Accord d'entreprise "Un Protocole d'Accord Consultation des salariés sur l'Accord de Dialogue Social" chez B A I BRITTANY FERRIES - BRETAGNE ANGLETERRE IRLANDE (Siège)

Protocole d’Accord

Consultation des salariés sur l’Accord de Dialogue Social

ENTRE :

La Société B.A.I dont le siège social est situé Port du Bloscon à Roscoff 29680 représentée par, en sa qualité de membre du Directoire de la société,

ci-après désigné « la Société »,

d'une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

-La CFDT, Syndicat Maritime Bretagne Océans personnel Officier, représentée par ses Délégués Syndicaux

-La CFE/CGC, Personnel Officier, représentée par ses Délégués Syndicaux

-La CGT des marins du Grand Ouest, représentée par ses Délégués Syndicaux

-La CFDT Syndicat maritime Normandie, représentée par ses Délégués Syndicaux

ci-après désignées les « Syndicats », d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Un accord de Dialogue Social a été signé le 17 juin 2019 par la Direction et par les Organisations syndicales représentatives :

-La CFDT, Syndicat Maritime Bretagne Océans personnel Officier, représentée par ses Délégués Syndicaux

-La CFE/CGC, Personnel Officier, représentée par ses Délégués Syndicaux

-La CGT, des marins du Grand Ouest, représentée par ses Délégués =

Ces Organisations syndicales ont conjointement recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections des titulaires au comité d'entreprise sans pour autant atteindre le seuil de 50%.

La CGT des marins du Grand Ouest a, conformément aux articles L. 2332-12 et D. 2232-6 du Code du travail, notifié par écrit leur demande à la Direction de la Société d’organiser une consultation des salariés visant à valider l’accord précité.

A défaut de signature dans les délais et en application des dispositions de l’article L. 2332-12 du Code du travail, cette consultation (ci-après « la Consultation ») doit être organisée.

C’est dans ce cadre que la Direction et les Organisations signataires de l’accord se sont rapprochées afin de conclure le présent protocole.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE

Le présent protocole vise à déterminer les modalités d’organisation de la Consultation.

ARTICLE 2 – SALARIES CONSULTES

Conformément aux articles L.2232-12 et D.2232-2 du Code du travail, sont consultés les salariés de la B.A.I., âgés de 16 ans révolus, ayant travaillé trois mois au moins dans les douze derniers mois au sein de la Société, et qui n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont ainsi consultés, tous les titulaires d'un contrat de travail les liant à la Société et remplissant les conditions précitées, y compris lorsque leur contrat de travail est simplement suspendu, et quelle que soit la forme de leur contrat de travail :

• les apprentis,

• les titulaires de contrats à durée déterminée,

• les titulaires de contrats à durée indéterminée,

• les titulaires de contrats de professionnalisation, de Contrats d’Accompagnement dans l’Emploi, de Contrats Initiative Emploi, de Contrats d’Accès à l’Emploi.

De plus, les salariés mis à disposition de la Société, présents dans les locaux et y travaillant depuis au moins douze mois continus, répondant aux critères d’âge et de capacité précités seront invités à voter.

Sont exclus de la liste des inscrits :

• les salariés statutaires ou non statutaires dont le contrat de travail est rompu à la date du scrutin,

• les salariés pouvant être assimilés au chef d’entreprise (délégation écrite leur permettant d’exercer le pouvoir d’embauche et de discipline et/ou de présider une instance représentative du personnel).

Les fonctions concernées sont les suivantes : Les membres du Directoire ; les membres du Comité de Direction ; le Capitaine d’Armement ; l’Adjointe de la Directrice des Ressources Humaines ; les Commandants et Commandants Adjoints titulaires.

ARTICLE 3 - MODALITES DU VOTE

Les Parties signataires conviennent d’organiser la consultation par voie électronique.

Le vote électronique sera l’unique modalité de vote.

Conformément aux dispositions légales, la mise en œuvre du vote électronique aura lieu dans les conditions prévues aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

ARTICLE 4 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation de la Consultation.

La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de la Consultation.

ARTICLE 5 – QUESTION SOUMISE AU VOTE DES SALARIES CONSULTES

La Question soumise au vote « Oui / Non » des salariés consultés est :

« Approuvez-vous l’Accord Dialogue social signé le 17 juin 2019 ? ».

