Accord collectif sur le télétravail

10/06/2021

COGITIS, syndicat mixte pour le traitement de l’information et les nouvelles technologies, représenté par , agissant en qualité de et en vertu des dispositions de l’article 11 des statuts du syndicat mixte,

D’une part

Et :

Le syndicat C.F.D.T. S3C-LR de l’Hérault représenté par , délégué syndical,

D'autre part,

Préambule

Les développements des technologies de l’information et de la communication ont permis l’essor de nouvelles formes de travail tant à l’intérieur de l’entreprise qu’à l’extérieur. Le télétravail constitue une de ces nouvelles modalités d’exécution du contrat de travail.

Outre les changements intervenant dans le cadre de l’exécution de la prestation de travail, le télétravail emporte des conséquences dans divers domaines. Ainsi, la mise en place du télétravail permet notamment aux salariés concernés de réduire le temps de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, temps souvent considéré par ces derniers comme un facteur de stress, d’anxiété ou de fatigue. La réduction de ce temps de déplacement contribue à la réduction du risque routier ainsi que de l’empreinte environnementale de l’entreprise et permet également une réduction des frais engagés pour le salarié notamment en matière de déplacement.

En outre, la mise en place de cette forme de travail apporte une meilleure articulation entre l’exercice d’une activité professionnelle et la vie personnelle des salariés et offre au télétravailleur une plus grande autonomie dans l’accomplissement de ses tâches.

Enfin, le télétravail dans le but de permettre la continuité de l’entreprise ou de garantir la protection des salariés, présente une réponse adéquate aux situations exceptionnelles telles que les menaces d’épidémie, les cas de force majeure.

Dès lors, la Direction de COGITIS et l’organisation syndicale se sont rencontrées et ont conclu le présent accord.

Cet accord a pour objectifs de :

• mettre en place le télétravail en adaptant celui-ci aux contraintes de l’organisation de l’entreprise et en assurant aux salariés concernés l’exécution de leurs fonctions dans les meilleures conditions de travail possible ;

• répondre à une demande croissante des salariés de bénéficier d’une telle organisation du travail.

A cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les catégories de salariés concernés ;

• les conditions de déroulement de l’activité sous forme de télétravail ;

• les cas de mise en œuvre du télétravail en cas de survenance de situations exceptionnelles ;

• l’existence d’une période d’adaptation ;

• les conditions d’un retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;

• les modalités de contrôle du temps de travail ;

• la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;

• les conditions de préservation de l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle.

SOMMAIRE

(image supprimée)

Titre I : Champ d’application et définitions

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de COGITIS.

Article 2 : Définitions

Conformément aux dispositions légales, le télétravail se définit comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravailleur désigne tout salarié de COGITIS qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail.

Titre II : Salariés éligibles au télétravail

Article 3 : Eligibilité au télétravail

Article 3.1 : Critères d’éligibilité

Seuls sont éligibles au télétravail les salariés :

• embauchés à temps complet ou bien à temps partiel au moins équivalent à 80 % d’un temps complet ;

• disposant d’une ancienneté minimum de 4 mois ;

• n’étant plus en période d’essai ;

• pouvant exécuter leurs prestations de travail en toute autonomie et hors des locaux de COGITIS ;

• appartenant à un service dont le fonctionnement est conciliable avec le télétravail ;

• exerçant des fonctions compatibles avec le télétravail ;

• pouvant exercer une activité par télétravail dans des espaces adaptés à cette forme de travail ;

• maîtrisant l’outil informatique ;

• disposant d’une connexion informatique performante.

En outre, compte tenu de la spécificité de cette organisation de travail, il est convenu entre les signataires de l’accord, que le salarié dispose d’aptitudes professionnelles lui permettant d’organiser et gérer son temps de travail de manière efficace.

Ces conditions sont cumulatives.

Outre les salariés ne répondant pas aux conditions précédentes, sont également exclus du télétravail les salariés :

• dont la présence continue au sein de l’entreprise est nécessaire ;

• occupant des fonctions soumises à des contraintes techniques et matérielles spécifiques ;

• qui exercent régulièrement ou de manière prolongée leurs fonctions en dehors des locaux de COGITIS.

  Ces conditions sont alternatives.

