Accord d'entreprise "Avenant n°2 en date du 8 juin 2023 à l'accord autorisant le vote par voie électronique du 10 juin 2014" chez DE SANGOSSE (Siège)

Avenant n°2 en date du 8 Juin 2023 à l’accord autorisant le vote par voie électronique du 10 Juin 2014

Ci-après l’« Accord »,

ENTRES LES SOUSSIGNES :

<< DE SANGOSSE >>, Société par Actions Simplifiée au capital de 8 645 017 euros, ayant son siège social situé à « Bonnel » 47480 - PONT DU CASSE, immatriculée au RCS d'AGEN sous le numéro 300 163 896, représentée par son Président, M ;

<< LIPHATECH >>, Société par Actions Simplifiée au capital de 2 800 000 euros, ayant son siège social situé à « Bonnel » 47480 - PONT DU CASSE, immatriculée au RCS d'AGEN sous le numéro 442 688 206, représentée par son Président, la SAS DE SANGOSSE, elle-même représentée par M ;

<< BORIE INDUSTRIES >>, Société par Actions Simplifiée au capital de 4 128 832 euros, ayant son siège social situé 3 Rue des Entrepreneurs - 47480 PONT DU CASSE, immatriculée au RCS d'AGEN sous le numéro 421 212 184, représentée par son Président, la SAS DE SANGOSSE, elle-même représentée par M ;

<< AGRONUTRITION >>, Société par Actions Simplifiée au capital de 5 862 825 euros, ayant son siège social situé 3 Avenue de l'Orchidée 31390 - CARBONNE, immatriculée au RCS de TOULOUSE sous le numéro 428 693 352, représentée par son Président, la SAS DE SANGOSSE, elle-même représentée par M ;

<< COMPTOIR COMMERCIAL DES LUBRIFIANTS >>, Société par actions simplifiée au capital de 750 000 euros, ayant son siège social situé rue du Buisson du Roi 60880 - LE MEUX, immatriculée au RCS de COMPIEGNE sous le numéro 398 815 332, représentée par son Président, la SAS DE SANGOSSE, elle-même représentée par M ;

<< FERTIPLUS FRANCE >>, Société par actions simplifiée au capital de 56 550 euros, ayant son siège social situé 230, rue James Watt 66100 - PERPIGNAN, immatriculée au RCS de PERPIGNAN sous le numéro 444 629 653, représentée par son Président, la SAS DE SANGOSSE, elle-même représentée par M ;

Ces sociétés constituent « l’UES DE SANGOSSE » telle que résultant de l’avenant n°1 en date du 8 Juillet 2022 à l’accord de redéfinition du périmètre de l’Unité Economique et Sociale DE SANGOSSE.

L'ensemble de ces sociétés donnant chacune mandat à Monsieur , Directeur des Ressources Humaines de l’UES DE SANGOSSE, aux fins de signer le présent Avenant et généralement faire le nécessaire,

DE PREMIERE PART,

ET,

Le « CONSEIL D'ENTREPRISE DE L'UES DE SANGOSSE », ayant ratifié le présent avenant n°2, à l'unanimité des membres titulaires élus du Conseil, lors de la réunion du 8 juin 2023, et ayant donné mandat exprès à Monsieur , membre titulaire et Secrétaire du Conseil d'Entreprise, afin de le signer, et dont l'extrait du procès-verbal est annexé au présent avenant.

Ci-après dénommé le « Conseil d’Entreprise » ou le « CE »,

DE DEUXIEME PART,

DE SANGOSSE, LIPHATECH, BORIE INDUSTRIES, AGRONUTRITION, COMPTOIR COMMERCIAL DES LUBRIFIANTS, FERTIPLUS FRANCE et le CONSEIL D’ENTREPRISE ci-après conjointement dénommés les « Parties ».

IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE :

Par accord en date du 10 juin 2014 et par avenant n°1 du 16 juillet 2019, il a été convenu entre les parties d’organiser les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique par voie électronique.

L’avenant n°1 du 16 juillet 2019 prévoyait comme périmètre d’application l’UES DE SANGOSSE qui était composée uniquement des sociétés DE SANGOSSE, LIPHATECH, BORIE INDUSTRIES et AGRONUTRITION.

Or, à ce jour, le périmètre de l’UES s’est élargi aux sociétés COMPTOIR COMMERCIAL DES LUBRIFIANTS et FERTIPLUS.

Le présent avenant n°2 a donc pour objet de modifier le périmètre d’application de l’accord autorisant le vote par voie électronique et de l’appliquer désormais à l’ensemble des sociétés formant l’UES DE SANGOSSE.

Le présent avenant n°2 a également pour objet d’actualiser le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles du Comité Social et Economique de l’UES DE SANGOSSE.

CECI EXPOSE, IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent avenant s’applique à l’ensemble des Sociétés de l’UES DE SANGOSSE, regroupant les sociétés DE SANGOSSE, LIPHATECH, BORIE INDUSTRIES, AGRONUTRITION, COMPTOIR COMMERCIAL DES LUBRIFIANTS et FERTIPLUS.

Etant précisé que toute nouvelle société, qui intégrerait l’UES DE SANGOSSE après la signature dudit avenant n°2, sera adhérente de plein droit à l’Accord, sous réserve de la signature d’un Avenant constatant la volonté d’adhésion de cette nouvelle société et qui ne devra être signé que par le représentant de l’employeur et le représentant salarié de cette dernière.

ARTICLE 2 : CAHIER DES CHARGES

Figure en annexe 1 le cahier des charges actualisé.

Toutes les autres dispositions de l’accord précité et de son avenant demeurent inchangées.

ARTICLE 3 - REVISION, MODIFICATION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent avenant pourra être révisé et modifié par accord entre les parties signataires dans les conditions et délais prévus par la loi.

Il pourra également être dénoncé.

ARTICLE 4 - DEPOT ET PUBLICITE

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’entreprise.

Ce dernier déposera le présent avenant sur la plateforme nationale « TéléAccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire sera également envoyé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes d’Agen.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent avenant, elles pourront convenir qu’une partie du présent avenant ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article
L. 2231-5-1 du Code du travail.

A défaut d’un tel acte, le présent avenant sera publié dans une version intégrale.

Enfin, le présent avenant sera mis en ligne sur l’intranet de l’UES DE SANGOSSE pour une accessibilité à l’ensemble des salariés.

ARTICLE 5 - DATE D’APPLICATION ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.

Il prend effet à compter de la date de sa signature.

Fait à Pont du Casse,

Le 8 Juin 2023

En trois (3) exemplaires originaux

Pour l’UES DE SANGOSSE Pour le CONSEIL D’ENTREPRISE

Annexe 1 : Cahier des charges

Annexe 2 : Procès-Verbal de ratification des membres titulaires du Conseil d’Entreprise de l’UES DE SANGOSSE de l’Avenant n°2 à l’Accord autorisant le vote par voie électronique du
10 juin 2014

ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du Vote Electronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles du Comité Social et Economique

de l’U.E.S. DE SANGOSSE

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

   1. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à l’UES DE SANGOSSE les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels, un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein de l’U.E.S. DE SANGOSSE. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

8. Étapes

La procédure d’ouverture de l’élection comporte les étapes « en ligne » suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

  4. Procédure de fermeture de l’élection

     9. Étapes

La procédure de fermeture de l’élection comporte les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux de la Société DE SANGOSSE :

• le contrôle du scellement du système de vote électronique,

• dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

  5. Dépouillement des urnes électroniques

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Scellement du système

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin

7. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

8. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellées, non réinscriptibles, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.

Pendant la période du scrutin, les listes d'émargement ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste ont accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.