Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au déploiement régulier du télétravail volontaire" chez EPIC - GRAND DOLE HABITAT (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU DEPLOIEMENT REGULIER DU TELETRAVAIL VOLONTAIRE

Entre les soussignés :

D’une part,

Grand Dole Habitat, établissement public local à caractère industriel ou commercial, représenté par M agissant en qualité de Directeur Général, sis 12 rue Costes et Bellonte 39 100 DOLE,

Siret : 273.900.027.00049 

APE : 68.20A (location de logements)

Et,

L’union départementale des Syndicats Force Ouvrière du Jura, représentée par M agissant en qualité de Délégué Syndical, 27 rue du Maréchal Leclerc 39 100 DOLE.

D’autre part,

Préambule

Afin de tenir compte des évolutions :

• de la société,

• des attentes des collaborateurs de Grand Dole Habitat et des éventuels candidats au recrutement,

• des nouvelles technologies de l’information et de la communication,

les parties signataires du présent accord, conviennent de la mise en place du télétravail régulier volontaire.

L’engagement des négociations du présent accord, dont le déploiement est basé sur la confiance, repose à la fois sur la volonté de mettre en place une organisation du travail plus flexible, d’accroître les performances individuelles des collaborateurs, tout en permettant une meilleure conciliation entre vies professionnelle et personnelle.

La signature du présent accord démontre la volonté de :

• responsabiliser les collaborateurs en laissant place à plus d’autonomie dans l’organisation de leur travail,

• préserver le sentiment d’appartenance et la collaboration,

• faciliter la réalisation à distance d'un travail plus individuel,

• contribuer à la réduction des couts liés aux déplacements domicile-travail / travail-domicile (couts environnementaux et financiers).

• reconnaître les besoins personnels spécifiques des collaborateurs,

• favoriser l’emploi de travailleurs handicapés,

• réduire l’absentéisme et les retards,

• développer l’attractivité et fidéliser le personnel.

Le présent accord vise ainsi à définir le périmètre et les modalités de mise en œuvre du télétravail régulier au sein de Grand Dole Habitat, en faisant application des dispositions légales et réglementaires applicables (code du travail, accord du 13 juillet 2021 relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et décret n° 2016-151 du 11 février 2016 notamment). A contrario, le télétravail ponctuel autorisé par exception motivée, est régi par avenant et convention bipartite.

Article 1 - Définition du télétravail

En application de l’article L1222-9 du code du travail et de l’article 2 du décret précité, dans sa version en vigueur au jour de signature du présent accord « Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué […] hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Article 2 - Bénéficiaires

Tout d’abord, il est expressément rappelé qu’il s’agit d’une démarche volontaire, facultative, à l’initiative du collaborateur qui en sollicite le bénéfice.

Pour autant, le présent accord est applicable à l’ensemble des collaborateurs (fonctionnaires, salariés, intérimaires, salariés mis à disposition, stagiaires), qui en font la demande et qui remplissent des conditions cumulatives suivantes :

• 2 mois de présence effective au sein de l’office (sauf exception motivée, validée par le Service RH après accord managérial).

• être en mesure d’exercer des fonctions télétravaillables, et de s’organiser de façon autonome (Cf. KIT TELETRAVAIL) avec l’accord de son responsable hiérarchique direct.

• bénéficier des prérequis techniques présentés dans le KIT précité, repris en annexe : assurance habitation, suivi d’une formation aux bonnes pratiques en télétravail, conformité électrique, débit internet suffisant, respect de la confidentialité

Etant expressément précisé que le bénéfice du télétravail est révocable à tout moment, par chacune des parties (collaborateurs et/ou manager) dès lors que les conditions précitées ne sont plus remplies ou si le bénéficiaire ne souhaite plus en bénéficier.

Plus généralement les critères d'éligibilité sont, entre autres : la nature des activités, la capacité du collaborateur à travailler de façon régulière et autonome à distance, la configuration et l’organisation de l'équipe (indifféremment de sa dénomination : direction, pôle, service …) la performance du collaborateur à son poste, l’absence de l’utilisation d’outils spécifiques, la maîtrise des savoirs et des outils nécessaires à l’accomplissement des missions.

