Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez IN'LI AURA

ACCORD RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société IN’LI AURA, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro ………………, dont le siège social est sis 14 rue Tronchet – 69006 LYON, représentée par…………….., agissant en qualité de Directeur Général,

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

• le Syndicat FO, …………………………………………….agissant en qualité de Délégué syndical;

• le Syndicat SNUHAB CFE-CGC, …………………………………………… .agissant en qualité de Délégué syndical;

  D’autre part.

  Ci-après désignées ensemble les « Parties »,

PREAMBULE  

Le précédent accord relatif au télétravail au sein d’in’li Aura a permis à la société d’expérimenter cette nouvelle modalité d’organisation du travail. In’li Aura et les délégués syndicaux s’accordent pour dire que cette expérience a été concluante.

Les parties ont souhaité renouveler un accord afin de conserver souplesse dans l’organisation du travail des collaborateurs, en réduisant, par exemple les déplacements domicile-travail, et permettre un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Néanmoins, les parties sont conscientes que cette modalité d’organisation du travail n’est possible que :

• si elle garantit la qualité du service rendu au client,

• et si elle garantit un bon fonctionnement intra et inter services, en assurant le lien collectif et le développement de la performance économique de l’entreprise.

Au regard de ce qui précède, les parties ont donc négocié un nouvel accord d’entreprise, ayant vocation à maintenir de la souplesse dans l’organisation du travail, dans le respect de l’équilibre vie professionnelle /vie personnelle, tout en garantissant l’exigence professionnelle attendue.

Les parties ont souhaité que cet accord soit adapté à ces postulats préalablement partagés.

À l’issue de ces négociations, les parties sont parvenues à la conclusion du présent accord.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 - Champ d'application

Le présent accord couvre la Société In’li Aura, et a vocation à s’appliquer à tous ses collaborateurs, en contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée, à l’exception des gardiens, concierges et employés d’immeuble.

Article 2 – Définition du télétravail

Sur la base de l’article L. 1222-9 du Code de Travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.

La relation de télétravail repose naturellement sur l’autonomie du collaborateur, la confiance mutuelle entre le manager et le collaborateur et un sens commun des responsabilités.

Le présent accord a pour objet d’encadrer un télétravail régulier. Il ne fait pas obstacle à un télétravail occasionnel qui pourrait être autorisé par le manager en raison de circonstances très exceptionnelles pour répondre à des situations inhabituelles ou à une demande de l’entreprise en cas de circonstances exceptionnelles externes à in’li Aura (pandémie, conditions climatiques extrêmes, …), qui sera lui-même encadré dans ce présent accord.

Article 3 - Critères d'éligibilité au télétravail

Il convient de rappeler que le passage en télétravail doit être un acte volontaire tant de la part du collaborateur que celle d’in’li Aura.

Le manager doit veiller à ce que les critères ci-après définis soient appliqués de façon équitable et transparente entre les collaborateurs de son équipe.

Il veille également à ce que l’organisation du travail à domicile de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement de son service, afin d’offrir un service efficace et de qualité tant à ses clients, tant internes qu’externes.

3.1 Critères liés à l’emploi

Les parties conviennent que le télétravail est par principe ouvert à tous sauf pour les postes et activités qui, par nature, nécessitent d’être exercés dans les locaux de l’entreprise soit en raison de la nature des équipements à utiliser, soit en raison de la nécessité d’une présence physique du collaborateur.

En conséquence, la mise en place du télétravail au sein des services sera fonction de la faisabilité technique et du bon fonctionnement de l’activité en télétravail.

Le responsable hiérarchique devra également veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe. A ce titre, chaque manager pourra définir, pour son service, un nombre maximum de collaborateurs pouvant être en télétravail en même temps.

