Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez VENDEE HABITAT - OFFICE PUBLIC DE L HABITAT DE VENDEE (Siège)

Accord relatif

à la mise en place du télétravail

au sein de Vendée Habitat

Entre VENDEE HABITAT, Office Public de l’Habitat de Vendée, 28 rue Benjamin Franklin – CS 60045 - 85002 LA ROCHE SUR YON cedex représenté par, en sa qualité de Directeur Général

d’une part,

ET

Le syndicat CFDT – Interco représenté par, en sa qualité de Déléguée Syndicale

d’autre part,

Préambule

En lien avec une volonté forte de contribuer à l’épanouissement personnel et professionnel des agents et salariés et ainsi développer l’axe de la qualité de vie au travail, le présent accord traduit l’engagement des parties signataires de développer la politique du télétravail au sein de Vendée Habitat.

Cet accord s’applique à l’ensemble du personnel de Vendée Habitat occupant des postes éligibles au télétravail quel que soit son statut : privé (CDI et CDD ayant une ancienneté d’au moins 6 mois) et fonction publique territoriale.

Article 1 : La définition du télétravail

Selon l’article L1222-9 du code de travail,

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Les parties signataires veillent à sa bonne application dans le cadre de :

• Décret n° 2011-636 du 8 juin 2011 portant dispositions relatives aux personnels des offices publics de l'habitat

• LOI n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives

• Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature modifié par Décret n°2020-524 du 5 mai 2020 (pour les agents de la fonction publique territoriale)

• L’article L1222-9 modifié par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel (pour les salariés de droit privé)

• L’article 133 de la loi n°2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique (pour les agents de la fonction publique territoriale)

Article 2 : Les conditions de mise en place

2.1. Déploiement expérimental du télétravail

Les parties conviennent de mettre en place une phase expérimentale de 6 mois.

Cette phase expérimentale sera ponctuée de bilans réguliers entre les parties signataires de l’accord lors des réunions CSE.

Un questionnaire sera également mis en place pour connaitre le ressenti des télétravailleurs, des non-télétravailleurs et des managers.

A l’issue de cette phase et en fonction des résultats, les conditions de mise en place du télétravail pourront être ajustées et modifiées, par avenant.

2.2. Eligibilité

Le télétravail est accessible uniquement sur volontariat.

Y sont éligibles, les agents et les salariés ayant validé leur période d’essai et justifiant de 6 mois d’ancienneté sur leur poste.

Il est convenu entre les parties que les postes suivants ne sont pas éligibles au télétravail :

• Gardiens et leurs adjoints

• Agents d’entretien polyvalents (espaces verts et ménage)

• Hôte d’accueil

L’éligibilité au télétravail d’un agent/salarié est appréciée par le manager direct du demandeur. Tout refus doit être expressément motivé. Les critères d’appréciation seront :

• liés au poste : sensibilité des données, tâches dématérialisables ou non…

• liés au demandeur : degré d'autonomie insuffisante, maitrise des outils insuffisante...

• liés au domicile du demandeur : absence de connexion internet, respect des normes d’hygiène et sécurité, logement non adapté au télétravail…

• liés à la continuité du service

2.3. Période probatoire

Durant les 3 premiers mois de télétravail (de date à date), l’entreprise comme l’agent/ salarié peuvent mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine.

L’objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par le manager et l’agent/ salarié.

Un bilan devra être effectué régulièrement entre le manager et l’agent/salarié avant la fin de cette période de 3 mois, via le formulaire de suivi prévu à cet effet.

En tout état de cause, l’arrêt du télétravail par le manager ou l’agent/ salarié sera obligatoirement motivé et formalisé par écrit.

2.4. Réversibilité permanente

A tout instant, des nécessités opérationnelles ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles peuvent ne plus permettre au télétravailleur d’assurer son travail à domicile.

A la demande du manager ou de l’agent/ salarié, formalisée par écrit, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de deux semaines minimum (ou une semaine pendant la période probatoire), sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l'entreprise sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail.

2.5. Suspension

Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener Vendée Habitat à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail.

De même, des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur (par exemple, travaux dans la maison du salarié, déménagement…)

Les 2 parties s’engagent à prévenir par écrit dans les meilleurs délais et en fonction des circonstances, de l’impossibilité de télétravailler.

2.6. Modalités contractuelles

Tout collaborateur passant en mode télétravail devra préalablement signer un avenant à son contrat de travail. Concernant les agents de la fonction publique territoriale, un arrêté sera pris.

