PROTOCOLE D'ACCORD APPLICABLE AUX AGENTS DE DROIT PRIVE

DE L'ARS AUVERGNE-RHONE-ALPES

RELATIF AU TELETRAVAIL ET AU TRAVAIL SUR SITE DISTANT

ENTRE

L’Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes ci-après dénommée ARS ARA, représentée par son Directeur Général, le Docteur XXXX,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives de droit privé au sein de l'ARS ARA ci-dessous désignées,

• FOFEC, représentée par Mme XXXX,

• SNFOCOS représentée par Mme XXXX,

• CFDT représentée par M. XXXX

D’autre Part.

PREAMBULE

Le présent accord fait suite aux accords télétravail signés en 2019.

En effet, dans la continuité des accords signés le 31 janvier 2019 et après une augmentation constante des demandes de télétravail, mais aussi du fait des adaptations rendues nécessaires lors de la crise COVID, il est à présent nécessaire d’adopter un accord répondant davantage aux aspirations des agents, aux nouveaux modes de fonctionnement de l’Agence et au développement des usages numériques dans le cadre de la modernisation et de l’amélioration des conditions de travail.

Ce présent accord négocié entre les organisations syndicales signataires et la direction de l’Agence Régionale de Santé ARA, définit les conditions de mise en œuvre de plusieurs dispositifs : le télétravail régulier, le télétravail ponctuel pour contraintes personnelles, le télétravail en cas de perturbations majeures et le travail sur site distant.

Il prévoit de nouvelles dispositions relatives au lieu d’exercice du télétravail et il facilite l’utilisation du matériel informatique affecté à l’agent travaillant à distance.

Cet accord a pour objet de rappeler les dispositions applicables et les principes à respecter pour la réussite de cette organisation du travail, tant pour l’agent, l’encadrant, que pour la direction concernée.

Les parties au présent accord soulignent le fait que le télétravail et le travail sur site distant reposent sur une relation de confiance entre l’agent et le responsable hiérarchique et que les droits et obligations des agents restent identiques en travail sur site et en télétravail.

La direction et les syndicats veillent à la cohérence de ces dispositifs. Il s’agit de modalités nouvelles d’organisation du travail dont les agents ne sauraient toutefois faire valoir comme un droit.

Le télétravail et le travail sur site distant ne doivent pas se substituer à toutes les actions menées permettant les adaptations de poste et ne constituent pas une réponse à d’éventuelles difficultés d’organisation.

Tout en développant des nouvelles méthodes de travail, cet accord répond à un triple objectif : favoriser la qualité de vie au travail, contribuer à une meilleure efficacité du service public et répondre aux exigences de la tutelle de rationalisation des surfaces de bureau.

TEXTES DE REFERENCE

Accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail ;

Loi n°2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit ;

Articles L 1222-9 et suivants du Code du Travail modifiés par les ordonnances du 22 septembre 2017 ;

Protocole d’Accord UCANSS relatif au travail à distance signé le 28 novembre 2017.

SOMMAIRE

TITRE I - CHAMP D’APPLICATION

TITRE II – TELETRAVAIL REGULIER

1 – Cadre et principes généraux

1.1 Volontariat

1.2 Critères d’éligibilité

2 – Modalités d’exercice du télétravail régulier

2.1 Alternance entre travail sur site et télétravail

2.2 Formules de télétravail

2.3 Dérogations

2.4 Charte de Direction

2.5 Rôle du responsable hiérarchique

2.6 Période d’adaptation

2.7 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

3 – Procédure d’autorisation du télétravail régulier

3.1 Demande de télétravail

3.2 Formalisation de l’autorisation de télétravail

3.3 Durée de l’autorisation

3.4 Changement de fonctions ou de direction

3.5 Refus d’autorisation

TITRE III – TELETRAVAIL PONCTUEL POUR REPONDRE A DES SITUATIONS INDIVIDUELLES

1-Télétravail ponctuel pour raison de santé

2-Télétravail ponctuel pour contraintes personnelles

TITRE IV – TELETRAVAIL EN CAS DE PERTURBATIONS MAJEURES

TITRE V – PARTICULARITES DU TRAVAIL SUR SITE DISTANT

TITRE VI - PRINCIPES GENERAUX DE FONCTIONNEMENT EN TELETRAVAIL

1-Lieu d’exercice du télétravail

1.1 Le télétravail à domicile ou dans un lieu privé

1.2 Le télétravail dans un tiers-lieu

2-Suivi du temps de travail

3-Statut du télétravailleur

3.1 Droits et obligations

3.2 Risque accident du travail

4-Organisation matérielle

4.1 Equipement de travail fourni par l’ARS

4.2 Consignes de sécurité

4.3 Protection des données

TITRE VII –MESURES D’ACCOMPAGNEMENT

1-Prévention de l’isolement

2-Accompagnement des agents en situation de handicap

3-Formation et accompagnement

4-Entretien annuel

5-Prise en charge des frais

6-Forfait équipement

TITRE VIII – DISPOSITIONS TRANSITOIRES

1-Elaboration des chartes de Direction

2- Procédure de dépôt des premières demandes de télétravail régulier

3-Traitement des situations particulières

DISPOSITIONS GENERALES

DUREE ET SUIVI DE L’ACCORD

VALIDITE DE L’ACCORD

INFORMATION DU PERSONNEL

REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

TITRE I – CHAMP D’APPLICATION

Le télétravail désigne, au sens du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 modifié, toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions ou activités qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est affecté, sont réalisées hors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail vise, au sens du présent accord, le travail exercé au domicile de l’agent, dans un autre lieu privé déclaré, ou dans tout autre lieu à usage professionnel à l’intérieur de la région Auvergne-Rhône-Alpes ou de ses départements limitrophes.

