Mourenx, le 23 décembre 2020

LACQ MOURENX

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

Société Béarnaise de Gestion Industrielle (SOBEGI) représentée par le Chef du département RH,

d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au plan national et au sein de la société,

La CGT, représentée son Délégué Syndical,

La CGT - FO, représentée par son Délégué Syndical,

La CFE CGC, représentée par son délégué Syndical,

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord.

Préambule

Conscientes que le télétravail constitue un levier de performance et de motivation des salariés et qu’il contribue à l’équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives ont souhaité permettre et encadrer cette forme d’organisation du travail, en concluant un accord collectif.

Cette volonté a d’autant plus été renforcée par la crise sanitaire liée au Covid-19 et aux changements d’organisation du travail que cette dernière a imposés.

Article 1. Définition du Télétravail

Selon la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 : « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (article L.1222-9 alinéa 1 du Code du Travail).

Article 2. Eligibilité

Le télétravail tel que prévu par le présent accord est une possibilité d’organisation du travail permettant au salarié l’exercice d’une partie de son activité professionnelle en dehors des locaux de l’entreprise.

Il n’est ni un droit ni une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à un certain nombre de conditions tenant :

• Au poste occupé et à sa compatibilité avec l’organisation du service

• Au salarié candidat au télétravail

2.1 Eligibilité du poste et compatibilité avec l’organisation du service

Les parties à l’accord conviennent que tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

L’analyse de la compatibilité du poste et de l’organisation du travail avec le télétravail est menée au regard notamment :

• De la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie de ses activités à distance et notamment :

  • De la nécessité d’une présence dans les locaux de l’entreprise pour tenir le poste

  • Des contraintes techniques (exemple : informatique, téléphonie…)

  • Des impératifs de sécurité des données liées à l’activité

  • De l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise, etc.

• De l’organisation du service

Au regard des critères d’éligibilité, l’ensemble des activités opérationnelles (postés à l’exploitation et BTM, pompiers, postés au LCE, salariés de la maintenance hors cas des « méthodes ») sont exclus de fait de la possibilité de télétravail.

Le responsable hiérarchique étudie toutes les possibilités d’accéder aux demandes de télétravail facilitées par l’utilisation des outils de communication à distance.

En cas de demandes simultanées au sein d’un service, le temps et les conditions de trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail peuvent être des critères considérés.

Afin notamment d’assurer une cohésion d’équipe et faciliter l’organisation du service, le responsable hiérarchique est en droit d’imposer :

• Deux jours de présence commune pour tous lorsque plus d’une personne de son équipe est en télétravail ou à temps partiel ;

• Ou que les jours d’absence ne se chevauchent pas lorsque plusieurs personnes exercent des fonctions similaires dans l’équipe sont en télétravail ou à temps partiel.

A chaque demande de télétravail d’un salarié, le responsable hiérarchique est invité à vérifier que d’autres salariés de l’équipe n’ont pas le même souhait. Pour la bonne organisation du service, le responsable hiérarchique informe son équipe des modalités de mises en place du télétravail pour un membre de l’équipe.

2.2 Eligibilité du salarié

Au jour où il formule sa demande, le salarié qui sollicite le télétravail doit avoir tenu son poste durant :

• 12 mois pour les salariés nouvellement embauchés

• 3 mois pour les autres salariés, cette durée pouvant être réduite avec l’accord de la hiérarchie, voire supprimée.

Le télétravail exige des compétences dont celles appréciées dans l’EIA (Entretien Individuel Annuel) telles que :

• La maîtrise du poste occupé

• L’autonomie dans l’organisation du travail et la gestion du temps de travail

• L’adaptabilité, à savoir l’ajustement des pratiques en fonction des situations et des personnes

• La rigueur, la fiabilité et la réactivité

• La capacité à partager avec ses interlocuteurs les informations de manière structurée et adaptée

• La coopération et l’entraide

2.3 Lieu d’exercice du télétravail

2.3.1 Définition

Le télétravail peut s’exercer en tout lieu situé en France métropolitaine, l’adresse de celui-ci étant renseignée dans la demande de télétravail. Tout changement d’adresse (y compris temporaire) est signalé pour information et par écrit à la hiérarchie (attestation sur l’honneur dans le cas des résidences secondaires).