Cet avenant/ arrêté précisera les éléments suivants :

• La date de démarrage du télétravail

• La période probatoire

• L’adresse du lieu où s’exercera le télétravail

• Les modalités d’exécution du télétravail (part du temps de travail à domicile ou en entreprise) et le cadre de référence (hebdomadaire ou sur deux semaines consécutives)

2.7. Droits collectifs et individuels

Les agents/salariés exerçant en télétravail, à titre occasionnel ou permanent, bénéficient des mêmes droits individuels et collectifs que les autres agents/salariés de l’entreprise.

Ainsi, notamment, les télétravailleurs :

• sont soumis à l’application des mêmes accords et conventions collectifs (sauf si ces textes prévoient que ce n’est pas le cas) ;

• bénéficient de la même couverture de Sécurité sociale, maladie et accident du travail ;

• relèvent des mêmes dispositions légales en matière de minima sociaux, rémunération des heures supplémentaires, jours fériés et jours de congé, etc. ;

• disposent des mêmes droits en matière de formation ;

• peuvent prétendre aux mêmes avantages sociaux (tickets restaurants, activités et avantages mis en place par le comité social et économique).

Ils sont dans ce cadre soumis aux mêmes obligations que tout autre agents/salarié et peuvent par conséquent s’exposer dans les mêmes conditions aux sanctions disciplinaires s’ils ne respectent pas les obligations découlant de leur contrat de travail / arrêté administratif. 

Article 3 : Les règles de fonctionnement du télétravail

3.1 : Formalisation et étude de la demande

Les agents/salariés qui souhaitent bénéficier du télétravail doivent en faire la demande écrite via le formulaire dédié et le transmettre à leur manager. Les managers disposent d’un délai de 15 jours maximum pour répondre à la demande. Ils devront, pendant cette période, le valider auprès du directeur de service.

Ce formulaire est ensuite transmis au service des ressources humaines, dans les meilleurs délais afin d’établir l’avenant au contrat de travail ou l’arrêté administratif.

Le manager examine la demande au regard des conditions définies dans le paragraphe « éligibilité ». Il prendra également en compte les contraintes du fonctionnement du service concerné et les enjeux portant sur le développement de la qualité de service de Vendée Habitat.

Les prérequis techniques et organisationnels décrits aux articles suivants sont également pris en compte.

3.2 : Le rythme de travail

Afin de maintenir le lien social, le temps passé en télétravail devra être adapté en fonction du temps de travail du salarié. A ce titre, le temps de télétravail ne devra pas dépasser 20% du temps de travail soit une journée par semaine pour un salarié à 100%.

Pour les agents/salariés à temps partiel :

• temps de travail de 80% ou 90% : télétravail de 3 jours par mois

• temps de travail de 50% : télétravail de 2 jours par mois

• pour les autres temps de travail, la durée du télétravail sera étudiée et validée avec le responsable de service, avec validation du directeur de service

La règle de maintien des binômes ou de 50% des effectifs devra être respectée.

Afin de maintenir une continuité du service, les jours de télétravail où le télétravail sera possible sont les lundi, mercredi et vendredi. Il ne sera donc pas possible de télétravailler les mardi et jeudi, journées réservées à l’organisation de réunions, de formations, de rendez-vous…

L’agent/salarié, dans ce cadre, choisit de télétravailler de manière régulière à raison d’une journée ou d’une demi-journée par semaine.

Un calendrier préalable devra être obligatoirement pré établi.

Il est entendu entre les parties que cette autorisation de télétravail peut être aménagée (exemple : changement de jour) sous réserve de l’accord préalable du manager et dans le respect des jours de télétravail possibles (lundi, mercredi ou vendredi). Cet aménagement peut être :

• soit définitif. Il donnera lieu à une modification de l’avenant au contrat de travail ou de l’arrêté administratif,

• soit occasionnel. Il conviendra alors d’avoir un écrit de l’agent/salarié (courrier, mail).

Le télétravailleur doit impérativement signaler dans son agenda Outlook ses jours de télétravail.

Les parties conviennent que le télétravail est une forme d’organisation de travail qui doit s’adapter aux contraintes et besoins de l’entreprise. Dans ce cadre, les télétravailleurs sont informés qu’en cas de besoin, le manager peut leur demander de revenir dans les locaux de l’entreprise, en respectant un délai de prévenance de 48h.

Un agent/salarié peut également demander à bénéficier du télétravail occasionnellement, dans les mêmes conditions qu’un agent/salarié en télétravail régulier. A charge pour lui d’en faire la demande au moins 48h à l’avance.

