Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF A L'ORGANISATION D'UN REFERENDUM" chez SAGE'S - SOC DAUPHINOISE POUR L HABITAT (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF

A L’ORGANISATION D’UN REFERENDUM

Préambule

Des négociations engagées au sein du la SDH ont conduit à la signature d'un accord relatif aux Négociations Annuelles Obligatoires avec l'organisation syndicale CFDT ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés lors des élections professionnelles de 2022.

Le 23/2/2023, la CFDT a sollicité l'organisation d'une consultation des salariés visant à valider l'accord conclu conformément à l'article L 2232-12 alinéa 2 du code du travail.

Dans ces conditions, une négociation a été engagée avec les organisations syndicales en vue de la signature du présent protocole d'accord destiné à fixer, conformément aux dispositions des articles L 2232-12 est D 2232-6 du code du travail les modalités d'organisation de la consultation du personnel relative à l’accord précité.

Il a en conséquence été convenu ce qui suit :

Article 1 : Liste du personnel participant au vote

L’accord susvisé dans le préambule concerne l’ensemble du personnel de la SDH présents dans les effectifs en janvier 2023.

Qui sont les électeurs ?

Sont électeurs les salariés qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du scrutin

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,

• Avoir la capacité électorale,

• Ne pas représenter l’employeur.

La liste du personnel participant au vote sera affichée sur les tableaux prévus à cet effet sur les sites concernés par la consultation. Elle comportera la mention de leur nom, prénom, date d'embauche et lieu de travail.

Elle sera affichée au plus tard 15 jours calendaires avant la date du scrutin

Article 2 : Date heures et lieu de la consultation

Le scrutin sera ouvert du 9 mai 2023 à 10h jusqu’au 10 mai à 12h. Il se déroulera uniquement par vote électronique dans les conditions prévues à l’article 6 du présent protocole.

Article 3 : Information des salariés

L’information du personnel concernant le présent protocole ainsi que le texte de l’accord, objet de la consultation, fera l’objet d'un affichage sur les tableaux réservés à cet effet au siège à Echirolles et à l’agence de Villefontaine.

Le texte de l’accord sera mis à disposition de l’ensemble des collaborateurs sur le site DRH Public : le lien sera communiqué deux semaines avant la date du référendum.

Article 4 : Question soumise aux votes des salariés

Les électeurs devront répondre par oui ou par non à la question suivante :

• Souhaitez-vous l’application de l’accord relatif aux négociations annuelles obligatoires (NAO) 2023 ?

Article 5 : Communication 

Les organisations syndicales pourront communiquer sur l’accord conformément aux dispositions réglementaires et législatives relatives à l'exercice du droit syndical dans l’entreprise.

Ces communications pourront avoir lieu à partir de l'entrée en vigueur du présent protocole et jusqu’au mercredi 3 mai 2023 à 17h.

Article 6 : Organisation matérielle du scrutin

Le présent protocole s’inscrit

• dans le cadre des dispositions de l’accord du 15 février 2022 relatif à la mise en place d’un vote

• et le respect des dispositions des articles R2324-5 à R2324-17, garanti par la Société AGRUME

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de LA SOCIETE DAUPHINOISE POUR L’HABITAT procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire suivant : AGRUME SAS, 2 rue des mûriers, 69009 Lyon, RCS de Lyon, n°827 730 532.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire suivant : AGRUME SAS, 2 rue des mûriers, 69009 Lyon, RCS de Lyon, n°827 730 532.

Un cahier des charges annexé aux présentes comporte la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement du vote.

La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif d’un bureau composé des deux électeurs les plus âgés et l’électeur le plus jeune acceptant ces fonctions.

Des identifiants de connexion seront communiqués par le prestataire par e-mail au moins 3 jours avant le scrutin ou par courrier confidentiel au moins 7 jours avant le scrutin, pour les collaborateurs en suspension de contrat.

Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

En cas de problème de connexion, vous pourrez contacter la cellule d'assistance de la société AGRUME au 04 28 29 28 29.

Le résultat de la consultation, matérialisé par un procès-verbal, sera porté à la connaissance de l’employeur par le bureau de vote.

Si l’accord est approuvé, il sera publié et déposé selon les formes prévues à l’article D2231-2 du Code du travail. A défaut, il sera réputé non écrit.

Résultats des votes

Les accords soumis à la consultation seront considérés comme majoritaires et adoptés s'ils recueillent au moins 50 % de votes valablement exprimés*. Dans ce cas, ils entreront en vigueur dans les conditions prévues par l’accord, à défaut, ils seront réputés non écrit.