3.2 Critères liés au collaborateur

Pour être éligibles au télétravail, les collaborateurs doivent réunir l’ensemble des conditions suivantes :

• remplir les conditions d’emploi au point 3.1,

• être en contrat à durée indéterminée ou déterminée ; sont exclus les apprentis, les stagiaires et les intérimaires,

• avoir une ancienneté minimale de trois mois dans le poste afin de garantir une bonne intégration au préalable,

• avoir acquis une autonomie et une organisation suffisante dans le poste occupé et maîtriser les applications informatiques nécessaires à la réalisation de son activité afin d’être capable de travailler à distance.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera nécessaire en cas de changement de fonction, de poste, de service, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le collaborateur ne remplit plus les critères.

3.3 Critères liés à l’espace de travail

Le domicile du collaborateur doit répondre aux exigences techniques et minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation de travail en télétravail : espace de travail dédié, connexion internet nécessaire et suffisante pour le bon fonctionnement des outils et installation électrique conforme.

Article 4 – Mise en œuvre du télétravail

4.1. Modalités de validation de la candidature

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le collaborateur qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique (lettre ou mail). Une copie est également adressée au service Ressources Humaines.

Un entretien aura lieu au cours duquel le responsable hiérarchique devra apprécier les critères individuels d’éligibilité au télétravail et à la compatibilité de la demande avec le bon fonctionnement du service et l’organisation de l’équipe. Le responsable hiérarchique apportera une réponse par écrit (lettre ou mail) dans un délai d’un mois, à compter de la date de réception de la demande, avec copie au service Ressources Humaines.

En cas de refus, la décision motivée devra contenir les explications nécessaires. Une copie de la réponse sera adressée au service Ressources Humaines.

Les principaux motifs de refus peuvent être notamment :

• le non-respect des conditions d’éligibilité,

• des raisons d’impossibilités techniques ou fonctionnelles,

• des motifs de confidentialité des informations, données et documents traités,

• la désorganisation de l’activité au sein du service.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au collaborateur par son supérieur hiérarchique, le collaborateur peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

4.2. Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant à durée déterminée au contrat de travail, lequel précisera entre autres :

• les modalités d’exercice du télétravail prévus au présent accord;

• l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;

• les équipements mis à disposition ;

• les conditions de réversibilité du télétravail à domicile.

Les parties rappellent que l’avenant n’affecte en rien le statut du collaborateur qui bénéficie des mêmes droits et avantages que s’il exerçait son activité dans les locaux de la société.

L’avenant au contrat de travail est valable uniquement pour le poste que le collaborateur occupe lors de la signature dudit avenant. En cas de changement de fonction ou d’affectation, la situation du télétravailleur est remise en question et son avenant prend fin. Le collaborateur pourra, s’il le souhaite, faire une nouvelle demande de télétravail dans les formes définies au présent accord.

4.3 Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de deux mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le collaborateur a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du collaborateur dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le collaborateur, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, chacune des parties peut décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine. 

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur reprendra son activité physiquement dans les locaux d’in’li Aura.

Article 5 – Télétravail exceptionnel

5.1. Télétravail exceptionnel à l’initiative de l’employeur

Les parties rappellent qu’en application de l’article L.1222-11 du Code du Travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, de pandémie, d’alerte météo, de grève ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des collaborateurs.

Dans ce cas, in’li Aura informera et consultera le Comité Social et Economique afin de présenter le dispositif qu’elle envisage de mettre en place. En cas de situation d’urgence, l’information par email sera privilégiée.

5.2 Télétravail thérapeutique à l’initiative du collaborateur,

Le collaborateur a la possibilité d’avoir recours au télétravail dans un cadre thérapeutique.

Ce dernier est décidé pour des raisons de santé, généralement temporaires et médicalement justifiées.

Le télétravail thérapeutique peut également être possible dans la mesure où le collaborateur est apte à travailler mais ne peut pas se déplacer pour des raisons médicales et que l’activité exercée par ce dernier est télétravaillable.

Avant la mise en place d’une telle organisation, le collaborateur devra en faire la demande à son manager avec copie de sa demande au service Ressources Humaines.

Un avenant au contrat de travail devra alors être conclu dans les conditions du présent accord.