En outre, l’organisation des jours de télétravail au sein des équipes pourra différer en fonction de l’organisation interne arrêtée.

Article 3 - Critères d’éligibilité au télétravail

En période normale d’activité, le télétravail est ouvert à toute activité pouvant être exercée à distance, dites « télétravaillables ». L’éligibilité des activités télétravaillables, sera faite en donnant priorité à l’organisation de service et à la satisfaction des clients de Grand Dole Habitat.

Par contrario, ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l'un des critères suivant :

• présence sur site (patrimoine ou siège) intrinsèque à la nature de l’activité (visite de logements, réalisation et suivi de travaux, travail d’entretien, accueil physique de personnes etc),

• réalisation de déplacements professionnels,

• utilisation de matériaux ou logiciels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l’entreprise.

Article 4 : Modalités de télétravail concernées 

La modalité de télétravail visée par le présent accord est le télétravail à domicile. Le télétravailleur à domicile devra affecter un espace adapté à l’exercice de son activité, le temps de son activité professionnelle à distance. L’espace doit notamment permettre de passer et recevoir des appels sans pollution sonore en garantissant strictement la confidentialité de ses échanges.

Par conséquent, en cas de déménagement le salarié s’engage à en informer immédiatement l’employeur afin que les conditions et l’accord de télétravail soit révisées en conséquent.

Article 5 - Modalité d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail régulier

Sauf situation exceptionnelle telle que prévues par l’article L1222-11 du code du travail, ou motif médical, le passage en télétravail repose sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit au moyen du KIT dédié (annexe 1).

• Après avoir mûri sa réflexion et vérifié disposer des prérequis techniques (réseau internet suffisant > 2 mega, conformité électrique, assurance),

• le collaborateur rempli le formulaire de demande au sein duquel il aura notamment pré identifié et quantifié ses activités professionnelles télétravaillables,

• La demande complète est à retourner accompagnée des annexes et justificatifs demandés par mail au N+1, service RH en copie. Le délai d’un mois entre réception de la demande et bénéfice effectif du télétravail commence à courir à partir de la réception de la demande par les deux parties.

• Dans les 7 jours calendaires suivants, le manager adresse au service RH son positionnement face à la demande reçue du collaborateur,

• Un entretien est ensuite organisé par le manager pour apporter une réponse motivée au collaborateur et selon les situations, arrêter ensemble les mesures d’accompagnement de ce changement de situation de travail.

• Lorsque les parties se seront accordées sur le recours au télétravail, cela sera formalisé au moyen d’un avenant au contrat de travail du salarié ou convention bipartite.

L’avenant/la convention précité précisera :

• le cadre collectif existant,

• description du matériel mis à disposition et règles d’utilisation,

• adresse où s’exercera le télétravail et les modalités éventuelles d’information/acceptation en cas de changement de lieu, temporairement ou non,

• la fréquence du télétravail et les jours par principe télétravaillés,

• les modalités permettant le cas échéant de modifier la fréquence et/ou les jours télétravaillés,

• les droits et obligations spécifiques du télétravailleur et de l’employeur.

Par dérogation à la procédure précitée, en cas de télétravail accordé pour raison médicale ou en raison des circonstances exceptionnelles, les dispositions principales permettant la mise en œuvre effective du télétravail seront convenues par tout moyen adapté.

Article 6 – Conditions de réversibilité

Durant la période d’adaptation :

Afin de permettre à chacune des parties, collaborateur et entreprise, de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, une période d’adaptation de deux mois s’appliquera à tout nouveau télétravailleur.

Cette période doit permettre à l’employeur si les aptitudes du collaborateur pour travailler à distance, ainsi que l’impact de l’absence du salarié sur le fonctionnement de son service, voire de l’entreprise. De même, cette période doit permettre au collaborateur de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, à tout moment, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine. La partie mettant fin à la situation de télétravail au cours de la période d'adaptation sera invitée à motiver par écrit sa décision à l'autre partie.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra restituer l'ensemble du matériel éventuellement mis à sa disposition par l’entreprise pour les besoins du télétravail.

A l’issue de la période d’adaptation :

Indifféremment de l’origine de la demande, ainsi que sa motivation, toute décision de retour à une situation sans télétravail sera soumise au respect d’un délai de prévenance de 8 jours calendaires entre l’entretien au cours duquel cette décision est partagée et la fin effective du recours au télétravail.