En cas de circonstances exceptionnelles (menace d’épidémie par exemple) ou cas de force majeure (inondation par exemple), et après avis du CSE, le télétravail peut être mis en œuvre sans l’accord du salarié/agent.

Si le jour de télétravail tombe un jour férié ou un jour de RTT imposé ou un jour d’absence (maladie…), il est convenu entre les parties que celui-ci ne sera pas reporté à un autre jour par souci d’organisation.

3.3 : Les horaires

Les agents/salariés en télétravail sont tenus de respecter les plages fixes et variables, suivantes :

• Plage variable : de 7h00 à 20h00

• Plage fixe : de 9h à 11h45 et de 14h à 16h

Ils s’engagent également à respecter les durées de travail maximales hebdomadaire (44 heures) et journalière (10 heures).

Durant les plages fixes, le télétravailleur s’engage à être joignable.

L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du collaborateur, et à ce titre ne peut le contacter en dehors de la plage horaire de travail.

Si un accident survient sur le lieu où s’exécute le télétravail et pendant les plages horaires de télétravail, celui-ci bénéficie d’une présomption de caractère professionnel. Le salarié doit alors respecter la procédure en vigueur. En revanche, si le salarié se déplace pour un besoin privé (personnel) durant le télétravail, il sort du cadre du travail et en cas d’accident, il sera qualifié d’accident ordinaire.

Les dispositifs de suivi des horaires effectués par les agents/salariés restent les mêmes que dans le cadre du travail présentiel.

3.4 : Aménagement de l’espace de travail

L’agent/salarié en télétravail s’engage à disposer d’un espace dédié propice au travail lui permettant de se consacrer à son activité lors de son temps de travail dans des conditions satisfaisantes (espace, ergonomie, connexions électriques, hygiène…)

L’agent/salarié en télétravail devra fournir à l’entreprise :

• une attestation sur l’honneur que son assurance habitation couvre le lieu du télétravail ainsi que le matériel et les équipements mis à disposition

• une attestation sur l’honneur que le lieu de travail à son domicile est aux normes électriques.

3.5 : Equipements du télétravailleur

• Le téléphone

Il est entendu entre les parties que le télétravailleur doit impérativement être joignable par téléphone. Les agents/salariés disposeront d’un portable professionnel dédié au télétravail.

• L’accès internet

Dans le cadre de l’accès au réseau, la mise en place du télétravail requiert une connexion internet au domicile du collaborateur.

• Le matériel informatique

Vendée Habitat met à disposition du télétravailleur des ordinateurs portables ainsi qu’un casque attribué personnellement. Le prêt du matériel se fera conformément à un planning pré-établi par chaque direction. Le matériel mis à disposition n’est pas nominatif, mis à part les casques.

Le télétravailleur s’engage à prendre soin des équipements confiés et à restituer le matériel mis à disposition. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement le SSI.

Il ne sera pas fourni d’imprimante au salarié/agent. Il est rappelé que les impressions se feront via les imprimantes de Vendée Habitat, à charge pour le salarié/agent d’anticiper les impressions nécessaires à la journée de télétravail. Vendée Habitat ne participera pas à la prise en charge de frais engendrés par l’utilisation de matériel personnel.

3.6 : En cas de dysfonctionnement technique

En cas de dysfonctionnement technique empêchant le télétravail, le salarié doit informer immédiatement son responsable.

Le télétravailleur a alors la possibilité de venir travailler au bureau. En cas d’impossibilité de venir, il doit régulariser cette journée par la pose d’un congé.

Article 4 : Protection des données

Tout collaborateur en télétravail s’engage à respecter la charte informatique en vigueur.

De son côté, l’entreprise prendra toutes les dispositions nécessaires, dans le respect des prescriptions de la CNIL, pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

Article 5 : Dispositions générales

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée du 1^er janvier 2022 au 31 décembre 2022.

Il pourra être révisé sur demande de toute partie signataire ou ayant adhéré à l’accord par recommandé avec accusé de réception à l’ensemble des autres parties signataires.

Le présent accord sera notifié par le service RH par recommandé avec accusé de réception ou par courriel à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires ou non.

Il sera déposé auprès de la DDTES et DU greffe du conseil des prud’hommes de La Roche sur Yon à l’expiration du délai de 8 jours à compter de la date de notification de l’accord. Il sera également déposé, selon les formes requises, sur la plateforme de téléprocédure.

Le présent accord sera consultable sur le portail social.