Le choix du lieu d’exercice du télétravail n’affecte pas le mode de prise en charge des frais de trajet domicile/lieu de travail. Ainsi, les indemnités versées sur la base de la distance réelle parcourue pour un trajet journalier entre la résidence habituelle et le lieu de travail ne sont pas dues pour le/les journées de télétravail. Les indemnités versées sur la base d’un forfait ne sont pas abattues du ou des jour(s) de télétravail.

Quelque soit le lieu retenu par le salarié pour l’exercice du télétravail, son choix n’entraîne aucune prise en charge financière autre que celles prévues au présent accord.

2.3.2 Conditions liées au lieu d’exercice du télétravail

Le lieu d’exercice du télétravail doit :

• Etre lié à une ligne internet ou susceptible de l’être dans la limite d’un coût modéré notamment via le recours d’un clé internet mobile fournie par l’employeur

• Etre couvert par l’un des réseaux de téléphonie mobile utilisés dans l’entreprise

• Ne pas faire l’objet de restrictions juridiques (exemple : restrictions dans le contrat d’assurance habitation du salarié ou, le cas échéant, dans son bail d’habitation)

• Etre doté d’une installation électrique conforme

Il est recommandé de s’assurer qu’il dispose d’un environnement propice au travail, à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité.

Le salarié qui sollicite le télétravail atteste de l’ensemble des conditions précitées. Lorsqu’il exerce son télétravail à domicile, il lui est demandé d’en informer son assureur.

Lorsque le salarié exerce le télétravail à domicile, il doit s’assurer de la conformité des installations électriques qui y sont présentes avant de débuter le télétravail.

L’audit de conformité pour obtenir une attestation de conformité électrique du domicile en vue de l’exercice du télétravail est pris en charge par l’employeur. La conformité des installations est une condition sine qua none pour l’exercice du télétravail.

En l’état actuel de la réglementation, cette prise en charge est exclue de l’assiette des cotisations et contributions sociales et de l’impôt sur le revenu.

Article 3. Procédure de passage en télétravail régulier

3.1 Demande

Le télétravail doit faire l’objet d’une demande initiée par le salarié, auprès de son chef de département ou de service, par le biais du formulaire dédié.

Le chef de département ou de service peut, après examen et au regard des conditions d’éligibilité visées à l’article 2, accepter ou refuser cette demande selon les modalités prévues au présent article.

Si une présence physique permanente n’est pas requise pour le poste considéré et si le salarié, compte tenu de sa demande de télétravail assure les activités qui lui sont confiées au moins 3 jours entiers par semaine dans les locaux de l’entreprise, la hiérarchie est en mesure d’examiner sa demande.

3.2 Examen de la demande – entretien

Le salarié renseigne et transmet le formulaire de demande de télétravail régulier, lequel comporte les conditions générales d’exécution du télétravail, à son chef de département ou de service, qui sur cette base organise un entretien. Ce formulaire est disponible auprès du département R.H. 

Le chef de département ou de service communique au salarié sa décision concernant la mise en œuvre du télétravail dans les 10 jours ouvrés qui suivent l’entretien, l’absence de réponse ne valant pas acceptation. Si le délai est dépassé, le département Rh formule une réponse au salarié dans un délai de 5 jours ouvrés.

Le salarié doit tester s’il peut accéder depuis le lieu d’exercice du télétravail à l’environnement informatique nécessaire à la tenue de son poste.

Pour ce faire, il peut tester en prenant le disque dur qu’il a à sa disposition ou via le prêt de matériel similaire auprès du service informatique.