En cas d’initiative salarié/agent, la demande de fin du télétravail devra être transmise par écrit au responsable hiérarchique ainsi qu’au service RH, par tout moyen lui conférent une date certaine.

En cas d’initiative de l’employeur, une décision motivée lui sera notifiée. Celle-ci s’appuiera notamment sur le non-respect des conditions d’éligibilité (révision de l’autonomie en raison d’un changement de poste par exemple) ou de violation des obligations du télétravailleur.

Suspension temporaire du télétravail :

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu.

Outre les situations de pannes techniques rendant impossible le télétravail, pouvant nécessiter un retour sur site, tout suspension sera régie par les dispositions ci-après.

Cette suspension pourra intervenir à l’initiative de l’employeur si la présence physique du salarié est indispensable (par exemple : remplacement en présentiel d’un collègue absent, déplacement professionnel, mission particulière, formation professionnelle, réunion, etc.).

Sauf en cas de circonstances exceptionnelles et imprévisibles (absence imprévue, situation de force majeure), un délai de prévenance minimum de 24 heures sera respecté. En deçà de ce délai le salarié ne pourra refuser le retour sur site, qu’en invoquant des raisons familiales ou personnelles impérieuses (exemple : rendez-vous médical, aide aux personnes vulnérables, signature d’un acte notarié ou d’avocat…), non compatibles avec une présence sur site.

Ponctuellement, dans la limite de 6 fois par an, le salarié pourra suspendre son recours hebdomadaire au télétravail et se rendre sur site un jour normalement télétravaillé. Aucune demande préalable ne sera nécessaire, ni délai de prévenance ne sera applicable. Le salarié s’engage uniquement à informer l’employeur de cette annulation par tout moyen (Modification de situation via Kelio, mail, SMS).

Article 7 – Modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail

Contrôle du temps de travail :

Le télétravailleur demeure soumis aux dispositions applicables à l’ensemble du personnel de GDH en matière de temps de travail. Il doit notamment respecter les dispositions légales applicables et les accords d’entreprise y étant relatifs, ainsi que se conformer à leurs évolutions futures.

Ainsi, à ce jour, il s’engage plus particulièrement à :

• se conformer aux obligations de repos quotidien d'une durée minimale de onze heures consécutives, et de pause méridienne (soit à ce jour,1 heure consécutive entre 11h30 et 14h00),

• respecter l’obligation de repos hebdomadaire d’une durée minimale de vingt-quatre heures consécutives auxquelles s'ajoutent les 11 heures de repos quotidien, soit 35 heures de repos consécutif chaque semaine,

• respecter les durées maximales de travail quotidiennes (10 heures par jour) et hebdomadaires (48 heures sur une semaine isolées, 44 heures en moyenne sur 12 semaines), pour les salariés dont un décompte horaire du temps de travail est effectué (hors cadre dirigeant ou convention de forfait en jours).

• travailler et être joignable durant ses horaires de travail déclarés, qui doivent à minima comporter les plages fixes prévues par l’accord collectif d’aménagement et réduction du temps de travail, dans sa version en vigueur au jour considéré.

• n’effectuer aucune heure supplémentaire sans demande expresse de son responsable hiérarchique. Cette situation visant, à date, le dépassement du volume de modulation de 5 heures hebdomadaires autorisées par l’accord précité,

• ne pas travailler durant ses jours de repos ou indisponibilité (JRTT, jours fériés, congés de tout type, maladie…).

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur badgera ses heures de début et de fin de travail ainsi que ses horaires de pause, en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail installé sur son ordinateur (à savoir actuellement Kelio).

Régulation de la charge de travail :

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. Le télétravail ne doit pas
conduire à effectuer une durée du travail différente de celle qui aurait été réalisée dans les locaux de l’entreprise.

Afin d’y veiller, un entretien semestriel sera effectué entre le télétravailleur et son manager afin d’évaluer sa charge de travail ainsi que la réalisation des objectifs. En fonction des emplois et tâches réalisées, un reporting régulier pourra être mis en place pour suivre et piloter l’activité.