A titre indicatif, sont exclus les salariés exerçant les fonctions suivantes :

• Les salariés en contrat de formation par alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation), en période de stage ne sont pas éligibles au télétravail eu égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise. Néanmoins il est possible à titre exceptionnel qu’ils bénéficient du télétravail si leur contrat ou convention excède une durée de 4 mois.

Article 3.2 : Postes éligibles au télétravail

L’ensemble des postes de l’entreprise sont éligibles au télétravail (hors exclusion article 3.1)

La volonté des parties a été d’ouvrir le plus possible le télétravail même si elles conviennent que selon les postes, des activités s’y prêtent moins et présentent des contraintes d’exercice en présentiel plus importantes que d’autres activités. Il est notamment listé les activités de maintien en condition opérationnelle, d’assistance, de dépannage sur site.

Néanmoins les postes comprenant ces activités (par exemple : techniciens infrastructures, centres de services) bénéficient du télétravail dans les mêmes conditions que les autres postes mais nécessiteront une présence plus régulière sur site.

Article 4 : Limites au nombre de télétravailleurs simultanément absents

Sauf survenance de circonstances exceptionnelles, le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent.

Un planning sera établi par chaque manager sur proposition des collaborateurs.

Ainsi le responsable hiérarchique organisera le télétravail et les jours de télétravail sont identifiés d’un commun accord entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Titre III : Lieu d’exercice du télétravail

Article 5 : Lieu d’exercice principal du télétravail

Le télétravail s’exerce en France, en principe, au domicile du salarié.

Le salarié s’engage à informer l’employeur sans délai de tout changement de domicile. Le nouveau domicile devra répondre aux conditions prévues par le présent accord pour l’exercice du télétravail. Les justificatifs afférents devront être fournis.

Article 6 : Lieux d’exercice annexe du télétravail

A titre exceptionnel, le télétravailleur pourra ponctuellement travailler dans un autre lieu que celui contractuellement indiqué sous réserve d’un accord préalable de la Direction.

Le salarié qui désire ponctuellement organiser le télétravail à partir d’un autre lieu s’assure de la possibilité matérielle de le faire et atteste d’une telle possibilité auprès de la Direction. Le télétravailleur s’assure aussi que le télétravail dans un autre lieu garantisse le respect des règles d’hygiène et sécurité, la protection et la sécurité des données auxquelles il a accès et de l’équipement mis à sa disposition.

Article 7 : Organisation et conformité des lieux de travail

Le salarié candidat au télétravail doit disposer d’une pièce lui permettant :

• d’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle ;

• d’exercer son travail conformément aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur ;

• de se consacrer à son activité lors de son temps de travail ;

• d’installer les outils informatiques et de communication nécessaire à son activité ;

• de bénéficier d’une connexion internet lui permettant d’exercer ses missions dans les conditions habituelles.

Il est demandé au salarié concerné d’établir une déclaration sur l’honneur par laquelle il atteste disposer d’une pièce répondant à ces exigences.

Article 8 : Assurance

Le salarié fournit une attestation d’assurance garantissant les risques liés au télétravail applicable au lieu où celui-ci sera exécuté. Il adresse annuellement cette attestation au moment du renouvellement de son assurance.

La mise en place et le maintien du télétravail est conditionnée par cette formalité.

Article 9 : Conformité des installations électriques

Le salarié devra s’assurer de la conformité de ses installations électriques préalablement à la mise en œuvre du télétravail au sein de son domicile. Il attestera la conformité des installations électriques, conditionnant l’accord de l’entreprise pour la mise en place du télétravail.

Titre IV : Mise en place du télétravail

Article 10 : Mise en place d’un commun accord

Sauf survenance de circonstances exceptionnelles, le télétravail ne peut être mis en place que d’un commun accord entre l’entreprise et le salarié sur initiative de l’un ou de l’autre.

Il est ainsi rappelé que le fait d’être éligible au télétravail dans les conditions précédemment énoncées ne permet pas au salarié de prétendre de ce seul fait au bénéfice du télétravail. L’accord de l’encadrement du salarié est nécessaire.

