Accord D’entreprise relatif au TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société GIEPS – GIE de Prévoyance Sociale, numéro de Siret 950 012 997 000 33 dont le siège social est sis 950 Route des colles – Les Templiers – CS 50335 – 06906 Biot Sophia Antipolis, représentée par Monsieur XXXXX, agissant en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité aux présentes,

Ci-après « GIEPS »,

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives au niveau de GIEPS représentées par :

• Pour la délégation CFDT, Madame XXXXXX, agissant en qualité de déléguée syndicale,

• Pour la délégation UNSA, Monsieur XXXXX, agissant en qualité de délégué syndical,

Ci-après désignées « les organisations syndicales »,

D’autre part,

Ci-après désignées ensemble « les parties ».

PREAMBULE

Dans le cadre de son plan de développement, le GIEPS franchit une étape dans la nécessaire adaptation de ses modes de travail à l’ère digitale. Ce contexte conduit à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, en repensant notamment les espaces de vie au travail.

Confortées par les expérimentations au sein des services fonctionnels pilotes, qui ont démontrés les apports du télétravail, les parties souhaitent par le présent accord maintenir la possibilité d’y recourir en y apportant les évolutions nécessaires permettant d’intégrer le télétravail flexible.

C’est dans ce contexte que les parties se sont rencontrées afin de négocier le présent accord.

Il a ainsi été arrêté et convenu ce qui suit.

TITRE I. Cadre du télétravail et définitions

Le télétravail est défini à l’article L.1222-9 du code du travail, modifié par l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017, comme étant :

« Toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

A la suite du bilan dressé à l’issue de la période d’expérimentation et afin de répondre aux attentes des collaborateurs et à la volonté de la Direction de développer de nouvelles formes d’organisation du travail, les parties conviennent que cet accord doit proposer un dispositif de télétravail flexible reposant sur le déploiement de l’Agile Working.

L’Agile working se définit comme l’absence d’attribution d’un poste de travail fixe à un collaborateur.

Le présent accord ne concerne que le télétravail flexible, dont la fréquence n’est pas définie sur des jours fixes, mais sur un nombre maximal de jours par semaine qu’il est possible de « télétravailler », et selon un rythme qui garantit le fonctionnement optimal de l’entreprise.

TITRE II. Conditions d’éligibilité

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du collaborateur puisse être exercée à distance.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Les parties rappellent également que le télétravail est subordonné à une organisation prochaine du travail dite en Agile Working.

Les collaborateurs bénéficiant d’équipement bureautique spécifique (bureau surélevé) conserveront leur emplacement, néanmoins, lors de leur journée en télétravail, cet équipement pourra être occupé par un autre collaborateur. Le collaborateur disposant d’une chaise dite ergonomique pourra bénéficier également de l’organisation dite en Agile Working.

Sont dès lors éligibles au télétravail les collaborateurs :

• Titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ou partiel à 80% minimum et disposant du statut cadre au forfait jour

• Justifiant d’une ancienneté minimale de 6 mois dans le poste au sein du GIEPS

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail)

• Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit (4Mb/s minimum), et une installation électrique conforme.

• Acceptant expressément l’organisation à venir du travail selon la méthode « agile working »

TITRE III. Mise en place

Article 1. Candidature et acceptation

Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et de la RRH à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

• Le collaborateur qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite auprès de son responsable hiérarchique

• Le responsable hiérarchique examine la demande du collaborateur et organise un entretien avec le collaborateur

• Le responsable hiérarchique répond au collaborateur. Cette réponse sera délivrée par écrit, après information ou avis de la RRH, dans un délai maximum d’un mois. Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. En cas de refus, celui-ci sera motivé.

Article 2. Avenant au contrat de travail (Annexe 1)

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée minimale de 6 mois et maximale de 12 mois.

Son éventuel renouvellement sera demandé par le collaborateur deux mois avant l’échéance, examiné au regard des critères détaillés au titre II ci-dessus et subordonnée à l’accord du responsable hiérarchique.

Il précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail

• Les modalités d’exécution du télétravail (nombre de jour convenu, plages horaires pendants lesquelles le collaborateur pourra être contacté…)

• La durée de la période d’adaptation

• Les conditions de réversibilité

• Le matériel mis à disposition du collaborateur

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leur sanction (cf. Charte sécurité de l’information)

Article 3. Période d’adaptation et réversibilité

La période d’adaptation est la période pendant laquelle le collaborateur comme le responsable hiérarchique vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient et convient à l’organisation du service auquel appartient le collaborateur.

La durée de la période d’adaptation est de 3 mois.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.

Les parties affirment le caractère réversible du télétravail au-delà de la période d’adaptation. Cette réversibilité peut être mise en œuvre à l’initiative du collaborateur, du responsable hiérarchique ou de la RRH, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois.