Fait à la Roche sur Yon, le 8 décembre 2021

Pour Vendée Habitat, Pour le syndicat CFDT – Interco :

le Directeur Général, la Déléguée Syndicale

Annexes au présent accord :

• Trame de la procédure de demande et d’acceptation du télétravail

• Demande de télétravail type

• Fiche de suivi du télétravail

• Modèle d’attestation sur l’honneur pour l’assurance et les normes électriques

ANNEXE 1

FICHE PROCEDURE TÉLÉTRAVAIL

1. COMMUNICATION ET GESTION DES DEMANDES

Le service ressources humaines :

• Met à disposition du personnel les documents liés au télétravail sur le portail social, onglet télétravail (accord, fiche de demande télétravail, suivi de période probatoire de télétravail…).

Les salariés/agents :

• Prennent connaissance des modalités du télétravail ;

• Remettent la fiche de demande de télétravail à leur supérieur hiérarchique.

2. EXAMEN DES CANDIDATURES

Le supérieur hiérarchique s’entretient alors avec le salarié/l’agent et émet un avis dans les 15 jours suivant la demande. En cas d’avis favorable, et après validation du directeur de service, il transmet la fiche de demande au service RH dans les meilleurs délais.

3. PRÉPARATION

Le service ressources humaines :

• Etablit l’avenant/l’arrêté ;

• Sollicite la médecine du travail le cas échéant.

Le supérieur hiérarchique :

• Transmet les documents au salarié/agent ;

Le service informatique :

• Prépare et remet les équipements (ordinateur, téléphone…) ;

• Assiste techniquement le salarié/l’agent en cas de besoins.

Le salarié/l’agent :

Transmet au service RH l’attestation sur l’honneur dûment remplie

4. ÉVALUATION ET SUIVI

Le service ressources humaines remet au supérieur hiérarchique et au salarié/agent la fiche de suivi probatoire de télétravail ;

Le supérieur hiérarchique et le salarié/l’agent font un point régulier et un retour d’expérience via la fiche de suivi probatoire de télétravail ;

Le supérieur hiérarchique remet la fiche au service RH à l’issue de la période probatoire.

ANNEXE 2

DEMANDE DE TÉLÉTRAVAIL

Je soussigné(e),

Nom : …………………………………………………………………………………………………….

Prénom : ………………………………………………………………………………………………...

Service : …………………………………………………………………………………………………

Date de début du télétravail souhaitée  :…………………………………………………...……….

Modalités d’exercice souhaitées :

	Journée	Matin	Après-midi
Lundi
Mercredi
Vendredi

Fréquence : Toutes les semaines

Toutes les deux semaines

Pour les temps partiel: 3 jours par mois (pour les agents/salariés à 80 ou 90%)

2 jours par mois (pour les agents/salariés à 50%)

Fait à ………………………... Le …………………………..

Signature de l’agent/salarié

Décision du supérieur hiérarchique : OUI NON

Motifs (en cas de refus) :…………………………………………………………………….........….

Fait à ………………………... Le …………………………..

Signature du supérieur manager

Fait à ………………………... Le …………………………..

Signature du Directeur de Service

ANNEXE 3

A la demande de l’une ou l’autre parties, formalisée par écrit, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de deux semaines minimum (ou une semaine pendant la période probatoire), sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

Evaluation en cours de période probatoire (à 1 mois)

Aborder avec le salarié/l’agent le bon fonctionnement technique et organisationnel du télétravail.

Date de l’entretien : …………………………………………………………………………………………

Avis de l’agent/salarié : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................................

Avis du supérieur hiérarchique direct :

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................................

Evaluation en fin de période probatoire (à 2 mois et demi)

Faire le bilan de cette période probatoire et valider avec le salarié/l’agent si poursuite du télétravail ou non

Date de l’entretien : ………………………………………………………………………………………

Avis de l’agent/salarié :

…………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….

Avis du supérieur hiérarchique direct :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Décision retenue :

Fin de la période de télétravail

Poursuite du télétravail

Date et signature

Avis du Directeur de Service:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................................................................................................................................................

Date et signature

Avis du Directeur Général :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....................................................................................................................................................................................................

Date et signature

A RETOURNER AU SRH

ANNEXE 4

ATTESTATION SUR L’HONNEUR

Objet : Télétravail – Assurance et Conformité électrique

Je soussigné(e) M, Mme……………………………………………………….. agent/salarié(e) de Vendée Habitat, certifie sur l'honneur que :

• Mon assurance habitation couvre le lieu de télétravail ainsi que le matériel et les équipements mis à disposition ;

• Mon domicile est aux normes électriques me permettant ainsi d’exercer mon activité dans le cadre du télétravail.

Fait à ……………………………………. Le ………………………………………….

Signature :