Article 6 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

6.1 - Suspension provisoire du télétravail

A titre exceptionnel, et à l’initiative du manager, le ou les jours de télétravail peuvent être suspendus pour :

• un besoin entrainant une suspension ponctuelle du télétravail (réunion de service, formation, réunion de direction …). Le manager devra prévenir le collaborateur de cette suspension au plus tôt.

• un besoin entrainant une suspension pouvant aller jusqu’à un mois renouvelable une fois pour une période d’un mois, avec un délai de prévenance de quinze jours. Le manager notifiera cette nouvelle organisation au collaborateur par email avec copie au service Ressources Humaines.

De son côté, le collaborateur peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions depuis son domicile (coupure électrique, problème avec le réseau internet, bruits dus à des travaux environnants …).

Dans ces hypothèses, le collaborateur pourra demander à son responsable hiérarchique la suspension provisoire du télétravail, et ce, sans préavis. Cette demande ne sera pas possible dans le cas où le télétravail est imposé par l’employeur pour circonstance exceptionnelle. Dans ce cas-là, le collaborateur devra couvrir son absence par la prise d’une journée de congés payés ou de RTT.

6.2 Suspension définitive du télétravail : réversibilité

Le télétravail est une modalité de l’organisation du travail. A ce titre, il est réversible et évolutif.

Cette réversibilité est double. Elle peut être mise en œuvre à l’initiative du collaborateur ou du manager.

Si la désinscription au dispositif de télétravail est à l’initiative du manager, cette dernière doit être écrite (email ou courrier) et motivée. Un délai de prévenance d’une semaine devra être respecté. Le collaborateur fera alors son retour dans les bureaux d’in’li Aura.

En dehors de la période d’adaptation et du télétravail exceptionnel imposé par l’employeur, le collaborateur peut demander de mettre fin à cette organisation du travail. Pour ce faire, une demande par email sera envoyée à son responsable hiérarchique avec copie au service Ressources Humaines. Ce dernier aura une semaine pour apporter une réponse à son collaborateur. En cas de refus, cette réponse devra être motivée.

Article 7 - Lieu du télétravail

Le télétravail est exercé au domicile principal du collaborateur tel que déclaré à l’entreprise. Le télétravail implique, pour le collaborateur souhaitant en bénéficier de disposer d’un lieu garantissant des conditions suffisantes de concentration, de sécurité, de confidentialité, avec un accès à un réseau internet d’un débit suffisant pour une connexion à distance.

En cas de changement de domicile, le collaborateur préviendra son manager ainsi que le service Ressources Humaines.

Article 8 - Temps de travail

Le collaborateur télétravailleur en référence horaire reste soumis à la durée du travail et aux conditions d’aménagement définies dans son contrat de travail, ainsi qu’à l’accord sur l’aménagement du temps de travail au sein d’in’li Aura (durée maximale de travail, temps de repos, pause déjeuner, horaires habituels, etc.).

Le collaborateur télétravailleur au forfait conserve le bénéfice de sa convention visant également le respect des temps de repos et les limitations à la durée du travail.

Par conséquent, le travail à domicile ne saurait avoir pour effet de modifier ni l’horaire habituel, ni l’amplitude de travail effectif applicable dans les locaux de l’entreprise.

Sauf demande expresse de la Direction, les heures supplémentaires ne sont pas autorisées.

Article 9 – Charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution sont inchangés et s’apprécient de la même manière que pour les travaux exécutés au sein de l’entreprise.

Les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux demandés dans les locaux de l’entreprise. Ils feront l’objet d’échanges et d’un suivi régulier entre le collaborateur et son responsable hiérarchique, notamment lors de l’entretien annuel.

Article 10 – Organisation du télétravail

10.1 Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Par souci de préserver le lien social et la cohésion d’équipe, les parties s’accordent pour considérer que les collaborateurs télétravailleurs doivent disposer d’une présence dans les locaux de l’entreprise d’au moins trois jours par semaine. Le présent accord limite ainsi le télétravail à deux jours variables par semaine, de telle sorte que la présence au sein de l’équipe dans le lieu habituel de travail permette les rencontres avec ses collègues et son manager.