Article 11 : Mise en place sur demande du salarié

Lorsque le salarié souhaite bénéficier du télétravail, il adresse sa demande auprès de son supérieur hiérarchique par courrier électronique ou via l’application prévue à cet effet. Le salarié ne peut exercer ses jours de télétravail sans un accord préalable.

Le salarié devra indiquer ses jours de télétravail envisagés au plus tard le 15 du mois précédent (par exemple avant le 15 septembre pour le mois d’octobre)

De plus afin que l’encadrement ait la vision de l’ensemble du planning et des contraintes opérationnelles, il sera demandé aux collaborateurs de poser leur demandes d’absences prévisionnelles (RTT ou congés) pour le mois suivant dans l’outil prévu à cet effet.

Avec l’ensemble de ces informations, l’encadrement apporte sa réponse avant le 1^er du mois suivant (par exemple : réponse au plus tard le 30 septembre pour le mois d’octobre).

Pour les demandes exceptionnelles formulées en dehors du délai prévu ci-dessus, l’encadrement répondra au plus tôt au salarié, sans réponse de la part de l’encadrement la demande est réputée refusée.

Tout refus opposé à un salarié éligible au télétravail dans les conditions prévues par le présent accord fait l’objet d’une réponse motivée.

L’encadrement hiérarchique du salarié a la possibilité de modifier ou supprimer ces jours avec un délai de prévenance de 2 jours avant la prise du jour de télétravail. En cas de nécessité de service impérative, ce délai se réduit à la veille du jour du télétravail et le motif sera indiqué au salarié. Si le retour est demandé le jour même du télétravail, il sera requis l’accord du salarié.

Article 12 : Mise en place sur proposition de l’entreprise

La direction de l’entreprise a la faculté de proposer à un salarié d’exercer ses missions sous forme de télétravail dans les conditions prévues par le présent accord.

La proposition est formulée par courrier électronique.

Le salarié dispose d’un délai 5 jours après réception de la proposition pour faire part de son refus ou de son acceptation du recours du télétravail.

A l’expiration du délai :

• la proposition de l’entreprise devient caduque ;

• le salarié est réputé avoir refusé la proposition.

Le refus du salarié n’est pas un motif de rupture du contrat de travail.

En cas de modification des jours de télétravail prévus, cette dernière ne pourra s’opérer qu’aux conditions fixées à l’article précédent.

Article 13 : Formalisation de l’accord et information du salarié

Lorsque le télétravail est organisé dans le cadre du présent accord, le salarié doit formuler son accord relatif au principe de mise en œuvre de ce mode d’organisation du travail à son égard.

Le salarié reçoit dans ce cadre une information écrite des conditions de mobilisation et de mise en œuvre du télétravail. L’information portera notamment sur :

• le contenu de l’accord collectif sur le télétravail ;

• le rattachement hiérarchique, les modalités d’évaluation de la charge de travail, les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise ;

• les modalités d’articulation entre télétravail et présentiel pour tenir compte notamment du maintien de la qualité du travail avec les autres salariés ;

• les équipements, leurs règles d’utilisation, leurs coûts et assurances, etc.

Le salarié en télétravail est informé des dispositions légales et des règles propres à l’entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité. Il est également informé de toute restriction de l’usage des équipements ou outils informatiques et des sanctions en cas de non-respect des règles applicables. Il incombe au salarié en télétravail de se conformer à ces règles.

Article 14 : Changements de fonctions, changement de filière et mobilité interne

Lors d’un changement de fonction, de filière ou de mobilité interne l’accord de l’entreprise à la situation de travail cesse de plein droit.

Sous réserve de son éligibilité dans le cadre de ses nouvelles fonctions, le salarié peut formuler une demande de télétravail dans les conditions prévues au présent accord.

Article 15 : Télétravail à titre temporaire

Les salariés n’ayant pas le statut de télétravailleur, en raison d’un choix personnel ou du fait qu’ils ne répondent pas aux critères fixés par le présent accord, peuvent bénéficier, sur leur demande, à titre exceptionnel et temporaire du statut de télétravailleur lorsque se présente notamment l’une des situations suivantes :

• mi-temps thérapeutique dans la limite d’un mois après avis du Médecin du travail ;

• nécessité de suivre un protocole de soins médicaux dans la limite d’un mois en dehors d’un arrêt maladie sur justificatif médical.

