Accord collectif sur le fonctionnement du CSE au sein de la Société WELEDA France

Entre :

d’une part, Weleda, société anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 3 400 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Mulhouse sous le n° 945 850 246, dont le siège social est sis 9 rue Eugène Jung – 68330 HUNINGUE, représentée par ……, agissant en qualité de …., par délégation de pouvoir

et

L’organisation syndicale représentative …, représentée par …. en qualité de Déléguée Syndicale,

L’organisation syndicale représentative …, représentée par …., Déléguée Syndicale …..

Représentant 50% des suffrages exprimés en faveur des organisations syndicales représentatives lors du premier tour des dernières élections du comité social et économique.

II est convenu le présent accord :

PREAMBULE

Suite à la création du Comité Social et Economique et aux nouvelles dispositions sur le fonctionnement des instances représentatives, les parties ont souhaité organiser le fonctionnement de cette nouvelle instance et ses modalités de consultation au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, conformément à l’article L.2312-18 du Code du Travail, une base de données économiques et sociales est mise à la disposition des représentants du personnel de l’Entreprise.

1. Le Comité Social et Economique (CSE)

   1. Fonctionnement du CSE

1.1 Président du CSE

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant dûment mandaté, assisté éventuellement de trois collaborateurs ayant voix consultative, dans les conditions fixées par le Code du travail.

1.2 Bureau du CSE

Le bureau du CSE est constitué :

•  D’un secrétaire ;

• D’un secrétaire adjoint

• D’un trésorier.

• D’un trésorier adjoint

Ils sont élus parmi les membres titulaires du CSE.

• Secrétaire et secrétaire-adjoint du CSE

Le secrétaire a pour missions principales :

• D’arrêter conjointement avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du CSE au moins 3 jours francs avant la séance;

• De rédiger et de transmettre le procès-verbal des réunions du CSE à l’employeur et aux membres du CSE dans les 15 jours ouvrés suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion. Le délai de transmission est réduit à 3 jours ouvrés dans le cadre de la consultation du CSE sur un projet de réorganisation avec PSE ;

• D’assurer les liaisons avec les tiers (inspecteur du travail, etc.), les membres du CSE et la Direction ;

• De veiller à la bonne exécution des différentes décisions prises par le CSE ;

• D’assurer la liaison entre les salariés et le CSE ;

• De s’occuper de la correspondance du CSE ;

De s’occuper des attributions en matière de santé, sécurité et des conditions de travail.

• Trésorier et trésorier adjoint du CSE

Le trésorier du CSE a pour mission principale de gérer les comptes du CSE et d’assurer la transparence desdits comptes, étant précisé qu’une comptabilité doit être tenue dans les conditions fixées aux articles L.2315-64 et suivants du Code du travail.

Le trésorier doit notamment :

• Ouvrir et gérer les comptes bancaires du CSE ;

• Régler les factures du CSE, gérer ses ressources et son patrimoine et archiver les documents comptables ;

• Gérer la dotation de fonctionnement du CSE ;

• Etre l’interlocuteur privilégié de l’expert-comptable du CSE ou de son commissaire aux comptes, le cas échéant ;

• Préparer le rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière visé à l’article L.2315-69 du Code du travail ;

• Présenter, un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité social et économique d’établissement et l'un de ses membres ;

• Assurer que les comptes annuels du CSE soient portés à la connaissance des salariés par tous moyens.

Représentant syndical au CSE

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE, dans les conditions prévues par la loi. Il assiste aux séances avec voix consultative.

Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au comité social et économique fixées à l'article L. 2314-19 du Code du travail.

3. Réunions du CSE

Le CSE se réunit au moins 1 fois par mois sur convocation du président, dans le cadre de réunions ordinaires.

Des réunions extraordinaires, peuvent également se tenir sur convocation du président ou sur demande écrite signée de la majorité des membres titulaires, accompagnée du projet d’ordre du jour.

Les convocations aux réunions du CSE sont adressées par tous moyens écrits (mail, courrier, etc.) ; les convocations ainsi que l’envoi des documents par mail seront privilégiés. Si une personne souhaite un autre mode d’envoi de la convocation, il pourra indiquer son choix par écrit à l’attention de la DRH. 

L’ordre du jour est communiqué par le président aux membres au moins 3 jours avant la réunion.

Les suppléants assistent aux réunions uniquement en l’absence du titulaire.

Tout titulaire qui se trouverait dans l’impossibilité d’assister à une réunion du CSE devra en avertir le suppléant selon les règles de l’article L2314-37 du Code du Travail et s’assurer de sa présence à ladite réunion. Il en informera également le Président du CSE.