Le travail sur site distant permettant à un agent d’exercer ses activités dans les locaux relevant de l’autorité de l’ARS ARA mais distinct de celui de sa résidence administrative, est intégré dans le présent accord et fait l’objet de dispositions particulières.

Un agent pourra bénéficier au titre d’une même autorisation de ces différentes modalités d’organisation du travail, sous réserve d’être en mesure de rejoindre dans la journée son lieu de travail habituel dans un délai raisonnable en cas de demande expresse de son directeur au regard de circonstances exceptionnelles.

Dans ce cadre, le présent accord a pour vocation de préciser les règles et modalités d’exercice des modes d’organisation du travail suivantes :

• Le télétravail régulier, comme mode habituel d’organisation du travail ;

• Le télétravail ponctuel pour répondre à des contraintes personnelles ;

• Le télétravail en cas de perturbations majeures ;

• Le travail sur site distant.

Le présent accord s'applique à l'ensemble des personnels de l'Agence sous statut de droit privé (agents sous statut UCANSS, agents sous statut MSA, apprentis).

TITRE II - TELETRAVAIL REGULIER

1. CADRE ET PRINCIPES GENERAUX

Le télétravail régulier désigne une alternance de jours de travail exercés sur site et à distance de manière habituelle, et dans les conditions définies ci-après, permettant de concilier l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle tout en préservant la qualité du service et le maintien des liens avec le collectif de travail.

Le télétravail n’a pas vocation à modifier la nature des missions confiées à l’agent, ni les résultats attendus.

Ce mode d’organisation du travail doit nécessairement reposer sur une relation de confiance mutuelle entre l’agent et son responsable hiérarchique, sur la faculté pour le manager de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés et sur la capacité pour l’agent de travailler dans des conditions de concentration adaptées.

1.1 Volontariat

La participation au télétravail régulier revêt un caractère volontaire. L'initiative de la démarche revient à l'agent.

Le télétravail ne peut être imposé par la direction et réciproquement, celui-ci ne peut être exercé par l'agent sans l'accord de la direction.

Pour des raisons d’assurance, l’agent n’est pas autorisé à débuter le télétravail avant autorisation expresse. Cette autorisation résulte de la signature par les parties concernées d’une convention individuelle de télétravail.

1.2 Critères d'éligibilité

Critères liés aux activités :

Compte tenu de leurs spécificités, certaines activités ou tâches de la fiche de poste de l'agent ne peuvent rentrer dans le cadre du présent dispositif : activités qui par nature requièrent d'être exercées physiquement dans les locaux de l'agence, ou qui répondent à des conditions particulières d'exercice.

Ainsi, sont exclues a priori les activités suivantes :

• Activités nécessitant d’assurer un accueil ou une présence physique dans les locaux de l’agence, auprès de tous types d’usagers ;

• Activités nécessitant une présence physique dans les locaux de l’agence pour les missions de gestion de crise et d’alerte ;

• Transport des personnes;

• Opérations de logistique, maintenance du matériel;

• Accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou des données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en dehors des locaux de travail ;

• Accomplissement de travaux nécessitant des impressions ou manipulations en grand nombre;

• Accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou applications faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance, ou l’utilisation de matériels spécifiques ;

L'inéligibilité de certaines activités au télétravail, si celles-ci ne constituent pas la totalité des activités exercées par l'agent, ne s'oppose pas à la possibilité pour l'agent d'accéder au télétravail dès lors qu'un volume suffisant d'activités « télétravaillables » peuvent être identifiées et regroupées.

Critères liés à l'agent :

Le télétravail ne peut être envisagé que si l’agent est susceptible d’exercer son activité de manière autonome : savoir planifier ses tâches, gérer son temps, rendre compte de façon régulière, maîtriser les techniques de l’information et de communication à distance.

Aucune condition d’ancienneté n’est requise. Lors de l’arrivée d’un nouvel agent à l’ARS, celui-ci peut formuler une demande de télétravail qui sera examinée en lien avec son N+1 en cohérence avec les critères d’éligibilité et la charte de Direction définie infra.

Les stagiaires pourront se voir proposer à titre très exceptionnel par leur maitre de stage, en fonction de l’organisation retenue, de la nature du travail exercé dans l’équipe et de la durée du stage (> 3 mois), un passage en télétravail restant réversible à tout moment, la priorité étant de s’assurer qu’ils bénéficient du meilleur accompagnement et suivi possible dans le cadre de leur stage.