Le télétravail à titre temporaire, dans les conditions du présent article, ne peut être sollicité que par le salarié. Celui-ci adresse sa demande par courrier électronique.

L’entreprise dispose d’un délai de deux jours pour faire part de sa réponse. A défaut de réponse au terme de ce délai, la demande est réputée refusée.

Tout refus fait l’objet d’une réponse motivée.

Le choix des jours de télétravail fera l’objet d’une concertation entre le salarié et son responsable hiérarchique. A défaut d’accord, les jours de télétravail seront fixés par le responsable hiérarchique.

Article 16 : Circonstances exceptionnelles

Des circonstances exceptionnelles (telles que, notamment, une menace d'épidémie, un cas de force majeure, des intempéries, difficultés de transport, pic de pollution) peuvent temporairement rendre le télétravail nécessaire afin de permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de l’entreprise pour la seule durée des événements exceptionnels. Cet aménagement du poste de travail ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant l’accord du salarié.

Les modalités de recours au télétravail (durée, salariés concernés, matériel mis à disposition, etc.) sont fixées par la Direction de l’entreprise au regard de la situation rencontrée.

Néanmoins, afin d’anticiper l’organisation du recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles, l’entreprise établira un plan de continuité d’activité qu’elle mettra régulièrement à jour. Le CSE sera consulté sur ce document et ses mises à jour.

Les salariés sont informés par tout moyen de la mise en œuvre du télétravail au moins deux jours à l’avance. Néanmoins, si la situation l’exige, l’entreprise ne sera pas dans l’obligation de respecter ce délai.

Article 17 : Période de mise en place de l’accord

Durant les deux premiers mois de l’entrée en vigueur de l’accord (juillet-août 2021) vu la période estivale et les conditions sanitaires, il est convenu d’une souplesse dans la mise en place de cet accord.

Par dérogation aux présentes dispositions, le nombre de jours de télétravail par semaine pourra être supérieur à 1 jour. Cependant afin de favoriser un retour progressif des collaborateurs sur site, il ne pourra pas être accordé 5 jours de télétravail par semaine. D’autre part, le délai de prévenance pour la fixation des jours de télétravail peut être assoupli, l’objectif étant de favoriser le dialogue au sein des équipes.

Cette période de mise en place permettra un retour progressif des collaborateurs qui étaient placés à 100% en travail à distance et celle-ci permettra également de s’approprier les dispositions de l’accord pour une pleine application au 1^er septembre 2021.

Dans ce cadre et dans le respect de l’accord, les collaborateurs exprimeront leur souhait de jours de télétravail pour le mois de septembre jusqu’au 15 août 2021.

Titre V : Conditions d’exécution du télétravail

Article 18 : Période d’adaptation

Une période d’adaptation de deux mois, renouvelable une fois sur initiative de l’entreprise ou du salarié, est observée lors de la mise en place du télétravail.

La période d’adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l’adéquation du télétravail à l’exécution du contrat de travail.

Au cours de la période d’adaptation, chacune des parties peut mettre un terme au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 2 jours sans qu’il soit besoin de justifier ni de motiver cette décision. Cette décision est notifiée soit par courrier électronique, soit par courrier recommandé, soit par courrier remis en main propre.

Le salarié retrouve alors les conditions d’exécution de ses fonctions antérieures à la période de télétravail.

La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

Article 19 : Droits et obligations du télétravailleur

Le télétravail constitue simplement une modalité particulière d’exécution de la prestation de travail. Le télétravailleur demeure un salarié de l’entreprise.

Sous réserve des particularités liées à son statut, le télétravailleur :

• bénéficie de l’égalité de traitement avec les autres salariés de l’entreprise ;

• dispose des mêmes droits individuels et collectifs, avantages légaux et conventionnels, et est tenu aux mêmes obligations que ceux applicables aux salariés placés dans une situation comparable ;

• est tenu de répondre dans les meilleurs délais, pendant ses horaires de travail, au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 20 : Organisation des jours de télétravail

Le salarié sera en situation de télétravail dans la limite d’une fois par semaine. Le télétravail s’exercera sur une journée entière ou sur une demi-journée.