La réversibilité du télétravail peut être appliquée dans les cas suivants :

• La façon de travailler du collaborateur ou les nouvelles attributions de ce dernier s’avéraient en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;

• La qualité du travail fourni ne donnait pas satisfaction ;

• Les besoins du service auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison d’une évolution de l’activité et / ou de l’organisation du service, ou en raison d’un ou plusieurs départs et/ou d’absences de collaborateurs.

• Le collaborateur refuse l’aménagement de son poste de travail en « Agile Working »

La réversibilité implique le retour du collaborateur dans les locaux de l’entreprise et dans son équipe de travail, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par le GIEPS dans le cadre de ses tâches réalisées en télétravail.

Article 4. Changement de fonction, de service ou de domicile

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, ou de domicile du collaborateur, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

TITRE IV. Organisation du télétravail

Article 5. Principe de volontariat avec accord du responsable

Les parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du collaborateur, et avec l’accord de sa hiérarchie.

Le responsable hiérarchique devra veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de son équipe. Dans ce contexte, il lui appartient d’apprécier le seuil maximum de collaborateurs en télétravail le même jour.

Le responsable hiérarchique qui refuse d’accorder le télétravail à un collaborateur qui occupe un poste éligible au télétravail selon les dispositions prévues au titre 2 du présent accord doit motiver sa réponse.

Les principaux motifs de refus du télétravail sont notamment :

• Des raisons d’impossibilité technique ou fonctionnelle des outils,

• Des raisons de bon fonctionnement de l’organisation

Article 6. Rythme de télétravail

Afin de maintenir le lien social avec l’entreprise et son équipe, le collaborateur bénéficiant du dispositif du télétravail devra travailler au moins 4 jours entiers par semaine complète dans les locaux au sein desquels il effectue habituellement son activité et au moins 3 jours entiers pour les personnes dont le temps de travail est au moins égal à 80%.

En conséquence, l’activité exercée en télétravail ne pourra excéder :

• Une journée complète maximum par semaine travaillée

Si pour des raisons personnelles, le collaborateur ne peut exercer son activité à son domicile un ou des jours initialement prévus en télétravail, il l’exercera alors dans le service dans lequel il exerce habituellement son activité sans pouvoir reporter ni cumuler ces jours de télétravail sur une autre période.

Dans le cadre de la bonne organisation du service, les journées en télétravail déterminées dans le cadre de l’avenant au contrat de travail pourront être positionnées ponctuellement sur d’autres jours de la semaine après accord entre le responsable de service et le collaborateur en télétravail.

Article 7. Lieu du télétravail

Les parties conviennent que le télétravail puisse s’exercer au domicile du collaborateur ou dans un lieu de travail à distance, dès lors que ces lieux offrent un environnement personnel propice au travail et à la concentration. Le lieu de télétravail choisi doit également garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles de l’entreprise.

Article 8. Gestion du temps de travail et plages de disponibilité

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail.

Le collaborateur en télétravail gère l’organisation de son temps de travail, dans le respect des dispositions légales en vigueur dans l’entreprise, s’agissant notamment du respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien (11h).

Le GIEPS est attaché au respect de la vie privée de ses collaborateurs. A cet effet, les parties aux présentes conviennent que le collaborateur, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut être joint avant 8H30 ni au-delà de 18h30 pendant sa journée en télétravail.

Article 9. Le droit à la déconnexion

Les outils technologiques de communication (TIC) mis à la disposition du collaborateur en télétravail offrant un droit à la déconnexion, le responsable hiérarchique devra veiller à ce que l’usage éventuel des TIC en dehors des horaires habituels de travail reste raisonnable et limité, de telle sorte que les durées minimales de repos et les durées maximales de travail soient respectées.

Conformément à l’accord d’entreprise du 12 décembre 2017, et pour prévenir des risques psycho-sociaux, il est vivement recommandé aux collaborateurs de ne pas utiliser leur messagerie électroniques ou d’autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et de congés, afin de garantir le respect de celles-ci.

Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et pour que celle-ci soit efficace, elle nécessite l’implication de chacun. Chaque responsable s’assurera du respect de ce droit. Chaque collaborateur est responsable de son utilisation des outils numériques et doit respecter ses collègues dans le cadre de l’usage de ceux-ci. (Cf. Charte droit à la déconnexion)

Article 10. Environnement et équipements de travail

Le GIEPS fournit au collaborateur le matériel informatique et de communication permettant l’exercice de son activité.

A titre indicatif, cet équipement comprend un ordinateur portable (ou tablette) équipé des logiciels et applications nécessaires à la bonne exécution du travail ainsi qu’une souris, sans exclure qu’une amélioration de la configuration puisse encore être apportée ultérieurement en fonction de l’évolution des solutions technologiques.