2. MODALITES D'EXERCICE DU TELETRAVAIL REGULIER

2.1 Alternance entre travail sur site et télétravail :

Les parties soulignent l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail.

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et l’Agence, le télétravailleur doit être présent dans les locaux au sein desquels l’agent exerce habituellement son activité au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail (hors congés, récupération, missions, formations, ou exercices de missions au titre d’un mandat syndical).

L’activité exercée en télétravail ne peut ainsi excéder 3 journées hebdomadaires.

2.2 Formules de télétravail :

Deux formules de télétravail régulier sont proposées :

• Formule panier jours dans la limite d’un plafond annuel de 110 jours de télétravail ;

• Formule mixte avec 1 jour de télétravail fixe par semaine assorti de jours flottants dans la limite d’un plafond de 110 jours maximum de télétravail par an.

Le choix des jours de travail résulte d’un accord entre l’agent et son supérieur hiérarchique, et du respect du cadre fixé par la charte de Direction.

Le télétravail est prioritairement envisagé en journée complète mais est possible par demi-journée, dans le respect de la règle des 2 jours de présence par semaine précisée précédemment.

Au regard des nécessités de service, la présence de l’agent sur site sur une journée prévue en télétravail pourra être requise par le N+1 sous réserve d’un délai prévenance de 3 jours, hors situation d’urgence nécessitant la présence de l’agent (crise sanitaire, activation d’un CDA…).

En cas d’impossibilité temporaire d’exercer les fonctions en télétravail en raison d’un évènement non programmé au domicile de l’agent ou au niveau de l’agence (oubli du matériel, panne imprévue de toute nature, panne du réseau informatique …), l’agent doit effectuer un retour sur site.

2.3 Dérogations :

Il peut être dérogé à la règle des 2 jours minimum de présentiel :

• Pour une durée de six mois maximum (renouvelable après avis du médecin du travail), à la demande d’un agent dont l’état de santé ou de grossesse le justifie, après préconisation du médecin du travail et sur accord express de la DDRH (TITRE III du présent accord) ;

• De manière temporaire en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service ou le travail sur site (TITRE IV du présent accord) ;

2.4 Charte de Direction

L’organisation du télétravail au sein des équipes susceptibles de télétravailler de manière régulière devra s’inscrire dans le cadre d’une démarche concertée au sein de chaque direction métier (DM) et délégation départementale (DD) afin de définir l’organisation la plus efficiente permettant de mener à bien les missions dont elle a la charge, tout en tenant compte des aspirations et contraintes de chacun des agents et d’en assurer une répartition équitable entre eux.

C’est pourquoi, les dispositions fixées par le présent accord seront déclinées dans une charte de Direction élaborée au niveau de chaque DM/DD afin de préciser les modalités pratiques de mise en œuvre et de régulation interne du télétravail en leur sein et donc d’assurer un traitement harmonisé des différentes demandes des agents composant un collectif de travail.

Cette charte est un instrument de transparence, de dialogue entre les équipes et d’appropriation du présent accord. Il s’agit d’un simple outil qui ne peut conduire à une réduction des droits prévus par l’accord.

Les objectifs de la charte sont :

• Assurer la continuité de l’activité,

• Préserver les collectifs de travail,

• Garantir l’équité de traitement,

• Prévoir les modalités de régulation des demandes,

• Organiser la planification des jours de télétravail.

Afin de vérifier la conformité de chaque charte aux dispositions du présent accord et de garantir l’équité de traitement, la procédure suivante sera appliquée :

• Les chartes seront élaborées au sein de chaque DM/DD avec les managers et les agents concernés ;

• Elles seront présentées au comité de suivi prévu supra (le comité se réunira régulièrement à cette fin pendant la période de mise en place de l’accord) ;

• La DDRH vérifiera la conformité de chaque charte aux dispositions du présent accord et délivrera un visa ;

• Les chartes de Direction seront publiées sur l’intranet.

L’accomplissement de cette procédure est un préalable à la mise en œuvre de la procédure de conventionnement individuelle.

2.5 Rôle du responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique (N+1) s’assure préalablement que les tâches dévolues à l’agent soient réalisables en télétravail, identifie les outils à mettre à disposition, détermine les jours télétravaillés au regarde l’organisation prévue dans la charte de Direction. Il donne un avis sur la demande de télétravail de l’agent.

De même, il appartient au responsable hiérarchique de suivre de manière attentive la période d’adaptation du télétravail de ces agents. Il évalue la mise en œuvre des conventions individuelles de télétravail et peut apporter des mesures correctrices.

Il doit être en capacité d’instaurer avec le ou les agents en télétravail des modalités managériales adaptées et accompagner la démarche. Il veille à une bonne intégration des agents en télétravail au collectif du travail et à ce que le télétravail n’entache pas les nécessités de continuité de service.

2.6 Période d'adaptation

Une période d’adaptation de 3 mois maximum est prévue afin d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail et de définir les éventuelles mesures correctrices.

Durant la période d'adaptation, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois. Ce délai pourra être réduit d'un commun accord.