Aucun quorum n'est requis.

*Précision : les votes valablement exprimés sont les suffrages exprimés moins les votes blancs et les votes nuls.

Proclamation et diffusion des résultats

Les résultats seront proclamés par le bureau de vote. Le procès-verbal sera affiché sur les panneaux réservés à cet effet sur chacun des sites concernés – il sera annexé à l’accord faisant l’objet de la consultation.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée des scrutins objets de l’accord.

Il entrera en vigueur dès sa signature par les organisations syndicales signataires.

Article 8 : Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé auprès de la DREETS en deux exemplaires dont une version signée des parties et une version électronique.

Un exemplaire du présent accord sera également adressé au greffe du conseil des prud'hommes.

Fait à Echirolles, le 11 avril 2023

Pour la Direction Générale :

xx

Directeur Général

Pour les Organisations Syndicales représentatives :

xx Délégué CGT

xx Délégué CFDT

CAHIER DES CHARGES

RELATIF À L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE

D’UN REFERENDUM PAR VOTE ELECTRONIQUE

____________________________________________________

Article 1 : Présentation de la mission

1.1 Cadre de la mission

1.2 Mission du prestataire

1.3 Expertise indépendante

1.4 Confidentialité des données transmises

1.5 Contenu des fichiers

1.6 Accessibilité des données

1.7 Assistance technique

Article 2 : Préparation des élections

2.1 Constitution des fichiers électeurs

2.2 Transmission des moyens d'authentification aux électeurs

2.3 Préparation de la plateforme de vote

2.4 Formation

2.5 Calendrier prévisionnel

Article 3 : déroulement du vote

3.1 Hébergement du dispositif de vote

3.2 Etapes de vote pour les électeurs

3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau

Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement

4.1 Dépouillement

4.2 Edition des listes d'émargement

4.3 Dépouillement

4.4 Procès-verbaux

4.5 Conservation des données

Article 1 : Présentation de la mission

1.1 Cadre de la mission

Dans le cadre de l’organisation d’un référendum d’approbation d’un accord collectif, la SDH souhaite recourir à un système de vote électronique par Internet.

Sont concernés 325 salariés environ.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales : le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.

En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2324-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions de la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

1.2 Mission du prestataire

Le prestataire aura pour mission :

• de préparer la plateforme de vote électronique,

• de former les membres du bureau,

• d'acheminer ou d'assurer l'acheminement des moyens d'authentification aux électeurs,

• de mettre en œuvre le système de vote par Internet,

• d'émettre les listes d'émargement,

• de procéder au dépouillement des bulletins électroniques,

• de mettre en place une cellule d'assistance téléphonique pendant le vote,

• de remplir le procès-verbal,

• de détruire les données et les fichiers à l’issue des délais de recours.

1.3 Expertise indépendante

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et réglementaires préalablement à sa mise en place.

L'expert ne doit avoir aucun lien d'intérêt avec le prestataire et doit répondre aux conditions fixées par la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le rapport de l'expert doit être tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

1.4 Confidentialité des données transmises

Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales.

Il doit également garantir la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote doit être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

1.5 Contenu des fichiers

Le traitement "fichier des électeurs" sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote, à l'organisateur et à l'équipe technique à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement sans comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Enregistrement des données

Les données enregistrées sont les suivantes :

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, , moyens d'authentification;

• pour les listes d'émargement :, noms et prénoms des électeurs.

Destinataires des données

Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

1.6 Accessibilité des données

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront cryptés de telle sorte que le prestataire ne puisse pas en prendre connaissance de quelque manière que ce soit.

1.7 Assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Avant l’ouverture du vote, elle devra procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l'urne électronique est vide avant de sceller le système.

A l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, elle devra contrôler le scellement du système.

Une hotline téléphonique sera ouverte pendant la durée des scrutins.

Il est rappelé qu'en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

En cas de perte des identifiants par un électeur, celui-ci pourra demander la génération d'un nouveau code qui lui sera communiqué selon le mode d'acheminement mis en place conformément aux prescriptions du paragraphe 2.2.

Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demande la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau.

Article 2 : Préparation des élections

2.1 Constitution du fichier électeurs

Les listes électorales seront transmises par l’employeur sur un support numérique aux fins d’intégration dans le système.