Cette possibilité de bénéficier du télétravail dans la limite d’une fois par semaine ne saurait être reportée d’une semaine sur l’autre, de même il ne sera pas possible de fractionner la prise du télétravail plusieurs fois dans la semaine

Les jours de télétravail ne peuvent pas être fixés systématiquement sur la même journée d’une semaine sur l’autre ou d’un mois sur l’autre, ni avec un système d’alternance systématique.

A titre exceptionnel (sans systématiser cette pratique) et dans la limite d’une semaine par mois, le salarié pourra bénéficier de deux jours télétravaillés dans la semaine.

Dès lors et dans le but de lutter contre l’isolement du télétravailleur, le salarié a une présence obligatoire au minimum de 3 jours par semaine et au prorata pour les salariés en contrat à temps partiel.

Cette présence minimale dans les locaux de l’entreprise ne constitue qu’un plancher. L’encadrement et le télétravailleur peuvent convenir d’une durée de présence en entreprise plus importante.

Article 21 : Présence obligatoire dans l’entreprise

Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer à la Direction de l’entreprise son statut, se rendre obligatoirement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire. Il s’agit notamment, et sans que cette liste ne soit exhaustive, des hypothèses suivantes : maintien en condition opérationnelle sur site, dépannage et assistance sur site, rencontre avec des clients, réunion d’équipe, formation, entretien avec la hiérarchie.

Aucun report des jours non-télétravaillés n’est dû à ce titre.

Article 22 : Retour dans l’entreprise

Le télétravailleur peut à tout moment effectuer ses fonctions au sein de l’entreprise lors d’une journée initialement fixée en télétravail. Dans cette hypothèse le salarié doit informer préalablement son supérieur hiérarchique ou son intérim et demander son accord. Ce retour se déroule sur une journée entière ou une demi-journée en respectant les horaires habituels de travail.

Article 23 : Temps de travail

Le temps de travail du télétravailleur s’articule dans les mêmes conditions que le temps de travail des autres salariés de l’entreprise. Ainsi, le télétravailleur effectue sa prestation de travail selon le régime du temps de travail qui lui est applicable (temps complet, temps partiel, forfait en heures ou en jours…).

Le temps de travail d’un télétravailleur est évalué au regard du temps de présence en entreprise et de celui réalisé en situation de télétravail.

Compte tenu de la spécificité du télétravail, les parties au présent accord conviennent que lors des périodes dans lesquelles le salarié est placé en situation de télétravail, le temps de travail est suivi au moyen d’un système auto-déclaratif remis hebdomadairement au responsable hiérarchique pour approbation via l’application RH de l’entreprise.

Les signataires rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement aux chefs de service, aux managers et au télétravailleur, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des dispositions légales ou conventionnelles relatives au temps de travail et de repos.

Ces règles s’appliquent indifféremment selon que le salarié est présent dans l’entreprise ou exerce sous forme de télétravail.

Il est aussi rappelé qu’ont le caractère d’heures supplémentaires, et sont rémunérées en tant que telles, les seules heures effectuées à la demande du chef de service.

Article 24 : Régulation de la charge de travail

Article 24.1 : Organisation de la charge de travail

L’activité des télétravailleurs doit être équivalente à celle des autres travailleurs placés dans une situation identique. Le télétravail ne doit pas entraîner de surcharge de travail. Dès lors, le cas échéant, les objectifs fixés, les résultats attendus et les modalités d’évaluation sont similaires à ceux des salariés ne relevant pas du statut de télétravailleur.

La hiérarchie et le salarié veilleront à ce qu’un équilibre, proportionné au temps de télétravail, soit assuré entre la charge de travail en entreprise et celle en télétravail.

L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps du travail des salariés fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que :

• le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail ;

• les durées maximales de travail, l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.

Ce suivi est notamment assuré par :

• l’étude des décomptes déclaratifs sur la durée de travail effectuée ;

• la tenue des entretiens périodiques.

Article 24.2 : Entretien périodique

Lors de l’entretien annuel, en complément, il sera abordé entre le collaborateur effectuant des jours de télétravail et son supérieur hiérarchique les thèmes suivants :

• les conditions d’activité du télétravailleur ;

• l’information générale sur l’activité du service dans le cadre du télétravail ;

  En complément de l’entretien annuel, chaque salarié pourra demander l’organisation d’un entretien en vue d’aborder les thèmes précédemment énoncés.