Un procès-verbal de chaque réunion sera établi par le secrétaire de l’instance dans les 15 jours ouvrés et sera transmis pour approbation aux autres membres de l’instance, dont son président, dans ce délai maximum. Après adoption en réunion plénière du CSE, le procès-verbal pourra être diffusé :

• au moyen d’un affichage sur les panneaux dédiés à cet effet ;

• par la voie électronique sur un espace dédié sur l’intranet de l’entreprise.

  2. Les commissions du CSE

  1. Mise en place d’une commission santé, sécurité et conditions de travail

Une commission santé, sécurité et conditions de travail est mise en place au sein du CSE en vue de traiter les questions relatives à la santé et à la sécurité au travail.

Composition

Les membres de la CSSCT sont désignés par une résolution du CSE adoptée à la majorité des membres présents.

La commission est composée de 3 membres du personnel et un représentant de l’employeur , dont au moins un représentant du troisième collège et au moins le secrétaire-adjoint du CSE, qui est le secrétaire de la commission CSSCT et dispose, à ce titre, d’un crédit de 5 heures de délégation par mois non annualisable et non mutualisable.

La commission est présidée par l’employeur ou son représentant.

Ce dernier pourra, s’il l’estime nécessaire, inviter à la commission des experts et techniciens appartenant à l’entreprise qui disposeront d’une voix consultative.

Fonctionnement

Par délégation, le CSE confie à la présente commission :

• l’ensemble de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail en vue de la préparation des réunions du CSE consacrées aux questions entrant dans ce champ, à l’exception de ses attributions consultatives en la matière et de la possibilité de recourir à un expert.

A ce titre, la commission sera notamment en charge de :

• l’analyse des risques professionnels ainsi que des effets de l’exposition à ces risques, notamment pour les femmes enceintes ;

• faciliter l’accès des femmes à tous les emplois

• faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle ;

• susciter toute initiative et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, harcèlement sexuel et des agissements sexistes. Le refus de l’employeur est possible mais doit être motivé ;

Il est expressément rappelé que, conformément aux dispositions de l’article L. 2315-38 du Code du travail, la CSSCT ne peut pas être consultée aux lieu et place du CSE et ne dispose pas de la possibilité de recourir à un expert.

La commission SSCT se réunit au moins quatre fois par an à l’occasion des réunions prévues à l’article L.2315-27 alinéa 1^er du Code du travail, à l’initiative de la Direction ou à celle de la majorité de ses membres.

Un ordre du jour est élaboré conjointement entre le président de la commission ou une personne ayant qualité pour représenter la direction et le secrétaire de la commission et est communiqué aux membres 5 jours calendaires au moins avant la date de chaque réunion, sauf circonstances exceptionnelles.

Le secrétaire de la commission est en charge de rédiger le procès-verbal de la réunion, dans les conditions prévues pour la rédaction des procès-verbaux des réunions du CSE.

Sont informées et invitées aux réunions de la commission CSSCT le médecin du travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de prévention de la CARSAT.

L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des membres de la commission.

2. Les autres commissions du CSE

Les membres des commissions ci-dessous sont désignés par une résolution du CSE adoptée à la majorité des membres présents.

Un Président pour chaque commission sera désigné par une résolution du CSE adoptée à la majorité des membres présents et devra etre obligatoirement un représentant élu au sein du CSE.

• La commission formation professionnelle et emploi

La commission formation professionnelle et emploi est chargée : 

1° De préparer les délibérations du comité prévues aux 1° et 3° de l'article L2312-17 du Code du travail dans les domaines qui relèvent de sa compétence ; 

2° D'étudier les moyens permettant de favoriser l'expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ; 

3° D'étudier les problèmes spécifiques concernant l'emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.

Elle comprend 3 membres du personnel et un représentant de l’employeur dont le Président de la commission.

La commission se réunit 2 fois par an et établira un compte rendu à destination des membres du CSE dans les 15 jours ouvrés.

• La commission d’information et d’aide au logement

La commission d'information et d'aide au logement facilite le logement et l'accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d'habitation.

A cet effet, la commission :

1° Recherche les possibilités d'offres de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l'effort de construction ;

2° Informe les salariés sur leurs conditions d'accès à la propriété ou à la location d'un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l'obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.

La commission se réunit 1 fois par an et établira un compte rendu à destination des membres du CSE dans les 15 jours ouvrés

Elle comprend 3 membres du personnel et un représentant de l’employeur dont le Président de la commission.

La commission d'information et d'aide au logement peut s'adjoindre, avec l'accord de l'employeur, à titre consultatif, un ou plusieurs conseillers délégués par des organisations professionnelles, juridiques ou techniques.

• La commission de l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes

La commission de l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes est notamment chargée de préparer les délibérations du comité relatives à la politique sociale de l’entreprise les conditions de travail et l’emploi, dans les domaines qui relèvent de sa compétence.

