Accord d’entreprise sur la mise en place du vote électronique au sein de la Clinique de l’YVETTE

ENTRE :

La Clinique de l’Yvette, Société Anonyme, dont le siège social est situé 67-71 Route de Corbeil à Longjumeau (91160), enregistrée au RCS d’Evry, sous le numéro 964 202 006, représentée par

D’une part,

ET,

Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

CFDT, représentée par

FO, représentée par

D’autre part.

Ci-après dénommée « les Parties »

Table des matières

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 Objet et champ d’application 3

ARTICLE 2 Principes Généraux 3

ARTICLE 3 Définition et choix du moyen de vote électronique 4

ARTICLE 4 Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

4.1 Protocole d’accord préélectoral 4

4.2 Recours à un prestataire extérieur 4

4.3 Etablissement des fichiers 4

4.4 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 5

4.5 Recours à une expertise indépendante 6

4.6 Cellule d'assistance technique et sécurité 6

4.7 Traitement des données personnelles 7

4.8 Information et formation 7

ARTICLE 5 Déroulement des opérations de vote 7

5.1 Temps et lieu du scrutin 7

5.2 Caractéristiques du matériel de vote 7

5.3 Modalités d’accès au serveur de vote 8

5.4 Opérations de dépouillement 8

ARTICLE 6 Conservation des données 9

ARTICLE 7 Elections partielles 9

ARTICLE 8 Durée, dénonciation, révision, dépôt et publicité de l’accord 9

8.1 Durée 9

8.2 Révision 9

8.3 Dénonciation 10

8.4 Publicité de l’accord 10

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Economique et Social.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, en application des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

ARTICLE 1 Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Il s’applique à l’ensemble du personnel de la Clinique de l’Yvette, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Clinique, appelés à voter aux élections professionnelles du Comité Social et Economique.

ARTICLE 2 Principes Généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote.

ARTICLE 3 Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 4 Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de vote électronique sont déterminées préalablement à chaque élection dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral conclu mentionne le présent accord, ainsi que le nom du prestataire extérieur choisi.

Il comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

4.2 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et leur confidentialité, les parties s’accordent pour confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire extérieur, mandaté par la Direction de la Clinique.

Ce prestataire extérieur est choisi par la Clinique. Il se voit confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord, respectant les prescriptions relatives au vote électronique prévues par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, les dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise, lesquelles s’appliquent pleinement à la délégation du Comité Social et Economique, et celles prévues par le présent accord.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

4.3 Etablissement des fichiers

Le prestataire en charge du vote électronique dans l’entreprise établit les fichiers permettant la mise en œuvre du vote électronique.

Conformément aux dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées par le prestataire et leur accès sont limitées comme suit :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, leur appartenance syndicale le cas échéant, leur collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Le contrôle et la conformité des listes d’électeurs aux listes électorales transmises au prestataire et importées sur le système de vote électronique est effectué sous la responsabilité de la Clinique.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

4.4 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenues sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers dans les conditions de l’article 5.4.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

4.5 Recours à une expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou en cas de modification de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante choisie et rémunérée par la Clinique.

Cette expertise a pour objet de contrôler et de s’assurer que le dispositif de vote répond aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections du CSE ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Ce rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et des Organisations syndicales habilitées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral en application des articles L. 2314-5 du Code du travail.

4.6 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.7 Traitement des données personnelles

Le vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs et suppose ainsi que soient recueillies des données personnelles des électeurs.

En sa qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel de ses salariés, la Clinique applique la législation relative à la protection des données personnelles et notamment le Règlement UE n°2016/679 (« RGPD ») et la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

4.8 Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Une réunion de présentation du processus est assurée au sein de la Clinique par un représentant de la direction de la Clinique n’exerçant pas de mandat.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5 Déroulement des opérations de vote

5.1 Temps et lieu du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral. Pendant cette période d’ouverture du scrutin, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, 24 heures sur 24.

Les électeurs peuvent voter depuis n’importe quel terminal, que ce soit de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Elles sont également précisées sur la notice d’information envoyée à chaque salarié.

5.2 Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées dans un ordre aléatoire.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique.