ARTICLE 6 - CALENDRIER

Etapes	Dates et heures
Publication de la note d’information à l’attention des salariés	Le 22 août 2019
Publication de la liste provisoire des inscrits	Le 19 Août 2019
Corrections éventuelles de la liste des inscrits	Du 19 août au 22 août à 12h00
Publication de la liste définitive des inscrits	Le 23 août 2019
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs	Le 19 août 2019
Validation des Bons à tirer	Le 28 août 2019
Envoi des codes d'accès aux salariés invités à voter	Le 30 août 2019
Contrôle des données, test et scellement du système de vote	Le 4 septembre 2019 à 9 heures 30
Ouverture du vote	Le 10 septembre 2019 à 8 heures
Clôture du vote	Le 18 septembre 2019 à 8 heures
Dépouillement	Le 18 septembre 2019 à 9 heures 30
Publication des résultats	Le 18 septembre 2019 à 15 heures

ARTICLE 7 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de la Consultation.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de la consultation ». Le Gestionnaire est un membre de la Direction des Ressources Humaines.

7.1 - Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations de vote.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

7.2 - Rôle du Gestionnaire de la consultation

Le Gestionnaire de la consultation sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations de vote au sein de la Société.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des salariés invités à voter et des parties concernées pendant les opérations de vote.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de la consultation ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs. Le Gestionnaire de la consultation ne sera pas membre du Bureau de vote.

ARTICLE 8 - LISTE DES SALARIES CONSULTES

La liste des salariés consultés, établie par la Direction, comportera les indications suivantes : civilité, prénom, nom, ancienneté.

La liste des salariés consultés sera affichée conformément au calendrier. Elle sera également publiée sur le site de vote. La liste publiée sur le site de vote comportera les indications suivantes : civilité, prénom, nom.

ARTICLE 9 - OBSERVATEURS

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus de vote, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de la Consultation.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes :

• La liste des inscrits

• La composition du Bureau de vote

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de la Consultation :

• Le Gestionnaire de la consultation

• Un représentant du personnel navigant et un représentant du personnel sédentaire par Organisation syndicale dont l’identité sera communiquée par écrit à la DRH pour le 19.08.2019 au plus tard (par courrier ou par mail à l’adresse )

• Neovote

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont invités à voter, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu’inscrit sur la liste électorale.

ARTICLE 10 - BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique composé d'un président et de trois assesseurs sera constitué.

10.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Il est convenu que les membres du bureau de vote soient désignés parmi les représentants des Organisations syndicales, dans la limite d’un membre par Organisation syndicale pour atteindre les 4 membres prévu au total.

Chaque Organisation syndicale fera connaître au Gestionnaire le nom du représentant qui sera membre du Bureau de vote, pour le 19.08.2019 au plus tard.

Le plus âgé des membres sera désigné Président.

10.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les salariés invités à voter.

10.3 - Rôle des membres du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations de vote et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;

• Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

- ils proclameront les résultats, signeront la liste d'émargement et le procès-verbal.

10.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• La liste des salariés inscrits

• La composition du Bureau de vote

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation

• Le journal des événements

• Le code de scellement du Système de vote

ARTICLE 11 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT

11.1 - Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture du scrutin.

11.2 - Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et remis en main propre au Gestionnaire, qui se charge de leur conservation et les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

11.3 - Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

11.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 12 - INFORMATION DES SALARIES

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre de la Consultation, chaque salarié disposera d'une note technique d'information détaillée sur le déroulement des opérations de vote.

La note technique d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote. Le texte de l’accord sera également consultable sur le site de vote.

ARTICLE 13 - FORMATION

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention des salariés invités à voter ;

• L'annexe du protocole d’accord sur le fonctionnement du système de vote ;

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d'accès personnel des salariés invités à voter rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux salariés invités à voter avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des salariés relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

ARTICLE 14 - SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES

14.1 - Accès à la liste d'émargement

Conformément aux dispositions légales relatives à la mise en œuvre du vote électronique, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

14.2 - Résultats partiels

Conformément aux dispositions légales relatives à la mise en œuvre du vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

14.3 - Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations de vote, le taux de participation sera accessible :

• Aux observateurs ;

• Aux membres du bureau de vote.