Le collaborateur est tenu d’informer, sans délai, son responsable hiérarchique s’il rencontre des difficultés pour accomplir les tâches demandées, afin qu’une solution soit envisagée.

Article 8 – Fréquence du télétravail et nombre de jours télétravaillés

Hors situation de télétravail occasionnel liée à une circonstance exceptionnelle ou motif médical, l’usage du télétravail peut être réparti sur une journée par semaine (non reportable, ni fractionnable), à l’exception du mercredi, arrêté d’un commun accord avec le responsable hiérarchique.

Par exception, lorsque le collaborateur bénéficie d’une ½ journée de repos (JRTT/Congés), celui-ci pourra bénéficier d’une demi-journée supplémentaire de télétravail sur la même journée, dans la limite d’1/2 journée additionnelle par mois calendaire.

Sauf semaine complète de congés, la présence sur site minimale exigée est d’au moins 3 jours par semaine. Ainsi, il n’est pas possible sur une même semaine de cumuler télétravail et absence de toute nature (hors maladie) ayant pour conséquence de porter la présence du collaborateur en deçà des 3 jours précités. Etant entendu que les absences pour jours fériés non travaillés, tombant un jour normalement travaillé, ne sont pas comptabilisées comme jour de présence.

En cas de circonstances exceptionnelles (exemple : missions urgentes, absence imprévue etc.) un décalage voire une annulation des jours télétravaillés sera possible, avec un délai de prévenance de 24 heures.

Les salariés à temps partiel (hors motif thérapeutique) sont soumis aux mêmes règles. Ainsi, un salarié à temps partiel dont l’organisation du travail le mènerait à être présent sur site au plus 3 jours par semaine, ne serait pas éligible au télétravail.

Article 9 – Obligation de connexion et droit à la déconnexion

Le télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels de l’unité de service à laquelle le collaborateur appartient. A ce titre, le télétravailleur s’engage à respecter les horaires individualisés tels que définis au sein de l’accord collectif applicable.

Ainsi, sous réserve de l’évolution future de l’accord applicable, tout télétravailleur s’engage à être joignable par tout moyen (ex : messagerie instantanée, mails, téléphone) durant ses périodes d’activité. A ce titre, il s’engage notamment à répondre à ses obligations professionnelles entre 08h et 19h00.

En cas de difficulté technique ponctuelle (connexion internet, téléphonie), le collaborateur doit en avertir son responsable par le biais le plus approprié.

Droit à la déconnexion :

Les outils numériques et de communication professionnels font partie intégrante de l’environnement de travail. Ils permettent de collaborer avec souplesse et efficacité. Pour autant, leurs usages sont encadrés afin de garantir l’équilibre des temps de vie.

Il est expressément rappelé l’importance du droit et du devoir de déconnexion applicable à tous les collaborateurs de Grand Dole Habitat.

Le droit à la déconnexion s’entend :

• comme un droit reconnu et opposable à ne pas être sollicité via les outils numériques professionnels de communication pendant les heures et périodes non travaillées,

• et comme un devoir de ne pas céder à l’immédiateté que de tels outils peuvent favoriser.

Dans ce cadre, Grand Dole Habitat s’engage à favoriser la déconnexion qui a pour objectif d'assurer l'effectivité du droit à la santé et au repos (repos quotidien, hebdomadaire, congés) et une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale.

Est visée la « surconnexion » aux outils numériques professionnels en dehors du temps de travail (courriels, communications téléphoniques, etc.).

Ainsi, aucun salarié n'est tenu d’écrire, de prendre connaissance ou de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.

Chaque salarié doit donc veiller à se déconnecter de l’ensemble de ses outils numériques en dehors des jours et heures habituels de travail ou pendant les périodes de congés, et de suspension du contrat de travail.

Toutefois, pour tenir compte des différentes formes et manières de travailler (y compris l’itinérance, l’organisation en forfait jours etc.) laissant une grande autonomie aux collaborateurs quant à l’aménagement de leur temps de travail, le présent accord autorise une « connexion choisie », dans un objectif d’accorder une forme de souplesse dans la manière d’exercer son activité, qui permet au salarié de décider de se connecter ou non en dehors de ses horaires habituels de travail.