Quinze jours avant l'arrivée du terme de la période d'adaptation, le responsable hiérarchique organise un entretien avec l'agent en télétravail afin d'effectuer un bilan et d'apprécier la poursuite ou non du télétravail. Cet entretien fait l'objet d'un compte rendu transmis à la DDRH.

2.7 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

Au-delà de la période d'adaptation, il peut être mis fin à cette forme d'organisation du travail à tout moment et par écrit, sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un mois pour la direction et quinze jours pour l'agent.

La décision de la direction de mettre fin au télétravail est motivée, précédée d’un entretien, et notifiée à l'agent. La fin de l’autorisation de télétravail implique le retour de l’agent dans les locaux de l’Agence, dans les conditions antérieures à la mise en place du télétravail.

PROCEDURE D’AUTORISATION DE TELETRAVAIL REGULIER

3.1 Demande de télétravail

Tout agent souhaitant bénéficier du dispositif de télétravail régulier doit en faire la demande préalable par écrit via la plate-forme dédiée.

Il soumet sa demande à son responsable hiérarchique. Celui-ci s’assure que l’agent remplit les conditions d’éligibilité ci-dessus et émet un avis.

Le document est ensuite transmis à la DDRH pour instruction avec les pièces justificatives demandées (point 1.1 du titre VI).

3.2 Formalisation de l’autorisation de télétravail

Une réponse écrite est donnée à la demande dans un délai d’un mois maximum à compter de la date de sa réception par la DDRH.

En cas d’accord et préalablement à la mise en œuvre du télétravail, une convention individuelle qui récapitule les modalités d’exercice du télétravail régulier concernant l’agent est établie et signée par l’agent, la DDRH et le responsable hiérarchique.

3.3 Durée de l’autorisation

L’autorisation d’exercice en télétravail régulier est réputée valable sous réserve du principe de réversibilité pouvant être mis en œuvre durant la période d’adaptation et à l’issue de la période d’adaptation dans les conditions définies aux articles 2.6 et 2.7 du présent accord.

Toute modification de situation liée au lieu d’exercice du télétravail doit faire l’objet d’une nouvelle demande instruite dans les mêmes conditions.

3.4 Changement de fonctions ou de direction

En cas de changement de fonctions ou de direction, l’agent souhaitant continuer à exercer son activité en télétravail doit obligatoirement déposer une nouvelle demande qui fera l’objet d’un examen et d’une réponse dans les conditions définies ci-dessus.

3.5 Refus d’autorisation

Le refus d’autorisation à une demande initiale ou un renouvellement pour un agent dont les activités sont éligibles doit faire l’objet d’un entretien avec l’agent et d’un écrit motivé du responsable hiérarchique sur le formulaire de demande, transmis à la DDRH. Ce refus est alors notifié à l’agent.

L’agent a la possibilité, en cas de refus, de demander un entretien, le cas échéant accompagné d’une organisation syndicale, auprès de la DDRH.

TITRE III- LE TELETRAVAIL PONCTUEL POUR REPONDRE A DES SITUATIONS INDIVIDUELLES

1. TELETRAVAIL PONCTUEL POUR RAISON DE SANTE

Au-delà du dispositif de télétravail prévu, la DDRH examinera la situation des agents dont l’état de santé ou l’état de grossesse le justifie afin de pouvoir bénéficier d’un aménagement spécifique des jours de télétravail dans les conditions définies ci-après pour une période maximale de six mois, renouvelable.

Ce mode d’organisation transitoire permet de répondre à des difficultés temporaires mais ne constitue à aucun moment un aménagement de poste définitif.

C’est pourquoi, la possibilité de télétravail pour raisons médicales est soumise aux mêmes conditions d’éligibilité que le télétravail régulier concernant les activités et le lieu de télétravail.

La demande est à déposer à la DDRH, via un formulaire spécifique (disponible sur l’intranet de l’agence), accompagnée d’un avis du médecin du travail préconisant des mesures particulières d’aménagement des jours de télétravail.

Celle-ci est examinée par la DDRH en lien avec le responsable hiérarchique afin de définir d’éventuels aménagements.

Une convention individuelle spécifique de télétravail est délivrée pour une période maximum de six mois, renouvelable après avis du médecin du travail et accord de la DDRH.

2. TELETRAVAIL PONCTUEL POUR CONTRAINTES PERSONNELLES

De manière exceptionnelle, les agents ne bénéficiant pas de convention individuelle de télétravail peuvent demander à bénéficier de jours ponctuels de télétravail en accord avec leur responsable hiérarchique, en raison d’une situation individuelle inhabituelle, liée à des contraintes personnelles empêchant un travail sur site.

La demande est examinée au cas par cas par la DDRH après avis du responsable hiérarchique. Les activités télétravaillées sont arrêtées par ce dernier et l’agent doit s’assurer de la disponibilité du matériel nécessaire.

La décision est notifiée à l’agent par la DDRH. Sauf situations particulières, le volume annuel de jours pouvant être octroyés dans ce cadre est de 3 jours.

Les jours de télétravail ponctuel accordés dans le cadre de cette procédure ne donnent pas droit à indemnisation.