5.3 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote et permettant son authentification,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

La saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et la saisie de son vote clôt définitivement l’accès à cette élection, ces modalités garantissent l’unicité du vote.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5.4 Opérations de dépouillement

A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne et les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Conformément à l’arrêté du 25 avril 2007, le dépouillement des résultats n’est possible que par l’activation de deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

ARTICLE 6 Conservation des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports conformément à l’article R. 2314-17 du Code du travail.

ARTICLE 7 Elections partielles

Par dérogation au présent accord, les parties pourront décider, après concertation, de recourir aux modalités de vote classique en cas de nécessité d’organisation d’élections partielles.

Le recours aux modalités de vote classique dans les conditions ci-dessus cités, fera l’objet d’un avis conforme du Comité Social et Economique de l’établissement concerné.

ARTICLE 8 Durée, dénonciation, révision, dépôt et publicité de l’accord

8.1 Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature, sous réserve de l’absence d’opposition d’une ou plusieurs organisations syndicales majoritaires.

8.2 Révision

Le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 à L.2261-8 du Code du travail.

La demande de révision doit être notifiée à l’ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Une réunion de révision doit être organisée dans un délai de quinze jours à compter de l’envoi de la demande révision.

8.3 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par les articles L2261-9 et suivants du Code du travail.

8.4 Publicité de l’accord

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, une version intégrale et une version anonymisée du présent accord seront déposées, dès la conclusion de l’accord, à l’initiative de la Direction, sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail.

Les parties conviennent, par ailleurs, que l’intégralité du présent accord sera publiée dans la base de données nationale conformément à l’article L2231-5-1 du Code du travail.

Un exemplaire du présent d’accord sera remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes territorialement compétent.

Le présent accord sera affiché à l’attention de l’ensemble du Personnel.

Fait à Longjumeau, le 20/03/2019 en 5 exemplaires originaux

Pour la Clinique de l’Yvette

Pour la CFDT

Pour FO

Annexe à l’accord collectif relatif à la mise en œuvre du vote électronique au sein de la Clinique de l’Yvette - Cahier des charges du vote électronique

Article A Présentation générale des besoins : vote électronique

A.1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, et des futurs éventuels référendums, la Direction souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Les élections organisées sont celles du Comité Social et Economique (CSE), ainsi que les référendums organisés au sein de la Clinique.

L’organisation de ces élections est encadrée par le code du travail.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

A.2. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction de la Clinique ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Article B Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

B.1. Fonctionnalités générales

• Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par le système informatique de la Clinique mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

• Période des élections

La durée du premier tour de scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles concernées.

Durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

En cas de second tour l’application de vote électronique sera accessible durant la même période.

• Nature des élections

Les élections à organiser sont les élections du Comité Social et Economique.

Les électeurs pourront participer aux élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

En outre, le vote électronique pourra également être mis en place pour l’organisation de référendums auprès du personnel dans le cadre de l’article D.2232-2 du Code du travail.

• Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise et modifiant le code du travail (deuxième partie : Décrets en Conseil d’Etat)) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournira à la Direction de la Clinique les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de la Direction de la Clinique les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par la Direction de la Clinique.

Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.

B.2. Scénario de vote

• Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :

• une étape d’identification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées ou bien le choix de voter « blanc » ;

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;

• la possibilité de modifier son choix ;

• la confirmation par l’électeur du choix effectué ;

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer et conserver un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

• Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

• Enchaînement des élections

Si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de poursuivre le déroulement du scénario pour réaliser le vote suivant. A partir du moment où un (ou plusieurs) des votes n’a (n’ont) pu être exprimé(s), l’électeur conserve l’accès au système.

• Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.

A cette fin, les émargements, d’une part, et l’urne électronique, d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

B.3. Procédure d’ouverture des élections

L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Clinique. Ces membres comportent un président et deux assesseurs.

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;

• le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;

• le contrôle de la liste des émargements ;

• la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise « en ligne » au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;

• l’ouverture des élections par la saisie du code secret du « président » et d’au moins l’un des codes des « assesseurs ».

B.4. Procédure de clôture des élections

La procédure de fermeture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure de fermeture : les président et assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• la fermeture des élections par la saisie du code secret du « Président » et d’au moins l’un des codes des « Assesseurs ».

Si les parties optent pour une fermeture automatique des élections (programmée lors de la cérémonie d’ouverture), les étapes décrites ci-dessus seront réalisées dans le cadre de la procédure de dépouillement.