Par ailleurs, le salarié qui entre deux entretiens périodiques rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail, dans la prise de ses congés ou temps de repos, estime que sa charge de travail est trop importante ou ressent un sentiment d’isolement a le devoir d’alerter immédiatement sa hiérarchie en transmettant des éléments sur la situation invoquée afin que la situation soit analysée, et le cas échéant corrigée.

Article 25 : Droit à la déconnexion

Article 25.1 : Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion concerne l'ensemble des salariés de l'entreprise.

Les signataires réaffirment l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle des salariés.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Article 25.2 : Mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail

Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.

Il est rappelé à chaque cadre et, plus généralement, à chaque salarié de :

• s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;

• en cas d’absence, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence.

Article 25.3 : Mesures visant à favoriser la communication

Chaque salarié doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :

• à la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;

• à la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• à la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;

• au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;

• à la pertinence et le volume des fichiers joints au courriel.

Article 26 : Respect de la vie privée

Le télétravail doit s’articuler avec le principe du respect de la vie privée du salarié.

Dans ces conditions, les signataires prévoient plusieurs mesures destinées à assurer au mieux cette articulation.

Les chefs de service fixent les plages horaires durant lesquelles ils peuvent contacter les collaborateurs, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans l’entreprise et en s’appuyant sur les notes de service fixant les plages horaires fixes.

Le télétravailleur doit, pendant son temps de travail, consulter régulièrement sa messagerie, les outils de tchat, de téléphonie, etc… et répondre, sauf circonstances exceptionnelles, aux diverses sollicitations de l’entreprise dans les meilleurs délais sous respect des règles relatives aux durées maximales de travail et aux temps de repos.

Afin d’assurer de préserver dans les meilleures conditions le respect de la vie privée, il est convenu que l’entreprise ne diffusera pas les coordonnées personnelles du télétravailleur.

Article 27 : Suspension temporaire du télétravail

Le chef de service pourra suspendre temporairement le télétravail d’un salarié et demander la présence physique du salarié au sein de l’entreprise notamment dans l’une des hypothèses suivantes sans que cette liste soit exhaustive : remplacement d’un salarié absent, surcroît exceptionnel d’activité, panne de matériel nécessaire au télétravail, continuité de service…

Article 28 : Suspension du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail est suspendu, et ce quelle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie, congés payés…), le télétravailleur ne doit pas fournir de prestation de travail que ce soit en entreprise ou sous forme de télétravail.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou accident, professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’informer COGITIS dans les mêmes conditions, délais et forme que celles applicables pour l’ensemble des salariés.

Titre VI : Fin du télétravail

Article 29 : Caractère réversible du télétravail

Les parties signataires conviennent que le télétravail ne présente pas un caractère contractuel, cet accord prévoit les possibilités de jours de télétravail. Ainsi, la direction de l’entreprise comme le salarié pourront mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de préavis de 10 jours ouvrés sans que cette suppression ne puisse être assimilable à une modification du contrat de travail.

L’information de l’autre partie est réalisée soit par courrier électronique, soit par courrier remis en main propre.

Si la fin du télétravail provient de l’entreprise, COGITIS indiquera au collaborateur les conditions (ou possibilités) permettant de bénéficier à nouveau des dispositions du présent accord.

Titre VII : Hygiène et sécurité

Article 30 : Santé et sécurité du télétravailleur

L’entreprise s’assure de la santé et la sécurité du télétravailleur et en organise la prévention. Ce dernier est lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s’exerce le télétravail doivent répondre aux règles relatives à l’hygiène et la sécurité applicables à tout travailleur.

L’attestation de conformité des lieux de travail établie par le salarié, dans les conditions précédemment énoncées, garantit que le salarié a vérifié qu’il pouvait exercer sa mission dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité.

Sur demande écrite du salarié, un membre de l’entreprise accompagné par un membre CSE pourra venir visiter les lieux afin de s’assurer de leur conformité et le cas échéant faire part de ses préconisations.

Les responsables hiérarchiques éventuellement amenés à diriger des télétravailleurs suivront une formation à la gestion des situations de télétravail.

Le régime légal des accidents de travail est applicable aux situations de télétravail.