TITRE IV - LE TELETRAVAIL EN CAS DE PERTURBATIONS MAJEURES

Le télétravail exceptionnel peut être mis en place ponctuellement, sur un ou plusieurs sites de l’agence, pour répondre à des situations collectives inhabituelles et imprévues, mais qui ne sont pas amenées à durer telles que des événements climatiques, sanitaires, pics de pollution, attentats ou encore des difficultés importantes affectant les transports publics.

Dans ces situations particulières (hors PCA), la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l’agence et garantir la protection des agents.

Cette modalité de télétravail s’opère ainsi à l’initiative de l’employeur sans qu’il soit besoin de recueillir l’accord préalable de l’agent, et sans que la mise en place du télétravail soit alors conditionné par les critères d’éligibilité fixés supra.

Les modalités précises de recours et de mise en œuvre du travail ponctuel à distance pour répondre à des circonstances collectives exceptionnelles seront précisées, au cas par cas, par la Direction générale ou selon l’urgence par le responsable du site ou selon le fait générateur, en fonction de la nature de l’évènement et d’éventuelles directives administratives/gouvernementales. De ce fait, le télétravail pourra s’organiser sur plusieurs jours par semaine, alterné entre les membres de l’équipe ou simultané. Chaque agent concerné sera informé par courrier ou par courriel de sa situation dans les meilleurs délais.

Dans le cas d’une crise sanitaire majeure ou de toute autre situation collective durable (environnementale, catastrophe naturelle, état d’urgence ou tout autre cas de force majeure décrété par les autorités nationales ou régionales), le Plan de Continuité de l’Activité (PCA) pourra être activé et l’organisation du travail sera alors adaptée conformément à ses propres dispositions. Une information préalable du CACT sera faite dans toute la mesure du possible ou au plus vite.

TITRE V - PARTICULARITES DU TRAVAIL SUR SITE DISTANT

Le travail sur site distant permet d’exercer ses activités dans des locaux relevant de l’autorité de l’ARS ARA mais sur un site distinct de celui de sa résidence administrative. Un accord préalable de la direction d’exercice est requis avant l’instruction de la demande par la DDRH.

Le site distant présente l'avantage d'offrir à l'agent :

• Des interactions avec d'autres agents de l’Agence ;

• Une réduction du temps de trajet domicile-travail, ces bureaux étant susceptibles d’être plus proches du domicile de l'agent que sa résidence administrative professionnelle ;

• Un espace de travail adapté ;

• Une possibilité d’accès au site de restauration collective de l’agence.

Toute demande de télétravail sur site distant doit être transmise pour avis au supérieur hiérarchique ainsi qu’au directeur du site concerné avant transmission à la DDRH pour instruction selon les dispositions communes.

La DDSIAIG est en charge d’établir une étude technique de faisabilité sur les besoins en matériel et en logiciel. Elle s’assure de la maintenance des équipements nécessaires au travail sur site distant.

La date de prise d’effet du travail sur site distant est arrêtée suivant la disponibilité du matériel et selon l’aménagement et la disponibilité des locaux, en lien avec les ressources humaines de proximité.

Le travail sur site distant, lorsqu’il est accordé à l’agent, ne change pas les modalités applicables aux frais de déplacement et de prise en charge relative aux frais « domicile travail ». De même, l’indemnité de télétravail n’est pas due.

TITRE VI - PRINCIPES GENERAUX DE FONCTIONNEMENT EN TELETRAVAIL

LIEUX D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Trois possibilités d’exercice du télétravail sont proposées afin de répondre au plus près aux besoins des agents concernés :

• Le télétravail au domicile de l’agent,

• Le télétravail dans un autre lieu privé habituel ;

• Le télétravail dans un tiers lieu

Le lieu de télétravail est fixe et déclaré dans la demande d’autorisation. L’agent a la possibilité de déclarer deux lieux de télétravail habituels mais ne peut pas changer ces deux lieux de télétravail pendant la durée de la convention sauf raison impérieuse (déménagement).

Le télétravail n’étant qu’une modalité particulière accordée par l’employeur pour exercer ses missions, l’agent concerné doit pouvoir rejoindre son lieu d’affectation à tout moment sur demande expresse de son supérieur hiérarchique dans un délai raisonnable et compatible avec l’organisation du service (participation à un COD, réunion imprévue requérant sa présence). La charte de Direction pourra aborder plus précisément ces dispositions d’exception.

1.1 Le télétravail à domicile ou dans un lieu privé

L’agent atteste sur l’honneur dans le dossier de candidature :

• Résider dans une zone éligible au haut débit internet et de pourvoir aux conditions techniques nécessaires au télétravail telle que la qualité de la connexion internet ;

• Disposer d’un espace de travail adapté et propice à la concentration et à la réalisation de l’activité ;

• Disposer d’un lieu permettant d’assurer la discrétion et l’intégrité des informations ;

• Disposer d’installations électriques conformes ;

• Disposer d’une assurance habitation étendue à l’exercice de ses fonctions à domicile et à l’utilisation du matériel informatique et de télécommunication à des fins professionnelles.

Toute fausse déclaration engage la responsabilité pleine et entière de l’agent. L’Agence pourra réaliser un contrôle par échantillon sur le respect de ces obligations.