Dès lors que ces conditions sont satisfaites, le formulaire de demande de télétravail est signé par le chef de département ou de service sur la base des modalités d’exécution du télétravail fixées en accord avec le salarié. Ce formulaire est ensuite transmis pour information au département RH.

En cas de refus, le ou les motif(s) du refus est/sont précisé(s) au salarié.

Il peut s’agir :

• De contraintes techniques (exemples : informatique, téléphonie…)

• D’impératifs de sécurité des données liées à l’activité

• De l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise

• De l’organisation du service etc.

3.3 Formulaire de demande de télétravail

Le formulaire comporte les conditions générales de télétravail et formalise son acceptation.

Il précise notamment :

• Le rattachement hiérarchique

• Le(s) lieu(x) d’exercice du télétravail

• Le(s) jour(s) télétravaillé(s)

• Les plages prévues à l’article 6.3

• Les modalités d’évaluation de la charge de travail

• Les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise

• Les équipements fournis pour le télétravail et leurs règles d’utilisation

• Les dispositions légales et propres à l’entreprise relatives à la protection des données et à leur confidentialité

• La période d’adaptation

• Les conditions de réversibilité

La demande de télétravail prend effet au 1^er jour du mois civil suivant l’acceptation (matérialisée par la signature du formulaire par le salarié et son chef de département ou de service) pour une durée d’un an, exclusion faite des cas prévus aux articles 4.1 (période d’adaptation) et 4.2 (réversibilité), renouvelable par tacite reconduction.

Article 4. Période d’adaptation et de réversibilité

4.1 Période d’adaptation

Pendant une durée de 3 mois d’exercice alterné de l’activité professionnelle entre les locaux de l’entreprise et de télétravail régulier, l’entreprise comme le salarié, peut, à tout moment, mettre fin au télétravail.

La fin du télétravail est notifiée par écrit en respectant un délai de prévenance de 14 jours calendaires.

L’objectif de cette période est que le salarié et son responsable hiérarchique puissent vérifier le bon fonctionnement, notamment technique et organisationnel, du télétravail.

4.2 Réversibilité

Au-delà de la période d’adaptation prévue à l’article 4.1, la réversibilité définitive est également possible à l’initiative soit de la hiérarchie, soit du salarié.

Cette réversibilité d’un commun accord est formalisée par écrit.

Les conditions générales de télétravail prévoient que le télétravail prend fin si :

• Le salarié en télétravail change de poste sauf demande de poursuite du télétravail formulée par le salarié avant ce changement et acceptée par la nouvelle hiérarchie

• Une modification substantielle intervient dans l’organisation du service ou des circonstances particulières liées à l’activité du service (et s’inscrivant dans la durée) exigent le retour du salarié dans les locaux de l’entreprise

• Les règles de protection des données et de confidentialité ne sont pas respectées

• Des circonstances particulières imprévisibles affectent la situation personnelle du télétravailleur ne lui permettant plus le télétravail dans les conditions prévue par le présent accord (la demande de mettre un terme au télétravail émanant dans ce cas exclusivement du salarié)

Article 5. Reconduction tacite

Au terme de la période d’un an initialement prévue dans le formulaire de demande de télétravail du salarié, l’exercice du télétravail se poursuit dans les mêmes conditions, sauf demande écrite émanant du télétravailleur ou de son chef de département ou service de mettre un terme au télétravail ou d’en modifier les conditions d’exercice, présentées au moins deux mois avant l’application des modifications ou de la fin du télétravail.

Lorsque cette demande vise une modification des conditions d’exercice du télétravail, un nouvel entretien entre le chef de département ou de service et le salarié en télétravail permet d’examiner la possibilité de reconduire ce mode d’organisation du travail selon les nouvelles conditions souhaitées.

La modification des conditions d’exercice du télétravail est formalisée par un nouveau formulaire de demande de télétravail d’une durée d’un an reconductible tacitement. Ces modifications prennent effet au 1^er jour du mois civil suivant.