B.5. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure : le président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• la remise « en ligne » au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;

• l’édition « en ligne » des résultats des élections ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;

• la remise par le prestataire des procès-verbaux complétés et conformes aux modèles CERFA ;

• la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.

La procédure de dépouillement devra être réalisée dans un délai maximum raisonnable que le prestataire devra préciser.

B.6. Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

B.7. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).

Le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission de sorte à ce qu’il soit impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls président et assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

B.8. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• Les noms et prénoms des électeurs ;

• Le collège de l’électeur ;

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

B.9. Cellule d’assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des organisations syndicales.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

B.10. Service d’assistance téléphonique

Un service d’assistance téléphonique sera mis en place dans le but de renseigner les électeurs.

Ses horaires d’ouverture seront fixés dans le protocole d’accord préélectoral.

B.11. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des organisations syndicales qui ont présenté des candidats et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension, voire l’annulation des opérations de vote.

Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

Article C Autres prestations à fournir

C.1. Préparation des élections

C.1.1. Prestations liées au « fichier électeurs »

• Constitution du fichier électeurs

Les listes électorales sont constituées par la Direction de la Clinique.

Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections.

Elles sont établies par la Direction de la Clinique, par collège.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ».

Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Direction de la Clinique et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur ;

• Les nom et prénom de l’électeur ;

• La date de naissance de l’électeur ;

• Le collège d’appartenance de l’électeur ;

• Les droits de vote de l’électeur ;

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile) ;

• Des informations d’authentification (éventuellement).

• Objet du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé ;

• contrôler les accès au système de vote électronique ;

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur ;

• éditer les listes d’émargement.

• Transmission du fichier électeurs

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre le système de la Clinique et lui-même.

• Confidentialité du fichier électeurs

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive.

• Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes, y compris la procédure en cas de perte ou de non réception.

• Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra dans les conditions posées par le protocole d’accord préélectoral un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes ;

• un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.

• Envoi des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

• Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Direction de la Clinique, les représentants du Personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique. La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

• Mise à jour du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique.

S'il est techniquement possible d'effectuer des mises à jour jusqu'à l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

C.1.2. Prestations liées aux listes de candidats le cas échéant

• Généralités

Les listes de candidats sont transmises par les organisations syndicales à la Direction de la Clinique qui se chargera de la transmission au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE titulaires ou suppléants) ;

• Le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés, …) ;

• L’appartenance syndicale le cas échéant ;

• Les nom et prénom de chaque candidat ;

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

• Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

• Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

C.2. Phase de test et de recette du système de vote électronique

• Objectifs des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.

• Période de test

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la Direction de la Clinique et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

C.2.2 Scrutin à blanc

• Objectifs du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

• Étapes du scrutin à blanc

Le « scrutin à blanc » vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification substantielle depuis le « scrutin à blanc ».

Une fois le « scrutin à blanc » validé le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• création par les président et assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront ; le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire ;

• ouverture des élections par les président et assesseurs du bureau de vote ;

• réalisation de plusieurs votes ;

• fermeture des élections par les président et assesseurs du bureau de vote ;

• remise au prestataire des clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote ;

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• scellement de l’application de vote électronique.

C.3. Prestation de conseil et d’assistance de la Direction de la Clinique

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction de la Clinique dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la réalisation de la déclaration Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur au moment du vote ;

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs ;

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

C.3.1 Remise des résultats

• Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises à la Direction de la Clinique sur support numérique à l’issue des élections.

Durant la période des élections, le taux de participation consultable « en ligne » par les membres désignés du bureau de vote et les représentants de liste nommés par les organisations syndicales.

• Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

• Procès-verbaux des élections

Les procès-verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles CERFA, seront mis à la disposition de la Direction de la Clinique par le prestataire.

• Calcul de la représentativité syndicale

Le calcul de la représentativité syndicale sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué.

Lors de la remise des listes de candidats et en cas de liste commune, la Direction de la Clinique fournira au prestataire les règles de répartition des suffrages.

Article D Gestion informatique et technique du système de vote électronique

D.1. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.

Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

D.2. Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections (stockage et accès).

D.3. Ticket d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer et d’enregistrer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

D.4. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

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