Titre VIII : Equipement du télétravailleur

Article 31 : Equipement mis à disposition du télétravailleur

Dans le cadre du télétravail, le télétravailleur aura un ordinateur professionnel et éventuellement d’autres équipements selon sa fonction.

Ces équipements sont la propriété de COGITIS ou de l’Adhérent. Le salarié en a l’usage tout au long de l’exécution du contrat de travail sous forme de télétravail. Le salarié restitue impérativement les équipements spécifiques mis à sa disposition pour le télétravail lorsqu’il n’a plus le statut de télétravailleur ou en cas de départ de l’entreprise.

En cas de panne (coupure internet, coupure électricité…) ou de dysfonctionnement de l’équipement, le salarié informe l’entreprise sans délai afin qu’une solution soit apportée au problème rencontré. Il pourra éventuellement être demandé au salarié de transporter l’équipement défectueux dans les locaux de l’entreprise.

Si la panne rend impossible la poursuite du télétravail, les conditions de travail s’exécutent temporairement, jusqu’au rétablissement des conditions permettant la poursuite du télétravail, dans les conditions suivantes :

• lorsque la panne constatée résulte d’un dysfonctionnement des équipements fournis par l’entreprise, le télétravailleur est réputé pendant la durée de la panne, et dans la limite de la journée où celle-ci intervient, être en situation de travail. Ce temps n’est pas récupérable. Si la panne persiste au-delà de la journée, le télétravailleur est tenu de se rendre le jour ouvré suivant au sein de l’entreprise pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème ;

• dans les autres situations, ce temps est récupérable. Si la panne persiste au-delà de la journée, le télétravailleur est tenu de se rendre le lendemain au sein de l’entreprise pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème. Dans cette situation, le salarié a la possibilité de reprendre immédiatement le travail dans les locaux de l’entreprise, le jour même de la survenance de la panne.

Article 32 : Utilisation professionnelle de l’équipement mis à disposition

Le matériel et les abonnements mis à disposition du télétravailleur par l’entreprise et/ou l’adhérent doivent faire l’objet d’une utilisation conforme à la charte informatique en vigueur au sein de l’entreprise et de l’adhérent.

Ils sont réservés à un usage professionnel exclusif.

Article 33 : Protection des données informatiques

L’utilisation du matériel informatique, l’accès au réseau internet et la protection des données auxquelles le salarié a accès dans le cadre du télétravail se réalisent conformément aux dispositions de la charte informatique de l’entreprise.

Titre IX : Dispositions spécifiques pour les salariés bénéficiant d’une reconnaissance de travailleur handicapé

Article 34 : Mesures facilitant le télétravail

Afin que le recours au télétravail soit plus facilement accessible aux salariés bénéficiant d’une reconnaissance de travailleur handicapé, les parties conviennent de faciliter la mise en place d’outil de travail spécifique à domicile (éventuellement écran et fauteuils adaptés).

Titre X : Dispositions finales

Article 35 : Durée de l'accord

Accord à durée déterminée sans tacite reconduction

Le présent accord prend effet à compter du 1^er juillet 2021 avec une période de mise en place de deux mois.

Il est conclu pour une durée de deux années.

L’accord expirera en conséquence à l’issu de cette durée de deux ans sans autres formalités et ne sera pas tacitement renouvelé.

Dans les trois mois qui précèdent cette date, l’entreprise et les organisations syndicales représentatives se rencontreront afin de négocier un éventuel renouvellement du présent accord et les adaptations nécessaires.

Article 36 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 37 : Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 10 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum d’un mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 38 : Bilan de l’accord

Tous les ans, un bilan de l’accord sera réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord.

Article 39 : Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai d’un mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 40 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de trois mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique.

Article 41 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de trois mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 42 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise.

Article 43 : Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Montpellier.

Article 44 : Information des salariés

Les salariés sont informés du contenu du présent accord par la mise à disposition sur le site intranet de l’entreprise.

Article 45 : Transmission de l’accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra cet accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche et en informera les autres parties signataires.

Article 46 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Montpellier, le 10 juin 2021

En quatre exemplaires originaux.

Pour l’entreprise COGITIS,

Pour la CFDT, Délégué syndical