Article 6. Organisation du télétravail régulier

6.1 Nombre, répartition et fréquence des journées télétravailées

Le nombre de jours télétravaillés prévus par le formulaire de demande de télétravail est d’un ou deux jours entier(s) maximum par semaine.

Le télétravailleur opte pour des journées entières télétravaillées, il n’est pas possible de fractionner en demi-journées.

Cette/ces journée(s) de télétravail doit/doivent être positionnée(s) du lundi au vendredi.

6.2 Repositionnement des journées de télétravail non prise

Si l’organisation du travail l’exige, la ou les journées de télétravail peut/peuvent, de manière exceptionnelle, être travaillée(s) dans l’entreprise.

Dans ce cas, la ou les journée(s) de télétravail non effectuée(s) peut/peuvent être repositionnée(s) par le salarié sur un/des autres jour(s) de la même semaine civile ou au plus tard de la semaine de travail suivante, déterminé(s) en accord avec sa hiérarchie et si l’activité du service le permet

A défaut, cette ou ces journée(s) ne pourra/pourront pas être reportée(s). L’accord du supérieur hiérarchique du salarié sera formalisé par un mail.

6.3 Organisation du temps de télétravail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective et des règles applicables au sein de SOBEGI. Son activité professionnelle se déroule pendant la période correspondant aux horaires d’ouverture de l’entreprise, sous réserve de respecter les règles relatives aux repos quotidien et hebdomadaire.

Pendant le ou les jour(s) de télétravail, le temps de travail effectif du salarié correspond à celui effectué habituellement lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

Pendant le ou les jour(s) de télétravail, le télétravailleur s’engage à répondre au téléphone pendant les périodes de « joignabilité » fixées pour le matin et l’après-midi dans le formulaire de demande de télétravail dans la limite de 7h40 du lundi au jeudi et 7h20 le vendredi.

Le salarié étant informé qu’il est tenu de répondre au téléphone durant ces périodes, il organise la répartition quotidienne de ses horaires de travail, afin que ces périodes de « joignabilité » soient incluses dans sa durée quotidienne de travail.

6.4 Activité du télétravailleur et vie privée

La charge de travail du télétravailleur et l’atteinte des objectifs sont les mêmes que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise.

La hiérarchie vérifie lors d’entretiens réguliers l’atteinte et la faisabilité des objectifs confiés au télétravailleur au regard de sa charge de travail, en s’assurant que le fonctionnement et la qualité du service sont maintenus.

L’EIA est l’occasion d’un nouvel examen des conditions d’activité du télétravailleur. Une case sera insérée dans le formulaire concernant le choix de la poursuite du télétravail.

L’employeur s’engage à respecter et à faire respecter la vie privée du télétravailleur. A cet effet, des

plages de « joignabilite » sont définies à l’article 6.3

Le télétravailleur ne peut organiser de réunion à son domicile mais peut en animer ou y participer au moyen de l’utilisation des TIC.

6.5 Equipement de télétravail

L’entreprise met à disposition du salarié l’équipement nécessaire au télétravail pour que celui-ci se réalise dans des conditions acceptables et au meilleur coût.

Ainsi le matériel mis à disposition, tiendra compte de ces deux critères.

Le salarié est tenu de conserver le matériel en bon état. Il le restitue à l’issue de sa période en télétravail.

6.6 Prise en charge

Les frais supplémentaires générés directement par le télétravail au domicile (électricité…) sont remboursés mensuellement dans les conditions fixées en annexe au présent accord, sur présentation des factures d’électricité, dans la limite d’un forfait journalier en fonction du nombre de jours de télétravail réalisés.

Pour conserver cette prise en charge, le salarié doit à tout moment et sur demande du département R.H., être en mesure de produire ses factures d’électricité correspondant aux périodes télétravaillées.

Pour satisfaire à un éventuel contrôle de l’Administration, ces justificatifs doivent être conservés par le salarié pendant quatre ans.

Cette prise en charge cesse le mois civil suivant celui du dernier jour de télétravail.