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

ARTICLE 15 - ACCES AU SITE DE VOTE

15.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations de vote, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux salariés invités à voter (dont les membres du Bureau de vote), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les salariés invités à voter recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider le vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

15.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

15.2.1 - Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

15.2.2 - Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote

• L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

• en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,

• en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de la consultation pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

• Si l'utilisateur est un salarié invité à voter, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;

• Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification du salarié, sont :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• Pour les marins : le numéro de matricule du marin

• Pour le personnel sédentaire ou non marin : le numéro du badge

Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité du salarié ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

ARTICLE 16 - EXPRESSION DU VOTE : VOTE ELECTRONIQUE

Les salariés disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture du scrutin.

Les données saisies par le salarié au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Dans le cadre professionnel, l’accès au site internet du prestataire sera autorisé des postes de travail.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote.

A tout moment, un salarié sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux salariés invités à voter le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les salariés se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote.

A l'issue de son vote, le salarié pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

ARTICLE 17 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX

17.1 - Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des observateurs souhaitant être présents et du gestionnaire de la consultation.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote.

17.2 - Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux seront signés par les membres du Bureau de vote.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel dès la proclamation des résultats.

17.3 - Signature et conservation de la liste d’émargement

A l'issue du dépouillement, la liste d’émargement sera imprimée et signée par les membres du Bureau de vote.

La liste d'émargement signée sera placée dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

17.4 - Proclamation des résultats

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera les résultats à l'issue de la signature du procès-verbal.

ARTICLE 18 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 19 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé la Société, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 20 - DUREE DU PROTOCOLE D'ACCORD

Le présent protocole est conclu pour la durée de la Consultation.

Fait à ………………………………………….…

Le …………………………………………….......

En 6 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.

Pour la Société  Pour les Organisations Syndicales

ANNEXE 1 DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Les opérations de vote se déroulent en 4 phases :

1. Organisation de la Consultation ;

2. Préparation du scrutin ;

3. Opérations de vote ;

4. Dépouillement et clôture de la Consultation.

PHASE 1 - ORGANISATION DE LA CONSULTATION

1.1 - Négociation du protocole d’accord

Le protocole d’accord est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.2 - Annonce de la consultation

L'annonce de la Consultation informe les salariés de l'organisation de la Consultation.

1.3 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d’accord est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales de la Consultation sont enregistrées :

• Titre de la Consultation ;

• Règles du scrutin ;

• Question posée et choix possibles ;

• Modalités de vote ;

• Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du vote) ;

• Modalités d'envoi des codes d'accès aux salariés invités à voter ;

• Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Modalités de remise des clés de déchiffrement.

1.4 - Formalités

L’opération est enregistrée dans le Registre des traitements.

1.5 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des salariés est établie et communiquée aux salariés.

1.6 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DU SCRUTIN

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier des inscrits

Le fichier des salariés inscrits est établi en fonction des données nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d’accord.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication de la liste des inscrits

La liste des inscrits est publiée conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d’accord.

2.3 - Correction éventuelle de la liste des salariés invités à voter

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées à la liste des inscrits au plus tard le 22.08.19 à midi. La liste corrigée est publiée.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d’accord.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d’accord.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 – Enregistrement de la question posée et des documents attachés

La question posée, telle que définie dans le protocole d’accord, est enregistrée dans le système de vote.

Le ou les documents attachés, destinés à être publiés sur le site de vote, sont importés dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant et un mot de passe personnels aléatoires sont attribués par le système de vote à chaque inscrit. Un identifiant est attribué à chaque observateur non invité à voter.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des salariés invités à voter et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d’accord.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

• Paramètres du scrutin, dont :

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs à la liste d’émargement,

- Informations utilisées pour authentifier les appels des salariés invités à voter demandant la régénération de leurs codes d'accès

• Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;

• Liste des inscrits ;

• Question posée, choix possibles et document(s) attaché(s) ;

• Acte de vote (présentation du bulletin, validation de l’intention de vote) ;

• Composition du bureau de vote ;

• Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

• le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;

• l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d’accord.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture du scrutin

L'ouverture du scrutin est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les salariés invités à voter disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les salariés invités à voter peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d’accord.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les salariés invités à voter qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des salariés invités à voter

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d’accord.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification du salarié selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture du scrutin

La clôture du scrutin est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d’accord. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

• Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;

• Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors les données ci-après.