Le choix du ou des jours télétravaillés résultera d’un accord entre le collaborateur et le manager sur la base des préconisations faites par ce dernier en vue de maintenir le bon fonctionnement et la cohésion de l’équipe et d’assurer une présence régulière au sein de l’entreprise. Pour les mêmes raisons, le manager pourra imposer une journée en présentielle dans la semaine pour l’ensemble de son équipe.

Par principe, si le jour prévu en télétravail n’est pas télétravaillé (à l’initiative du collaborateur ou de l’employeur), il n’existe pas de droit de report du jour, ni de compteur de jours.

Au-delà d’une semaine de congés payés ou RTT, les jours de télétravail ne pourront être accolés à cette absence, que ce soit au départ des vacances ou au retour. En conséquent, la veille du départ en vacances et le jour de retour de vacances doivent être effectués en présentiel dans les bureaux d’in’li Aura.

Les parties se sont également accordées sur le principe qu’au cours des 1^er, 2^ème et 4^ème trimestre, une semaine serait totalement réalisée en présentiel dans les bureaux d’in’li Aura.

Ces trois semaines par an seront présentées et négociées avec le CSE.

10.2 Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Le collaborateur s’engage à être joignable sur ses plages habituelles de travail et à répondre aux sollicitations de son manager, ses collègues, ses clients etc., de participer à toutes les réunions téléphoniques ou vidéoconférences, de la même manière que s’il était sur son lieu de travail.

Pour les collaborateurs au forfait jours, la plage de joignabilité doit être limitée à la nécessité pour le collaborateur de bénéficier de son repos quotidien et hebdomadaire.

L’impossibilité renouvelée d’être joint peut entrainer l’interruption anticipée du télétravail.

10.3 Equipements liés au télétravail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit, et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur.

In’li Aura met, entre autres, à disposition du collaborateur télétravailleur les équipements et solutions suivantes :

• un ordinateur portable,

• une souris,

• un câble d’alimentation,

• une housse de transport,

• un casque,

• une messagerie électronique,

• une solution téléphonique intégrée,

• un accès sécurisé (VPN), etc …

Il ne sera pas fourni d’imprimante ni de second écran au domicile du collaborateur. Il est rappelé que ces équipements sont mis à disposition du collaborateur au bureau.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

Enfin, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat. Il devra également s’assurer qu’aucune personne non autorisée n’ait accès au matériel ou aux données sauvegardées.

10.4 Remboursement des frais professionnels liés au télétravail

Le dispositif reposant sur le volontariat, il n’est pas envisagé d’indemnité pour l’occupation du domicile. Chaque collaborateur éligible appréciera les bénéfices ou non d’exercer son emploi en télétravail.

Toutefois, pour les salariés sous contrats à durée indéterminée, In’li Aura participera à l’équipement matériel du collaborateur à son domicile.

Une fois la période d’adaptation terminée, le collaborateur pourra bénéficier d’un remboursement pouvant aller jusqu’à 200 euros pour l’achat d’un ou plusieurs équipements favorisants sa bonne installation à son domicile.

Ces équipements peuvent être un écran, un fauteuil, un câble HDMI, un casque, une souris … Ne seront pas considérés comme équipements l’abonnement internet ou encore l’abonnement aux fluides.

Cette prise en charge à hauteur de 200€ s’effectue sur une période de 12 mois glissants, à compter de la date du premier achat ou du dernier achat remboursé, et ce, sur présentation de la ou des factures.

La demande de remboursement devra être effectuée auprès du service Ressources Humaines pour traitement.

L’acquisition de ces équipements ne peut s’effectuer qu’au seul bénéfice du salarié, à l’exclusion de toute autre destination (cercle familial, amical, …).