L’entreprise participe aux éventuels frais d’équipement (siège ergonomique, table de travail, caisson de rangement, imprimante, écran de visualisation…), sur présentation des justificatifs, dans le cadre du plafond précisé en annexe.

Au terme de 4 années d’exercice continu du télétravail, l’ajout et/ou le renouvellement de l’équipement nécessaire à l’exercice du télétravail fait l’objet d’un remboursement à hauteur de 50% du prix d’achat (dans la limite de 330 euros).

En l’état actuel de la règlementation, ces prises en charge sont exonérées de cotisations et contributions sociales et de l’impôt sur le revenu.

6.7 Protection des données, confidentialité

Le télétravailleur prend les précautions utiles pour préserver l’accès à ses données (enregistrées sur les serveurs) et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients.

Il doit en outre respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité prévue à son contrat de travail.

Article 7. Télétravail et fin de carrière

Lors des réunions de négociation, les organisations syndicales et la Direction ont ouvert la possibilité pour les salariés en fin de carrière d’augmenter le nombre de jours de télétravail possibles par semaine de 2 à 3 jours maximum.

Les modalités de définition de la fin de carrière seront le fruit d’une négociation complémentaire en 2021 et la mention apparaîtra en annexe de l’accord.

Article 8 : Santé et Sécurité

8.1 Respect des règles de santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables aux télétravailleurs.

Il est rappelé qu’il incombe à chaque télétravailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités de sa sécurité et de sa santé ainsi que celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail.

L’entreprise informe le télétravailleur des règles relatives à l’utilisation des équipements.

A la demande de l’employeur, le médecin du travail peut avoir accès au lieu de travail du télétravailleur, sous réserve de recueillir préalablement l’accord de l’intéressé.

8.2 Accident du travail

En cas d’accident de travail, le télétravailleur doit en informer l’employeur par tout moyen et au plus tard dans les 24 heures suivant sa survenance.

Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l’entreprise.

Article 9 : Formation

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits d’accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que les autres salariés.

Il a accès à une formation spécifique obligatoire sur le télétravail via l’application Lizzy.

Article 10 : Droits collectifs

Le télétravailleur dispose des mêmes droits collectifs que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Il est soumis aux mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel que les autres salariés et est pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

Article 11 : Communication

Un guide dédié aux télétravailleurs et aux responsables hiérarchiques sera élaboré par la Direction en concertation avec les organisations syndicales et mis à leur disposition sur l’intranet avec le formulaire de demande de télétravail.

Article 12 : Bilan

Un bilan de l’accord télétravail sera dressé une fois par an à l’occasion d’une réunion ordinaire du Comité Social et Economique.

Article 13 : Prise d’Effet

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans et entre en vigueur le lendemain de son dépôt.

Il pourra faire l’objet d’un avenant de révision conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail.

En cas de demande de l’ensemble des Organisations Syndicales, la Direction devra organiser une réunion de négociation dans les deux mois de la réception de la demande. Toute modification fera l’objet d’un avenant conformément aux dispositions légales en vigueur.

Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L.2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation doit être portée à la connaissance des autres parties signataires.

Article 14 : Dépôt

Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives.

La Direction procédera aux formalités de dépôt conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

Dans le cadre de l’article L.2262-5 du Code du travail, la publicité de l’accord est assurée par sa publication sur le site intranet.

Fait à Lacq, le 14 janvier 2021

En 5 exemplaires originaux

Pour la Direction Générale :
Pour la CGT :
Pour la CGT - FO :
Pour la CFE CGC :

ANNEXE

Frais électricité générés par le télétravail à domicile – limite de prise en charge.

1 jour/semaine	2jours/semaine
10€/mois	20€/mois

Frais éventuels d’équipement – plafond de remboursement (siège ergonomique, table de travail, caisson de rangement, imprimante, écran de visualisation…)

50% du prix d’achat ou de l’installation avec un plafond de remboursement total de 330€ indépendamment du nombre de reconductions tacites du télétravail.