Accord d'entreprise "VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DU CSE DE COTES D'ARMOR HABITAT" chez C A H - COTES D'ARMOR HABITAT OPH (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE Sur le vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique de Côtes d’Armor Habitat

ENTRE LES SOUSSIGNES :

1. CÔTES D’ARMOR HABITAT

OPH dont le siège est sis à PLOUFRAGAN (22440) 6, Rue des Lys

Immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de SAINT-BRIEUC

Sous le numéro 272 200 015 000 27

DE PREMIERE PART

ET

2.

DE DEUXIEME PART

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du Conseil Economique et Social au sein de Côtes d’Armor Habitat et de favoriser la participation du personnel, les parties signataires du présent accord ont décidé de mettre en place pour les élections à intervenir en décembre 2018, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la Loi N° 2004-575, pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de son Décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

Le présent accord a pour objet de fixer le cadre de sa mise en place. Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral à venir.

Ceci étant rappelé, il a été convenu ce qui suit

Article 1 : champ d’application :

Le présent accord s’applique à l’ensemble des agents et salariés de Côtes d’Armor Habitat appelés à voter aux élections du Comité Social Economique en décembre 2018.

Article 2 : Modalité d’organisation des élections et de mise en œuvre du vote électronique :

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Dans ce sens, les modalités de mise en place du scrutin électronique devront permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin de vote choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne,

• S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2.1 : vote exclusivement par internet :

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet. Le vote à l’urne ainsi que le vote par correspondance sont donc exclus.

Article 2.2 : Choix d’un prestataire extérieur :

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé, choisi, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges relatif au vote électronique qui y est annexé.

Ce prestataire respectera à minima les prescriptions, du code électoral, du code du travail et des textes règlementaires afférents au vote électronique.

L’identité du prestataire retenu sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral et est désigné ci-après « le prestataire ».

Article 2.3 Etablissement des fichiers :

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du
25 avril 2017 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Les données enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, année de naissance, statut, classification OPH et/ou grade pour les fonctionnaires.

• Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale, statut.

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, date, heure

• Pour les listes de candidats : collège, civilité, nom, prénom des candidats, nature du mandat (titulaire ou suppléant), appartenance syndicale, sexe.

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après, et ce par statut.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, personnel habilité du service des ressources humaines,

• Pour le fichier des électeurs : prestataire, personnel habilité du service des ressources humaines,

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, personnel habilité du service des ressources humaines,

• Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats, personnel habilité du service des ressources humaines,

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou personnel habilité des ressources humaines, préfecture pour les électeurs sous statut public.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :

• De s’identifier et de prendre part au vote,

• De compléter la liste d’émargement.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin par chaque organisation syndicale ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par le protocole d’accord préélectoral.

A réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra au prestataire retenu afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique. Les listes sont présentées par ordre alphabétique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Article 2.4 confidentialité, sincérité du vote et stockage des données :

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

A ce titre, le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive lorsqu’une action contentieuse a été engagée. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits par le prestataire.

Article 3- cellule d’assistance technique et sécurité :

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, les représentants de la direction et deux représentants par organisation syndicale représentative dans l’entreprise, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• Procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé.

• Contrôler à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des donnés sera mis en place. Par ailleurs, dans de telles circonstances, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des organisations syndicales représentatives au sein de Côtes d’Armor Habitat et du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 4- expertise et déclaration auprès du DPD :

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Une fiche de traitement relative au recours au vote électronique sera établie par le DPD (délégué à la protection des données) désigné au sein de Côtes d’Armor Habitat et enregistrée sur le registre des traitements automatisés tenu à cet effet.

Conformément aux dispositions du code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès du DPD.

Article 5- Information et formation au système de vote électronique :

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

A cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Celle-ci sera établie par le prestataire et transmise aux électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin (une semaine avant le 1^er tour).

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6- Déroulement des opérations de vote

Article 6-1- Protocole d’accord préélectoral :

Dans le cadre du scrutin à intervenir en décembre 2018, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges etc…

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de Côtes d’Armor Habitat.

Article 6-2- Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal internet (ordinateur, tablette, smartphone), de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections. En effet, durant la période d’ouverture du scrutin, le vote est possible 7 jours/7, 24 heures/24.

Le personnel sera informé, par mail et par affichage traditionnel selon le calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin. Les personnels absents seront informés par courrier.

Article 6.3- Caractéristiques du matériel de vote :

Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi devront respecter les formats prévus dans le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes seront présentées sur une seule et même page (sans défilement) dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police utilisées entre les listes proposées.

Le cas échant le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour des listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Article 6.4- Modalités d’accès au serveur de vote :

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période comptant plusieurs jours, déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple :

• L’adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire.

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour,

• Un numéro de téléphone et l’adresse mail d’assistance électeurs dédiés à l’élection

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du code du travail.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel, un code d’accès et sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connectée, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

La Direction et les organisations syndicales pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. En revanche, pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.

Article 6.5- Opérations de dépouillement :

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois obligatoires par les membres du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté aux procès-verbaux.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux ainsi que les listes d’émargement.

Article 7 : Durée – dénonciation- révision :

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole préélectoral, lié aux élections professionnelles du 6 décembre 2018.

Il pourra le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application dans le respect des dispositions prévues par les articles L2261-7-1 et suivants du code du travail.

Article 8: Validité – dépôt :

Conformément à l’article D2231-2 du Code du Travail, le présent accord sera déposé, en deux exemplaires dont un sur support papier signé des parties et une version sur support électronique, à la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle de Saint-Brieuc. Un exemplaire sera également déposé au secrétariat du Conseil des Prud’hommes de Saint-Brieuc.

Un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.

Le personnel sera informé des mesures du vote électronique simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait en 4 exemplaires,

A PLOUFRAGAN, le 03 Octobre 2018

La Directrice Générale Le Délégué Syndical