La responsabilité de l’Agence ne pourra pas être engagée en cas d’équipement privé non conforme.

1.2 Le télétravail dans un tiers lieu

En cas de difficulté pour l’agent d’exercer en télétravail à domicile ou sur un site distant dans les conditions précitées, celui-ci a la faculté de se rendre dans un espace de tiers lieu habituel et déclaré.

Les frais induits restent à la charge du télétravailleur (hors la participation forfaitaire prévue infra).

Toutefois, des situations spécifiques pourront faire l’objet d’un examen particulier par la DDRH, permettant, le cas échéant, à l’Agence de participer aux frais de location du tiers lieu.

Un bilan d’application de ces mesures spécifiques sera présenté au comité de suivi.

2. SUIVI DU TEMPS DE TRAVAIL

Les parties réaffirment le principe de l’équité de traitement des agents sur site et en télétravail et l’importance de préserver la santé au travail des agents.

A cette fin, la durée quotidienne de travail effectif sur site ou en télétravail ne peut excéder 9h. L’accord sur l’organisation du temps de travail est modifié sur ce point par voie d’avenant.

Dans le cadre du droit à la déconnexion et de la garantie des temps de repos obligatoires, une pause méridienne minimum de 45 mn doit être respectée.

La réalisation d’heures supplémentaires peut être effectuée sur demande expresse de l’encadrant, selon les dispositions déjà existantes et dans le respect des règles du code du travail.

Le suivi du temps de travail est identique sur site et en télétravail :

• Les agents soumis aux horaires variables enregistrent leurs horaires de travail via la badgeuse dématérialisée lorsqu’ils sont en télétravail ;

• Pour ce qui concerne les agents relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée en télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait. Le recours au forfait jour sera élargi progressivement par voie contractuelle aux nouveaux embauchés, pour les postes à fort enjeux managériaux ou de haute technicité, et aux cadres volontaires ayant une forte autonomie dans leurs missions.

L'agent en télétravail doit pouvoir être joint par son responsable hiérarchique, ses collègues, et tout partenaire de l’agence en lien avec les dossiers traités par l’agent en télétravail, pendant ses horaires de travail et au minimum sur les plages fixes de l'Agence. Il devra donc être connecté C@rinae ou Perseus et à la téléphonie softphone Xivo, sauf préconisations d’usage différentes à l’initiative du Secrétariat Général (optimisation des flux, …).

Si l’agent quitte son lieu de télétravail pendant la plage fixe sans autorisation préalable de l’employeur, il pourra s’exposer à une absence de service fait pour le temps passé en dehors, voire à des sanctions pour manquement au devoir d’obéissance hiérarchique.

L’Agence pourra contrôler le temps de connexion pour s’assurer du respect de l’accord local sur le droit à la déconnexion.

3. STATUT DU TELETRAVAILLEUR

3.1 Droits et obligations

L’agent en travail sur site distant ou en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et statutaires, notamment :

• Le droit à la formation,

• Le droit au déroulement de carrière,

• Les droits syndicaux.

S’agissant des modalités d’exécution de l’activité, le télétravailleur est soumis aux mêmes obligations que l’ensemble des agents, et continue à être évalué dans les mêmes conditions.

Concernant les relations avec les représentants du personnel, l’agent bénéficie de l’accès aux informations syndicales. Il bénéficie des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel.

L’Agence informe le télétravailleur de la politique de l’Agence en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

L’employeur et le CACT doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition de l’agent à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge de l’agent. L’employeur peut alors suspendre le télétravail jusqu’à l’achèvement des travaux de mise aux normes.

3.2 Risque accident du travail

L'accident survenu au domicile du télétravailleur, du fait ou à l'occasion du travail, pendant les plages horaires du télétravail, est présumé être un accident du travail au sens des dispositions réglementaires.

Il en est de même pour les accidents survenus lors du trajet entre le domicile et le lieu de télétravail.

Les télétravailleurs sont soumis aux mêmes règles et circuits de transmission des documents qui s'appliquent aux agents sur site.

4. ORGANISATION MATERIELLE

4.1 Equipement de travail fourni par l’ARS

L’ARS ARA fournit les équipements nécessaires au télétravail. Elle met à disposition le poste défini et en conserve la propriété intégrale.

L’agent utilise ses matériels qui lui ont été affecté pour ses activités sur site, précisé en annexe 1 - Informatique.

La date de prise d’effet du télétravail est aménagée suivant la disponibilité du matériel. L’agent en télétravail doit en assurer la bonne conservation. Il s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

L’agent est responsable de l’ordinateur et des équipements professionnels confiés : il doit donc être particulièrement vigilant par rapport aux risques de dégradation, de perte ou de vol.

Le support utilisateur sera réalisé via GLPI ou par téléphone dans le cadre de l’offre de service de la DDSIAIG.

4.2 Consignes de sécurité

Outre les consignes dictées dans la charte de sécurité des systèmes d’information de l’Agence, le télétravailleur prend les précautions suivantes :

• Ne pas laisser les informations et les équipements sans surveillance,

• Protéger les équipements contre le vol lorsqu’ils ne sont pas utilisés (dans une armoire),

• Veiller particulièrement aux moyens d’authentification,

• Ne pas permettre l’utilisation des équipements par d’autres personnes du foyer (l'utilisation de ces matériels est strictement limitée à l'exercice professionnel).