Le collaborateur s’engage également à respecter les procédures et bonnes pratiques d’utilisation du matériel, et notamment la charte d’utilisation des TIC annexée au règlement intérieur de l’entreprise

Le collaborateur en télétravail bénéficiera d’un service d’assistance technique identique à celui fourni aux collaborateur travaillant en entreprise.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire et non programmée de télétravailler le jour dédié (coupure d’électricité, du réseau informatique, non accessibilité des applications réseaux…), le collaborateur viendra exercer ses fonctions dans l’entreprise ou, à défaut, sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT,…)

TITRE V. Droits et devoirs du collaborateur en télétravail

Article 11. Droits individuels et collectifs du télétravailleur

Le collaborateur télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables au collaborateur en situation comparable et travaillant dans les locaux du GIEPS.

Ainsi, notamment, les règles et les processus applicables, notamment en matière de rémunération, de gestion de carrière, d’évaluation, d’accès à la formation professionnelle, à l’information et aux événements organisés par le GIEPS, demeurent les mêmes que ceux applicables aux autres collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

La direction devra s’assurer régulièrement et en particulier dans le cadre d’un entretien annuel que le collaborateur télétravailleur bénéficie de l’accompagnement nécessaire à la tenue de son poste et à son développement professionnel, similaire aux autres collaborateur et que son niveau d’information sur la vie de l’entreprise et sa participation aux événements collectifs du GIEPS le préservent du risque d’isolement.

Le collaborateur télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, frais de santé et prévoyance que les autres collaborateurs.

Les collaborateurs télétravailleurs conservent les mêmes droits collectifs que l’ensemble des collaborateurs en matière de relations avec les représentants du personnel, d’accès aux communications syndicales et d’accès aux activités sociales.

Les collaborateurs télétravailleurs bénéficient enfin des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles et font partie, au même titre que les autres collaborateurs, des effectifs pris en compte pour la détermination des seuils.

Article 12. Protection des données et confidentialité

L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail.

Le collaborateur en télétravail doit s’assurer du respect de la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents que lui sont confiés et auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

Le collaborateur s’engage à n’utiliser le matériel mis à disposition qu’à des fins professionnelles dans le cadre de l’exercice de ses fonctions professionnelles.

Article 13. Assurance

Le collaborateur doit fournir, à l’occasion de sa première demande de télétravail, une attestation sur l’honneur de la conformité de son réseau électrique et d’une couverture assurance multirisque habitation, si le télétravail a lieu à son domicile.

A titre indicatif, il est précisé pour les collaborateurs locataires de leur logement dont le bail en fait mention, qu’ils doivent informer leur propriétaire de leur activité professionnelle en télétravail.

Article 14. Communication et formation

Pour accompagner le déploiement du télétravail, des outils seront mis à disposition des collaborateurs en télétravail ainsi que leurs responsables hiérarchiques :

• Un livret à destination du collaborateur et du responsable afin de leur présenter le cadre du télétravail, les critères d’éligibilité, la procédure de demande du télétravail, le droit à la déconnexion ainsi que des recommandations pour une expérience réussie.

Des formations complémentaires seront dispensés aux collaborateurs et à leurs responsables sur les outils numériques et le management du télétravailleur.

TITRE VI. Dispositions finales

Article 15 : Entrée en vigueur, durée et suivi de l’accord

Le présent accord, est conclu pour une durée déterminée de 1 an et prend effet le jour qui suit les formalités de dépôt auprès des services compétents.

Un point annuel sera fait dans le cadre d’une commission de suivi de l’accord entre la Direction et les organisations syndicales signataires.

Cette commission de suivi sera notamment informée sur :

• L’évolution du nombre de collaborateurs en télétravail

• La mise en œuvre du dispositif d’accompagnement

• Un retour d’expérience qualitatif

• Le nombre et le motif des refus de demande de télétravail

• L’adéquation des formules de télétravail avec l’évolution des activités

Article 16 : révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé par le GIEPS et les organisations syndicales signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 2 mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties s’engagent à se rencontrer en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion dudit avenant.

En outre, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause les dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 30 jours suivant la publication de ces textes afin d’en adapter lesdites dispositions.

Article 17 : Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les quinze jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né ou à naître de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les sept jours suivant la première réunion.

Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

Article 18 : Anonymisation de l’accord

Après suppression par la partie la plus diligente des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra cet accord anonymisé à la DIRECCTE en vue de son versement dans la base de données nationales.

Article 19 : Formalités de dépôt et de publicité

En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le GIEPS notifiera le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature.

Le présent accord sera déposé en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes de Grasse (06) et auprès de l’Unité territoriale de la DIRECCTE – NICE (06) en deux exemplaires (une version sur support papier et une version électronique), accompagnés des pièces visées à l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Il sera diffusé à l'ensemble des représentants du personnel et au personnel et sera affiché sur les panneaux destinés à cet effet.

Les collaborateurs seront également informés par voie d’affichage de la possibilité de consulter le présent accord, qui sera mis à leur disposition auprès des services des ressources humaines du GIEPS.

Fait en 7 exemplaires originaux,

à Sophia Antipolis, le 01 avril 2019