Elle comprend 3 membres du personnel et un représentant de l’employeur dont le Président de la commission.

La commission se réunit 1 fois par an et établira un compte rendu à destination des membres du CSE dans les 15 jours ouvrés.

Le temps passé par les membres de la commission du CSE aux réunions et séances préparatoires de ses commissions, exception faite de la commission CSSCT, est payé comme du travail effectif, dans la limite d’une durée globale de 20 heures. Ces réunions et séances préparatoires se feront sur convocation du Président de la commission ou de l’employeur.

3. Les moyens du CSE

1. Local et matériel

L’employeur met à disposition un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

2. Crédit d’heures

Les élus titulaires des CSE bénéficient d’un crédit d’heures déterminé selon les modalités prévues par le code du travail.

Le temps passé par les membres de la délégation du personnel aux réunions avec l’employeur n’est pas déduit des heures de délégation tout en restant rémunéré comme du temps de travail effectif.

Les membres suppléants pourront bénéficier de ces heures de délégation, lorsqu’ils sont amenés à remplacer un membre titulaire.

Le temps de délégation est payé à l’échéance normale comme du temps de travail.

Pour les cadres astreints à un décompte de la durée du travail en jours, la conversion des heures de délégation sera traduite sur la base de 4 heures pour une demi- journée, ce qui ne remet aucunement en cause la liberté de fractionnement des heures de délégation.

Les heures de délégation sont annualisées et cumulées sur la période du 1^er juin au 31mai à condition que cela n’amène pas un représentant du personnel au CSE à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures dont il bénéficie.

En cas de mutualisation, l'information de l'employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux. Cette information doit se faire 8 jours avant l’utilisation de ces heures.

En cas d’utilisation des heures cumulées , l’information de l’employeur se fait par un document écrit 8 jours avant leur utilisation.

3. Bons de délégation

Afin d’assurer le suivi des heures de délégation , des bons de délégation sont mis en place .

Ils font apparaître exclusivement la date, les heures de début et de fin prévisionnelle de l’absence, ainsi que le type de mandat au titre duquel ils sont établis.

Il a été convenu entre les parties signataires que la prise d’heure de délégation ne devrait pas perturber la marche normale du service . A cet effet ,sauf urgence et dans la mesure du possible , le représentant devra informer son responsable immédiat en transmettant le bon de délégation 8 jours avant la prise des heures de délégation.

L’entreprise mettra à la disposition des représentants du personnel un outil de workflow destiné à faciliter la transmission des bons de délégation.

Le système des bons de délégation ne permet pas à l’employeur d’exercer un contrôle sur l’usage que font les représentants du personnel de leur temps de délégation.

L’utilisation des heures de délégation ne peut pas être subordonnée à une autorisation préalable de l’employeur. Elle doit être automatique et immédiate, et ne doit pas pouvoir être refusée, le système des bons de délégation ayant pour seul but la comptabilisation des heures de délégation.

Un modèle de bon de délégation mis à la disposition des représentants du personnel est joint en annexe 1.

Un système de gestion papier de bon de délégation est mis en place dans l’attente du système par intranet. De plus, il a été convenu que le bon de délégation « papier » pourra perdurer dans son utilisation pour les représentants ne disposant pas d’un ordinateur professionnel individuel.

3.4 Messagerie électronique

Les membres du CSE ainsi que les délégués syndicaux disposent d’une adresse de messagerie électronique nominative réservée aux correspondances et convocations relatives à l’exercice du mandat.

La messagerie servira à l’exercice du mandat et ne pourra pas être utilisée pour envoyer des messages collectifs au personnel sauf dispositions plus favorables prévues par le législateur. Elle sera réservée uniquement aux échanges internes entre les délégués syndicaux, les membres du CSE et les représentants de la direction.

Seule le(la) secrétaire du CSE pourra utiliser cette messagerie en vue d’informer collectivement les collaborateurs de la mise à disposition d’informations du CSE sur l’Intranet.

3.5 Affichage

Le CSE dispose d’un panneau d’affichage qui lui est propre.

3.6 Intranet CSE

Afin de donner au CSE des moyens modernes de communication avec les collaborateurs, le site intranet CLARA est mis à la disposition du CSE par l’entreprise afin de faciliter la gestion des activités sociales et culturelles et la diffusion des procès-verbaux du CSE. Ce site permettra au CSE de créer leur propre espace de communication.

La propriété intellectuelle de cet espace reste à Weleda France, la gestion et l’administration est sous le contrôle unique du CSE.

3.7 Budget relatif aux Activités Sociales et Culturelles

Conformément aux dispositions des articles L. 2312-81 et suivants du Code du travail, une contribution est versée chaque année par l'employeur pour financer des institutions sociales du comité social et économique.