L’entreprise sera attentive à la nature de la dépense et pourra refuser son remboursement, le cas échéant, en cas d’abus.

Article 11 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le collaborateur optant pour le télétravail s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Article 12 - Confidentialité et protection des données

Pendant la période de télétravail, le collaborateur reste soumis aux règles en vigueur au sein de l’entreprise définies, entre autres, par le règlement intérieur ainsi que le règlement des SI. Il doit respecter les consignes techniques et de maintenance du matériel utilisé dans le cadre du télétravail. Il s’engage à assurer la confidentialité des informations qui lui sont confiées dans le cadre du télétravail, et ce sur l’ensemble des supports utilisés (papiers, téléphone, ordinateur …). A ce titre, il doit veiller à ne pas laisser des tiers non autorisés à accéder aux données et doit avertir son manager de toute difficulté ou anomalie constatée.

Les règles de protection des données personnelles applicables à tous les collaborateurs de la société demeurent en vigueur pendant le travail à distance.

Article 13 - Droit à la déconnexion et à la vie privée

Les parties signataires rappellent leur attachement au droit à la déconnexion, qui permet de garantir une organisation du travail respectueuse de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle.

Le télétravail ne doit, en tout état de cause, pas avoir pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux d’in’li Aura.

Article 14 - Modalités d'accès au télétravail des travailleurs handicapés

Dans certaines situations, le télétravail peut être un outil d’amélioration des conditions de travail des collaborateurs en situation d’handicap.

Le travailleur handicapé souhaitant bénéficier de cette organisation devra avertir son manager ainsi que le service Ressources Humaines, qui étudieront avec attention la demande afin de pouvoir y accéder dans la mesure du possible.

Les services de santé au travail pourront être associés à cette réflexion pour que l’organisation du télétravail soit adaptée à la situation de chaque télétravailleur en situation de handicap.

Article 15 – Collaboratrices en situation de grossesse

Afin de préserver la santé et l’équilibre de vie des femmes enceintes, celles-ci pourront convenir avec leur responsable hiérarchique d’un aménagement de leur organisation de travail permettant, notamment, de déroger au nombre de jours minimum de présence en entreprise.

Les demandes de télétravail des femmes enceintes seront examinées avec attention.

Si l’activité le permet, les femmes enceintes auront la possibilité d’exercer leurs missions en tout ou partie à leur domicile. Le nombre de jours en télétravail ainsi que leurs fréquences seront à définir avec le manager et le service Ressources Humaines, et le cas échéant avec le médecin du travail et/ou le médecin traitant.

Article 16 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de douze mois..

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 21 mai 2023, sous réserve de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Article 17 - Suivi de l’accord

Afin d'assurer le suivi du présent accord, les Parties conviennent de se rencontrer une fois par an pour faire un point sur l’application du présent accord et pour discuter des modifications éventuelles qui pourraient y être apportées.

Toute Partie signataire du présent accord ou y ayant adhéré peut en outre solliciter, à tout moment, l’organisation d’une réunion afin de discuter de toute difficulté dans sa mise en œuvre

Article 18 – Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales applicables.

Article 19 – Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des Parties signataires ou adhérentes, et adressée en copie à la DIRECCTE.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 20 – Publicité

Un exemplaire signé du présent accord sera remis à chaque organisation syndicale représentative.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires à la DIRECCTE du Rhône (un exemplaire original et un exemplaire par courrier électronique), ainsi qu’un exemplaire auprès du greffe du Conseil des prud’hommes de LYON.

Conformément au décret n°2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, une version de l’accord rendue anonyme (noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sera déposée en même temps que l'accord et les pièces mentionnées aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail.

Il sera porté à la connaissance de l’ensemble des collaborateurs par tous moyens de communication.

Le présent accord est fait en nombre suffisant d’originaux pour remise à chacune des parties signataires.

Fait à Lyon, le 25/05/2023

Pour In’li Aura

Directeur Général

Pour les organisations syndicales 

Pour FO Pour SNUHAB – CFE CGC