En contrepartie, une hiérarchie ou un collègue ne pourra pas exiger d’un salarié qu’il se connecte à tout moment en dehors de ses horaires habituels de travail.

En cas de non-respect de cette disposition, le salarié peut avoir recours à son manager ou au service ressources humaines.

Article 10 - Modalité d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail

L‘employeur s’assure que le poste de travail des personnes handicapées est accessible au télétravail régulier et prend, si nécessaire et possible, les mesures appropriées pour en faciliter l’accès.

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi d’un collaborateur en situation de handicap, en temps partiel thérapeutique ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir le collaborateur en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Article 11 - Remboursement des frais professionnels liés au télétravail et indemnisation de celui-ci.

Dans la mesure où le télétravail s’exerce sur la base du volontariat et que des locaux et des équipements sont mis à disposition dans les lieux habituels de travail, Grand Dole habitat ne prendra à sa charge aucun frais engagé par le télétravailleur.

Par exception, pour les fonctionnaires, il sera fait application du « forfait télétravail » dont le montant est fixé par arrêté interministériel (soit à ce jour 2,88 euros par journée de télétravail effectuée dans la limite de 253.44 euros par an).

Article 12 – Santé et sécurité au travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Conformément à l’article L4122-1 du code du travail et au même titre que les collaborateurs qui travaillent dans les locaux de l’Office, le télétravailleur est tenu de prendre soin de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l’article L411-1 du code de la sécurité sociale. Aussi, il appartient au télétravailleur de déclarer immédiatement au service Ressources Humaines et à son supérieur hiérarchique, l’accident dont il a été victime et d’en préciser les circonstances.

En cas d’absence telle que la maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer au plus vite son responsable hiérarchique et le service ressources humaines, et en justifier dans le délai applicable aux personnes présentes sur site, soit un délai de 48 heures.

Article 13 – Confidentialité et protection des données

Comme tout collaborateur, le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions légales et instructions de numélians incluant notamment les règles de confidentialité, de protection et de sécurité des données.

Il doit également appliquer toute consigne transmise par le DPO, le cas échéant.

Le télétravailleur est responsable des ressources informatiques mises à sa disposition et s’engage à ne pas les utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information. De même, en cas de dysfonctionnement, il s’engage à contacter Numélians pour solliciter un accompagnement technique ainsi qu’à en informer son responsable hiérarchique afin qu’une solution soit organisée (réorganisation d’activité, retour sur site, prise de repos).

Article 14 – Accompagnement - Suivi de l’accord & Interprétation

Une commission composée d’un membre de la direction générale ainsi que d’un collaborateur minimum par Direction, et d’un élu du CSE (titulaire ou suppléant) assure le suivi annuel de l’application du présent accord et l’examen des conditions de sa mise en œuvre.

Il est convenu entre les parties que la mise en place de l’accord sur le télétravail fera l’objet d’un premier bilan au plus tard au 31 octobre 2023, permettant de décider des modalités de sa poursuite et des adaptations nécessaires le cas échéant. Cette commission envisagera notamment l’augmentation du volume de jour télétravaillable.

La commission de suivi communiquera ce bilan au Comité Social et Economique (CSE).

CLAUSE DE RENDEZ-VOUS :

Les parties signataires conviennent qu’en cas d’évolution du cadre législatif ou réglementaire ayant un impact sur les dispositions du présent accord, les parties seront réunies dans un délai maximal de six mois à compter de la promulgation du/des nouveaux textes pour en évaluer les effets et discuter de la révision dudit accord. L’initiative de ce rendez-vous sera à la charge de la partie la plus diligente.

Article 15 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter 1^er Mars 2023.

Article 16 - Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par L.2222-5 du code du travail.

Article 17 – Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la DREETS du Jura.

Pendant la durée du préavis, la Direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 18 : Publicité.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l'article  D. 2231-7 du code du travail par le Pôle Ressources Humaines.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Dole.

Il sera également porté à la connaissance de chaque membre du personnel par voie électronique et d’affichage.

Sous réserve de l’évolution des dispositions légales applicables, les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à DOLE, le 28 mars 2023.

Pour Grand Dole Habitat,

M.

Pour l’union départementale de syndicats force ouvrière du jura,

M.