Il est rappelé que ces listes devront comporter les mentions suivantes :

• noms et prénoms ;

• date d'entrée ;

• date de naissance ;

Les listes transmises au prestataire devront également mentionner certains des éléments suivants, en fonction du choix d'envoi et de vérification des identifiants :

• adresse postale ;

• adresse électronique personnelle ou professionnelle ;

• numéro de téléphone portable personnel ;

• date et département de naissance.

Ces données permettront d’attribuer des codes d’accès aux électeurs et constituer les listes d’émargement.

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par l'employeur.

2.2 Transmission des moyens d’authentification aux électeurs

Chaque électeur recevra un identifiant et un mot de passe personnel par courrier postal à son domicile ou par email personnel et confidentiel, dans les jours précédant l'ouverture du vote.

L'adresse du site de vote, les dates et heures d'ouverture seront précisées dans cette communication.

Le mot de passe doit être généré de manière aléatoire et l’anonymat est garanti. Le prestataire ne doit pas pouvoir accéder à ces données.

2.3 Préparation de la plateforme de vote

Les données suivantes doivent être transmises au prestataire :

• liste électorale,

• note d’information relative aux modalités de la consultation,

• accord collectif faisant l’objet de la consultation,

• intitulé de la question posée aux salariés

• réponses possibles.

2.4 Formation

Le prestataire fournira une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, soit par téléphone, soit par visio-conférence.

Une notice d'utilisation leur sera également transmise.

2.5 Calendrier prévisionnel

Le dispositif de vote devra permettre le respect du calendrier prévu par l'employeur.

A titre indicatif, ce calendrier est le suivant :

Communication de la liste électorale	J-15
Envoi des codes aux électeurs par courrier postal	J-7
Envoi des codes aux électeurs par mail	J-3
Formation des membres du bureau	J-2
Cérémonie de scellement	J-2
Déroulement du vote	J
Dépouillement et résultats	J
Destruction des données	A l'expiration des délais de recours

Article 3 : Déroulement du vote

3.1 Hébergement du dispositif de vote électronique

Les serveurs de vote devront être hautement sécurisés et situés dans un centre de données situé en France.

L’application de vote devra être accessible sur tout support informatique (ordinateur PC ou Mac, Smartphone, tablette) et sur tout type de navigateur à jour (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Mozilla Firefox).

Elle devra garantir la confidentialité du vote.

Une charte graphique pourra être définie avec la société.

3.2 Étapes de vote pour les électeurs

Lorsque l’électeur accèdera au site internet, il sera amené à suivre les étapes suivantes :

• s’identifier : identifiant et code secret ;

• confirmer son identité : information personnelle ou code SMS ;

• prendre connaissance de la question posée et des choix de vote possibles ;

• télécharger l’accord faisant l’objet d’une consultation ;

• choisir une réponse ;

• relire son choix qui apparaîtra clairement à l’écran avec possibilité de le modifier avant validation ;

• confirmer son choix ;

• télécharger et imprimer un accusé de réception confirmant qu’il a bien participé au vote.

La validation entraîne transmission du vote et émargement.

3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau

Les membres du bureau doivent disposer d'une interface dédiée leur permettant de suivre les votes (sans pouvoir accéder aux résultats partiels), d'éditer les listes d'émargement, de consulter le nombre de bulletins dans l'urne et de vérifier l'intégrité du système.

Ils devront également pouvoir décider toute mesure d'information et de sauvegarde, notamment pour décider la suspension des opérations de vote sans l'intervention du prestataire, en application des dispositions légales.

L'accès à l'interface sera sécurisé et limité aux utilisateurs habilités.

Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement

4.1 Scellement

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

4.2 Edition des listes d'émargement

L'émargement électronique doit permettre d'assurer l'unicité de vote, empêchant ainsi toute tentative de double vote.

Les listes d'émargement pourront être éditées par les membres du bureau.

4.3 Dépouillement

Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes provenant des membres du bureau.

Les clés seront remises aux membres du bureau désignés par l'organisateur du vote selon des modalités en garantissant la confidentialité.

La génération des clés doit être publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

4.4 Procès-verbaux

A la suite du dépouillement, la Société Agrume se chargera de l’établissement du procès-verbal sur la base des résultats constatés, qui sera transmis aux membres du bureau pour validation et signature.

4.5 Conservation des données

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours en matière d’élections professionnelles ou, le cas échéant, jusqu'à ce que la décision de justice acquiert un caractère définitif.

Fait à Echirolles le 11 avril 2023

Pour la Direction Générale

Le Directeur Générale

Délégué CFDT