent être utilisés dans le respect des règles d’utilisation des locaux spécifiques à chaque site.

Article 2 – Les moyens d’information et de communication

Article 2.1 – Le matériel informatique mis à disposition

L’organisme met à disposition une imprimante dans la limite du stock disponible.

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est donc interdit d’installer d’autres logiciels que ceux installés, sauf accord donné par la direction régionale après vérification de la compatibilité des logiciels en cause avec le système d’information de l’organisme.

Le matériel est placé sous la responsabilité de l’employeur et de son utilisateur, qui doit apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Les résolutions d’incidents techniques seront limitées aux matériels et logiciels fournis par l’organisme, et suivront les mêmes modalités de mise en œuvre que pour les autres utilisateurs.

Les produits consommables (papier, recharges d’encres…) sont à la charge du CSE ou des organisations syndicales.

Article 2.2 – Les moyens de communication

Le CSE :

Celui-ci dispose d’une adresse électronique dédiée, pour la communication relevant de ses attributions, et d’un répertoire de travail propre sur le serveur local de l’organisme afin de stocker ses données et documents de travail. La gestion et la bonne utilisation de la messagerie et du répertoire dédié sont placées sous la responsabilité du secrétaire du CSE (ou son délégataire). La liste des personnes habilitées à utiliser la messagerie et le répertoire sera communiquée par ses soins à la direction.

Les messages ne doivent contenir ni injures, ni diffamations et respecter la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée avec le logo du CSE, sans pouvoir utiliser ou modifier le logo de l’organisme.

Les données seront conservées et sauvegardées par l’URSSAF Normandie.

Le CSE dispose également d’un espace accessible aux salariés sous l’intranet de l’organisme et/ou d’un espace sur le réseau social d’entreprise et/ou d’un espace de communication collaborative (celui en usage dans l’organisme, actuellement l’outil Teams). La gestion de ces espaces est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE (ou son délégataire). Dans le cadre de l’utilisation d’un espace de communication collaborative, la confidentialité des participants et de leurs échanges seront garantis.

L’utilisation des moyens ainsi que des espaces doit se faire dans le respect des règles de sécurité et d’utilisation prévues par la charte d’utilisation des moyens informatiques pendant les heures de délégation.

Le contenu des pages de ces espaces, messages, publications est librement déterminé par les membres du CSE. La nature de l’information communiquée et le contenu des pages de ces espaces doivent s’inscrire dans le cadre des attributions du CSE et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, les messages ne doivent contenir notamment ni injures, ni diffamation et respecter la vie privée et le droit à l’image.

La communication des organisations syndicales :

Les organisations syndicales disposent chacune d’un répertoire dédié placé sous la responsabilité des délégués syndicaux, ou du représentant de section syndicale, dont les autorisations d’accès sont demandées par l’organisation syndicale.

Chaque organisation syndicale dispose d’une adresse électronique dédiée, pour la communication relevant de ses attributions ainsi que d’un espace accessible aux salariés sous l’intranet de l’organisme et/ou d’un espace sur le réseau social d’entreprise et/ou d’un espace de communication collaborative (celui en usage dans l’organisme, actuellement l’outil Teams) dont les accès sont gérés par l’organisation syndicale. Dans le cadre de l’utilisation d’un espace de communication collaborative, la confidentialité des participants et de leurs échanges sera garantie.

Dans le respect du droit des salariés, les délégués syndicaux peuvent utiliser la messagerie électronique à la seule fin d’informer les salariés. La publication d’informations syndicales exclusivement et les documents qui y figurent ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée. Les communications s’effectuent sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale.

Chaque information est identifiée et émise sous le logo de l’organisation syndicale.

Pour tenir compte des nouvelles formes d’organisations du travail notamment avec la mise en place du télétravail, les organisations syndicales sont autorisées à organiser les réunions syndicales et/ou assemblées générales du personnel en utilisant l’outil de visioconférence professionnel de l’employeur dans le respect de la charte informatique et selon les règles habituelles relatives à ce type d’événement.

• Modalités d’utilisation 

• Liberté d’accès à l’information syndicale : tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail

• Secret professionnel lié aux informations diffusées : les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés que dans la limite de leurs prérogatives et dans le respect de l’obligation de discrétion.

• Conditions de mise en ligne : les organisations syndicales s’engagent à respecter les règles de sécurité et la charte d’utilisation des moyens informatiques. La création, suppression ou modification d’information est réalisée par les organisations syndicales. La création d’espaces intranet se fait en collaboration avec le service Ressources Humaines.

• Conditions d’habilitation :

  1. En administration : les habilitations nominatives sont limitées aux délégués syndicaux, aux représentants de section syndicale, et au secrétaire de chacune des organisations syndicales, à condition qu’ils soient salariés de l’organisme.

  2. En lecture, tous les agents ont accès à l’espace « Intranet » des organisations syndicales.

• Utilisation abusive : En cas de non-respect des dispositions ci-dessus, la direction adresse à l’organisation syndicale concernée ou au secrétaire du CSE, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion avec les utilisateurs le désaccord persiste, il est porté auprès des organisations syndicales signataires. Une réunion est alors organisée entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre le différend persiste, la direction peut décider de saisir la juridiction compétente.

Les panneaux d’affichage :

Des panneaux d’affichage seront mis à disposition sur chaque site. Il y sera mis à disposition un panneau pour le CSE et un panneau pour la propagande syndicale.

Article 3 – Dispositions générales

Article 3.1 – Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant au moins 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au CSE.

Article 3.2 – Procédure d’agrément et communication de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme ainsi qu’aux membres du CSE.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-,3° du Code de la Sécurité sociale, par l’intermédiaire de l’application RH du portail Ucanss permettant directement le dépôt en ligne.

En l’absence de réponse de la Direction de la Sécurité Sociale, l’accord sera réputé agréé un mois après l’avis du Comex, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la DSS.

Article 3.3 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 3.4 – Clause de suivi et de rendez-vous

Les parties conviennent de se réunir tous les ans suivant la signature du présent accord afin de dresser le bilan annuel de son application et de discuter, le cas échéant, de l'opportunité d'adapter certaines de ses dispositions.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires au plus tard l’année suivant l’entrée en vigueur de ladite évolution.

Article 3.5 – Modalités de révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

L’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ de l’accord ainsi que la Direction se réuniront alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 3.6 – Modalités de dénonciation de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception.

Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront, à la demande d’une des parties intéressées, pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.

Article 3.7 – Information du personnel et suivi de l’accord

Une information générale sera assurée par la Direction au travers de publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen approprié.

Article 3.8 – Communication de cet accord et publicité

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans l’organisme ainsi qu’aux membres du CSE.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicités prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de télé procédure du ministère de travail, du secrétariat greffe du conseil des Prud’hommes de Rouen, siège de l’organisme.

Fait à Rouen, le 08 aout 2022

En six exemplaires originaux

Pour l’URSSAF, le Directeur

XXX

Pour les organisations syndicales 

CFE-CGC

XXX

CGT :

XXX XXX

FO– FEC SNFOCOS

XXX XXX