Dans un premier tableau :

• Le nombre de salariés inscrits ;

• Le nombre de votes enregistrés ;

• Le nombre d'émargements enregistrés ;

• Le taux de participation ;

• Le cas échéant, le nombre de bulletins blancs ;

• Le nombre de suffrages valablement exprimés.

Dans un second tableau :

• Le nombre de suffrages recueillis par chaque réponse ;

• Les pourcentages correspondants par rapport au nombre de suffrages exprimés.

4.1.3 - Edition du procès-verbal et de la liste d’émargement

A l'issue de la lecture des résultats, le procès-verbal est édité puis signé par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès à la liste d’émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime la liste d’émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, la liste d’émargement est conservée selon les modalités prévues par le protocole d’accord.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois le procès-verbal signé, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats est éditée, pour communication auprès des salariés invités à voter.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

Le procès-verbal est également communiqué aux organisations syndicales représentatives.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données de la consultation, incluant notamment le contenu des urnes, la liste d’émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.5 - Destruction des données

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données de la consultation sont détruites.

ANNEXE 2 DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus de vote :

• Organisation de la Consultation ;

• Préparation du scrutin ;

• Opérations de vote ;

• Dépouillement et clôture de la Consultation.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire de la consultation, les salariés invités à voter, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral ;

• la loi sur l'informatique et les libertés ;

• les conditions de mise en œuvre du vote électronique prévues aux articles aux articles R. 2324-5 à R. 2324-17 du Code du travail ;

• les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre de la Consultation.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation de la Consultation

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques du scrutin sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles du scrutin ;

• les modalités de vote ;

• le calendrier prévisionnel ;

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux salariés invités à voter ;

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation du scrutin

Au cours de cette phase, le fichier électoral, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des salariés invités à voter sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d’accord. Deux codes sont générés à l'attention de chaque électeur : un « identifiant » (5 caractères alphanumériques) et un « mot de passe » (4 chiffres). L'identifiant est nécessaire pour se connecter au site de vote et pour être reconnu par le système de vote ; le mot de passe est utilisé pour valider le vote.

• Le fichier enregistré dans le système de vote contient, pour chaque salarié inscrit, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des salariés invités à voter demandant la régénération de leurs codes d'accès.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques du scrutin, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations de vote prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d’accord.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d’accord, dont les membres du bureau de vote, les observateurs et le Gestionnaire de la consultation.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors les résultats.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats peut être matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture du scrutin.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

• Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

	Pour les ordinateurs :
	- Internet Explorer : V7 et suivantes - Firefox : V2 et suivantes - Safari : V1 et suivantes - Chrome : V1 et suivantes - Opera : V9 et suivantes - Avant Browser : V11.7 et suivantes	- Flock : V2.5 et suivantes - Green : Browser V5.3 et suivantes - Maxthon : V1.6.7 et suivantes - K-Meleon : V1.5.4 et suivantes - Sleipnir : V2.9.3 et suivantes - SlimBrowser : V4.12 et suivantes
	Pour les smartphones et tablettes :
	- iOS (iPhone et iPad) - Android	- Blackberry : V4 et supérieures - Windows Phone

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les salariés invités à voter peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les choix possibles pour le salarié.

Notamment, lors de l’expression du vote, le système divise l'espace disponible sur l'écran du salarié en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que tous les choix sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des choix est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d’accord.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Les dispositifs mis en œuvre garantissent le respect des principes de tout processus de vote : l'authentification du salarié, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.

Authentification du salarié

L'authentification du salarié est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

• Le mot de passe du salarié est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés au salarié selon la procédure prévue par le protocole d’accord, à aucun moment l'opérateur traitant la demande du salarié n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisé par le salarié) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des salariés invités à voter et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

• L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la régénération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de régénérer le mot de passe du salarié (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

Le salarié accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, le salarié est invité à saisir son identifiant et sa date de naissance.

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, le salarié accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié. Le salarié peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Expression du vote

Ayant cliqué sur « Voter », le salarié est invité à sélectionner la réponse de son choix.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », le salarié est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe à 4 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, le salarié peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Ayant validé son vote, le salarié peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;

• le taux de participation ;

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin ;

• les régénérations de codes d'accès ;

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations aux informations publiées dans l'espace de vote et peuvent suivre le taux de participation au fil de l’eau.