Le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente.

Le budget du CSE relatif aux activités sociales et culturelles est de 0.65 % de la masse salariale de la Société Weleda France.

Il est précisé que la masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

En cas de reliquat budgétaire les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d'Etat.

Ainsi, en cas de reliquat budgétaire, l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles peut être transféré au budget de fonctionnement ou à des associations conformément à l'article L. 2312-84, dans la limite de 10 % de cet excédent.

Cette somme et ses modalités d'utilisation sont inscrites, d'une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les documents mentionnés à l'article L. 2315-65 et, d'autre part, dans le rapport mentionné à l'article L. 2315-69.

Lorsque la partie de l'excédent est transférée à une ou plusieurs associations humanitaires reconnues d'utilité publique afin de favoriser les actions locales ou régionales de lutte contre l'exclusion ou des actions de réinsertion sociale, la délibération du comité social et économique précise les destinataires des sommes et, le cas échéant, la répartition des sommes transférées.

3.8 Budget de fonctionnement

Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-61 du Code du travail, l’employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute

Ce montant s'ajoute à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles, sauf si l'employeur fait déjà bénéficier le comité d'une somme ou de moyens en personnel équivalents à 0,22 % de la masse salariale brute.

Dans ce cadre, la masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale ou de l'article L. 741-10 du code rural et de la pêche maritime, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée. 

En cas de reliquat budgétaire , les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget destiné au fonctionnement au budget des Activités Sociales et Culturelles ou à des associations dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d'Etat.

Ainsi, en cas de reliquat budgétaire, l'excédent annuel du budget destiné au fonctionnement peut être transféré au budget des Activités Sociales et Culturelles ou à des associations conformément à l'article L. 2312-84, dans la limite de 10 % de cet excédent.

Le CSE peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l’entreprise. Il peut également décider, par une délibération, de transférer une partie du montant de l'excédent annuel du budget de

fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d'Etat.

Cette somme et ses modalités d'utilisation sont inscrites, d'une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les documents mentionnés à l'article L. 2315-65 et, d'autre part, dans le rapport mentionné à l'article L. 2315-69.

Lorsque le financement des frais d'expertise est pris en charge par l'employeur en application du
3° de l'article L. 2315-80 du présent Code, le CSE ne peut pas décider de transférer d'excédents du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles pendant les trois années suivantes.

3.9 Recours à la visioconférence

Pour des raisons pratiques et dans un souci de préservation de l’environnement, les réunions du CSE peuvent se dérouler par visioconférence 2 fois par an.

3.10 Accès à la BDES

Les parties s’accordent sur les principes suivants :

• La BDES est accessible informatiquement. Elle est accessible en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée.

• La BDES permet l’export des données (PDF, Excel, Word etc.).

• La BDES est accessible en permanence aux membres du CSE et aux délégués syndicaux s’ils existent dans l’entreprise, sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures auront lieu.

• La BDES n’est accessible que pour les membres définis ci-dessus.

  4. Les informations et consultations récurrentes du CSE

Les parties conviennent de ne pas adapter la périodicité et le contenu des consultations récurrentes du CSE.

5. Délais et modalités d’information et de consultation du CSE

A l’exception des matières spécifiquement visées par la loi, dans les matières relevant de sa compétence, le CSE est consulté précédemment aux décisions de l’employeur.

Les parties conviennent par le présent accord que le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s’il ne s’est pas prononcé à l’expiration d’un délai de 1 mois .

Ce délai sera porté à 3 mois en cas d’expertise.

Les parties rappellent toutefois que dans le cadre des consultations, le CSE peut décider de rendre son avis à tout moment au cours de la procédure, y compris lors de la première réunion d’information portant sur le thème de la consultation dès lors qu’il s’estime suffisamment informé.

Ce délai de consultation court à compter de la communication par la société des informations prévues pour la consultation ou de l’information par cette dernière de leur mise à disposition dans la BDES.

2. Dispositions finales

   6. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prend effet au 1^er janvier 2019 et est conclu pour une durée indéterminée .

7. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par la loi. Ainsi, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord et signataires ou adhérentes du présent accord ;

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord.

  8. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions fixées par la loi par les parties signataires.

9. Notification, publicité et dépôt de l’accord

L’accord sera déposé par la Direction en deux (2) exemplaires, un sur support papier et un sur support électronique, à la DIRECCTE dont relève le siège social de la société et un exemplaire au conseil de prud'hommes du lieu de sa conclusion.

Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci. Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel et sur l’intranet.

Fait en 5 exemplaires originaux

à Huningue le 21 décembre 2018

Signature du représentant de l'entreprise

Signatures des représentants des organisations syndicales

CFDT

CFTC