• Travailler exclusivement sur le réseau informatique de l’Agence et ne pas enregistrer de document sur le PC ou sur clé USB.

4.3 Protection des données

L’agent s’engage à respecter la confidentialité, l’intégrité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

A cet égard, l’obligation de discrétion professionnelle à laquelle sont soumis l’ensemble des agents s’impose également au télétravailleur.

Le télétravailleur devra en particulier s’assurer du respect de confidentialité des informations traitées et respecter les règles de sécurité suivante :

• Activer un écran de veille avec verrouillage au bout de 15 minutes maximum ;

• Ne pas laisser l’ordinateur portable sans surveillance ;

• Verrouiller la session en cas d’absence momentanée du télétravailleur ;

• Avoir un mot de passe en accord avec les bonnes pratiques du mot de passe ;

• Ne pas communiquer les mots de passe à un tiers.

Toute sortie physique et numérique de documents de travail devra être évitée, et la confidentialité des données devra être garantie.

TITRE VII - MESURES D’ACCOMPAGNEMENT

1-PREVENTION DE L’ISOLEMENT

Au même titre que les agents travaillant sur site, le télétravailleur et l’agent travaillant sur un site distant doivent pouvoir rencontrer régulièrement leur manager. A ce titre, afin de permettre un véritable échange entre les agents et leur responsable hiérarchique, l’agence met à disposition des outils de communication à distance.

L’agent doit pouvoir participer physiquement aux réunions avec les autres personnels, rencontrer régulièrement ses collègues et avoir accès aux informations et aux activités sociales. Ces mesures sont destinées à éviter l’isolement des personnels concernés.

Outre les jours de présence sur la résidence administrative (Siège ou Direction Départementale), la présence, sur sa résidence administrative, de l’agent travaillant sur site distant, peut être requise afin de participer de manière exceptionnelle à des réunions ou à une formation. Ces réunions n’ayant pas de périodicité fixe, leur tenue fera l’objet d’une programmation préalable entre l’agent et son responsable hiérarchique.

2-ACCOMPAGNEMENT DES AGENTS EN SITUATION DE HANDICAP

Dans le cas où la demande de télétravail est formulée par un agent en situation de handicap, l’Agence met en œuvre sur le lieu de télétravail de l’agent, les aménagements de poste nécessaires, sous réserve que les charges consécutives à la mise en œuvre de ces mesures ne soient pas disproportionnées, notamment compte tenu des aides qui peuvent les compenser, en tout ou partie.

3- FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT

Les managers et les agents s’engagent à suivre une formation dédiée au télétravail dans l’année suivant leur 1^ère demande. Ces formations ont pour objectif de rappeler les conditions optimales pour télétravailler dans de bonnes conditions, comment s’organiser en amont de sa journée de télétravail, éviter le report de charge sur l’équipe qui est sur place, comment éviter l’isolement, la mauvaise ergonomie de travail afin d’éviter les troubles musculo-squelettiques notamment, comment rendre compte de son travail...

Dans le cadre de la mise en œuvre de cet accord, des actions de communication (webinaire) seront mises en place afin de présenter les dispositifs prévus et un guide pratique sera à disposition des managers et des agents.

Une offre de conseil en ergonomie des postes de travail sera proposée.

Enfin, une réunion annuelle sera proposée aux managers afin d’échanger sur les éventuelles difficultés rencontrées et les bonnes pratiques mises en place.

4- ENTRETIEN ANNUEL

Lors de l’entretien professionnel annuel, le supérieur hiérarchique mène un temps d’échange spécifique avec l’agent en télétravail afin de faire le bilan sur les conditions de son activité, sa charge de travail et l’effectivité du droit à la déconnexion.

5-PRISE EN CHARGE DES FRAIS

Dans le cadre du télétravail, l’ARS ARA prend en charge les frais inhérents à la situation de télétravail - liés à l’abonnement internet, à la consommation d’eau, d’électricité - sous la forme d’un forfait.

Un forfait de 2.5 € par jour de télétravail est ainsi accordé. Le montant est plafonné pour un agent à temps plein à 220 €/ an.

Le versement s’effectue l’année civile N+1 en tenant compte des jours de télétravail effectués l’année N.

Le montant du versement se fait sur la base des informations présentes dans l'outil de suivi du temps de travail, sur la base du service fait, sur la période de référence. La déclaration sur l’outil de gestion du temps, conditionne donc le versement de ce forfait pour l’ensemble des agents disposant d’une convention de télétravail.

Les mesures d’accompagnement financières de télétravail ne s’appliquent pas en cas de travail sur site distant et de télétravail ponctuel, sauf télétravail ponctuel pour raison médicale.

6- FORFAIT EQUIPEMENT

L’agent en télétravail régulier doit pouvoir bénéficier d’un environnement de travail adapté.

Dans ce cadre, une enveloppe d’un montant maximum de 150€ est mise à disposition de chaque télétravailleur pour l’aide à l’achat de matériels visant à améliorer, en fonction des besoins de chacun, le poste de travail à distance.

Cette mesure d’accompagnement est accessible aux agents en CDI bénéficiant du dispositif de télétravail régulier. Elle ne s’applique pas en cas de recours ponctuel au télétravail pour répondre à des situations individuelles et en cas de travail sur site distant.

Elle est utilisable dans un délai de six mois à compter de l’entrée de l’agent dans le dispositif de télétravail régulier, sur présentation de justificatifs d’achat, ultérieurement à la mise en œuvre de l’accord, de matériels en lien avec l’organisation du poste de télétravail tels que précisés en annexe (liste exhaustive en annexe 2).

Cette aide pourra être renouvelée à la demande des agents tous les 5 ans de pratique en télétravail, décomptée à compter de la dernière participation financière de l’Agence.

TITRE VIII - DISPOSITIONS TRANSITOIRES

1-ELABORATION DES CHARTES DE DIRECTION

L’élaboration et la publication des chartes de Direction sont un préalable nécessaire au dépôt de demande de télétravail régulier.

La DDRH accompagnera les DM/DD dans l’élaboration de leurs chartes afin que celles-ci puissent être finalisées au plus tard dans les deux mois suivants la signature du présent accord.

Les chartes de Direction seront également présentées au comité de suivi avant d’être publiées.

2-PROCEDURE DE DEPOT DES PREMIERES DEMANDES DE TELETRAVAIL REGULIER

Dès publication sur intranet des chartes de Direction, les demandes individuelles seront instruites.

Dans l’attente de la signature de sa première convention individuelle, l’agent conservera la possibilité d’un travail à distance.

3-TRAITEMENT DES SITUATIONS PARTICULIERES

L’ensemble des décisions particulières prises par la DDRH antérieurement à la signature du présent accord relatives aux cas individuels de télétravail pour raison médicale, seront réexaminées.

Les agents concernés devront s’inscrire dans les nouveaux dispositifs prévus par le présent accord.

DISPOSITIONS GENERALES

DUREE ET SUIVI DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de sa signature dans les conditions définies ci-après.

Un comité de suivi, composé de la direction et des représentants des organisations syndicales signataires de l’accord local est constitué. Ce comité aura notamment pour mission de veiller à la bonne application du présent accord et de résoudre les éventuelles difficultés d'application.

Le comité se réunira à échéances régulières lors de la première année de mise en œuvre du présent accord.

Il se réunira ensuite pour évaluer les impacts du nouveau dispositif de télétravail sur les collectifs de travail, le pilotage du temps de travail et mesurer l’efficacité des chartes de Direction pour réguler les besoins individuels avec la continuité de service et les besoins des collectifs de travail.

VALIDITE DE L'ACCORD

La validité d'un accord est subordonnée à sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales de personnel salariés représentatifs ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés dans le second collège aux élections des représentants du personnel au CACT.

Dans le cas où l'accord serait signé à la fois par l'employeur et par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés dans le second collège aux élections des représentants du personnel au CACT, quel que soit le nombre de votants, la procédure prévue à l’article

L 2232-12 du Code du travail sera appliquée.

INFORMATION DU PERSONNEL

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des personnels. Il sera consultable sur le site Intranet de l’Agence.

REVISION ET DENONCIATION DE L'ACCORD

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes : toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Il peut également être dénoncé par l'une ou l'autre partie signataire.

La dénonciation doit être notifiée par son auteur aux autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

La durée de préavis est de 3 mois. Les partenaires sociaux se réuniront durant cette période pour engager de nouvelles négociations.

Fait à Lyon, le 7 janvier 2022

En 4 exemplaires

Le Directeur de l’Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes
Docteur XXXX Pour FOFEC Mme XXXX Pour SNFOCOS Mme XXXX

Annexe 1 : Équipements informatiques

Dotation standard d’un agent :

Équipements sur site	Équipements en télétravail
Ordinateur portable avec sac à dos
Logiciel de téléphonie dit softphone Xivo
Casque pour la téléphonie et web conférence
Accès sécurisé VPN C@rinae ou Perseus
Clavier - Souris
Base de connexion
	Adaptateur connexion écran
1 ou 2 écrans

Annexe 2 : Liste des matériels éligibles au forfait équipement

Equipement pour PC portable	Apport ergonomique
Support pour PC portable	Maintenir l’écran à bonne hauteur et à distance pour une posture droite et naturelle
Clavier	Disposer d’un clavier séparé du PC portable pour éviter une posture voutée
Souris ergonomique/pointeur	Utiliser un dispositif de pointage adapté à la main limitant l’appui et l’extension du poignet
Equipement pour écran :
Ecran	Disposer d’un second écran pour améliorer le confort visuel
CONFORT
Siège de bureau	Assurer confort d’assise et soutien lombaire – positionner les coudes sur les accoudoirs afin d’assurer un contact entre le dos et le dossier et soulager les cervicales
Repose pied	Pour une meilleure circulation sanguine dans les membres inférieurs
Support document	Organiser son espace de travail
BOUGEZ !
Plateforme de travail assis-debout	Pour faire varier les postures et solliciter des muscles différents